Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư để dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu
Trang 1
TRUONG CAO DANG VAN LANG SAI GON KHOA KINH TE - DICH VU
BA VANLAN
~ LAI GO edu.vn
BAO CAO KET THUC HOC PHAN
Đề tài: Xây dựng quy trình lập hồ sơ của cơ quan tô chức theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
z
LOP : Quan trị nhân sự GVHD : Nguyễn Thị Ly
HỌ TÊN : Triệu minh khang MSSV : 2200115258
TP Hỗ Chí Minh, tháng 4 /2024
Trang 2
MUC LUC
NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN
Quy Trinh lap hé s0 ccssssessccsceeceessscesccsceuceusccescesceueuacsscsscescns
3 tài liệu viện dẫn .- . - c cn n0 n1 n5 811581305556
5.2.1 Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
5.2.2 Sắp xếp hồ sơ tài liệu
5.2.3 Xác định giá trị thời gian của a hồ š SƠ ở tải liệu
5.2.5 Sử dụng hồ sơ tài liệu
3.2.6 Quán lý, theo dõi và cập › nhật hồ s SƠ y tải liệu
5.2.7 Hủy bỏ hồ sơ
8:8 .Ô
Trang 3UY BAN NHAN DAN HUYEN DONG PHU
QUY TRINH LAP HO SO
Mã số: HC-14
Người soạn tháo Người kiểm tra Người phê duyệt
Trang 4
UY BAN NHAN Mã số :H€-14
DÂN HUYỆN ĐỒNG QUY TRÌNH Ngày ban hành : 13/4/2024
ISO 9001; 2015 Trang : 1/7
BÁNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỮA ĐỐI QUY TRÌNH
NGÀY SUA { TRÍ SUA NOI DUNG SUA DOL GHI CHU
DANH SACH PHAN PHOI
Trang 5
UY BAN NHAN Mã số :H€-14
DÂN HUYỆN DONG QUY TRÌNH Ngày ban hành : 13/4/2024
ISO 9001: 2015 Trang 2/7
1 MUC DICH
lap hé so công việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hề sơ là bước phân loại và xác định được giá trị của hề sơ Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư để dàng lựa chọn những hồ
sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, và
tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hé so, phân loại, xác định giá trị tài liệu, từ đó
nâng cao được hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ
2 PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng vào việc lập hé so, lap hề sơ lưu trữ của UBND Huyện Đồng Phú
Người được giao giải quyết, theo đối công việc của cơ quan, tô chức (sau đây gọi chung là cá
nhân) có trách nhiệm lặp hề sơ về công việc được giao và nộp lưu hề sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
Các cán bộ, hội đồng của UBND Huyện Đồng Phú và được sự giám sát từ thủ trưởng
3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chỉ tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 63/2022/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền han va co cau tổ chức của Bộ Nội vụ
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 chính phủ về công tác văn thư
Thông tư 04/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế Văn thư,
Lưu trữ cơ quan, tổ chức
Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung
Trang 6
UY BAN NHAN Ngày ban hành : 13/4/2024
ISO 9001; 2015
cap théng tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhả nước trên môi trường mạng
4 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định đùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân
Danh mục hỗ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tô chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tô chức, cá nhân thành hỗ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Dơn vị báo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quán lý, tra tìm tài liệu Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3em Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập
một đơn vị bảo quản Nếu một hỗ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi
tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản
Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tô chức
Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao
thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thu như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển g1a0 van ban, quan ly hồ sơ, tài liệu của đơn vị
Trang 7
UY BAN NHAN DAN
HUYEN DONG PHU
QUY TRINH LAP HO SO
Ngày ban hành : 13/4/2024
Lầnsửa đổi :00
5 NỘI DỤNG
5,1 Lưu đồ quy trình lập ho so
hiện
Bộ phận lưu trữ
1 Thu Thập, tiếp nhận, hồ
sơ tài liệu
Bộ phận lưu trữ
2 Sắp xếp hề sơ, tài liệu
hồ sơ, tài liệu
Bộ phận lưu trữ 4 Lưu trữ hề sơ, tải liệu vào kho Ỷ
Lưu trữ và cán bộ công
5 Sử dụng hồ sơ tài liệu
Bộ phận lưu trữ
6 Quan ly, theo dõi và cập nhật
hồ sơ, tài liệu
Bộ phận lưu trữ
Trang 8
UY BAN NHAN Mã số : HŒ14 DÂN HUYỆN QUY TRÌNH Ngày ban hành :
5.2Mô ta
52.1 Thu thập và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cá văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hỗ sơ tương ứng đã mở, ké ca tài liệu phim, ảnh, ghi âm
Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo , bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc
Hồ sơ tài liệu cũng được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của cấp trên
5.2.2 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Tùy theo nhu cầu mà phân loại hồ sơ tài liệu cho phù hợp:
-Phân loại theo từng dự án thực hiện
-Phân loại theo loại hồ sơ (quy định của cơ quan, thông báo, các quyết định )
-Phân loại theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo thang, quý )
-Phân loại theo từng phòng ban
-Sắp xếp theo ký tự, chữ cái màu sac dé dé phan biét cac nguồn tai liệu, hồ sơ
5.2.3 Xác định giá trị, thời gian của hồ sơ, tài liệu
Có thể xác định thông qua thời gian của hề sơ, tài liệu từ 5, 10 đến 15 năm để biết giá trị và
thời gian của hỗ sơ, tài liệu nhưng cách này không hoàn toàn chính xác giá trị của hồ sơ tài liệu,
vân cân xác định thông qua nội dung cua ho so, tai liệu, vị trí của cơ quan, ý nghĩa của sự kiện, mức độ toàn vẹn của phông trữ
Trang 9
DÂN HUYỆN DONG QUY TRÌNH Ngày ban hành : 13/4/2024
ISO 9001: 2015 Trang 6/7
5.2.4 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ
Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc đán các nhãn bao gồm mã số, tiêu để, ngày tạo, ngày cập nhật,
người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
Lưu trữ thông qua thiết bị điện tử:
-Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số Dùng chức năng dẫn link để liên kết với
tập tin kèm
-Nên lưu trữ các ñle mềm vào các folder trên máy tính hay user dé để dàng tìm kiếm, tránh hư
hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ
5.2.5 Sử dụng hồ sơ tài liệu
Hồ sơ sau khi được lưu trữ sẽ phục vụ cho việc sử dụng Các bộ phận, phòng ban trong co quan,
tổ chức có quyền dùng đề phục vụ cho công việc Nếu muốn sử dụng cần tuân theo quy trình, quy
định của bộ phận quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu Không được làm lộn xộn hoặc mắt, cần có giảm sát
từ bộ phận quản lý lưu trữ
5.2.6 Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ, tài liệu
Ở bước số 5 có sử dụng tài liệu đề phục vụ cho công việc vì vậy sẽ có thé bi hu hỏng hoặc lộn xộn
vì vậy cần theo dõi mỗi ngày hoặc theo dõi mỗi tuần
Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc đán các nhãn bao gồm mã số, tiêu để, ngày tạo, ngày cập nhật,
người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hề sơ đã được lưu trữ
Lập đanh sách các bộ phân trong cơ quan mượn đề sử đụng mỗi ngày
Trang 10
UY BAN NHAN - Mã số :QT -VT- 02
DÂN HUYỆN ĐÒNG QUY TRÌNH Ngày ban hành : 13/4/2024
5.2.7 Hủy bỏ hồ sơ
Sẽ có một số tài liệu hoàn toàn cũ không còn phù hợp với hiện tại và tương lai nê sẽ được hủy bỏ
đề dễ dàng kiểm soát các hồ sơ, tài liệu khác
Tài liệu bình thường thì cắt nhỏ và phân loại để xử lý
Tài liệu quan trọng có thể trình lên cơ quan cấp cao
6 Biển mẫu
1 Biểu mẫu HC-14-BM 01 : Danh mục hồ sơ
2 Biéu mau HC-14-BM 02 : Giấy đề nghị mượn hồ sơ
3 Biểu mẫu HC-14-BM 03 : Biên bán giao nhận hồ sơ
4 Biểu mẫu HC-14-BM 04 : Danh mục quản lý mượn hỗ sơ
5 Biéu mau HC-14-BM 05 : Giấy để nghị hủy hồ sơ
6 Biéu mau HC-14-BM 06 : Biên bán hủy hồ sơ
7 Hồ sơ cần lưu
Những hồ sơ tài liệu quan trọng vẫn còn giá trị để tham khảo cho công việc của cơ quan Kết Luận:
Việc áp dụng ISO 9001:2015 vào xây dựng quy trình lập hồ sơ của cơ quan tô chức làm cho
việc xây dựng quy trình một cách để dàng hơn, chính xác hơn, qua quá trình học và được làm bài tập ở lớp đã giúp em hiệu một phần nào đó về công tác văn thư có thẻ là hành trang để em cảng vững vàng hơn khi tham gia vào công việc của em trong tương lai
Trang 11
https://luattriminh.vn
https://tuvanisoquocte.vn https://tuvaniso.com.vn https://dongphu binhphuoc.gov.vn https://luatvietnam.vn/hanh-chinh