Học phần: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ

Tiểu luận: Thực trạng lập hồ sơ tại UBND phường Nhật Tân:Cơ sở lý luận về thực trạng lập hồ sơ tại UBND phường Nhật TânThực trạng lập hồ sơ tại UBND phường Nhật TânMột số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND phường Nhật Tân

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần : Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ Mã phách : …………………………………………………… HÀ NỘI – 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Thực trạng lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các kết nghiên cứu tơi tự tìm hiểu, phân tích, thu thập liệu mà khơng làm ảnh hưởng đến cá nhân khác Bài tiểu luận cơng sức tơi tìm hiểu nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Trân trọng cảm ơn thầy cô hướng dẫn giảng dạy, truyền đạt kiến thức bổ ích thời gian học tập vừa qua Với vốn kiến thức tiếp thu trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu mà hành trang kho báu để bước vào đời cách vững tự tin Có lẽ kiến thức vơ hạn mà tiếp nhận kiến thức thân người ln tồn hạn chế định Do đó,trong q trình làm nghiên cứu khó tránh khỏi sai sót, mong q thầy bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, cịn thiếu sót nên mong nhận ý kiến đóng góp thầy, để tơi học thêm kiến thức, có thêm kinh nghiệm để tiểu luận hoàn thiện hoàn thành tiểu luận tới tốt Cuối cùng, kính chúc quý thầy cô dồi sức khỏe hạnh phúc thành công nghiệp cao quý Xin chân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2021 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND: Uỷ ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa nghiên cứu đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN 1.1 Một số khái niệm 1.2 Vị trí, vai trị cơng tác lập hồ sơ quan 1.3 Những nguyên tắc lập hồ sơ 1.4 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ CHƯƠNG THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN 2.1 Giới thiệu khái quát UBND phường Nhật Tân 2.2 Thực trạng lập hồ sơ tại UBND phường Nhật Tân 13 2.3 Quy trình lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân 16 2.4 Phương pháp tổ chức lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân 23 2.4.1 Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ 23 2.4.2 Nội dung lập danh mục hồ sơ: 23 CHƯƠNG 34 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN 34 3.1 Đánh giá chung cách thức lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân 34 3.2 Một số biện pháp 35 3.2.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 35 3.2.2 Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 36 3.2.3 Kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 36 3.2.4 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan: 37 3.2.5 Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC 39 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lập hồ sơ cơng việc thường xun có ví trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị, nâng cao chất lượng, hiệu suất giải công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần Trong thời gian qua có nhiều quan, tổ chức, cá nhân thực tốt cơng tác lập hồ sơ.Tuy nhiên, khơng quan, tổ chức, cá nhân chưa tuân thủ quy định pháp luật việc lập hồ sơ hành quan, tổ chức nhiều hạn chế dẫn đến hậu cần tra cứu tài liệu khơng tìm thấy tìm thấy nhiều thời gian, công sức làm ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng, hiệu cơng việc Vì vậy, tơi định lựa chọn đề tài “ Thực trạng lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân” để tìm hiểu rõ thực trạng trình lập hồ sơ UBND phường Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Thực trạng lập hồ sơ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 2.2 Phạm vi nghiên cứu Về không gian: đề tài lấy Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để khảo sát nghiên cứu Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu Với đề tài mục tiêu muốn hướng tới sau: Tìm hiểu thực trạng quy trình lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Trên sở đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động giai đoạn 3.2 Nhiệm vụ: Tìm hiểu thực trạng quy trình lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân nhằm nêu ưu điểm, tích cực mặt hạn chế, nhược điểm đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Phương pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ khoa học đề tài đặt ra, luận văn áp dụng phương pháp sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu kênh thông tin như: mạng internet, sách, báo, đài, … Phương pháp điều tra Phương pháp quy nạp, tổng hợp Ý nghĩa nghiên cứu đề tài Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức quy trình lập hồ sơ Từ đó, thấy ưu điểm, thiếu sót q trình giải để có biện pháp nâng cao hiệu cơng lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo (và phụ lục) đề tài có cấu trúc bao gồm chương: Chương Cơ sở lý luận thực trạng lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Chương Thực trạng lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm hồ sơ Tại Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ định nghĩa sau: Hồ sơ tập gồm toàn (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung thể loại tác giả hình thành tài liệu q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Theo PGS.TS Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư 2011: Hồ sơ tập văn có liên quan vấn đề, việc hay người hình thành trình giải vấn đề, việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Theo PGS Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư (2011): Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo vấn đề, việc theo đặc điểm khác văn đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học Việc lập hồ sơ hành người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với q trình giải cơng việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo Mẫu: Danh mục hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG NHẬT TÂN Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN Năm 2020 Số ký hiệu Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo Đơn quản vị/người lập HS Ghi I TÊN ĐỀ MUC LỚN Tên đề mục nhỏ - Tiêu đề hồ sơ Bản danh mục hồ sơ có….hồ sơ, bao gồm: - ………….Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn -………….Hồ sơ bảo quản có thời hạn Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ 27 TM ỦY BAN NHÂN DÂN (Chữ ký, dấu) Họ tên - Hướng dẫn cách ghi thông tin bìa hồ sơ: Tên quan: viết tên UBND phường Thí dụ: UBND phường Nhật Tân Tên đơn vị tổ chức ghi tên mặt (lĩnh vực hoạt động) xã dịng viết đậm nét Thí dụ : Văn phòng Số : VT: vào danh mục hồ sơ để ghi (nếu khơng có danh mục hồ sơ bỏ trống) Thí dụ : 14 – VP Hồ sơ : ghi tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ, xác phản ánh khái quát nội dung vấn đề việc (hồ sơ cần lập) Từ ngày đến ngày gồm tờ: phần bỏ qua không ghi Thời hạn bảo quản: ghi thời gian quản lý hồ sơ: vĩnh viễn có thời hạn tính số năm cụ thể Phông số, mục lục số, hồ sơ số: phần cán lưu trữ ghi Mở hồ sơ có danh mục: ghi thơng tin lên bìa hồ sơ Căn vào thông tin danh mục hồ sơ xây dựng - Trường hợp chưa xây dựng danh mục hồ sơ: tiêu đề hồ sơ ghi đơn giản Ghi nội dung vấn đề cần lập hồ sơ để tiện cho việc thu thập, cập nhật văn q trình giải cơng việc vào hồ sơ 2.4.2.5 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ - Ý nghĩa: nội dung quan trọng việc lập hồ sơ công việc - Mục đích: giúp cho hồ sơ hình thành có đầy đủ văn bản, tài liệu để phản ánh vấn đề, việc hay đối tượng cụ thể; giúp cho nghiên cứu xác, rõ ràng, đầy đủ thơng tin 28 Hồ sơ sau thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu tiến hành dược thao tác nghiệp vụ xếp văn bản, tài liệu biên mục hồ sơ để chuẩn bị cho việc nộp lưu hồ sơ Khi hồ sơ mở: văn nguồn văn tài liệu giải hay giải xong công việc thu thập đưa vào hồ sơ - Nguồn thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Văn đi, văn đến, phiếu trình; ý kiến tham gia phận chức năng; ý kiến đạo giải lãnh đạo; tài liệu liên quan (nếu có) Lưu ý thu thập: - Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình có liên quan - Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo dõi giải vào hồ sơ - Trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu công chức chuyên môn thực Thí du: Cơng chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm lập hồ sơ thuộc lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch theo dõi thực 2.4.2.6 Kết thúc biên mục hồ sơ Sau giải xong cơng việc hồ sơ kết thúc Để hồn chỉnh hồ sơ cơng việc, cơng chức chun mơn UBND phường theo dõi, giải có trách nhiệm thực thủ tục kết thúc biên mục hồ sơ Công việc thực cụ thể sau: B1: Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Trong trình thu thập, bổ sung lập hồ sơ, hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu phân chia thành tập - đơn vị bảo quản cách hợp lý (mỗi tập/ đơn vị bảo quản không nên dày cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng B2: Xác định giá trị văn bản, tài liệu hồ sơ: 29 - Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa; nháp, thảo có (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham khảo khác nhau); tài liệu tham khảo không thực cần thiết - Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp (căn vào thực tế tài liệu) B3: Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Mục đích: cố định trật tự văn bản, tài liệu; đảm bảo mối liên kết chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho theo dõi, nghiên cứu giải công việc hàng ngày tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự thời gian diễn biến việc, phản ánh nội dung công việc diễn (theo mục b, khoản điều 10 Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ) Nếu hồ sơ có phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình nên đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa cất vào hộp xếp vào cuối hồ sơ B4: Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ Trường hợp công việc kết thúc, thành phần, nội dung văn bản, tài liệu hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục, người lập chỉnh sửa hoàn thiện lại tiêu đề hồ sơ theo thực tế B5: Biên mục hồ sơ - Mục đích: Quản lý theo dõi văn bản, tài liệu có bên hồ sơ phục vụ cho việc nghiên cứu thuận tiện; Giúp cho tra tìm văn bản, tài liệu hồ sơ nhanh chóng - Nội dung biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ : Mỗi tờ văn hồ sơ đuợc đánh số vào góc phải, phía tờ văn Phương pháp đánh số tờ: Dùng chữ số ả rập để đánh số tờ Thí dụ: 01, 02, 03, , dùng bút chì đen ký hiệu 2B, 4B, không dùng bút mực để đánh số tờ 30 Khi đánh số tờ cần ý : - Nếu văn có khổ giấy lớn A4 đánh số tờ phải gấp văn khổ A4 đánh số thứ tự - Nếu văn có ảnh kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu phải cho ảnh vào phong bì đính kèm với văn - Trường hợp đánh sót phải thêm ký hiệu a, b, c vào sau số sót Ví dụ: 20, 20a, 20b, 20c - Trường hợp đánh nhảy số đánh lại ghi vào chứng từ kết thúc để tiện cho quản lý, theo dõi văn bản, tài liệu hồ sơ + Viết mục lục văn bản: Mục lục văn là: thống kê tất văn bản, tài liệu hồ sơ; giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung văn vị trí xếp chúng hồ sơ để tra tìm dễ dàng, thuận lợi Ngồi cịn nhằm mục đích thống kê cố định thứ tự xếp văn hồ sơ nhằm bảo quản tốt Mục lục văn hồ sơ in sẵn trang trang bìa hồ sơ viết thành tờ riêng xếp trước văn hồ sơ Thơng thường hồ sơ có giá trị lưu trữ hồ sơ có từ ba văn trở lên cần lập mục lục Mục lục văn có mẫu sau: MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số:Tập số: STT 1 Số ký hiệu Ngày tháng văn văn 14/KHUBND 01/01/2016 Tác giả Trích yếu nội văn dung văn bản UBND Kế hoạch xây dựng phường phát triển Kinh Nhật tế Tân phường Nhật Tân 31 xã hội Tờ số Ghi 01 từ năm 2020 đến năm 2021 + Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc ghi chép thông tin cần thiết hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ Các thơng tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm số lượng tờ văn bản; số lượng tờ mục lục văn bản; trạng thái vật lý văn bản, tài liệu có bên hồ sơ (Thí dụ chất lượng văn bản, tài liệu bị rách, mờ ); ngày tháng năm lập hồ sơ; người lập hồ sơ Khi viết chứng từ kết thúc cần phải viết rõ, xác đầy đủ theo qui định Người lập hồ sơ có trách nhiệm viết chứng từ kết thúc ghi xác ngày tháng lập hồ sơ ký tên vào chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc in sẵn đánh máy để vào vị trí cuối hồ sơ sau tờ văn cuối hồ sơ Chứng từ kết thúc có nội dung thơng tin sau: 32 + Viết bìa hồ sơ: Đây công việc cuối lập hồ sơ cơng việc Mục đích giới thiệu tóm tắt đầy đủ thông tin hồ sơ lập; chuẩn bị cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm Chữ viết bìa hồ sơ phải rõ ràng, dễ đọc, trình bày thơng tin bìa hồ sơ phải xác, kỹ thuật làm bật yếu tố thơng tin chủ yếu Bìa hồ sơ cấu thành thành phần: Tên quan; tên đơn vị tổ chức (mặt hoạt động); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản; số lưu trữ - Kiểm tra việc lập hồ sơ Định kỳ hàng quý, cán văn thư đến đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ cán bộ, nhân viên quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đầy đủ chưa Kiểm tra hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ xác chưa Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán thừa hành Cuối năm cán văn thư cần kiểm tra hướng dẫn việc xếp, thống kê hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu Tiểu kết chương Nội dung chương đề cập đến thực trạng quy trình lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân Trong chương 2, từ kiến thức thu thập thông qua internet, sách báo việc khảo sát thực tế UBND phường Nhật Tân tìm hiểu chi tiết quy trình lập hồ sơ Từ đó, tơi có nhìn khái quát thuận lợi bất lợi, điểm mạnh điểm yếu tồn đọng đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác lậ hồ sơ UBND phường Nhật Tân 33 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG NHẬT TÂN 3.1 Đánh giá chung cách thức lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân 3.1.1 Về mặt ưu điểm Do nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lưu trữ giá trị tài liệu hồ sơ nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, UBND phường thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ Những năm gần Lãnh đạo UBND phường nói chung giành phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ UBND phường dành diện tích tương ứng để làm kho lưu trữ; thiết kế hệ thống phịng chống cháy nổ cho tồn trụ sở làm việc, hệ thống đường điện thiết kế theo quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ học tập để nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ Vì vậy, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ tăng số lượng chất lượng Công tác nghiệp vụ lưu trữ trọng thường xuyên, đặc biệt cán lưu trữ làm công tác lưu trữ UBND phường Nhật Tân đào tạo bản, bảo đảm đủ số lượng Các sách, chế độ cán làm công tác lưu trữ Lãnh đạo UBND phường thực quan tâm thực đầy đủ Công tác thu thập hồ sơ tiến hành thuờng xuyên; hàng năm kho lưu trữ thu khoảng 90% hồ sơ cơng việc có hiệu lực pháp luật thi hành; hồ sơ, tài liệu thu bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu đáp ứng yêu cầu 34 3.1.2 Về mặt hạn chế Công tác quản lý hồ sơ UBND phường Nhật Tân đạt số thành tựu đáng khích lệ, việc nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ án nên công tác cịn bộc lộ số thiếu sót sau: + Cán làm công tác lưu trữ quan cịn yếu chun mơn; cán làm cơng tác lưu trữ UBND phường Nhật Tân làm kiêm nhiệm kiêm nhiệm thời gian ngắn nên không nắm khâu nghiệp vụ chí khơng nắm số lượng hồ sơ lưu trữ kho bao nhiêu; + Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa quan tâm mức; kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ cịn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa thực + Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ án chưa phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng yêu cầu công tác nhu cầu xã hội nay; + Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ UBND phường chưa thực hiện, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu + Công tác kiểm tra, đạo nghiệp vụ chưa UBND phường Nhật Tân thực thường xuyên, việc ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ thống tồn xã cịn chậm, chưa thường xun tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ 3.2 Một số biện pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Không ngừng thông tin, tuyên truyền hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trước hết cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị 35 định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác Văn thư; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đồng thời đưa cơng tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xun quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm quan, tổ chức 3.2.2 Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan quy định cụ thể thông qua văn Nhà nước Đồng thời để quan có chức tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan theo quy định hành Nhà nước 3.2.3 Kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Bộ phận lưu trữ thực thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Như vậy, 36 việc kiện toàn tổ chức máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải quan tâm cho phù hợp với nội dung cơng việc 3.2.4 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan: Tiến hành rà sốt lại số lượng, chất lượng vị trí việc làm đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần thực sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ quy định văn Bộ Nội vụ Các cấp, ngành trọng việc xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách 3.2.5 Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phịng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho cơng tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Tiểu kết chương Trong chương nêu mặt ưu điểm, hạn chế công tác lập hồ sơ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ phục vụ hoạt động UBND phường Nhật Tân Đó giải pháp nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua; tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành; kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 37 KẾT LUẬN Công tác lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân năm qua đem lại nhiều hiệu tích cực, cịn số khó khăn vướng mắc có quan tâm lãnh đạo, đạo liệt Đảng ủy – HĐND – UBND quận nỗ lực phấn đấu cấp, ngành cán bộ, công chức, công tác tổ chức lập hồ sơ cơng việc góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy Nhà nước phường Nhật Tân Qua việc nghiên cứu công tác lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân, tơi có nhiều kiến thức học phần chuyên ngành Với thời gian vơ ngắn ngủi, mắc phải khơng khó khăn trở ngại nên việc sai sót khơng thể tránh khỏi, với nhiều tinh thần nỗ lực, cầu tiến nỗ lực với việc vận động khéo léo giúp đề tài đạt nhiều thành công dự kiến Hy vọng với đề tài nghiên cứu giúp ích việc lập hồ sơ quan nhà nước TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 Bộ Nội vụ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức PGS Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Cổng thông tin điện tử UBND phường Nhật Tân PHỤ LỤC 39 40 41 ... vào lưu trữ đạt yêu cầu Lập hồ sơ chỉnh lý: việc phục hồi lập hồ sơ, tiến hành công việc giải xong mà tài liệu cơng việc khơng lập thành hồ sơ Lập hồ sơ chỉnh lý cán lưu trữ lập trình chỉnh lý. .. số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ 2.4 Phương pháp tổ chức lập hồ sơ UBND phường Nhật Tân 2.4.1 Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Khái niệm danh mục hồ sơ: Bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình... Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có Danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu tiêu đề vào bìa Trong