Thông tin tài liệu
Ký bởi: Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành Nhà nƣớc, đơn vị nghiệp cơng lập thuộc tỉnh Nam Định (Kèm theo Quyết định số /2021/QĐ-UBND ngày 19 tháng 02 năm 2021 Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định) Chƣơng I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành Nhà nước, đơn vị nghiệp công lập thuộc tỉnh Nam Định Quy chế không áp dụng việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành Nhà nước, đơn vị nghiệp cơng lập thuộc tỉnh Nam Định có nội dung bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Điều Đối tƣợng áp dụng Quy chế áp dụng sở, ban, ngành; đơn vị nghiệp công lập thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố (sau gọi chung Ủy ban dân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp xã) Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, đơn vị theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Văn điện tử không thuộc Khoản Điều gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn giấy Điều Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Việc tiếp nhận, phát hành văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thông tin văn thư, lưu trữ Tất văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, đơn vị thuộc tỉnh phát hành, tiếp nhận, xử lý Hệ thống quản lý văn điều hành, trừ trường hợp Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thơng để nhận, gửi văn điện tử Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử, văn điện tử khơng đảm bảo ngun tắc, yêu cầu phát hành, tiếp nhận phải chịu trách nhiệm việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi biết thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành Điều Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Văn điện tử phải đảm bảo tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn, an tồn thơng tin, liệu trình phát hành, tiếp nhận, xử lý lưu trữ Văn điện tử phải phát hành ngày văn ký ban hành, chậm buổi sáng ngày làm việc Văn điện tử đến sau tiếp nhận, bảo đảm giá trị pháp lý phải xử lý kịp thời, chờ văn giấy (nếu có) Văn điện tử đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” phải đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi sau ký số phải trình, chuyển giao xử lý sau tiếp nhận Văn điện tử phải theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý Hệ thống quản lý văn điều hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử thực theo quy định pháp luật Hệ thống quản lý văn điều hành phải đáp ứng quy định Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan Điều Thời điểm gửi, nhận văn điện tử Thời điểm gửi văn điện tử tới Bên nhận thời điểm văn điện tử Văn thư Bên gửi phát hành Hệ thống quản lý văn điều hành có hồi báo văn gửi thành công Thời điểm nhận văn điện tử thời điểm văn điện tử nhập vào Hệ thống quản lý văn điều hành mà Bên nhận truy cập sử dụng văn điện tử từ thời điểm Bên nhận xác nhận Điều Kiểm tra, bảo đảm trì tính tồn vẹn văn điện tử Tính tồn vẹn văn điện tử nội dung văn điện tử không bị thay đổi suốt qúa trình trao đổi, xử lý phát hành Văn điện tử kiểm tra tính tồn vẹn dựa thơng tin sau đây: a) Thể thức văn bao gồm: Quốc hiệu tiêu ngữ; tên quan, đơn vị ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh thời gian ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu, chữ ký quan, đơn vị; nơi nhận b) Cấu trúc tệp liệu chứa văn điện tử Điều Các loại văn điện tử đầu mối phát hành, tiếp nhận văn điện tử Danh mục văn điện tử a) Văn quy phạm pháp luật: Quyết định UBND tỉnh, cấp huyện, cấp xã; b) Văn hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thơng báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Cơng văn, Cơng điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo Đầu mối quan, đơn vị phát hành, tiếp nhận văn điện tử a) Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; b) Đơn vị tham mưu công tác văn thư lưu trữ quan tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Thủ trưởng quan, đơn vị đó; c) Văn phòng Huyện ủy- HĐND- UBND (đối với huyện sáp nhập) Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện; d) Cơng chức Văn phịng Thống kê UBND cấp xã tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND cấp xã Chƣơng II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều Tiếp nhận văn điện tử đến Khi tiếp nhận văn điện tử, Bên nhận phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định Khoản Điều gửi sai nơi nhận quan, đơn vị nhận văn phải trả lại cho quan, đơn vị gửi văn Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn Sau tiếp nhận văn điện tử, Bên nhận gửi phản hồi trạng thái tiếp nhận xử lý văn điện tử cho Bên gửi ngày qua Hệ thống quản lý văn điều hành cho Bên gửi việc nhận văn Đối với văn điện tử có thông báo thu hồi: Khi nhận thông báo thu hồi văn điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn điện tử thu hồi Hệ thống quản lý văn điều hành, đồng thời thông báo việc xử lý văn điện tử thu hồi thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành để Bên gửi biết Điều 10 Đăng ký, số hóa văn đến Đăng ký văn đến Sau tiếp nhận kiểm tra văn đến Văn thư quan đăng ký vào Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Khoản Điều Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống quản lý văn điều hành trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống quản lý văn điều hành phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Tiêu chuẩn văn số hóa a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên; b) Ảnh màu; c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; d) Tỷ lệ số hóa: 100% Điều 11 Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống quản lý văn điều hành Người có thẩm quyền cho ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống quản lý văn điều hành cập nhật vào Hệ thống quản lý văn điều hành thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 12 Giải văn điện tử đến Hệ thống quản lý văn điều hành Người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Hệ thống quản lý văn điều hành Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Khi nhận văn đến Hệ thống quản lý văn điều hành, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Chƣơng III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 13 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Văn thư quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào văn chức Hệ thống quản lý văn điều hành Văn đăng ký Hệ thống quản lý văn điều hành phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý 5 Điều 14 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn điện tử Văn điện tử sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định pháp luật phát hành đến Bên nhận thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, đơn vị ban hành văn Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy (khơng in ký giấy), đóng dấu quan, đơn vị để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn số hóa từ văn giấy: Văn thư quan thực số hóa văn giấy theo quy định Khoản Điều 10 Quy chế này; ký số quan, đơn vị theo quy định Điều 16 Quy chế phát hành văn số hóa Đối tượng nhận văn giấy a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn điện tử; b) Cơ quan, đơn vị, cá nhân phải sử dụng văn giấy để thực giao dịch khác theo quy định pháp luật Điều 15 Lƣu văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quản lý văn điều hành Cơ quan, đơn vị có Hệ thống quản lý văn điều hành đáp ứng theo quy định Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành thay cho văn giấy Cơ quan, đơn vị có Hệ thống quản lý văn điều hành chưa đáp ứng việc chuyển giao văn điện tử Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 14 Quy chế để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Điều 16 Hình thức dấu, chữ ký số ngƣời có thẩm quyền, quan, tổ chức ban hành văn điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; b) Vị trí: Đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký Dấu, chữ ký số quan, đơn vị ban hành văn điện tử a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, đơn vị hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái; b) Chữ ký số quan, đơn vị văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, đơn vị văn kèm theo - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo - Hình ảnh chữ ký số quan, đơn vị: Không hiển thị - Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen; c) Dấu, chữ ký số quan, đơn vị trình bày số Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Điều 17 Quản lý sử dụng thiết bị lƣu khóa bí mật chứng thƣ số quan, đơn vị công tác văn thƣ Việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, đơn vị công tác văn thư thực theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn quan nhà nước Người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị theo quy định Thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, đơn vị phải giao văn cho Văn thư quan quản lý trực tiếp sử dụng Văn thư quan có trách nhiệm a) Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, đơn vị theo quy định Không giao thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, đơn vị cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải trực tiếp ký số quan, đơn vị vào văn quan, đơn vị ban hành; c) Chỉ ký số quan, đơn vị vào văn quan, đơn vị ban hành sau có chữ ký số người có thẩm quyền văn quan, đơn vị trực tiếp số hóa Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Chƣơng IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 18 Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử Bảo đảm yêu cầu chung việc lập quản lý hồ sơ Bảo đảm tính xác thực văn bản, tài liệu hồ sơ Được bảo đảm an toàn Hệ thống quản lý văn điều hành 7 Điều 19 Tạo lập hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào Danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu hồ sơ cập nhật vào Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp phát sinh hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ ban hành, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ Hệ thống quản lý văn điều hành sau phê duyệt Mã hồ sơ gồm: a) Mã định danh quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ Mã định danh quan, đơn vị quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối Hệ thống quản lý văn điều hành Mã định danh quan, đơn vị thực theo Quyết định số 999/QĐ-UBND ngày 14/5/2018 Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định việc ban hành Mã định danh quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định tham gia trao đổi văn điện tử thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành b) Năm hình thành hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ Năm hình thành hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ xác định theo Danh mục hồ sơ Các thành phần mã hồ sơ phân định dấu chấm Ví dụ 1: 000.00.18.H40.2011.01.TH, Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2011 Văn phịng UBND tỉnh Trong đó: 000.00.18.H40 mã định danh Văn phòng UBND tỉnh; 2011 năm hình thành hồ sơ; 01.TH số ký hiệu hồ sơ Khi cơng việc hồn thành, người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống quản lý văn điều hành thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống quản lý văn điều hành Điều 20 Nộp lƣu, quản lý hồ sơ hủy tài liệu điện tử Lƣu trữ quan Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào Danh mục hồ sơ quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử tài liệu định dạng khác có vào Lưu trữ quan Hệ thống quản lý văn điều hành Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” Hệ thống quản lý văn điều hành 8 Chƣơng V HẠ TẦNG KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ Điều 21 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật giải pháp kết nối Hệ thống gửi, nhận văn điện tử tỉnh kết nối, liên thông với Trục liên thông văn quốc gia; kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị tỉnh qua hạ tầng chia sẻ, tích hợp dùng chung tỉnh Hạ tầng kỹ thuật Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị phải đảm bảo kết nối ổn định, thơng suốt, an tồn thông tin với Hệ thống gửi, nhận văn điện tử tỉnh Các quan, đơn vị phải đảm bảo giải pháp kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn điều hành đơn vị với Hệ thống gửi, nhận văn điện tử tỉnh thơng qua định dạng liệu gói tin theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân tỉnh phản hồi trạng thái xử lý văn theo quy định Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Điều 22 Bảo đảm an tồn thơng tin Đơn vị quản lý Hệ thống gửi, nhận văn điện tử tỉnh, đơn vị quản lý Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị phải xác định, phê duyệt cấp độ tổ chức phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho hệ thống thông tin thuộc phạm vi đơn vị quản lý theo quy định pháp luật Việc kết nối Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị với Hệ thống gửi, nhận văn điện tử tỉnh phải mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn an tồn thơng tin theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Chƣơng VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 23 Trách nhiệm thi hành Sở Nội vụ kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai thực Quy chế quan, đơn vị Sở Thông tin Truyền thông chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp quan có liên quan xây dựng, quản lý, vận hành phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành./
Ngày đăng: 28/12/2022, 18:08
Xem thêm:
