Khái Quát Nội Dung Công Tác Lưu Trữ Và Chứng Minh Vai Trò Của Công Tác Lưu Trữ Trong Hoạt Động Quản Lý.pdf

lOMoARcPSD|38784156 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 2: “KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 1 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT QĐ Quyết định UBND Uỷ ban nhân dân 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ NỘI DUNG 1 1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ 1 1.2 Chức năng của công tác lưu trữ 2 1.3 Tính chất của công tác lưu trữ 3 2 HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 5 2.1 Tổng quan về Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 5 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 5 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 6 2.1.3 Sự hình thành và phát triển 8 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 10 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 2.3.1 Kết quả đạt được 11 2.3.2 Hạn chế 11 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 3.1 Công tác chỉ đạo, quản lý và đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 13 3.2 Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu 13 3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ 13 3.5 Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 14 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 NỘI DUNG 1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta (trong Luật này Nhà nước ta công nhân quyền sở hữu về tài liệu lưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân về tài liệu lưu trữ và qui định phải lựa chọn tài liệu không chỉ được sản sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu được sản sinh trong hoạt động của các cá nhân), có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông đưa trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác, Cách định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện Phương diện thứ nhất là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học - công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ, quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ Phương diện thứ hai bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu, thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở sự thống nhất về nội hàm của định nghĩa nêu trên về khái niệm Công tác lưu trữ và để phân biệt nó với khái niệm Hoạt động lưu trữ - khái niệm 1 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 được sử dụng chính thức trong Luật Lưu trữ năm 2011 của Việt Nam, chúng ta phân tích thêm về khái niệm Hoạt động lưu trữ Theo giải thích được qui định tại khoản 1, điều 02 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoạt động lưu trữ là “Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”; “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn lại tuy không được giải thích nhưng đều được qui định cụ thể 1.2 Chức năng của công tác lưu trữ Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận và phương pháp, xuất bản tại M txcova năm 2012 (trang 21) do E.M Burova và các tác giả khác Ý biên soạn, nêu rằng: trước đây, về chức năng xã hội của công tác lưu trữ, các nhà khoa học phân thành hai chức năng cơ bản: Chức năng thứ nhất là bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội Chức năng thứ hai là đảm bảo thông tin này cho các nhu cầu xã hội Trong thế kỷ XX công tác lưu trữ được coi là một ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm các phương diện chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện nay, theo khoản 01 điều 3 của Luật Lưu trữ Liên bang Nga số 125-Z về “ Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004) và giáo trình lưu trữ học - Lý luận và phương pháp xuất bản tại Matxcova 2012 (trang 21) do E.M Burova và các tác giả khác biên soạn, đã khẳng định rằng công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản là: 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và các tài liệu lưu trữ khác - Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân Trong thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta, hai chức năng cơ bản nêu trên đã được khẳng định Hai chức năng cơ bản này được thực hiện mức độ ưu tiên khác nhau tùy theo tình hình kinh tế-xã hội ở từng thời kỳ phát triển của đất nước 1.3 Tính chất của công tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù riêng Khoa học lưu trữ cũng đòi hỏi phải tìm tòi phát hiện những đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý của tài liệu lưu trữ hành chính khác với nội dung nghiệp vụ chinh lý của tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác như toán học, lý, hoá, sinh, địa lý, tin học vào các nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ trả tìm đã và đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 - Tính chất cơ mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 2 HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan về Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội (Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội) Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng và một số Phó Chi cục trưởng theo quy định Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chi cục trưởng ủy nhiệm cho một Phó Chi cục trưởng điều hành các hoạt động của cơ quan, đơn vị 5 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với chức vụ Chi cục trưởng do Chủ tịch UBND Thành phố quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ; đối với Phó Chi cục trưởng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định theo quy định Đối với việc luân chuyển, điều động công chức trong nội bộ Chi cục, giao Chi cục trưởng quyết định; Chi cục trưởng báo cáo, xin ý kiến Giám đốc Sở đối với trường hợp điều động, luân chuyển nội bộ các chức vụ Trưởng phòng, Phó trưởng phòng thuộc Chi cục Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ: - Phòng Hành chính - Tổng hợp - Phòng Quản lý Văn thư và Lưu trữ Đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Trung tâm Lưu trữ lịch sử 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.2.1 Chức năng Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật 2.1.2.2 Nhiệm vụ Giúp Giám đốc Sở tham mưu, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tham mưu UBND Thành phố ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; b) Tham mưu về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn Thành phố theo quy định của pháp luật; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của Thành phố, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định của pháp luật; 6 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định của pháp luật; đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; h) Tổng hợp báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; i) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của Thành phố, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Thành phố; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật; l) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luaath m) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ n) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ o) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động của Chi cục theo phân cấp của Giám đốc Sở Nội vụ và theo quy định của pháp luật; p) Thực hiện việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức, lao động hợp đồng tại đơn vị theo quy định; 7 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 q) Thực hiện công tác cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí tại đơn vị; tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính, tiếp công dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh và xử lý vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ theo quy định r) Chủ trì thực hiện nhiệm vụ giải quyết kiến nghị, phản ánh của công dân, tổ chức về những nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của Chi cục; phối hợp với Thanh tra sở giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân, tổ chức về những nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của Chi cục 2.1.3 Sự hình thành và phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tiền thân là Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 15/6/1998, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 14/1998/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 10/12/2003 UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 171/2003/QĐ-UB xác định lại chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội với chức năng giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội về việc điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội Ngày 08/9/2008, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 620/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ Hà Tây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND ngày 09/9/2010 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Chi cục có chức năng giúp 8 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND Thành phố quản quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Hiện nay, Chi cục có 02 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử Trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chủ động, tích cực tham mưu trình UBND Thành phố ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố như: Chỉ thị về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ; Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020; Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Công tác đào tạo, bồi dng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý, công chức, viên chức được quan tâm, từ năm 2010 đến nay Sở Nội vụ đã mở được 25 lớp với gần 3.000 lượt người tham gia Công tác tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính tại Chi cục được thực hiện minh bạch, đúng quy trình, đảm bảo 100% yêu cầu của tổ chức, cá nhân được giải quyết kịp thời, đúng thời gian quy định Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từng bước được các cơ quan, tổ chức và cá nhân quan tâm, đảm bảo an toàn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Đến nay, có hơn 900 cơ quan, tổ chức thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố; hiện Lưu trữ lịch sử Thành phố đang bảo quản 68 phông tài liệu với 417.254 hồ sơ, tương ứng 5.587,82 mét tài liệu; nguồn tài liệu lưu trữ này là tài sản quý báu, có tác dụng to lớn trong việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chiến lược, xây dựng cơ chế, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật,… góp phần cho sự nghiệp xây dựng, kiến thiết đất nước và Thủ đô 9 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020 triển khai có hiệu quả; đã tổ chức thẩm định và trình Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội quyết định công nhận 211 Đạo Sắc phong tại 13 cơ sở thờ tự thuộc 5 quận, huyện là tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tổ chức công bố và trao quyết định đối với các đơn vị Được sự quan tâm, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, với sự nỗ lực, cố gắng của tập thể lãnh đạo, công ch́ưc, viên ch́ưc, người lao động, tập thể Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ và được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ Thành phố tặng thưởng Cờ thi đua xuất sắc, Tập thể lao động xuất sắc, Bằng khen và giấy khen 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Các cơ quan, tổ chức đã từng bước quan tâm bố trí kho Lưu trữ, đầu tư mua sắm đầy đủ trang thiết bị bảo quản đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ như: giá, hộp, bình cứu hỏa, máy điều hòa, máy thông gió, nội quy quản lý kho, sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng trên giá, tủ; thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm phục vụ cho công tác chuyên môn Được sự quan tâm của UBND Thành phố và Sở Nội vụ, năm 2010 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như làm mất, hư hỏng tài liệu, hàng năm Chi cục đã phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chỉnh lý, lựa chọn những tài liệu lưu trữ lịch sử để chuẩn bị cho việc nộp lưu khi điều kiện kho bảo quản của Chi cục được đáp ứng Hiện nay, Chi cục đang thực hiện “Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đã đề ra mục tiêu bảo đảm 10 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 100% lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử với thời hạn bảo quản vĩnh viễn 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 2.3.1 Kết quả đạt được Thực hiện quy định của Trung ương và thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã chủ động hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành kiểm tra, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử Năm 2020, Trung tâm đã thu thập 6 phông lưu trữ với tổng số 3.303 hồ sơ Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội đã cho biết, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 85 phông tài liệu lưu trữ rất có giá trị, thời gian tài liệu lưu trữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ Những tài liệu này phần lớn phản ánh về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng các giai đoạn khác nhau của thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ; có thể đáp ứng khoảng 90% nhu cầu của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã quan tâm phát huy giá trị tài liệu dưới nhiều hình thức: Phục vụ độc giả (bố trí phòng đọc rộng 30m2), trưng bày triển lãm tài liệu, đăng tải trên website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã hướng dẫn, thực hiện thủ tục và trình ký nhu cầu tra tìm thông tin, tài liệu lưu trữ cho 355 lượt người với hơn 530 hồ sơ, văn bản; từ đầu năm 2021 đến nay, con số này là 173 lượt người với gần 200 hồ sơ, văn bản 100% thủ tục hành chính đều được giải quyết đúng quy trình và thời hạn, không có hồ sơ nào chậm muộn Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã từng bước trở thành địa chỉ tin cậy cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố 2.3.2 Hạn chế 11 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa hợp tác, giao nộp tài liệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, nhất là các cơ quan, đơn vị theo ngành dọc trên địa bàn thành phố Tài liệu trước đây của các cơ quan, tổ chức chưa được lập, quản lý chặt chẽ nên việc giao nộp nhiều tài liệu hồ sơ không đầy đủ Bên cạnh đó, tài liệu trong kho mới được số hóa một phần rất nhỏ nên khó khăn trong việc phục vụ độc giả theo thủ tục hành chính ở mức độ 3, mức độ 4 Đáng chú ý, hệ thống máy chủ của Trung tâm được trang bị từ lâu chưa được nâng cấp nên không thể đáp ứng về lưu trữ điện tử trong thời gian tới 12 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Công tác chỉ đạo, quản lý và đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Trên cơ sở các nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể về kho lưu trữ và cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác quản bảo tài liệu hiện có, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện tại cơ quan mình, nhất là đối với các cơ quan, tổ chức đang tiến hành thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm và phát huy hiệu quả 3.2 Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu Rà soát, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch và đề xuất thực hiện việc tu bổ tài liệu Ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức 3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ Thực hiện các giải pháp công nghệ để duy trì hoạt động của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ; bảo đảm an toàn thông tin 13 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 3.5 Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy theo quy định; đồng thời tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; từng bước chọn lọc để số hóa tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân 14 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 KẾT LUẬN Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tính chất phù hợp với yêu cầu họat động Tôi đã tìm hiểu về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Đánh giá công tác lưu trữ qua kết quả đạt được và những vấn đề còn hạn chế trong công tác lưu trữ Đồng thời cũng đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 15 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội 2 http://ccvtlt.sonoivu.hanoi.gov.vn/chi-cuc-van-thu-luu-tru.html 3 http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-vai-tro-va-tinh-chat-cua-cong- tac-luu-tru/ 16 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com)