Nâng cao hoạt Động mua hàng tại công ty tnhh chiyoda integre việt nam

Bên cạnh đó việc mua hàng phục vụ nhu cầu khách hàng một các tốt nhất bằng cách đảm bảm nguồn cung nguyên liệu một cách kịp thời và đầy đủ cho việc sản xuất hàng hóa hoặc sản phẩm cho ho

Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam đang tích cực thúc đẩy công nghiệp hóa và hiện đại hóa, đồng thời gia nhập các tổ chức kinh tế khu vực như ASEAN, AFTA, WTO Sự hội nhập kinh tế toàn cầu là yêu cầu thiết yếu cho sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Nền kinh tế mở cửa đã tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại quốc tế, đặc biệt là trong việc lưu thông hàng hóa Để tồn tại và phát triển trên thị trường, các doanh nghiệp cần nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Hoạt động mua hàng là "xương sống" của doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng Quy trình mua hàng thuận lợi quyết định sự thành bại của các hoạt động khác và tăng cường khả năng cạnh tranh Để phục vụ nhu cầu khách hàng, việc đảm bảo nguồn cung nguyên liệu kịp thời và đầy đủ là rất quan trọng Tìm kiếm nguồn hàng hiệu quả không chỉ giới hạn trong khu vực địa phương mà còn mở rộng ra toàn cầu, với đa dạng chủng loại và giá cả Do đó, người mua hàng cần hướng tới các thị trường tiềm năng để phát triển kinh doanh và tối ưu lợi nhuận Tuy nhiên, giao thương gặp nhiều rào cản như ngôn ngữ và vận chuyển, gây rủi ro cho doanh nghiệp Nhận thức được những khó khăn này, Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam đã áp dụng các chính sách thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả mua hàng, hỗ trợ sản xuất và bán hàng Qua thời gian làm việc tại công ty, tôi nhận thấy hoạt động mua hàng đã giúp ổn định sản xuất và doanh thu, nhưng vẫn cần cải thiện, từ đó tôi quyết định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam.”

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu chung của đề tài là phân tích và đánh giá hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam, đồng thời đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện quy trình mua sắm tại công ty Các mục tiêu cụ thể sẽ được xác định để hỗ trợ cho việc hoàn thiện hoạt động này.

Nghiên cứu những lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng

Nghiên cứu về Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam nhằm phân tích và đánh giá kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021 đến 2023 Bài viết tập trung vào hiệu quả hoạt động và những thay đổi đáng chú ý trong chiến lược kinh doanh của công ty trong những năm gần đây.

Nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

Dựa trên lý luận về hoạt động mua hàng tại Công ty trong những năm qua, bài viết này sẽ đánh giá và nhận xét về hiệu quả hiện tại, đồng thời đề xuất một số phương án nhằm cải thiện và nâng cao hoạt động mua sắm của Công ty.

Dựa trên dữ liệu giá cước biển từ các hãng tàu trong quý 3 năm 2023, chúng tôi đã áp dụng các mô hình dự báo để phân tích và đưa ra dự đoán về giá cước cũng như sự biến động của giá trong tương lai.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tại bàn bao gồm việc tìm hiểu các sách, giáo trình của trường Đại học, tài liệu chứng từ và báo giá liên quan đến hoạt động mua hàng do đơn vị thực tập cung cấp Đồng thời, phương pháp phân tích thống kê được áp dụng để so sánh các số liệu thu thập được, nhằm đánh giá các hoạt động của công ty, như báo cáo kết quả kinh doanh và tình hình hoạt động tại các thị trường, cũng như dữ liệu từ các nguồn báo chính thống.

- Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ỷ kiến của Giáo viên hướng dẫn và đại điện đơn vị thực tập

Bố cục của khóa luận

Bài khóa luận bao gồm các phần sau: phần mở đầu, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục.

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng

- Chương 2: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

- Chương 3: Đề xuất và giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Khái quát về chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng

1.1.1 Khái niệm chuỗi cung ứng

Hiện nay, đã có rất nhiều khái niệm về chuỗi cung ứng được nhắc đến như:

Theo Chopra Sunil và Peter Meindl (2003), chuỗi cung ứng được định nghĩa là tổng hợp các công đoạn liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, bao gồm cả nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và khách hàng Nói một cách đơn giản, chuỗi cung ứng là sự kết nối giữa các nhà cung cấp, khách hàng, nhà sản xuất và các tổ chức cung cấp dịch vụ.

Theo tác giả Christopher (2005), chuỗi cung ứng được định nghĩa là một mạng lưới các tổ chức liên quan, kết nối thông qua các mối liên kết dòng thượng nguồn và hạ nguồn Mục tiêu của chuỗi cung ứng là thực hiện các quá trình và hoạt động khác nhau nhằm tạo ra giá trị cho từng sản phẩm và dịch vụ, phục vụ nhu cầu của khách hàng.

Theo giáo trình “Nguyên lý cơ bản về Logistics và quản lý chuỗi cung ứng” của Đại học Thăng Long, chuỗi cung ứng được định nghĩa là một hệ thống bao gồm tổ chức, con người, nguồn lực, thông tin và các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.

Hình 1 1 Mạng lưới chuỗi cung ứng

Nguồn: Giáo trình “Nguyên lý cơ bản về Logistics và quản lý chuỗi cung ứng” – Đại học Thăng Long

Chuỗi cung ứng là một hệ thống bao gồm các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin và tài nguyên, tất cả đều liên quan đến quá trình vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng.

Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các bước từ thu mua nguyên liệu thô đến sản xuất, vận chuyển, lưu trữ và phân phối sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng Các yếu tố trong chuỗi như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà vận chuyển, kho vận, nhà phân phối và khách hàng tạo thành một hệ thống liên kết chặt chẽ, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau.

Các bộ phận của chuỗi cung ứng bao gồm 3 bộ phận:

Thượng nguồn trong chuỗi cung ứng bao gồm các hoạt động giữa nhà sản xuất và các nhà cung cấp, bao gồm cả các nhà sản xuất khác và các nhà lắp ráp Ngoài ra, thượng nguồn còn liên quan đến các nhà cung cấp cấp 2 Trong phần này, hoạt động chủ yếu là mua hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nguyên liệu và linh kiện cho sản xuất.

Trung lưu, hay còn gọi là chuỗi cung ứng nội bộ, bao gồm tất cả các hoạt động diễn ra bên trong công ty nhằm chuyển đổi các đầu vào thành đầu ra Các hoạt động chính trong trung lưu bao gồm quản lý thu mua, sản xuất và quản lý hàng lưu kho.

- Hạ lưu (downstream supply chain): Phần này bao gồm tất cả các hoạt động nhằm phân phối sản phẩm đến khách hàng cuối cùng

1.1.2 Quản lý chuỗi cung cứng:

Theo silde môn Nguyên lý Logistics và chuỗi cung ứng định nghĩa như sau:

Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là quá trình điều phối giữa các nhà cung cấp (thượng nguồn) và khách hàng (hạ lưu) nhằm tối ưu hóa việc phân phối giá trị với chi phí thấp nhất có thể cho khách hàng.

Quản lý cung ứng là một phương pháp hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn cung Nó yêu cầu các chuyên gia mua hàng hợp tác chặt chẽ với những nhà cung cấp có khả năng cung cấp hiệu suất và lợi thế cạnh tranh vượt trội Để thành công, quản lý cung ứng cần thiết lập mối quan hệ bền vững và đôi bên cùng có lợi giữa công ty mua hàng và các nhà cung cấp được lựa chọn kỹ lưỡng.

Quản lý cung ứng mang lại lợi ích cho cả hai bên bằng cách chia sẻ thông tin, cung cấp nguồn lực tại chỗ và hỗ trợ liên tục cho các nhà cung cấp, từ đó đạt được những cải thiện hiệu suất bền vững, bao gồm việc giảm giá thành sản phẩm.

Quản lý cung ứng là một phương thức hoạt động hiện đại, tích hợp các hoạt động nội bộ và hợp tác với các nhà cung cấp bên ngoài nhằm tối ưu hóa chi phí, phát triển sản phẩm, rút ngắn thời gian chu kỳ và nâng cao kiểm soát chất lượng.

Các hoạt động trong quản lý chuỗi cung ứng bao gồm các hoạt động sau:

 Hoạch định cầu và cung ứng

 Tiếp nhận, Xử lý vật liệu và Lưu trữ

 Kiểm soát hàng lưu kho/ Kiểm soát NVL

 Vận chuyển/ Kho bãi/ Phân phối

Trong đó, mua hàng như một hoạt động chính của chuỗi cung ứng

Sơ đồ của chuỗi cung ứng

Hình 1 2 Sơ đồ của chuỗi cung ứng

Trong sơ đồ chuỗi cung ứng, có ba dòng chảy chính là dòng hàng hóa, dòng thông tin và dòng tài chính, cùng với logistics ngược.

: thể hiện luồng dịch chuyển của nguyên vật liệu, hàng hoá từ nhà cung cấp đến công ty

: thể hiện luồng trao đổi thông tin về hàng hoá, thời gian, chứng từ giữa các bên để việc vận chuyển hàng hoá diễn ra suôn sẻ

Dòng tài chính trả tiền hàng đến nhà cung cấp thể hiện sự thanh toán chi phí theo hợp đồng nguyên tắc đã ký giữa nhà cung cấp và công ty.

Để tối ưu hóa quy trình, cần thực hiện và kiểm soát hiệu quả dòng chảy của nguyên liệu, bán thành phẩm và thông tin liên quan từ các điểm tiêu thụ đến nguồn gốc Mục tiêu là thu hồi giá trị hoặc xử lý chúng một cách hợp lý.

Mua hàng là hoạt động của chuỗi cung ứng, nó nằm trong giai đoạn từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp

Nhà cung cấp Công ty sản xuất/kinh doanh

Khái niệm hoạt động mua hàng

Theo giáo trình “Quản lý mua hàng” của trường Đại học Thăng Long có định nghĩa như sau:

Mua hàng là quy trình quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm việc tìm hiểu và thảo luận với chủ hàng về các điều kiện mua bán Quá trình này cũng bao gồm thực hiện các thủ tục giao dịch, thanh toán, và vận chuyển để đảm bảo hàng hóa có số lượng, chất lượng và cơ cấu phù hợp, đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng cho khách hàng với chi phí tối ưu nhất.

Mua hàng được coi là thực hiện “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc

Nhóm thu mua là một chức năng quan trọng trong tổ chức, không chỉ thực hiện việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ mà còn đảm bảo mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp Các hoạt động của nhóm thu mua bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng, nghiên cứu thị trường cung ứng, cũng như đo lường và cải tiến hiệu suất của nhà cung cấp Ngoài ra, nhóm cũng phát triển hệ thống mua hàng để tối ưu hóa quy trình thu mua.

Hoạt động mua hàng là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc mua sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên liệu từ các nhà cung cấp Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và quản lý nguồn cung, giúp đảm bảo tổ chức có đủ hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Hoạt động mua hàng bao gồm nhiều bước và hoạt động nhằm đạt được mục tiêu mua sắm một cách hiệu quả và có lợi nhuận.

Các hoạt động quản lý mua hàng trong chuỗi cung ứng

1.3.1 Hoạch định cầu và cung ứng

Hoạch định cầu là quá trình lập lịch trình đầu ra cho doanh nghiệp, bao gồm dự báo cầu, điều chỉnh hàng tồn kho, quản lý đơn hàng chưa hoàn thành, yêu cầu linh kiện và chính sách hậu mãi Lập kế hoạch cung ứng xác định lịch trình sản xuất theo từng giai đoạn, phát triển kế hoạch sản xuất ngắn hạn và kiểm soát quá trình sản xuất Dựa vào dự báo từ hoạt động marketing, doanh nghiệp ước tính khối lượng nguyên vật liệu cần thiết Để thực hiện kế hoạch sản xuất và đáp ứng đơn hàng khách hàng, việc xử lý đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát hoạt động phải được phối hợp chặt chẽ.

Để tối ưu hóa quy trình cung ứng, việc nghiên cứu thị trường là cần thiết nhằm xác định số lượng đặt hàng phù hợp dựa trên nhu cầu dự kiến Đồng thời, quản lý xuất kho nguyên vật liệu (NVL) và thống kê yêu cầu sử dụng NVL cũng rất quan trọng Cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nắm bắt những thay đổi và theo dõi tình trạng các lô hàng đến Ngoài ra, việc xác định mức tồn kho hàng hóa và thành phẩm cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đặc biệt chú trọng đến phân phối vật chất trong chuỗi cung ứng, là trách nhiệm không thể thiếu.

1.3.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp là quá trình quan trọng dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và khả năng cung ứng Các doanh nghiệp lớn thường có bộ phận giao thông và vận tải chuyên biệt để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và người mua Do chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, các tổ chức này thường tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để tối ưu hóa chi phí.

Kiểm soát chất lượng là yếu tố thiết yếu cho mọi doanh nghiệp, theo các nghiên cứu Hiện nay, quản lý chất lượng của nhà cung cấp đã chuyển hướng từ việc phát hiện khuyết tật khi nhận hàng sang việc phòng ngừa sớm trong quá trình tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu Nhiều doanh nghiệp đang chủ động hợp tác với các nhà cung cấp để phát triển các quy trình và thủ tục kiểm soát chất lượng hiệu quả.

Nhiều tổ chức hiện nay chọn thuê ngoài dịch vụ vận tải, hợp tác với các công ty logistics bên thứ ba (3PL) như UPS, DHL, CH Robinson và Ryder để quản lý mạng lưới phân phối Các nhà cung cấp dịch vụ này thiết kế và thực hiện quy trình giao hàng cho khách hàng, bao gồm việc đóng gói hàng hóa đúng cách để tránh hư hỏng, thực hiện yêu cầu ghi nhãn đặc biệt, hoàn tất các tài liệu vận chuyển cần thiết và sắp xếp vận chuyển với nhà vận chuyển đã được phê duyệt.

1.3.3 Thực hiện đơn đặt hàng

Xử lý đơn hàng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng thời gian và địa điểm mong muốn, đồng thời thể hiện sự kết nối chặt chẽ giữa nhà sản xuất và khách hàng.

Một số lỗi phổ biến trong việc xử lý đơn hàng bao gồm việc chấp nhận đơn đặt hàng mà chưa xác định được năng lực sản xuất của doanh nghiệp, cùng với việc không kết hợp quy trình xử lý đơn hàng với việc lập lịch sản xuất hiệu quả.

6 trình đặt hàng và sử dụng ngày sản xuất mà doanh nghiệp lựa chọn thay vì ngày mong muốn của khách hàng để lập lịch đặt hàng

1.3.4 Nhận và kiểm tra hàng hoá

Khi nguyên liệu được chuyển từ nhà cung cấp đến người mua, việc tiếp nhận thực tế là rất quan trọng Nhân viên tiếp nhận có trách nhiệm xử lý và lưu trữ vật liệu, đồng thời kiểm soát hàng lưu kho một cách hiệu quả.

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, bộ phận Kho sẽ kiểm tra dựa trên thông tin từ Hợp đồng hoặc Đơn hàng mua, bao gồm số lượng, thông số kỹ thuật và quy cách Những mặt hàng không đạt tiêu chuẩn sẽ được phản hồi cho Phòng mua hàng, nơi sẽ thực hiện các bước trả lại cho nhà cung cấp Ngược lại, các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được nhập kho.

Xác nhận từ người mua thể hiện các dịch vụ đã được thực hiện là căn cứ thực hiện bước tiếp theo là thanh toán hóa đơn

1.3.5 Quyết toán thanh toán và lưu trữ Đây là bước cuối cùng, đánh dấu sự hoàn thành của quy trình mua hàng:

Sau khi nhận và kiểm tra hàng hóa, cần thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng các điều khoản trong hợp đồng Nếu hồ sơ thanh toán thiếu thông tin hoặc không chính xác, các bên sẽ tiến hành trao đổi để chỉnh sửa và bổ sung thông tin cần thiết.

Sau khi hoàn tất quá trình mua hàng, công ty cần tiến hành đánh giá toàn bộ quy trình mua sắm Việc này giúp công ty xác định xem nhà cung cấp có thực hiện đúng cam kết về hàng hóa và dịch vụ hay không, cũng như đánh giá chất lượng của chúng Đánh giá kịp thời sẽ tạo điều kiện cho công ty yêu cầu bảo hành hàng hóa và dịch vụ trong thời gian bảo hành.

Các yếu tố hỗ trợ mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng

Mô hình bốn yếu tố trong chuỗi cung ứng và mua hàng giúp các công ty tối ưu hóa hiệu suất và đạt được lợi ích thực sự, đồng thời hỗ trợ việc phát triển và thực hiện các chiến lược hiệu quả.

Tiếp cận các phương pháp tiến bộ không chỉ phù hợp với triết lý và yêu cầu của tổ chức mà còn hỗ trợ đạt được mục tiêu và chiến lược mua hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.

1.4.1 Nguồn nhân lực chất lượng Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực để nâng cao năng lực quản lý mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng Các chuyên gia chuỗi cung ứng cần có các khả năng như xem một chuỗi cung ứng một cách tổng thể, quản lý các mối quan hệ quan trọng, phân tích thị trường cạnh tranh, tham gia vào việc ra quyết định dựa trên thực tế, hiểu các hệ thống kinh doanh điện tử, phân tích các dữ liệu lớn và sử dụng thiết bị di động

Các thiết kế tổ chức trong chuỗi cung ứng bao gồm đội ngũ cung ứng do trung tâm lãnh đạo, trách nhiệm điều hành các hoạt động phối hợp, mua sắm và cung ứng Sự sắp xếp giữa nhân viên cung ứng và khách hàng nội bộ cùng với các nhóm chức năng chéo là cần thiết để quản lý quy trình chuỗi cung ứng hiệu quả Thêm vào đó, việc điều phối chiến lược cung ứng và tổ chức các buổi đánh giá giữa các đơn vị kinh doanh cùng hội đồng mua – nhà cung cấp là rất quan trọng để tăng cường sự hợp tác với các nhà cung cấp.

Công nghệ thông tin là yếu tố then chốt trong việc tự động hóa quy trình mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng Các hệ thống ERP, phần mềm SCM, và ứng dụng đám mây không chỉ nâng cao sự đồng bộ mà còn cải thiện khả năng tương tác giữa các bộ phận và đối tác Nhờ vào công nghệ thông tin, các hoạt động như lập kế hoạch nhu cầu, cam kết đặt hàng, lên lịch sản xuất, và quản lý vận chuyển trở nên hiệu quả hơn Bên cạnh đó, nó cũng hỗ trợ trong việc bổ sung vật liệu, tổ chức đấu giá ngược, yêu cầu thanh toán, cũng như cung cấp các nền tảng như mạng nội bộ, hội thảo trực tuyến và podcast.

Các biện pháp đánh giá và đo lường chuỗi cung ứng bao gồm việc sử dụng dữ liệu từ các nguồn hiển thị, xác định các yếu tố tạo ra giá trị, thiết lập các mục tiêu thay đổi theo thời gian, và dựa vào điểm chuẩn để định hướng mục tiêu hiệu suất Đồng thời, cần liên kết các mục tiêu với chiến lược kinh doanh, tính năng kỹ thuật, và các chỉ số hiệu quả, đồng thời chỉ định quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình cho từng mục tiêu.

Môi trường cạnh tranh mới và tầm quan trọng của mua hàng

1.4.1 Môi trường cạnh tranh mới

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, sự gia tăng đối thủ cạnh tranh đẳng cấp thế giới, cả trong nước lẫn quốc tế, đã thúc đẩy các tổ chức phải nâng cao quy trình nội bộ nhằm duy trì khả năng cạnh tranh.

Khách hàng hiện nay không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu giá cả hợp lý mà còn mong muốn giảm giá Sự phát triển của thông tin trên internet đang làm thay đổi đáng kể quyền lực giữa người mua và người bán Với sự đa dạng của các đối thủ cạnh tranh và nhiều lựa chọn hơn, khách hàng ngày càng đòi hỏi sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu cá nhân, thời gian giao hàng nhanh chóng và chi phí tổng thể thấp hơn.

Hình 1 3 Tổng quan về môi trường kinh

Nguồn: Giáo trình “Quản lý mua hàng” – Trường Đại học Thăng Long

 Phân tích môi trường vĩ mô công cụ PESTEL: là công cụ phân tích môi trường vĩ mô

Một số yếu tố thúc đẩy sự chú trọng vào quản lý chuỗi cung ứng:

Chi phí thấp và sự gia tăng nguồn thông tin giữa các thực thể trong chuỗi cung ứng giúp kết nối hiệu quả và giảm thiểu sự chậm trễ trong mạng lưới.

- Mức độ cạnh tranh ở cả thị trường trong nước và quốc tế yêu cầu các tổ chức phải nhanh nhẹn và linh hoạt

- Kỳ vọng và yêu cầu của khách hàng đang trở nên khắt khe hơn

Chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và giảm thiểu rủi ro, giúp hạn chế sự đứt gãy trong hoạt động kinh doanh và giảm thiểu tác động tiêu cực đến doanh số của tổ chức.

- Các tổ chức và nhà cung cấp phải đáp ứng được khi nhu cầu của khách hàng tăng lên, hoặc phải đối mặt với viễn cảnh mất thị phần

- Sự cạnh tranh ngày nay không còn giữa các công ty; nó nằm giữa các chuỗi cung ứng của các công ty đó

- Các công ty định hình được chuỗi cung ứng tốt nhất sẽ là những người chiến thắng trên thị trường và giành được lợi thế cạnh tranh

1.4.2 Tầm quan trọng của mua hàng a Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí

Cơ sở cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, với nhiều đặc điểm của sản phẩm cuối cùng bắt nguồn từ các nhà cung cấp Năng lực của nhà cung cấp có thể tạo ra sự khác biệt cho hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà sản xuất, từ đó gia tăng giá trị cho khách hàng Khi các công ty nỗ lực nâng cao giá trị khách hàng thông qua việc cải thiện hiệu suất, nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng chú trọng vào quản lý mua sắm và cung ứng.

Trong ngành sản xuất, tỷ lệ mua hàng so với doanh thu trung bình đạt 55%, cho thấy rằng hơn một nửa doanh thu từ bán hàng hóa và dịch vụ sẽ quay trở lại cho các nhà cung cấp.

Ảnh hưởng của các nhà cung cấp đến tổng chi phí của công ty là rất lớn, vì mua hàng được coi là một lĩnh vực quan trọng để tiết kiệm chi phí Việc nhà cung cấp tham gia sớm vào quá trình thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả Đồng thời, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp cũng thúc đẩy đổi mới và cải tiến trong hoạt động kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, trong đó cách tiếp cận truyền thống là mặc cả để giảm giá Tuy nhiên, một phương pháp hiện đại hơn là xây dựng mối quan hệ lâu dài và tin cậy với nhà cung cấp, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đàm phán điều kiện tốt hơn mà còn nhận được hỗ trợ kịp thời khi cần thiết Mối quan hệ này cũng đảm bảo sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh với biến động thị trường, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng của doanh nghiệp.

Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hiện nay, nhiều công ty đang nỗ lực tăng cường tỷ lệ sử dụng các bộ phận và chi tiết từ các nhà cung cấp hợp tác cũng như dịch vụ thuê ngoài.

Để tối ưu hóa hiệu quả, các doanh nghiệp cần tập trung vào thế mạnh và năng lực riêng của mình Điều này không chỉ nâng cao tầm quan trọng của các mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp bên ngoài mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm Hơn nữa, việc này giúp giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quy trình mua hàng hiệu quả không chỉ giảm thiểu thời gian và công sức quản lý mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi Mua hàng cũng tạo ra sự kết nối giữa nhà cung cấp và kỹ sư, từ đó cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty nhận được sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp thường cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu và thời gian phát triển sản phẩm.

Các nhóm phát triển, bao gồm các nhà cung cấp (NCC) với tư cách là thành viên, ghi nhận rằng họ nhận được nhiều đề xuất cải tiến hơn từ các NCC so với những nhóm không liên quan.

Kết nối sớm với các nhà cung cấp trong quá trình thiết kế không chỉ giúp gia tăng giá trị cho sản phẩm và dịch vụ mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh Đồng thời, việc này cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý rủi ro từ phía nhà cung cấp.

Mỗi khi mua sắm từ nhà cung cấp, người tiêu dùng thường đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn, từ việc giao hàng trễ cho đến những tình huống nghiêm trọng như nhà cung cấp phá sản hoặc thiên tai, hỏa hoạn Chất lượng đầu vào kém là một trong những mối đe dọa chính mà tổ chức có thể gặp phải, bên cạnh đó còn có các vấn đề khác như thiên tai, bất ổn tài chính và khó khăn trong vận hành, giao thông tắc nghẽn.

Lựa chọn nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ hoặc hàng tồn kho JIT mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro đáng kể Do đó, việc nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu các rủi ro bổ sung là rất cần thiết Ví dụ, trận sóng thần năm 2011 tại Nhật Bản đã gây ra tình trạng thiếu hụt nguồn cung cho Honda và Toyota trong nhiều tháng, dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô la doanh thu.

Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng

Mua hàng có ảnh hưởng mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh của tổ chức, vì vậy quản lý cần nâng cao hiệu quả của quá trình này Việc tự động hóa chức năng mua hàng đang trở thành một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh, giúp tạo ra các mô hình thị trường mới cho các tổ chức trong nền kinh tế toàn cầu.

Xác định và đánh giá nhu cầu của khách hàng là bước đầu tiên quan trọng, tiếp theo là tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng nhu cầu đó Phát triển hợp đồng và cơ chế đặt hàng, cùng với việc thanh toán kịp thời, giúp đảm bảo nhu cầu được đáp ứng hiệu quả Điều này không chỉ thúc đẩy cải tiến liên tục mà còn đảm bảo sự hài lòng cho tất cả các bên liên quan, bao gồm cả quy trình và kết quả.

 Mục tiêu 1: Đảo bảo nguồn cung

Việc mua hàng là cần thiết để quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ thuê ngoài, nhằm tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh Sự gia tăng hoạt động thuê ngoài khiến các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài cho nguyên vật liệu, sản phẩm, công nghệ thông tin, dịch vụ và hoạt động thiết kế Để đảm bảo quy trình này diễn ra hiệu quả, người mua cần thực hiện các bước cần thiết.

1 Nguồn sản phẩm và dịch vụ ở mức giá phù hợp

2 Đúng nguồn, đúng địa điểm

3 Đúng thông số kỹ thuật đáp ứng nhu cầu của người dùng

5 Sắp xếp việc giao hàng/ thực hiện dịch vụ vào đúng thời điểm cho đúng khách hàng nội bộ

 Mục tiêu 2: Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng một cách hiệu quả và hiệu quả

Để quản lý hiệu quả các hoạt động nội bộ, mua hàng cần xác định các cấp độ nhân sự, phát triển và tuân thủ ngân sách hành chính, đồng thời cung cấp đào tạo chuyên nghiệp và cơ hội phát triển cho nhân viên Cuối cùng, việc giới thiệu các kênh mua được cải tiến trong hệ thống mua sắm trả tiền sẽ giúp nâng cao khả năng hiển thị chi tiêu, lập hóa đơn và thanh toán hiệu quả, đồng thời tăng cường sự hài lòng của người dùng.

 Mục tiêu 3: Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp

Một trong những mục tiêu chính của chức năng mua hàng là lựa chọn, phát triển và duy trì các nhà cung cấp, quá trình này thường được gọi là quản lý hiệu suất nhà cung cấp (SPM).

(1) Chọn các nhà cung cấp có khả năng cạnh tranh

(2) Xác định nhà cung cấp mới có tiềm năng hoạt động xuất sắc và phát triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp này

(3) Cải thiện các nhà cung cấp hiện tại

(4) Phát triển các nhà cung cấp không có khả năng cạnh tranh với các nhà cung cấp hiện tại

Việc mua hàng có thể không phù hợp với kế hoạch của công ty vì một số lý do Đầu tiên, nhân viên mua hàng trước đây không tham gia vào các diễn đàn cấp cao để thảo luận về chiến lược kinh doanh Thứ hai, ban lãnh đạo điều hành thường chậm nhận thức về giá trị mà một tổ chức mua sắm đẳng cấp thế giới có thể mang lại cho doanh nghiệp.

 Mục tiêu 4: Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ

Mua hàng cần duy trì liên lạc chặt chẽ với các nhóm chức năng đại diện cho khách hàng nội bộ, hay còn gọi là các bên liên quan Những bên này đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến kết quả của quyết định mua hàng, vì vậy việc hợp tác hiệu quả với họ là rất cần thiết.

13 nhóm nội bộ liên quan như các chuyên gia mua sắm, marketing, sản xuất, kỹ thuật, IT, nguồn nhân lực, tài chính

Nếu sản phẩm, hàng hóa, hoặc nguyên vật liệu của nhà cung cấp gặp lỗi và ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, bộ phận mua hàng cần tìm cách nâng cao chất lượng từ nhà cung cấp Đồng thời, khi bộ phận marketing triển khai chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi lớn, bộ phận mua hàng cũng cần thiết lập các thỏa thuận giá cả hợp lý để tối ưu hóa chi phí.

 Mục tiêu 5: Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh

Mua hàng có thể tác động trực tiếp đến sự tăng trưởng bền vững, doanh thu, hiệu suất hoạt động, cũng như kế hoạch của các bên liên quan và các đơn vị kinh doanh, với ảnh hưởng có thể là tích cực hoặc tiêu cực.

Một tổ chức có thể giảm lượng vốn lưu động trong chuỗi cung ứng bằng cách tối ưu hóa quy trình thu mua Cụ thể, bộ phận thu mua có thể hợp tác với các nhà cung cấp để nhận hàng với số lượng nhỏ và thường xuyên hơn, từ đó giảm thiểu số lượng đầu vào và hạ thấp mức vốn lưu động.

Tiêu chí đánh giá đánh giá hệ thống chất lượng của nhà cung cấp

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một quá trình liên tục nhằm phát hiện và giảm thiểu lỗi trong sản xuất, tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng TQM tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đóng góp tích cực cho xã hội và đảm bảo sự hài lòng của nhân viên thông qua đào tạo thường xuyên.

Các nguyên tắc khác nhau bao gồm khung TQM có lẽ là triết lý kinh doanh mạnh mẽ và toàn diện nhất từng được phát triển

8 nguyên tắc chính của quản lý chất lượng toàn diện

Xác định chất lượng về mặt khách hàng và yêu cầu của họ

Theo đuổi chất lượng tại nguồn

Nhấn mạnh khách quan hơn là phân tích chủ quan

Nhấn mạnh việc phòng ngừa hơn là phát hiện các khuyết tất

Tập trung vào quá trình hơn là đầu ra Phấn đấu không có khuyết tất

Thiết lập cải tiến liên tục như một cách sống

Làm cho chất lượng trở thành trách nhiệm của mọi người

Bảng 1 1 Các nguyên tắc chính của quản lý chất lượng toàn diện

Nguồn: Giáo trình “Quản lý mua hàng” – Trường Đại học Thăng Long

Các chỉ tiêu quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng

Mục tiêu của công ty là thúc đẩy các chiến lược cụ thể nhằm trở thành nhà sản xuất chi phí thấp hoặc dẫn đầu về công nghệ Những chiến lược này sẽ hỗ trợ cho các mục tiêu chuỗi cung ứng và mua sắm phù hợp.

1.7.1 Các thước đo hiệu suất chi phí

Giá thực tế so với giá dự kiến (kế hoạch)

- Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - Giá dự kiến

- Phân trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế/ Giá dự kiến

- Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - Giá dự kiến) x Số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm

Giá thực tế so với chỉ số thị trường

1a Chỉ số dựa trên thị trường cho mặt hàng X

1b Chỉ số dựa trên thị trường cho mặt hàng X

1c Chỉ số thị trường thay đổi

2a Giá thực tế phải trả cho mặt hàng X

2b Giá thực tế phải trả cho mặt hàng X

2c Tỷ lệ thay đổi giá đã trả

So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy và đơn vị kinh doanh là một phương pháp hiệu quả để xác định giá thực tế của các mặt hàng tương tự Những so sánh này không chỉ giúp nhận diện chênh lệch giá mua trong công ty mà còn cung cấp thông tin về đơn vị nào đang thương lượng hoặc đạt được giá tốt nhất Thêm vào đó, hoạt động này còn hỗ trợ xác định các mặt hàng thường xuyên được mua giữa các đơn vị, từ đó tạo cơ hội hợp nhất quy trình mua sắm.

Giá mục tiêu là quá trình xác định số tiền mà khách hàng sẵn lòng chi trả cho sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó thiết lập các mục tiêu chi phí cụ thể cho từng thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống cấu thành sản phẩm hoặc dịch vụ đó.

Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chí phí mục tiêu

Chi phí cho phép hay chi phí mục tiêu sau đó được phân bổ cho các yếu tố khác nhau tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng

Chi phí vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển hợp lý để tối ưu hóa chi phí này.

Chi phí bảo hành đóng vai trò quan trọng trong tổng chi phí sau bán hàng của doanh nghiệp Để giảm thiểu những khoản chi này, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách bảo hành hợp lý và hiệu quả.

1.7.2 Thời gian giao hàng/khả năng đáp ứng (Lead time) Đây là tổng thời gian dành cho một đơn đặt hàng trong suốt quá trình – từ khi tạo đơn đặt hàng cho đến phê duyệt, nhận, tạo hóa đơn và hoàn tất thanh toán Nó chủ yếu tập trung vào đơn đặt hàng và loại trừ việc sản xuất và giao sản phẩm Nhiệm vụ chủ yếu của phòng mua hàng là cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp Để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra một cách trơn tru, phòng mua hàng cần thực hiện việc lập danh sách và lên kế hoạch thực hiện các công việc theo thời gian thực Để thực hiện KPI phòng mua hàng cần trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan khác nhằm xây dựng kế hoạch với Leadtime chuẩn, bao gồm thời gian để hoàn tất quy trình mua hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp Sau khi nhận được kế hoạch, chỉ tiêu, phòng mua hàng sẽ tiến hành công việc dựa vào thời gian đã được yêu cầu, chỉ định trước đó

Để tối ưu hóa KPI cho phòng mua hàng, thời gian hoàn thành không nên quá dài, vì điều này phản ánh sự thiếu hiệu quả trong công việc Đồng thời, thời gian cũng không được quá gấp rút, vì nếu thời gian hoàn thành KPI quá ngắn, bộ phận mua hàng sẽ không thể đáp ứng kịp thời và hiệu quả.

Các nhà cung cấp được phân loại theo thời gian chu kỳ: những nhà cung cấp có thời gian chu kỳ từ 4 ngày trở xuống được xem là ngắn, từ 5-8 ngày được phân loại là trung bình, và trên 8 ngày được xếp vào loại dài.

KPI phòng mua hàng cần chú trọng đến việc đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của nhà cung ứng đầu vào Để thực hiện đánh giá hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm soát chất lượng, nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu trong kế hoạch đã đề ra Quy trình kiểm soát chất lượng là rất quan trọng, nhưng nhiều công ty hiện nay vẫn chưa chú trọng đến, dẫn đến tổn thất lớn về chất lượng hàng hóa và doanh thu.

Yêu cầu kỹ thuật và nội dung công việc là yếu tố quan trọng mà bộ phận mua hàng cần chú ý để đạt KPI về chất lượng Nhân viên mua hàng cần thông báo cho nhà cung cấp về tiêu chuẩn kiểm định hàng hóa, giúp họ hiểu rõ và gửi báo giá phù hợp Đồng thời, nhân viên mua hàng cũng cần có kinh nghiệm và kiến thức về loại hàng hóa cần mua, từ đó đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.

Yếu tố quan trọng cuối cùng trong KPI của phòng mua hàng là chất lượng đầu vào hàng hóa Chỉ tiêu này liên quan đến việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cho bộ phận QC và thiết bị cho bộ phận kỹ thuật Các tiêu chuẩn kiểm tra cần tuân thủ theo hồ sơ chào thầu đã ký trước đó.

1.7.4 Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng

Cam kết về số lượng là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng, giúp doanh nghiệp đảm bảo mua đúng số lượng cần thiết, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và kinh doanh Tỷ lệ đơn hàng nhận được từ nhà cung cấp đúng số lượng đặt hàng phản ánh chính xác trong kiểm soát số lượng Nếu nhà cung cấp giao hàng không đúng số lượng, bộ phận mua hàng cần xác định nguyên nhân và quyết định về việc tiếp tục hợp tác Nhân viên mua hàng cũng phải thông báo sai sót với bên giao hàng khi có vấn đề xảy ra Việc sử dụng các tiêu chí này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất quy trình mua hàng và năng lực cung ứng từ nhà cung cấp.

Rủi ro trong hoạt động mua hàng

Rủi ro chính trị có thể gia tăng do ảnh hưởng từ khu vực, ngay cả khi người mua thực hiện giao dịch với nhà cung cấp ở một quốc gia ổn định Sự không ổn định trong khu vực xung quanh có thể tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và quyết định đầu tư.

Rủi ro thị trường là yếu tố quan trọng mà người mua cần chú ý, đặc biệt là khi có nhiều người cạnh tranh cho cùng một loại hàng hóa hoặc nguồn cung cấp Bên cạnh đó, sự ngắn gọn trong vòng đời sản phẩm cũng đặt ra thách thức, buộc nhà cung cấp phải nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư cho nhà máy, thiết bị, công nghệ và năng lực sản xuất.

Rủi ro trong tìm nguồn cung ứng toàn cầu tăng cao khi các đường ống cung ứng trở nên dài hơn Người mua cần đánh giá khả năng xảy ra gián đoạn trong chuỗi cung ứng và xây dựng một mạng lưới cung ứng linh hoạt để ứng phó kịp thời Bên cạnh đó, mức độ cạnh tranh giữa các nhà cung cấp trên thị trường cũng ảnh hưởng đến mức độ rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Rủi ro tài chính trong vận chuyển hàng hóa gia tăng khi các tuyến đường kéo dài, dẫn đến chi phí lưu kho cao hơn, bao gồm đầu tư hàng lưu kho, chi phí lưu kho bãi, xử lý vật liệu, mất mát và hư hỏng, thuế, tính lỗi thời và chi phí cơ hội Quản lý tỷ giá hối đoái hiệu quả cũng là thách thức lớn, đặc biệt khi mua hàng từ nhà cung cấp bên thứ ba.

Rủi ro cơ sở cung ứng xuất hiện tại cấp độ của nhà cung cấp, do đó, người mua cần chú ý đến sự ổn định tài chính hiện tại và khả năng duy trì hoạt động của nhà cung cấp trong tương lai.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

Giới thiệu về công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam, thường được gọi tắt là Chiyoda, được thành lập vào năm 2003 và chuyên sản xuất, lắp ráp, gia công, dập và in các linh kiện phục vụ cho ngành công nghiệp điện tử, ô tô, xe máy và nhiều ngành công nghiệp khác Với hơn 20 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, Chiyoda đã khẳng định được hình ảnh và vị thế vững chắc trong ngành, chiếm được lòng tin của người tiêu dùng.

Hình 2 1 Logo Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

Nguồn: Website Công ty Chiyoda Integre Tên công ty : Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

Tên quốc tế: CHIYODA INTEGRE VIETNAM CO., LTD

Tên viết tắt: CI-VN

 Trụ sở chính : Lô C4, Khu Công nghiệp Thăng Long, Xã Kim Chung, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

 Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN

 Website : https://www.chiyoda-i.co.jp/en/  Mã số thuế : 0105651961

 Tổng giám đốc : Kotaro Hidaka

 Tình trạng hiện tại: Doanh nghiệp đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, gia công, dập và in các linh kiện phục vụ cho ngành công nghiệp điện tử, ô tô, xe máy và nhiều ngành công nghiệp khác Hiện tại, công ty có hơn 300 nhân viên, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất và phát triển.

Chiyoda Integre, thành lập năm 1955 tại Tokyo, Nhật Bản, đã mở rộng hoạt động ra nhiều quốc gia như Mỹ, Trung Quốc, Singapore và Malaysia Đến năm 2003, công ty chính thức có mặt tại Việt Nam Sau hơn 10 năm hoạt động tại thị trường Việt, Chiyoda Integre đã khẳng định được hình ảnh và vị thế vững chắc trong ngành cũng như trong lòng người tiêu dùng.

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

 Giai đoạn 1: Thành lập và khởi đầu (2003 – 2005)

Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam (CIVN) được thành lập vào ngày 2 tháng

CIV, thành lập vào năm 2003 tại Việt Nam, là công ty con của Tập đoàn Chiyoda Integre Nhật Bản Nhờ sự hỗ trợ từ tập đoàn mẹ, CIV đã nhanh chóng thiết lập các dây chuyền sản xuất hiện đại và thu hút đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao.

 Giai đoạn 2: Phát triển và mở rộng (2005 – 2015)

Trong giai đoạn hiện tại, Chiyoda Integre Việt Nam đã có những bước tiến quan trọng nhờ vào nhu cầu tăng cao về sản phẩm điện tử và linh kiện cơ khí chính xác Để nâng cao năng lực cạnh tranh, công ty đã mở rộng quy mô sản xuất thông qua việc đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, mở rộng nhà xưởng và nhập khẩu thiết bị sản xuất tiên tiến từ Nhật Bản Đặc biệt, vào năm 2006, Chiyoda đã thành lập thêm văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh.

 Giai đoạn 3: Khẳng định vị thế và đẩy mạnh xuất khẩu (2015 – nay)

Chiyoda Integre Việt Nam đang củng cố vị thế trên thị trường nội địa và quốc tế thông qua việc đổi mới công nghệ, cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm Sản phẩm của công ty đã được xuất khẩu sang nhiều quốc gia, trở thành đối tác tin cậy của gần 20 tập đoàn lớn trong ngành điện tử và ô tô, bao gồm SamSung, Canon, Brother, Panasonic và Vinsfast Năm 2015, Chiyoda cũng đã mở thêm văn phòng ở Hải Phòng để đáp ứng nhu cầu đặt hàng và mở rộng tìm kiếm khách hàng.

Chiyoda cam kết phát triển bền vững và trách nhiệm xã hội thông qua việc triển khai các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên, cùng với các hoạt động bảo vệ môi trường và đóng góp tích cực cho cộng đồng.

Sau hơn 20 năm phát triển, Chiyoda Integre Việt Nam đã khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử và cơ khí chính xác Thành công của công ty được xây dựng từ nỗ lực không ngừng, chiến lược phát triển đúng đắn và sự hỗ trợ mạnh mẽ từ tập đoàn mẹ tại Nhật Bản Hướng tới tương lai, Chiyoda Integre Việt Nam đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp tiên phong trong ngành công nghiệp công nghệ cao, góp phần vào sự phát triển kinh tế và xã hội của Việt Nam.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2 2 Cơ cấu Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)

Tổng giám đốc: là người chịu trách nhiệm và có quyền hành lớn nhất của công ty

Tổng giám đốc có nhiệm vụ giám sát hoạt động, điều hành các cuộc họp, phê duyệt các văn bản liên quan đến mọi hoạt động của công ty

Trưởng phòng là những người đứng dưới tổng giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày của bộ phận hoặc nhóm Họ phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ công việc và đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng hạn Ngoài ra, trưởng phòng còn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động và cung cấp hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.

Bộ phận hành chính – nhân sự hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý lao động, sắp xếp nhân lực, bảo hộ lao động và chế độ đãi ngộ.

Kế toán Hành chính nhân sự

Kế hoạch Sản xuất Kỹ thuật sản xuất

Chính sách chăm sóc sức khỏe cho người lao động được thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo quyền lợi và an toàn cho nhân viên Ban Giám Đốc sẽ kiểm tra và đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ nội quy và quy chế đã đề ra.

Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán theo quy định của nhà nước về chuẩn mực và nguyên tắc kế toán Họ theo dõi và phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thức, đồng thời tư vấn cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính.

Bộ phận quản lý chất lượng (QA-QC) chịu trách nhiệm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm trước và sau khi xuất xưởng, nhằm duy trì uy tín của công ty trên thị trường và đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng.

Bộ phận mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ứng nguyên liệu cho sản xuất, dựa trên nhu cầu và dự báo thị trường Họ tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý Công việc này không chỉ giúp quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát chi phí, mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ quy định, từ đó duy trì hoạt động sản xuất ổn định và góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và trao đổi thông tin giữa công ty và khách hàng, giới thiệu sản phẩm cũng như thu thập và phản hồi ý kiến từ khách hàng Đồng thời, bộ phận dịch vụ khách hàng cũng giữ trách nhiệm thiết yếu trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

2.2.1 Đặc điểm về môi trường kinh doanh bên ngoài của công ty Để hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh bên ngoài của Chiyoda, công ty dùng mô hình PESTEL để phân tích những yếu tô ảnh hưởng lên hoạt động sản xuất và kinh doanh:

 Đặc điểm về chính trị (Politics)

Hiện nay, quan hệ ngoại giao và hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và Nhật Bản đang phát triển mạnh mẽ thông qua nhiều hiệp định thương mại và đầu tư Chính phủ Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư nước ngoài với các chính sách ưu đãi về thuế và hỗ trợ pháp lý, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp Môi trường chính trị ổn định của Việt Nam cũng giúp doanh nghiệp nước ngoài yên tâm hoạt động lâu dài Ngược lại, quan hệ chính trị giữa Nhật Bản và Hàn Quốc hiện không tốt, có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng từ khách hàng Hàn Quốc Do đó, các công ty cần nắm bắt xu hướng thị trường và tham gia các hội chợ, giao lưu để cập nhật thông tin Việc hiểu rõ thị hiếu khách hàng và xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp tăng cường niềm tin và mở rộng thị phần.

 Kinh tế – xã hội (Economy - Society):

Việt Nam đang trải qua một giai đoạn tăng trưởng GDP mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội cho sự phát triển của ngành công nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện Đặc biệt, nguồn lao động trẻ dồi dào và chi phí lao động thấp hơn so với Nhật Bản là những lợi thế cạnh tranh quan trọng, thu hút các doanh nghiệp đầu tư vào thị trường Việt Nam.

Chiyoda Integre cần giảm chi phí sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh bằng cách áp dụng văn hóa làm việc chăm chỉ và kỷ luật của người Nhật, điều này có thể nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên Việt Nam Tuy nhiên, lực lượng lao động hiện tại còn hạn chế về trình độ chuyên môn, do đó công ty cần thiết lập chính sách tuyển dụng hợp lý để thu hút nhân tài Hơn nữa, ảnh hưởng của dịch Covid-19, chiến tranh Nga-Ukraina và chính sách đóng cửa của Trung Quốc có thể tác động đến chi phí nhập khẩu nguyên liệu và lợi nhuận từ xuất khẩu sản phẩm.

Hiện nay, nhiều quốc gia, bao gồm cả Việt Nam, đang đối mặt với suy thoái kinh tế, ảnh hưởng đến khả năng phát triển thị trường và thu hút khách hàng mới Tuy nhiên, công ty được hưởng ưu đãi thuế, giúp CIVN tập trung vào việc đầu tư và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Thị trường của công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam hiện chiếm gần 30% tại Việt Nam, mở ra cơ hội lớn cho việc mở rộng sản xuất và phát triển Tuy nhiên, công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân và các đối thủ nước ngoài đang đầu tư mạnh mẽ vào thị trường Việt Nam Mặc dù vậy, công ty vẫn được hưởng lợi từ chính sách đầu tư và quan hệ hợp tác Việt-Nhật, điều này giúp tăng số lượng khách hàng tiềm năng và đa dạng hóa sản phẩm.

 Đặc điểm về công nghệ (Technology):

Mặc dù Chiyoda được hỗ trợ từ công ty mẹ lâu đời tại Nhật Bản trong lĩnh vực sản xuất, công nghệ sản xuất của họ trong ngành Die-cut chỉ ở mức trung bình so với các đối thủ cạnh tranh So với các công ty trong Chiyoda Group, công nghệ của họ lại tiên tiến hơn, nhưng điều này vẫn gây khó khăn trong việc cạnh tranh và giành được Purchase Order (PO) Tuy nhiên, sự hỗ trợ về máy móc và thiết bị từ công ty mẹ sẽ giúp nâng cao trình độ kỹ thuật và khả năng của đội ngũ lao động Việt Nam.

 Đặc điểm về môi trường (Environment):

Việt Nam đang chú trọng bảo vệ môi trường thông qua các quy định nghiêm ngặt, trong khi Chiyoda Integre Việt Nam cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO, IATF cùng các quy định môi trường Công ty tuyệt đối không sử dụng chất cấm trong sản xuất và nỗ lực hạn chế tối đa các tác động xấu đến môi trường Để xuất khẩu sang EU, Chiyoda Integre Việt Nam luôn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh chất lượng sản phẩm, thể hiện sự nghiêm túc trong việc bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.

CI-VN đã thiết lập một hệ thống ISO và IATF chặt chẽ, cùng với các chính sách nghiêm ngặt về việc không sử dụng chất cấm trong sản xuất Công ty cam kết sản xuất bền vững, đồng thời bảo vệ môi trường Nhờ đó, CI-VN chưa bao giờ gặp phải trường hợp bị cấm xuất khẩu do vi phạm các quy định về môi trường.

 Đặc điểm về pháp luật (Legal)

Việt Nam có quy định đầu tư nước ngoài khá cởi mở, và công ty cam kết tuân thủ các yêu cầu pháp luật địa phương, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo các bộ luật như Luật Thương mại, Luật Hải quan, Luật Lao động và Luật Hóa chất để giảm thiểu rủi ro liên quan đến giấy phép và hoạt động Đặc biệt, bộ phận mua hàng luôn tuân thủ luật hải quan nhằm tránh các rủi ro như bị phạt, đình chỉ mua hàng, hoặc không kịp thời cung cấp nguyên liệu cho sản xuất, đồng thời đảm bảo chất lượng nguyên liệu đáp ứng yêu cầu môi trường Công ty cũng tuân thủ các quy định về lao động, tiền lương và an toàn lao động, tạo ra môi trường làm việc an toàn và hiệu quả để giữ chân nhân viên cống hiến cho công ty.

2.2.2 Đặc điểm về môi trường kinh doanh bên trong của công ty

Công ty TNHH Chiyoda Integre, với 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản, là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất Là một phần của tập đoàn lớn Chiyoda, công ty có trụ sở tại Nhật Bản và nhiều nhà máy trên toàn cầu Nhờ sự hỗ trợ từ tập đoàn mẹ, Chiyoda Integre tại Việt Nam dễ dàng nhận được các đơn hàng từ những khách hàng lớn như Samsung, Nissei, Brother và Canon Thêm vào đó, yếu tố nhân sự, tài chính và đặc điểm kỹ thuật cũng đóng góp vào sự ổn định và phát triển bền vững của Chiyoda trong kinh doanh.

 Đặc điểm về nhân sự

Công ty TNHH Chiyoda Integre hiện có 385 lao động ngoài phân xưởng, trong đó lao động nữ chiếm 90% Công ty chuyên sản xuất các linh kiện và chi tiết cho ngành điện, điện tử, ô tô, xe máy và các ngành công nghiệp khác Đặc thù công việc yêu cầu sự tỉ mỉ và khéo léo, trong khi lao động nam chủ yếu đảm nhiệm các công việc nặng nhọc và vận hành máy móc phức tạp.

Để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng Họ luôn cống hiến hết mình, góp phần tạo nên sự phát triển vững mạnh của Chiyoda Integre hiện nay.

Phân loại theo giới tính

Phân loại theo trình độ chuyên môn Đại học cao đẳng 53 55 51 3.8 (7.27)

Phân loại theo bộ phận làm việc

Phòng hành chính - nhân sự

Phòng kỹ thuật sản xuất 13 13 13 0 0

Bảng 2 1 Lao động khối văn phòng tại công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam giai đoạn 2021-2023

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

Trong giai đoạn 2021 – 2023, tổng nguồn lực của Công ty TNHH Chiyoda Inegre có xu hướng giảm nhẹ, với tổng số lao động năm không thay đổi đáng kể.

2021 là 74 người, năm 2022 có tăng nhẹ lên 2 người nhưng sau đó năm 2023 lại giảm

Sự giảm 27% nhân sự cho thấy công ty đang thực hiện quy trình đào tạo nhân viên một cách nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu phát triển và bối cảnh kinh tế hiện tại.

Kết quả kinh doanh sản xuất của công ty trong hai năm 2021 – 2023

2.3.1 Khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-

Lợi nhuận gộp về bán hàng 40,511,689,886 59,019,579,321 66,059,315,254 18,507,889,435 45.69% 7,039,735,933 11.93%

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

Bảng 2 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Chiyoda Integre)

Doanh thu thuần của công ty đã liên tục tăng trưởng trong ba năm qua, với doanh thu năm 2021 đạt 715,6 tỷ đồng, năm 2022 đạt 763,3 tỷ đồng, cho thấy sự phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch COVID-19, tăng gần 48 tỷ đồng (6,66%) Năm 2023, doanh thu tiếp tục đạt 801,2 tỷ đồng, tăng gần 38 tỷ đồng (4,97%) so với năm 2022 Mặc dù tỷ lệ tăng trưởng giữa năm 2022 và 2023 không mạnh như giai đoạn trước, nhưng nhìn chung, đây là dấu hiệu của sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí tổng của doanh nghiệp bao gồm các khoản chi tài chính, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh, trong đó chi phí lớn nhất thường đến từ các yếu tố này.

Trong năm 2022, 30 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng hóa đã ghi nhận giá vốn hàng bán đáng kể Tổng chi phí của các doanh nghiệp này phản ánh sự tăng trưởng và phát triển trong ngành, góp phần vào nền kinh tế.

704,256,151,356 đồng, tăng so với năm 2021 là 29,151,249,753 tương đương 4.32% Năm 2023 chi phí của doanh nghiệp cao nhất trong 3 năm, đạt 735,151,222,071 đồng, tương đương 4.39%

Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp trong năm 2023 đạt 10,609,183,555 đồng, tăng 1,875,789,853 đồng (21.48%) so với năm 2022 Tuy nhiên, mức tăng này không cao bằng mức tăng 29.57% của năm 2022 so với năm 2021, khi lợi nhuận đạt 8,733,393,702.4 đồng và tăng 1,992,844,994 đồng Mặc dù có sự biến động, lợi nhuận sau thuế của công ty đã có xu hướng tăng trưởng ổn định trong giai đoạn 2021 – 2023, cho thấy nỗ lực của toàn bộ công ty và khả năng tiêu thụ sản phẩm ngày càng tăng, hứa hẹn sẽ mang lại thành công lớn cho doanh nghiệp trong tương lai.

Đầu tư mạnh mẽ vào máy móc và thiết bị, cùng với việc liên tục cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đã giúp doanh thu của doanh nghiệp trong năm 2022-2023 tăng trưởng 4.97% Tuy nhiên, mức tăng này vẫn giảm khoảng 2% so với năm 2021.

Năm 2022, hoạt động kinh doanh của công ty ghi nhận sự phát triển ổn định Tuy nhiên, chi phí cũng gia tăng, với mức tăng 4.39% so với năm trước.

Năm 2022, chi phí của công ty tăng 4.32% so với năm 2021 do đầu tư và sửa chữa máy móc để thu hút thêm khách hàng mới Kết quả kinh doanh từ 2021 đến 2023 cho thấy Chiyoda Integre duy trì mức phát triển ổn định Tuy nhiên, ban lãnh đạo cần phối hợp để giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi và tỷ lệ đổi trả, đồng thời tìm kiếm nhà cung cấp mới để tăng doanh thu Tổng thể, công ty hoạt động hiệu quả với mức tăng trưởng tốt, đặc biệt trong giai đoạn 2021-2022, khi nhanh chóng ổn định sản xuất sau đại dịch Covid-19 và tận dụng chính sách ưu đãi của chính phủ, dẫn đến sự tăng trưởng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận sau thuế.

2.3.2 Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023 Để có thể duy trì và phát triển doanh nghiệp của mình trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì trước hết đòi hỏi các doanh nghiệp phải kinh doanh hiệu quả Khi xét đến hiệu quả kinh doanh, cần dựa vào một số chỉ tiêu sau: một số chỉ tiêu về tỷ suất sinh lời, khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh,

Vốn chủ sở hữu 410,015,951,909 410,320,256,151 410,615,571,591 Đồng

Lợi nhuận sau thuế 6,740,548,708.80 8,733,393,702.4 10,609,183,555.2 Đồng

Bảng 2 3 Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của công ty

(Nguồn: Phòng Kế Toán của công ty Chiyoda Integre Việt Nam)

Theo bảng số liệu 2.3, các chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của công ty có sự biến động không đồng đều qua các năm, tương tự như xu hướng của doanh thu thuần, vốn chủ sở hữu và tổng tài sản.

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần (ROS) của công ty đã tăng từ 0.002% năm 2021 lên 0.011% năm 2022 và tiếp tục tăng 0.002% trong năm 2023, cho thấy dấu hiệu tăng trưởng và khả năng tiêu thụ sản phẩm đang cải thiện Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận sau thuế, công ty tiếp tục duy trì các chính sách tối thiểu hóa chi phí.

Vốn chủ sở hữu là yếu tố quan trọng giúp duy trì hoạt động của công ty Chỉ tiêu sinh lời trên vốn chủ sở hữu cho phép đánh giá hiệu quả của vốn đầu tư Cụ thể, trong năm 2023, mức sinh lời cao nhất là 0.025 đồng lợi nhuận trên mỗi 100 đồng vốn, tăng so với 0.021 đồng năm 2022 và 0.016 đồng năm 2021.

Trong giai đoạn 2021 – 2023, tổng tài sản đã có sự biến động liên tục, với tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản phản ánh hiệu quả lợi nhuận từ tài sản Năm 2023, chỉ tiêu này đạt 0.015%, tăng 0.003 so với năm 2022 và 0.006 so với năm 2021, cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện hiệu quả các chính sách nhằm tối ưu hóa tài sản của mình.

Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty

Công ty Chiyoda đã phát triển một sơ đồ hoạt động độc đáo gồm 11 bước, được hình thành dựa trên việc tham khảo các mô hình mua hàng của các công ty khác Trình tự các bước này theo dõi sự di chuyển của hàng hóa từ nhà cung cấp (NCC) đến khi về công ty, và bước đánh giá cuối cùng sẽ tạo tiền đề cho các đơn hàng tiếp theo được thực hiện thuận lợi hơn.

Sơ đồ 2 2 Sơ đồ hoạt động mua hàng của công ty

Nguồn: Phòng mua hàng công ty Chiyoda Integre

1 Dự báo và yêu cầu kế hoạch đặt hàng

2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

3 Trao đổi thông tin với nhà cung cấp hàng hóa

4 Đàm phán, chốt đơn hàng, ký hợp đồng ngoại thương với NCC

5 Kiểm tra cước, thủ tục hải quan với công ty Logistics

6 Thu thập bộ chứng từ

7 Thủ tục thông quan hàng hoá

8 Thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp

9 Theo dõi vận chuyển và kiểm tra hàng hoá

10 Cập nhật nguyên liệu trên Tomato 11 Đánh giá kết quả thực hiện

2.4.1 Dự đoán và yêu cầu kế hoạch đặt hàng

Công ty chỉ sản xuất khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, do đó, dự báo cầu phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng của bộ phận kinh doanh Dựa trên thời gian hoàn thành yêu cầu từ khách hàng, bộ phận mua hàng sẽ xác định khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Kế hoạch mua vào sẽ được xây dựng dựa vào định mức sản xuất, lượng hàng tồn kho tại từng thời điểm và các kế hoạch mua hàng trước đó.

Khi lập kế hoạch mua hàng nguyên liệu, cần xem xét các yếu tố như công đoạn, lượng tồn kho an toàn, tổng lượng tồn kho và sự phê duyệt của nơi mua hàng Đồng thời, xác định lượng đặt hàng tối thiểu và thời gian giao hàng (LEAD TIME), cũng như việc phê duyệt nguyên phụ liệu Dựa vào dự báo từ khách hàng và đơn hàng, nên tạo tồn kho từ 3 đến 5 ngày hoặc 1 tuần Cuối cùng, cần đánh giá khả năng cung cấp của nhà cung cấp trong nước và quốc tế để thiết lập mức tồn kho an toàn hợp lý.

Khi dự báo cầu khách hàng, nhân viên mua hàng tại CIVN sẽ đặt hàng theo mô hình MOQ (Số lượng đơn đặt hàng tối thiểu) với nhà cung cấp, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và kinh doanh Dự báo chính xác và đặt hàng tối ưu mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất hiệu quả, đảm bảo dòng tiền và nguồn cung ổn định, tối ưu chi phí vận chuyển và nâng cao khả năng cạnh tranh MOQ thường được chia thành hai cấp độ: MOQ thấp và MOQ cao Với khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất lớn, Chiyoda áp dụng MOQ cao để nhận được ưu đãi về giá và thời gian giao hàng Việc tính toán MOQ giúp nhân viên mua hàng so sánh giữa các nhà cung cấp để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách Bộ phận mua hàng của Chiyoda Integre chủ yếu dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất và tỷ lệ hao hụt để tính toán MOQ.

+ Số lượng sản xuất: dựa vào đơn hàng của khách hàng do bộ phận Sale gửi đến cho phòng ban mua hàng

Tỷ lệ hao hụt là phần trăm nguyên vật liệu hoặc sản phẩm bị mất mát hoặc không đạt yêu cầu trong quá trình sản xuất, bao gồm hỏng hóc, phế phẩm, thất thoát trong sản xuất hoặc vận chuyển, và nguyên liệu không thể sử dụng Tỷ lệ này sẽ được theo dõi và cung cấp bởi bộ phận Planning của công ty.

Công thức MOQ được tính như sau:

Số lượng nguyên liệu cần sản xuất = Số lượng sản phẩm sản xuất × Tỷ lệ hao hụt

 MOQ = Số lượng nguyên liệu cần sản xuất + Tỷ lệ hao hụt

Khách hàng Mã sản phẩm Nguyên liệu sử dụng

FOXCONN VIETNAM IC002-THM-04 Gomspor

(Rubber Sponge) có độ dày 30mm x rộng 1000mm x dài 1000mm

RC6-3853-000 Mút liên kết ngang chùm tia điện tử Polyethylene Softlon

CO., LTD V3-005769-00 Băng Keo Một Mặt

3M™ 7992MP, 24 in x 36 in, 100 Tờ/Hộp

D009VM001 Mút foam PE được dán với lớp film

Bảng 2 4 Đơn đặt hàng của một số khách hàng trong tháng 5 năm 2024 tại Chiyoda

Để xác định lượng hàng tối thiểu cho nguyên liệu Gomspor (Rubber Sponge) với kích thước 30mm x 1000mm x 1000mm, công ty Chiyoda Integre Việt Nam đã thực hiện các phép tính cần thiết cho khách hàng Foxconn Vietnam.

Theo bảng 2.1 tao có số lượng hàng cần sản xuất là 15,000 sản phẩm và tỷ lệ hao hụt là 8.1%

Vậy số lượng nguyên liệu Gomspor (Rubber Sponge) cần sử dụng trong sản xuất là: 15,000 × 8.1% = 1,215 (pcs)

 MOQ cần đặt với nhà cung cấp là: 1,215 + 8.1 = 1,223.1 ~ 1,223 pcs

Vậy với đơn hàng là 15,000 sản phẩm thì ta cần đặt MOQ với số lượng đơn đặt hàng là

1223 nguyên liệu Gomspor (Rubber Sponge) với nhà cung cấp

Tương tự với công thức trên, tác giả đã tính được MOQ cần đặt hàng như sau:

Khách hàng Mã sản phẩm Số lượng hàng đặt

(Rubber Sponge) có độ dày 30mm x rộng 1000mm x dài 1000mm.

RC6-3853-000 35,000 pcs 6.7% Mút liên kết ngang chùm tia điện tử

NAM CO., LTD V3-005769-00 25,500 pcs 7.8% Băng Keo Một

D009VM001 50,00 pcs 7.4% Mút foam PE được dán với lớp film 72022

2.4.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Quy trình đánh giá và lựa chọn của Chiyoda Integre được tiến hành theo quy trình sau:

 Nhận ra nhu cầu và lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận kinh doanh thông báo đơn đặt hàng từ khách hàng đến phòng mua hàng, sau đó phòng mua sẽ tổ chức họp nội bộ để đánh giá nhà cung cấp dựa trên dự đoán yêu cầu mua hàng trong tương lai Tại Chiyoda Integre, phòng mua hàng chỉ tiến hành mua nguyên liệu khi đã nhận đủ tài liệu môi trường và có kết quả đánh giá từ phòng GGP (quản lý môi trường sản phẩm) cho thấy các tài liệu này đạt yêu cầu.

 Xác định các yêu cầu chính về nguồn cung ứng

Dựa trên bản vẽ sản phẩm và yêu cầu báo giá từ phòng kinh doanh, cần xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu như kích thước, màu sắc, độ dày, độ cứng và độ bám dính Phòng mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu tài liệu kỹ thuật đầy đủ Nếu bản vẽ đã chỉ rõ tên nguyên liệu và nhà cung cấp, phòng mua hàng cần xin tài liệu kỹ thuật từ nhà cung cấp để xác nhận các tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu.

Sơ đồ 2 3 Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

(Nguồn: Phòng mua hàng công ty)

Hình 2 3 Bản vẽ sản phẩm

(Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Chiyoda Integre)

Nhân viên mua hàng bắt đầu bằng cách liên hệ với các nhà cung cấp hiện tại để đáp ứng yêu cầu mua hàng mới, dựa trên thông tin mà khách hàng cung cấp Nếu các nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng được tiêu chí của khách hàng và Chiyoda Integre, nhân viên sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới thông qua các nguồn như website, Facebook, kiến thức tổ chức, và tạp chí thương mại Họ cũng có thể thu thập thông tin từ các nhà cung cấp khác, bao gồm cả những đối tác phi cạnh tranh, để tìm kiếm những cơ hội giá trị mới.

 Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng

Khách hàng của Chiyoda chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất thiết bị công nghệ cao, do đó họ đặt ra yêu cầu khắt khe về phụ tùng đi kèm Chất lượng sản phẩm trong ngành sản xuất là yếu tố không thể thiếu Nhân viên mua hàng phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng khi xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng, nhưng những quyết định này có thể thay đổi theo điều kiện thị trường, yêu cầu khách hàng và mục tiêu công ty Vì vậy, Chiyoda luôn cung cấp nhiều lựa chọn thay thế cho nguồn cung ứng, bao gồm nhà sản xuất, nhà phân phối thương mại, và các nguồn trong nước, quốc tế hoặc từ các chi nhánh khác trong tập đoàn.

 Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn

Sau khi tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) từ nhiều nguồn thông tin, nhân viên mua hàng sẽ tạo danh sách các NCC phù hợp để gửi cho nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng.

Mỗi đơn hàng cần tìm ít nhất 3 nhà cung cấp (NCC) khác nhau, được chọn lọc sơ bộ dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm, hồ sơ đánh giá tốt và độ tin cậy từ các doanh nghiệp khác Ngoài ra, kinh nghiệm và hiểu biết của nhân viên mua hàng cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình chọn lọc Sau khi có danh sách sơ bộ, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đánh giá chuyên sâu các NCC dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Phương pháp dựa vào kinh nghiệm trong việc lựa chọn nhà cung cấp (NCC) của nhân viên mua hàng dựa trên sự từng trải và vốn sống cá nhân Mặc dù phương pháp này cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng và đơn giản, nhưng nó cũng mang tính chủ quan và có thể dẫn đến sai lầm trong đánh giá và lựa chọn do định kiến hoặc thiên kiến.

Phương pháp thang điểm được áp dụng bởi nhân viên mua hàng nhằm đánh giá nhà cung cấp (NCC) một cách khách quan Nhân viên sẽ sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá và cho điểm từng NCC trên thang điểm 100, với mỗi tiêu chí tương ứng với 1 điểm Sau khi tổng hợp điểm số và thông tin thẩm định liên quan, nhân viên sẽ đề xuất NCC tiềm năng cho trưởng phòng Việc tuân thủ quy trình lựa chọn NCC của công ty là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quyết định lựa chọn.

Kiểm tra hồ sơ năng lực của nhà cung cấp là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng và uy tín trong hợp tác Nhà cung cấp cần chuẩn bị các tài liệu như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép chuyên ngành, hồ sơ tài chính trong 2-3 năm gần đây, chứng nhận môi trường sản phẩm, giấy chứng nhận không sử dụng chất cấm, danh mục sản phẩm và báo giá, cũng như hồ sơ năng lực công ty Tất cả nhà cung cấp muốn hợp tác với Chiyoda phải trải qua quy trình kiểm tra hồ sơ nghiêm ngặt để tránh những rủi ro có thể ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín doanh nghiệp.

Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty trong thời gian qua

2.5.1 Các thước đo hiệu suất chi phí a Giá cả

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, công ty yêu cầu gửi báo giá và tiến hành đàm phán để đạt mức giá tối ưu, bao gồm các loại chiết khấu như theo số lượng, tần suất, thời gian và loại hàng hóa Hoạt động đàm phán đóng vai trò then chốt trong thành công của quy trình mua hàng Nhân viên mua hàng không chỉ cần kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải hiểu rõ đặc điểm hàng hóa và thị trường, cùng với chuyên môn cao trong đàm phán để nhận được ưu đãi giá tốt hơn so với đối thủ Dưới đây là bảng giá tổng hợp từ các đơn mua hàng phổ biến giữa năm 2022 và 2023.

STT Tên thiết bị Số lượng/Đơn vị

1 Thước đo độ dày ID 1 (pcs) 140,000 120,000

3 Máy đo bám dính nguyên liệu MT

7 Nitrile, 12", size S,M,L, màu trắng, 50 đôi/ túi,

8 Dao trổ Deli 2 lưỡi nhỏ khoá tự động (2031)

Bảng 2 1 Bảng báo giá của nhà cung cấp gửi công ty

Theo dữ liệu từ phòng mua hàng công ty Chiyoda Integre, giá mua hàng năm 2022 là 58,333,767 VNĐ, trong khi năm 2023 giảm xuống còn 57,281,627 VNĐ Sự giảm giá này cho thấy mức giảm 1,052,140 VNĐ, tương đương với 1.8% so với năm trước.

Mức giá dự kiến cho sản phẩm trong 2 năm tới nằm trong khoảng 60,000,000 – 65,000,000 Nhân viên mua hàng đã tận dụng mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm để đàm phán, từ đó đạt được mức giá mua thấp hơn dự kiến Kết quả là giá mua thực tế giảm khoảng 12% so với giá dự kiến, nhờ vào khả năng thương thảo tốt với nhà cung cấp.

KPI của phòng mua hàng về chi phí yêu cầu đội ngũ mua sắm lựa chọn nguồn cung ứng và nguyên vật liệu thay thế để đạt được sản phẩm với mức giá hợp lý hơn so với giá dự đoán và giá thị trường.

STT Danh mục hàng hoá Năm 2022

1 Thiết bị bảo hộ lao động: găng tay, khẩu trang, mắt kính, nút tai 720,014,373 725,182,670 5,168,297 0.72%

2 Nguyên liệu: băng dính, tape, liner, sponge 2,250,399,000 2,752,250,000 501,851,000 22.30%

3 Thiết bị đo lường, máy đo độ dày sản phẩm, độ bám dính 299,760,000 289,550,000 (10,210,000)

4 Sử dụng dịch vụ: đo lường, test độ dính nguyên liệu,… 276,000,000 255,225,000 (20,775,000) (7.53%)

5 Túi ni lông đựng (rác, nguyên liệu), túi zip các loại 75,428,860 71,350,000 (4,078,860) (5.41%)

7 Dụng cụ cầm tay: kim, búa cờ lê… 245,386,450 246,368,000 981,550 0.40%

Bảng 2 2 Chi phí mua hàng trong 2 năm của công ty

Biểu đồ 2 1 Số lượng đơn đặt hàng theo từng nhóm hàng

Theo báo cáo từ Phòng mua hàng, chi phí mua hàng năm 2023 đã tăng 490,436,934 VNĐ, tương đương với mức tăng 12% so với năm 2022 Mặc dù chi phí tăng, nhưng số lượng đơn đặt hàng của công ty lại có xu hướng tăng đều, đặc biệt là ở mặt hàng chủ lực, nguyên liệu, với số lượng đặt hàng tăng từ 7,500 lên 8,615 đơn vị mỗi năm, trong khi chi phí mua hàng chỉ tăng nhẹ (501,851,000 VNĐ) Bên cạnh đó, các mặt hàng khác như thiết bị đo lường, máy đo độ dày sản phẩm, dịch vụ đo lường và các loại túi ni lông cũng ghi nhận sự gia tăng trong số lượng đơn đặt, nhưng chi phí đã giảm đáng kể so với năm trước.

Công ty đã giảm chi phí mua hàng nhờ vào chiến lược và khả năng đàm phán giá cả hiệu quả với nhà cung cấp, điều này cho thấy hoạt động mua hàng đang được cải thiện Tuy nhiên, cần tiếp tục theo dõi và quản lý chặt chẽ để duy trì hiệu quả và tối ưu hóa chi phí.

Thiết bị bảo hộ lao động

Nguyên liệu phục vụ sản xuất

Sử dụng dịch vụ Túi ni lông đựng Văn phòng phẩm Dụng cụ cầm tay

SỐ LƯỢNG ĐƠN ĐẶT ĐẶT HÀNG

2.5.2 Thời gian giao hàng//khả năng đáp ứng a Thời gian giao hàng (Lead time)

STT Mã NL Tên NL NCC Xuất xứ MOQ Leadtime

1 OS10-000FGD-0.1T Nhựa OS10-000FGD-0.1 O’SUNG VINA COMPANY

2 SBA206000 LMRA61-250# Sky Industrial Supplies Pte Ltd Malaysia 4,800 Mét 2 -3 tháng

CHIYODA INTEGRE CO.,LTD, KOREA BRANCH

VINHTHAI CO., LTD Việt Nam 500 Mét 1 tháng

Găng tay chống cắt SHIZU cấp độ 3-4-3165-04

Găng tay chống cắt SHIZU cấp độ 3-4-3078-03

CHIYODA INTEGRE (THAILAND) CO., LTD

Bảng 2 5 Bảng theo dõi các đơn đặt hàng trong tháng 2 năm 2024

Theo bảng 2.5, thời gian cho một đơn đặt hàng quá dài, từ khi tạo đơn đến khi phê duyệt, nhận hàng, tạo hóa đơn và hoàn tất thanh toán Trung bình, một đơn hàng mua nguyên liệu mất ít nhất 1,5 tháng, và có thể kéo dài đến 4 tháng để hoàn thành và đưa vào sản xuất.

Bộ phận mua hàng cần lập kế hoạch bảo quản tồn kho hàng hóa để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất Đồng thời, việc trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan là cần thiết để xây dựng kế hoạch giảm thời gian Leadtime hiện tại, bao gồm thời gian hoàn tất quy trình mua hàng và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp.

Nhân viên mua hàng cần tận dụng mối quan hệ với nhà cung cấp (NCC) để đảm bảo đơn hàng được ưu tiên Trong quý 4 năm 2023, công ty đã ghi nhận tổng cộng 1,825 đơn hàng mua hàng, với 625 đơn hàng trong tháng 10, 680 đơn hàng trong tháng 11 và 520 đơn hàng trong tháng 12 Tuy nhiên, tháng 10 và tháng 11 đều có 5 đơn hàng bị giao chậm, trong khi tháng 12 có 3 đơn hàng bị giao chậm và 2 đơn hàng bị hủy.

Tháng Số đơn mua hàng trong

Số đơn NCC giao chậm

Nguyên nhân dẫn đến giao hàng chậm

Tháng 10 625 5 - Hải quan duyệt CO chậm

- Tắc nghẽn tàu tại cảng xuất Trung Quốc

- Giá cước vận chuyển tăng cao do chi phí nhiên liệu

- Thiếu container đi hàng tại cảng Singapore

Tháng 11 680 5 - Tắc nghẽn tàu tại cảng xuất

- Kiểm hóa hàng hóa tại Trung Quốc

- Nhà cung cấp thiếu nhân lực trong khâu sản xuất

Tháng 12 520 6 - Bão trên biển làm gián đoạn quá trình vận chuyển hàng hoá

- Tắc nghẽn tàu tại cảng xuất Trung Quốc

- Vướng vào các nghỉ lễ

- Thiếu container đi hàng tại cảng xuất Trung Quốc

- Bên cơ quan kiểm tra hàng hóa khá nghiêm ngặt vào những dịp cuối năm

Bảng 2 6 Theo dõi tiến độ giao hàng của NCC trong quý 4 năm 2023

Lúc này Tỷ lệ giao hàng đúng giờ (On-Time Delivery) = Số đơn đặt hàng được NCC giao đúng hẹn (hoặc sớm hơn) ÷ Tổng số đơn đặt hàng = 1,809 ÷ 1,825 = 99.12%

Tỷ lệ giao hàng đúng giờ của nhà cung cấp đến công ty TNHH Chiyoda Integre đạt 99.12% trong quý 4 năm 2023, cho thấy năng lực giao hàng của các nhà cung cấp là rất cao và ít ảnh hưởng đến quy trình sản xuất Mặc dù đã xảy ra 16 vụ giao hàng chậm trễ trong 3 tháng đầu năm 2023, nhưng nhờ vào các biện pháp can thiệp kịp thời của nhân viên phòng mua hàng, tình trạng này đã được giảm thiểu Hầu hết các trường hợp giao hàng trễ đều do rủi ro không lường trước Để giảm thiểu tối đa tình trạng giao hàng chậm, nhân viên mua hàng cần phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp và theo dõi các biến động kinh tế, chính trị, môi trường, bệnh tật và thiên tai để xây dựng dự báo cho các đơn hàng tiếp theo Giao hàng đúng giờ không chỉ giúp đảm bảo kế hoạch sản xuất mà còn tránh được những tổn thất tài chính và nguy cơ khách hàng yêu cầu bồi thường.

Biểu đồ 2 2 Bảng theo dõi chất lượng nguyên liệu từ NCC trong Q1.2024

Bảng theo dõi chất lượng NL từ NCC

Số khiếu nại nội bộ Số khiếu nại từ KH

Chất lượng hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động mua sắm, được định nghĩa theo ISO 9000:2000 là "mức độ mà một tổ hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu." Do đó, việc đánh giá chất lượng hàng hóa là cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua hàng Qua biểu đồ 2.1, có thể nhận thấy rằng trong 4 tháng qua, phòng mua hàng đã tiếp nhận

Công ty Chiyoda Integre đang đối mặt với 6 khiếu nại liên quan đến nguyên liệu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ khách hàng và nội bộ Mặc dù bộ phận mua hàng và quản lý chất lượng kiểm soát nghiêm ngặt, vẫn xảy ra khiếu nại từ khách hàng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh công ty và hồ sơ nhà cung cấp Để giảm thiểu tình trạng giảm chất lượng nguyên liệu, bộ phận mua hàng cần thực hiện kiểm tra chặt chẽ khâu nhập nguyên liệu và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp để xử lý, bồi thường và cải tiến cho các lần giao hàng sau.

2.5.4 Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng

Tháng Tổng số đơn NL nhập về Thực tế Số lượng hàng thiếu

Bảng 2 3 Theo dõi số lượng nguyên liệu nhập về từ NCC từ tháng 1 – tháng 5 năm 2024

Theo bảng 2.3, từ tháng 1 đến tháng 5 năm nay, Chiyoda đã nhận nguyên liệu đầy đủ và đúng số lượng từ các nhà cung cấp, mà chưa ghi nhận trường hợp nào giao thiếu Điều này chứng tỏ sự thành công của phòng mua hàng trong việc hợp tác và hỗ trợ các nhà cung cấp tuân thủ quy định và chính sách của công ty.

Nhận xét hoạt động mua hàng tại công ty

Qua việc nghiên cứu tình hình quản lý hàng lưu kho tại Công ty TNHH Chiyoda Integre trong giai đoạn 2022 – 2023, chúng ta nhận thấy rằng các biện pháp quản lý mà công ty thực hiện có cả ưu điểm và nhược điểm rõ rệt.

2.6.1 Ưu điểm Đánh giá khách quan thì trong giai đoạn này công ty cơ bản đã nỗ lực để duy trì doanh số và mức tiêu thụ sản phẩm của mình Phấn đấu thực hiện được những mục tiêu đã đề ra

Trong giai đoạn 2022 – 2023, công ty đã đạt được tốc độ tăng trưởng doanh thu hàng năm ấn tượng nhờ vào khả năng nắm bắt thị trường hiệu quả và đưa ra quyết định kịp thời Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty liên tục tăng, với doanh thu và lợi nhuận năm sau luôn cao hơn năm trước, đồng thời số lượng đơn hàng và khách hàng tin tưởng lựa chọn Chiyoda cũng gia tăng đáng kể Quy mô các đơn hàng ngày càng lớn, cùng với hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ và kho bãi rộng rãi, giúp công ty bảo quản tốt nguyên liệu và thành phẩm.

Công ty đã thiết lập một cơ cấu thị trường truyền thống vững mạnh với mối quan hệ lâu dài với nhiều nhà cung cấp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá cả, thời gian giao hàng và ký kết hợp đồng Hơn nữa, sự liên kết chặt chẽ với các nhà máy trong tập đoàn Chiyoda Group giúp công ty nhận nguồn cung hàng hóa đa dạng từ khắp nơi trên thế giới, đảm bảo ổn định nguồn cung và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thiết yếu của khách hàng.

Công ty Chiyoda Integre sở hữu đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đảm bảo hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình hợp tác, đặc biệt là với các doanh nghiệp sản xuất có nhu cầu lớn về nguồn hàng Chúng tôi luôn lắng nghe và cải tiến dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, từ đó trở thành đối tác quan trọng của nhiều doanh nghiệp lớn Nhờ vào việc xây dựng hệ thống nhà cung cấp chất lượng, chúng tôi đã tạo dựng được uy tín vững chắc với khách hàng và các tổ chức khác, đồng thời giảm thiểu số lượng đơn hàng bị khiếu nại về chất lượng sản phẩm Đội ngũ nhân viên văn phòng có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt, giúp việc đàm phán với nhà cung cấp nước ngoài trở nên thuận lợi hơn, từ đó nhận được giá ưu đãi và các ưu tiên khác Các nhân viên bộ phận mua hàng đều có kinh nghiệm dày dạn và trình độ chuyên môn cao, có khả năng thương lượng giá cả và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, như thiên tai hoặc xung đột.

Hầu hết các nhà cung cấp lâu năm của CI-VN đều đáp ứng các yêu cầu cung cấp chứng chỉ ISO, IATF và kết quả kiểm tra nguyên liệu, tạo điều kiện cho nhân viên mua hàng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng giai đoạn sản xuất Kết quả theo dõi định kỳ các nhà cung cấp cũng cho thấy hầu hết đều đạt điểm cao trong các đánh giá hàng tháng.

80 – loại A cho thấy các nhà cung cấp luôn cam kết về chất lượng và số lượng khi giao hàng tới công ty

Công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng thu mua hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO, cùng với hệ thống quản lý chất lượng môi trường cho nguyên liệu, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mua hàng Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ mà còn dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Mặc dù công ty duy trì hiệu quả hoạt động và tăng trưởng doanh thu cũng như lợi nhuận hàng năm, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục.

2.6.2.1 Về đội ngũ nhân sự

Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhưng trong những năm gần đây, số lượng nhân viên đã giảm sút Điều này buộc những nhân viên còn lại phải đảm nhiệm nhiều công việc hơn và thường xuyên tăng ca, do công ty áp dụng chính sách bảo mật nghiêm ngặt, không cho phép mang việc về nhà Hệ quả là đời sống của cán bộ nhân viên bị ảnh hưởng đáng kể.

Tại Công ty, tiếng Nhật và tiếng Trung là hai ngôn ngữ quan trọng bên cạnh tiếng Anh, do hầu hết các nhà cung cấp tập trung ở hai thị trường này Tuy nhiên, số lượng nhân viên thành thạo tiếng Trung và tiếng Nhật còn hạn chế, khiến nhiều người phải dựa vào phần mềm dịch thuật để giao tiếp Điều này dẫn đến việc nhân viên không hiểu rõ về hàng hóa và các thuộc tính của chúng trong quá trình vận chuyển, gây ra tình trạng hư hỏng hàng hóa Ngoài ra, sự thiếu hiểu biết này cũng góp phần vào những hiểu lầm giữa nhân viên và nhà cung cấp.

2.6.2.2 Về hoạt động thực hiện đơn mua hàng

Thời gian giao hàng của công ty thường kéo dài, đặc biệt đối với các đơn đặt hàng liên quan đến thước đo, máy móc sản xuất, băng dính và tấm sponge Quá trình chuẩn bị cho những mặt hàng này có thể mất từ 45 đến 90 ngày, bắt đầu từ thời điểm đặt hàng nguyên liệu với nhà cung cấp cho đến khi nguyên liệu được giao đến Chiyoda.

Để tránh tình trạng gián đoạn sản xuất và đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng, công ty thường phải sử dụng hàng tồn kho từ các kỳ trước hoặc chuẩn bị cho các kỳ tiếp theo Việc không đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất có thể làm giảm uy tín và hình ảnh của công ty, thậm chí dẫn đến việc khách hàng khiếu nại đòi bồi thường hoặc tìm kiếm nhà cung cấp khác.

Việc sử dụng các đơn vị vận chuyển thuê ngoài đã dẫn đến tình trạng nguyên liệu không được bảo quản đúng cách theo tiêu chuẩn của NCC, gây ra hiện tượng bong tách lớp và phồng rộp Hơn nữa, việc xếp hàng hóa không cẩn thận, đặc biệt trong thời tiết mưa, đã làm nguyên liệu bị ẩm mốc, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng Khi các sản phẩm lỗi được giao đến tay khách hàng, Chiyoda không chỉ mất thời gian và tiền bạc để khắc phục mà còn ảnh hưởng đến uy tín và kế hoạch sản xuất trong tương lai.

Việc quản lý tồn kho nguyên liệu gặp khó khăn do mua hàng phụ thuộc vào đơn đặt hàng và nhu cầu của khách hàng, dẫn đến kế hoạch cung ứng không chính xác Nhiều nguyên liệu chỉ được mua để phục vụ cho các đơn hàng cụ thể, gây ra tình trạng dư thừa tồn kho khi nguyên liệu không còn được sử dụng Điều này không chỉ làm phát sinh chi phí lưu kho mà còn làm chậm vòng quay vốn của công ty.

ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG

Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong năm 2025 – 2030

Trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, việc nhận thức rõ vai trò của mua hàng là thiết yếu cho sự phát triển và bền vững của công ty Ban giám đốc và đội ngũ quản lý đã xác định các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và khắc phục những hạn chế trong tương lai.

Về đội ngũ nhân sự:

Đội ngũ nhân sự của Chiyoda đã đáp ứng yêu cầu về trình độ học vấn và nghiệp vụ cần thiết để thực hiện mua hàng độc lập Tuy nhiên, công ty cần tích cực bồi dưỡng và nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên (CB-CNV) thông qua việc tài trợ cho các khóa học và tập huấn liên quan đến thay đổi trong cơ chế và chính sách nhập khẩu Đồng thời, nâng cao ý thức cạnh tranh cho CB-CNV là cần thiết để tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

Công ty cần tuyển nhân viên có trình độ ngoại ngữ và nghiệp vụ xuất sắc, có khả năng đàm phán với nhà cung cấp để đạt được lợi thế về giá cả, thời gian và cước phí vận chuyển Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên phòng mua hàng cải thiện kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Trung và Nhật Bản, cùng với tin học Ngoài ra, việc áp dụng chế độ đãi ngộ cho nhân viên có trình độ ngoại ngữ và tin học cao sẽ khuyến khích họ phấn đấu học hỏi và nâng cao năng lực bản thân.

Công ty thiết lập chính sách khen thưởng và đãi ngộ hợp lý, cùng lộ trình thăng tiến rõ ràng để giữ chân nhân viên có năng lực lâu dài Ngoài ra, việc tổ chức các hoạt động du lịch và teambuilding thường xuyên không chỉ gắn kết các bộ phận mà còn tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời xây dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, giúp họ làm việc vui vẻ và thoải mái.

Thời gian xử lý đơn hàng tại công ty hiện đang chậm, với trung bình 2-3 ngày từ khi đặt hàng đến khi kế toán chuyển tiền cho nhà cung cấp Sự chậm trễ này ảnh hưởng đến thời gian nguyên liệu về công ty Nguyên nhân chính là do phòng mua hàng đang quá tải công việc, phải kiêm thêm nhiệm vụ liên quan đến mở tờ khai và thu.

Để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thời gian nhập khẩu hàng hóa, công ty nên xem xét việc thành lập bộ phận chuyên trách về xuất khẩu Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao chất lượng sản xuất.

Về chiến lược kinh doanh:

- Tầm nhìn: Trở thành một trong những doanh nghiệp sản xuất hàng đầu khu vực Đông Nam Á, dẫn đầu về công nghệ và chất lượng sản phẩm

- Sứ mệnh: Cung cấp sản phẩm chất lượng cao, thân thiện với môi trường và mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, nhân viên và cộng đồng

- Tăng Trưởng Doanh Thu: Đạt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 10- 15%

Mở rộng thị trường quốc tế là một chiến lược quan trọng, bao gồm việc tham gia các triển lãm và hội chợ quốc tế để giới thiệu sản phẩm Đồng thời, xây dựng mạng lưới phân phối và hệ thống nhà cung cấp tại các thị trường nước ngoài sẽ giúp tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Đổi Mới Sáng Tạo: Mở thêm phòng ban R&D để phát triển sản phẩm mới và cải tiến công nghệ sản xuất

Phát triển bền vững là việc áp dụng các biện pháp sản xuất xanh nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường Điều này bao gồm việc tập trung vào các sản phẩm thân thiện với môi trường, sử dụng nguyên liệu tái chế và công nghệ tiết kiệm năng lượng để đảm bảo sự phát triển lâu dài và bảo vệ hành tinh.

Đổi mới công nghệ thông qua việc đầu tư vào trí tuệ nhân tạo (AI) trong dây chuyền sản xuất giúp giảm thiểu lỗi sản xuất và thất thoát hàng hoá do con người Để đảm bảo hiệu quả cho các chiến lược này, công ty cần thường xuyên theo dõi, đánh giá và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch cũng như chiến lược dựa trên tình hình thực tế và phản hồi từ thị trường.

Về công tác quản lý hoạt động mua hàng:

Công ty TNHH Chiyoda Integre cần tối ưu hóa quy trình mua hàng hiện tại để giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả trong 5 năm tới Phòng mua hàng nên phát triển các chiến lược nhằm đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và bền vững, bao gồm việc đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy với chất lượng và giá cả hợp lý Đồng thời, công ty cần xem xét các rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng, như rủi ro chính trị, thị trường, tài chính và nguồn cung, để có biện pháp phòng ngừa hiệu quả.

68 phòng mua hàng cần chú ý và xây dựng các chiến lược hiệu quả nhằm đối phó và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.

Mua hàng cần tuân thủ quy định pháp luật và các tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến bảo vệ môi trường, quản lý rủi ro và chất lượng Việc này không chỉ giúp công ty giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín thương hiệu.

Khuyến khích sự sáng tạo trong mua sắm là cách hiệu quả để tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình Điều này bao gồm việc khám phá các nguyên liệu và phương pháp sản xuất thay thế nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu tác động đến môi trường.

Một số đề xuất và giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty

3.2.1 Áp dụng mô hình JIT trong việc mua hàng

Công tác mua hàng tại công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam hiện đang hoạt động hiệu quả, giúp giảm chi phí vận chuyển và kiểm soát đơn hàng lớn Tuy nhiên, việc sử dụng mô hình MOQ vẫn gặp phải một số vấn đề như tồn kho cao do sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn và lãng phí vốn do nguyên liệu chỉ phục vụ cho đơn hàng đặc trưng Điều này dẫn đến chi phí tồn kho cao và vòng quay vốn chậm, làm giảm khả năng linh hoạt trước biến động thị trường Để khắc phục, công ty nên áp dụng mô hình sản xuất JIT (Just-in-time), chỉ sản xuất khi có nhu cầu, yêu cầu hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo nguyên liệu được cung cấp đúng thời gian Mô hình này hoàn toàn phù hợp với phương thức kinh doanh hiện tại của công ty, khi sản xuất chỉ bắt đầu sau khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.

Mô hình sản xuất Just-In-Time (JIT) mang lại tính linh hoạt cao, cho phép điều chỉnh quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng mới mà không cần tích trữ nguyên vật liệu Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất bằng cách chỉ sản xuất khi có nhu cầu thực tế Hệ thống JIT cũng cho phép thay đổi dòng sản phẩm nhanh chóng mà không cần thay đổi lớn trong dây chuyền sản xuất Hơn nữa, việc sử dụng nguồn lực linh hoạt để đáp ứng sự biến động của thị trường không chỉ giúp giảm thiểu lãng phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Agility (Tính nhanh nhẹn) là yếu tố quan trọng mà JIT mang lại, giúp công ty nhanh chóng phản ứng với những thay đổi và biến động bất ngờ từ nhu cầu khách hàng Đồng thời, JIT tối ưu hóa quy trình sản xuất, rút ngắn thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi sản phẩm được giao, nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.

Mô hình này hỗ trợ quá trình dự đoán và chuẩn bị cho các thay đổi có thể xảy ra, giúp công ty phản ứng nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro liên quan đến gián đoạn trong sản xuất và chuỗi cung ứng.

Giải pháp này hỗ trợ ban lãnh đạo công ty giải quyết các vấn đề tồn đọng như giảm lượng hàng và chi phí tồn kho, tối ưu hóa chi phí sản xuất, đồng thời giảm thiểu tỷ lệ lỗi sai sản phẩm, từ đó giúp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.

Việc thực hiện mô hình Just-in-Time (JIT) yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận và phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp, dẫn đến chi phí vận chuyển và đặt hàng cao Do đó, hiệu quả của mô hình JIT chưa được tối ưu trong nhiều trường hợp Khi ra quyết định về đặt hàng, công ty nên xem xét không chỉ kết quả của mô hình JIT mà còn các mô hình khác, đồng thời dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế để đưa ra quyết định hợp lý.

3.2.2 Giảm leadtime khi mua hàng

Hiện nay, thời gian Leadtime giao hàng của nhà cung cấp đến công ty vẫn còn cao, trung bình gần 2 tháng cho mỗi đơn hàng Để đảm bảo hàng hóa được giao nhanh chóng và thúc đẩy kế hoạch sản xuất, nhân viên mua hàng cần đàm phán để đưa Leadtime vào hợp đồng với nhà cung cấp Khi Leadtime trở thành một phần của hợp đồng sản xuất, nhà cung cấp sẽ cần nắm rõ các khoảng thời gian sản xuất cũng như đặc tính của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giữ Leadtime ở mức thấp nhất.

Công ty cần tăng cường tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới nhằm tìm ra đối tác tối ưu cung cấp hàng hóa chất lượng cao với giá cả hợp lý và thời gian giao hàng kịp thời Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhiều sản phẩm mới ra đời có thể thay thế hàng cũ với giá cả và mẫu mã hấp dẫn hơn Do đó, công ty nên nỗ lực tìm kiếm các sản phẩm mới để đảm bảo lợi ích cho bản thân và khách hàng Để thực hiện điều này, ngoài việc nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng, công ty cũng cần xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, vì họ cũng rất quan tâm đến nhu cầu thị trường.

Họ rất nhạy cảm với nhu cầu mới, đặc biệt là từ các nhà cung cấp mới Mỗi mặt hàng mới thường đi kèm với sự xuất hiện của các nhà cung cấp mới bên cạnh các nhà cung cấp cũ Khi có nhu cầu mới, họ thường chủ động tìm đến các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm Do đó, nếu doanh nghiệp thường xuyên quan tâm và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, cũng như theo dõi sự xuất hiện của các nhà cung cấp mới, họ sẽ nhanh chóng nắm bắt cơ hội.

Để nắm bắt nhu cầu thị trường và nhận được ưu đãi từ nhà cung cấp, công ty nên thử nghiệm mua hàng trong thời gian ngắn với số lượng hợp lý nhằm đánh giá chất lượng của nhà cung cấp mới Điều này giúp tránh phụ thuộc vào các nhà cung cấp cũ Hơn nữa, việc xây dựng danh sách các nhà cung cấp phụ là cần thiết để đảm bảo rằng công ty không bị gián đoạn do nhà cung cấp chính không đáp ứng kịp thời.

3.2.3 Đối với công tác kiểm tra và theo dõi việc giao nhận hàng hoá

Công tác kiểm tra tại công ty đã được thực hiện khá tốt, nhưng cần chú trọng hơn vào quá trình kiểm soát giao nhận hàng hóa Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa mua vào là rất quan trọng, giúp hạ giá thành và nâng cao sức cạnh tranh Công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng các nhà cung cấp, đảm bảo có nhân viên giám sát trong quá trình giao nhận hàng hóa để xác nhận việc thực hiện đúng theo hợp đồng Hiện tại, việc thiếu nhân viên giám sát từ phía nhà cung cấp dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện hàng kém chất lượng, gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động cung ứng, nhân viên cần thường xuyên cập nhật thông tin về đối tác làm ăn Việc thiếu thông tin sẽ khiến công ty không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác, dẫn đến rủi ro khi nhà cung cấp mới không đủ khả năng cung cấp hàng hóa Đồng thời, nhân viên cũng cần theo dõi biến động giá hàng hóa trên thị trường để phát hiện khả năng bị ép giá từ phía bên cung ứng Hiện tại, công tác này vẫn chưa được thực hiện hiệu quả.

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu biến động, hoạt động mua hàng trở thành yếu tố quyết định giúp công ty duy trì sản xuất và nâng cao lợi thế cạnh tranh Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam, với vị thế vững chắc trên thị trường sản phẩm phụ trợ, đã đạt được nhiều thành tựu trong sản xuất và kinh doanh Nhờ vào các chiến lược hợp lý, công ty không chỉ hoàn thành kế hoạch kinh doanh mà còn duy trì mức tăng trưởng ổn định, khẳng định vị trí trong nước và quốc tế Hoạt động mua hàng hiệu quả đã góp phần nâng cao cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm Quy trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện cẩn thận nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, bên cạnh việc phát triển nguồn nhân lực trẻ với khả năng tiếp cận tri thức mới và công nghệ thông tin.

Nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động nhập mua hàng trong sự phát triển của công ty, tôi đã áp dụng kiến thức từ trường học và kinh nghiệm thực tiễn để nghiên cứu quy trình mua hàng tại công ty Qua phân tích, tôi đã xác định được những ưu điểm và hạn chế của quy trình này Từ đó, tôi đã đưa ra những đề xuất và kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động nhập mua, nâng cao tính cạnh tranh cho công ty Tôi hy vọng rằng những giải pháp này sẽ được triển khai và mang lại hiệu quả tích cực.

Em xin chân thành cảm ơn cô ThS Phạm Minh Hạnh cùng toàn thể anh chị tại Công ty TNHH Chiyoda Integre Việt Nam, đặc biệt là các anh chị trong phòng mua hàng, đã tạo điều kiện và cung cấp kiến thức giúp em hoàn thành báo cáo này Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô và độc giả để báo cáo ngày càng hoàn thiện hơn Xin cảm ơn!

Phục lục 1: Một số sản phẩm của Công ty

Phụ lục 2: Nội dung chấm điểm NCC

Phụ lục 3: Kết quả đánh giá các nhà cung cấp

Phụ lục 4: Quotation (Báo giá) sản phẩm bình điện

Phụ lục 5: Certificate of Analysis của sản phẩm băng dính

Phụ lục 7: Nhãn dán hàng hoá nhập khẩu nguyên liệu TORE700-60#

Phụ lục 9: Biên bản giao hàng

Phụ lục 10: Đơn đặt hàng thiết bị đo

Phụ lục 11: Hoá đơn giá trị gia tăng (VAT INVOICE)

Phụ lục 12: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu (thông quan)

Phụ lục 14: FedEx Shipping Label

Phụ lục 15: Pro Forma Invoice

Phụ lục 16: Hợp đồng thương mại (Sales Contract)