Đánh giá công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần tập Đoàn hoa sen

BTL HP:Công tác văn thư – Lưu trữ trong Doanh nghiệp_Đánh giá công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần tập Đoàn hoa sen: LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6. Phương pháp nghiên cứu 7. Bố cục đề tài bao gồm 3 chương: NỘI DUNG CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ. 1.1. Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.2. Cơ sở pháp lý về Công tác Văn thư lưu trữ 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp 1.1.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1.2. Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 1.2.1. Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 1.2.2. Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ Tiểu kết chương 1: CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: 2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi: 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.1.4. Các lĩnh vực kinh doanh chính: 2.1.5. Mối liên hệ với công tác văn thư, lưu trữ: 2.2. Khái quát chung về công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty 2.2.1. Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp hiện đại 2.2.2. Cơ sở pháp lý của công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam và tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.3. Mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư của Công ty 2.3.1. Phân tích mô hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.3.2. Nhận xét chung về công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4. Công tác quản lý, soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.1. Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.2. Đánh giá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.4.3. Đánh giá quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.5.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 2.6.1. Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 2.6.2. Quy trình lập hồ sơ 2.5.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 2.7. Quản lý con dấu 2.7.1. Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 2.7.2. Sử dụng con dấu 2.7.3. Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN 3.1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ 3.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 3.3. Hoàn thiện quy trình quản lý và giải quyết văn bản 3.4. Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản 3.5. Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 3.6. Cải tiến công tác quản lý và sử dụng con dấu 3.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 3.8. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài: “Đánh giá công tác tổ chức, quản

lý văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen’’

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận mà tôi đã nghiên cứu trong thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và quy định của nhàtrường nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : 1

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục đề tài bao gồm 3 chương: 2

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 3

1.1 Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ 3

1.1.1 Một số khái niệm 3

1.1.2 Cơ sở pháp lý về Công tác Văn thư lưu trữ 5

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp 5

1.1.4 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 7

1.2 Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 7

1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ 7

1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ : 9

Tiểu kết chương 1: 12

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN13 2.1 Khái quát về Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: 13

2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi: 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 14

2.1.4 Các lĩnh vực kinh doanh chính: 15

2.1.5 Mối liên hệ với công tác văn thư, lưu trữ: 15

2.2 Khái quát chung về công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty16

2.2.1 Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữtrong doanh nghiệp hiện đại 16

2.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam vàtại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 17

2.3 Mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư của Công ty 19

2.3.1 Phân tích mô hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phầnTập đoàn Hoa Sen 19

2.3.2 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoànHoa Sen 20

2.4 Công tác quản lý, soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 21

2.4.1 Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn HoaSen 21

2.4.2 Đánh giá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty Cổphần Tập đoàn Hoa Sen 22

2.4.3 Đánh giá quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Tậpđoàn Hoa Sen 24

2.5 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 25

2.5.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại Công ty Cổ phần Tậpđoàn Hoa Sen 25

2.5.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ phầnTập đoàn Hoa Sen 28

2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 30

2.6.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ 30

2.6.2 Quy trình lập hồ sơ 31

2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty 31

2.7 Quản lý con dấu 33

2.7.1 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư 33

2.7.2 Sử dụng con dấu 33

2.7.3 Trách nhiệm của lãnh đạovà nhân viên đói với công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen 34

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN 36

3.1 Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ 36

3.2 Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 36

3.3 Hoàn thiện quy trình quản lý và giải quyết văn bản 37

3.4 Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản 37

3.5 Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 37

3.6 Cải tiến công tác quản lý và sử dụng con dấu 38

3.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 38

3.8 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát 39

KẾT LUẬN 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong thời đại hiện nay, mọi doanh nghiệp đều sử dụng văn bản giấy tờ đểtruyền đạt đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, báo cáo và liên hệ côngtác giữa các cơ quan Văn bản giấy tờ được quản lý thống nhất tại bộ phận Văn thư,nhằm sử dụng hiệu quả và hỗ trợ lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động của cơquan

Công tác văn thư trở thành yêu cầu cấp thiết, không chỉ ghi chép và truyềnđạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ, công chức và phòng bantrong tổ chức Việc làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp chính xác, kịpthời các quyết định quản lý, giúp lãnh đạo điều hành hoạt động đơn vị một cáchhợp pháp và hiệu quả Công tác văn thư là không thể thiếu trong tổ chức và hoạtđộng của bất kỳ doanh nghiệp nào

Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia, em

đã được học và tìm hiểu về các hoạt động văn phòng Qua quá trình học tập vànghiên cứu, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp Đó cũng chính là lý do em chọn "Đánh giá công tác

tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen" làm đề tàicho bài tiểu luận này

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :

- Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần Tập

đoàn Hoa Sen

- Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác tổ chức quản lý về Vănthư Lưu trữ tại công ty

- Đề xuất Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

- Công tác văn thư văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Phạm vi nghiên cứu

- Công tác Tổ chức quản lý văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Tập đoànHoa Sen

- Thời gian: Năm 2024

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp dụngnhư: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng cácphương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:

Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công tyPhương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan

Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài cơquan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhậnmột cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổphần Tập đoàn Hoa Sen

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý về Văn thư lưu trữ tại Công

ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý vềvăn thư lưu trữ trong Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ.

1.1 Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm

Khái niệm về “Quản lý”

Theo Nguyễn Minh Đạo trong cuốn "Cơ sở khoa học quản lý” NXB Chínhtrị Quốc gia, Hà Nội 1997: "Quản lý là sự tác động chỉ huy điều khiển hướng dẫncác quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã

đề ra

Trong cuốn "Khoa học quản lý", tập 1, NXB Trường ĐH kinh tế quốc dân,

Hà Nội năm 2001 "Quản lý là việc đại đến mục đích của tổ chức một cách có kếtquả và hiệu quả thông qua quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạtđược những mục tiêu nhất định dựa trên những quy luật khách quan"

Giáo trình “Luật hành chính Việt Nam" của Trường ĐH Luật cho rằng:

"Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối với các đối tượngquan lý, quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở đó và lúc đó có hoạt độngchung của con người

Như vậy từ những khái niệm cũng như những quan điểm trên người học cóthể hiểu hiểu “ quản lý là sự tác động điều chỉnh hành vi có mục tiêu của con ngườiđiều khiển, chỉ đạo hoạt động chung cùa con người để đạt được một mục tiêu nhấtđịnh đã đề ra”

Khái niệm về “Tổ chức”

“Tổ chức” là 1 tập hợp các cá nhân, tập thể có liên quan đến nhau, cùng liênkết lại tạo thành một tổ chức cụ thể và hoạt động cùng một lĩnh vực nào đó nhằmhoạt động thực hiện nhiệm vụ chung với mục tiêu lợi ích chung của tổ chức đó

Trong quản lý công tác văn thư và lưu trữ tổ chức được hiểu là việc sắp xếphợp lý và hiệu quả hệ thống các văn bản, hồ sơ, trong lưu trữ

Vậy tổ chức văn thư lưu trữ là việc bố chí sắp xếp các công việc về công tácvăn thư và lưu trữ hợp lý và hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ nhằm đạt đượcmục tiêu cung cấp thông tin, tổ chức hoa học tài liệu về công tác lưu trữ cho hoạtđộng quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp.

Khái niệm về “Doanh Nghiệp”

“Doanh nghiệp” là một tổ chức kinh doanh có tên riêng, có tải sản đượcthành lập dưới quy định của pháp luật Là một hoạt động kinh tế của một tổ chức

có hai loại doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhà nước, được thành lập nhằmtạo ra lợi nhận đóng góp cho sự phát triển cho cá nhân tổ chức đó cũng như là cho

xã hội

Khái niệm “Doanh nghiệp” được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020như sau: “Doanh nghiệp” là tổ chức có tên tiêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch,được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”

Khái niệm về “Công tác văn thư và Công tác Lưu trữ”

Khái niệm công tác văn thư:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ hoạt động giải quyết côngviệc liên quan đến soạn thảo, ký, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết vănbản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo được thông tin văn bản cho hoạt động tổchức quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức nhà nước cũng như tổ chức Doanhnghiệp

Công tác văn thư được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tácvăn thư bao gồm: Soạn thảo văn bản, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết

bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”

Khái niệm công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là tổng thể các hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ nhưhoạt động tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu, thu thập bổsung tài liệu, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu, hoạtđộng tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu của các cơ quan tổ chức

1.1.2 Cơ sở pháp lý về Công tác Văn thư lưu trữ

- Cơ sở pháp lý về công tác văn thư lưu trữ là các văn bản luật hiện hành quyđịnh cụ thể về các nghiệp vụ về công tác văn thư và lưu trữ trong các cơ quan tổchức, là công cụ thực hiện hóa đường lối, chính sách của nhà nước trong lĩnh vựcvăn thư là lưu trữ, là nơi để căn cứ cho các hoạt động kiểm tra việc thi hành phápluật, đối với công tác này Văn bản hiện hành của công tác văn thư và lưu trữ nhằmnâng cao vai trò quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cũng như đầymạnh các hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức

- Công tác văn thư và lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định củapháp luật như sau:

+ Nghị định 30 của Chính Phủ quy định về công tác văn thư

+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP: Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: Quy định về công tác văn thư lưu trữ+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV: Quy định hướng dẫn xây dựng Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

+ Thông tư 07/2021/TT-BNV, về quy chế báo cáo công tác ngành nội vụ.+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 – sửa đổi 2020

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay, thời đại màchúng ta sống – chính là thời đại mà cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ratrên toàn cầu và Việt nam chúng ta cũng không ngoại lệ Cùng với sự phát triểncông nghệ đó, kèm theo sự bùng nổ khối lượng thông tin trong doanh nghiệp, vậycông tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp cũng là một vấn đềkhông thể không được coi trọng trong việc đảm bảo sự vận hành bền vững trong

lĩnh vực tổ chức quản lý văn thư và lưu trữ trong mọi cơ quan tổ chức hay doanhnghiệp nào.

Công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp không chỉ là mộtnhiệm vụ hành chính đơn thuần mà còn là một công tác quản lý có vai trò then chốttrong hoạt động văn phòng cũng như trong việc đảm bảo sự ổn định và hiệu quảcủa nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, công tác này chiếmphần lớn trong hoạt động văn phòng và là một mắt xích trong bộ máy hoạt độngcủa cơ quan Công tác lưu trữ trong doanh nghiệp không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu,

hồ sơ quan trọng mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì được tínhminh bạch và bảo mật thông tin trong doanh nghiệp, hỗ trợ cho sự phát triển bềnvững của doanh nghiệp các tài liệu này giúp cho doanh nghiệp lưu giữ lại đượcnhững thành tựu cũng như hạn chế của hoạt động kinh doanh từ đó hỗ trợ cho việclên kế hoạch cũng như chiến lược tốt hơn cho tương lai của doanh nghiệp

Công tác lưu trữ giúp cho doanh nghiệp tuân thủ được các yêu cầu pháp lý

về các thời hạn lưu trữ cũng như bảo vệ giữ liệu và làm việc báo cáo kiểm tra tàiliệu khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước như báo cáo tài chính, kế hoạch sản xuất, hoặc phục vụ cho nhu cầu của các cá nhân trong cơ quan Các hồ sơ tài liệu lưu trữcũng cấp các thông tin có tính chính xác cũng như tính pháp lý cao

Công tác lưu trữ hỗ trợ việc chuyển đổi số với sự phát triển của công nghệquản lý lưu trữ đang dần trở thành xu hướng hiện nay Doanh nghiệp cũng cần cậpnhật hệ thống lưu trữ hiện đại, thông minh để hỗ trợ các hoạt động số hóa giúp choviệc quản lý và sử dụng tài liệu trở nên thuận lợi hơn cho doanh nghiệp

Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan tổ chức nhà nướccũng như Doanh nghiệp được xem như một bộ phận hoạt động quản lý trong hoạtđộng văn phòng, ảnh hưởn trực tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức.Công tác văn thử đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tincần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lý của cơ quan, công tác văn thư giúp choviệc giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và hiệu quả, công tácvăn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ hoạt động của cơ quan, nội dung các vănbnar phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ

trách nhiệm khác nhau trong tổ chức Thực hiện tốt công tác văn thư nề nếp sẽ giúpcho cơ quan tổ chức doanh nghiệp đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điềukiện tốt cho công tác lưu trữ của tổ chức Doanh nghiệp

1.1.4 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư với vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt độngquản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị Công tác lưu trữ là tổ chức lựa chọn,lưu giữ các hồ sơ tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơquan, đơn vị, xã hội Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ,thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo,ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước

đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ lànguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốt công táclưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quantrọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như làcầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽtiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ pháttriển, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trong hoạt động của các cơ quanđơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành,quyết định, thi hành đều bằng văn bản Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đốivới hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết góp phần quantrọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao chất lượng hiệu quả thựcthi nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay

1.2 Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ

1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ

Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trongbất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vựchoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có

một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy

tờ, tài liệu Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết cho công việc sau này Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính,

là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo,ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trịcủa tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, đối với mỗi cơ quan, tổ chức,công tác văn thư lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyên quan trọngmỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằngngày, tới chất lượng và hoạt động hiệu quả của cơ quan tổ chức

Như chúng ta đã biết, công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữu bao gồmcác nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụngcon dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lývăn bản Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi,quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm vănthư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để pháthành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản,lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đếnnhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tácvăn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tácvăn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịpthời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việctra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luônphải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lựctrong công việc

Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyếtxong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối

với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tàiliệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệunhững tài liệu đó Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cậpnhiều cơ quan, đơn vị Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phátsinh nhiều văn bản tài liệu Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu mới thậm chí đượcchất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông…

1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ :

* Nội dung của công tác văn thư:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

* Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơquan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

- Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xâydựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết vănbản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa

của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức

và thời gian của các cơ quan

- Chính xác

Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phùhợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nướccấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợpvới thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định:Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tênloại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơquan; Nơi nhận văn bản các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vịtrí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả cáckhâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản …

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với cácchế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

- Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việclựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy địnhtrong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội

- Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền

với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năngsuất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành mộtnhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa họccông nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cầntránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiệnhiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của côngtác văn thư

* Nội dung Công tác lưu trữ:

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàntài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụthể của công tác lưu trữ như sau:

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.Bởi vì trong công tác lưu trữ là một hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng củatất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tôt công tác lưu trữ , trong mỗi cơquan ,tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Thực hiện cácnghiệp vụ cụ thể như: Thu thập tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác tài liệu, sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan

Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn

về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực hiệntốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định nhữngvấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia Hệ thống nhữngvăn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý choviệc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước vềviệc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng gópphần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ một trong những nội dung quan trọng củacông tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu

- Phân loại tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu

- Tổ chức bảo quản tài liệu

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưutrữ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan , tổ chức đãquy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn vềcông tác lưu trữ

Kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ là khâu then chốt giúp các cơ quan tổchức nắm được tình hình thực hiện các quy định trong các văn bản quy định củanhà nước một ngành, một lĩnh vực nhất định

Tiểu kết chương 1:

Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổchức nào, công tác này giúp công việc được giải quyết nhanh chóng nâng cao hiệuquả của công việc trong công ty, đồng thời cung cấp dữ liệu tài liệu khi cần sửdụng một cách kịp thời

Để làm tốt công tác quản lý văn thư và lưu trữ, cần quản lý các nội dungquản lý các lĩnh vực thuộc văn thư lưu trữ một cách tốt nhất, hiệu quả nhất và đó vàcũng trách nhiệm của những nhà lãnh đạo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN

2.1 Khái quát về Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Giai đoạn khởi đầu (2001-2005): Thành lập với tên gọi Công ty TNHH Vậtliệu Xây dựng Hoa Sen, vốn điều lệ ban đầu khiêm tốn, Hoa Sen Group tập trungvào sản xuất và kinh doanh tôn mạ kẽm, từng bước xây dựng nền tảng và uy tíntrên thị trường

Giai đoạn mở rộng (2006-2010): Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần vàniêm yết trên sàn chứng khoán, đánh dấu bước ngoặt quan trọng Tập đoàn tậptrung mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm (tôn mạ màu, ống thép, xàgồ ), phát triển hệ thống phân phối và mạng lưới chi nhánh trên toàn quốc

Giai đoạn tăng trưởng (2011-2015): Tập trung vào phát triển thương hiệu,

mở rộng thị trường xuất khẩu, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất, nâng caochất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh

Giai đoạn phát triển bền vững (2016 - nay): Tập đoàn chú trọng đến pháttriển bền vững, tăng cường quản trị doanh nghiệp, đầu tư vào nghiên cứu và pháttriển (R&D), và tham gia vào các hoạt động trách nhiệm xã hội Đồng thời, HoaSen Group đối mặt với nhiều thách thức từ thị trường và nỗ lực thích ứng để duy trì

vị thế

2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi:

Tầm nhìn: Trở thành Tập đoàn sản xuất và kinh doanh tôn thép hàng đầu tạiViệt Nam và khu vực Đông Nam Á, phát triển bền vững dựa trên các giá trị kinh tế,

xã hội và môi trường

Sứ mệnh: Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhucầu đa dạng của khách hàng, mang lại giá trị cho cổ đông, nhân viên và đóng gópvào sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Giá trị cốt lõi:

Trung thực: Luôn hành động một cách trung thực, minh bạch trong mọi hoạtđộng kinh doanh.

Cộng đồng: Luôn hướng đến lợi ích chung của cộng đồng và xã hội thôngqua các hoạt động trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR)

Sáng tạo: Không ngừng đổi mới, sáng tạo trong sản phẩm, dịch vụ và quytrình hoạt động để nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh

Phát triển: Liên tục đầu tư vào phát triển đội ngũ nhân sự, ứng dụng côngnghệ hiện đại và mở rộng thị trường

Chuyên nghiệp: Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, kỷluật và đề cao văn hóa doanh nghiệp

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Quy mô: Hoa Sen Group có quy mô lớn với hệ thống nhà máy sản xuất hiệnđại, chi nhánh, trung tâm phân phối rộng khắp cả nước và quốc tế Số lượng nhân

sự lớn và không ngừng gia tăng

Cơ cấu tổ chức: (Phần này cần chú trọng hơn, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đếncông tác văn thư, lưu trữ)

Hội đồng Quản trị (HĐQT): Cơ quan quản lý cao nhất, đưa ra các quyếtđịnh chiến lược

Ban Điều hành (BĐH): Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày,bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phụ trách các mảng khácnhau.

Khối phòng ban chức năng:

Khối Hành chính - Nhân sự: Quản lý các hoạt động hành chính, văn thư, lưutrữ, nhân sự, đào tạo (Đây là bộ phận quan trọng liên quan đến đề tài nghiên cứu)

Khối Tài chính - Kế toán: Quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán

Khối Kinh doanh: Quản lý hoạt động bán hàng, marketing, phát triển thịtrường

Khối Sản xuất: Quản lý hoạt động sản xuất, kiểm soát chất lượng

Khối Kỹ thuật: Quản lý các hoạt động kỹ thuật, bảo trì thiết bị

Khối R&D (Nghiên cứu và Phát triển): Nghiên cứu, phát triển sản phẩmmới

Các phòng ban khác: (Tùy theo cơ cấu cụ thể của Hoa Sen Group)

Các đơn vị thành viên: Các công ty con, chi nhánh, nhà máy sản xuất

2.1.4 Các lĩnh vực kinh doanh chính:

Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tôn, thép các loại (tôn mạ kẽm, tôn mạmàu, ống thép, thép hộp, xà gồ, )

Kinh doanh vật liệu xây dựng

Kinh doanh bất động sản (có thể không phải là mảng chính)

Đầu tư tài chính

Các lĩnh vực khác liên quan

2.1.5 Mối liên hệ với công tác văn thư, lưu trữ:

Với quy mô lớn, cơ cấu tổ chức phức tạp và nhiều hoạt động sản xuất kinhdoanh, Hoa Sen Group phát sinh khối lượng lớn văn bản, tài liệu cần được quản lýchặt chẽ, khoa học

Hoạt động văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thôngtin được truyền đạt chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ hoạt động quản lý, điều hành và

ra quyết định của các cấp lãnh đạo

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một yêucầu tất yếu để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Việc tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ là mộtyêu cầu bắt buộc

2.2 Khái quát chung về công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Công ty

2.2.1 Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp hiện đại

Trong bối cảnh kinh tế thị trường năng động và cạnh tranh ngày càng gaygắt, vai trò của công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp không cònđơn thuần giới hạn trong các hoạt động hỗ trợ hành chính thông thường Thay vào

đó, công tác này đã trở thành một bộ phận cấu thành hữu cơ, không thể thiếu trong

hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp Nó đảm nhận vị trí trung tâm trongviệc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, đóng vai trò then chốt trong việc

hỗ trợ các hoạt động điều hành, quản lý, ra quyết định và đảm bảo sự phát triển bềnvững của doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là hoạt động nội bộ màcòn có tác động trực tiếp đến nhiều khía cạnh trong hoạt động hàng ngày củadoanh nghiệp Thứ nhất, các văn bản, tài liệu đóng vai trò là bằng chứng pháp lýquan trọng, xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch, quyết định và các hoạt độngcủa doanh nghiệp Việc quản lý chặt chẽ các văn bản này giúp doanh nghiệp tuânthủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình vàđảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh Thứ hai, văn bản, tài liệu cung cấpthông tin đầu vào quan trọng cho các nhà quản lý Những thông tin này giúp họnắm bắt tình hình, đánh giá hiệu quả hoạt động, đưa ra các quyết định kịp thời vàchính xác, định hướng phát triển chiến lược, từ đó tối ưu hóa hoạt động của doanhnghiệp Thứ ba, việc xây dựng quy trình văn thư, lưu trữ khoa học giúp tối ưu hóaquá trình xử lý thông tin, tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao năng suất lao động

và hiệu quả làm việc của toàn bộ nhân viên Thứ tư, công tác lưu trữ chuyênnghiệp đảm bảo an toàn cho các thông tin quan trọng, tránh bị mất mát, hư hỏnghoặc sử dụng sai mục đích, đồng thời đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin của

doanh nghiệp Cuối cùng, một hệ thống văn thư, lưu trữ được tổ chức tốt sẽ thểhiện sự chuyên nghiệp, bài bản của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tốt với đối tác,khách hàng và các bên liên quan, từ đó nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệptrên thị trường.

Đối với Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, một doanh nghiệp có quy môlớn với mạng lưới hoạt động trải rộng trên khắp cả nước, việc xây dựng và duy trìmột hệ thống văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp lại càng trở nên cần thiết hơn bao giờhết Công ty cần một hệ thống có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý và khai thácthông tin một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động sảnxuất kinh doanh, tài chính, nhân sự và các hoạt động khác Việc quản lý chặt chẽcác văn bản, tài liệu liên quan đến các hoạt động này không chỉ đảm bảo tính minhbạch, hiệu quả và an toàn trong hoạt động của tập đoàn mà còn giúp xây dựng vàduy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước Hơnnữa, việc khai thác các hồ sơ, tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả có giá trị sẽ giúpCông ty Hoa Sen đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn, rút ra bài học kinhnghiệm và khai thác triệt để các nguồn lực để phát triển bền vững trong tương lai

2.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam và tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam nói chung và tại Công ty Cổphần Tập đoàn Hoa Sen nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật tươngđối đầy đủ và chi tiết Hệ thống này bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật cóhiệu lực pháp lý cao, tạo thành một hành lang pháp lý vững chắc để các cơ quan, tổchức, doanh nghiệp căn cứ vào đó xây dựng và thực hiện các quy định, quy trìnhnghiệp vụ cụ thể

Thứ nhất, ở cấp độ chung, nền tảng pháp lý cơ bản nhất là Luật Lưu trữ năm

2024 (Luật số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 06 năm 2024) Đây là văn bản pháp

lý cao nhất, quy định về các vấn đề liên quan đến hoạt động lưu trữ, bao gồm: cácloại tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ, tổ chức lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của cácchủ thể tham gia hoạt động lưu trữ Luật Lưu trữ là cơ sở pháp lý quan trọng để các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ,

đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, đồng thời là căn cứ để giải quyết các tranh chấpphát sinh liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Tiếp đến, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 củaChính phủ về công tác văn thư, quy định một cách chi tiết các quy định về nghiệp

vụ văn thư, bao gồm: soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ

sơ và các hoạt động nghiệp vụ khác có liên quan Nghị định 30/2020/NĐ-CPkhông chỉ là văn bản thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các văn bảnhướng dẫn liên quan, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để các doanhnghiệp xây dựng hệ thống văn thư, đảm bảo tính chính xác, thống nhất và hiệu quả

Về quản lý con dấu, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm

2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu là văn bản có giá trịpháp lý quan trọng, điều chỉnh việc đăng ký, khắc dấu, bảo quản, sử dụng và thuhồi con dấu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việc tuân thủ nghiêm chỉnhcác quy định về quản lý và sử dụng con dấu là yêu cầu bắt buộc, góp phần đảm bảotính hợp pháp của các văn bản, tài liệu do doanh nghiệp ban hành

Về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ, sử dụng Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong phầnnày, vì nó vẫn còn hiệu lực đối với hướng dẫn quản lý văn bản

Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, còn có nhiều các văn bảnkhác như: thông tư, quyết định, công văn của các Bộ, ngành và các cơ quan nhànước có liên quan cũng điều chỉnh gián tiếp các khía cạnh khác nhau của công tácvăn thư, lưu trữ Để đảm bảo tính toàn diện và tuân thủ pháp luật, các doanh nghiệpcần phải thường xuyên theo dõi, cập nhật và áp dụng đầy đủ các văn bản pháp luậtliên quan

Thứ hai, ở cấp độ doanh nghiệp, Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen hiệnchưa ban hành các văn bản nội bộ riêng để quy định cụ thể về công tác văn thư, lưutrữ Đây là một điểm đáng lưu ý, bởi vì mặc dù công ty đang tuân theo các văn bảnpháp luật chung của Nhà nước, việc thiếu các văn bản quy định chi tiết về quytrình, thủ tục, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan đến công tác này có

thể dẫn đến nhiều bất cập Cụ thể, việc áp dụng các quy định của pháp luật vàothực tế hoạt động của công ty có thể không thống nhất, không hiệu quả, dễ xảy rasai sót Thêm vào đó, việc thiếu các quy định rõ ràng về trách nhiệm của các bộphận, cá nhân có thể gây khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát, xử lý các saiphạm, đồng thời tạo ra sự đùn đẩy, né tránh trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.Thực tế, có thể Công ty đang áp dụng một số quy định, quy trình riêng nhưng chưađược cụ thể hóa bằng văn bản, dẫn đến sự thiếu rõ ràng và minh bạch trong cáchoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

Từ thực trạng trên, việc Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen sớm xây dựng

và ban hành các văn bản nội bộ quy định về công tác văn thư, lưu trữ là hết sức cầnthiết Các văn bản này không chỉ giúp cụ thể hóa các quy định của pháp luật màcòn phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, xác định rõ quy trình,thủ tục, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan Việc này sẽ đảm bảo tínhpháp lý, thống nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ, từ

đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty

2.3 Mô hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư của Công ty

2.3.1 Phân tích mô hình tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen

Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen được tổ chức theo

mô hình văn thư tập trung Điều này có nghĩa là tất cả các hoạt động nghiệp vụ vănthư, bao gồm: tiếp nhận, xử lý, ban hành, đăng ký, chuyển phát, lưu trữ văn bản đi

và văn bản đến, lập hồ sơ công việc và các hoạt động nghiệp vụ khác có liên quan,đều được thực hiện tập trung tại một đầu mối duy nhất là Tổ Văn thư Tổ Văn thưnày hoạt động như một bộ phận chuyên trách, có nhiệm vụ và trách nhiệm chungđối với toàn bộ hệ thống văn thư của công ty

Về cơ cấu tổ chức, Tổ Văn thư trực thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, vàchịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng cơ quan Vị trí này cho thấy sự quan trọngcủa công tác văn thư trong hoạt động quản lý và điều hành chung của công ty,đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động văn thư phải tuân thủ các quy định chungcủa công ty và được thực hiện một cách thống nhất Trưởng phòng Tổ chức –

Hành chính có trách nhiệm giao các công việc cụ thể cho Tổ Văn thư, đồng thờichịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phậnnày.

Về nhân sự, Tổ Văn thư có tổng cộng ba cán bộ, bao gồm một cán bộchuyên trách và hai cán bộ kiêm nhiệm Cả ba cán bộ đều có trình độ chuyên môn

từ bậc Đại học trở lên, cho thấy sự quan tâm của công ty đến việc đảm bảo chấtlượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư Trình độ chuyên môn cao là một yếu

tố quan trọng để đội ngũ này có thể nắm vững các nghiệp vụ, thực hiện công việcmột cách chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác vănthư nói riêng và hiệu quả hoạt động của toàn bộ công ty nói chung

Mô hình văn thư tập trung là một trong những mô hình phổ biến và được ápdụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay Mô hình này

Đội ngũ cán bộ có trình độ: Việc công ty chú trọng tuyển dụng và bố trí cán

bộ có trình độ chuyên môn từ bậc đại học trở lên cho thấy sự quan tâm đến chấtlượng nhân sự trong công tác văn thư Điều này giúp cho các hoạt động nghiệp vụvăn thư được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn, hạn chế được các sai sót

Hoạt động đúng chức năng: Tổ Văn thư đã thực hiện đúng chức năng,nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịpthời, đồng thời cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan một cách hiệu quả