Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác phòng tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom

Đề tài Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác phòng tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom có cấu trúc gồm 3 chương trình bày khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000; thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom; một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ NGUYỆT Mã số SV, khóa, lớp : 1205QTVA050, 2012-2016, QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG INTRACOM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ NGUYỆT Mã số SV, khóa, lớp : 1205QTVA050, 2012-2016, QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp kết làm việc nghiêm túc thân, có hỗ trợ hướng dẫn giảng viên ThS Đinh Thị Hải Yến Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng khóa luận LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng khơng gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt trình từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy, cơ, gia đình, bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt tri thức thức cho chúng em Em gửi lời cảm ơn đến thầy khoa Quản trị văn phịng thầy giáo Chủ nhiệm.Nguyễn Mạnh Cường ln tận tình bảo chúng em suốt trình học tập trường Để thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Em nhận quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn Th.s Đinh Thị Hải Yến giúp đỡ em nhiều trình nghiên cứu viết đề tài Nếu khơng có lời hướng dẫn, nhận xét động viên em nghĩ thu hoạch em khó để hoàn thiện Một lần Em xin chân thành cảm ơn Về phía cơng ty em xin chân thành cảm ơn ông: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch Hội đồng quản trị- Kiêm tổng giám đốc công ty CP Intracom, bà: Nguyễn Thị Kim Anh-Phụ trách văn phịng cơng ty, tồn thể CBCNV cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông tạo điều kiện tốt trình thu thập tài liệu, đóng góp ý kiến xây dựng để hồn thiện đề tài Về phía gia đình, xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, ln tạo điều kiện tốt cho học tập nghiên cứu Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên khóa luận tốt nghiệp khơng thể tránh có thiếu sót hạn chế Em mong nhận bổ sung, góp ý kiến thầy, cô bạn sinh viên Sau em xin kính chúc q thầy trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Th.s Đinh Thị Hải Yến Gia đình thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc Đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng 1.1.2 Quản lý chất lượng 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng 1.1.5 Vai trò quản lý chất lượng 11 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 11 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO 11 1.2.2 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 13 1.2.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 14 1.3 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 15 1.3.1 Vai trị áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 15 1.3.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 17 1.3.3.Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng 18 1.3.4.Yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng văn phịng 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP INTRACOM 24 2.1 Khái quát công ty CP INTRACOM 24 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty CP Intracom 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng cơng ty CP Intracom 26 2.1 Chủ trương đạo Ban lãnh đạo công ty CP Intracom việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 28 2.3 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng cơng ty CP Intracom 31 2.3.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 31 2.3.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 quản lý văn đến 34 2.3.3 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện 37 2.3.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu 39 2.2.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân 46 2.3.6 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc 48 2.4 Đánh giá – nhận xét tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng cơng ty CP Intracom 51 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CTCP INTRACOM 55 3.1 Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng 55 3.2 Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 56 3.3 Liên kết sở đào tạo nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư vấn áp dụng ISO 57 3.4 Ban hành văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cách chi tiết, cụ thể 58 3.5 Tiếp tục chỉnh sửa hồn thiện quy trình làm việc 59 3.6 Bổ sung nhân cho vị trí thiếu, bỏ trống làm việc văn phòng 61 3.7 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị áp dụng thành tựu khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng 62 3.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 63 3.9 Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác áp dụng ISO 63 3.10 Nhà nước cần thể rõ vai trị việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, doanh nghiệp 65 PHẦN KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT Viết đầy đủ Viết tắt Hệ thống quản lý chất lượng ISO Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa TCVN Tiêu chuẩn quốc gia CP INTRACOM Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông CBCNV Cán bộ, công nhân viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xu hội nhập kinh tế giới tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp ngồi nước Để tồn phát triển địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải chủ động cập nhập cải tiến chất lượng để nâng cao hiệu công việc, sản xuất kinh doanh Hiện doanh nghiệp Việt Nam áp dụng có hiệu ISO 9001:2008 như: Cơng ty Cổ phần xây dựng kinh doanh địa ốc Hịa Bình, cơng ty TNHH Thương mại kỹ thuật Xuân Thu…qua nhiều năm áp dụng tiêu chuẩn ISO đem lại hiệu định hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiên trước tâm lý ưu chuộng cấp nhiều doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp cố gắng đạt chứng nhận ISO mà không thực triển khai triển khai khơng triệt để đồng dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông (viết tắt công ty CP Intracom) triển khai áp dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2010 nay, đặc biệt việc áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp cho công tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động hiệu bên cạnh chưa có đề tài nghiên cứu khoa học việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tắc văn phịng doanh nghiệp Intrcom Với lý chọn đề tài: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác phịng cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thơng Intracom” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu đề tài Hiện nghiên cứu ISO có nhiều cán quan Nhà nước, doanh nghiệp nước đề cập đến Nhờ đề tài khóa luận tác giả có nhiều thuận lợi sở lý luận chung ISO • Trước tiên phải kể đến văn quy phạm pháp luật số văn khác nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời sở để đánh giá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp - Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ - Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ - Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước - Thơng tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước - Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm tổ chức đánh giá phù hợp - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theo TCVN ISO 9001 Bên cạnh văn Nhà nước ban hành, phải nhắc đến sách, giáo trình nghiên cứu cụ thể: - Kaôru Ixikaoa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ văn phòng theo thói quen cơng việc dựa theo quy định Nhà nước Xong để thời gian tới việc áp dụng ISO đạt hiệu cao nhiệm vụ doanh nghiệp Intracomcần phải xây dựng hệ thống văn quy định, quy chế nghiệp vụ cơng tác văn phịng Ví dụ: Quy chế văn thư-lưu trữ21, quy chế kiểm soát tài liệu… Văn phịng đơn vị thực trực tiếp cơng tác liên quan đến nghiệp vụ văn phịng, vị trưởng phòng CBCNV văn phòng cần tham gia đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo để xây dựng quy định, quy chế nghiệp vụ cơng tác văn phịng, văn sở cho hoạt động nghiệp vụ văn phịng thực nghiêm túc, góp phần nâng cao chất lượng áp dụng ISO vào công tác văn phòng cỉa doanh nghiệp 3.5 Tiếp tục chỉnh sửa hồn thiện quy trình làm việc Với giúp đỡ đơn vị tư vấn, thiết kế ISO doanh nghiệp Intracom xây dựng hệ thống quy trình liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn phịng đưa vào sử dụng từ cuối năm 2010 Xong thực tế việc áp dụng quy trình đến gặp phải số bất cập không phù hợp với điều kiện thực tế Intracom dẫn đến yêu cầu cần có điều chỉnh để hồn thiện quy trình cho phù hợp với tình hình thực tế hoạt động doanh nghiệp yêu cầu nguyên tắc luôn cải tiến công tác áp dụng ISO Trong trình khảo sát 100%22 CBCNV cho quy trình tuyển dụng nhân doanh nghiệp cần phải đơn giản hóa số bước, để công tác tuyển dụng thực nhanh chóng đảm bảo chất lượng, quy trình tuyển dụng nhân mà tác giả đề xuất 21 Quy chế văn thư lưu trữ dự kiến xây dựng đính kèm phụ lục 22 Phụ lục số 02 Bảng tổng kết phiếu khảo sát 59 Người Thực Sơ đồ Ghi Trưởng phòng Xác định nhu cầu tuyển dụng Văn phòng công ty Lên kế hoạch thông báo tuyển dụng Văn phịng cơng ty Bộ phận nhân Bộ phận nhân Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ Đạt Văn phịng cơng ty Bộ phận nhân Phỏng vấn kết hợp Trưởng Đạt Văn phịng cơng ty Bộ phận Trình Ban lãnh đạo Đạt Văn phịng cơng ty Làm hợp đồng thử việc Bộ phận nhân Đạt Văn phịng cơng ty Làm hợp đồng thức Bộ phận nhân Đạt Văn phịng cơng ty Bộ phận nhân Lưu hồ sơ nhân Ngồi quy trình tuyển dụng nhân ra, quy trình khác như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quy trình quản lý văn đến, quy trình kiểm sốt tài liệu… cần đánh giá lại sở đánh giá xây dựng lại 60 nhằm cải tiến quy trình doanh nghiệp áp dụng hoạt động doanh nghiệp nói chung hoạt động văn phịng doanh nghiệp nói riêng Việc chỉnh sửa xong quy trình cần phải thống báo rộng rãi đến phịng ban giải thích thay đổi Việc thơng báo tới đơn vị, phịng ban nhiệu vụ văn phịng, văn phịng có nhiệm vụ thơng báo việc gửi văn đến phòng ban trực tiếp đến phòng ban hướng dẫn thay đổi Về việc bổ sung, chỉnh sửa, hồn thiện lại quy trình làm việc cho phù hợp sở thực tế triển khai áp dụng Intracom sau thời gian dài áp dụng đảm bảo cho nguyên tắc kiểm tra đánh giá cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng 3.6 Bổ sung nhân cho vị trí thiếu, bỏ trống làm việc văn phòng Nhân yếu tố quan trọng thành công doanh nghiệp, với khối lượng công việc ngày lớn nguồn nhân lực doanh nghiệp Intracom chưa đáp ứng yêu cầu số lượng chất lượng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh cơng tác văn phịng doanh nghiệp Để cơng tác áp dụng ISO cơng tác văn phịng triệt để chất lượng nguồn nhân lực phải nâng nên, bổ sung vị trí nhân thiếu, bỏ trống theo quan sát đánh giá, doanh nghiệp cần phải bổ sung số vị trí nhân để đảm bảo hoạt động văn phịng thực tốt như: Bổ sung vị trí nhân cho phận truyền thông, tổ chức kiện Hiện hàng năm doanh nghiệp tổ chức nhiều kiện mang tính định kỳ lễ khai pháp, lễ tạ pháp, lễ tổng kết công tác năm… kiện tác động trực tiếp đến hiệu sản xuất, kinh doanh như: Lễ ký kết hợp đồng, lễ mở thầu…mà doanh nghiệp Intracom chưa có nhân đ trực tiếp đảm nhiệm vị trí này, dẫn đến tình trạng giải cơng việc q trình tổ chức kiện gặp nhiều khó khăn, kết đem lại không mong muốn Doanh nghiệp cần bổ sung thêm nhân đảm nhiệm công tác lưu trữ, hàng năm 61 khối lượng tài liệu lưu trữ ngày lớn, việc khơng có nhân chuyên trách làm lưu trữ dẫn đến công tác tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu tiêu hủy tài liệu lưu trữ Về phận ban pháp chế doanh nghiệp có cán Đỗ Thị Thảo chuyên trách thực kiểm soát thủ tục ISO hoạt động doanh nghiệp Hiện khối lượng công việc ngày lớn, doanh nghiệp cần bổ sung thêm cán kiêm nghiệm Để khắc phục tình trạng người làm nhiều công việc dẫn đến việc không kiểm sốt được, hay có trường hợp cán làm cơng tác pháp chế nghỉ phép mà khơng có người thay thực giải công việc, làm cho tiến độ giải cơng việc bị hỗn lại làm ảnh hưởng đến hoạt động chung doanh nghiệp Hiện việc đảm nhiệm công tác nhân doanh nghiệp có cán bộ, khối lượng cơng việc ngày lớn, phận nhân vừa đảm bảo công tác tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực bên cạnh cịn giải thủ tục sách liên quan đến bảo hiểm Chính doanh nghiệp cần bổ sung thêm cán làm công tác nhân sự, để công tác nhân doanh nghiệp thực tốt áp dụng ISO thời gian 3.7 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phịng Áp dụng ISO khơng thể đạt hiệu cao sở vật chất, trang thiết bị không đáp ứng đủ cho yêu cầu Trong năm vừa kinh tế doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn xong lãnh đạo doanh nghiệp ln quan tâm, trọng việc đầu tư vào sở vật chất, trang thiết bị Để thực tốt công tác áp dụng ISO thời gian tới đem lại hiệu cao, cần phải trang bị thêm sở vật chất trang thiết bị, văn phòng doanh nghiệp cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy, đồng ghế ngồi đa bàn làm việc CBCNV Máy vi tính thay từ hình CRT sang hình LCD, hình LED Ngày công nghệ thông tin phát triển, để thực tốt cơng tác áp dụng ISO doanh nghiệp cần phải đầu tư tư áp dụng sản phẩm công nghệ thông tin 62 phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân giúp người thực dễ dàng công việc, tăng suất, hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót Việc áp dụng thành tựu khoa học cơng nghệ cơng tác văn phịng áp dụng ISO thực việc áp dụng phần mầm quản lý cách mua từ đơn vị cung cấp trả phí cho phần mềm quản lý đó, doanh nghiệp mời đội ngũ chuyên gia tư vấn thiết kế phần mềm quản lý để sử dụng độc quyền Các máy tình doanh nghiệp cần kết nối mạng nội để tiếp nhận thông tin quan văn bản, qua folder phép khai thác sử dụng chung làm giảm thiểu việc lại gây nhiều phòng ban hiệu mang lại không cao 3.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Bất chủ trương, sách đưa vào thực cần phải tiến hành khâu kiểm tra từ đánh giá chất lượng, hiệu việc thực chủ trương, sách Đối với cơng tác áp dụng ISO Cho đến công tác áp dụng ISO thực năm xong công tác kiểm tra đánh giá chất lượng chưa thực cách thường xuyên Trong thời gian tới để thực triệt để cơng tác áp dụng ISO Ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện, mức độ đạt được, hạn chế cịn gặp phải để từ có hướng điều chỉnh cho phù hợp trình giải công việc Việc kiểm tra đánh giá chất lượng áp dụng ISO cách thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình thực việc áp dụng ISO, đồng thời cách thức giúp cho toàn thể CBCNV nâng cao tinh thần, trách nhiệm cơng tác áp dụng ISO để công tác áp dụng đạt kết cao thời gian tới 3.9 Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác áp dụng ISO Từ việc kiểm tra chất lượng thực công tác áp dụng ISO đánh giá kết thực đơn vị, CBCNV để từ có chế, 63 sách khen thưởng cho thích hợp Doanh nghiệp Intracom cần có sách khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng, cơng cho CBCNV có thành tích cao cơng tác áp dụng ISO có cống hiến cho phát triển doanh nghiệp Đây sách nhằm nâng cao suất hiệu hoạt động lĩnh vực hoạt động.Việc xây dựng chế độ thưởng phạt ISO cách hợp lý thu hút quan tâm thành viên khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao mà cịn phát huy tính tự chủ, động, sáng tạo CBCNV trình làm việc Những cống hiến thành viên doanh nghiệp ghi nhận chế độ thưởng xứng đáng nguồn lực động viên lớn, khuyễn khích thành viên phấn đấu, thi đua, nỗ lực để cống hiến phát triển cho doanh nghiệp.Những quy định xử phạt hành vi, vi phạm nội quy, quy chế ISO giúp cho thành viên hiểu rõ trách nhiệm khơng để xảy sai phạm đó, giảm thiểu sai phạm nâng cao hiệu công tác áp dụng ISO hoạt động doanh nghiệp nói chung cơng tác văn phịng doanh nghiệp nói riêng Ngồi việc xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật cho việc áp dụng ISO, để thực tốt cơng tác văn phịng doanh nghiệp doanh nghiệp cần xây dựng chế độ khuyến khích CBCNV thực tốt nghiệp vụ văn phòng như: + Quy chế văn thư, lưu trữ23 Hiện công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp chưa xây dựng quy chế, điều gây nhiều khó khăn,trở ngại q trình thực công việc, công tác lưu trữ doanh nghiệp gặp nhiều tồn cần phải khắc phục việc xây dưng quy chế lưu trữ, để thực công tác lưu trữ nghiêm túc hơn, trách nhiệm + Quy chế báo cáo công việc việc báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng mà CBCNV doanh nghiệp thực chưa đem lại hiệu mong muốn, thời gian tới để thực công tác thực tốt 23 Phụ lục số 14 Quy chế văn thư- Lưu trữ 64 doanh nghiệp cần ban hành văn quy định công tác báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm CBCNV có hình thức khen thưởng, kỷ luật CBCNV thực tốt khơng thực tốt cơng tác này, có công tác kiểm báo cáo công việc để kiểm sốt cơng việc CBCNV đạt hiệu cao + Ngồi xây dựng nội quy, quy định cơng tác văn thư- lưu trữ, công tác báo cáo công việc doanh nghiệp cần phải ban hành văn quy định cơng tác kiểm sốt tài liệu Việc kiểm sốt tài liệu cơng tác quan trọng, làm tốt công tác giúp cho doanh nghiệp tránh trường hợp xấu xảy bí mật doanh nghiệp bị tiết lộ, văn bản, tài liệu chưa qua kiểm soát ban hành gửi qua đơn khác, để thực cơng tác kiểm soát tài liệu doanh nghiệp đạt kết cao thời gian tới doanh nghiệp cần phải xây dựng văn quy định cơng tác kiểm sốt tài liệu, việc giúp cho CBCNV có tinh thần, trách nhiệm cao cơng tác kiểm sốt tài liệu theo quy trình xây dựng 3.10 Nhà nước cần thể rõ vai trò việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, doanh nghiệp Để tăng cường vai trò Nhà nước đồng thời tạo động lực khuyến khích cho doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để cải tiến chất lượng hoạt động doanh nghiệp, Nhà nước cần ban hành số văn có sách nhằm hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng ISO Cụ thể: + Cần phải ban hành văn Luật, quy phạm pháp luật băn hướng dẫn cụ thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không quan hành mà doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cách hiệu Riêng doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chuẩn bị áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần có văn hướng dẫn cụ thể để việc áp dụng doanh nghiệp triển khai áp dụng theo quy chuẩn định, có quản lý chế tài xử lý doanh nghiệp vi phạm Tránh tình trạng số doanh nghiệp quan tâm đến việc giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO, cấp chứng 65 doanh nghiệp lại khơng trọng đến chất lượng sản phẩm, Các quan quản lý nhà nước cần có văn hướng dẫn cụ thể sở đào tạo, tiêu chuẩn chuyên gia, quan, tổ chức cấp chứng nhận cho doanh nghiệp văn quản lý cấp chứng đào tạo chuyên viên ISO, chuyên gia đánh giá nội đồng thời có văn quy định chương trình khung giảng dạy học phần sở đào tạo + Nhà nước cần có sách hỗ trợ doanh nghiệp để khuyến khích doanh nghiệp giảm thuế, giảm thủ tục hành chính, vay vốn, ưu đãi lãi suất nhằm giảm bớt khó khăn tạo thuận lợi cho doanh nghiệp việc xây dựng hoàn thiện nhằm phát triển doanh nghiệp, trì hoạt động doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng + Nhà nước cần đẩy mạnh xây dựng hệ thống pháp luật, tạo sở pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp người tiêu dùng người kinh doanh, tạo công thuận lợi cho hoạt động kinh doanh + Nhà nước quan quản lý nhà cần đẩy mạnh việc triển khai áp dụng ISO quan, tổ chức, doanh nghiệp đồng thời nên tổ chức hội thảo chuyên đề rộng rãi để quan, tổ chức, doanh nghiệp tham dự thơng qua phương tiện thơng tin đại chúng, khóa đào tạo, hội thảo khuyến khích trường xây dựng chương trình đào tạo chất lượng để đáp ứng nhu cầu thị trường trường + Nhà nước cần có chế tài xử phạt quan, doanh nghiệp đăng ký áp dụng ISO hoạt động sản xuất mà khơng thực theo quy trình không đảm bảo chất lượng cam kết, tịch thu chứng chứng nhận ISO doanh nghiệp Để từ quan, doanh nghiệp có ý thức trách nhiệm cao cơng việc 66 Tiểu kết chương Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có vai trị lớn hoạt động văn phịng, nghiệp vụ cơng tác văn phịng thực theo quy trình định Cơng tác văn phịng doanh nghiệp Intracom cải thiện hơn, giảm thiểu tối đa sức người, chất lượng nâng cao, tinh thần trách nhiện CBCNV nâng nên, thời gian tới ban lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai chặt chẽ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng nói riêng hoạt động doanh nghiệp nói chung Chương tác giả đưa giải pháp nhằm nhận thức ban lãnh đạo, công tác phổ biến, hướng dẫn, tuyên truyền, liên kết với đơn vị đào tạo nghiệp vụ văn phòng bồi dưỡng kiến thức công tác ISO, tiếp đến việc ban hành hướng dẫn , chỉnh sửa cải tiến quy trình mà trình áp dụng cảm thấy khơng hồn thiện, doanh nghiệp cần bổ sung nhân cơng tác văn phịng, để cơng tác văn phịng nâng cao áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm sở vật chất, trang thiết bị áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, cần phải tiến hành kiểm tra đánh giá chất lượng để từ sở cho việc khen thưởng, kỷ luật cho đơn vị, cá nhân thực tốt việc áp dụng ISO hoạt động văn phịng nói riêng hoạn động sản xuất kinh doanh nói chung Ngồi việc nỗ lực từ phía doanh nghiệp Việt Nam chưa có nhiều chế cho việc áp dụng ISO, thời gian tới để doanh nghiệp áp dụng tốt cơng tác ISO phía quản quản lý Nhà nước cần ban hành văn pháp luật có hiệu lực cao để doanh nghiệp tiến hành triển khai việc áp dụng ISO thực cách triệt để nghiêm túc, Nhà nước cần có sách hỗ trợ doanh nghiệp để công tác tổ chức ISO triển khai rộng rãi đến doanh nghiệp nói chung Intracom nói riêng 67 PHẦN KẾT LUẬN Trong năm qua triển khai áp dụng công tác ISO vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói chung cơng tác văn phịng nói riêng thân lãnh đạo doanh nghiệp Intracom bước đầu nhận thức đắn đưa vào áp dụng nhằm cải thiện chất lượng, sau năm áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng đem lại hiệu định, cải tiến chất lượng , nâng cao tác phong làm việc CBCNV Tuy nhiên Bên cạnh mặt đạt việc áp dụng ISO gặp phải hạn chế đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tiếp tục tích cực, triệt để cơng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng , cập nhập cải tiến quy trình cho kịp thời đại phù hợp với tình hình thực doanh nghiệp doanh nghiệp Intracom cần phải quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, bổ sung nguồn nhân lực vào vị trí văn phịng mời chun gia tư vấn, đào tạo nghiệp vụ văn phòng kiến thức ISO Để giải pháp triển khai thân tơi góc độ nghiên cứu đề tài áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thơng (Intracom), tơi có đề xuất nhằm hỗ trợ giải pháp nêu có tính khả thi như: - Thứ nhất, quan trọng lãnh đạo doanh nghiệp ln giữ vững chủ trương, sách áp dụng ISO nhằm cải thiện chất lượng - Thứ hai, cần triển khai triệt để, đồng công tác áp dụng ISO đến lĩnhvực hoạt động doanh nghiệp - Thứ ba, doanh nghiệp cần có sách khuyến khích CBCNV có tinh thần trách nhiệm thực tốt việc áp dụng ISO - Thứ tư, phía quan Quản lý nhà nước cần có chế chặt chễ cơng tác áp dụng ISO đồng thời có sách khuyến khích, tạo điều kiện cho doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO để cải tiến chất lượng - Thứ năm, phía sinh viên học phải tìm hiểu sâu ISO để trường làm việc khỏi phải bỡ ngỡ, thực công việc tốt 68 Trong phạm vi khóa luận này, nội dung nêu kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh cịn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới Hy vọng thời gian tới, vấn đề nghiên cứu cách sâu hơn, góp phần giúp doanh nghiệp hạn chế tồn để phát huy mặt ưu điểm 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ, Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 26 tháng 12 năm 2008 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành Nhà nước Bộ Khoa học Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001 Bộ Khoa học Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001 Chính phủ, Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa Nguyễn Kim Định (2005), Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Ngơ Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Hữu Thái Hịa (2007), Hành trình văn hóa ISO Giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Cao Việt Hiếu (2010), Quản trị chất lượng, Nhà xuất Nơng nghiệp, Thành phố Hồ Chí Minh 10 Kaôru Ixikaoa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 70 11 Nguyễn Thị Nga Lớp ĐHLT QTVP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “ Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng công ty TNHH Thương mại kỹ thuật Xuân Thu” 12 Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp in Việt Nam, Luận án tiến sĩ khoa học kinh tế: 5.02.05, Hà Nội 13 Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 14 Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 15 Quốc hội, Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ (từ ngày 16 tháng đến ngày 29/6/2006) 16 Quốc hội, Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 17 Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, 18.Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng,Quyết định số 404/QĐ-TĐC ngày 26 tháng năm 2010 việc hướng dẫn thực hoạt động đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát, đánh giá đột xuất, đánh giá chứng nhận lại hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước 19 Hồng Trọng Thanh (2013), Quản trị chất lượng sản phẩm, Nhà xuất Lao động – Xã hội, Hà Nội 20 Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 lĩnh vực dịch vụ hành – Một hướng cơng cải cách hành 71 nước ta nay, Hội nghị khoa học trẻ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, trang 503-514 21 TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất lần 22 Các trang web: http://www.iso.org/ http://www.iso.org/iso/iso_survey_executive-summary.pdf?v2013 72 PHỤ LỤC ... QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN... đề tài khóa luận tác giả tập chung làm rõ công tác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Intracom Đồi với công tác văn phòng lãnh... trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008