Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Gia Lai

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI _ Số: 25/2020/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Gia Lai, ngày 15 tháng 10 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Gia Lai _ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan Nhà nước; Căn Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ bảo đảm an tồn hệ thống thông tin theo cấp độ; Căn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ quy định công tác văn thư; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước; Căn Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan Nhà nước; Căn Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước; Căn Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Theo đề nghị Giám đốc Sở Thông tin Truyền thơng Tờ trình số 114/TTr-STTTT ngày 11 tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử hệ thống Quản lý văn điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Gia Lai Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 25 tháng 10 năm 2020 Các Quyết định sau hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định có hiệu lực: a) Quyết định số 18/2013/QĐ-UBND ngày 29/7/2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành quan nhà nước địa bàn tỉnh Gia Lai; b) Quyết định số 443/QĐ-UBND ngày 01/7/2016 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành liên thông địa bàn tỉnh Gia Lai; c) Quyết định số 464/QĐ-UBND ngày 05/10/2018 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai việc sửa đổi Điều Quy chế quản lý, vận hành sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành liên thông địa bàn tỉnh Gia Lai ban hành kèm theo Quyết định số 443/QĐ-UBND ngày 01/7/2016 Điều Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở, Thủ trưởng ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - Văn phịng Chính phủ (báo cáo); - Bộ Thơng tin Truyền thông (báo cáo); - Vụ Pháp chế - Bộ Thông tin Truyền thông; - Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; - Thường trực Tỉnh ủy (báo cáo); - Thường trực HĐND tỉnh; - Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh; - UBMTTQ tỉnh đoàn thể thuộc tỉnh; - Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Ban đạo XD CQĐT tỉnh; - Đài PTTH Gia Lai, Báo Gia Lai; Cổng TTĐT tỉnh; - Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; - UBND huyện, thị xã, thành phố; - Lưu: VT, NC, KTTH, TTTH, KGVX TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Đỗ Tiến Đơng ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI _ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH GIA LAI (Ban hành kèm theo Quyết định số 25/2020/QĐ-UBND ngày 15 tháng 10 năm 2020 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai) _ Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử hệ thống Quản lý văn điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Gia Lai Quy chế không áp dụng việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành Ủy ban nhân dân cấp địa bàn tỉnh Gia Lai (sau gọi chung quan, đơn vị) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc quan, đơn vị quy định khoản Điều (sau gọi tắt CCVC) Các quan, tổ chức, cá nhân không thuộc quy định Khoản 1, Khoản Điều liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử với quan quy định Khoản Điều đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng khuyến khích thực theo Quy chế Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Hệ thống Quản lý văn điều hành (sau gọi tắt hệ thống QLVB&ĐH) hệ thống thông tin dùng chung quan, đơn vị địa bàn tỉnh tạo lập nhằm thực quy trình, hình thức tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử hỗ trợ quan, đơn vị, tổ chức giải công việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác đạo, điều hành môi trường mạng Trục liên thông văn tỉnh giải pháp kỹ thuật, công nghệ triển khai để kết nối, liên thông hệ thống QLVB&ĐH với đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn điện tử quan, đơn vị địa bàn tỉnh Điều Các yêu cầu đảm bảo giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử xác thực chữ ký số phải thực theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Các loại tài liệu, văn hành xác thực chữ ký số gửi qua mơi trường mạng khơng phải gửi thêm văn giấy Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử a) Đối với văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP b) Đối với văn hành chính: Thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Định dạng văn điện tử: Được quy định cụ thể Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT 4 Sử dụng chữ ký số, chứng thư số: Các quan, đơn vị người có thẩm quyền sử dụng chứng thư số hợp lệ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn điện tử cuối trước thức ban hành Trường hợp văn điện tử hình thành từ việc số hóa gốc văn giấy cần chữ ký số quan, đơn vị ban hành văn Các trường hợp lại, văn điện tử cần chữ ký số hợp lệ người có thẩm quyền quan, đơn vị ban hành văn Nội dung yêu cầu thông tin văn điện tử gửi, nhận hệ thống QLVB&ĐH thực theo quy định Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Cản trở, ngăn cản trái phép thay đổi trình gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng hoạt động quan nhà nước Truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép phần toàn văn điện tử trao đổi Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số người khác để gửi, nhận văn điện tử Lợi dụng việc trao đổi văn điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật cơng tác thơng tin bí mật khác pháp luật quy định Tạo phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành có hành vi phá hoại hạ tầng công nghệ gửi, nhận văn điện tử Điều Các loại văn điện tử đăng ký thông tin vào hệ thống QLVB&ĐH Tất văn quan, đơn vị phát hành, tiếp nhận phải đăng ký văn đi, đăng ký văn đến vào hệ thống QLVB&ĐH phát hành văn điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng thông qua hệ thống QLVB&ĐH Trừ trường hợp, Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn điện tử Trường hợp, Bên gửi đáp ứng yêu cầu nêu trên, Bên nhận khơng đáp ứng phát hành văn giấy từ văn ký số theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Đầu mối tiếp nhận phát hành văn điện tử Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phịng phận hành quan, đơn vị thuộc tỉnh tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện; phận thực chức văn thư phịng chun mơn, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đầu mối tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Tiếp nhận, xử lý văn đến Trình tự tiếp nhận văn đến a) Trước tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử tiến hành tiếp nhận hệ thống QLVB&ĐH theo quy định khoản Điều 21 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg; đồng thời kiểm tra chữ ký số văn điện tử theo quy định Điều Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT b) Cập nhật liệu đặc tả văn bản, tài liệu trường thông tin tương ứng vào hệ thống QLVB&ĐH theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Việc số hóa tài liệu giấy gửi kèm văn vào Danh mục văn phải số hóa yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động quan, đơn vị Xử lý văn đến a) Sau tiếp nhận kiểm tra văn đến, Văn thư quan, đơn vị tiến hành đăng ký vào hệ thống QLVB&ĐH Trường hợp cần thiết, Văn thư quan, đơn vị thực số hóa văn đến theo quy định Khoản Điều Định kỳ hàng tháng phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý b) Văn thư quan, đơn vị trình văn đến người có thẩm quyền đạo giải hệ thống QLVB&ĐH Người có thẩm quyền cho ý kiến đạo giải văn đến hệ thống QLVB&ĐH cập nhật vào hệ thống QLVB&ĐH thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan, đơn vị thực trình văn điện tử hệ thống QLVB&ĐH chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải c) Giải văn đến: Người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến hệ thống QLVB&ĐH Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Khi nhận văn đến hệ thống QLVB&ĐH, quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp giải Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Điều Xử lý, phát hành văn Xử lý văn a) Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn bản; người đứng đầu quan, đơn vị người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống QLVB&ĐH cập nhật thông tin cần thiết c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến hệ thống QLVB&ĐH, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn d) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Đăng ký văn a) Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn b) Văn thư quan, đơn vị: Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn chức hệ thống QLVB&ĐH c) Văn đăng ký hệ thống QLVB&ĐH Hàng tháng phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn điện tử sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành theo quy định pháp luật phát hành đến Bên nhận thông qua hệ thống QLVB&ĐH b) Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, đơn vị ban hành văn c) Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, đơn vị để tạo văn giấy phát hành văn d) Trường hợp cần phát hành văn số hóa từ văn giấy: Văn thư quan, đơn vị thực số hóa văn giấy theo quy định Điểm b Khoản Điều Quy chế này; ký số quan, tổ chức theo quy định Điểm b Khoản Điều Quy chế phát hành văn số hóa Điều 10 Thời điểm, thời gian gửi, nhận văn điện tử Thời điểm gửi văn điện tử đến quan, đơn vị thời điểm văn điện tử văn thư Bên gửi phát hành hệ thống QLVB&ĐH có hồi báo văn gửi thành cơng Thời điểm nhận văn điện tử quan, đơn vị xác định thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống QLVB&ĐH Bên nhận, thời điểm văn nhập vào hệ thống ngồi hành thời điểm tiếp nhận văn điện tử đến tính thời điểm bắt đầu hành Thời gian gửi, nhận văn điện tử hệ thống QLVB&ĐH bảo đảm thống nhất, đồng theo múi Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) đồng theo Trục liên thông văn điện tử tỉnh Điều 11 Kiểm tra tính tồn vẹn văn điện tử Tính tồn vẹn văn điện tử nội dung văn điện tử chưa bị thay đổi, trừ thay đổi hình thức biểu thơng tin phát sinh q trình gửi, lưu trữ hiển thị văn điện tử Văn điện tử kiểm tra tính tồn vẹn dựa thông tin sau đây: a) Thể thức văn bao gồm: Tên loại trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn b) Thông tin Bên gửi Bên nhận văn điện tử c) Thời gian văn điện tử thức phát hành, thời gian gửi, nhận văn điện tử d) Cấu trúc tệp liệu chứa văn điện tử đ) Chữ ký số Bên gửi trường hợp có sử dụng chữ ký số Chương III HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ Điều 12 Tên miền hệ thống QLVB&ĐH Định dạng tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH a) Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH quan chuyên môn, đơn vị cấp tỉnh sử dụng tên viết tắt cách ghép chữ đầu hệ thống QLVB&ĐH tên quan tiếng Việt, viết liền khơng có khoảng trắng theo dạng: qlvbdh[tên quan viết tắt].gialai.gov.vn Trường hợp tên đơn vị ngắn dài, dễ gây nhầm lẫn sử dụng tên đơn vị đầy đủ thêm, giảm bớt ký tự tên quan viết tắt đảm bảo hợp lý Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH quan: - Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Gia Lai: qlvbdhstttt.gialai.gov.vn - Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai: qlvbdhsnv.gialai.gov.vn; - Sở Ngoại vụ tỉnh Gia Lai: qlvbdhsngv.gialai.gov.vn - Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng cơng trình Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Gia Lai: bqldannptnt.gialai.gov.vn b) Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố tên viết tắt chữ đầu hệ thống QLVB&ĐH tên đầy đủ địa phương tiếng Việt khơng dấu, viết liền khơng có khoảng trắng theo dạng: qlvbdh[tên huyện, thị xã, thành phố].gialai.gov.vn Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH Ủy ban nhân dân huyện Mang Yang có tên miền dạng: qlvbdhmangyang.gialai.gov.vn c) Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH Ủy ban nhân dân cấp xã tên đầy đủ địa phương ghép với tên đầy đủ cấp huyện mà cấp xã trực thuộc tiếng Việt khơng dấu, viết liền khơng có khoảng trắng theo dạng: [tên cấp xã][tên cấp huyện].gialai.gov.vn Ví dụ: Tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH Ủy ban nhân dân phường Yên Đỗ thuộc thành phố Pleiku có tên miền dạng: yendopleiku.gialai.gov.vn d) Đối với quan, tổ chức trị - xã hội địa bàn tỉnh cần thống với Sở Thông tin Truyền thông trước đưa tên miền truy cập hệ thống QLVB&ĐH quan vào sử dụng để tránh tình trạng trùng lặp Định dạng tên tài khoản CCVC đăng nhập hệ thống QLVB&ĐH a) Tài khoản người sử dụng tên người sử dụng hệ thống QLVB&ĐH kết hợp với ký tự viết tắt họ tên đệm b) Định dạng tên cá nhân tài khoản: [tên][họ viết tắt][chữ đệm viết tắt] Ví dụ: Tài khoản Cao Thị Phương Thúy công chức thuộc Sở Thông tin Truyền Thông tỉnh Gia Lai thuyctp Tài khoản Trần Đình Ngun cơng chức thuộc Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đak Pơ nguyentd c) Trường hợp trùng tên cá nhân tài khoản CCVC thuộc quan, đơn vị có họ chữ đệm khác tên cá nhân tài khoản gồm chữ đệm (chỉ lấy chữ đệm liền kề với tên) tên viết đầy đủ, kết hợp với họ chữ đệm cịn lại (trong trường hợp chữ đệm có tên) Ví dụ: Tài khoản Trương Hồng Tiến Minh Trần Huỳnh Tấn Minh thuộc đơn vị tienminhth tanminhth d) Trường hợp trùng tên cá nhân tài khoản CCVC thuộc quan, đơn vị có họ chữ đệm giống nhau, tên cá nhân tài khoản theo định dạng chung tên cá nhân, kết hợp với thành phần phụ khác (như ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi sinh.) Ví dụ: Tài khoản Cao Thị Phương Thúy sinh năm 1979 Cao Thị Phương Thúy sinh năm 1982 thuộc đơn vị Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Gia Lai thuyctp79 thuyctp82 Điều 13 Tổ chức, vận hành hệ thống QLVB&ĐH Hệ thống QLVB&ĐH thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin bao gồm: Hệ thống máy tính, mạng nội quan, đơn vị, mạng WAN tỉnh mạng Internet Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông thuộc Sở Thông tin Truyền thông đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật, quản trị sở liệu hạ tầng kỹ thuật hệ thống QLVB&ĐH Trung tâm Tích hợp liệu tỉnh Các quan, đơn vị thực quản trị hệ thống QLVB&ĐH cài đặt hạ tầng kỹ thuật của đơn vị hạ tầng kỹ thuật đặt Trung tâm Tích hợp liệu tỉnh; quản lý bảo vệ an toàn hệ thống mạng máy tính kết nối Internet quan, đơn vị để kết nối với Trung tâm Tích hợp liệu tỉnh (Trục liên thông văn điện tử tỉnh); cử nhân có chun mơn để quản trị hệ thống, làm đầu mối để liên hệ phối hợp xử lý cố (nếu có) với Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông thuộc Sở Thông tin Truyền thông trình khai thác, sử dụng hệ thống QLVB&ĐH Điều 14 Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin Việc kết nối hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị địa bàn tỉnh qua Trục liên thông văn điện tử tỉnh phải mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn an tồn, an ninh thông tin theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông, Bộ Công an quan có thẩm quyền khác 2 Các quan, đơn vị có trách nhiệm đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin quan, đơn vị Xây dựng quy chế bảo đảm an tồn thơng tin quan mình; cử người phụ trách quản lý an tồn thông tin; kiểm tra định kỳ việc thực biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin đáp ứng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật an tồn thơng tin Điều 15 Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông Trục liên thông văn điện tử tỉnh đảm bảo việc kết nối, liên thông với hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị địa bàn tỉnh qua mạng truyền số liệu chuyên dùng bảo đảm kết nối với Trục liên thông văn quốc gia Hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị đáp ứng việc gửi, nhận văn điện tử qua Trục liên thông văn điện tử tỉnh, sử dụng mã định danh văn định dạng liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn theo quy định Bộ Thơng tin Truyền thơng Thơng tin tình hình gửi, nhận văn điện tử quan, đơn vị hệ thống QLVB&ĐH phải bảo đảm việc kết nối, liên thông, chia sẻ, công khai, phục vụ đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Chương IV QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Điều 16 Lưu trữ văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị Việc lưu trữ văn điện tử phải thực theo quy định Khoản Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn điện tử quan, đơn vị đưa vào hồ sơ lưu trữ phải đáp ứng điều kiện sau a) Nội dung văn điện tử lưu khn dạng mà khởi tạo, gửi, nhận khn dạng cho phép thể xác hình thức, nội dung văn b) Nội dung văn điện tử truy cập sử dụng để tham chiếu cần thiết c) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ văn điện tử không bị thay đổi, sai lệch suốt thời gian lưu trữ d) Văn điện tử lưu trữ theo cách thức định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày gửi nhận thông điệp liệu Cơ quan, đơn vị vào đặc thù hoạt động khả ứng dụng công nghệ thông tin quan, đơn vị để lựa chọn áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ văn điện tử cho phù hợp Thẩm quyền cho phép đọc, chép, chứng thực văn lưu trữ điện tử thực tài liệu lưu trữ Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu bảo quản văn điện tử để đảm bảo an tồn, tính tồn vẹn khả truy cập, khai thác văn lưu điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ thuận lợi phải đảm bảo không thay đổi nội dung Điều 17 Quy trình lưu trữ văn điện tử Thu thập văn điện tử a) Cơ quan, đơn vị lập danh mục hồ sơ quan cần xác định rõ hồ sơ lưu trữ dạng điện tử b) Căn vào danh mục hồ sơ điện tử quan, đơn vị, công chức phụ trách có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập cập nhật tất văn bản, tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng c) Các thông tin, liệu phát sinh trình trao đổi, xử lý văn điện tử phải cập nhật thống phù hợp với quy định sử dụng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ thuận lợi d) Bảo quản văn điện tử thực theo quy định Chương III Thông tư số 02/2019/TTBNV Nộp lưu trữ văn điện tử a) Việc nộp lưu trữ thực lưu trữ văn điện tử thực theo quy định Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Khi giao nhận văn điện tử, lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập văn điện tử theo quy định Chương II, Thông tư số 02/2019/TT-BNV Hồ sơ điện tử phải đảm bảo nội dung, cấu trúc, không bị hư hỏng hay liệu Việc lưu trữ quản lý văn điện tử thực theo chế lưu trữ hệ thống thông tin áp dụng kết hợp với ràng buộc phân cấp, phân quyền người sử dụng mức độ an tồn, bảo mật thơng tin, liệu Đối với quan, đơn vị chưa có hệ thống thông tin phục vụ trao đổi môi trường mạng việc tạo lập quản lý thực máy tính quan Điều 18 Hủy văn lưu trữ điện tử Việc hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn điện tử ký số thực theo quy định Điều 10 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT Văn điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền Việc hủy văn lưu trữ điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ hết giá trị phê duyệt phải đảm bảo thông tin bị hủy khôi phục lại Cơ quan, đơn vị, cá nhân hủy văn lưu trữ điện tử sau hoàn thành việc giao nộp lưu Chương V TRÁCH NHIỆM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 19 Trách nhiệm Sở Thơng tin Truyền thơng Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị liên quan tham mưu, để xuất việc quản lý, vận hành, nâng cấp hệ thống QLVB&ĐH, tham mưu triển khai việc lưu liệu hệ thống QLVB&ĐH giải pháp kỹ thuật khác nhằm đáp ứng việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn điện tử địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật, đảm bảo an tồn thơng tin u cầu thực tế xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Gia Lai Quản lý mã nguồn hệ thống QLVB&ĐH dùng chung tỉnh Tham mưu, đề xuất giải pháp quản lý, trì hoạt động hệ thống QLVB&ĐH hệ thống thơng tin liên quan Trung tâm Tích hợp liệu; chủ trì triển khai giải pháp kết nối, chia sẻ liệu với Trục liên thông văn quốc gia hệ thống thông tin có liên quan Trung ương Tham mưu cơng tác bồi dưỡng, tập huấn cho đội ngũ CCVC có trình độ cơng nghệ thơng tin đáp ứng u cầu công việc (sau gọi chung cán kỹ thuật), CCVC việc quản lý, sử dụng hệ thống QLVB&ĐH Cấp, quản lý mã định danh đơn vị cho quan, đơn vị kết nối vào hệ thống liên thông văn điện tử tỉnh Chủ trì, phối hợp với Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị việc sử dụng hệ thống QLVB&ĐH thực quy định theo Quy chế Định kỳ tổng hợp, báo cáo kết thực báo cáo ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính quyền điện tử định kỳ báo cáo theo đạo, yêu cầu quan có thẩm quyền Điều 20 Trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Là đầu mối tiếp nhận, phát hành văn điện tử Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh 2 Phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông đơn vị liên quan hướng dẫn triển khai thực Quy chế này; tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước theo Quy chế quy định pháp luật có liên quan Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tình ban hành Danh mục văn điện tử gửi kèm văn giấy quan hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Điều 21 Trách nhiệm Sở Nội vụ Chủ trì, hướng dẫn việc giao nộp, lưu trữ bảo quản văn điện tử, hồ sơ điện tử theo quy định hành; phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông triển khai giải pháp kỹ thuật liên quan Phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực Quy chế Điều 22 Trách nhiệm Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thông đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí triển khai, nâng cấp, bồi dưỡng, tập huấn, quản lý, trì hoạt động hệ thống QLVB&ĐH hệ thống thông tin có liên quan đến hệ thống QLVB&ĐH địa bàn tỉnh Điều 23 Trách nhiệm quan, đơn vị địa bàn tỉnh Các quan, đơn vị phải đảm bảo điều kiện cần thiết để vận hành, sử dụng hệ thống QLVB&ĐH thống kết nối, liên thông phục vụ gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước Bố trí, đề xuất bố trí kinh phí thực hiệu việc gửi, nhận, xử lý văn điện tử, hồ sơ điện tử theo quy định pháp luật Triển khai sử dụng có hiệu hệ thống QLVB&ĐH chứng thư số cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử nội quan, quan tổ chức, cá nhân thống nhất, đồng Triển khai giải pháp đảm bảo an tồn thơng tin; thực lưu liệu hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng văn điện tử việc trao đổi, giao dịch với quan nhà nước Bố trí cán kỹ thuật để quản lý, trì hoạt động hệ thống QLVB&ĐH quan, đơn vị; cử cán kỹ thuật tham gia đầy đủ khóa tập huấn, bồi dưỡng cơng nghệ thơng tin Sở Thông tin Truyền thông tổ chức Đôn đốc giám sát việc thực Quy chế báo cáo tình hình thực báo cáo ứng dụng cơng nghệ thơng tin, Chính quyền điện tử định kỳ báo cáo đột xuất theo yêu cầu quan có thẩm quyền Thủ trưởng quan, đơn vị a) Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh việc đạo thực Quy chế quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý b) Gương mẫu thực việc quản lý, điều hành công việc hệ thống QLVB&ĐH; đạo cá nhân, đơn vị quản lý tăng cường trao đổi, sử dụng văn điện tử theo quy định pháp luật c) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử CCVC công việc, coi trách nhiệm, quyền hạn CCVC việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính; quy định rõ tiêu chí đánh giá, theo dõi hình thức khen thưởng, kỷ luật đơn vị, cá nhân việc thực thi quy định sử dụng văn điện tử công việc Điều 24 Điều khoản thi hành Trường hợp văn viện dẫn Quy chế sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ văn áp dụng quy định văn 2 Trong trình thực Quy chế này, có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, quan, đơn vị kịp thời báo cáo Sở Thông tin Truyền thơng để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Đỗ Tiến Đơng ... I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử hệ thống Quản lý văn điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước địa bàn tỉnh Gia. .. DÂN TỈNH GIA LAI _ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU... chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Chương II QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Tiếp nhận, xử lý văn đến Trình tự tiếp nhận văn đến a) Trước tiếp nhận, Bên nhận