Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc...7 CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN THƯ VÀ GIỚI THIỆU VỀ VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ GIAO T
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu vấn đề
Thông qua quá trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu sau:
- Làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc của cơ quan, tổ chức
- Làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên Văn thư, chức năng phòng làm việc của Văn thư
- Từ cơ sở lý luận đưa ra phương án bố trí, thiết kể và trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM). b Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện những mục đích trên, đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu như sau:
Nghiên cứu cơ sở lý luận về cách bố trì và thiết kế phòng làm việc của cơ quan, tổ chức Từ đó đưa ra phương án bố trí và thiết kế phòng làm việc choVăn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM).
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nhiệm vụ khoa học của đề tài đặt ra, đề tài áp dụng các phương pháp sau:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như: giáo trình, sách, báo, đài, mạng Internet…
Phương pháp phân tích, tổng hợp: dựa trên những tài liệu tham khảo lựa chọn những tài liệu quan trọng phục vụ đề tài nghiên cứu.
Phương pháp thu thập tài liệu: được áp dụng nghiên cứu trước khi làm đề tài
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chung nhất nhằm làm rõ việc bố trí và thiết kế phòng làm việc của văn thư cho cơ quan, tổ chức.
Để nâng cao hiệu suất làm việc trong kỷ nguyên hội nhập, nghiên cứu này tập trung vào công việc và chức năng của Văn thư, từ đó đề xuất cách bố trí và thiết kế không gian làm việc của Văn thư tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam.
Bố cục nghiên cứu
Bài tiểu luận ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo bao gồm 03 chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc
Chương 2: Khái niệm, mô tả công việc của nhân viên văn thư và giới thiệu về văn thư công ty cổ phần đầu tư xây dựng và giao thông
Chương 3: Bố trí và thiết kế, trang bị trang thiết bị cho phòng làm việc của Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM)
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHÒNG LÀM VIỆC
Khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
1.1 Khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
1.1.1 Khái niệm văn phòng làm việc
Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức, doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Ngoài ra thì có thể hiểu văn phòng theo một khía cạnh khác Văn phòng có thể là nơi làm việc của cá nhân hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng như lưu trữ thông tin Được bố trí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc.
1.1.2 Khái niệm màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
Màu sắc luôn là yếu tố thiết yếu không thể bỏ qua trong thiết văn phòng hiện nay Bên cạnh ánh sáng hay nội thất văn phòng thì yếu tố màu sắc cũng rất được các cơ quan, tổ chức chú trọng khi có nhu cầu xây mới hoặc cải tạo văn phòng làm việc Màu sắc trong thiết kế phòng làm việc là tổng hợp từ các yếu tố nội thất văn phòng Đó chính là: màu sơn tưởng, trần nhà, sàn nhà… cho đến nội thất, vách ngăn, vật trang trí…
Vai trò của văn phòng làm việc
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động như làm việc hằng ngày, tổ chức những cuộc hội họp Gặp khách hàng, đối tác và những công tác mang tính chất đối ngoại
Văn phòng là vị trí để chúng ta trực tiếp thực hiện công tác điều hành quản lý trong một bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, là bộ phận cốt lõi nuôi dưỡng và phục vụ những hoạt động của công ty, từ những công việc giải quyết thủ tục hành chính, các công tác bên ngoài như tiếp nhận thư từ, văn bản, lễ tân đón tiếp cho tới tất cả những hoạt động hỗ trợ nhân viên.
Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng
1.3.1 Cải thiện mối quan hệ, tinh thần hợp tác
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong tổ chức, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức là rất lớn Thiết kế văn phòng giúp tăng tính đoàn kết, cải thiện làm việc nhóm giữa các thành viên trong công ty, cần có thêm các khu để trao đổi công việc tốt hơn.
Do vậy, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đều cố gắng xây dựng và duy trì một môi trường làm việc thân thiện dựa trên sự gắn kết chặt chẽ của tất cả thành viên nhằm tạo ra một tập thể đoàn kết, đồng lòng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
1.3.2 Khẳng định thương hiệu, thể hiện văn hoá cơ quan, tổ chức
Thương hiệu bao gồm tất cả các khía cạnh có thể nhìn thấy trong văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, từ thiết kế trang web và danh thiếp đến vị trí và thiết kế văn phòng.
Thiết kế văn phòng mang đậm dấu ấn thương hiệu giúp tạo dựng niềm tin với khách hàng, đồng thời thể hiện giá trị của tổ chức rõ nét hơn Đây được xem như một hình thức tiếp thị cho thương hiệu, mở ra nhiều cơ hội phát triển tích cực hơn trong tương lai Trên phương diện xã hội, một không gian làm việc được thiết kế chỉn chu mang lại hình ảnh tốt, tạo ấn tượng mạnh mẽ về thương hiệu đối với mọi người.
1.3.3 Tăng tinh thần, hiệu suất làm việc của nhân viên
Vì dành nhiều thời gian ở văn phòng, nhân viên luôn muốn có một không gian làm việc mà họ có thể cảm thấy thoải mái Thiết kế không gian văn phòng, có thể nghĩ ra cách quản lý không gian hiệu quả đồng thời tăng thêm sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên của mình Thiết kế văn phòng thể hiện đúng văn hoá làm việc của tổ chức sẽ tác động tích cực lên nhân viên,tăng cảm giác hài lòng, tạo sự kết nối giữa nhân viên và tổ chức.
Cách truyển tải hình ảnh và tinh thần của cơ quan, tổ chức qua thiết kế văn phòng sẽ tác động đến tư duy của nhân viên về văn hoá, thương hiệu của tổ chức, giúp cơ quan, tổ chức thể hiện rõ nét giá trị cốt lõi Từ đó, nhân viên dễ dàng xác định được mục tiêu và tầm nhìn của công việc, khích lệ niềm hứng thú và tăng năng suất lao động.
Một văn phòng đẹp chắc chắn khiến nhân viên muốn làm việc hơn và làm việc hiệu quả hơn Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoàn thành công việc của mình.
1.3.4 Nâng cao niềm tin của khách hàng Đối với mỗi tổ chức, ấn tượng của khách hàng khi lần đầu đến làm việc,hợp tác với doanh nghiệp rất quan trọng Nội thất văn phòng và thiết kế văn phòng của tổ chức nói lên rất nhiều cho khách hàng rằng tổ chức đó như nào, có đáng tin không Đôi khi một lần vào văn phòng là đủ để khách hàng đoán chất lượng công việc họ có thể mong đợi Điều quan trọng là tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng tiềm năng và duy trì hình ảnh thành công cho khách hàng hiện tại
Bên cạnh việc đầu tư vào sản phẩm và dịch vụ, môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đối với khách hàng Thiết kế không gian văn phòng khoa học sẽ giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp, từ đó xây dựng các mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
Các công trình nghiên cứu tâm lý và sinh lý học hiện đại cho rằng con người thu nhận được một khối lượng các ấn tượng nhiều nhất thông qua thị giác Nếu môi trường xung quanh có sự phối màu hợp lý sẽ tạo ra tâm lý tốt thông qua tiếp nhận của thị giác
Không những thế, màu sắc đối với nhiều tổ chức còn mang yếu tố nhận diện thương hiệu của tổ chức đó Bởi thông thường trong thiết kế nội thất văn phòng, người ta thường thiết kế văn phòng theo gam màu chủ đạo của logo tổ chức Màu sắc cũng có thể được coi là một yếu tố dùng để quảng bá thương hiệu rất hữu ích
Màu sắc là một trong những yếu tố quan trọng cần quan tâm trong thiết kế văn phòng Màu sắc trong thiết kế văn phòng phải theo một xu hướng chủ đạo. Để khi nhìn vào người ta có thể đánh giá được gam màu chung của tổng thể căn phòng Màu sắc cũng góp phần quan trọng trong hình thành phong cách của văn phòng.
Trên thực tế, sử dụng màu sắc thích hợp sẽ đem lại hứng thú cho quá trình làm việc, kích thích khả năng tập trung giải quyết công việc hiệu quả,nâng cao tinh thần làm việc và sự sáng tạo Thiết kế màu sắc cho phòng làm việc của văn thư hợp lý sẽ giúp giảm căng thẳng trong khi làm việc, tạo cảm giác thoải mái trong quá trình xử lý công việc
Những điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng
Chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu trong thiết kế một không gian văn phòng làm việc chung Nếu sử dụng quá nhiều màu sẽ khiến căn phòng trở lên rối mắt, đánh mất tính thẩm mỹ của văn phòng.
Tuỳ vào công việc cụ thể của mỗi phòng ban, mỗi nhân viên mà bố trí màu sơn tường hợp lý Ngoài ra, ánh sáng tự nhiên, không gian văn phòng và các yếu tố khác cũng sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn màu sắc Những văn phòng có diện tích lớn và nhiều không gian thì màu sắc có thể vận dụng tối đa theo nhu cầu Còn đối với các không gian nội thất văn phòng nhỏ, diện tích khiêm tốn thì phải cân nhắc bố trí màu sắc cho phù hợp, nên sử dụng các màu lạnh trắng, gam màu sáng vì khi ánh sáng chiếu vào không gian sẽ tạo cảm giác tươi sáng, thoáng mát cho không gian chung.
Chương 1 đã làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phòng làm việc Cụ thể đưa ra khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc, vai trò của văn phòng làm việc, tầm quan trọng của thiết kế văn phòng,tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc Đây là cơ sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư trong chương 3.
KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN THƯ VÀ GIỚI THIỆU VỀ VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM)
Nhân viên Văn thư
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị
Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
2.1.2 Mô tả công việc của nhân viên Văn thư
Nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, những hồ sơ, giấy tài,sổ sách mà còn thực hiện những nhiệm vụ khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng mà lãnh đạo giao cho tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc
2.1.2.1 Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu
Nhiệm vụ cốt lõi của chuyên viên văn thư là quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cho tổ chức Họ tiếp nhận và quản lý những văn bản, công văn, thư từ, hồ sơ đến và đi, đảm bảo lưu trữ an toàn, có hệ thống và phục vụ cho công tác tra cứu, tham khảo khi cần thiết.
Họ có quyền hạn được giải quyết, xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động, hệ thống lưu trữ và theo dõi Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, hệ thống lưu trữ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại
Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng.
Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp.Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên
2.1.2.2 Quản lý tài sản của tổ chức
Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong tổ chức và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng.
Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong tổ chức theo tháng, theo quý Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để thực hiện kế hoạch mua sắm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn
2.1.2.3 Làm nhiệm vụ lễ tân
Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan
Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng tổ chức
2.1.2.4 Quản lý hồ sơ nhân sự
Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên,chuyên viên nhân sự Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.
Cuối mỗi tháng, bộ phận nhân sự có trách nhiệm lập báo cáo và đánh giá nhân sự để trình lên lãnh đạo Về quản lý hồ sơ nhân sự, bộ phận này đảm bảo cập nhật thông tin hồ sơ của nhân viên đầy đủ và kịp thời trong suốt tháng.
2.1.2.5 Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự.
Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.
Do các yêu cầu đặc thù của công việc nên bộ phận văn thư, hành chính,nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ,hợp tác nhau hoàn thành công việc.
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông ( INTRACOM) 13 1 Thông tin Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM) 13
2.2.1 Thông tin Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM) tiền thân là công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006 Công ty tổ chức và hoạt động dưới sự giám sát của Tổng công ty đầu tư và phát triển Hà Nội Handicon và Nhà nước.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM ngày càng từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất-kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng… Địa chỉ liên hệ:
- Địa chỉ: Tòa nhà Intracom 2, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm,
- Website: http://www.intracom.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/intracom.official/
2.2.2 Chức năng của phòng Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM)
Phòng hành chính là nơi làm việc của nhân viên văn thư, có chức năng quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài sản, hồ sơ nhân sự Phòng hành chính cũng có trách nhiệm tính toán lương và thưởng hàng tháng cho toàn thể nhân viên trong tổ chức.
Để đảm bảo hoạt động nhân sự hiệu quả, tổ chức quản lý nhân sự thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm như xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng Các chương trình này nhằm mục đích thúc đẩy động lực làm việc, ghi nhận thành tích xuất sắc và tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên Đặc biệt, các phòng ban, bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng sẽ được chú trọng trong việc xây dựng các chương trình nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty cổ phần INTRACOM ban hành những văn bản như quyết định, tờ trình, công văn, báo cáo, kế hoạch, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy mời,… Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được lãnh đạo cơ quan giao cho bộ phận văn thư đảm nhiệm soạn thảo.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Nhân viên văn thư thực hiện những công việc theo sự phân công của Trường phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quán lý các thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn thư: soạn thảo văn bản, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, xử lý, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành,…
Qua chương 2, tôi đã làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên văn thư và giới thiệu thông tin về công ty, chức năng của phòng Văn thư Công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM) Với mỗi một phòng ban khác nhau thì việc thiết kế và bố trí phòng làm việc cũng khác nhau Đây là cơ sở cho việc thiết kế phòng làm việc cho Văn thư trong chương 3.
BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ, TRANG BỊ TRANG THIÉT BỊ CHO PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM)
Bố trí và thiết kế phòng làm việc của Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM)
3.1.1 Vị trí phòng Văn thư
INTRACOM là một tổ chức lớn, có số lao động trên 1000 người và có trụ sở chính nằm tại trung tâm thành phố Hà Nội, trong tòa nhà tương đối lớn với thiết kế hiện đại và sáng tạo.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư rộng tầm 15 m 2 , nằm ở những tầng giữa của tòa nhà Nếu phòng làm việc với diện tích quá hạn hẹp sẽ gây ra sự vướng víu, khó chịu khi làm việc Vào những ngày hè sẽ gây cảm giác bí bách, nóng nực.Chất lượng không khí cũng là một yếu tố tác động trực tiếp đến sức khoẻ của các cán bộ văn thư lưu trữ Một không gian chứa mùi khói thuốc, mùi mực in… trong thời gian dài sẽ gây giảm hiệu suất làm việc của hệ hô hấp và hệ thần kinh.
Tiếng ồn tác động tiêu cực đến tinh thần và sự tập trung, đặc biệt ở môi trường làm việc như phòng lưu trữ văn thư Để hạn chế tiếng ồn, phòng lưu trữ văn thư nên được bố trí xa cầu thang và các khu vực hoạt động ồn ào Tương tự như vậy, các phòng kế toán khách hàng, kế toán thanh toán và kế hoạch được bố trí gần phòng lưu trữ văn thư nhằm giảm thiểu tiếng ồn từ bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn của các bộ phận này.
.Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của các cán bộ nhân viên, môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lí,khoa học Môi trường làm việc có liên quan tới yếu tố thuận tiện cá nhân và đồng thời nó cũng là yếu tố giúp các cán bộ văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Công việc của nhân viên văn thư đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chắc chắn, đồng thời thường xuyên chịu một sức ép lớn từ cả cấp trên và những người xung quanh Do đó, phòng làm việc phải là nơi mà nhân viên văn thư có thể làm việc hiệu quả, thoải mái, giảm bớt căng thẳng.
3.1.2 Ánh sáng phòng Văn thư Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khoẻ mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc Hệ thống ánh sáng bao gồm ánh sáng tự nhiên và nhân tạo quá mờ nhạt hay quá chói gắt hoặc không hề có sự tồn tại của ánh sáng tự nhiên cũng khiến sức khoẻ của cán bộ văn thư lưu trữ bị ảnh hưởng không nhỏ Ánh sáng tự nhiên là loại ánh sáng tốt hơn cho nhân viên cả về tinh thần lẫn hiệu suất làm việc nên việc bố trí phòng làm việc cần có cửa sổ để có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên Ánh sáng trong phòng làm việc tác động đến thị lực của con người, từ đó ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của họ, ánh sáng quá chói có thể gây đến cảm giác căng thẳng, mệt mỏi, chán nản, nếu thiếu ánh sáng gây ra cảm giác mệt mỏi, uể oải. Đối với ánh sáng tổng thể, có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ. Để chủ động trong việc điều tiết ánh sáng hợp lý, nên sử dụng cửa có dây kéo tạo sự thuận tiện khi sử dụng Bên cạnh việc lấy sáng tổng thể từ ánh sáng tự nhiên, cần bố trí thêm nguồn sáng từ đèn trần, ánh sáng nhẹ dịu lan toả từ bóng đèn trần sẽ giảm bớt cảm giác chói mắt khi làm việc.
Sử dụng giàn đèn led, mỗi đèn có cường độ nhẹ không lóa mắt, ánh sáng là ánh sáng trắng phù hợp với sàn và trần làm tăng độ phản chiếu trong phòng, giúp dàn đều lượng ánh sáng giảm chói Ánh sáng cần kết hợp hài hòa giữa nguồn sáng tự nhiên và nguồn sáng nhân tạo Đèn led văn phòng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tại văn phòng của các công ty Trước tiên, cần tính số lượng bóng thích hợp, đủ sáng cho văn phòng Phòng văn thư rộng tầm 15m 2 thì cần thiết kế
4 bóng đèn led panel với tính thẩm mỹ, độ chiếu sáng cao, dễ dàng lắp đặt và tiết kiệm số lượng bóng Loại đèn led panel này tháo lắp và thay thế rất đơn giản
Một văn phòng làm việc được cung cấp với đầy đủ ánh sáng không chỉ giúp dễ nhìn mà còn giúp cải thiện năng suất và chất lượng cuộc sống một cách hiệu quả.
3.1.3 Màu sắc phòng Văn thư
Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc Những tone màu trung tính như màu trắng, màu ghi, luôn khiến cảm giác thấy dễ dàng tập trung cho công việc, kích thích sự nhiệt huyết hơn đối với những không gian sử dụng màu tương phản hay tone màu nóng như vàng, đỏ, Quá lạm dụng màu sắc trong không gian làm việc sẽ khiến cán bộ nhân viên cảm thấy ức chế thị giác và khó chịu.
3.1.4 Trần nhà và sàn nhà
Trần nhà: Màu trắng với hệ số phản chiếu cao kết hợp với ánh sáng đèn hoặc ánh sáng tự nhiên làm không gian sáng lên và thông thoáng hơn.
Sàn nhà: Ốp gạch hoa màu kem, họa tiết đơn giản.
Có thể sử dụng thảm trải sàn, giúp không gian làm việc đẹp, hiện đại và chuyên nghiệp Nếu có lớp thảm dịu mát, êm ái cùng tính năng không dẫn điện, không dẫn lửa thì chẳng cần lo ngại nhiều về sự an toàn Việc trải một lớp thảm lên bề mặt sàn sẽ giúp hạn chế tiếng ồn do các hoạt động đi lại, xê dịch đồ đạc diễn ra tại văn phòng Từ đó, không gian trở nên yên tĩnh và dễ chịu hơn.
Sử dụng thảm ghi một màu, chỉ một màu sắc bao trùm cả không gian sàn nhà nhưng lại tạo ấn tượng bởi sự đồng nhất, từ đó cho thấy tính chuyên nghiệp của môi trường công sở.
Thảm màu xanh giúp đầu óc được thư thái, nhờ đó mà hiệu quả làm việc và sức sáng tạo được tăng lên đáng kể.
Vách ngăn văn phòng là những tấm vách được sử dụng để phân chia không gian phòng làm việc, tạo ra các vị trí ngồi riêng tư cho nhân viên Trong môi trường công sở hiện đại, vách ngăn được ứng dụng rộng rãi tại các công ty, cơ quan, văn phòng, đem lại không gian làm việc chuyên nghiệp, thoải mái Sử dụng vách ngăn góp phần giảm thiểu sự mất tập trung, tiếng ồn và nguy cơ mắc các bệnh văn phòng, tạo nên môi trường làm việc lý tưởng và hiệu quả.
So với việc xây dựng bức tường kiên cố, việc sử dụng vách ngăn cho phép tạo ra sự liên kết chặt chẽ Giữa các khu vực văn phòng làm việc khác nhau Từ đó góp phần nâng cao sự tương tác, đoàn kết giữa nhân viên Mang đến hiệu quả cao trong công việc chung tập thể. Đối với những không gian làm việc đòi hỏi sự riêng tư cao thì vách ngăn mang đến không gian làm việc độc lập, yên tĩnh, riêng tư Khi đó nhân viên văn thư thoải sức sáng tạo, phát triển ý tưởng mới cho công việc.
Trang bị trang thiết bị cho phòng làm việc của Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM)
Máy tính bước vào cuộc sống của chúng ta và nó trở thành một phần không thể thiếu phục vụ cho công việc của con người Máy tính giúp con người chúng ta thuận tiện hơn trong công việc, làm cho cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn Nhất là công việc Văn thư khi giải quyết rất nhiều vấn đề liên quan đến văn bản, quyết định… vì vậy máy tính là công cụ không thể thiếu trong phòng làm việc của Văn thư.
Cần chọn những sản phẩm laptop có độ bền cao, độ chính xác ổn định, cấu hình mạnh mẽ giúp thực hiện các thao tác công việc nhanh chóng Công việc văn thư chiếm phần lớn là soạn thảo văn bản trên các tính năng office của máy tính như word, exel hay powerpoint, phần mềm kế toán, phân tích và nhập dữ liệu,… thì sẽ chọn dòng máy chỉ có cấu hình bình thường đơn giản.
Kích thước: To, lớn, với diện tích phòng 15 m 2 thì bàn dài tầm 1,2m, rộng 0,6 m và cao 0,75m, đủ cho mỗi nhân viên văn thư ngồi Bàn dài, rộng vừa phải, đủ để laptop, máy in, tài liệu, giá để giấy tờ chờ đóng dấu/giấy tờ bàn giao.
Màu sắc: Kết hợp hài hòa của màu vàng sáng có vân và màu trắng của chân bàn tạo cảm giác trang trọng
Chất liệu bền bỉ và thẩm mỹ: Mặt bàn gỗ ván dăm MFC phủ Melamine đa dạng hoa văn, đảm bảo chất lượng, chịu lực, chống trầy xước và ẩm mốc Chân bàn bằng sắt phủ sơn tĩnh điện chống gỉ, bền bỉ trong mọi điều kiện.
Vị trí đặt bàn làm việc: Đặt ở sát vách ngăn tạo sự chắc chắn cho bàn, không kê ở giữa phòng.
Bàn làm việc không kê đối thẳng với cửa ra vào để tránh không bị những tạp âm bên ngoài quấy nhiễu Sau lưng văn thư ngồi có “chỗ dựa” như tủ tài liệu đặt sát tường Khoảng cách giữa lưng người ngồi tủ không được quá lớn Làm như vậy sẽ tăng thêm tính tự tin cho người ngồi làm việc, tránh không có cảm giác trống trải, lấy tài liệu dễ dàng hơn
Không gian phía trước bàn làm việc của văn thư là lối đi đủ cho nhân viên đứng giao nộp,nhận tài liệu Có lỗ trống hình tròn đủ để đưa tài liệu qua, tránh tiếng ồn, tạo ra không gian rộng và thoáng
Công việc hành chính văn thư chủ yếu diễn ra cố định tại bàn làm việc nên lựa chọn ghế văn phòng chất lượng là điều vô cùng quan trọng Ghế văn thư cần đảm bảo sự thoải mái, hỗ trợ tốt cho tư thế ngồi làm việc, tránh mỏi mệt hoặc đau nhức Ngoài ra, màu sắc của ghế cũng nên hài hòa với không gian phòng, tạo nên tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp cho môi trường làm việc.
Ghế hiện đại sang trọng, mang đến sự thoải mái với lớp đệm màu đen và tay cầm đen bóng Thiết kế lưng ghế lưới chống gù lưng, bảo vệ cột sống, tạo cảm giác thoải mái cho người dùng Đường cong lưng phù hợp với người lớn, trong khi phần đệm lưới kết hợp nhựa nguyên sinh nâng đỡ hõm lưng, giảm đau mỏi lưng.
Mỗi cơ quan, tổ chức hàng ngày phải làm việc với cả một đống giấy tờ, tài liệu, văn bản vì vậy cần sử dụng tủ đựng tài liệu để bảo quản, lưu trữ hồ sơ,chứng từ Không khí xung quanh bạn luôn ẩn chứa nhiều bụi bẩn, nếu không cất gọn tài liệu giấy tờ sẽ nhanh chóng bị bám bẩn Đặc biệt không khí còn chứa nhiều hơi ẩm, nhất là khi thời tiết nồm, mưa bụi nhiều Việc sắp xếp tài liệu trong các tủ sẽ giúp hạn chế được việc ẩm mốc, giúp bảo vệ tài liệu.
Tủ đặt ở sát tường, sau bàn làm việc của văn thư
Cần chọn tủ kín được làm bằng chất liệu thép sơn tĩnh điện màu trắng sáng không chỉ phù hợp với không gian văn phòng hiện đại mà còn bền với thời gian, có khả năng chống nước tổt và không bị mọt mối.
Là sản phẩm tiện dụng thường được dùng trong các văn phòng công sở, trường học để cất giữ, bảo quản và phân loại các giấy tờ, tài liệu quan trọng
Chọn giá đựng tài liệu từ chất liệu sắt cứng chắc để có độ bền cao, cho thời gian sử dụng lâu dài Chất liệu sắt cũng có khả năng chịu lực tốt Các chi tiết được mài nhẵn, không có góc cạnh sắc nhọn, đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ Bề mặt khay có các khe hở, giúp lưu thông không khí, tránh tình trạng ẩm mốc Thao tác lắp đặt, tháo rời đơn giản, không mất nhiều thời gian, công sức.
Nhân viên văn thư phân loại tài liệu để lên từng giá cho phù hợp.
Nhân viên văn thư rất cần sử dụng máy in Do đó, việc trang bị máy in chất lượng là điều cần thiết Cần chọn máy in với thiết kế nhỏ gọn, chất lượng cao và giá thành phải chăng phù hợp để trang bị cho phòng Văn thư.
Vị trí đặt máy in: giữa 4 bàn làm việc của 4 nhân viên, thuận tiện cho việc lấy tài liệu sau khi in.
Bên cạnh máy in, máy photocopy cũng cần được trang bị Bởi trong trường hợp máy in gặp sự cố thì dùng máy photocopy
Cần chọn máy phôt có sự kết hợp cả 2 đặc điểm là tiết kiệm nhiên liệu và hiệu quả vận hành cao, cùng với khả năng scan tốc độ cao và nhân bản tài liệu tự động, máy giúp quản lý tài liệu hiệu quả, nâng cao hiệu suất hoạt động Tích hợp đầy đủ các tính năng photo, scan, fax, scan màu, in khổ A3.
Máy photocopy đặt ở góc tường, bên cạnh tủ dựng tài liệu Tiết kiệm không gian.
Máy hủy giấy là thiết bị dùng để xử lý các tờ giấy thành sợi, mảnh vụn hoặc siêu vụn.
Ngoài chức năng hủy giấy, máy còn có thể hủy đĩa CD, hủy gim, hủy thẻ nhớ, USB và card visit. Đối với các cơ quan, tổ chức thì viêc bảo mật thông tin, dữ liệu là việc vô cùng cần thiết.
Khi sử dụng máy hủy giấy, có thể hoàn toàn yên tâm không bị đánh cắp những dữ liệu quan trọng hay bí mật của công ty