BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN Môn: Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử Đề bài: - Khảo sát thực trạng và mô tả chi tiết nội dung quản lý văn bản đi, văn bản điện tử đến tại UBND phường Tân Lập - Khảo sát thực trạng và mô tả chi tiết công tác lập hồ sơ điện tử tại UBND phường Tân Lập.
Trang 2Bài làm Câu 1:
- Văn bản điện tử được định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg
về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước doThủ tướng Chính phủ ban hành với nội dung như sau: Văn bản điện tử là văn bảndưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy
- Theo khoản 16, Điều 3, Chương I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về thông tinđược xây dưng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạnthảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập mạng
I THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI, ĐẾN TẠI UBND
Trang 3Tân Lập là phường thuộc khu vực Nam thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái
Nguyên. Phường hiện có 13 tổ dân phố, Theo thống kê đến năm 2019, dân số của phường là 11.147 người
1.2 Khái quát cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức:
Căn cứ theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003
và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND cấp phường, thành viên UBND phường Tân Lập hiện nay được thể hiện dưới sơ đồ sau:
Trang 4ỦY VIÊN
Trang 5Chức năng, nhiệm vụ:
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và
UBND, các văn bản cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng dân
cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
văn phòng- thống kê
văn hóa -
xã hội địa chính - xây dựng tư pháp
kế toán- tài chính
Trang 61.3 Giới thiệu sơ lược về bộ phận Văn thư
• Bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng UBND Phường Tân Lập Văn thư – Lưu trữ ở đây đã áp dụng đúng theo các Nghị định, thông tư của nhà nước ban hành… Đó như là Nghị định 30/2020, Luật Lưu trữ 2011
• Văn phòng là phòng của các cán bộ chuyên môn cũng như là phòng văn thư –lưu trữ, ở đây không có phòng văn thư – lưu trữ tách riêng
• Chức năng nhiệm vụ: quản lý các văn bản đi, đến của cơ quan, lập hồ sơ, danh mục công việc Quản lý trên phần mềm quản lý điện tử cơ sở dữ liệu đăng ký các văn bản đến và đi vào sổ đăng ký, theo dõi các quá trình thực hiện ban hành văn bản, tiếp nhận và cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin…
• Uỷ ban nhân dân Phường Tân Lập bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ,cán bộ này có nhiệm vụ chủ yếu là bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường
• Số lượng cán bộ: 01 người là chuyên viên, trực tiếp thực hiện các chức năng của
bộ phận văn thư – lưu trữ, độ tuổi trung bình là 28 tuổi
Trang 72 Tình hình quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Tân Lập
2.1 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Tân Lập
UBND phường Tân Lập là cơ quan hành chính cấp xã, phường, thị trấn có trách
nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, pháp luật và cácnhiệm vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên Đồng thời, là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân phường Tân Lập còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà Nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý của Nhà nước trêncác lĩnh vực cơ sở
Với chức năng và nhiệm vụ như trên, nên thường ngày UBND phường tiếp nhận
và xử lý cũng như soạn thảo và và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng vànhiệm vụ thẩm quyền của mình
UBND phường Tân Lập đã xây dựng được bản quy chế quy định chủ yếu về cácnội dung chủ yếu của công tác văn thư – lưu trữ, trong đó có nội dung nói về việc tổchức quản lý và giải quyết văn bản điện tử của UBND phường Tân Lập Đây chính là
cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan từng bước đivào nề nếp
Theo như số liệu mà tôi đi khảo sát tại UBND phường Tân Lập:
- Năm 2018, UBND phường Tân Lập đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 1210 văn bảnđiện tử Trong đó có tiếp nhận 770 văn bản điện tử, ban hành 440 văn bản điện tử
- Năm 2019, UBND phường Tân Lập đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 1450 văn bảnđiện tử Trong đó có tiếp nhận 970 văn bản điện tử, ban hành 480 văn bản điện tử
Trang 8- 6 tháng đầu năm 2020, UBND phường Tân Lập đã tiếp nhận và xử lý gần 1547 vănbản điện tử Trong đó có tiếp nhận 866 văn bản điện tử, ban hành 681 văn bản điệntử.
Đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị phải cótrách nhiệm thực hiện nghiêm các quy định về gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn bảnđiện tử và thiết bị lưu khóa bí mật; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin cung cấp,trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành bằng tài khoản cá nhân mình;Chủ động theo dõi, xử lý văn bản điện tử đến được phân công trên Hệ thống quản lývăn bản và điều hành; đối với văn bản điện tử gửi đi hoặc chuyển phân công xử lýtrong nội bộ cơ quan, đơn vị có kèm văn bản giấy, phải hoàn thành việc gửi, chuyểnvăn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trước khi thực hiện gửi,chuyển văn bản giấy; Tự quản lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu tài khoản cá nhân, không
sử dụng tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản củamình trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Công tác xây dựng văn bản đã bảo đảm hợp lý, hợp pháp, đúng thể thức, đúngquy trình kỹ thuật
Công tác quản lý văn bản đi, đến điện tử, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ và theonguyên tắc chung, mọi công văn, giấy tờ đến và đi của cơ quan bằng bất cứ đườngnào, phương tiện nào đều phải qua văn thư đăng kí vào sổ, đóng dấu và quản lý thốngnhất Các văn bản đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đều được chuyển giaođến người thực hiện kịp thời và nhanh chóng Các văn bản gửi đi đều được bảo đảmđúng đắn, chính xác nội dung và thể thức
Trang 9Quy chế này quy định tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giảiquyết của các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi,nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản quốc gia vàTrục liên thông văn bản , trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêucầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông đểgửi, nhận văn bản điện tử Quy chế không áp dụng đối với trường hợp gửi, nhận vănbản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Tân Lập
2.2.1 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi
Bước 1: Tạo lập văn bản; Kiểm tra nội dung; thể thức, kỹ thuật trình bày
Tạo lập văn bản:
Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy bằng Word hoặc Excel
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện các công việc sau:
-Dự thảo văn bản
-Đưa dự thảo vào Hệ thống
-Dự kiến mức độ khẩn (nếu có)
-Xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo
-Trình lãnh đạo đơn vị xem xét
Cá nhân soạn thảo văn bản có nhiệm vụ cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin:tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ngôn ngữ, mức độ khẩn, hạn trả lời, ghichú
Trang 10Kiểm tra nội dung:
Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét
Cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo
Chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày :
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ýkiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra
Chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành vănbản
Bước 2: Đăng kí văn bản điện tử đi
Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản
Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết
Chuyển dự thảo về định dạng pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người cóthẩm quyền ký ban hành văn bản
Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào cácTrường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Thông tư này được thực hiện bằngchức năng của Hệ thống
Bước 3: Nhân bản, chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan tổ chức ban
hành văn bản
Trang 11Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận củavăn bản và đúng thời gian quy định.
Chữ ký số của người có thẩm quyền:
Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng(.png)
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản :
1 Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;
2 Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thướcbằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);
3 Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)
Bước 4: Ban hành văn bản điện tử đi
Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quyđịnh tại Điều 12 Thông tư 01/1019/TT-BNV, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tụcphát hành văn bản
Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chứcnăng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và
số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 3 Điều 11
Trang 12Thông tư 01/2019/TT-BNV; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 13Thông tư 01/2019/TT-BNV và phát hành văn bản điện tử.
Bước 5: Lưu văn bản điện tử đi
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản nếu hệ thống đáp ứng theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Nếu cơ quan chưa đáp ứng thì in văn bản điện tử ra
2.2.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến
Theo khảo sát thì các cán bộ văn thư thực hiện tương đối đúng quy trình nhưng còn
1 số nhỏ chưa thực hiện tốt quy trình dẫn tới văn bản giải quyết còn chậm trễ Dưới đây là sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản điện tử đến:
Trang 13Bước 1: Khi văn bản điện tử do 1 cơ quan nào đó gửi trên hệ thống đến cơ quan mình
thì cán bộ văn thư là người trực tiếp tiếp nhận văn bản trên hệ thống và kiểm tra ngaysau khi được gửi tới cơ quan mình
Yêu cầu văn bản phải đảm bảo 3 yếu tố:
Tính xác thực: Tính xác thực của văn bản rất quan trọng Văn bản điện tửthông qua chữ ký số được ký số gắn với văn bản điện tử xác định đượcngười ký số hoặc cơ quan, tổ chức ký số vào văn bản điện tử
Tính toàn vẹn: Văn bản điện tử sau khi được ký số nội dung không bị thayđổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ
Hiệu lực của chứng thư số: Chứng thư số cấp cho chức danh nhà nước,người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải nêu rõ chức danh và tên cơquan, tổ chức của người đó
Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơquan bên nhận văn bản phải trả lại cơ quan,tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống
Trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngayngười có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản
Trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngayngười có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản
Bước 2: Đăng ký văn bản điện tử đến
Tất cả văn bản mà cơ quan nhận được từ các cơ quan, tổ chức khác gửi đều phải dovăn thư đăng ký vào Hệ thống điện tử
Trang 14Văn thư cơ quan cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệuquản lý văn bản đến Các trường thông tin bao gồm: Mã hồ sơ; số và ký hiệu hồ sơ; sốthứ tự văn bản trong hồ sơ; tên loại văn bản; số của văn bản; ký hiệu văn bản; ngàytháng năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành; trích yếu nội dung; ngônngữ.
Văn bản phải được in ra đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bảnđến, ký nhận đóng sổ để quản lý
Trường hợp cần thiết văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quyđịnh.
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổchức theo quy định; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vàoDanh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổchức quy định
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơquan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạogiải quyết văn bản trên Hệ thống
Trình trong ngày, ngay sau khi đăng ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Khi văn bản được chuyển giao đến, văn bản phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đốigiữ bí mật nội dung văn bản, đặc biệt đối với các văn bản mật
Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệthống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: đơn vị và người nhận; ý kiến chỉ đạo,
Trang 15trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhânđược giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy thì văn thư cơ quan thực hiệntrình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhânđược người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết
Nếu văn bản Liên quan nhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp vàthời gian xử lý
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản điện tử đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bảnđến và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản trên
Hệ thống
Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì cótrách nhiệm tổ chức giải quyết theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơquan
3 Những mặt tích cực và hạn chế trong quản lý văn bản điện tử tại UBND phường Tân Lâp.
3.1 Mặt tích cực.
Ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước,hướng đến xây dựng một nền hành chính hiện đại và hiệu quả là một trong nhữngđiểm trọng tâm trong quá trình xã hội hóa thông tin, phát triển dân chủ và củng cố bộmáy chính quyền
Trang 16 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước là chủ trươnglớn của Đảng và Nhà nước đã được triển khai quán triệt, cán bộ công chức đã nhậnthức được cơ bản về sự cần thiết của việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác quản lý hành chính nhà nước.
Có sự tập trung quan tâm chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo các phòng ban cấphuyện thể hiện tinh thần trách nhiệm trong việc triển khai thực hiện dự án
Công tác văn thư lưu trữ được đánh giá là công tác có vị trí quan trọng trong cáchoạt động của cơ quan
Thực hiện tốt các công văn và giấy tờ quan trọng góp phần đẩy mạnh vào các hoạtđộng của cơ quan, giảm được trình trạng gian dối trong giấy tờ
Sở Thông tin và Truyền thông đã tiến hành mở các lớp tập huấn công nghệ thôngtin nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin và hướng dẫn cài đặt các phầnmềm mở, phần mềm ứng dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức chocác xã, thị trấn giúp cho đội ngũ cán bộ, công chức thành thạo trong việc đưacông nghệ thông tin vào công việc của mình được thuận lợi hơn
Ý thức- cán bộ công chức viên chức đã có ý thức trong công việc
Trang 17thủ công, chưa chủ động học tập và trau dồi nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệthông tin vào trong công tác của mình.
Chưa có chính sách thu hút nhân tài, kinh phí cho công tác thông tin tuyên truyềncòn rất hạn hẹp
Chưa có chế tài cụ thể về công tác thi đua khen thưởng nên chưa khích lệ động viênkịp thời những tập thể cá nhân tích cực, đồng thời phê bình đánh giá với những tậpthể cá nhân chưa tích cực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin – Truyền thôngvào nâng cao hiệu quả công tác
4 Giải pháp để nâng cao việc quản lý văn bản điện tử
Văn bản điện tử được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỷ lệ nhiềuhơn so với văn bản giấy Các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý tài liệuđiện tử của các cơ quan, tổ chức vấn đề hiện nay cần đặt ra như sau:
- Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiệnquản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình giảiquyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủtục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức
- Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan
và lưu trữ lịch sử các cấp
