Khái Quát Nội Dung Công Tác Lưu Trữ Và Chứng Minh Vai Trò Của Công Tác Lưu Trữ Trong Hoạt Động Quản Lý.pdf

N ỘI DUNG 1.1 Khái ni ệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta trong Luật này Nhà nước ta công nh

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

“KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ

H ọc phần: Công tác văn thư – lưu trữ

Mã phách:

Hà N ội - 2021

DANH M ỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH M ỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

M ỤC LỤC

N ỘI DUNG 1

1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1

1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ 1

1.2 Chức năng của công tác lưu trữ 2

1.3 Tính chất của công tác lưu trữ 3

2 HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 5

2.1 Tổng quan về Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 5

2.1.1 Cơ cấu tổ chức 5

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 6

2.1.3 Sự hình thành và phát triển 8

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 10

2.3 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 11

2.3.1 Kết quả đạt được 11

2.3.2 Hạn chế 11

3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13

3.1 Công tác chỉ đạo, quản lý và đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 13

3.2 Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu 13

3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ 13

3.5 Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 14

K ẾT LUẬN 15

DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

N ỘI DUNG

1.1 Khái ni ệm Công tác lưu trữ

Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được

đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta (trong Luật này Nhà nước ta công nhân quyền sở hữu về tài liệu lưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân về tài liệu lưu

trữ và qui định phải lựa chọn tài liệu không chỉ được sản sinh trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu được sản sinh trong hoạt động của các cá nhân), có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau:

Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ

chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các

cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu

thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông đưa trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác, Cách định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động

của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức

bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ

Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện Phương diện thứ nhất là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học - công nghệ và hợp tác quốc

tế trong lưu trữ, quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ Phương diện thứ hai bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu,

thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở sự thống nhất về nội hàm của định nghĩa nêu trên về khái niệm Công tác lưu trữ và để phân biệt nó với khái niệm Hoạt động lưu trữ - khái niệm

được sử dụng chính thức trong Luật Lưu trữ năm 2011 của Việt Nam, chúng ta phân tích thêm về khái niệm Hoạt động lưu trữ

Theo giải thích được qui định tại khoản 1, điều 02 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoạt động lưu trữ là

“Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài

liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu,

lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ

lịch sử”; “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,

lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền

để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn lại tuy không được giải thích nhưng đều được qui định cụ thể

1.2 Ch ức năng của công tác lưu trữ

Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận và phương pháp, xuất bản tại M txcova năm 2012 (trang 21) do E.M Burova và các tác giả khác Ý biên soạn, nêu rằng: trước đây, về chức năng xã hội của công tác lưu trữ, các nhà khoa học phân thành hai chức năng cơ bản:

Chức năng thứ nhất là bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội

Chức năng thứ hai là đảm bảo thông tin này cho các nhu cầu xã hội Trong thế kỷ XX công tác lưu trữ được coi là một ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm các phương diện chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn

của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Hiện nay, theo khoản 01 điều 3 của Luật Lưu trữ Liên bang Nga số 125-Z

về “ Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004)

và giáo trình lưu trữ học - Lý luận và phương pháp xuất bản tại Matxcova 2012 (trang 21) do E.M Burova và các tác giả khác biên soạn, đã khẳng định rằng công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản là:

- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ quốc gia

và các tài liệu lưu trữ khác

- Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

Trong thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta, hai chức năng cơ bản nêu trên

đã được khẳng định Hai chức năng cơ bản này được thực hiện mức độ ưu tiên khác nhau tùy theo tình hình kinh tế-xã hội ở từng thời kỳ phát triển của đất nước

1.3 Tính ch ất của công tác lưu trữ

- Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể

hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu

trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Mỗi quy trình nghiệp vụ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù riêng Khoa học lưu trữ cũng đòi hỏi phải tìm tòi phát hiện những đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ

chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý của tài liệu lưu trữ hành chính khác với

nội dung nghiệp vụ chinh lý của tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa

học của các ngành khác như toán học, lý, hoá, sinh, địa lý, tin học vào các nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức sử

dụng có hiệu quả

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ trả tìm đã và đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành

- Tính chất cơ mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải được sử dụng

rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên do

một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì

vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất

bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác

ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý

thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu

trữ của Đảng và Nhà nước

2 HI ỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

(Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội) Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng và một số Phó Chi cục trưởng theo quy định

Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chi cục trưởng ủy nhiệm cho một Phó Chi cục trưởng điều hành các hoạt động của cơ quan, đơn vị

Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với chức vụ Chi cục trưởng do Chủ tịch UBND Thành phố quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ; đối với Phó Chi cục trưởng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định theo quy định Đối với việc luân chuyển, điều động công chức trong nội bộ Chi cục, giao Chi cục trưởng quyết định; Chi cục trưởng báo cáo, xin ý kiến Giám đốc Sở đối với trường hợp điều động, luân chuyển nội bộ các chức vụ Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ

Đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Trung tâm Lưu trữ lịch sử

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Giúp Giám đốc Sở tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tham mưu UBND Thành phố ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế

độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; b) Tham mưu về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn Thành phố theo quy định của pháp luật; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của Thành phố, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định của pháp luật;

d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định của pháp luật;

đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

h) Tổng hợp báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

i) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của Thành phố, gồm: Trình cấp

có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

l) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luaath m) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

n) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

o) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động của Chi cục theo phân cấp của Giám đốc Sở Nội vụ và theo quy định của pháp luật;

p) Thực hiện việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức, lao động hợp đồng tại đơn vị theo quy định;

q) Thực hiện công tác cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí tại đơn vị; tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính, tiếp công dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh và

xử lý vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ theo quy định

r) Chủ trì thực hiện nhiệm vụ giải quyết kiến nghị, phản ánh của công dân, tổ chức về những nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của Chi cục; phối hợp với Thanh tra sở giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân, tổ chức về những nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của Chi cục

2.1.3 Sự hình thành và phát triển

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tiền thân là Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 15/6/1998, UBND thành phố

Hà Nội đã ban hành Quyết định số 14/1998/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 10/12/2003 UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 171/2003/QĐ-UB xác định lại chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội với chức năng giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật

Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội về việc điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội Ngày 08/9/2008, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 620/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ Hà Tây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố

Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND ngày 09/9/2010 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ,

Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Chi cục có chức năng giúp