Lập hồ sơ quản lý dự án phần mềm quản lý hệ thống thư viện

Xây dựng một phần mềm để "quản lý thư viện cho Trường Đại Học Mỏ Địa Chất" Nâng cao chất lượng quản lý theo một hệ thống cũng như tìm kiếm, lưu trữ và báo cáo thông kê thông tin một cách

BO GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG DAI HOC MO - DIA CHAT

BAI TAP LO'N BAI TAP LO'N Môn học: Quan tri du an CNT Tm6n hec

DE TAI:

LAP HO SO QUAN LY DU AN PHAN MEM QUAN LY HE THONG

THU VIEN

Nguyén Thanh Long( 1921050364) GVC.TS Dương Thị Hiền Thanh

Lớp: Công nghệ phần mềm Kó64B Bộ môn: Tin học Kinh Tế

MUC LUC

1.LỜI MỞ ĐẦU 222::222211112221111122111112211111.21 1101112111 3

2.GIỚI THIỆU DỰ ÁN 5222222112221 21 tt re te 3

PA an e 3 2.2.Người quản lý dự án(PM): nn HH HH HH 1111111 1211 1x na 4

2.3.Chủ đầu tư : - 2c 222111222211122221111022011110111111110 1 re 4

2.4.Téng MUPC GAU EW dees ccccccceecsessesevsssecsessesersevsessssessesecsevsessnssvsnsevsnsevers 4 2.5 Thời gian thure hién du ame ccc 221121112 1222112221222 112 re ray 4

3.MỤC TIỂU -2- 2221 2122121111121111 11171212 11g ng ưu 4

4.ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP 2222 222222222111221111221111271111211111112111 222 cce 4

4.1.Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự s- Su 4 4.2 Tự tay sắp xếp và quản lý - 55-2 112112222 2 21 1g ng g2 re 4 4.2.1 Thường xuyên rà soát và kiểm tra 52 TT SE tren rrye 4 4.2.2 Xây dựng phần mềm mới 2 5s EE1E11111E11811121121 11212 xe 5

h TP ai 7n Ắe.- 7 1h ¡v2 ÀA ch nh 7

10 KET LUAN oo occccccccccccccccecsesccseescsssessesecssvesssissessnssnsensevsestevinssisvsnseseesee 20

1.LOI MO DAU

Trong thời đại hiện đại, công nghệ đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, mang đến cho con người những lợi ích vượt trội trong công việc và cuộc sống Để có thể thích ứng và hòa nhập với thế giới này, chúng ta cần nhanh chóng tham gia vào cuộc chơi và trở nên chủ động

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mang đến rất nhiều công cụ hữu ích, giúp tiết kiệm thời gian và chỉ phí Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã xuất hiện nhiều phần mềm xung đột, đóng góp phần quan trong vao qua trình nảy

"Công nghệ thông tin" là một lĩnh vực tiềm năng, mang lại cho con người những ứng dụng tiện lợi và hữu ích Một trong những ứng dụng thiết thực của công nghệ thông tin là ứng dụng tin học vào nhiều lĩnh vực của cuộc sống, bao gồm giáo dục, doanh nghiệp, cơ quan, xí nghiệp và bệnh viện Hầu hết các tô chức này đều sử dụng tin học để giúp quản lý đễ dàng và thuận tiện hơn Do đó, mỗi trường học, bệnh viện

và tổ chức khác nhau đều muốn phát triển một phần mềm quản lý riêng cho mình

Hiện nay, công việc quản lý thư viện tại các trường học thường được thực hiện bằng cách thủ công, sử dụng chủ yêu các công cụ như Word và Excel Điều này dẫn đến sự không chặt chẽ trong tổ chức cơ sở dữ liệu, chi phí quản lý cao và mất nhiều thời gian khi tìm kiếm thông tin về học sinh và sinh viên Do thiếu phần mềm chuyên dụng để giải đáp nhu cầu quản lý thư viện tại trường, các vấn đề này vẫn tổn tại Đáp ứng những nhu cầu thực tế này, các nhà trường cần một phần mềm để giải quyết hiệu quả các vấn đề trên Với mong muốn hỗ trợ một phần nhỏ, nhóm chúng tôi quyết định xây dựng dự án "Quản lý thư viện" dé giải quyết các vẫn đề này

Tuy nhiên, việc xây dựng một chương trỉnh quản lý hoàn chỉnh phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Quản lý dự án phần mềm là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình xây dựng một dự án lớn như vậy

2.GIỚI THIỆU DỰ ÁN

2,1.Tên dự án:

Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

2.2.Người quản lý dự án(PMI):

Nguyễn Thanh Long

2.3.Chu dau tư :

Trường Đại học Mỏ địa chất Hà Nội

Dia chỉ: Phố Viên —- Phường Đức Thắng — Bắc Từ Liêm -Hà Nội

Số điện thoại: (08)9 222 999

Email: humg@gmail.com

2.4.Tổng mức đầu tư:

250.000.000 VNĐ (Hai trăm năm mười triệu đồng)

2.5 Thời gian thực hiện dự an:

Đạt được mục tiêu của dự án theo yêu cầu ky thuat, trong phạm vị ngân sách và

đúng tiến độ (Kỹ thuật - Tài chính - Thời gian) là một thành công quan trọng

Quan ly dự án là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để xác

định, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và hoàn thành dự án

Xây dựng một phần mềm để "quản lý thư viện cho Trường Đại Học Mỏ Địa Chất" Nâng cao chất lượng quản lý theo một hệ thống cũng như tìm kiếm, lưu trữ và báo cáo thông kê thông tin một cách đễ dàng và chính xác

4.ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP

Quản lý thư viện sách là một công việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý cần phải có sự

tỉ mỉ, chu đáo và một phương pháp quản lý khoa học Tuy nhiên, khi quy mô thư viện tăng lên, số lượng sách nhiều thêm và bạn đọc cũng có thêm nhiều nhu cầu khác nhau, công việc của người quản ly lại càng gặp thêm nhiều vấn đề Vậy đâu là giải pháp để bạn có thể quản lý thư viện sách hiệu quả? Người quản lý sách cần có những yêu cầu, pham chất nào đề thư viện có thể vận hành khoa học

4.1.Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự

Đề giúp sinh viên và giáo viên đễ dàng tìm kiếm sách trong hàng ngàn đầu sách

co trong thư viện, việc sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc và trật tự là rất quan trọng Mặc dù mất thời gian, nhưng việc này tao điều kiện thuận lợi cho mọi ngwoi trong quá trình tìm kiếm sách sau nảy Mỗi cuốn sách được gan với một số thứ tự nhất định trên

giá sách, và người quản lý thư viện cần đảm bảo sắp xếp chính xác vảo vị trí của nó

sau khi được sử dụng Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho người sử dụng,

mà còn đảm bảo nhu cầu sử dụng sách của sinh viên và giáo viên được đáp ứng một cách hiệu quả

4.2 Tự tay sắp xếp và quản lý

Đề đáp ứng nhu cầu của sinh viên và giáo viên trong việc tìm kiếm sách, người quản lý thư viện nên tự tay sắp xếp sách lên kệ và quản lý từng vị trí và đầu mục sách Việc này cần được thực hiện theo một cách khoa học và theo mong muốn của người quản lý Bằng cách sắp xếp sách một cách cân thận và chính xác, sẽ dễ dàng hơn trong

việc tìm kiếm một cuốn sách theo yêu cầu cụ thể của sinh viên và giáo viên Đồng

thời, người quản lý cũng có thể rà soát số lượng và tình trạng của từng đầu mục sách

một cách chỉ tiết Đề đạt được điều này, cần cân trọng khi rà soát và sắp xếp từng cuốn

sách, nắm vững vị trí của từng cuốn sách cụ thể để quản lý sách một cách hiệu quả 4.2.1 Thường xuyên rà soát và kiểm tra

Đề chắc chắn sắp xếp sách trong thư viện, sinh viên và giáo viên cần tuân thủ

quy định và đảm bảo vị trí của từng cuốn sách Điều nảy có thế được đảm bảo thông qua việc rà soát và kiểm tra đầu mục sách thông thường, Khuyến khích phát hiện và giải quyết các vẫn dé phat sinh trong thời dai

Khi thư viện nhận được sách mới, người quản lý sẽ thực hiện việc phân loại sách dựa trên đầu mục sách và loại sách Mã sách sẽ được shI vào từng cuốn sách, sau đó sách sẽ được xếp lên kệ Đồng thời, trong phần quản lý phần mềm, người quản lý sẽ nhập thông tin như tên sách, mã sách, đầu mục sách và loại sách vào mục nhập tài liệu

và cập nhật số lượng sách còn lại trong thư viện

Đề mượn sách, sinh viên và giáo viên phải đăng ký làm thẻ thư viện tại thư viện

Họ cần điền đầy đủ thông tin vào đơn đăng ký thẻ thư viện Người quản lý sẽ kiểm tra thông tin và nếu chính xác, họ sẽ lưu trữ thông tin vào hệ thống, cấp thẻ thư viện và tạo đơn hóa cho thẻ Mỗi thẻ sẽ có mã thẻ riêng để phân biệt và thời hạn sử dụng là 1 năm Phí làm thẻ là 30.000 đổng/1 lần Hóa đơn làm thẻ sẽ bao gồm mã hóa đơn, ngày

lập, chi phí và tên người làm thẻ

Khi sinh viên/piáo viên mang sách đến để đăng ký thuê, người quản lý sẽ kiểm tra thẻ thư viện cua ho Sau đó, họ sẽ phi mã thẻ thư viện, tên sinh viên/piáo viên, mã sách, tên sách, số lượng sách, đầu mục sách và loại sách mà sinh viên đã mượn, kèm theo ngày, tháng, năm hiện tại và ngày, tháng, năm hạn trả vào phiếu cam đoan - payback Déng thoi, thong tin tương tự cũng sẽ được ghi vào phần mềm đề kiểm tra số lượng sách còn lại trong thư viện

Khi sinh viên/giáo viên đến trả sách, người quản lý sẽ yêu cầu họ xuất thẻ thư viện và phiếu mượn - trả để kiểm tra thông tin sách đã mượn Người quản lý sẽ kiêm tra tên sinh viên/p1áo viên, mã sách, tên sách, số lượng sách, đầu mục sách và loại sách

để xem tài liệu của họ có đúng với thông tin trên phần mềm và sách được mang đến hay không Họ cũng sẽ kiểm tra ngày, tháng, năm để xem sách đã quá hạn trả hay chưa Nếu sách quá hạn, người quản lý sẽ yêu cầu sinh viên/giáo viên điền thông tin vào phiếu phạt Trong trường hợp trả đúng hạn, người quản lý sẽ nhập mã sách, tên sách, đầu mục sách và loại sách vào phần mềm để cập nhật số lượng sách

Khi thư viện cần bổ sung sách mới, người quản lý sẽ tìm hiểu thông tin sách cần nhập, thiết lập danh sách sách cần nhập và người lãnh đạo nhà trường để được phê duyệt Nếu yêu cầu nhập sách được duyệt, người quản lý sẽ liên hệ với tai vu dé lay tiền và đặt mua sách Khi sách mới được nhận, người quản lý sẽ phân loại, ghi mã sách

và cập nhật trạng thái sách trong hệ thống Họ sẽ lập báo cáo và lãnh đạo nhà trường

về tình trạng sách, số lượng sinh viên/giáo viên đăng ký thẻ, danh sách sách cũng được mượn và trả lại, số lượng vi phạm, số lượng sách nhập và xử ly sách hư hỏng, sách quá giới hạn

4.2.2 Xây dựng phần mềm mới

Xây dựng phan mém mới đề quản lý thư viện do hiện tại chưa có phan mém quản lý nào

thực sự hiệu quả và đây là nhu cầu cần thiết

> Cac modul cần có:

“* Quan ly

- Thống kê thư viện

- Theo dối đóng phí làm mới thẻ

- Theo dõi các loại sách

- Thống kê các thông tin về sinh viên

s* Công tác sinh viên

- Import danh sách thí sinh từ excel

- Tiếp nhận sinh viên

- Nhập, xuất, tồn kho vật dụng phục vụ sửa chữa

- Tiép nhan yéu cầu sửa chữa

- Yêu cầu nghiệm thu

- Phê duyệt yêu cầu sửa chữa

+* An ninh sinh viên

- Kiêm soát thông tin sinh viên ra vào công, tòa nhà

- Cảnh báo sinh viên mượn quá hạn sách

- Đồng bộ dữ liệu sinh viên từ hệ thống xuống máy trạm

%* Thống kê, báo cáo

-Thống kê các loại phí

- Thống kê sinh viên

-Thống kê hoản trả

¢ Quản lý người dùng, an ninh hệ thống

-Quản lý thông tin người dùng

-Phân quyền hệ thống theo module, theo tính năng

-Sao lưu, phục hồi đữ liệu hệ thống

* Kết nói dữ liệu sinh viên từ hệ thống

s* Thống kê doanh thu

5 Lựa chọn công nghệ 5.1 Microsoft Visual Studio

> Công cụ viết phần mềm: Microsoft Visual Studio là một môi trường phat trién tich hop (IDE) tir Microsoft, la 1 trong những trình soạn thảo và debug phô biến nhất hiện nay

> Ngôn ngữ sử dụng: C# hiện là I trong những ngôn ngữ thông dụng nhất hiện nay, thích hợp sử dụng cho các phần mềm chạy trên nền hệ điều hành Windows đang được sử dụng phô biến với cách lập trình Winform tiện dụng và chưa được sử dụng đề làm phần mềm nảy, hơn nữa với C# Winform việc bảo trì và khắc phục lỗi sẽ được xử lí tốt hơn

5.1.1 SQL Server

SQL server la mét hé théng quan ly co so dir ligu str dung Transact — SQL đề trao đôi

dữ liệu giữa Clientcomputer và SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, engine và các ứng dụng dùng đề quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau

Ngoài ra hệ thống SQL Server có thê được tối ưu đề chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn lên đến tera-byte và có thê phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL có thể liên kết

hợp ăn ý với cac server khac nhau nhu IIS, E-Commerce, Proxy Server, Trong hau hét các

hệ quản trị cơ sở đữ liệu quan hệ, SQL có những vai trò như sau:

SQL là ngôn ngữ hỏi có tính tương tác: Người sử dụng có thê dễ dàng thông qua các trình tiện ích để gởi các yêu cầu dưới dạng các câu lệnh SQL đến cơ sở dữ liệu và nhận kết quả trả

8

về từ cơ sở đữ liệu SQL là ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu: Các lập trình viên có thê nhúng

các câu lệnh SQL vào trong các ngôn ngữ lập trình để xây dựng nên các chương trình ứng dụng giao tiếp với cơ sở đữ liệu

SQL là ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu: Thông qua SQL, người quản trị cơ sở đữ liệu có

thé quản lý được cơ sở dữ liệu, định nghĩa các cấu trúc lưu trữ đữ liệu, điều khiển truy cập cơ

sở đữ liệu

SQL là ngôn ngữ cho các hệ thống khách/chủ (client/server) : Trong các hệ thống cơ sở

dữ liệu khách/chủ, SQL được sử dụng như là công cụ để giao tiếp giữa các trình ứng dụng phía máy khách với máy chủ cơ sở dữ liệu

SQL là ngôn ngữ truy cập dữ liệu trên Internet: Cho đến nay, hầu hết các máy chủ Web cũng như các máy chủ trên Internet sử dụng SQL với vai trò là ngôn ngữ đề tương tác với dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu

SQL là ngôn ngữ cơ sở dữ liệu phân tán: Đối với các hệ quản trị cơ sở đữ liệu phân tán, mỗi một hệ thống sử dụng SQL đề giao tiếp với các hệ thống khác trên mạng, gởi và nhận các yêu cầu truy xuất đữ liệu với nhau

SQL là ngôn ngữ sử dụng cho các công giao tiếp cơ sở dữ liệu: Trong một hệ thống mạng

máy tính với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau, SQL thường được sử dụng như là một

chuẩn ngôn ngữ đề giao tiếp giữa các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

5.1.2 Microsoft Project

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản lý dự án được phát trién và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triên các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và

phân tích khối lượng công việc

Có thê sir dung Microsoft Project dé:

- Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành

- Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

- Phân bố nguồn lực và chỉ phí cho các công tác

- Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chỉ phí tài nguyên giới hạn

- Quản lý dự án theo tiền độ và chỉ phí bằng phương pháp Earned Value Method

theo cách của bạn

- Cộng tác và chia sẻ đữ liệu với những thành viên trong nhóm đề tăng năng suất làm việc

- Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp đê trình bày cho ban lãnh đạo, tư vân giảm sát, chủ đầu tư, công nhân

6 Ước tính chỉ phí 6.1 Ước tính chỉ phí là gì?

- Mọi dự án đều phải xác định một kinh phí tối đa, hay nói khác đi là một khoản tiên tối da

mà dự án có thể sử dụng Mỗi dự án trong sự phát triển CNTT đều phải xác định tông dự toán

kinh phí cho toàn bộ quá trình thực hiện, phân bé theo từng năm thực hiện

- Cho đến hiện nay, với các dự án CNTT lấy kinh phí từ ngân sách Nhà nước cuối năm

đều có việc xem xét lại các kết qủa đã đạt được và trên cơ sở đó dự trù kế hoạch tải chính cho năm sau

- Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, đồng bộ và tạo ra được những thay đối cơ bản trong hoạt động quản lý, kinh tế xã hội, các dự án ứng dụng CNTT ở các Bộ ngành địa phương thường đòi hỏi những đầu tư khá lớn mà ngân sách Nhà nước khó có thể đáp ứng cân

đối hoàn toàn được Do vậy, các dự án đều được xác định nguồn vốn khác nhau có thể huy động được dé dam bảo được kinh phí cần thiết thực hiện dự án

- Ước tính chi phí là xấp xi chi phi của một chương trình, dự án hoặc hoạt động Dự toán

chi phí là sản phẩm của quá trình ước tính chỉ phí Ước tinh chỉ phí có tổng giá trị duy nhất và

có thê có các giả trị thành phan có thê xác định được Một vấn đề với vượt chỉ phí có thể tránh

được với một ước tính chi phí dang tin cậy, đáng tin cậy và chính xác Một người ước tinh chi

phí là người chuyên nghiệp chuân bị dự toán Có nhiều loại công cụ ước tính chi phi khác nhau, có tiêu đề có thê được đặt trước bởi công cụ sửa đối, chẳng hạn như công cụ ước tính tòa nhà, hoặc công cụ ước tính điện hoặc công cụ ước tính chính

- Mục đích của ước tính chi phí là:

+ Đưa ra cái nhìn tông quát về chi phi xây dựng hệ thống

+ Ước lượng giảm sát đảm bảo chỉ phí trong quá trình thực hiện dự an

- Để có thể ước lượng được chi phí cho dự án một cach thiết thực và day đủ nhất Ta cần

xét 2 yếu tô quan trọng đó là: chi phi tong quan va chi phí chỉ tiết Trước hết ta đi vào chi phí

tong quan

10

- Chi phí tông quan: Là chỉ phí tổng quát bao gồm những thứ chung chung

a Chi phi tong quan

10 Chi phi du phòng cho những phát sinh 10.000.000 | Vnd

11 Chỉ phí đầu tư trang thiết bị, máy móc 100.000.000 | Vnđ

12 Chi phí cho hội họp 2.000.000 Vnd

13 Chi phí cho các vấn đề công nghệ kĩ thuật | 10.000.000 | vnđ