Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý NGHĨA TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Kết cấu của bài tiểu luận
Bài tiểu luận ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo bao gồm 03 chương sau:
Chương 1 Lý luận về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả cho hoạt động Văn thư – Lưu trữ
Chương 2 Vai trò của công tác văn thư và ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp
Chương 3 Một số giải pháp cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả cho hoạt động Văn thư – Lưu trữ
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Lý luận chung về công tác văn thư trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lí, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang, Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
Công tác văn thư trong doanh nghiệp là một nghiệp vụ quan trọng mang tính ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, có thể hiểu đơn thuần công tác văn thư là công việc xử lý các văn bản đến, văn bản đi, đóng dấu, sao, lưu, cung cấp văn bản theo yêu cầu.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
Từ đó thấy được, công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.2.2 Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. b Chính xác
– Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội quy định.
– Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản… c Bí mật
Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn… d Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Bộ phận văn thư tại doanh nghiệp thường nằm độc lập, xen kẽ với bộ phận
Lễ tân hoặc nằm tập trung tại một Phòng hành chính Nhiều doanh nghiệp tách hẳn bộ phận văn thư của Hội đồng quản trị ra so với văn thư của doanh nghiệp nói chung vì họ cho rằng những loại văn bản phát sinh tại Hội đồng quản trị cũng có những đặc thù và cần được lưu và quản lý riêng tuy nhiên việc này tạo ra nhiều rắc rối vì liên quan đến đóng dấu Dấu chức danh và dấu công ty phải được lưu tập trung tại một nơi vì thế nếu để quản lý tại nhiều nơi thì sẽ dẫn đến việc theo dõi sẽ khó, hệ thống đánh số văn bản sẽ không đồng bộ, có thể gây nhầm lẫn, trùng lặp… Tuy nhiên nếu biết và quản lý tốt cũng có thể xây dựng được cơ chế độc lập này nhưng mà sự tiện ích và tính tập trung cả trong lưu trữ và quản lý không cao.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà có thể đặt bộ phận này ở nơi thích hợp và xây dựng cơ sở vật chất đủ để bảo đảm công việc diễn ra an toàn, hiệu quả.
1.1.4 Nội dung của công tác văn thư a Xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc được diễn ra theo một quy trình nhất định Nội dung quy trình bao gồm các phần sau:
1 Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, mục đích của doanh nghiệp để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hay điểu chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó.
Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện như sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận của văn bản;
- Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
- Chọn thể loại văn bản;
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
2 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
6 Bản sao văn bản b Quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có );
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc phát hành văn bản đi; + Lưu văn bản đi; c Lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, doanh nghiệp;
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo giõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
+ Phân định đơn vị bảo quản
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản
- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sư, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp d Quản lý và sử dụng con dấu
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý NGHĨA TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư trong các doanh nghiệp
– Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
– Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư: trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
–Hoàn thiện tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
– Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng Với rất nhiều phần mềm quản lý văn thư được cài đặt và sử dụng miễn phí, các doanh nghiệp có thể xem xét để áp dụng phương thức quản lý tiện ích vào nghiệp vụ văn thư Một số phần mềm quản lý văn thư mà doanh nghiệp có thể tham khảo như Access, CloudOffice, C-Office,…Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp
– Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
– Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư: trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
–Hoàn thiện tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
– Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng Với rất nhiều phần mềm quản lý văn thư được cài đặt và sử dụng miễn phí, các doanh nghiệp có thể xem xét để áp dụng phương thức quản lý tiện ích vào nghiệp vụ văn thư Một số phần mềm quản lý văn thư mà doanh nghiệp có thể tham khảo như Access, CloudOffice, C-Office,…Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc
3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp
– Đội ngũ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ ổn định, đủ tiêu chuẩn theo quy định Triển khai thực hiện có hiệu quả quy chế công tác lưu trữ; bố trí cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ và đúng quy định của ngành là người làm công tác lưu trữ là công chức; lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách và các cán bộ làm công tác lưu trữ tại các đơn vị.
–Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ, bao gồm: Bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn kinh phí được cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý; giải quyết chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho công chức lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm.
– Bố trí nguồn kinh phí và nhân lực để xử lý tài liệu tích đống của cơ quan hoặc ký hợp đồng chỉnh lý với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu hiện có nhằm đưa vào sử dụng có hiệu quả, đúng quy định.
– Đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống; triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng Tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, tiêu huỷ khối lượng tài liệu không có giá trị và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn trong lưu trữ lịch sử Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý.
– Công tác tổ chức tập huấn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức…Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ và quy chế về công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ
Tóm lại, chương 3 đã dựa trên cơ sở lý luận tại hai chương đầu, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp Cụ thể là mở những lớp đào tạo, đảm bảo cơ sở vật chất cho các cán bộ văn thư, lưu trữ, để tạo môi trường và điều kiện làm việc tốt nhất cho các cán bộ Văn thư – Lưu trữ góp phần nâng cao vị thế của doanh nghiệp
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo, liên kết công tác giữa các cơ quan, các ngành các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lí được thống nhất và sử dụng hiệu quả Do đó công tác văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bất được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, phòng ban đơn vị tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ với mục đích đảm bảo thông tin chính xác bằng văn bản phục vụ cho điều hành, giải quyết công việc của lãnh đạo để đạt được hiệu quả cao nhất cho mỗi cơ quan tổ chức.
Qua đó có thể khẳng định đóng vai trò rất quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, và đặc biệt là với các doanh nghiệp Đây là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến, rất cần sự thay đổi nhận thức của mọi người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể cũng như những đóng góp của Văn thư - Lưu trữ.