CHƯƠNG 3: BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ, TRANG BỊ TRANG THIÉT BỊ CHO PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM)
3.1. Bố trí và thiết kế phòng làm việc của Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông (INTRACOM)
3.1.1. Vị trí phòng Văn thư
INTRACOM là một tổ chức lớn, có số lao động trên 1000 người và có trụ
sở chính nằm tại trung tâm thành phố Hà Nội, trong tòa nhà tương đối lớn với thiết kế hiện đại và sáng tạo.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư rộng tầm 15 m2, nằm ở những tầng giữa của tòa nhà. Nếu phòng làm việc với diện tích quá hạn hẹp sẽ gây ra
sự vướng víu, khó chịu khi làm việc. Vào những ngày hè sẽ gây cảm giác bí bách, nóng nực.Chất lượng không khí cũng là một yếu tố tác động trực tiếp đến sức khoẻ của các cán bộ văn thư lưu trữ. Một không gian chứa mùi khói thuốc, mùi mực in… trong thời gian dài sẽ gây giảm hiệu suất làm việc của hệ hô hấp
và hệ thần kinh.
Tiếng ồn đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của người làm việc. Nếu làm việc trong một môi trường có tiếng ồn bị ô nhiễm, điều này sẽ làm cho tinh thần bị phân tâm, không tập trung hết tối đa để lĩnh hội tất cả các chuyên môn đưa vào công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, phòng văn thư sẽ nằm xa cầu thang lên xuống, nằm ở vị trí tương đối kín, nhằm hạn chế đến mức tối thiểu lượng âm thanh ở bên ngoài tác động vào, bên cạnh phòng văn thư là phòng kế toán khách hàng, kế toán thanh toán và phòng kế hoạch.
. .Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của các cán bộ nhân viên, môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lí, khoa học. Môi trường làm việc có liên quan tới yếu tố thuận tiện cá nhân và đồng thời nó cũng là yếu tố giúp các cán bộ văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Công việc của nhân viên văn thư đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chắc chắn, đồng thời thường xuyên chịu một sức ép lớn từ cả cấp trên và những người xung quanh. Do đó, phòng làm việc phải là nơi mà nhân viên văn thư có thể làm việc hiệu quả, thoải mái, giảm bớt căng thẳng.
3.1.2. Ánh sáng phòng Văn thư
Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khoẻ mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc. Hệ thống ánh sáng bao gồm ánh sáng tự nhiên và nhân tạo quá mờ nhạt hay quá chói gắt hoặc không hề có
sự tồn tại của ánh sáng tự nhiên cũng khiến sức khoẻ của cán bộ văn thư lưu trữ
bị ảnh hưởng không nhỏ. Ánh sáng tự nhiên là loại ánh sáng tốt hơn cho nhân viên cả về tinh thần lẫn hiệu suất làm việc nên việc bố trí phòng làm việc cần
có cửa sổ để có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên. Ánh sáng trong phòng làm việc tác động đến thị lực của con người, từ đó ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của
họ, ánh sáng quá chói có thể gây đến cảm giác căng thẳng, mệt mỏi, chán nản, nếu thiếu ánh sáng gây ra cảm giác mệt mỏi, uể oải.
Đối với ánh sáng tổng thể, có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ.
Để chủ động trong việc điều tiết ánh sáng hợp lý, nên sử dụng cửa có dây kéo tạo sự thuận tiện khi sử dụng. Bên cạnh việc lấy sáng tổng thể từ ánh sáng tự nhiên, cần bố trí thêm nguồn sáng từ đèn trần, ánh sáng nhẹ dịu lan toả từ bóng đèn trần sẽ giảm bớt cảm giác chói mắt khi làm việc.
Sử dụng giàn đèn led, mỗi đèn có cường độ nhẹ không lóa mắt, ánh sáng là ánh sáng trắng phù hợp với sàn và trần làm tăng độ phản chiếu trong phòng, giúp dàn đều lượng ánh sáng giảm chói. Ánh sáng cần kết hợp hài hòa giữa nguồn sáng tự nhiên và nguồn sáng nhân tạo.
Đèn led văn phòng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tại văn phòng của các công ty. Trước tiên, cần tính số lượng bóng thích hợp, đủ sáng cho văn phòng. Phòng văn thư rộng tầm 15m2 thì cần thiết kế
4 bóng đèn led panel với tính thẩm mỹ, độ chiếu sáng cao, dễ dàng lắp đặt và
tiết kiệm số lượng bóng. Loại đèn led panel này tháo lắp và thay thế rất đơn giản.
Một văn phòng làm việc được cung cấp với đầy đủ ánh sáng không chỉ giúp dễ nhìn mà còn giúp cải thiện năng suất và chất lượng cuộc sống một cách hiệu quả.
3.1.3. Màu sắc phòng Văn thư
Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc. Những tone màu trung tính như màu trắng, màu ghi,.. luôn khiến cảm giác thấy dễ dàng tập trung cho công việc, kích thích sự nhiệt huyết hơn đối với những không gian sử dụng màu tương phản hay tone màu nóng như vàng, đỏ,.. Quá lạm dụng màu sắc trong không gian làm việc sẽ khiến cán bộ nhân viên cảm thấy ức chế thị giác và khó chịu.
3.1.4. Trần nhà và sàn nhà
Trần nhà: Màu trắng với hệ số phản chiếu cao kết hợp với ánh sáng đèn
hoặc ánh sáng tự nhiên làm không gian sáng lên và thông thoáng hơn.
Sàn nhà: Ốp gạch hoa màu kem, họa tiết đơn giản.
Có thể sử dụng thảm trải sàn, giúp không gian làm việc đẹp, hiện đại và chuyên nghiệp. Nếu có lớp thảm dịu mát, êm ái cùng tính năng không dẫn điện, không dẫn lửa thì chẳng cần lo ngại nhiều về sự an toàn. Việc trải một lớp thảm lên bề mặt sàn sẽ giúp hạn chế tiếng ồn do các hoạt động đi lại, xê dịch đồ đạc diễn ra tại văn phòng. Từ đó, không gian trở nên yên tĩnh và dễ chịu hơn.
Sử dụng thảm ghi một màu, chỉ một màu sắc bao trùm cả không gian sàn nhà nhưng lại tạo ấn tượng bởi sự đồng nhất, từ đó cho thấy tính chuyên nghiệp của môi trường công sở.
Thảm màu xanh giúp đầu óc được thư thái, nhờ đó mà hiệu quả làm việc
và sức sáng tạo được tăng lên đáng kể.
3.1.5. Vách ngăn
Vách ngăn là những tấm vách ngăn được sử dụng để ngăn cách không gian phòng làm việc. Cũng như các vị trí ngồi trên bàn làm việc của nhân viên. Ở tại các công ty, cơ quan, văn phòng, môi trường công sở hiện đại. Thì vách ngăn được sử dụng rất phổ biến. Giúp tạo ra không gian làm việc riêng tư, thoải mái, tiện nghi. Và giúp phòng tránh các bệnh văn phòng hiệu quả.
So với việc xây dựng bức tường kiên cố, việc sử dụng vách ngăn cho phép tạo ra sự liên kết chặt chẽ. Giữa các khu vực văn phòng làm việc khác nhau. Từ
đó góp phần nâng cao sự tương tác, đoàn kết giữa nhân viên. Mang đến hiệu quả cao trong công việc chung tập thể.
Đối với những không gian làm việc đòi hỏi sự riêng tư cao thì vách ngăn mang đến không gian làm việc độc lập, yên tĩnh, riêng tư. Khi đó nhân viên văn thư thoải sức sáng tạo, phát triển ý tưởng mới cho công việc.
Nhân viên văn thư có thể viết kế hoạch tuần lên vách ngăn để dễ theo dõi. Cuộc họp của phòng thì dùng bút lông viết ý chính lên, rồi xóa đi để viết tiếp. Vừa tiết kiệm chi phí mua bảng lại tiết kiệm không gian.
3.1.6. Cửa sổ và rèm
- Cửa sổ
Phòng văn thư có 1 cửa sổ. Cửa sổ là nơi nạp sinh khí và sát khí. Cửa sổ sử dụng kính cách âm, không màu, có rèm che để điều chỉnh ánh sáng vào phòng cho phù hợp. Cửa kính thuận tiện cho việc lau chùi.
Cửa sổ có kích thước tương đối lớn, khi nhìn ra có thể nhìn được một khoảng không rộng lớn, tạo không gian thư thái cho văn thư.
- Rèm cửa
Rèm là một trong những món nội thất quan trọng trong mọi không gian làm việc chốn văn phòng. Thiết kế đơn giản, trang trọng, mang dáng vẽ hiện đại mà tinh tế, bộ màn cuốn thường được lắp cho những mặt dựng kính lớn của các văn phòng làm việc hiện đại.
Rèm cuốn hoạt động theo cách cuốn lên, xả xuống nên rèm cuốn có tính năng che và cản nắng rất tốt. Bên cạnh đó, thiết kế rèm cuốn có độ bền cao, gọn gàng trong quá trình sử dụng.
Rèm cuốn văn phòng có tác dụng chắn sáng tốt, hạn chế khói bụi, dễ dàng
vệ sinh hay giúp căn phòng hạ nhiệt trong những ngày nắng nóng (vì rèm cuốn không hấp thụ nhiệt). Nên sử dụng rèm cuốn tự động (dùng remote để điều chỉnh) để không phải đứng lên ngồi xuống điều hỉnh rèm nhiều, tiết kiệm thời gian.
Những rèm có gam màu nhạt được sử dụng tạo không gian hài hòa, thoáng đãng và rộng lớn. Tạo cảm giác nhẹ nhõm, thư thái. Đây cũng là màu rất sang trọng có tác dụng trang trí hiệu quả.
3.1.7. Cây xanh
Cây xanh đặt ở các góc tường hoặc bên cạnh bàn làm việc tạo cảm giác thư thái gần gũi với thiên nhiên, có khả năng hút bụi, làm sạch không khí, đặc biệt là bệnh về đường hô hấp, vừa giúp không khí trong lành vừa giúp giải tỏa khi căng thẳng.
Màu xanh lá cây sẽ giúp cho đầu óc nhân viên được thư thái khi muốn tạm dừng công việc. Màu xanh cũng làm tăng tính kiên nhẫn của con người, giúp nhân viên bình tĩnh và giải quyết công việc một cách hợp lý nhất. Theo các nghiên cứu, không gian văn phòng có cây xanh, được bố trí hợp lý là bí quyết giúp cải thiện tâm trạng và năng suất làm việc của nhân viên lên gấp 3 lần.