UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN TUẦN GIÁO Số:1041 /QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc Tuần giáo, ngày27 tháng năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước địa bàn huyện Tuần Giáo UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN TUẦN GIÁO Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật tổ chức quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 18 tháng năm 2020; Căn Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định sổ 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04 thảng 12 năm 2019 Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chun dùng Chính phủ; Căn Thơng tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan Nhà nước; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ- TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thơng hành Nhà nước; Căn Quyết định số 29/2021/QĐ-UBND ngày 14/12/2022 UBND tỉnh Điện Biên việc Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước địa bàn tỉnh Điện Biên; Theo đề nghị Trưởng phịng Văn hóa Thông tin QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước địa bàn huyện Tuần Giáo Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phịng UBND huyện, Trưởng Phịng văn hóa Thơng tin, Thủ trưởng phịng, ban huyện; Chủ tịch UBND xã, thị trấn quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Văn phòng UBND tỉnh; - Sở Thông tin Truyền thông; - TT Huyện ủy, TT HĐND huyện (b/c); - LĐ UBND huyện; - Cổng thông tin điện tử huyện; - Như điều 3; - Lưu VT TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Mùa Va Hồ QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước địa bàn huyện Tuần Giáo (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2022 UBND huyện Tuần Giáo) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước việc quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ quan Nhà nước địa bàn huyện Tuần Giáo Quy chế không áp dụng việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử có sử dụng chữ ký số quan Nhà nước có nội dung thuộc bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan Nhà nước địa bàn huyện, bao gồm: Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) huyện; UBND xã, thị trấn (sau gọi chung UBND cấp xã) quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật gửi, nhận qua tảng quản lý văn điều hành UBND tỉnh Điện Biên có giá trị pháp lý gốc văn giấy thay cho việc gửi, nhận văn giấy Điều Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn điện tử Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ Tất văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành giải quan Nhà nước huyện phải phát hành, tiếp nhận thống qua tảng quản lý văn điều hành UBND tỉnh, trừ trường hợp bên gửi bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn điện tử 4 Các quan hệ thống hành Nhà nước khơng phát hành văn giấy đến bên nhận gửi văn điện tử, trừ trường hợp quy định khoản 2, Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử, văn điện tử khơng bảo đảm ngun tắc, u cầu phát hành, tiếp nhận phải chịu trách nhiệm việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi biết thông qua tảng quản lý văn điều hành Điều Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Văn điện tử phải bảo đảm tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn, an tồn thơng tin, liệu trình phát hành, tiếp nhận, xử lý lưu trữ Văn điện tử phải phát hành ngày văn ký số ban hành, chậm buổi sáng ngày làm việc Văn điện tử đến sau tiếp nhận, bảo đảm giá trị pháp lý phải xử lý kịp thời, chờ văn giấy (nếu có) Trường hợp văn điện tử thuộc loại khẩn phải đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi sau ký số phải trình, chuyển giao xử lý sau tiếp nhận Văn điện tử phải theo dõi, cập nhật tự động trạng thái tiếp nhận, xử lý, phát hành tảng quản lý văn điều hành Văn điện tử phải đảm bảo yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn hành thực theo quy định mục I, Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư (sau viết tắt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) Bảo đảm yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin giải pháp kết nối, liên thông tảng quản lý văn điều hành Điều Nội dung thông tin văn điện tử Nội dung thông tin văn điện tử phát hành, tiếp nhận tảng quản lý văn điều hành bao gồm nội dung văn điện tử tồn nội dung hồ sơ, tài liệu gửi kèm theo Cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm nội dung thông tin, liệu cung cấp tảng quản lý văn điều hành tham gia xử lý công việc văn điện tử 5 Điều Đầu mối tiếp nhận, phát hành văn điện tử Văn phòng HĐND UBND tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Các quan chuyên môn thuộc UBND tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Thủ trưởng quan chuyên môn theo phân cấp Cơng chức Văn phịng - Thống kê UBND cấp xã tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã Bộ phận hành quan, đơn vị sử dụng chung tảng quản lý văn điều hành, trừ trường hợp quy định khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản Điều tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Thủ trưởng quan, đơn vị Chương II TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Tiếp nhận văn điện tử Trước tiếp nhận, văn thư quan kiểm tra tính đầy đủ, xác thực, tồn vẹn văn điện tử, trường hợp đủ điều kiện thực tiếp nhận tảng quản lý văn điều hành Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định gửi sai nơi nhận quan, đơn vị nhận văn phải trả lại cho quan, đơn vị gửi văn tảng quản lý văn điều hành Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn Việc đăng ký văn điện tử đến bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến tảng quản lý văn điều hành Sau tiếp nhận, bên nhận xử lý phản hồi trạng thái xử lý văn điện tử tảng quản lý văn điều hành Trường hợp nhận thông báo thu hồi văn điện tử, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn điện tử thu hồi tảng quản lý văn điều hành, đồng thời thông báo việc xử lý văn điện tử thu hồi thông qua tảng quản lý văn điều hành để bên gửi biết Điều Xử lý văn điện tử Việc tổ chức chuyển xử lý công việc văn điện tử thực tảng quản lý văn điều hành theo quy trình xử lý nội tương ứng quan, đơn vị xây dựng ban hành Cơ quan, đơn vị tổ chức việc theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình trạng tham mưu giải công việc văn điện tử môi trường mạng để phục vụ cho việc báo cáo, đạo kịp thời q trình xử lý cơng việc 7 Điều 10 Phát hành văn điện tử Văn điện tử sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký số theo quy định pháp luật chuyển văn thư quan để làm thủ tục phát hành văn Văn thư quan cấp số, thời gian ban hành văn chức tảng quản lý văn điều hành; ký số quan, tổ chức theo quy định phát hành văn điện tử đến bên nhận Trường hợp phát hành văn giấy, văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, nhân bản, đóng dấu quan, đơn vị để tạo thành văn giấy phát hành văn Việc phát hành văn điện tử bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn tảng quản lý văn điều hành Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn điện tử gửi đến bên nhận Trường hợp thu hồi văn điện tử, bên gửi phải thông báo tảng quản lý văn điều hành cho bên nhận biết để xử lý văn điện tử thu hồi Trường hợp phát hành văn y từ văn giấy sang văn điện tử, văn thư quan thực số hóa văn giấy ký số quan, đơn vị Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 11 Lưu trữ văn điện tử Việc lưu trữ văn điện tử thực theo quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Bản gốc văn điện tử phải lưu tảng quản lý văn điều hành quan, đơn vị ban hành văn Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu bảo quản văn điện tử để đảm bảo an tồn, tính tồn vẹn khả truy cập, khai thác văn lưu điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ thuận lợi phải đảm bảo không thay đổi nội dung Điều 12 Nộp lưu trữ hủy văn điện tử Việc nộp lưu trữ hủy văn điện tử thực theo quy định lưu trữ văn điện tử quan hành nhà nước theo quy định hành Nhà nước Điều 13 Kiểm tra chữ ký số văn điện tử Văn thư quan trước tiếp nhận văn điện tử thực kiểm tra tính tồn vẹn văn điện tử ký số theo quy định Điều Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan Nhà nước 8 Điều 14 Tổng hợp thơng tin, tình hình tiếp nhận, phát hành văn điện tử Việc tổng hợp, trích xuất thơng tin, liệu tình hình, kết tiếp nhận, phát hành văn điện tử quan, đơn vị thực tự động tảng quản lý văn điều hành Chương III QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ SỐ CHUYÊN DÙNG CHÍNH PHỦ Điều 15 Thẩm quyền quản lý thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho Trưởng phịng Văn hóa Thơng tin đầu mối thực trách nhiệm người quản lý thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ phục vụ quan quản lý Nhà nước địa bàn huyện theo quy định hành pháp luật Điều 16 Cấp chứng thư số Chứng thư số cấp của cá nhân, quan, tổ chức, thiết bị, dịch vụ, phần mềm có hiệu lực thời hạn tối đa 05 năm Điều kiện, hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị cấp chứng thư số thực theo quy định Điều 60 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số (sau viết tắt Nghị định số 130/2018/NĐ-CP) Điều Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04 tháng 12 năm 2019 Bộ Quốc phòng Hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (sau viết tắt Thơng tư số 185/2019/TT-BQP) Điều 17 Gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số Chứng thư số gia hạn, thời hạn có hiệu lực gia hạn tối đa 03 năm Điều kiện, hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số, trường hợp thay đổi nội dung thông tin chứng thư số thực theo quy định Điều 63, Điều 65, Điều 66 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Điều Thông tư số 185/2019/TT-BQP Điều 18 Thu hồi chứng thư số Các trường hợp thu hồi, thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số thực theo quy định Điều 68, Điều 69 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP khoản 1, Điều 10 Thông tư số 185/2019/TT-BQP Điều 19 Thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày thu hồi chứng thư số, thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ phải có trách nhiệm bàn giao lại thiết bị lưu khóa bí mật cho Sở Thơng tin Truyền thông chứng thư số hết hạn sử dụng chứng thư số bị thu hồi Quá trình giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật phải lập biên theo mẫu quy định khoản 2, Điều 10 Thông tư số 185/2019/TT-BQP Điều 20 Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật bị khóa nhập sai mật số lần quy định tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ thiết lập Hồ sơ, trình tự, thủ tục đề nghị khơi phục thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định Điều 11 Thông tư số 185/2019/TT-BQP Điều 21 Cấp chứng thư số sau chứng thư số cũ hết hạn chứng thư số bị thu hồi Thuê bao có nhu cầu cấp chứng thư số sau chứng thư số cũ hết hạn chứng thư số bị thu hồi đủ điều kiện xem xét cấp chứng thư số Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp chứng thư số lần đầu Điều 22 Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật phải quản lý theo quy định pháp luật hành a) Thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị giao cho Văn thư quản lý sử dụng theo quy định Việc bảo quản, lưu giữ thực với dấu quan, đơn vị b) Thiết bị lưu khóa bí mật cá nhân cá nhân có trách nhiệm bảo quản an tồn Khơng tiết lộ mật để người khác sử dụng thiết bị lưu khóa Khơng dùng cơng cụ, chương trình hay hình thức khác làm thay đổi liệu làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23 Trách nhiệm Văn phòng UBND huyện Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn điện tử hoạt động quan, đơn vị theo Quy chế Xây dựng tổ chức thực kế hoạch hàng năm cho việc nâng cấp, bảo dưỡng, phát triển sở hạ tầng đảm bảo trì, vận hành ổn định tảng quản lý văn điều hành đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng kết nối liên thông văn điện tử theo quy định Bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức có trình độ cơng nghệ thơng tin đáp ứng u cầu cơng việc để trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn điện 10 tử môi trường mạng Từng bước triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm xử lý thơng tin cán bộ, công chức, viên chức qua mạng Báo cáo tình hình thực năm đột xuất với Ủy ban nhân dân huyện kết thực Quy chế Điều 24 Trách nhiệm Phịng Văn hóa Thơng tin Chủ trì, đầu mối phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông thực tiếp nhận, triển khai dịch vụ (cấp mới, gia hạn, thu hồi…) thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chun dùng Chính phủ Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND huyện thực hướng dẫn, triển khai dịch vụ chữ ký số tảng quản lý văn điều hành huyện Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường cơng tác an tồn, an ninh thông tin xử lý, lưu trữ, trao đổi văn điện tử Điều 25 Trách nhiệm quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn địa bàn huyện Tổ chức quán triệt, triển khai đầy đủ nội dung Quy chế để sử dụng có hiệu tảng quản lý văn điều hành chứng thư số cấp để bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn điện tử nội quan, quan tổ chức thống nhất, toàn diện Tổ chức quản lý, định kỳ lưu văn điện tử đảm bảo an toàn thơng tin q trình thực Tn thủ tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước, quy định an tồn, an ninh thơng tin Lưu trữ sử dụng khóa bí mật cách an tồn, bí mật suốt thời gian chứng thư có hiệu lực bị tạm dừng Thông báo kịp thời cho phịng Văn hóa Thơng tin phát thấy dấu hiệu khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp sử dụng trái phép để có biện pháp xử lý Điều 28 Trách nhiệm thi hành Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND huyện; Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quán triệt nghiêm túc thực Quy chế Trong trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc phát sinh, Thủ trưởng quan, đơn vị phản ánh kịp thời UBND huyện (qua Văn phòng huyện) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung kịp thời./ -