Đề tài Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác phòng tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom có cấu trúc gồm 3 chương trình bày khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000; thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom; một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài hướng tới mục tiêu: “Nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty CP Intracom”.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống lại những lý luận cơ bản nhất về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Khảo sát thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty CP Intracom
Doanh nghiệp Intracom đang đối mặt với nhiều khó khăn và thuận lợi khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Những kết quả đạt được cho thấy sự cải thiện trong quy trình làm việc, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Để nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn này, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp như đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình nội bộ và tăng cường giám sát thực hiện tiêu chuẩn.
Giả thuyết nghiên cứu
- Áp dụng ISO 9001:2008 có phải là một phương án hữu ích dẫn đến việc quản lý công tác hành chính của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao
Doanh nghiệp Intracom hiện đang đặc biệt chú trọng đến việc tăng cường áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, bao gồm cả tiêu chuẩn ISO 9001:2008, trong công tác văn phòng Sự quan tâm này phản ánh xu hướng ngày càng tăng của các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin được thực hiện thông qua việc nghiên cứu tài liệu, sách báo và các đề tài khoa học liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mục tiêu là tìm ra lý luận cho đề tài nghiên cứu, đồng thời thu thập ý kiến và thông tin từ Ban lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong doanh nghiệp.
Intracom phục vụ cho việc phân tích thực trạng của đề tài
Phương pháp quan sát : Là quá trình quan sát giải quyết thủ tục tại văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Phương pháp mô tả là cách thức thể hiện quy trình và các bước trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp, đặc biệt là khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Phương pháp phân tích-so sánh được áp dụng để đánh giá những khó khăn và hạn chế trong việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bài viết sẽ phân tích các thành tích đạt được cũng như những tồn đọng trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn này Từ đó, sẽ có sự so sánh rõ ràng giữa công tác văn phòng khi áp dụng ISO 9001:2008 và công tác văn phòng truyền thống trước khi áp dụng tiêu chuẩn này.
Phương pháp nghiên cứu phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập thông tin thông qua việc đặt câu hỏi trực tiếp Phương pháp này giúp xác minh các luận điểm và căn cứ đã được đưa ra, từ đó mang lại kết quả điều tra chính xác và đáng tin cậy.
Cấu trúc của Đề tài
Chương1 Khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Chương 2.Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng là một khái niệm phức tạp thường gặp trong cuộc sống, với nhiều định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc nhìn của từng người Một số quan điểm cho rằng sản phẩm chất lượng là những sản phẩm nổi bật hơn so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, trong khi đó, một số ý kiến khác lại cho rằng sản phẩm được coi là đạt chất lượng khi đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
- Philips Crosby đã định nghĩa: “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”
- Barbara Tuchman cho rằng: “Chất lượng là sự tuyệt hảo của sản phẩm”
- Theo tiến sỹ Eward Deming: “Chất lượng là sự phù hợp với mục đích sử dụng hay sự thỏa mãn của khách hàng”.[13, 37]
Chất lượng được định nghĩa là tổng hợp các đặc tính của một thực thể, cho phép thực thể đó đáp ứng các nhu cầu đã được xác định cũng như những nhu cầu tiềm ẩn Theo tiêu chuẩn ISO, chất lượng không chỉ phản ánh sự phù hợp với yêu cầu mà còn thể hiện khả năng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong việc thỏa mãn mong đợi của khách hàng.
8402) (thực thể trong định nghĩa trên được hiểu là sản phẩm theo nghĩa rộng)
- “Chất lượng là tiềm năng của một sản phẩm hay dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng” ( Tiêu chuẩn Pháp NFX 50-109)
- Theo giáo sư Kaoru Ishikawa – Nhật: “Chất lượng là khả năng thỏa mãn nhu cầu của thị trường vớichi phí thấp nhất” [9, 13]
Chất lượng được định nghĩa là tổng hợp các tính chất và thuộc tính cơ bản của một sự vật hay sự việc, giúp phân biệt nó với những sự vật hay sự việc khác.
Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa chất lượng trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là "mức độ mà một tập hợp các tính chất đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra hay tiềm ẩn." Định nghĩa này đã được chấp nhận rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế ngày nay nhờ vào tác dụng thực tế của nó.
Chất lượng có thể được định nghĩa đơn giản là khả năng kết hợp các đặc tính và đặc trưng của sản phẩm, hệ thống hoặc quy trình, với mục tiêu cải tiến để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được nhiều tổ chức nghiên cứu
Theo GOST 15467-70, quản trị chất lượng bao gồm việc xây dựng, đảm bảo và duy trì mức chất lượng cần thiết của sản phẩm trong suốt quá trình thiết kế, chế tạo, lưu thông và tiêu dùng Điều này được thực hiện thông qua việc kiểm tra chất lượng một cách hệ thống và tác động tích cực đến các yếu tố, điều kiện ảnh hưởng đến sản phẩm.
Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị chất lượng của Nhật Bản, quản trị chất lượng được định nghĩa là quá trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng các sản phẩm có chất lượng cao, hiệu quả kinh tế và hữu ích cho người tiêu dùng, đồng thời không ngừng đáp ứng nhu cầu của họ.
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO định nghĩa quản trị chất lượng trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là một hoạt động quản lý tổng thể nhằm thiết lập các mục tiêu và chính sách chất lượng Quản trị chất lượng được thực hiện thông qua các biện pháp như hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng trong một khuôn khổ nhất định.
1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng
Theo TCVN ISO 9000:2007, hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố tương tác nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức Hệ thống này phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên, đảm bảo mọi công việc được thực hiện theo quy trình nhất định Điều này giúp duy trì hiệu quả và ổn định trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời là công cụ thực hiện mục tiêu quản trị chất lượng.
Hệ trống quản trị chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm:
+ Các quá trình liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ
+ Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp
+ Nguồn lực: Bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng
Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa, hệ thống quản trị chất lượng bao gồm ba yếu tố chính: cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ, và các quy trình thực hiện.
Hệ thống quản lý không chỉ tương tác với các hệ thống khác như quản lý nhân lực và tài chính, mà còn tạo ra những yêu cầu mới cho các hệ thống này Đồng thời, nó cũng chịu ảnh hưởng từ các hệ thống quản lý khác, tạo nên một mối quan hệ qua lại chặt chẽ và phức tạp.
1.1.4 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Khi thực hiện quản lý chất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng
Trong cơ chế thị trường, khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chấp nhận và tiêu thụ sản phẩm Họ có những yêu cầu cụ thể về chất lượng và giá cả Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần tập trung vào việc sản xuất các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó giành được sự chấp nhận và tin tưởng từ họ.
Thứ hai, coi trọng con người trong quản lý chất lượng
Con người đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và nâng cao chất lượng sản phẩm Do đó, trong quản trị chất lượng, cần áp dụng các biện pháp phù hợp để phát huy tối đa nguồn lực và tài năng của con người ở mọi cấp độ và lĩnh vực, nhằm đảm bảo và cải thiện chất lượng.
Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng bộ, toàn diện
Chất lượng sản phẩm được hình thành từ sự kết hợp của nhiều lĩnh vực như kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và xã hội Điều này liên quan đến các hoạt động quan trọng như nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra và dịch vụ sau bán hàng.
Kết quả đạt được là thành quả từ nỗ lực chung của các ngành, các cấp địa phương và từng cá nhân Do đó, cần đảm bảo tính toàn diện và sự đồng bộ trong tất cả các hoạt động liên quan đến việc nâng cao và đảm bảo chất lượng.
Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chất lượng
Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO, short for the International Organization for Standardization, is a non-governmental organization founded in 1947 and headquartered in Geneva, Switzerland.
Sỹ ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý
ISO nhằm thúc đẩy tiêu chuẩn hóa và các hoạt động liên quan, tạo điều kiện cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia Tổ chức này xây dựng và ban hành tiêu chuẩn cho sản xuất, thương mại và thông tin, với tất cả các tiêu chuẩn đều mang tính tự nguyện.
ISO đóng vai trò là cầu nối giữa khu vực công và tư nhân, cũng như giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua việc xây dựng các tiêu chuẩn Hiện tại, ISO có khoảng 180 Ủy ban kỹ thuật chuyên trách soạn thảo tiêu chuẩn cho nhiều lĩnh vực khác nhau Các nước thành viên của ISO thành lập nhóm tư vấn kỹ thuật để cung cấp thông tin cho các Ủy ban này, đóng góp vào quá trình xây dựng tiêu chuẩn Trước khi ban hành một tiêu chuẩn, ISO tiếp nhận ý kiến từ các chính phủ, ngành nghề và các bên liên quan Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó sẽ được công bố là tiêu chuẩn quốc tế, và từng quốc gia có thể chấp nhận một phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn quốc gia Mức độ tham gia của các nước trong việc xây dựng tiêu chuẩn ISO là khác nhau.
Tổ chức ISO có ba loại thành viên: tổ chức thành viên, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký Tính đến ngày 03/02/2015, ISO đã có 178 thành viên, trong đó Việt Nam gia nhập vào năm 1977 và trở thành thành viên thứ 72 Hiện nay, ISO đang xây dựng và ban hành nhiều bộ tiêu chuẩn, đồng thời cấp chứng nhận tiêu chuẩn cho một số lượng lớn tổ chức và doanh nghiệp áp dụng.
Tiêu chuẩn Số chứng nhận năm 2013
(Theo ISO Survey of Management System Standard Certifications – 2013)[26]
1 Nguyễn Thị Nga (2015), Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty
TNHH Thương mại và Kỹ thuật Xuân Thu, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng khóa 2013 – 2015,
Tư liệu Khoa Quản trị văn phòng – ĐH Nội vụ Hà Nội, tr.13
Trong bảng tổng kết trên, chúng ta nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Tính đến nay, 9001 đã cấp phát 1.129.446 chứng chỉ, cho thấy sự gia tăng đáng kể trong việc các doanh nghiệp chú trọng đến tiêu chuẩn hóa Điều này giúp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ của họ tiếp cận gần hơn với thị trường toàn cầu.
1.2.2 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, được ban hành lần đầu vào năm 1987 và đã trải qua ba lần sửa đổi vào các năm 1994, 2000 và 2008, là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng ISO 9000 không chỉ cung cấp các hướng dẫn cho hệ thống quản lý chất lượng mà còn áp dụng cho mọi hình thức kinh doanh và dịch vụ, không phân biệt quy mô Bộ tiêu chuẩn này không quy định tiêu chuẩn cho sản phẩm mà tập trung vào việc cải thiện quy trình và hiệu quả trong sản xuất và dịch vụ.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng do ISO phát hành vào năm 1987, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Tiêu chuẩn này tạo ra các quy định chung, giúp đơn giản hóa quá trình trao đổi thương mại và tăng cường sự hiểu biết giữa các tổ chức mà không cần quá chú trọng vào các vấn đề kỹ thuật Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn khác nhau.
ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu
ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức
ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 nhấn mạnh rằng một hệ thống quản trị chất lượng tốt sẽ dẫn đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức trong các lĩnh vực khác nhau Kể từ khi được ban hành, tiêu chuẩn này đã trải qua bốn lần soát xét vào các năm 1994, 2000, 2008 và 2015, với mỗi lần soát xét tạo ra một phiên bản mới Mặc dù phiên bản ISO 9001:2015 đã được phát hành, nhưng trong nghiên cứu này, tác giả chỉ tập trung vào tiêu chuẩn ISO 9001:2008 do thực tiễn áp dụng tại Intracom.
1.2.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000, quy định các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn này giúp tổ chức chứng minh khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các quy định liên quan, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 [13, 96] gồm các nhóm sau:
- Nhóm 1 Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:
+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Nhóm 2 Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:
+ Cam kết của lãnh đạo
+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
+ Xem xét của lãnh đạo
- Nhóm 3 Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:
- Nhóm 4 Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:
+ Hoạch định việc tạo sản phẩm
2 Nguyễn Thị Nga (2015), Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty
TNHH Thương mại và Kỹ thuật Xuân Thu, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng khóa 2013 – 2015,
Tư liệu Khoa Quản trị văn phòng – ĐH Nội vụ Hà Nội, tr.21
+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng
+ Thiết kế và phát triển
+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ
+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
- Nhóm 5 Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm:
+ Theo dõi và đo lường
+Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
Khái quát về công ty CP INTRACOM
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP Intracom
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation constructijoint stock Company
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp
Mã số thuế: 0101911295 Địa chỉ: Intracom 2 phường Phúc Diễn Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - TP Hà Nội Điện thoại: + 84 4 37 914 111
Website: www.intracom.com.vn
• Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông chuyên đầu tư và xây dựng, đồng thời hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản Công ty chịu sự giám sát và kiểm tra từ Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội (Handico) cũng như các cơ quan nhà nước.
Công ty hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, với Tổng giám đốc là người có quyền quyết định các vấn đề quan trọng Các phòng ban có chức năng tham mưu, đảm bảo mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới.
Công ty CP Intracom chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với nhiều dự án nổi bật, bao gồm khu văn phòng và dịch vụ công cộng tại Trung Văn, nhà ở bán tại Phú Diễn, nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, nhà ở xã hội tại Phú Diễn, cùng các dự án thủy điện như Nậm Pung, Tà Lơi 3, Tà Lơi 2, Cẩm Thủy, và Tổ hợp Y tế Phương Đông.
• Nhiệm vụ, quyền hạn của doanh nghiệp
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty
Công ty có trách nhiệm tuân thủ các văn bản pháp luật như Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh và luật kinh tế Bên cạnh đó, công ty còn cam kết thực hiện các chủ trương và biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời áp dụng các chính sách phù hợp trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật
Công ty CP Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công to lớn
Các lĩnh vực hoạt động của công ty CP Intracom
Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện
5- Sản xuất vật liệu xây dựng
6- Kinh doanh xây lắp các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng
• Cơ cấu tổ chức của Công ty
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty CP Intracom
• Chức năng của văn phòng công ty CP Intracom
Đầu tiên, tham mưu và đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về cơ cấu tổ chức và quản lý nhân sự Đồng thời, thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng và kỷ luật cho người lao động, cũng như quản lý công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ và lễ tân khánh tiết.
Thứ hai, vai trò của người quản lý là kết nối giữa Ban Giám đốc và các bộ phận, cá nhân trong tổ chức Thứ ba, họ là đầu mối trong việc xây dựng, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công việc, đồng thời thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác và kịp thời.
Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo
Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần
• Nhiệm vụ của văn phòng công ty CP Intracom
- Nhiệm vụ của Văn phòng công ty CP Intracom
- Nhiệm vụ làm công tác tổ chức, cán bộ
- Nhiệm vụ công tác lao động tiền lương
- Công tác quản trị hành chính
- Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ
• Cơ cấu của tổ chức Văn phòng 3
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý Ngoài ra, văn phòng còn tổ chức các hoạt động lễ tân, cuộc họp, hội nghị, đàm phán và chuyến công tác của lãnh đạo, cũng như soạn thảo và quản lý văn bản Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng đã nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ trương chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty CP Intracom trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Trong suốt quá trình hoạt động, Ban lãnh đạo Intracom luôn đặt phát triển bền vững và đồng hành cùng đất nước làm kim chỉ nam Để thực hiện điều này, Intracom chú trọng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và sáng kiến mới nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng nhận thức rõ vai trò quan trọng của văn phòng trong việc ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, do đó đã đầu tư nhiều hơn vào cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ để hỗ trợ hiệu quả cho công việc của cán bộ nhân viên.
Hiện nay việc áp dụng ISO để cải tiến chất lượng được Nhà nước quan tâm cụ thể bằng việc ban hành các văn bản như:
Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006, nhằm xây dựng và thống nhất tiêu chuẩn quốc gia, thu hút sự tham gia của doanh nghiệp Hệ thống tiêu chuẩn này quy định đối tượng, phạm vi, cấp thẩm quyền và nội dung tiêu chuẩn hóa, đảm bảo tính phù hợp với thông lệ quốc tế Qua đó, luật giúp nâng cao năng lực cạnh tranh hàng hóa trong nước và phát triển thương mại với các quốc gia trên thế giới.
Năm 2007, Quốc hội Việt Nam đã ban hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, gồm 07 chương và 72 điều, quy định quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm và hàng hóa Luật này cũng đề cập đến quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa Để triển khai luật, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 132/2008/NĐ-CP vào ngày 31 tháng 12 năm 2008, quy định chi tiết về quản lý chất lượng, tổ chức kiểm tra chất lượng, giải thưởng chất lượng quốc gia, và trách nhiệm quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Nhà nước Việt Nam đã thể hiện sự quan tâm đối với việc cải tiến chất lượng thông qua việc ban hành các văn bản pháp lý Những văn bản này không chỉ tạo ra hành lang pháp lý mà còn cung cấp cơ sở lý luận cho các cơ quan và doanh nghiệp trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, từ khâu xây dựng đến kiểm tra và đánh giá.
Vào ngày 31 tháng 5 năm 2010, Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty CP Intracom đã ban hành Quyết định số 108/QĐ-CT về việc thành lập Ban quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng ISO Ban chỉ đạo quản lý chất lượng do ông Nguyễn Thanh Việt làm trưởng ban, với Văn phòng đảm nhiệm vai trò tham mưu cho lãnh đạo và hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong toàn doanh nghiệp.
Quyết định này là bước quan trọng trong việc thúc đẩy nhanh chóng và toàn diện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các phòng ban và công ty thành viên, đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng Ban lãnh đạo Intracom cam kết mạnh mẽ về việc đổi mới công tác văn phòng, hướng tới mô hình văn phòng tiên tiến và hiệu quả cao.
Ban Lãnh đạo Intracom đã nhận thức rõ ràng về lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Do đó, họ đã mời đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm từ công ty TNHH LPK để hỗ trợ trong việc cấp chứng chỉ ISO Sự hợp tác này sẽ giúp các cán bộ nhân viên được đào tạo bài bản và chi tiết, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của từng phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc trong toàn doanh nghiệp.
Lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ mời đội ngũ chuyên gia tư vấn ISO mà còn đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị để đảm bảo việc áp dụng ISO diễn ra hiệu quả Hệ thống giá tủ bảo quản hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, cùng với kho lưu trữ được trang bị đầy đủ máy móc hỗ trợ như máy hút bụi, máy điều hòa, biển báo cháy nổ và bình chữa cháy Các thiết bị văn phòng như máy tính, máy fax, máy scan và máy photo cũng được trang bị đầy đủ tại các vị trí làm việc Điều này thể hiện sự chỉ đạo sát sao và quan tâm của lãnh đạo trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Intracom.
Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó nhân sự là yếu tố then chốt Lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO Nếu nguồn nhân lực không đáp ứng yêu cầu ISO, việc mời chuyên gia đào tạo sẽ không mang lại hiệu quả cao Do đó, các lãnh đạo đã quyết định tổ chức các lớp đào tạo về ISO nhằm nâng cao chất lượng nhân sự, đảm bảo việc áp dụng ISO đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Ban lãnh đạo Intracom đã thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của doanh nghiệp Điều này không chỉ cho thấy quyết tâm mà còn phản ánh sự kiên trì trong việc theo đuổi mục tiêu xây dựng và phát triển bền vững của công ty.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom không chỉ giới hạn ở công tác văn phòng mà còn bao gồm các lĩnh vực kỹ thuật, thiết kế, thi công và lắp ráp Tuy nhiên, trong khóa luận này, tác giả sẽ tập trung vào việc triển khai ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Lãnh đạo doanh nghiệp và văn phòng đã xác định rõ mục tiêu của việc áp dụng tiêu chuẩn này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ tại Intracom.
- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hang;
- Tăng cường hợp tác mối quan hệ hợp tác giữa các cơ quan;
- Xây dựng và phát triển công ty hội nhập kinh tế thế giới;
- Nâng cao chất lượng dịch vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng;
- Xây dựng các lưu đồ thực hiện cho từng hạng mục công việc.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CTCP
Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng
Để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cải thiện chất lượng hoạt động doanh nghiệp, lãnh đạo cần nhận thức đầy đủ về vai trò của tiêu chuẩn này Nhận thức đúng đắn sẽ giúp lãnh đạo tập trung đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị, khoa học công nghệ, nguồn nhân lực, và hợp tác với các tổ chức tư vấn ISO Đồng thời, cần xây dựng hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn liên quan đến việc áp dụng ISO trong hoạt động doanh nghiệp và công tác văn phòng.
Mặc dù đã chú trọng nâng cao chất lượng công tác văn phòng, lãnh đạo Intracom vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của việc áp dụng ISO trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong các nghiệp vụ văn phòng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai ISO, hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc chỉ đạo và đôn đốc áp dụng tiêu chuẩn này nhằm cải tiến các quy trình không hợp lý Để công tác ISO của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả, Ban lãnh đạo cần quyết liệt hơn trong việc xây dựng chính sách, ban hành văn bản, đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị, áp dụng công nghệ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu của ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng và doanh nghiệp.
3.2 Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo, văn phòng là đơn vị chủ chốt thực hiện các chính sách về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng cần tiên phong hướng dẫn các phòng ban trong việc thực hiện quy trình ISO bằng cách gửi văn bản hướng dẫn và tổ chức các cuộc họp để phổ biến kiến thức cho CBCNV Điều này giúp CBCNV hiểu rõ quy trình và áp dụng hiệu quả trong công việc Việc phổ biến và áp dụng tiêu chuẩn ISO cần được thực hiện thường xuyên, đặc biệt với đội ngũ CBCNV trẻ mới vào, nhằm tránh tình trạng không tuân thủ quy trình Bởi lẽ, chỉ cần một cá nhân không thực hiện đúng theo quy trình, toàn bộ hệ thống có thể bị phá vỡ.
Văn phòng tổ chức các buổi chia sẻ cho toàn bộ CBCNV nhằm lắng nghe và giải quyết những bất cập trong việc áp dụng các quy trình ISO Việc tuyên truyền và hướng dẫn sâu rộng về ISO thông qua các hội thảo chuyên đề là rất cần thiết, đặc biệt khi áp dụng ISO vẫn còn mới mẻ đối với doanh nghiệp tại Việt Nam và CBCNV của INTRACOM Công tác này không chỉ nâng cao kiến thức về ISO mà còn giúp CBCNV thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tư vấn áp dụng ISO
Để nâng cao chất lượng công tác văn phòng thông qua việc áp dụng ISO, CBCNV cần phải nắm vững kiến thức chuyên môn liên quan Sự hiểu biết này sẽ đảm bảo rằng quá trình áp dụng ISO diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả cao nhất.
Hiện nay, hầu hết CBCNV của doanh nghiệp chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ văn phòng, thường thực hiện công việc theo thói quen và chỉ tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn Để nâng cao chất lượng công việc, Intracom cần mời các trung tâm đào tạo chuyên môn, như Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, để hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho CBCNV Sự hợp tác này sẽ không chỉ nâng cao nghiệp vụ văn phòng mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tăng cường liên kết với các cơ sở tư vấn và đào tạo ISO để tổ chức các lớp nâng cao nhận thức cho toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) tại Intracom Kết quả khảo sát cho thấy 60% CBNV không tham gia đầy đủ các buổi đào tạo và cấp chứng chỉ, trong khi 20% CBNV không tham gia bất kỳ buổi nào Việc này cho thấy cần thiết phải cải thiện chương trình đào tạo để nâng cao kiến thức về ISO trong doanh nghiệp.
Việc đào tạo về ISO là rất cần thiết và phải được áp dụng cho toàn bộ CBCNV trong doanh nghiệp, bởi đây là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện ISO trong công việc hàng ngày Mặc dù 20% nhân viên tham gia các buổi đào tạo vẫn phải giải quyết công việc, điều này ảnh hưởng đến kết quả áp dụng ISO Ban lãnh đạo cần tìm hiểu kỹ lưỡng khi lựa chọn bên tư vấn và đào tạo về ISO, vì thị trường hiện nay có nhiều cơ sở hoạt động trong lĩnh vực này Văn phòng là đơn vị có trách nhiệm lập kế hoạch và tư vấn cho lãnh đạo trong việc chọn lựa đơn vị đào tạo ISO uy tín và chất lượng.
Ban hành văn bản hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 một cách chi tiết, cụ thể
Hiện nay, các nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp như soạn thảo văn bản, văn thư-lưu trữ, tổ chức sự kiện và công tác nhân sự đã được xây dựng quy trình làm việc và biểu mẫu, giúp CBNV giải quyết công việc hiệu quả Tuy nhiên, Intracom vẫn chưa có bộ tài liệu hướng dẫn và hệ thống văn bản quy chế cho các nghiệp vụ chuyên môn cũng như quy định áp dụng ISO trong doanh nghiệp.
Quy chế và quy định là công cụ quản lý quan trọng, giúp xác định yêu cầu cần thực hiện và nâng cao ý thức, trách nhiệm của CBCNV Việc xây dựng quy chế sẽ thống nhất quy trình làm việc trong doanh nghiệp, từ đó tạo cơ sở định hướng cho mọi hoạt động văn phòng Đây là nhiệm vụ cấp thiết cần được thực hiện khẩn trương để hoàn thiện quy trình làm việc.
Để thống nhất và đồng bộ hóa các nghiệp vụ văn phòng trong việc áp dụng ISO, doanh nghiệp cần thiết lập các quy định và quy chế rõ ràng Mặc dù trong thực tế, hầu hết cán bộ công nhân viên (CBCNV) đều thực hiện các nghiệp vụ này, việc có quy định cụ thể sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ISO.
Để nâng cao hiệu quả áp dụng ISO trong công tác văn phòng, doanh nghiệp Intracom cần xây dựng hệ thống văn bản quy định và quy chế rõ ràng về các nghiệp vụ Việc này sẽ giúp cải thiện thói quen làm việc và tuân thủ các quy định của Nhà nước, đồng thời tối ưu hóa quy trình khảo sát và tổng kết.
Ví dụ: Quy chế văn thư-lưu trữ 21 , quy chế kiểm soát tài liệu…
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng, do đó, trưởng phòng và cán bộ công nhân viên cần tích cực tham gia đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo Việc xây dựng các quy định và quy chế liên quan đến nghiệp vụ văn phòng là cần thiết, nhằm tạo cơ sở cho việc thực hiện nghiêm túc các hoạt động văn phòng Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng công việc mà còn góp phần vào việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng của doanh nghiệp.
Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện các quy trình làm việc
Với sự hỗ trợ từ đơn vị tư vấn, Intracom đã xây dựng hệ thống quy trình văn phòng từ cuối năm 2010 Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, một số quy trình không còn phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp Do đó, cần điều chỉnh để hoàn thiện các quy trình, nhằm đáp ứng yêu cầu cải tiến liên tục trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO.
Khảo sát 100% 22 CBCNV cho thấy quy trình tuyển dụng nhân sự hiện tại cần được đơn giản hóa để nâng cao hiệu quả và đảm bảo chất lượng Dưới đây là quy trình tuyển dụng mà tác giả đề xuất nhằm thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
21 Quy chế văn thư lưu trữ dự kiến xây dựng được đính kèm tại phụ lục
22 Phụ lục số 02 Bảng tổng kết phiếu khảo sát
Người Thực hiện Sơ đồ Ghi chú Trưởng phòng
Văn phòng công ty Bộ phận nhân sự
Văn phòng công ty Đạt
Văn phòng công ty Đạt
Bộ phận nhân sự kết hợp Trưởng các Bộ phận
Văn phòng công ty Đạt Văn phòng công ty Đạt
Văn phòng công ty Đạt
Văn phòng công ty Bộ phận nhân sự
Ngoài quy trình tuyển dụng nhân sự, các quy trình khác như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đến, và kiểm soát tài liệu cũng cần được đánh giá lại Dựa trên những đánh giá này, cần xây dựng lại các quy trình để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong công việc.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lên kế hoạch và thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ
Làm hợp đồng thử việc
Làm hợp đồng chính thức
Lưu hồ sơ nhân sự là một phương pháp quan trọng giúp cải tiến quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của tổ chức cũng như cải thiện chức năng của văn phòng doanh nghiệp.
Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa quy trình, cần thông báo rộng rãi đến các phòng ban để giải thích về sự thay đổi Nhiệm vụ này thuộc về văn phòng, có trách nhiệm gửi văn bản hoặc trực tiếp hướng dẫn các phòng ban liên quan về những thay đổi đã được thực hiện.
Việc bổ sung và chỉnh sửa các quy trình làm việc tại Intracom, dựa trên thực tế triển khai sau thời gian dài áp dụng, sẽ đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, đánh giá và cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng.
Bổ sung nhân sự cho những vị trí còn thiếu, bỏ trống làm việc trong văn phòng
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp, tuy nhiên, với khối lượng công việc ngày càng gia tăng, nguồn nhân lực của Intracom chưa đáp ứng được yêu cầu về số lượng và chất lượng Để áp dụng hiệu quả ISO trong công tác văn phòng, doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và bổ sung những vị trí còn thiếu Việc này sẽ đảm bảo rằng hoạt động văn phòng được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự cho bộ phận truyền thông và tổ chức sự kiện, vì hiện tại chưa có người đảm nhiệm vị trí này, dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức các sự kiện định kỳ như lễ khai pháp, lễ tổng kết và các sự kiện quan trọng khác Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và kinh doanh Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tuyển thêm nhân sự chuyên trách cho công tác lưu trữ, do khối lượng tài liệu ngày càng lớn, việc thiếu nhân sự chuyên môn gây khó khăn trong thu thập, bảo quản, khai thác và tiêu hủy tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, bộ phận pháp chế của doanh nghiệp chỉ có một cán bộ Đỗ Thị Thảo phụ trách kiểm soát các thủ tục ISO, nhưng khối lượng công việc ngày càng gia tăng Do đó, doanh nghiệp cần bổ sung thêm một cán bộ kiêm nghiệm để giảm bớt gánh nặng cho một người Việc chỉ có một nhân sự thực hiện nhiều công việc có thể dẫn đến tình trạng không kiểm soát được, đặc biệt khi cán bộ nghỉ phép mà không có người thay thế, gây ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết công việc và hoạt động chung của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ có một cán bộ đảm nhiệm công tác nhân sự, trong khi khối lượng công việc ngày càng gia tăng Bộ phận nhân sự không chỉ phải thực hiện tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực mà còn phải xử lý các thủ tục chính sách liên quan đến bảo hiểm Do đó, việc bổ sung thêm một cán bộ nhân sự là cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác này, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO trong tương lai.
Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng
Để đạt hiệu quả cao trong việc áp dụng ISO, cơ sở vật chất và trang thiết bị của doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu Mặc dù gặp nhiều khó khăn về kinh tế, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất Để nâng cao hiệu quả áp dụng ISO trong tương lai, cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy, ghế ngồi đa năng và bàn làm việc cho CBCNV Đồng thời, việc nâng cấp máy tính từ màn hình CRT sang màn hình LCD hoặc LED cũng rất cần thiết.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần đầu tư vào các sản phẩm công nghệ như phần mềm quản lý văn bản và phần mềm quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả áp dụng ISO Những công cụ này giúp người thực hiện công việc dễ dàng hơn, tăng năng suất, đồng thời giảm thiểu nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc.
Việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO có thể thực hiện thông qua việc mua phần mềm quản lý từ các nhà cung cấp uy tín hoặc thuê đội ngũ chuyên gia thiết kế phần mềm quản lý độc quyền cho doanh nghiệp.
Các máy tính trong doanh nghiệp cần được kết nối với mạng nội bộ để tiếp nhận thông tin văn bản qua các thư mục dùng chung, giúp giảm thiểu việc di chuyển giữa các phòng ban và nâng cao hiệu quả làm việc.
3.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
Để đảm bảo hiệu quả của các chủ trương, chính sách, việc kiểm tra và đánh giá chất lượng thực hiện là rất cần thiết, đặc biệt trong công tác áp dụng ISO Sau 5 năm triển khai, công tác kiểm tra đánh giá chất lượng áp dụng ISO chưa được thực hiện thường xuyên Trong thời gian tới, Ban lãnh đạo cần chú trọng hơn đến việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện và những hạn chế gặp phải, từ đó điều chỉnh các phương án cho phù hợp Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên không chỉ giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình áp dụng ISO mà còn nâng cao tinh thần và trách nhiệm của toàn thể CBCNV, góp phần nâng cao hiệu quả công tác này trong tương lai.
Xây dựng chế độ khen, thưởng trong công tác áp dụng ISO
Việc kiểm tra chất lượng trong công tác áp dụng ISO giúp đánh giá kết quả thực hiện của từng đơn vị và CBCNV, từ đó tạo cơ sở để xây dựng các cơ chế, chính sách khen thưởng phù hợp.
Doanh nghiệp Intracom cần thiết lập chính sách khen thưởng và kỷ luật công bằng nhằm ghi nhận thành tích cao trong việc áp dụng ISO, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động Chế độ thưởng phạt hợp lý không chỉ khuyến khích CBCNV hoàn thành nhiệm vụ mà còn phát huy tính tự chủ, năng động và sáng tạo trong công việc Việc ghi nhận cống hiến của các thành viên qua các chế độ thưởng xứng đáng sẽ tạo động lực lớn, khuyến khích họ phấn đấu và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp Đồng thời, quy định xử phạt về vi phạm nội quy ISO giúp CBCNV nhận thức rõ trách nhiệm, giảm thiểu sai phạm và nâng cao hiệu quả áp dụng ISO trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và áp dụng tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp cần thiết lập chế độ khuyến khích CBCNV thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, bên cạnh việc xây dựng chế độ khen thưởng và kỷ luật.
Quy chế văn thư, lưu trữ tại doanh nghiệp hiện nay chưa được xây dựng, gây ra nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện công việc Công tác lưu trữ vẫn gặp nhiều tồn tại cần khắc phục ngay Do đó, việc xây dựng quy chế lưu trữ là cần thiết để nâng cao tính nghiêm túc và trách nhiệm trong công tác này.
Quy chế báo cáo công việc hiện tại của CBCNV trong doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả mong muốn Để cải thiện công tác báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, cần có những biện pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc thực hiện quy trình này.
Doanh nghiệp cần ban hành quy định về công tác báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm của cán bộ công nhân viên (CBCNV) Việc này nên đi kèm với hình thức khen thưởng cho những CBCNV thực hiện tốt và kỷ luật cho những người không hoàn thành nhiệm vụ Chỉ khi có những biện pháp này, công tác kiểm soát báo cáo công việc của CBCNV mới đạt hiệu quả cao.
Để đảm bảo an toàn thông tin và quản lý hiệu quả tài liệu, doanh nghiệp cần ban hành văn bản quy định về công tác kiểm soát tài liệu, bên cạnh các quy định về văn thư-lưu trữ và báo cáo công việc Việc kiểm soát tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn rủi ro như rò rỉ bí mật doanh nghiệp và phát hành tài liệu chưa được kiểm soát Để nâng cao hiệu quả kiểm soát tài liệu, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rõ ràng, từ đó khuyến khích CBCNV có tinh thần và trách nhiệm cao trong công tác này.
Nhà nước cần thể hiện rõ hơn nữa vai trò của mình đối với việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại các cơ quan, doanh nghiệp
Để nâng cao vai trò của Nhà nước và khuyến khích doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, cần ban hành các văn bản và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn này, từ đó cải thiện chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.
Cần ban hành văn bản luật và hướng dẫn cụ thể về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cả cơ quan hành chính và doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả Đối với các doanh nghiệp đã hoặc đang chuẩn bị áp dụng tiêu chuẩn này, cần có hướng dẫn chi tiết để việc triển khai diễn ra theo quy chuẩn nhất định, kèm theo cơ chế quản lý và chế tài xử lý vi phạm Điều này nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp chỉ chú trọng vào việc nhận giấy chứng nhận ISO mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm.
Các cơ quan quản lý nhà nước cần ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể cho các cơ sở đào tạo về tiêu chuẩn chuyên gia và tổ chức cấp chứng nhận cho doanh nghiệp, đồng thời quy định chương trình giảng dạy cho các khóa đào tạo chuyên viên ISO và chuyên gia đánh giá nội bộ Ngoài ra, nhà nước nên áp dụng chính sách hỗ trợ doanh nghiệp như giảm thuế, đơn giản hóa thủ tục hành chính, cung cấp vay vốn và ưu đãi lãi suất, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển, duy trì hoạt động và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Nhà nước cần tăng cường xây dựng hệ thống pháp luật vững chắc, tạo nền tảng pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người tiêu dùng và doanh nghiệp, từ đó đảm bảo sự công bằng và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh.
Nhà nước và các cơ quan quản lý cần thúc đẩy áp dụng tiêu chuẩn ISO trong các tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời tổ chức hội thảo chuyên đề để mọi cơ quan, tổ chức có thể tham gia Cần sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng và tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo nhằm khuyến khích các trường xây dựng chương trình đào tạo về chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường cho sinh viên khi ra trường.
Nhà nước cần thiết lập chế tài xử phạt đối với các cơ quan và doanh nghiệp đăng ký áp dụng ISO nhưng không tuân thủ quy trình và không đảm bảo chất lượng như đã cam kết Việc tịch thu chứng chỉ ISO của những doanh nghiệp này sẽ nâng cao ý thức và trách nhiệm trong công việc của họ.
Tiểu kết chương 3 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng, giúp các nghiệp vụ được thực hiện theo quy trình rõ ràng Việc áp dụng tiêu chuẩn này đã cải thiện công tác văn phòng tại doanh nghiệp Intracom, giảm thiểu sức lao động và nâng cao chất lượng công việc Đồng thời, tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên cũng được cải thiện Trong tương lai, ban lãnh đạo cần triển khai mạnh mẽ hơn nữa việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng và hoạt động của doanh nghiệp.
Chương 3 tác giả đưa ra những giải pháp nhằm về nhận thức của ban lãnh đạo, công tác phổ biến, hướng dẫn, tuyên truyền, liên kết với các đơn vị đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và bồi dưỡng kiến thức về công tác ISO, tiếp đến là việc ban hành hướng dẫn , chỉnh sửa cải tiến các quy trình mà trong quá trình áp dụng cảm thấy không hoàn thiện, doanh nghiệp cũng cần bổ sung nhân sự trong công tác văn phòng, để công tác văn phòng được nâng cao hơn nữa khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm cơ sở vật chất, trang thiết bị áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, cần phải tiến hành các cuộc kiểm tra đánh giá chất lượng để từ đó là cơ sở cho việc khen thưởng, kỷ luật cho những đơn vị, cá nhân thực hiện tốt việc áp dụng ISO trong hoạt động văn phòng nói riêng và trong hoạn động sản xuất kinh doanh nói chung
Để các doanh nghiệp Việt Nam có thể áp dụng hiệu quả hệ thống ISO, cần có sự nỗ lực từ cả phía doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý Nhà nước Hiện tại, Việt Nam chưa có nhiều cơ chế hỗ trợ cho việc áp dụng ISO, do đó, Nhà nước cần ban hành các văn bản pháp luật có hiệu lực cao nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc quy trình này Bên cạnh đó, việc xây dựng các chính sách hỗ trợ sẽ giúp tổ chức ISO được triển khai rộng rãi hơn, không chỉ cho các doanh nghiệp nói chung mà đặc biệt cho Intracom.
Trong những năm qua, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại doanh nghiệp Intracom đã giúp cải thiện chất lượng công việc và nâng cao tác phong làm việc của cán bộ công nhân viên Tuy nhiên, bên cạnh những thành công đạt được, doanh nghiệp vẫn gặp phải một số hạn chế trong quá trình áp dụng ISO, đòi hỏi ban lãnh đạo cần tích cực hơn trong việc cập nhật và cải tiến quy trình để phù hợp với thực tiễn Để nâng cao hiệu quả, Intracom cần đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn nhân lực, đồng thời mời chuyên gia tư vấn và đào tạo về nghiệp vụ văn phòng cũng như kiến thức về ISO Dưới góc độ nghiên cứu, tôi đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm hỗ trợ cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty.
- Thứ nhất, quan trọng nhất lãnh đạo doanh nghiệp luôn giữ vững chủ trương, chính sách áp dụng ISO nhằm cải thiện chất lượng
- Thứ hai, cần triển khai triệt để, đồng bộ công tác áp dụng ISO đến mọi lĩnhvực hoạt động của doanh nghiệp
- Thứ ba, doanh nghiệp cần có những chính sách khuyến khích các CBCNV có tinh thần trách nhiệm và thực hiện tốt việc áp dụng ISO
Cơ quan Quản lý nhà nước cần tăng cường các quy định chặt chẽ hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, đồng thời ban hành các chính sách khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng ISO nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Sinh viên cần nghiên cứu kỹ lưỡng về tiêu chuẩn ISO để chuẩn bị tốt cho công việc sau khi ra trường, giúp họ tự tin và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Khóa luận này chỉ mới trình bày những kết quả nghiên cứu bước đầu và còn nhiều vấn đề cần tiếp tục khai thác Hy vọng rằng trong tương lai, các nghiên cứu sẽ đi sâu hơn vào vấn đề này, giúp doanh nghiệp khắc phục những tồn tại và phát huy những ưu điểm của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Bộ Khoa học và Công nghệ, Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 26 tháng 12 năm 2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
2 Bộ Khoa học và Công nghệ, Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nước đối với chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong cơ quan hành chính Nhà nước
