Tiểu luận thực trạng quản lý văn bản Điện tử và các biện pháp nâng cao hiệu quả ubnd phường xuân la

Tiểu luận thực trạng quản lý văn bản Điện tử và các biện pháp nâng cao hiệu quả ubnd phường xuân la Đề tài: “UBND phường Xuân La – thực trạng quản lý văn bản điện tử và các biện pháp nâng cao hiệu quả” CHƯƠNG I :LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

H C VI N HÀNH CHÍNH QU C GIAỌ Ệ Ố

TI U LU N K T THÚC H C PH N Ể Ậ Ế Ọ Ầ

Đ TÀI Ề UBND PH ƯỜ NG XUÂN LA – TH C TR NG QU N LÝ VĂN B N ĐI N T Ự Ạ Ả Ả Ệ Ử

VÀ CÁC BI N PHÁP NÂNG CAO HI U QU Ệ Ệ Ả

HÀ N I, 2023 Ộ

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới giảng viên bộ môn,người đã hướng dẫn, nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ Tôi định hướng, gợi mở vấn đềnghiên cứu và bổ sung nhiều khiếm khuyết trong chủ đề Trong quá trình nghiêncứu Tôi luôn nhận được sự giúp đỡ tận tâm của cô

Bài tiểu luận của Tôi về chủ đề “UBND phường Xuân La – thực trạng quản

lý văn bản điện tử và các biện pháp nâng cao hiệu quả” là chủ đề nghiên cứu Tôi

làm trong thời gian ngắn, khả năng thu thập, xử lý và phân tích thông tin có hạnnên mặc dù có nhiều cố gắng, song kiến thức còn non trẻ và hạn chế về mặt thờigian, nên bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp củathầy cô và các bạn để bài nghiên cứu tốt hơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận độc lập của riêng tôi dưới sự hướngdẫn của giảng viên Các số liệu sử dụng phân tích trong đề tài có nguồn gốc rõràng Các kết quả nghiên cứu trong bài tiểu luận do tôi tự tìm hiểu, phân tích mộtcách trung thực, khách quan Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kìnghiên cứu nào khác Những thông tin tham khảo trong bài đều được trích dẫn cụthể nguồn sử dụng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước bước vào thế kỷ thứ 21 cùng với sự phát triển vượt bậc của khoahọc công nghệ thông tin ở trong nước và trên thế giới và thực tế ứng dụng côngnghệ thông tin ở nước ta hiện nay đặc biệt trong các cơ quan, tổ chức bên cạnhcác tài liệu truyền thống bằng giấy thì hiện nay trong các cơ quan tổ chức đãsản sinh ra một loại hình tài liệu đó là tài liệu điện tử nó đã và đang ảnh hưởngngày càng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng,phong phú như: Thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứukhoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh… Tuy nhiên, khác với tài liệu truyềnthống là thông tin được ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đốivới tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩaDVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông quamáy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đangđược sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề như: Thu thập, xác định giá trị tàiliệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng…đang là cơ hội và thách thức đối với cơquan, tổ chức nhà nước và những người làm công tác hành chính nhà nước, lưu trữ

cơ quan và lưu trữ lịch sử cần phải được đầu tư nghiên cứu

Thông qua các nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thì việc thực hiện quản lývăn bản nói chung và quản lý văn bản điện tử tại một cơ quan nói riêng rất quantrọng trong việc tra tìm, thống kê, sử dụng vào việc điều hành và xử lý công việccủa cơ quan

Kết hợp trên cơ sở lý luận về quản lý văn bản tôi đã chọn cho mình chủ đề:

“UBND phường Xuân La – thực trạng quản lý văn bản điện tử và các biện pháp

nâng cao hiệu quả” để thấy rõ hơn tầm quan trọng của việc quản lý văn bản tại một

cơ quan hành chính nhà nước là như thế nào

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Uỷ ban nhân dân phường Xuân La

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: + Nghiên cứu các quy định của nhà nước và tìm hiểuthực trạng quả lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La

+ Thời gian nghiên cứu : 10 ngày

- Về không gian : Uỷ ban nhân dân phường Xuân La,quận TâyHồ,Thành phố Hà Nội

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Thông qua nghiên cứu các quy định của nhà nước và thực trạng quản lývăn bản điện tử tại UBND phường Xuân La nhằm mục đích tìm hiểumột cách đầy đủ,rõ nét nhất về việc thực hiện quản lý văn bản điện tửtrong hệ thống hành chính nhà nước có thuận lợi hay gặp khó khăn gìkhông,… Để từ đó đưa ra một số giải pháp thực tiễn giúp cho việc thựchiện được tốt hơn

3.2 Nhiệm vụ

- Lý luận chung về văn bản điện tử , quản lý văn bản điện tử

- Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La

- Đề xuất giải pháp trong việc quản lý văn bản điện tử

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài tiểu luận với chủ đề đặt ra đã áp dụng các phương phápsau:

- Phương pháp luận lưu trữ học

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như:mạng internet, sách, báo, đài, …

Đã có nhiều bài tiểu luận nghiên cứu về UBND phường Xuân La nói chung

và quy trình quản lý văn bản nói riêng Chủ yếu là về quản lý văn bản giấy

và quy trình quản lý văn bản đi, đến bằng giấy Còn về chủ đề quản lý vănbản điện tử tại UBND phường Xuân La thì chưa có bài tiểu luận nào đề cậptới

6 Đóng góp của chủ đề

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ về thực hiện quản lý văn bảnđiện tử

- Làm tư liệu tham kháo

- Đóng góp đề xuất ý kiến về việc thực hiện công tác quản lý văn bảnđiện tử tốt hơn

1.1.1 Khái niệm văn bản

1.1.2 Phân loại văn bản

1.1.3 Khái niệm Văn bản điện tử

1.1.4 Khái niệm quản lý

1.1.5 Khái niệm Hệ thống quản lý văn bản điện tử

1.2 Ý nghĩa của tài liệu điện tử

1.3 Vai trò của quản lý văn bản diện tử

1.4 Các quy định của nhà nước về quản lý văn bản điện tử

Tiểu kết

Chương II: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La.

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND phường Xuân La

2.1.1 Vị trí địa lý

2.1.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Xuân La

2.1.3 Giới thiệu sơ lược về bộ phận Văn thư của UBND phường Xuân La2.2 Tình hình quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La

2.2.1 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La2.2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La2.2.2.1 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi

2.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến

CHƯƠNG I :

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 1.1.Một số khái niệm

1.1.1.Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ngôn ngữhoặc ký hiệu, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạtthông tin từ chủ thể đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hìnhthành hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức xã hội,các tổ chứckinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạtđộng của cơ quan, tổ chức như: chỉ thị, thông tư, quyết định, đề án công tác … đềuđược gọi là văn bản

Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

Theo Khoản 1, điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “ Văn bản là thông tin thànhvăn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”

1.1.2 Phân loại văn bản.

Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo vănbản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại vănbản thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau

Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của vănbản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của vănbản, hình thức của văn bản Hệ thống văn bản được chia thành các loại : văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật

1.1.3 Khái niệm Văn bản điện tử.

Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng rộng rãitrong thời đại ngày nay

Có thể hiểu như là Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông

điệp dữ liệu

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanhnghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu như sau: Văn bản điện tử là dữ liệu điện tửđược tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc”hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.

Nhưng Văn bản điện tử được định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hànhchính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành với nội dung như sau: Văn bảnđiện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơquan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bảngiấy

1.1.4 Khái niệm quản lý

Có nhiều cách nhìn khác nhau về khái niệm quản lý: Theo Warren Bennis, một chuyên gia nổi tiếng về nghệ thuật lãnh đạo đã từngnói rằng: “Quản lý là một cuộc thử nghiệm gắt gao trong cuộc đời mỗi cá nhân, vàđiều đó sẽ mài giũa họ trở thành các nhà lãnh đạo” Tiếng Việt cũng có từ “quảnlý” và “lãnh đạo” riêng rẽ giống như “manager” và “leader” trong tiếng Anh Theo Haror Koontz, quản lý là một hoạt động thiết yếu đảm bảo sự phối hợp

nỗ lực của các cá nhân nhằm đạt đến mục tiêu tổ chức nhất định Theo Mariparker Follit (1868 – 1933), nhà khoa học chính trị, nhà triết học

Mỹ thì: “Quản lý là một nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua

Tư tưởng và quan điểm “quản lý” đã có từ cách đây hơn 2500 năm nhưng chođến cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, vấn đề quản lý theo khoa học mới xuất hiện.Người khởi xướng là Fredrich Winslow Taylor với cuốn sách “Các nguyên tắcquản lý theo khoa học” Theo ông thì người quản lý phải là nhà tư tưởng, nhà lên

Trong cuốn “Khoa học Tổ chức và Quản lý”, tác giả Đặng Quốc Bảo quanniệm: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tranhững nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức và sử dụng các nguồn lực của

tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể” Khi bàn đến hoạt động quản lý và người quản lý cần khởi đầu từ khái niệm “tổchức” Do tính đa nghĩa của thuật ngữ này nên ở đây chúng ta chỉ nói đến tổ chứcnhư một nhóm có cấu trúc nhất định những con người cùng hoạt động vì một mụcđích chung nào đó mà để đạt được mục đích gì đó một con người riêng lẻ khôngthể đạt đến Bất luận một tổ chức có mục đích gì, cơ cấu và quy mô ra sao đều cầnphải có sự quản lý và có người quản lý để tổ chức hoạt động và đạt được mục đích

Từ các định nghĩa được nhìn nhận từ nhiều góc độ, chúng ta thấy rằng tất cảcác tác giả đều thống nhất về cốt lõi của khái niệm quản lý, đó là trả lời câu hỏi; Aiquản lý? (Chủ thể quản lý); Quản lý ai? Quản lý cái gì? (Khách thể quản lý); Quản

lý như thế nào? (Phương thức quản lý); Quản lý bằng cái gì? (Công cụ quản lý);quản lý để làm gì? (Mục tiêu quản lý) Từ đó chúng ta có thể đưa ra định nghĩa: Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kếhoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kếtcác yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạtđộng của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định trong

Quản lý là hiện tượng tồn tại trong mọi chế độ xã hội Bất kỳ ở đâu, lúc nào conngười có nhu cầu kết hợp với nhau để đạt mục đích chung đều xuất hiện quản lý.Quản lý trong xã hội nói chung là quá trình tổ chức điều hành các hoạt động nhằmđạt được những mục tiêu và yêu cầu nhất định dựa trên những quy luật kháchquan Xã hội càng phát triển, nhu cầu và chất lượng quản lý càng cao

1.1.5 Khái niệm Hệ thống quản lý văn bản điện tử

Đầu tiên ta phải hiểu “Quản lý văn bản” là áp dụng các biện pháp nghiệp

vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn vănbản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Mục đích quản lý văn bản : quản lý nguồn thông tin trong văn bản, phục vụ

nhu cầu tra tìm, sử dụng; phục vụ thanh tra, kiểm tra; có căn cứ để xác địnhtrách nhiệm; phục vụ lợi ích lâu dài của cơ quan và của xã hội

Nguyên tắc quản lý văn bản ; nhanh chóng, tập trung, chính xác, bí mật,

đảm bảo quy trình

Theo khoản 16, Điều 3, Chương I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công

tác văn thư “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử “là Hệ thống thông tin được

xây dưng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạnthảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng

1.2 Ý nghĩa của tài liệu điện tử

Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hànhchính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn Đó là ưu thế chu chuyển vănbản nhanh chóng trong môi trường điện tử; Sự kết nối giữa các cá nhân và các chinhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh,

bộ phận cách xa về địa lý; Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bảnđược diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống; Cho phép đảm bảo an toàn thôngtin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặtpassword), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu; Đảm bảo việc quản lý vănbản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt

“vòng đời tài liệu”)

Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so vớitài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệmphần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian vàtiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức laođộng và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu

1.3 Vai trò quản lý văn bản điện tử.

Thứ nhất : Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho công việc

Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin chính xác nhất Vì vậy, việc lưu trữ các văn bản một cách khoa học là vô cùng cần thiết Các văn bản này có thể sẽ

là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một công việc nào đó của doanh nghiệp.Thứ 2 :Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng

Nếu một văn bản được xử lý và truyền đến bộ phận cần thiết một cách kịp thời thì bộ phận chuyên môn đó có thể nhanh chóng thu nhận thông tin và giải quyết công việc đúng hạn Việc nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần thiết mà không phải lục tìm trong kho, từng ngăn, kệ tủ sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian Nhân viên văn thư chính là người đảm bảo cho việc truyền đạt thông tin hay phổ biến các quy định mang tính pháp lý thông qua văn bản.Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của DN nhanh chóng, năng suất, hiệu quả hơn

Thứ 3 Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của cơ quan, cá nhân

Văn bản chính là sự phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các thông tin, cam kết, hoạt động nào đó

Thứ 4 Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ sẽ càng tăng lên, đồng thời, công tác lưu trữ sẽ có điều kiện hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ

1.4 Các quy định của nhà nước về quản lý văn bản điện tử

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư

Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn

hệ thống thông tin theo cấp độ

Thông tư số 10/2016/TT-BTTT ngày 01/4/2016 của Bộ thông tin và truyền thôngban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc,mã định danh và định dạng dữliệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/02/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thihành một số điều của Luật lưu trữ

Luật số: 01/2011/QH13 về Luật lưu trữ

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động các cơ quan nhà nước

Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006

Luật 51/2005 Luật giao giao dịch điện tử

TIỂU KẾT

Chương I là đã gải thích cho người đọc một số khái niệm liên quan đến chủ đềnghiên cứu; ý nghĩa của tài liệu điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; vaitrò của việc quản lý văn bản điện tử và các văn bản quy định của nhà nước về quản

lý văn bản điện tử

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND

PHƯỜNG XUÂN LA 2.1 Giới thiệu khái quát về UBND phường Xuân La

2.1.1 Vị trí địa lý.

Xuân La là một phường trực thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam.Phường Xuân La nằm ở phía tây của hồ Tây Đây là vùng đất cổ của Hà Nội,nổi tiếng với các ngôi chùa : Khai Nguyên, Thiên Niên, Vạn Niên, Ức Niên

và có nghề truyền thống là trồng đào

Xã Xuân La được thành lập trong thời kì kháng chiến chống pháp trên

cơ sở sáp nhập các làng Quán La xã, Quán La sở, Xuân Tảo sở và Vệ Hồ.Khi thành lập, xã Xuân La thuộc quận Lãng Bạc sau thuộc huyện Ngoạithành

Sau khi Hà Nội được giải phóng vào năm 1954, xã Xuân La thuộc quận

V của ngoại thành Hà Nội Từ năm 1961,xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm Ngày 28/10/1995, Chính phủ có Nghị định 69-CP về việc thành lập quậnTây Hồ- thành phố Hà Nội Xuân La từ một xã của huyện Từ Liêm chuyểnthành phường của Quận Tây Hồ theo Nghị định số 69-CP của Chính phủ vàQuyết định số 3631/QĐ-UB ngày 29/10/1995 của UBND Thành phố HàNội

Phường Xuân La có diện tích 235,074 ha ( khoảng 2351 km2), có 2462

hộ với 18903 nhân khẩu, được chia làm 8 cụm dân cư và 49 tổ dân phố Mật

độ dân số trung bình khoảng 8,040 người/1km2 Cơ cấu dân cư khá là đadạng, trong đó số lao động nông nghiệp chiếm tỷ lệ khoảng 40%

Phường Xuân La có vị trí địa lý như sau :

- Phía đông giáp phường Quảng An ( ranh giới trên hồ Tây ), phườngBưởi, quận Tây Hồ và phường Nghĩa Đô quận Cầu Giấy

- Phía nam giáp phường Nghĩa Đô quận Cầu Giấy và phường Cổ NhuếQuận Từ Liêm

- Phía tây giáp phường Xuân Đỉnh quận Từ Liêm

- Phía bắc giáp các phường Phú Thượng, Nhật Tân quận Tây Hồ

*Thuận lơi:

Những năm gần đây, phường Xuân La là địa bàn có tốc độ đô thị hóa nhanh, cơcấu kinh tế, nhất là hoạt động kinh tế nông nghiệp có sự chuyển đổi, giá trị sản

xuất, kinh doanh, dịch vụ ngày càng tăng Một loạt các dự án phát triển đô thị đượctriển khai trên địa bàn Kinh tế ổn định đã và đang góp phần làm cho đời sống tinhthần và vật chất nâng lên rõ rệt

*Khó khăn :

Nếp sống đô thị hóa chưa hình thành rõ; cơ chế thị trường có tác động rõ rệt tớiquan hệ xã hội và ảnh hưởng tới hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý nhà nướccủa UBND phường Tệ nạn xã hội có chiều hướng gia tăng

2.1.2 .Khái quát cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ

Cơ cấu tổ chức :

Căn cứ theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm

2015 và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND cấp phường, trên cơ sở tìnhhình thức tế, thành viên UBND phường Xuân La hiện nay là 5 đồng chí (1 Chủtịch,2 Phó chủ tịch,2 ủy viên ) với độ tuổi trung bình là 40 tuổi

Các phòng, ban: tùy theo chức năng,nhiệm vụ và tình hình thực tế thì số lượngcác bộ công chức viên chức từ 3-5 người , dộ tuổi trung bình là 28 tuổi

Chức năng, nhiệm vụ :

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức Hội đồng nhândân và UBND, các văn bản cơ quan nhà nước cấp trên, và Nghị quyết của Hộiđồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xãhội, củng cố quốc phòng,an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

2.1.3 Giới thiệu sơ lược về bộ phận Văn thư

• Bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng UBND Phường Xuân La Vănthư – Lưu trữ ở đây đã áp dụng đúng theo các Nghị định, thông tư của nhànước ban hành… Đó như là Nghị định 30/2020, Thông tư 01/2019, LuậtLưu trữ 2011 Đặc biệt, đối với quản lý văn bản điện tử đã đáp ứng yêu cầucủa Thông tư số 01/2019/TT-BNV

• Văn phòng là phòng của các cán bộ chuyên môn cũng như là phòng văn thư–lưu trữ, ở đây không có phòng văn thư – lưu trữ tách riêng

• Chức năng nhiệm vụ: quản lý các văn bản đi, đến của cơ quan, lập hồ sơ,danh mục công việc Quản lý trên phần mềm quản lý điện tử cơ sở dữ liệuđăng ký các văn bản đến và đi vào sổ đăng ký, theo dõi các quá trình thựchiện ban hành văn bản, tiếp nhận và cập nhật đầy đủ,chính xác và kịp thờicác thông tin…

• Uỷ ban nhân dân Phường Xuân La bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công táclưu trữ, cán bộ này có nhiệm vụ chủ yếu là bảo quản an toàn và phục vụ nhucầu sử dụng tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường.

• Số lượng cán bộ : có 3 người đều là chuyên viên, trực tiếp thực hiện cácchức năng của bộ phận văn thư – lưu trữ

2.2 Tình hình quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La

2.2.1 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Xuân La

UBND phường Xuân La là cơ quan hành chính cấp xã, phường, thị trấn có trách

nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, pháp luật, vàcác nhiệm vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên Đồng thời, là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân phường Xuân La còn phải thực hiện các nhiệm vụ màNghị quyết của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý củaNhà nước trên các lĩnh vực cơ sở

Với chức năng và nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND phường tiếp nhận

và xử lý cũng như soạn thảo và và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng vànhiệm vụ thẩm quyền của mình

UBND phường Xuân La đã xây dựng được bản quy chế quy định chủ yếu vềcác nội dung chủ yếu của công tác văn thư – lưu trữ, trong đó có nội dung nói vềviệc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản điện tử của UBND phường Xuân La.Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của cơquan từng bước đi vào nề nếp

Theo như số liệu mà tôi đi khảo sát tại UBND phường Xuân La :

- Năm 2018, UBND phường Xuân La đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 1490 vănbản điện tử Trong đó có tiếp nhận 890 văn bản điện tử, ban hành 600 văn bản điệntử

- Năm 2019, UBND phường Xuân La đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 1860 vănbản điện tử Trong đó có tiếp nhận 1090 văn bản điện tử, ban hành 770 văn bảnđiện tử

- 6 tháng đầu năm 2020, UBND phường Xuân La đã tiếp nhận và xử lý gần 1567văn bản điện tử Trong đó cótiếp nhận 886 văn bản điện tử, ban hành 681 văn bảnđiện tử

Đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị phải

có trách nhiệm thực hiện nghiêm các quy định về gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn