Bài tập lớn nhập môn lưu trữ học_Vai trò của tài liệu lưu trữ Đối với hoạt Động của một cơ quan, tổ chức

Bài tập lớn nhập môn lưu trữ học_Vai trò của tài liệu lưu trữ Đối với hoạt Động của một cơ quan, tổ chức: Chương 1: Khái quát công tác văn thư lưu trữ Chương 2: Vai trò tài liệu lưu trữ trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức

BỘ NỘI VỤ

TÊN ĐỀ TÀI

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI HOẠT

ĐỘNG CỦA MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Học phần: Nhập Môn Lưu Trữ Học

Mã phách:

Hà Nội - 2021

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Kết cấu bài tập lớn 1

PHẦN NỘI DUNG 2

Chương I 2

KHÁI QUÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 2

1.1 Công tác văn thư 2

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Vai trò của công tác văn thư 2

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác văn thư 3

1.1.4 Nhiệm vụ văn thư 3

1.2 Công tác lưu trữ 5

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 5

1.2.2 Vai trò của lưu trữ 6

1.2.3 Tính chất của lưu trữ 7

Chương II 8

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC 8

2.1 Vai trò của tài liệu lưu trữ 8

2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ 9

KẾT LUẬN 11

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu, bảo mật rất quan trọng của mỗi một Quốc gia trên thế giới chính vì thế công tác văn thư lưu trữ là một phần không thể tách rời, đem lại ý nghĩa rất quan trọng cho mỗi quốc gia Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ hay các xã, phường, thị trấn trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Các tài liệu được lưu trữ tốt

sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho

sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức Công tác văn thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ còn góp phần bảo

vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia Chính

vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Đã có rất nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định đối với công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện Để tìm hiểu sâu hơn về tính chất, ý nghĩa và tầm quan trọng của Công tác văn thư và những

nội dung tài liệu lưu trữ Đề tài “Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động

của một cơ quan tổ chức” Sẽ giúp chúng ta làm sáng tỏ hơn về vấn đề này

2 Kết cấu bài tập lớn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài tập lớn gồm 2 chương:

Chương I: Khái quát công tác văn thư lưu trữ

Chương II: Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức

PHẦN NỘI DUNG Chương I

KHÁI QUÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1.1 Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong hoạt động văn phòng Người làm công tác này đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ, phải nắm bắt chính xác các yêu cầu về công tác văn thư của nhà nước cũng như của các cơ quan tổ chức Ở chương này, sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về những công việc phải làm trong công tác văn thư theo đúng quy định hiện hành của nhà nước

Khái Niệm: Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày

8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,

tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác

1.1.2 Vai trò của công tác văn thư

Hiệu quả hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động

quản lý của các tổ chức

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành

Công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động của

tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản

Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

tổ chức Nội dung của tài liệu hình thành được nhận trong quá trình giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ chức

Công tác văn thư có nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác văn thư

Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời

sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan

Chính xác: chính xác về nội dung, nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên (tức

là đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối) các dẫn chứng nêu ra phải chính xác, số liệu đầy đủ, luận cứ rõ ràng

Chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật (chính xác về quy trình kĩ thuật), các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật

Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản

Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại

1.1.4 Nhiệm vụ văn thư

Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn

vị

Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định của Chính phủ số 142 – CP ngày 28/9/1963 đã quy định những công việc chính của công tác văn thư là:

a Nhận và vào sổ công văn

b Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn

c Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn

d Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo

e Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn

f Vào sổ và gửi công văn đi

g Làm sổ ghi chép tài liệu

h Làm các loại biên bản

i Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu

Một doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý hồ

sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến Nhất thiết không được để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở công việc,

và kẻ xấu dễ lợi dụng

Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng các phương tiện khác nhau, đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ để quản lý thống nhất

Tất cả công văn, tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn thư, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản lý thống nhất

Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định

Công văn đến, công văn đi phải được xử lý khẩn trương, nhanh chóng trong ngày, chính xác và giữ bí mật, bảo đảm sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp

1.2 Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan,

cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước

Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ

sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi

cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…

Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tínhchất phù hợp với yêu cầu họat động của công ty mình

Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là:

• Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định

• Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung

• Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ

• Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể trong cơ quan

• Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan

• Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà nước

1.2.2 Vai trò của lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ Các cấp quản lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình Bên cạnh đó, không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công ty Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng cáo chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:

• Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty

• Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện

• Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…)

• Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…

• Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý

• Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển

• Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật

1.2.3 Tính chất của lưu trữ

Lưu trữ có các tính chất:

+ Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước Do đó đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ

+ Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng

có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ

+ Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ gắn liền với từng ngành, lĩnh lực cụ thể trong mọi hoạt động Kinh tế xã hội của đất nước

Chương II

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA

MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Vai trò của tài liệu lưu trữ

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công

việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi

cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí

và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù

hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp

và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ

Muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước như sau:

Một là, để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những

bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt

là các cấp lãnh đạo Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Hai là, tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp

thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác