Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư là hết sức quan trọng. Công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Đồng thời giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TIỂU LUẬN Đề tài: Quản lý văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng Sinhviên : Mã sinh viên : Lớp : GVHD : Hà Nội – 2023 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG .5 CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 1.1 Văn quy phạm pháp luật .5 1.2 Khái niệm văn điện tử 1.3 Khái niệm quản lý văn điện tử 1.4 Vai trò văn điện tử hoạt động quan HCNN .9 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG HIỆN NAY .11 2.1 Thực trạng văn điện tử hình thành trình hoạt động 11 2.2 Thực trạng quy định pháp luật quản lý văn điện tử .13 2.3 Thực trạng đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu trong quản lý văn điện tử 15 2.4 Thực trạng thực nhiệm vụ quản lý văn điện tử 16 2.5 Thực trạng sử dụng công cụ, phương pháp quản lý văn điện tử .18 2.6 Đánh giá chung 19 2.7 Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân Quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội 22 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 MỞ ĐẦU Trong công cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí công tác văn thư quan trọng Cơng tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Đồng thời giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Công nghệ thông tin ứng dụng mạnh mẽ tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản, có cơng tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, đại giải công việc Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số vấn đề Đảng, Nhà nước quan tâm, đặc biệt Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ trị “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế” Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 -2020, định hướng đến 2025 có hướng đến việc xây dựng phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, kinh tế số xã hội số gắn với bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức, không để lọt thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước Những thay đổi diễn lĩnh vực công nghệ thông tin tạo khả xử lý thông tin quản lý Trong điều kiện này, không diễn chuyển đổi từ tổ chức giải văn giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà nguyên tắc làm thay đổi tính chất trình quản lý hình thành hình thức tổ chức giải văn Nếu trước kỹ thuật máy tính sử dụng để soạn thảo văn thay máy chữ hình thành cơng nghệ sở sử dụng văn điện tử trao đổi văn điện tử, theo diễn chuyển đổi từ việc giải văn đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn điện tử Với ý nghĩa này, tơi xin lựa chọn đề tài: “Quyền lực trị biến đổi quyền lực trị Việt Nam nay” làm đề tài nghiên cứu kết thúc mơn học NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 1.1 Văn quy phạm pháp luật Theo Điều Luật Văn quy phạm pháp luật năm 2015: Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật Văn có chứa quy phạm pháp luật ban hành khơng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật khơng phải văn quy phạm pháp luật Như văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước cố thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định, có chứa đựng quy tắc xử mang tính bắt buộc chung, làm khuôn mẫu cho xử chủ thể pháp luật, áp dụng nhiều lần cho nhiều chủ thể pháp luật khoảng thời gian không gian định nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo trật tự định mà nhà nước muốn xác lập Văn quy phạm pháp luật chia làm hai loại văn luật văn luật Văn luật văn có hiệu lực pháp lí cao Văn luật bao gồm Hiến pháp - đạo luật Nhà nước, luật, luật nghị có chứa quy phạm pháp luật Quốc hội Trong loại văn Hiến pháp văn quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lí tối cao Hiến pháp ban hành với thủ tục đặc biệt: phải có từ 2/3 số phiếu thuận trở lên đại biểu Quốc hội Hiến pháp ban hành Bất kì văn pháp luật khác trái với Hiến pháp văn vô hiệu phải bãi bỏ Hệ thống văn quy phạm pháp luật nước ta bao gồm: Hiến pháp Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Quyết định Thủ tướng Chính phủ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thông tư liên tịch Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh) 10 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 11 Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt 12 Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung cấp huyện) 13 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện 14 Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) 15 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã 1.2 Khái niệm văn điện tử Theo Khoản Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy định văn điện tử : “Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.” Như nhắc đến văn điện tử nhắc đến hình thức thể hiện, phương pháp thể văn bản, văn điện tử bao gồm văn hành văn quy phạm pháp luật Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Nội dung quy định khoản Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Khoản Điều Nghị định nêu rõ: “Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật” Như văn điện tử có khác biệt so với văn dạng giấy: Về hình thức, văn điện tử tồn dạng số hóa, không gian mạng, văn thông thường tồn dạng giấy vật liệu vật chất hữu hình Về phương pháp truyền đạt thông tin qua hai dạng văn bản, văn điện tử thông tin truyền thông qua mạng internet thiết bị phần cứng, phần mềm, văn thông thường thông tin truyền đạt trực tiếp thông qua nội dung ghi văn Về cách thức xác lập giá trị pháp lý văn bản, văn thơng thường có tính pháp lý có chữ ký người có thẩm quyền, đại diện quan có thẩm quyền đóng dấu, văn điện tử ngồi yếu tố cịn xác lập giá trị pháp lý thơng qua chữ ký số Về cách thức lưu giữ, khai thác, tìm kiếm sử dụng, văn thơng thường, hình thức lưu giữ lưu giữ khơng gian thực, việc tìm kiếm truy xuất, khai thác sử dụng diễn mà không cần đến hỗ trợ công cụ phương tiện đại máy tính, phần mềm, mạng internet Đối với văn điện tử việc xây dựng, sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm diễn khơng gian số, thơng qua hệ thống trang thiết bị đại, sử dụng phần mềm, ứng dụng tiên tiến Về giá trị pháp lý văn điện tử, Điều Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư quy định: “1 Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật” Chữ ký số văn điện tử bao gồm chữ ký số quan, tổ chức chữ ký số người có thẩm quyền “Chữ ký số quan, tổ chức” chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử “Chữ ký số người có thẩm quyền” chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử (Theo Khoản 12 Điều Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/06/2020 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội) Ngồi u cầu chữ ký số quy định đầy đủ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn quan nhà nước 1.3 Khái niệm quản lý văn điện tử Quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định Các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý bao gồm: Chủ thể quản lý, Khách thể quản lý Đối tượng quản lý Quản lý văn việc tổ chức thực quản lý hệ thống văn đến văn quan theo nguyên tắc trình tự định Chủ thể quản lý văn điện tử cá nhân, quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, sử dụng, lưu trữ quản lý văn điện tử, đối tượng quản lý văn điện tử, khách thể quản lý quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác sử dụng văn điện tử Quy trình quản lý văn điện tử bao gồm quản lý văn đến văn Theo Chương III Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 cơng tác văn thư: - Trình tự Quản lý văn : + Cấp số, thời gian ban hành văn + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) + Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Trình tự quản lý văn đến : + Tiếp nhận văn đến + Đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.4 Vai trò văn điện tử hoạt động quan HCNN Vai trò văn điện tử hoạt động quan hành nhà nước thể nội dung sau: Thứ nhất, văn điện tử công cụ, phương tiện để quan hành nhà nước thực cơng việc nội thực chức quản lý nhà nước Văn vật mang tin, chứa đựng nội dung tư tưởng, ý chí, mục đích nhà quản lý, nội dung quản lý, văn với nội dung xác, thơng tin đầy đủ, kịp thời, khoa học tạo hiệu lớn cho công tác quản lý, đạt mục tiêu nhà quản lý, quan quản lý đề Văn điện tử chứa đựng nội dung khơng có khác biệt văn thông thường, nhiên xây dựng nhanh hơn, quy trình gửi tiếp nhận ngắn gọn hơn, tính an tồn, bảo mật cao Thứ hai, văn điện tử góp phần tiết kiệm ngân sách dùng vào việc trả lương cho công chức mua sắm văn phòng phẩm, xây dựng kho, phịng lưu trữ So với văn thơng thường, văn điện tử cần nhân lực để lưu trữ, vận chuyển tất công việc thực máy tính thơng qua hệ thống phần mềm mạng internet, văn lưu trữ bảo mật không gian số nên tiết kiệm khơng gian phịng ốc phục vụ cho việc cất giữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ Hàng năm quan, tổ chức phải bỏ chi phí lớn để mua sắm vật tư văn phòng phẩm, khoảng 20% số vật tư văn phịng phẩm bị sử dụng lãng phí chưa sử dụng hết, thực tế Việc đưa văn điện tử vào sử dụng giúp cắt giảm lãng phí, tiết kiệm nguồn lực, giúp tổ chức phân bổ nguồn lực cách hợp lý Thứ ba, văn điện tử góp phần xây dựng hành đại, cơng khai, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu phục vụ chuyển đổi số quan hành nhà nước Muốn đại hóa tổ chức trước hết cần đổi từ công cụ hoạt động đến phương pháp hoạt động, hành đại phải việc đại hóa hệ thống văn hính thức số hóa Từ việc số hóa văn bản, quan hành nhà nước phải tăng cường áp dụng tiến khoa học công nghệ vào quản lý, nâng cao trình độ, lực đội ngũ cán bộ, cơng chức, đổi phương pháp hoạt động tổ chức máy Với văn hành chính, nội dung quản lý công khai minh bạch truyển tải cách nhanh đến với người dân, đến với đối tượng quản lý, phản hồi, góp ý, đánh giá quan, tổ chức, công dân văn quan hành nhà nước ban hành diễn nhanh hơn, hiệu qua hệ thống quản lý văn điều hành hệ thống gửi, nhận văn điện tử UBND quận Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử văn điện tử phải đảm bảo tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn, an tồn thơng tin, liệu q trình phát hành, tiếp nhận, xử lý lưu trữ Văn điện tử phải phát hành ngày ngày văn ký ban hành, chậm buổi sáng ngày làm việc Văn điện tử đến sau tiếp nhận, bảo đảm giá trị pháp lý phải xử lý kịp thời, khơng phải chờ văn giấy (nếu có) Đơn vị quản lý hệ thống gửi, nhận văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng phải xác định, phê duyệt cấp độ tổ chức phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho hệ thống thông tin thuộc phạm vi đơn vị quản lý theo quy định pháp luật Về phía UBND quận, ngày 25 tháng năm 2017 quận công văn số 1219/ UBND-VP việc triển khai gửi, nhận văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng với quan thuộc thành phố Hà Nội Theo đó, từ ngày 25/9/2017, tồn văn bản, tài liệu thức UBND Quận Hai Bà Trưng (trừ văn không chuyển qua mạng theo quy định) trao đổi với quan hành nhà nước thuộc Thành phố giao dịch qua môi trường mạng thay cho văn giấy hộp thư điện tử công vụ Thành phố cấp: vanthu_badinh@hanoi.gov.vn Trong công văn số 1023/UBND-VP ngày 21/6/2019 việc triển khai thực ứng dụng văn điện tử có chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, UBND Quận Hai Bà Trưng chấm dứt sử dụng chữ ký số chuyên dùng Thành phố tổ chức thực gửi văn điện tử có chữ ký số chun dùng Chính phủ từ ngày 18/6/2019 giao dịch hành điện tử với quan, đơn vị địa bàn quận Thành phố 2.3 Thực trạng đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu trong quản lý văn điện tử Việc đảm bảo nguyên tắc yêu cầu quản lý văn điện tử giúp cho việc quản lý đạt hiệu cao mà góp phần tiết kiệm thời gian, cơng sức đảm bảo tính kịp thời văn quản lý nhà nước Trong quản lý văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng, lãnh đạo UBND quán triệt sâu sắc việc đảm bảo nguyên tắc xây dựng, sử dụng văn điện tử tinh thần tuyệt đối tuân thủ quy định pháp luật, thường xuyên cập nhật, tiếp thu quy định mới, thay đổi văn quy phạm pháp luật nghiêm túc thực UBND quận giao hai đơn vị làm công tác kiểm tra chặt chẽ việc đảm bảo nguyên tắc yêu cầu quản lý văn điện tử Văn phịng UBND Phịng Tư pháp Văn phịng UBND có nhiệm vụ kiểm tra thể thức, văn phong, việc đảm bảo quy định kỹ thuật trình bày văn hành chính, phịng Tư pháp có nhiệm vụ rà sốt, kiểm tra tính hợp hiến hợp pháp văn UBND dự thảo ban hành Trong năm qua thực tốt công tác kiểm tra số lượng văn điện tử có thiếu sót, hạn chế giảm đáng kể, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý văn điện tử Tỷ lệ lỗi sai văn điện tử qua năm từ 2017-2022 2017 Sai thể thức văn Tỉ lệ văn sai tổng số văn ban hành 3,32% 2018 Sai thể thức văn 2.2% Năm 2019 2020 Lỗi sai phổ biến Sai thể thức số lỗi văn phong Sai thể thức số lỗi nội dung Ghi 2.15% 2.01% 2021 Sai thể thức 1.8% 2022 Sai thể thức 1.05% Tính đến tháng năm 2022 Các lỗi sai trình xây dựng soạn thảo văn lỗi cần tránh công tác văn thư, nhiên không UBND Quận Hai Bà Trưng mà nhiều quan, đơn vị khác lỗi sai thể thức văn diễn Dựa số liệu bảng thống kê, lỗi sai thể thức văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng lỗi phổ biến, bên cạnh có lỗi nội dung, văn phong nhiên tỉ lệ thấp Qua năm từ 2017 đến 2022 tỉ lệ lỗi sai thể thức văn giảm, từ 3,32% tổng số văn giảm xuống 1,05% vào năm 2022 Con số thể việc đội ngũ công chức phụ trách xây dựng, soạn thảo văn có chuyển biến tích cực mặt chun mơn, nghiệp vụ kỹ công việc, nhiên số cho thấy lỗi thể thức lỗi dễ mắc, khó phát hiện, địi hỏi phải có am hiểu nắm bắt cách chuẩn xác quy định pháp luật thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.4 Thực trạng thực nhiệm vụ quản lý văn điện tử Tất đơn vị, phòng ban thuộc UBND Quận Hai Bà Trưng có cơng chức phụ trách quản lý văn đơn vị, phòng ban, đơn vị có hệ thống máy tính, phần mềm kết nối mạng nội Văn phòng HĐND - UBND đơn vị đầu mối quản lý văn điện tử UBND Quận Hai Bà Trưng Văn phòng HĐND-UBND có nhiệm vụ sau: Thứ nhất, tiến hành đánh giá, rà sốt tồn văn điện tử dự thảo phịng ban chun mơn thể thức, kỹ thuật trình bày, yêu cầu kỹ thuật thực số hóa, yêu cầu kỹ thuật văn điện tử Văn phịng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ phòng, ban, đơn vị việc xây dựng, quản lý văn điện tử đơn vị Thực tế giai đoạn 2015-2020, Văn phịng UBNDHĐND thực tốt cơng tác kiểm duyệt, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, tỉ lệ sai thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử UBND quận ban hành có xu hướng giảm, phịng ban chuyên môn nâng cao tần suất chất lượng công tác kiểm duyệt thể thức văn Thứ hai, văn phịng HĐND-UBND thực tốt cơng tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị, nguồn điện, thực kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì đảm bảo hệ thống mạng thơng tin nội kết nối internet diễn liên tục, không bị gián đoạn, đảm bảo tốc độ đường truyền, chất lượng gửi nhận văn điện tử Tuy nhiên hệ thống máy tính, trang thiết bị cũ, hư hỏng, chất lượng bị giảm sút văn phịng chưa có phương án cụ thể trình UBND định phương án xử lý, số hạng mục sửa chữa, trang bị có kinh phí lớn chưa phê duyệt Thứ ba, thường xuyên kiểm tra sở liệu quan, phối hợp với phòng Tư pháp, rà soát, sàng lọc văn điện tử hết hiệu lực, văn điện tử thay thế, tạo ổ lưu trữ riêng Tiến hành đôn đốc nhắc nhở phòng ban, đơn vị tiến độ thực văn theo ủy quyền lãnh đạo ủy ban Trong trình gửi, nhận văn điện tử, có biện pháp kiểm tra tính đầy đủ toàn vẹn văn bản, đảm bảo nhận nhận đủ thông tin văn bản, đảm bảo gửi văn địa chỉ, đảm bảo tính bảo mật thơng tin q trình gửi nhận Trong hoạt động thường xuyên UBND số lượng văn điện tử đến lớn, bên cạnh việc thực đầy đủ nhiệm vụ công tác mình, Văn phịng UBND-HĐND đơn đốc, theo dõi đơn vị tổ chức cá nhân khác có trách nhiệm hoàn thiện tiến độ, đảm bảo chất lượng văn điện tử theo yêu cầu quản lý đề Các phòng ban, đơn vị thực cách khoa học việc thu thập, xử lý sàng lọc thông tin trước thực xây dựng văn điện tử Trong hoạt động quản lý, thơng tin đóng vai trị ngun liệu đầu vào định quản lý sản phẩm đầu ra, định quản lý, nội dung quản lý cụ thể hóa dạng văn bản, yếu tố thông tin định chất lượng văn điện tử định việc hoàn thành hay khơng hồn thành quản lý văn điện tử Theo quan niệm truyền thống quản lý văn quản lý từ văn đời, có hiệu lực, có giá trị đến văn hết hiệu lực, nhiên quản lý văn điện tử phải hiểu theo phạm vi rộng quản lý từ nguyên liệu đầu vào Các nguồn thông tin, văn quy phạm pháp luật phải tìm kiếm, nghiên cứu phân tích kỹ càng, phịng ban, đơn vị có cơng chức chun trách mảng công việc này, hoạt động nhằm đảm bảo thông tin đúng, đủ, kịp thời dễ sử dụng xây dựng văn điện tử 2.5 Thực trạng sử dụng công cụ, phương pháp quản lý văn điện tử Việc sử dụng công cụ, phương pháp quản lý văn điện tử dựa tảng công nghệ thông tin cán bộ, công chức UBND Quận Hai Bà Trưng đồng tình ủng hộ, cán cơng chức có mong muốn tiếp tục nâng cấp, trang bị thêm phương tiện kỹ thuật, hệ thống phần mềm quản lý tốt khối lượng văn điện tử ngày gia tăng Hạ tầng công nghệ thông tin trụ sở Quận ủy; trụ sở HĐND UBND quận; trụ sở Đảng ủy, HĐND UBND phường đơn vị quan tâm đầu tư mạng LAN, đường truyền internet tốc độ cao kết nối vào mạng diện rộng Thành phố Trang bị máy tính đồng với việc triển khai ứng dụng nội hệ điều hành tác nghiệp, quản lý đơn thư cho đối tượng lãnh đạo quận, thủ trưởng phòng, ngành, lãnh đạo 18 phường thuộc quận Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đơn vị thuộc quận, tạo môi trường làm việc điện tử chuyên nghiệp, nhanh chóng , xác; tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thơng tin, xử lý cơng việc lãnh đạo, cán bộ, cơng chức góp phần thực cải cách hành UBND quận triển khai nghiên cứu, nâng cấp tích hợp phần mềm quản lý công văn đến, phần mềm chuyển nhận văn (Quận Hai Bà Trưng xây dựng triển khai năm 2006) thành phần mềm “Điều hành tác nghiệp) Phần mềm triển khai thức đến 157 đơn vị; tạo lập 1305 tài khoản cho lãnh đạo cán bộ, công chức đơn vị thuộc quận sử dụng phần mềm “Điều hành tác nghiệp” Phần mềm giúp lãnh đạo quận, đơn vị xử lý văn bản, truy xuất liệu, theo dõi tiến độ thực cán bộ, công chức lúc máy tính thiết bị thơng minh có kết nối mạng; đồng thời giúp cán bộ, công chức quản lý công việc, thuận lợi công tác báo cáo, xin ý kiến đạo cấp lãnh đạo cần thiết Công tác đảm bảo an tồn- an ninh thơng tin quan tâm Đang xây dựng quy chế đảm bảo an tồn thơng tin hoạt động ứng dụng CNTT UBND quận 100% máy chủ, máy tính trụ sở HĐND UBND quận UBND 18 phường cài phần mềm phòng chống virus, mã độc; hồn thành việc triển khai mơ hình mạng LAN lớp cải tạo nâng cấp hệ thống wifi trụ sở HĐND UBND quận nhằm tăng cường đảm bảo an toàn – an ninh mạng Tiếp tục triển khai nhiệm vụ lắp đặt thiết bị Firewall cho toàn quận đề nâng cao hiệu cơng tác đảm bảo an tồn – an ninh mạng Thực trạng chất lượng công cụ, phương tiện kỹ thuật phục vụ quản lý văn điện tử khảo sát đánh giá cụ thể thông qua lấy ý kiến đội ngũ cán công chức làm việc phòng, ban, đơn vị 2.6 Đánh giá chung 2.6.1 Một số kết đạt - Giảm bớt sổ sách ghi chép văn đến 80% số cán bộ, công chức UBND Quận Hai Bà Trưng hỏi đồng ý với việc quản lý văn điện tử giúp giảm thiểu việc ghi chép qua sổ sách Việc chuyển đổi quản lý văn từ quản lý văn giấy truyền thống sang quản lý văn điện tử giúp tiết kiệm nhiều thời gian công sức số lượng giấy tờ, văn phòng phẩm Lưu trữ văn không gian số giúp tăng số lượng văn lưu trữ, hạn chế tối đa việc ghi chép qua sổ sách - Nâng cao suất công việc, hoạt động cơng tác văn phịng hoạt động mang tính chất tổng hợp, nhân viên, chuyên viên văn phịng phải đảm nhiệm nhiều cơng việc khác với tính chất, trình độ chun mơn khác Từ việc quản lý văn điện tử, sử dụng phần mềm máy tính để lưu trữ, gửi khai thác văn điện tử giúp công chức làm cơng tác văn phịng nói riêng, cơng chức nói chung tiết kiệm thời gian, nâng cao suất chất lượng cơng việc, xử lý nhiều công việc đơn vị thời gian - Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn đi, đến nhanh nhiều lần (trước tìm văn đi, đến năm trước thi khó tìm thời gian phải vài ba ngày, cần tối đa vài phút tìm Việc tìm kiếm trước phải biết xác số, ngày tháng văn tìm được, chi cần biết trích yếu, số, ngày tháng, số yếu tố văn tìm được) - Theo dõi tình hình xử lý văn chặt chẽ hơn, theo dõi đến tận chun viên (trước khơng thể làm theo dõi thẻ với khối lượng hàng ngày vài trăm văn phải có nhiều người lập thẻ theo dõi trình xử lý, ngày tiếp ngày số thẻ đến hàng ngàn khó theo dõi) - Báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm số lượng văn đi, đến tình hình xử lý văn bản, phân loại văn thuận lợi nhanh chóng (trước phải đếm cộng tay nên nhiều thời gian mà khơng đảm bảo xác) - Trước chun viên khơng tự kiểm tra văn đến xử lý, thông qua quản lý văn điện tử điều trở nên dễ dàng - Khi cập nhật toàn văn văn vào mạng giúp người có sở liệu để tra cứu, khơng thiết phải đến phận lưu trữ, phải lưu văn giấy (trước làm được) - Đáp ứng yêu cầu báo cáo đột xuất lãnh đạo văn bản, thống kê (trước làm được)