8. Cấu trúc của Đề tài
1.3. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phịng
1.3.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng.
Trong cơng tác văn phịng khơng phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phịng ở Cơng ty Intracom đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản; + Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý nhân sự; + Tổ chức sự kiện; + Kiểm soát tài liệu; + Kiểm soát cơng việc.
Ngồi những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn phòng, các bộ phận, phịng ban chun mơn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng; đấu thầu...
1.3.3.Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong cơng tác văn phịng
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phịng phải trải qua gồm ba giai đoạn gồm tám bước.
Giai đoạn 1. Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
- Cam kết của lãnh đạo
- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm cơng tác và chỉ định người đại diện - Chọn tổ chức tư vấn (nếu cần)
- Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện.[7, 174]
Giai đoạn 2. Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
- Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng - Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động [7, 174]
Giai đoạn 3. Chứng nhận
- Đánh giá trước chứng nhận - Hành động khắc phục - Chứng nhận
- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại - Duy trì, cải tiến, đổi mới .
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ được chia thành tám bước cụ thể như sau:
Bước 1. Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
- Thấy được ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phịng.
- Lãnh đạo doanh nghiệp định hướng các hoạt động của hệ thống, các định mục tiêu, phạm vi áp dụng.
Bước 2. Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008
- Thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2008 tại doanh nghiệp gồm đại diện lãnh đạo và đại diện các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3. Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
- Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Xác định yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện.
- Sau khi đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4. Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008
- Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
Bước 5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
- Doanh nghiệp cần áp dụng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.
- Doanh nghiệp cần thực hiện:
+ Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức về ISO 9001:2008.
+ Hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
+ Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
+Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp [7, 175-176].
Bước 6. Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
- Đánh giá nội bộ là nhằm xem xét được xây dựng, thực hiện, duy trì và có hiệu lực, đáp ứng các u cầu tiêu chuẩn đặt ra, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục hoặc cải tiến.
- Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận:
- Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng nhận.
- Đánh giá trước chứng nhận: Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính doanh nghiệp thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện [7, 176]
Bước 7. Tiến hành đánh giá chứng nhận
- Tổ chức chứng nhận được doanh nghiệp lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức của doanh nghiệp. Nếu phù hợp, doanh nghiệp được cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Bước 8. Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
- Tại bước này, doanh nghiệp cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến khơng ngừng của doanh nghiệp [7, 176-177].
1.3.4.Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơng văn phịng
Nhằm tạo điều kiện phát huy tối đa hiệu quả, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phịng có một số u cầu sau:
Thứ nhất, yêu cầu về hệ thống văn bản mơ tả quy trình.
- Hệ thống các văn bản mơ tả các quy trình quản lý chất lượng phải viết một cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế.
Thứ hai, yêu cầu về con người ( nguồn nhân lực).
- Yếu tố con người ln là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định của mọi cơ quan, tổ chức. Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác của tất cả các đối tượng có liên quan. Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất cả các đối tượng phải thực hiện đúng theo như các mô tả đã được biên soạn và phê duyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng.
Thứ ba, yêu cầu về công nghệ thiết bị,cơ sở vật chất.
- Cơng tác hành chính ngày nay khơng cịn đơn thuần là nghề bàn giấy một cách đơn thuần, các yếu tố cơng nghệ thơng tin góp phần quan trọng trong cơng tác hành chính ngày càng hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác hành chính cũng địi hỏi trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Thứ tư, yêu cầu về quy mô của cơ quan, doanh nghiệp.
- Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ... và cho mọi quy mô hoạt động. Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát quy mơ, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu cơng việc để tạo được hiệu quả công việc cao nhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức.
Thứ năm, yêu cầu đảm bảo tính cơng khai, minh bạch.
- Đảm bảo tính cơng khai, minh bạch: Trong quá trình áp dụng ISO trong cơng tác văn phịng. Sự cơng khai minh bạch thể hiện ở chỗ các tài liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải được phổ biến rộng rãi cho tồn bộ cán bộ,
nhân viên trong văn phịng thậm chí trong tồn doanh nghiệp. Ví dụ, đối với các nghiệp vụ mang tính đặc thù như văn thư – lưu trữ thì việc cơng khai, minh bạch các văn bản, quy trình phải diễn ra trong phạm vi tồn doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các phòng ban, cho từng cán bộ nhân viên thực hiện một cách thống nhất, đồng bộ và nghiêm chỉnh.
Thứ sáu, yêu cầu đảm bảo tính thống nhất.
- Áp dụng tiêu chuẩn 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này. Sự thống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của tổ chức, tạo guồng máy làm việc trơi chảy, chính xác.
Thứ bảy, yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục.
- Tính liên tục: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phịng phải đảm bảo tính liên tục, vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả mang lại khơng cao, thậm chí làm cho quá trình giải quyết cơng việc gặp nhiều khó khăn hơn.
Để việc đưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phịng của cơ quan, doanh nghiệp được hiệu quả.mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần phải xây dụng kế hoạch, những định hướng và nghiêm túc thực hiện có như vậy việc ứng dựng ISO trong cơng tác văn phịng mới đạt kết quả cao.
Tóm lại, Cơng ty CP Intracom sau quá trình chuẩn bị cho công tác áp
dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đến nay trải qua 5 năm hoàn thiện và đưa vào áp dụng trong tồn doanh nghiệp đã có những chuyển biến tích cực. Do đó, nhận thức đúng về vai trò của HTQLCL và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là việc hết sức quan trọng để cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp đang và sẽ triển khai có một cái nhìn tổng qt nhất. Trên cơ sở đó, cơ quan, doanh nghiệp sẽ xác định được vai trò, tầm quan trọng và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức từ đó tạo dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, thái độ tích cực, khơng ngừng cải tiến để nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.
Tiểu kết chương 1.
Chương 1 tác giả đã khái quát một cách tổng quát những nội dung cơ bản nhất về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO. Việc đưa ra các khái niệm về chất lượng, quản lý chất lượng, giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO, nguyên tắc hoạt động và vai trị của cơng tác áp dụng ISO mang lại, chính là cơ sở lý luận giúp cho tác giả hệ thống lại kiến thức về lý luận và cả pháp lý để nghiên cứu, so sánh và đánh giá chính xác thực trạng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phịng tại CTCP Intracom. Đây cũng chính là nội dung chính của chương 2 mà chúng tơi sẽ trình bày dưới đây.
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP INTRACOM
2.1. Khái quát về công ty CP INTRACOM
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP Intracom.
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom)
Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation constructijoint stock Company
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp
Mã số thuế: 0101911295
Địa chỉ: Intracom 2 phường Phúc Diễn Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - TP. Hà Nội
Điện thoại: + 84 4 37 914 111 Fax:+ 84 4 37 914 112
Website: www.intracom.com.vn
•Chức năng của cơng ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các phịng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
Công ty CP Intracom hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: dự án khu văn phịng, dịch vụ cơng cộng và nhà ở bán-Trung Văn, dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, dự án
nhà ở xã hội-Phú Diễn, dự án thuỷ điện Nậm Pung, dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, dự án thủy điện Cẩm Thủy, dự án Tổ hợp Y tế Phương Đơng.
•Nhiệm vụ, quyền hạn của doanh nghiệp
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngồi ra cơng ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các cơng trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất cơng trình, an tồn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công to lớn.
Các lĩnh vực hoạt động của công ty CP Intracom
1- Đầu tư bất động sản. 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các cơng trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện..... 5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp các cơng trình giao thơng, thủy lợi, dân dụng.
•Cơ cấu tổ chức của Cơng ty
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phịng cơng ty CP Intracom
•Chức năng của văn phịng cơng ty CP Intracom
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thơng, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc với bộ phận, cá nhân và ngược lại. Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc
thực hiện công việc, thu thập và phản hồi thơng tin một cách chính xác, kịp thời. Thứ tư: Văn phịng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển mơi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo.
Thứ bảy: Văn phịng có chức năng đảm bảo cơng tác hậu cần.
•Nhiệm vụ của văn phịng cơng ty CP Intracom
- Nhiệm vụ của Văn phịng cơng ty CP Intracom
- Nhiệm vụ làm công tác tổ chức, cán bộ
- Nhiệm vụ công tác lao động tiền lương
- Công tác quản trị hành chính
- Cơng tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ
- Nhiệm vụ truyền thong
- Nhiệm vụ đồn thể
•Cơ cấu của tổ chức Văn phòng3