Báo cáo thực tập thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng ubnd huyện lộc hà, tỉnh hà tĩnh

Báo cáo thực tập thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng ubnd huyện lộc hà, tỉnh hà tĩnh: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 1. Giới thiệu về UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1. Chức năng 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 3.2. Chức năng của mỗi đơn vị trong cơ cấu tổ chức 4. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà 4.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 4.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 4.2.1. Vị trí, chức năng 4.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 4.3. Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 4.3.1 Vị trí việc làm 4.3.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 2. Mục tiêu của đề tài 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6. Phương pháp nghiên cứu 7. Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ 1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 1.2. Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ 1.2.1. Khái niệm về công tác Lưu trữ 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ 1.2.3. Tính chất của công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.1. Thực trạng soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.2. Thực trạng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.3. Thực trạng tổ chức quản lý văn bản đi tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.4.Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.1.4.1.Lập hồ sơ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh được thực hiện qua các bước sau: 2.1.4.2.Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 2.2.Thực trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.1. Thực trạng thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.2. Thực trạng phân loại tài liệu trong lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.3. Thực trạng xác định giá trị tài liệu tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.4. Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.5. Thực trạng thống kê tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.6. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 3.1. Nhận xét 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1. Công tác văn thư 3.1.1.2. Công tác lưu trữ 3.1.2. Hạn chế 3.1.2.1. Công tác văn thư 3.1.2.2. Công tác lưu trữ 3.1.3. Nguyên nhân 3.2. Giải pháp 3.2.1. Đầu tư cơ sở vật chất 3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn thư – Lưu trữ 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng 3.3. Kiến nghị PHẦN KẾT LUẬN PHỤ LỤC

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH Địa chỉ: Thị Trấn Lộc Hà, Huyện Lộc Hà, Tỉnh Hà Tĩnh

HÀ NỘI - 2024

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Khoa Quản trị văn phòng,

Trường Học viện Hành chính Quốc gia, đặc biệt là giảng viên, đã tận tình hướngdẫn truyền đạt kiến thức cho em Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trìnhhọc không chỉ là nền tảng cho quá trình thực tập và làm báo cáo mà còn là hànhtrang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

Em chân thành cảm ơn Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh đãtạo điều kiện thuận lợi để em thực tập, trong quá trình thực tập luôn giúp đỡ em

Tuy nhiên do còn hạn chế về thời gian, phương tiện và kinh nghiệm nênchắc chắn còn rất nhiều thiếu sót về nội dung, hình thức Rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp của các thầy, cô và các bạn sinh viên

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG UBND

HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 1

1 Giới thiệu về UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 1

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2

2.1 Chức năng 2

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 5

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

3.2 Chức năng của mỗi đơn vị trong cơ cấu tổ chức 5

4 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà 8

4.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 8

4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 8

4.2.1 Vị trí, chức năng 8

4.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

4.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 11

4.3 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11

4.3.1 Vị trí việc làm 11

4.3.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

LỜI NÓI ĐẦU 17

1 Lý do chọn đề tài 17

2 Mục tiêu của đề tài 17

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 17

4 Nguồn tài liệu tham khảo 18

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 18

6 Phương pháp nghiên cứu 20

7 Bố cục đề tài 20

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ 21

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 21

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư 21

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 22

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 22

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ 23

1.2.1 Khái niệm về công tác Lưu trữ 23

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ 23

1.2.3 Tính chất của công tác lưu trữ 24

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 25

2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 25

2.1.1 Thực trạng soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 25

2.1.2 Thực trạng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 26

2.1.3 Thực trạng tổ chức quản lý văn bản đi tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 29

2.1.4.Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 35

2.1.4.1.Lập hồ sơ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh được thực hiện qua các bước sau: 35

2.1.4.2.Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 37

2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 38

2.2.Thực trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 39

2.2.1 Thực trạng thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 39

2.2.2 Thực trạng phân loại tài liệu trong lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 40

2.2.3 Thực trạng xác định giá trị tài liệu tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 41

2.2.4 Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc

Hà, tỉnh Hà Tĩnh 42

2.2.5 Thực trạng thống kê tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 42

2.2.6 Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 43

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 44

3.1 Nhận xét 44

3.1.1 Ưu điểm 44

3.1.1 Công tác văn thư 44

3.1.1.2 Công tác lưu trữ 45

3.1.2 Hạn chế 45

3.1.2.1 Công tác văn thư 45

3.1.2.2 Công tác lưu trữ 45

3.1.3 Nguyên nhân 46

3.2 Giải pháp 47

3.2.1 Đầu tư cơ sở vật chất 47

3.2.2 Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn thư – Lưu trữ 47

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 48

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng 48

3.3 Kiến nghị 49

PHẦN KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG UBND

HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH

1 Giới thiệu về UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Ủy ban nhân dân huyện Lộc Hà thuộc địa bàn huyện Lộc Hà – tỉnh Hà Tĩnh.Địa chỉ: Thị Trấn Lộc Hà, Huyện Lộc Hà, Thạch Bằng, Lộc Hà, Hà TĩnhĐiện thoại: 0239 3651 002

Huyện Lộc Hà được thành lập theo Nghị định số 20/NĐ - CP ngày07/02/2007 của Chính phủ, trên cơ sở sát nhập 7 xã vùng hạ của huyện Can Lộc

và 6 xã vùng biển cửa của huyện Thạch Hà Là huyện đồng bằng ven biển, códiện tích tự nhiên 11.830 ha, dân số hơn 8,3 vạn người Địa giới hành chính củahuyện được xác định bởi phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp huyện CanLộc, phía Nam giáp huyện Thạch Hà và Thành phố Hà Tĩnh, phía Bắc giáphuyện Nghi Xuân

Lộc Hà, một vùng đất địa linh nhân kiệt, giàu truyền thống văn hóa, cáchmạng và anh hùng như: Mai Thúc Loan, vị Hoàng đế có công đánh đuổi quânxâm lược nhà Đường, ở xã Mai Phụ; Bình chương Đô đốc Phan Huy Cận,Thượng thư Phan Huy Ích, nhà bác học Phan Huy Chú… ở xã Thạch Châu; Tamnguyên Hoàng giáp Tể tướng Nguyễn Văn Giai và dòng họ Nguyễn Đức LụcChi nổi tiếng về truyền thống yêu nước, văn chương và khoa bảng ở xã ÍchHậu…

Trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cứu nước, vùng đấtnày luôn là cái nôi của cao trào Xô Viết Nghệ Tĩnh và các phong trào cáchmạng, nơi Chi bộ Đỉnh Lự là Chi bộ đầu tiên của Đảng bộ tỉnh Hà Tĩnh ra đời.Con người Lộc Hà xưa và nay đã không ngừng vươn lên để tạo dựng đời sốngtinh thần phong phú, lưu lại cho muôn đời sau những giá trị văn hóa to lớn, gìngiữ nhiều lễ hội và di tích độc đáo, giàu bản sắc dân tộc…

Tiếp tục phát huy các giá trị truyền thống, Đảng bộ và nhân dân Lộc Hàhôm nay đã không ngừng nỗ lực phấn đấu để đẩy mạnh phát triển kinh tế - xãhội, đảm bảo quốc phòng - an ninh, giữ vững ổn định chính trị Sau 5 năm phấnđấu tích cực, Lộc Hà đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ trong phát triển

kinh tế với tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân đạt 11%, nông nghiệp đượcmùa khá toàn diện, sản xuất công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp ngày càng pháttriển, thu ngân sách tăng gấp 5 lần so với năm mới thành lập, tỷ lệ hộ nghèogiảm rõ rệt, đời sống của nhân dân ngày càng được nâng lên… Trong lĩnh vựcgiáo dục, y tế đã đạt những kết quả quan trọng: cơ sở vật chất khang trang hơn,trang thiết bị dạy học được tăng cường, 60% trường đạt chuẩn quốc gia; bệnhviện mới với 160 giường bệnh đã được đầu tư xây dựng, 100% trạm y tế xã cóbác sỹ và đã đạt chuẩn quốc gia, công tác chăm sóc sức khỏe cho nhân dân từngbước được cải thiện Đặc biệt, từ khi thành lập đến nay, trên địa bàn huyện đã cónhiều công trình, dự án trọng điểm đã và đang được triển khai xây dựng như:ngọt hóa sông Nghèn, đường Quốc lộ 1A đi mỏ sắt Thạch Khê, Tỉnh lộ 9, Tỉnh

lộ 7, kè biển… cùng hàng trăm công trình lớn nhỏ khác, góp phần phục vụ đắclực cho công cuộc phát triển kinh tế - xã hội và làm cho bộ mặt nông thôn Lộc

Hà ngày càng khởi sắc, khang trang, thay da đổi thịt

Cùng với sự ra đời của huyện Lộc Hà, Ủy ban nhân dân huyện Lộc Hàđược thành lập nhằm mục tiêu xây dựng, phát triển và thay đổi dần bộ mặt củahuyện, đi lên từ những khó khăn hạn chế để từ đó, nâng cao về cả vật chất, trình

độ chuyên môn và hạ tầng của huyện

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

2.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xãhội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở.

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

3 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

i Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậuquả thiên tai, bão lụt;

j Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

3.2 Chức năng của mỗi đơn vị trong cơ cấu tổ chức

- Phòng Nội vụ

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấungạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việclàm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việctrong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viênchức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệpcông lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán

bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những

người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; vănthư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.

- Phòng Tư pháp

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành phápluật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính,phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi,

hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quyđịnh của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hànhchính

- Phòng Tài chính - Kế hoạch

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về; Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp vàthống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển

và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo)

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xãhội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thấtnghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻem; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội

- Phòng Văn hóa và Thông tin

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưuchính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; báo chí; xuấtbản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo

và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trườnghọc và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chấtlượng giáo dục và đào tạo

- Thanh tra huyện

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản

lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạnthanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy địnhcủa pháp luật

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạtđộng của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy bannhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thôngtin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạohoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửaliên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnhvực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơđến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết vànhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức

- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triểnnông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nôngsản, lâm sản, thủy sản, muối; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn,kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghềnông thôn;

4 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà

4.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng

- Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

2 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biênchế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

4.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

a, Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thủ trưởng cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện:

1 Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhândân huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyềnquản lý Nhà nước được giao trên địa bàn huyện và chịu sự kiểm tra, hướng dẫn,chỉ đạo về công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn, cơ quanthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan chuyên môn cấptỉnh)

2 Chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, PhóChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thựchiện được phải kịp thời báo cáo và nêu rõ lý do

3 Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dânhuyện giải quyết các công việc sau:

- Giải quyết những kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến chứcnăng, thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình; trình Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện những việc vượt thẩm quyền hoặc những việc đã phối hợp giải quyếtnhưng ý kiến chưa thống nhất;

- Chủ động đề xuất, tham gia ý kiến về những công việc chung của Ủyban nhân dân huyện và thực hiện các nhiệm vụ công tác theo phân công của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện và sự phân cấp của Thủ trưởng cơ quan chuyênmôn cấp tỉnh;

- Tham gia ý kiến với cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản, đề án khi cónhững vấn đề liên quan đến chức năng, thẩm quyền, 1ĩnh vực quản lý của cơquan, đơn vị mình

b, Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kếthoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân

huyện và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân huyện theo sự chỉ đạo của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện.

2 Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy bannhân dân huyện, Ủy ban nhân dân xã thực hiện các chương trình, kế hoạch côngtác của Ủy ban nhân dân huyện

3 Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện thông qua và giúp Ủy bannhân dân huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của

Ủy ban nhân dân Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổchức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân huyện vớiThường trực Huyện ủy, Thường trực Hội động nhân dân, Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dâncùng cấp

4 Theo giõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, tổchức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hànhcủa Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

5 Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thựchiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ,ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơquan hành chính nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết

và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" của Ủy ban nhân dân huyện

6. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức tiếpdân; tham mưu cho UBND huyện phân công giải quyết khiếu nại, tố cáo, thựchiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý củaVăn phòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật và phân côngcủa Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

7 Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động củaHội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân,Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

8 Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

9 Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện giao.

4.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

1 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Vănphòng, không quá 02 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và laođộng hợp đồng theo quy định của pháp luật

a Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

 b Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một PhóChánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt độngcủa Phòng

c Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, PhóChánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện quyết định theo quy địnhcủa pháp luật

2 Biên chế: Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân do Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng biên chế hành chínhcủa huyện được UBND tỉnh giao hàng năm

4.3 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.

4.3.1 Vị trí việc làm

Hiện tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh có tổng cộng 20

vị trí việc làm gắn với từng công việc, trong đó:

- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành có 03 vịtrí:

+ Chánh Văn phòng: 01

+ Phó Chánh Văn phòng: 02

01 phó chánh văn phòng tổng hợp

01 phó chánh văn phòng hành chính

- Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động chuyên môn, nghề nghiệp

có 06 vị trí:

+ Chuyên viên lĩnh vực văn hóa – xã hội: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Tài chính ngân sách, XDCB: 01

+ Chuyên viên Công nghệ thông tin: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Nội chính: 01

+ Chuyên viên theo dõi hoạt động của HĐND các cấp: 01

+ Chuyên viên lĩnh vực Nông lâm nghiệp, Tài nguyên – Môi trường: 01

- Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ có 11 vị trí:

4.3.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

- Chánh văn Phòng: 01 người

 Phụ trách điều hành chung các hoạt động của Văn phòng UBND huyệnLộc Hà và chịu trách nhiệm trước UBND huyện Lộc Hà, Chủ tịch UBND huyệnLộc Hà về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng

 Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà ký các văn bản hành chínhtheo Quy chế làm việc của UBND huyện; ký sao gửi các văn bản mật; thông báokết luận hội nghị của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; ký văn bản mời hội nghị, saogửi các văn bản quản lý Nhà nước theo quy định

 Tham mưu Thường trực UBND huyện Lộc Hà xây dựng và quản lýchương trình công tác của Thường trực UBND huyện Lộc Hà và Văn phòngUBND huyện Lộc Hà Là chủ tài khoản của cơ quan

 Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp giúp Thường trực UBND huyện Lộc

Hà trong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước ở địa phương Giúp UBNDhuyện, Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà thực hiện quy chế phối hợp với Ủy ban

mặt trận tổ quốc và các đoàn thể.

 Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Lĩnh vực Nội chính; nội vụ; ngoại vụ; nộichính; kinh tế; công tác, phòng chống tham nhũng, lãng phí; công tác bảo vệ bímật nhà nước; công tác phân, giao văn bản Công tác tổ chức, cán bộ; công tácthi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác tài chính – kế hoạch

 Phụ trách Tổ Tổng hợp; phụ trách việc xây dựng các loại báo cáo phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện Lộc Hà, Chủ tịch UBNDhuyện và theo yêu cầu của cấp trên (Huyện uỷ; UBND tỉnh; các sở, ban, ngànhcủa tỉnh)

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện, Chủ tịch UBND huyệnLộc Hà phân công

- Phó chánh văn phòng tổng hợp: 01 người

+ Chỉ đạo, điều hành công việc chung của văn phòng khi Chánh vănphòng đi vắng hoặc được ủy quyền

+ Giúp Chánh văn phòng phụ trách bộ phận tổng hợp của văn phòng; chịutrách nhiệm tham mưu, tổng hợp, dự thảo các báo cáo tình hình, kết quả côngtác chung của huyện hàng tháng, quý, sáu tháng, hằng năm

+ Giúp Chánh văn phòng tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, các PhóChủ tịch UBND huyện Lộc Hà trong điều hành, chỉ đạo các lĩnh vực nội chính,thanh tra, xây dựng – đô thị, đất đai, tài nguyên môi trường, văn hóa, giáo dục –đào tạo, y tế, dân số - kế hoạch hóa gia đình

+ Giúp Chánh văn phòng điều hành công tác hành chính văn phòng, trựctiếp phụ trách các bộ phận: tạp vụ, nhà ăn, nhà khách, bảo vệ, lái xe; điều phốihoạt động của các bộ phận này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động củaHĐND, UBND huyện, các phòng ban chức năng, bảo vệ và quản lý tài sản trong

cơ quan

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, ChánhVăn

phòng phân công hoặc ủy nhiệm

- Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính

 Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động

thuộc lĩnh vực kinh tế, nông – lâm – ngư nghiệp, khoa học công nghệ.

 Trực tiếp ký duyệt các phiếu giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hànhchính; trực tiếp phụ trách bộ phận vệ sinh

 Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong việc thựchiện công tác cải cách hành chính, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001 – 2008 trong các phòng ban của UBND huyện

+ Giải quyết văn bản đi, đến

+ Soạn thảo văn bản

- Lưu trữ

 Thực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ

 Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng trang thiết bị, tài sản trong kho lưutrữ theo quy định

+ Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện và Chánh Văn phòng phân công

- Kế toán

 Phụ trách tổ Hành chính – Quản trị, tham mưu, thực hiện nghiệp vụ kếtoán văn phòng

 Theo dõi, tham mưu giải quyết các chế độ chính sách của CBCC

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện và Chánh Văn phòng phân công

- Chuyên viên lĩnh vực văn hoá – xã hội

 Tham mưu, tổng hợp và đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ lĩnhvực dân tộc, tôn giáo, giáo dục và đào tạo, y tế, lao động thương binh và xã hội

 Đôn đốc thực hiện rà soát thủ tục hành chính

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện Lộc Hà và Chánh Văn phòng phân công

- Chuyên viên lĩnh vực Tài chính ngân sách, XDCB

 Tham mưu, theo dõi, tổng hợp thuộc lĩnh vực kinh tế - tổng hợp, giaothông, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản

Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện Lộc Hà và Chánh Văn phòng phân công

- Chuyên viên lĩnh vực Công nghệ thông tin

 Quản lý và khai thác sử dụng hệ thống thiết bị mạng Internet, mạngLAN, thiết bị kỹ thuật phục vụ họp giao ban trực tuyến Theo dõi, tiếp nhận,biên tập, xử lý kỹ thuật in bài để cung cấp lên cổng giao tiếp điện tử

 Tham mưu, tổng hợp lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể thao

 Xây dựng dự thảo kết luận các cuộc họp liên quan lĩnh vực được phâncông theo dõi

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện Lộc Hà và Chánh Văn phòng phân công

- Lái xe

 Nhân viên lái xe chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, bảodưỡng định kỳ, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động củaUBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh; đề xuất, lập dự trù việc bảo dưỡng định kỳ

và sửa chữa xe khi có hư hỏng

 Đảm bảo thời gian làm việc hằng ngày và đi công tác theo sự điều độngcủa lãnh đạo Văn phòng, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ýcủa lãnh đạo Văn phòng; nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia trước và trong khilái xe; nghiêm cấm việc sử dụng xe khi không có sự điều động của lãnh đạo cóthẩm quyền

- Chuyên viên lĩnh vực Nội chính

 Tham mưu, theo dõi, tổng hợp lĩnh vực Nội chính

 Tham mưu giải quyết, xử lý các vụ việc liên quan đến công tác Nộichính, giải quyết đơn thư khiếu nai, tố cáo

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện Lộc Hà và Chánh Văn phòng phân công

- Chuyên viên theo dõi hoạt động của HĐND các cấp

 Tham mưu, theo dõi, tổng hợp phục vụ các hoạt động của HĐND các

- Chuyên viên lĩnh vực Nông lâm nghiệp, Tài nguyên – Môi trường

 Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp báo cáo và kiểm duyệt các vănbản thuộc lĩnh vực Nông – Lâm nghiệp; Tài nguyên – Môi trường

 Trực tiếp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, UBND các xãthuộc lĩnh vực phụ trách

 Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện và Chánh Văn phòng phân công

 Vệ sinh cơ quan

 Quản lý tài sản và phục vụ nhà ăn UBND huyện Lộc Hà

+ Vệ sinh khu vực nhà ăn, sân nhà trụ sở UBND huyện; quản lý, chămsóc đồi cây khu vực sau nhà trụ sở, tạp vụ, nấu ăn

- Bảo vệ

 Bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, tài sản của cơ quan,đơn vị

 Kiểm soát việc khách, công dân vào trụ sở; hướng dẫn khách đến liên

hệ công tác, dự họp để phương tiện đúng nơi quy định

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, bất kỳ một cơ quan, một tổ chức nào muốn hoạt động tốt thìnghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó cũng phải hoạtđộng tốt Cũng vì thế mà công tác Văn thư – Lưu trữ đã trở thành một yếu tốkhông thể thiếu ở mọi lĩnh vực trong xã hội, nó đóng vai trò rất quan trọng trongcác cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp Nhiều đơn vị, nhiều ngành hoạt độngrất hiệu quả nhờ thực hiện nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ tốt

Công tác Văn thư – Lưu trữ đã trở thành cánh tay đắc lực cho các nhàlãnh đạo, nó giúp cho các nhà lãnh đạo biết được tình hình hoạt động, các ưu vànhược điểm của cơ quan mình để từ đó đưa ra các biện pháp hợp lí để giảiquyết, điều hành các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo hướng phù hợp,đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp mình vận hành đúng hướng

Tuy nhiên, hiện nay một số cơ quan, tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư– Lưu trữ chưa tốt, còn bộc lộ một số điểm thiếu sót và hạn chế Cán bộ của một

số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ, thực hiện nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ còn chưa tốt, mang tínhđối phó Tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống, một số tài liệu thì chưa đượclập hồ sơ theo đúng quy định, có một số tài liệu trong quá trình đưa vào lưu trữ

đã bị hỏng đang còn phổ biến

Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu

quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài nghiên cứu khóa luận để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư –

Lưu trữ và phản ánh được lợi ích và ảnh hưởng tiêu cực của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với cơ quan này

2 Mục tiêu của đề tài

Nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữtại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh, đồng thời góp phần nâng caochất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ, đáp ứng nhu cầu của cơ quan, doanhnghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND huyệnLộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

4 Nguồn tài liệu tham khảo

1 TS Lưu Kiếm Thanh, ThS Bùi Xuân Lự, CN Lê Đình Chúc, Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật,

2009

2 TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2005

3 GVC.TS.Chu Thị Hậu, Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động, 2016.

4 Từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam”, năm 2015

5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

6 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 chi tiết thihành Pháp luật Bảo vệ bí mật nhà nước

7 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu

8 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

9 Luật lưu trữ quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

Công tác Văn thư – Lưu trữ là đề tài rất được quan tâm, chính vì vậy đã

có nhiều bài báo, sách và nhiều bài nghiên cứu nói về vấn đề này

TS Lưu Kiếm Thanh Chủ biên, ThS Vũ Văn Thành, TS Nguyễn Văn

Hậu, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Hoàng Xuân Tuyền, Văn phòng, văn thư

và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

TS Lưu Kiếm Thanh, ThS Bùi Xuân Lự, CN Lê Đình Chúc, Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 1999.

TS Chu Thị Hậu, Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nhà xuất bản

Lao Động, 2016

Tài liệu tham khảo

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về việc quản lý và sử dụng con dấu.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về Công tác văn thư.

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

Các đề tài nghiên cứu khoa học

Phạm Thị Trúc (2003), Công tác văn thư – lưu trữ tại xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân Thực trạng và giải pháp, Trường Chính trị Tôn Đức

ThS Trịnh Thị Hà và ThS Dương Thị Thanh Huyền, Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962 – 2012, Trung tâm

Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Nhìn chung, các công trình đi sâu nghiên cứu, phân tích khái quát chung

về công tác Văn thư – Lưu trữ Trên cơ sở đó, em chọn đề tài này để nghiên cứuđặc điểm và vai trò của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBND huyệnLộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tìm kiếm tài liệu trên mạng Internet, tham khảo một vài các tài liệu cóliên quan hoặc có mục tiêu nghiên cứu chung, từ đó rút kinh nghiệm và bổ sungcho đề tài nghiên cứu khoa học

6.2 Phương pháp quan sát

Quan sát các vấn đề có liên quan đến đề tài từ nhiều khía cạnh, cũng nhưtrên nhiều quan điểm

Xác định rõ đối tượng quan sát, tiến hành quan sát trong điều kiện tựnhiên của hoạt động

Xác định rõ ràng mục đích, nhiệm vụ quan sát, từ đó xây dựng kế hoạchquan sát trong suốt quá trình nghiên cứu và chương trình của từng buổi quan sátthực tế

Ghi lại kết quả quan sát: ghi lại sự kiện, điều kiện, hoàn cảnh diễn ra sựkiện nhằm đảm bảo được tính lâu dài và có hệ thống

6.3 Phương pháp phỏng vấn

Dùng hệ thống câu hỏi miệng để người được phỏng vấn trả lời bằngmiệng nhằm thu được những thông tin nói lên nhận thức và thái độ của ngườiđược điều tra

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Khảo sát công tác văn phòng của Văn phòng UBND huyệnLộc Hà

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng UBNDhuyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại

Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ.Ngày nay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việctrong các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổchức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là các cơ quan, tổ chức) [1,tr.81]

Theo Vương Đình Quyền, Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn

bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giảiquyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạtđộng quản lý của các cơ quan, tổ chức [2, tr.11]

Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy

tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chứcgiải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu, bảo quản

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo

và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyếtvăn bản trong các cơ quan đó

Theo Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01 –

03 – 1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hộiđồng Bộ trưởng, Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụcho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư làbảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý

và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếubảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả

Như vậy, Công tác văn thư là tất cả công việc liên quan đến xây dựng

và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác, quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nhằm

đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạtđộng quản lý, bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Xây dựng và ban hành các văn bản ( soạn thảo, duyệt văn bản; đánhmáy, nhân bản văn bản; ký, ban hành văn bản)

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổchức (giải quyết văn bản đến; chuyển giao văn bản đi)

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu ( đóng dấu văn bản; quản lý vàbảo quản con dấu)

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản

lý của các cơ quan, tổ chức, theo TS Lưu Kiếm Thanh, công tác văn thư có cácvai trò, ý nghĩa sau [1, tr.82 – tr.83]:

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ những thông tin cầnthiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn củamỗi cơ quan, tổ chức nói chung Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, nhucầu thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin dạngvăn bản là chủ yếu Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảm thông tin chohoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt phổ biến thông tinbằng văn bản

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổchức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từgiai đoạn văn thư Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức cầnphải tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ được lập hoàn chỉnh, văn bản giữ đầy đủ thì thực

hiện công tác lưu trữ thuận lợi, nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, chất lượng

hồ sơ lưu trữ và bổ sung được nhiều tài liệu vào phông lưu trữ quốc gia

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác Lưu trữ

Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013của Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”,Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và

sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức

Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Công tác lưutrữ được định nghĩa là một ngành hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả nhữngvấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ [3, tr.15]

Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưutrữ Việt Nam” xuất bản năm 2015, Công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trìnhquản lý nhà nước và nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ dung, bảo quản, bảo

vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [4, tr128]

Như vậy, công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá

nhân trong quản lý và tiến hành các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ

Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan,