Quy Định Của Nhà Nước Về Công Tác Quản Lý Văn Bản, Lập Hồ Sơ Tài Liệuđiện Tử Và Hiệu Quả Thực Hiện Các Quy Định Trên Tại Cơ Quan Ubnd Thành Phố Hồ Chí Minh.pdf

Do đó, việc nghiên cứu và làm rõ quan niệm và những đặc điểm của tài liệu điện tử cùng một số yêucầu của quản lý tài liệu điện tử là việc làm cần thiết giúp bổ sung lý luận vànâng cao hi

Thành phố Hồ Chí Minh – 2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 5

6 Bố cục 5

Chương I: Khái quát chung về Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tài liệu điện tử 6

1.1 Khái niệm 6

1.2 Nội dung 7

1.3 Vai trò 9

Chương II: Liên hệ thực tiễn trong hoạt động quản lý tại cơ quan UBND thành phố Hồ Chí Minh 11

2.1 Phân tích 11

2.2 Đánh giá 13

2.3 Đề xuất giải pháp 13

KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI CẢM ƠN

"Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường ĐH Hành Chính

đã đưa môn học “Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử” vào chươngtrình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộmôn – Cô “ Liễu” đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho emtrong suốt thời gian học tập vừa qua, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức

bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là nhữngkiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này

Bộ môn “ Quản lý văn bản vá lập hồ sơ tài liệu điện tử” là môn học thú

vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắnliền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức cònnhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em đã

cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi nhữngthiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong cô xem xét và góp ý đểbài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!”

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quannhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minhbạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản Dưới sựtác động của khoa học công nghệ, bên cạnh tài liệu truyền thống, tài liệu điện

tử ra đời với những tính năng và đặc điểm khác biệt Do đó, việc nghiên cứu

và làm rõ quan niệm và những đặc điểm của tài liệu điện tử cùng một số yêucầu của quản lý tài liệu điện tử là việc làm cần thiết giúp bổ sung lý luận vànâng cao hiệu quả quản lý về văn thư và lưu trữ trong bối cảnh xây dựng vàvận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số hiện nay Để hiểu về Quy định củaNhà nước về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tài liệu điện tử và hiệu quảthực hiện các quy định tại cơ quan UBND thành phố Hồ Chí Minh, em đãchọn nghiên cứu về đề tài này cho bài tiểu luận của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quy định của Nhà nước về công tác quản lý vănbản, lập hồ sơ tài liệu điện tử và hiệu quả thực hiện các quy định tại cơ quanUBND thành phố Hồ Chí Minh

Phạm vi nghiên cứu: tại cơ quan UBND thành phố Hồ Chí Minh

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Thấy rõ được công tác quản lý văn bản, lập hồ sơtài liệu điện tử và hiệu quả thực hiện các quy định tại cơ quan UBND thànhphố Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ nghiên cứu: Phân tích và làm rõ khái niệm công tác quản lý vănbản, lập hồ sơ tài liệu điện tử, vai trò của công tác quản lý văn bản, lập hồ sơtài liệu điện tử, liên hệ thực tiễn tại cơ quan UBND thành phố Hồ Chí Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu: Phân tích tổng hợp, phương pháp lịch sử vàlogic, phương pháp so sánh…

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quannhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minhbạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản Dưới sựtác động của khoa học công nghệ, bên cạnh tài liệu truyền thống, tài liệu điện

tử ra đời với những tính năng và đặc điểm khác biệt Do đó, việc nghiên cứu

và làm rõ quan niệm và những đặc điểm của tài liệu điện tử cùng một số yêucầu của quản lý tài liệu điện tử là việc làm cần thiết giúp bổ sung lý luận vànâng cao hiệu quả quản lý về văn thư và lưu trữ trong bối cảnh xây dựng vàvận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số hiện nay

Chương I: Khái quát chung về Quy định của Nhà nước về công tác quản

lý văn bản, lập hồ sơ tài liệu điện tử

1.1 Khái niệm

Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quyđịnh về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thôngđiệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theođúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lývăn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòngđời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giảiquyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử

Tài liê ̣u điê ̣n tử đóng vai trò quan trọng, đem lại nhiều lợi ích từ viê ̣c ứngdụng công nghê ̣ quản lý văn bản, văn bản điê ̣n tử trong hoạt động của các cơquan, tổ chức Nhà nước Trong điều kiê ̣n đó, viê ̣c sử dụng văn bản điê ̣n tử làcần thiết và là điều kiê ̣n tất yếu để phát triển các cơ quan, tổ chức, là tiền đềgiải quyết những hạn chế của viê ̣c quản lý tài liê ̣u giấy thông thường và bắtkịp với tốc độ phát triển của thời đại Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam vẫnchưa có một khái niệm pháp lý chính thức về tài liệu điện tử, mà chỉ có “vănbản điện tử” mới được đề cập chủ yếu trong các văn bản quy phạm pháp luật.Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướngChính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong

Hệ thống hành chính nhà nước, định nghĩa “Văn bản điện tử là văn bản dướidạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy” Tiếp

đó, khái niệm văn bản điện tử được tái khẳng định trong Thông tư số01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi,lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơquan, tổ chức và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

về công tác văn thư, cụ thể như sau:

“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lậphoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, địnhdạng theo quy định” Đây hiện là khái niệm văn bản điện tử được sử dụngchính thức trong hệ thống cơ quan nhà nước và trong các giáo trình, tập bàigiảng tại các cơ sở đào tạo về văn thư, lưu trữ tại Việt Nam

Trong khi đó, vẫn chưa có khái niệm “tài liệu điện tử” và định nghĩa chínhthức trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lĩnhvực văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, từ góc độ khái niệm văn bản điện tử nêu trên,chúng ta có thể đưa ra quan điểm về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử

là tài liệu dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập định dạng điện tử hoặcđược số hóa từ tài liệu có vật mang tin khác”

Như vậy, có thể hiểu tài liệu điện tử rộng hơn và bao hàm hơn khái niệmvăn bản điện tử Tài liệu điện tử không nhất thiết phải được trình bày đúng thểthức, kỹ thuật, định dạng như văn bản điện tử, vì vậy, nó có nội hàm và phạm

vi phong phú, đa dạng hơn so với văn bản điện tử Nói cách khác, văn bảnđiện tử là một loại hình tiêu biểu và phổ biến của tài liệu điện tử

Hiện nay, trong lĩnh vực lưu trữ ở Việt Nam, cơ quan quản lý nhà nước vềlưu trữ cũng đã ban hành các văn bản quy định về tài liệu lưu trữ điện tử vàquản lý tài liệu lưu trữ điện tử Cụ thể, tại Điều 13, Luật Lưu trữ, nêu rõ: "Tàiliệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn

để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác".Việc quy định về nguồn gốc và cách thức hình thành tài liệu lưu trữ điện tửcũng bước đầu giúp cho các cơ quan có cơ sở xác định đối tượng, phân biệtđược tài liệu lưu trữ điện tử với các tài liệu khác để có biện pháp quản lý vàthực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp

1.2 Nội dung

Căn cứ theo nội dung quy định tại Chương II và Chương III của Thông tư

số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quản lý văn bản điện tử đượcphân chia thành văn bản đến và văn bản đi

Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đi:

Toàn bộ văn bản điện tử đi cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.Mỗi văn bản điện tử được xác định bằng một số văn bản và số này là duynhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức

Văn bản điện tử đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổchức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết

Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản trong môi trường mạng

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử cần tuân theo các quy địnhtại Nghị định 24/2016/NĐ-CP và Điều 12, 13 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV

Theo Điều 4, Chương II của Thông tư số 01/2019/TT-BNV, nguyên tắcquản lý văn bản điện tử đến:

Toàn bộ văn bản điện tử đến cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.Mỗi văn bản điện tử đến được xác định bằng một số văn bản và số này làduy nhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức

Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ

Xác định đúng thẩm quyền, chức năng xử lý văn bản điện tử đến của cơquan, tổ chức tiếp nhận văn bản

Văn bản điện tử đến cần được giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.Quản lý văn bản

Quản lý văn bản điện tử đi và đến

Nội dung quản lý tài liệu điện tử

Cũng theo Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do

Bộ Nội Vụ ban hành, quy trình quản lý văn bản điện tử đến gồm:

Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Đăng ký và số hóa văn bản điện tử đến.

Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống

Giải quyết văn bản điện tử đến trong hệ thống

Quy trình quản lý văn bản điện tử đi bao gồm:

Soạn thảo và kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện

tử đi

Ban hành và phát hành văn bản điện tử đi

1.3 Vai trò

Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vựccông tác vô cùng quan trọng Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tácnày bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹntoàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêuhủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, baogồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đạibùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thôngtin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tàiliệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nó được ví như những huyết quản trongthân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chínhxác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra

ùn tắc, rò rỉ

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cảnhững ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyêntắc và nghiệp vụ phù hợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hìnhthành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ

sơ bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc

giai đoạn văn thư, liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việcthực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử.

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn Bởi vì nó giúp

cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủnguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu, phục vụ hoạt động quản lý của cơquan

Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan, doanhnghiệp

Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhàquản lý

Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản, Giữ gìn các chứng

cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát Đảm bảo

an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan

Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tronggiai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau khi giải quyết xong công việc nhưngchưa sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và cóảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Tác dụng của việc lập hồ sơ lưu trữ

Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tronggiai đoạn văn thư

Vai trò của việc lập hồ sơ

Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịpthời, mang lại hiệu quả

Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan,đơn vị

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tácnghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau

Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cầnlập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyếtcông việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việckhoa học

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được côngviệc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật…,

Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư,tránh quy tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợicho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốtcho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

Chương II: Liên hệ thực tiễn trong hoạt động quản lý tại cơ quan UBND thành phố Hồ Chí Minh

2.1 Phân tích

Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơquan trên Hệ thống

a) Đối với Danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định củapháp luật về công tác văn thư;

- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chứctrên Hệ thống

b) Đối với việc lập hồ sơ

- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hànhcủa cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;

- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thựchiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn;

- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiệntheo quy định của pháp luật về công tác văn thư

2 Lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quantrên Hệ thống

(Lưu đồ thực hiện theo khoản 2 của Công văn số 370/VTLTNN-NV)

3 Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưutrữ cơ quan

a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo MẫuDanh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống;

- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tàikhoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;

- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.b) Bước 2: Lập hồ sơ

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật vàlưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thôngtin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:

+ Văn bản đến;

+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…);+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trìnhquản lý điều hành, giải quyết công việc;

+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc

- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ