phát triển hoạt động mua hàng tại công ty tnhh xây dựng thương mại dịch vụ hds

Trong thời gian thực tập tại công ty và quá trình tìm hiểu hoạt động mua hàng tại công ty HDS và những kiến thức trong quá trình học tập, em đã chọn nghiên cứu về đề tài:” Phát triển hoạ

CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI

Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng

1.1.1 Khái niệm hoạt động mua hàng

Thu mua là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ)

▪ Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho tổ chức Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và ký hợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; và phát triển hệ thống mua hàng

▪ Mua hàng tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch của tổ chức, doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò của mua hàng

Là một hoạt động quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn và quyết định một phân đến hoạt động chung của doanh nghiệp tổ chức, mua hàng mang vai trò to lớn:

- Tăng giá trị và tiết kiệm

Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng Hướng đi mới này cho thấy được giá trị mà hoạt động này đem lại Đối với lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng

Các doanh nghiệp muốn có hàng hóa kinh doanh, tham gia thị trường cần phải có tiền đề về vật chất- các yếu tố đầu vào: hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu,… Từ đó bán ra thị trường Với hình thức mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu tiết kiệm được tối đa chi phí khi thực hiện hoạt động mua hàng vừa có thể đáp ứng, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thị trường để thu hút được nhiều khách hàng hơn Hoạt động này góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, tổ chức trên thị trường Chi

Thư viện ĐH Thăng Long phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao

- Nâng cao chất lượng và danh tiếng

Quản lý mua hàng và cung ứng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Việc chọn lọc mua các yếu tố đầu vào quyêt định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đưa vào thị trường Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp đã và đang chọn giải pháp tăng tỷ lệ các bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ có thể thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn hóa và năng lực của riêng họ để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra cũng như nâng cao danh tiếng doanh nghiệp, tổ chức

- Giảm thời gian đến thị trường:

Mua hàng đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình

- Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Đây là một vai trò quan trọng của hoạt động mua hàng ảnh hưởng đến những trường hợp có thể xảy ra đối với doanh nghiệp

Những rủi ro được quản lý bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT

Các nhà quản lý cung ứng cấp tiến phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này

- Tạo ra tác động kinh tế:

Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể và ảnh hưởng tới xu hướng chung của thị trường

- Đóng góp vào Lợi thế cạnh tranh:

Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả là một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng.

Chính sách và thủ tục mua hàng

Việc mua hàng đối với các doanh nghiệp tổ chức cần phải thực hiện theo những chính sách và thủ tục nhất định

Chính sách bao gồm tất cả các chỉ thị, cả rõ ràng và ngụ ý, chỉ định các mục tiêu và kết quả cần đạt được của một tổ chức cùng các phương tiện thích hợp được sử dụng để hoàn thành công việc của họ Trong đó đề cập đến tập hợp các mục đính, nguyên tắc và quy tắc hành động nhằm hướng dẫn tổ chức thực hiện theo Đối với mỗi tổ chức hay doanh nghiệp có thể có những chính sách mua hàng riêng nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm loại sau:

- Các chính sách xác định vai trò của việc mua hàng:

Từ nguồn gốc và phạm vi của cơ quan mua hàng: Nhân sự ở tất cả các cấp phải nhận thức được quyền tiến hành kinh doanh và đại diện cho lợi ích của tổ chức Một phần quan trọng của chính sách này mô tả các khu vực mà cơ quan mua hàng có hoặc không tồn tại

Có thể loại trừ chức năng mua hàng khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với việc mua bất động sản, chính sách bảo hiểm y tế hoặc các lĩnh vực khác mà việc mua hàng có thể không có chuyên môn trực tiếp

Mục tiêu của chức năng mua hàng: việc mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với một khoản chi tiêu trong lĩnh vực nhất định Điều này thường được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn quá trình mua hàng

- Các chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng:

Các chính sách này nêu rõ cam kết của ban lãnh đạo đối với hành vi đạo đức và trung thực trong khi hướng dẫn nhân viên đương đầu với các tình huống khó khăn Một số hoạt động kinh doanh về mặt kỹ thuật không phải là bất hợp pháp nhưng có khả năng phi đạo đức hoặc đáng nghi vấn Nhân viên mua hàng đóng vai trò là đại lý và đại diện hợp pháp, họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo quy định của chính sách điều hành và luật pháp

Chính sách về Đạo đức: Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có quy mô vừa và lớn hơn, đều có văn bản chính sách mô tả cam kết của ban quản lý đối với hành vi mua hàng có đạo đức

Chính sách tương hỗ: Một chính sách chính thức thường liệt kê các hành vi có đi có lại cần tránh cũng như chi tiết hình phạt đối với các hành vi vi phạm thỏa thuận Thỏa thuận có đi có lại được thảo luận trong phần đạo đức mua hàng xảy ra khi nhàcung cấp bị ép buộc phải mua sản phẩm hoặc dịch vụ của người mua như một điều kiện để đảm bảo hợp đồng mua hàng

Liên hệ và thăm nhà cung cấp: Chính sách này không chỉ đề cập đến việc mua hàng trên mỗi kênh mà còn các bộ phận hoặc chức năng khác đến thăm hoặc liên hệ với nhà

Thư viện ĐH Thăng Long cung cấp Mua hàng muốn kiểm soát các cuộc tiếp xúc hoặc thăm viếng trái phép hoặc quá mức vì những việc này có thể tạo ra gánh nặng không cần thiết cho nhà cung cấp

Cựu nhân viên đại diện cho nhà cung cấp: Một nhân viên có thể nghỉ việc để làm việc cho một nhà cung cấp Đây là một mối quan tâm vì nhân viên cũ có thể có kiến thức về kế hoạch kinh doanh hoặc thông tin bí mật khác có thể mang lại lợi thế không công bằng so với các nhà cung cấp khác Để khắc phục vấn đề này là thiết lập chính sách cấm giao dịch kinh doanh với các nhà cung cấp sử dụng nhân viên cũ được biết là có thông tin nội bộ hoặc bí mật với thời gian tùy thuộc vào người lao động và tình hình cụ thể

Báo cáo các giao dịch kinh doanh bất thường với các nhà cung cấp: Chính sách có thể chỉ định văn phòng thích hợp để báo cáo sự bất thường, các biện pháp bảo vệ được áp dụng để bảo vệ bên báo cáo và sự cần thiết phải báo cáo các bất thường đáng ngờ càng sớm càng tốt Chính sách này gửi thông điệp rằng ban quản lý sẽ không dung thứ cho các giao dịch kinh doanh bất thường liên quan đến nhân viên

- Các chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số

Về lâu dài, lợi ích tốt nhất của người mua là sử dụng quyền lực của mình để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chung và thiểu số Điều này có thể bao gồm việc hỗ trợ và phát triển các nguồn cung cấp tại địa phương hoặc trao kinh doanh cho các nhà cung cấp thiểu số đủ tiêu chuẩn Theo đuổi các mục tiêu xã hội có thể đòi hỏi sự phát triển của các chính sách xác định cụ thể vị trí của ban quản lý

Trách nhiệm với xã hội và cộng đồng: Tìm nguồn cung ứng quốc gia chi phí thấp hiện là một chiến lược phổ biến để thu nhỏ chi phí lao động và nguyên vật liệu dây chuyền trong hầu hết các ngành sản phẩm tiêu dùng, bao gồm quần áo, giày dép, đồ chơi và các sản phẩm sản xuất khác Việc tìm kiếm này hướng doanh nghiệp tới các khu vực có nguồn nhân công đông đảo nhưng tiền công rẻ như các nước Châu Á và Bắc phi Để đảm bảo được tính bền vững trong sản xuất và kinh doanh người mua phải coi khả năng tuân thủ các quy định về môi trường của nhà cung cấp như một điều kiện để lựa chọn Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc xử lý chất thải nguy hại đúng cách Lao động và nhân quyền khó hơn nhiều để giám sát thông qua các chính sách Quan điểm thông thường cho rằng hầu hết các công ty đều có các chính sách quản lý việc đối xử có đạo đức đối với mọi người tại các nhà cung cấp

- Các chính sách xác định mối quan hệ người mua-người bán

Các chính sách là một phần của mối quan hệ người mua-người bán bao gồm một loạt các chủ đề Tuy nhiên, mỗi chủ đề liên quan đến một số vấn đề liên quan đến cơ sở cung cấp

Trình độ chuyên môn và lựa chọn nhà cung cấp: Người mua có thể yêu cầu hướng dẫn về các tiêu chí hoạt động được sử dụng để đánh giá các nguồn cung cấp tiềm năng hoặc để đánh giá một nhà cung cấp hiện tại đối với một mặt hàng không được cung cấp theo truyền thống bởi các nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp trong mua hàng

Đánh giá, Lựa chọn và đo lường liên tục các nhà cung cấp trong mua hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất được thực hiện

1.3.1 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Các chuyên gia mua hàng hầu hết đều nhận định rằng không có cách tốt nhất để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nên các tổ chức, doanh nghiệp cần phải thử sử dụng nhiều cách khác nhau để tìm được đường đi tốt nhất cho riêng mình Hướng tới mục tiêu giảm rủi ro mua hàng và tối đa hóa giá trị tổng thể cho người mua đồng thời lựa chọn các nhà cung cấp có thể hợp tác trong lâu dài Quy trình để đành giá và lựa chọn nhà cung cấp:

Sơ đồ 1.1: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Nguồn:Tài liệu Quản lý mua hàng

1- Nhận biết về nhu cầu lựa chọn nhà cũng cấp

2- Xác định các yêu cầu tìm nguồn cung ứng chính

7- Chọn nhà cung ứng và đi đến thỏa thuận

3- Xác định các nguồn cung ứng tiềm năng

6- Xác định phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng

4- Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng

5- Giới hạn nhóm cần lựa chọn

1- Nhận biết nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp

Tổ chức doanh nghiệp xác định nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các câu hỏi về hoạt động kinh doanh từ khách hàng, nhu cầu phát triển sản phẩm, nhà cung cấp cũ, hợp đồng, mở rộng thị trường, thử nghiệm, …

2- Xác định các yêu cầu chính về nguồn cung ứng

Các yêu cầu này, thường được xác định bởi khách hàng bên trong và bên ngoài chuỗi giá trị, có thể rất khác nhau giữa các mặt hàng

Các yêu cầu, tiêu chí cơ bản, bao gồm: chất lượng, chi phí và hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp

3- Xác định nguồn cung ứng tiềm năng

Dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau khi các định các nguồn cung ứng tiềm năng Mứa độ đanh giá dành cho việc tìm kiếm bao gồm:

Mức độ đáp ứng của các nhà cung cấp (NCC) hiện tại về các biến số chi phí, chất lượng hoặc hiệu suất khác

Tầm quan trọng chiến lược hoặc mức độ phức tạp về công nghệ của yêu cầu mua hàng

4- Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng

Có nhiều quyết định mà người mua ban đầu đưa ra khi phát triển một chiến lược tìm nguồn cung ứng Tuy nhiên, những điều này thường thay đổi do điều kiện thị trường, sở thích của người dùng và mục tiêu của công ty

Các cân nhắc được phát triển trong giai đoạn chiến lược cần được đánh giá lại trong quá trình lựa chọn Do đó, quá trình lựachọn, đánh giá nhà cung cấp và chiến lược lựa chọn thường gắn liền với nhau Luôn xem xét đến các lựa chọn thay thế khi phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng

Mỗi lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng sẽ tạo ra các vấn đề quan trọng cụ thể phải được giải quyết để đạt được quy trình lựa chọn hiệu quả

05 vấn đề quan trọng cần xem xét bao gồm:

(1) quy mô, tầm quan hệ đủ lớn với NCC;

(2) rủi ro/phần thưởng đạt được;

(3) các mục tiêu bền vững và đa dạng;

(4) đối thủ cạnh tranh với tư cách là nhà cung cấp;

(5) các nhà cung cấp và đối tác nước ngoài

Thư viện ĐH Thăng Long

5- Giới hạn số lượng nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn

Khả năng của mỗi NCC là khác nhau, người mua thường thực hiện cắt giảm hoặc đánh giá sơ bộ các nhà cung cấp tiềm năng để thu hẹp danh sách

Thời gian và nguồn lực là rào cản đánh giá sâu về tất cả các nhà cung cấp

Một số tiêu chí có thể hỗ trợ việc thu hẹp danh sách nhà cung cấp:

- Quản lý rủi ro NCC: rủi ro tài chính, rủi ro hoạt động - Đánh giá hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp - Đánh giá thông tin do nhà cung cấp cung cấp 6- Xác định phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi thu hẹp và loại bỏ các NCC không đủ năng lực, người mua hoặc nhóm nghiên cứu phải quyết định cách đánh giá các nhà cung cấp còn lại vì những nhà cung cấp này có thể có chất lượng như nhau

Người mua cần thực hiện các mức độ đánh gia chi tiết hơn và cao hơn so với tiêu chuẩn ở những bước đầu

Một số phương pháp đánh giá và lựa chọn NCC, bao gồm:

- Đánh giá thông tin được cung cấp bởi NCC

- Sử dụng các NCC ưu tiên, được chứng nhận hoặc đối tác

- Các thông tin do bên thứ ba cung cấp

- Thực hiện các chuyến thăm nhà cung cấp

7- Lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng

Các hoạt động liên quan đến bước này có thể rất khác nhau tùy thuộc vào mặt hàng mua đang được xem xét Đối với các mặt hàng thông thường, người mua chỉ cần thông báo và trao hợp đồng mua hàng cơ bản cho NCC Đối với một giao dịch mua lớn, quy trình sẽ phức tạp hơn Người mua và người bán có thể phải tiến hành các cuộc đàm phán chi tiết để thống nhất về các điều khoản cụ thể của hợp đồng mua bán

1.3.2 Các chiến lược, chính sách và tiêu chí chọn lọc nhà cung cấp

Trong quá trình lựa chọn NCC, người mua đánh giá các chiến lược, phương pháp tiếp cận và kỹ thuật tìm nguồn cung ứng của NCC cấp một của mình Thông qua các cuộc thảo luận với NCC cấp một, người mua có thể hiểu rõ hơn về các NCC cấp hai của mình

Tìm kiếm mối quan hệ lâu dài tiềm năng:

Nếu một NCC sẵn sàng vượt ra khỏi mối quan hệ mua hàng truyền thống có thể tạo ra mối quan hệ lâu dài có lợi

Tiến hành khảo sát đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

Một cuộc khảo sát NCC hiệu quả cần đảm bảo:

- Bao quát các tiêu chí quan trọng

- Khách quan: có thể thông qua sử dụng một hệ thống cho điểm xác định ý nghĩa của từng giá trị trên thang đo lường

- Các tiêu chí và thang đo đáng tin cậy Điều này đề cập đến mức độ mà các cá nhân hoặc nhóm khác nhau xem xét các mục giống nhau và các thang đo sẽ đi đến cùng một kết luận Đánh giá đáng tin cậy yêu cầu các biện pháp được xác định rõ ràng và các mục được hiểu rõ

Tính linh hoạt Có thể điều chỉnh tiêu chí và trọng số được chỉ định cho từng danh mục Các tiêu chí quan trọng nhất sẽ nhận được trọng số cao hơn trong tổng điểm đánh giá Để đánh giá kỹ hơn về nhà cung cấp và chọn ra được nột nơi tin tưởng, uy tín, chất lượng để cung cấp hàng hóa và hợp tác lâu dài, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về các tiêu chí sau:

Tiêu chí về giá cả:

Giá cả là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp Một nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động

Các tiêu chí đánh giá giá cả của nhà cung cấp bao gồm:

- Giá cả sản phẩm/dịch vụ: Nhà cung cấp có giá cả sản phẩm/dịch vụ cạnh tranh so với các nhà cung cấp khác trên thị trường

- Chiết khấu thương mại: Nhà cung cấp có chính sách chiết khấu thương mại phù hợp với doanh nghiệp

- Khả năng thương lượng giá cả: Nhà cung cấp có khả năng thương lượng giá cả linh hoạt với doanh nghiệp

Tiêu chí về chất lượng:

Chất lượng sản phẩm/dịch vụ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp Một nhà cung cấp có chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ của mình, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Các tiêu chí đánh giá chất lượng của nhà cung cấp bao gồm:

- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu: Nhà cung cấp cung cấp sản phẩm/dịch vụ có chất lượng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp

- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định: Nhà cung cấp cung cấp sản phẩm/dịch vụ có chất lượng ổn định, không có biến động lớn

- Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ kỹ thuật tốt cho doanh nghiệp

Tiêu chí về thời gian:

Thời gian giao hàng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Một nhà cung cấp có thời gian giao hàng nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình Xét trong chuỗi cung ứng yếu tố về thời gian càng quan trọng hơn khi nó ảnh hưởng lớn đế chi phi và mức độ thỏa mãn của khách hàng với sản phẩm dịch vụ được cung cấp

Các tiêu chí đánh giá thời gian của nhà cung cấp bao gồm:

- Thời gian giao hàng nhanh chóng: Nhà cung cấp có khả năng giao hàng nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

- Độ tin cậy giao hàng: Nhà cung cấp có độ tin cậy giao hàng cao, không xảy ra tình trạng trễ hẹn hoặc giao hàng thiếu

Tiêu chí về rủi ro:

Xu hướng các hoạt động mua hàng hiện nay

Xu hướng mua hàng luôn thay đổi từng ngày từng giờ với tốc độ chóng mặt phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí địa lý, thị trường và tình hình kinh tế Ở hiện tại những xu hướng về mua hàng nổi bật có thể kể đến như:

Mua hàng trực tuyến vẫn tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt sau sự bùng nổ của đại dịch COVID-19 Người tiêu dùng thường tìm kiếm sự tiện lợi và an toàn khi mua hàng trực tuyến Mua sắm trực tuyến đòi hỏi một hệ thống chuỗi cung ứng hiệu quả, bao gồm việc quản lý tồn kho, giao hàng và dịch vụ khách hàng trực tuyến Điều này đặt áp lực lớn lên các trung tâm phân phối và hệ thống giao hàng

Hiện tại nhiều ngành nghề được sinh ra dưới sự phát triển mạnh mẽ của mua sắm trực tuyến Xu hương này cũng làm thay đổi ít nhiều chuỗi cung ứng truyền thồng trước đó Đây vẫn là xu hướng đang phát triển mạnh mẽ và được nhiều tổ chức doanh nghiệp đầu tư phát triển mạnh mẽ để bắt kịp nhu cầu khách hàng đang ngày càng khó tính hơn Cùng với đó là sự phổ biến của điện thoại di động đã tạo ra một môi trường mua sắm qua ứng dụng di động và trình duyệt di động, làm cho việc mua sắm trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn bao giờ hết

Chuỗi cung ứng cần phải tối ưu hóa cho việc giao hàng và trả lại thông qua ứng dụng di động Điều này đòi hỏi tích hợp các hệ thống kỹ thuật số cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng

Người mua hàng ngày càng quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ có tác động tích cực đối với môi trường và xã hội Họ thường tìm kiếm các thương hiệu và sản phẩm bền vững, tái chế và có tư duy xanh hơn

Tiêu dùng bền vững đặt áp lực lên việc cung ứng nguồn hàng và sản xuất bền vững

Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng sản phẩm của họ tuân thủ các tiêu chuẩn môi trường và xã hội và có khả năng theo dõi nguồn gốc của nguyên liệu

Mua sắm tại cửa hàng:

Mặc dù mua sắm trực tuyến phổ biến, nhiều người tiêu dùng vẫn ưa thích trải nghiệm mua sắm truyền thống tại cửa hàng với sự tương tác trực tiếp và cơ hội xem sản phẩm trước

Thư viện ĐH Thăng Long khi mua Đối với mua sắm truyền thống, việc duy trì mức tồn kho đúng và quản lý không gian cửa hàng trở nên quan trọng

Các nhà bán lẻ cần hiệu quả quản lý nguồn cung ứng để đảm bảo sự phù hợp giữa cung và cầu Tuy nhiên, cửa hàng truyền thống đang phải đối mặt với sự cạnh tranh từ mô hình mua sắm trực tuyến Do đó, họ cần tạo ra trải nghiệm mua sắm độc đáo và hấp dẫn để thu hút và giữ chân khách hàng

Các công nghệ như hệ thống thanh toán số, trung tâm dữ liệu khách hàng (CRM), và hệ thống POS thông minh đang được sử dụng để tối ưu hóa quản trị mua hàng Điều này giúp theo dõi và phân tích hành vi mua sắm của khách hàng và dự đoán xu hướng mua hàng

Công nghệ thanh toán số như ví điện tử, thanh toán qua ứng dụng di động và thẻ không tiếp xúc ngày càng phổ biến, giúp tiêu dùng tránh tiếp xúc vật lý khi thanh toán Để hỗ trợ thanh toán số, các doanh nghiệp cần tích hợp các hệ thống thanh toán điện tử và bảo mật để đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng và giao dịch Để bắt kịp theo xu hướng này, các doanh nghiệp phải cung cấp nhiều phương thức thanh toán số khác nhau để đáp ứng nhu cầu và sở thích của khách hàng Điều này bao gồm cả thanh toán trực tiếp tại cửa hàng và trực tuyến qua ứng dụng di động hoặc trang web Các giao dịch thanh toán số tạo ra một nguồn thông tin quý báu về hành vi mua sắm của khách hàng Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này để hiểu rõ hơn về khách hàng, tạo ra các chương trình thưởng và chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn

Công nghệ thanh toán số đang thúc đẩy sự chuyển đổi từ tiền mặt sang các hình thức thanh toán không tiếp xúc hơn Doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ và hướng dẫn để khách hàng thay đổi thói quen thanh toán Công nghệ thanh toán số đang thay đổi cách quản lý mua hàng và quản lý khách hàng Để tận dụng được lợi ích của nó, doanh nghiệp cần phải thích nghi nhanh chóng và đảm bảo tích hợp an toàn và hiệu quả của các giải pháp thanh toán số vào hoạt động kinh doanh của họ

Mua sắm theo xu hướng:

Người mua hàng thường được tạo động lực bởi các xu hướng thời trang, làm đẹp và phong cách sống thông qua truyền thông xã hội và tương tác trực tuyến Do đó, các doanh nghiệp phải có khả năng nhanh chóng thay đổi mô hình sản xuất và phân phối để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đối với các quy trình, thủ tục trong mua hàng cũng có sự thay đổi rõ rệt từng ngày:

Các thủ tục hiện tại đang được thay thế bằng các thủ tục hợp lý hóa nhằm khuyến khích tính kịp thời và đáp ứng Đối với một chính sách, ban lãnh đạo phải xem xét và đánh giá các thủ tục của chính sách đó để đảm bảo rằng chúng kịp thời và chính xác và chúng góp phần vào thay vì cản trở hoạt động

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay khi chứng khoán bị ảnh hưởng nặng nề bởi các lực lượng suy thoái kinh tế, các nhà quản lý quỹ không còn chỉ quan tâm đến lợi nhuận tài chính mà ngày càng quan tâm đến các chiến lược bền vững liên quan đến các vấn đề lao động và nhân quyền trong các hoạt động mua hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

Giới thiệu công ty TNHH Xây dựng- Thương mại- Dịch vụ HDS

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Xây dựng- Thương mại- Dịch vụ HDS

Công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch Vụ HDS (gọi tắt là HDS) là một công ty xây dựng chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và thi công các công trình thương mại, dịch vụ vừa và nhỏ Công ty được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 10/03/2009, đến nay đã được gần 14 năm hoạt động và phát triển

Trụ sở chính của công ty được đặt tại số 15, ngõ 243 đường Giáp Bát, tổ 21A phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội Công ty có đội ngũ nhân viên, kỹ sư, kiến trúc sư có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, luôn tận tâm với công việc, cam kết mang lại chất lượng công trình tốt nhất cho khách hàng HDS là một công ty có uy tín trên thị trường xây dựng Hà Nội, đã thực hiện nhiều dự án xây dựng lớn nhỏ, mang lại sự hài lòng cho nhiều khách hàng

HDS luôn chú trọng đến việc đầu tư vật liệu xây dựng, trang thiết bị, máy móc hiện đại, đáp ứng tốt nhất nhu cầu thi công các công trình xây dựng Công ty cũng luôn tìm kiếm và thiết lập quan hệ đối tác với các nhà sản xuất, nhà cung cấp uy tín và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế

Trong những năm qua, HDS đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, được khách hàng đánh giá cao về chất lượng công trình, dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín Công ty đã vinh dự nhận được nhiều giải thưởng, danh hiệu cao quý, như:

- Bằng khen của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội - Bằng khen của Bộ Xây dựng

- Danh hiệu "Doanh nghiệp tiêu biểu"

HDS luôn nỗ lực phát triển, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Công ty cam kết sẽ tiếp tục là một địa chỉ tin cậy cho các khách hàng có nhu cầu xây dựng và thi công các công trình thương mại, dịch vụ vừa và nhỏ

2.1.2 Sứ mệnh và tầm nhìn của công ty TNHH Xây dựng- Thương mại- Dịch vụ HDS

Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ xây dựng chất lượng cao, an toàn, bảo vệ môi trường và quyền lợi của khách hàng và người lao động, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng

Trở thành một trong những công ty xây dựng uy tín hàng đầu tại Hà Nội, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ xây dựng chất lượng cao, bền vững và thân thiện với môi trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty Xây dựng- Thương mại- Dịch vụ HDS

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty HDS

Nguồn: Sinh viên tự sưu tầm

❖ Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty

Giám đốc điều hành- PHẠM VĂN ĐỨC : Người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh, quản lý, và phát triển của công ty Đồng thời chỉ đạo, phụ trách trực tiếp về tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác kiểm tra cũng như giám sát nội bộ toàn công ty, đưa ra các kế hoạch về các bộ phận phòng ban theo kế hoạch chung của cả công ty

Bộ phận Tài chính - Kế toán:

Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc quản lý hoạch toán tài chính, chuẩn bị báo cáo tài chính, kiểm soát tài chính, quản lý nguồn vốn, đối tác với các bên liên quan

Nhiệm vụ: có nhiệm vụ chính là đảm bảo hoạt động tài chính của công ty Lập kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính cho các hoạt động kinh doanh dịch vụ và xây dựng

Quản lý nguồn vốn, đảm bảo công ty có đủ vốn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh Tuân thủ các quy định về kế toán và thuế Cụ thể các nhiệm vụ trong hoạt động của công ty gồm:

Về kinh doanh dịch vụ: Lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động kinh doanh dịch vụ, bao gồm dự toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…Theo dõi và kiểm soát chi phí hoạt

Giám đốc PHẠM VĂN ĐỨC

Nhân sự Kinh doanh Kế hoạch Tài chính- Kế toán

Thư viện ĐH Thăng Long động, đảm bảo chi phí được sử dụng hiệu quả.Tính toán giá cả dịch vụ, đảm bảo giá cả cạnh tranh và phù hợp với thị trường.Quản lý công nợ khách hàng, đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn Theo dõi và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện

Về xây dựng: Lập dự toán chi phí xây dựng, bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, thiết bị, Theo dõi và kiểm soát chi phí xây dựng, đảm bảo chi phí xây dựng nằm trong dự toán Quản lý hợp đồng xây dựng, đảm bảo quyền lợi của công ty Theo dõi và thanh toán các khoản chi phí liên quan đến xây dựng Theo dõi và phân tích hiệu quả hoạt động xây dựng, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện

Chức năng: tham mưu và hỗ trợ cho giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao

Nhiệm vụ: có nhiệm vụ chính là quản lý nguồn nhân lực và hỗ trợ quản lý cụ thể như sau:

Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS

2.2.1 Quy trình mua hàng tại công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch Vụ HDS a, Tìm kiếm nguồn cung cấp và mua hàng Để tìm kiếm được nguồn cung cấp phù hợp cần xác định được nhu cầu sản phẩm cũng như nghiên cứu thị trường chặt chẽ để đưa ra quyết định Công ty HDS trải qua các bước xác định sau:

Bước 1: Đánh giá nhu cầu:

Việc đánh giá nhu cầu của công ty là một bước quan trọng trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp Bộ phận kế hoạch và vật tư đánh giá nhu cầu của công ty về nguyên vật liệu, vật tư cần nhập, bao gồm số lượng, kích thước, chất lượng, thời gian cung ứng, Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng công ty tìm được những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của mình

Xác định các nguyên vật liệu cần mua bao gồm:

1- Thép ống hộp 2- Thép xây dưng 3- Ván phủ phim 4- Ống hộp inox 5- Tôn mạ màu Các nội dung cần đánh giá về các loại vật liệu:

Số lượng: Công ty cần xác định nhu cầu về số lượng nguyên vật liệu, vật tư cần nhập trong một khoảng thời gian nhất định Số lượng này cần được tính toán dựa trên nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty

Kích thước: Công ty cần xác định kích thước của nguyên vật liệu, vật tư cần nhập

Kích thước này cần phù hợp với yêu cầu của quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty hoặc yêu cầu của khách hàng

Chất lượng: Công ty cần xác định chất lượng của nguyên vật liệu, vật tư cần nhập

Chất lượng này cần đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật của công ty

Thời gian cung ứng: Công ty cần xác định thời gian cần thiết để cung ứng nguyên vật liệu, vật tư Thời gian này cần phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty

Bước 2: Tìm kiếm và chọn lọc: Để tìm kiếm các nhà cung cấp có thể sử dụng nhiều phương tiện để tìm kiếm các nhà cung cấp, công ty HDS lựa chọn ra các phương thức sau đề tìm cho mình nhà cung cấp vật tư phù hợp:

-Trao đổi với các đối tác cũ, các bên cùng ngành để tìm ra 1 nhà cung cấp đáng tin cậy

-Sử dụng công nghệ tìm kiếm trực tuyến: Các trang web chuyên về thương mại điện tử, như Alibaba, TradeKey, hay các trang web chuyên về công nghiệp, như Indiamart, ThomasNet, cung cấp các công cụ tìm kiếm để tìm kiếm các nhà cung cấp

-Liên hệ với các hiệp hội và tổ chức liên quan: Các hiệp hội và tổ chức liên quan đến ngành sản xuất, xây dựng có thể có thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng

Công ty HDS thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về các nhà cung cấp tiềm năng Điều này sẽ giúp công ty lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất

Qua các phương thức tìm kiếm và các thông tin về nhà cung cấp thu thập được chọn ra danh sách các nhà cung cấp nguyên vật liệu vật tư xây dựng sẽ hợp tác cũng như sau:

1- Nhà cung cấp thép ống hộp Công ty TNHH TBXD và CSĐT Tấn Phát Công ty TNHH thương mại quốc tế Phú Vinh Công ty TNHH thương mại và sản xuất Hùng Nam Công ty cổ phần ống thép Thuận Phát

Công ty cổ phần ống thép Cường Phát DST 2- Nhà cung cấp thép xây dưng

Công ty TNHH thương mại và nghiên cứu ứng dụng khoa học TRAVICO 3 – Nhà cung cấp ván phủ phim

Công ty TNHH vận tải Việt Chiến 4- Nhà cung cấp ống hộp inox Công ty TNHH Gia Anh

Công ty TNHH Thép không gỉ Hà Anh Công ty cổ phần TVL

Công ty TNHH Kết cấu thép 568

5- Nhà cung cấp tôn mạ màu Công ty cổ phần cơ khí xây dựng và đầu tư thương mại An Phát Công ty cổ phần sản xuất thép An Phát

Công ty TNHH thường mại và công nghệ Ngôi Sao Việt Công ty cổ phần tôn thép Thiên Minh

Bước 3: Thăm dò và đánh giá:

Từ danh sách các nhà cung cấp mà công ty thu thâp được tiến hành thăm dò và đánh giá các nhà cung cấp Quá trình này công ty HDS đã thực hiện như sau:

Liên hệ với các nhà cung cấp: Công ty tiến hành liên hệ và trao đổi với các bên nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm và quy trình mua bán Đánh giá khả năng cung cấp: Công ty sẽ đánh giá khả năng cung cấp của từng nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm, khả năng sản xuất, quy trình kiểm tra chất lượng, độ tin cậy, thời gian giao hàng, giá cả, rủi ro … từ đó chọn ra các nhà cung cấp thích hợp để mua các nguyên vật liệu vật tư

Thẩm định giá: Công ty sẽ thẩm định giá của các nhà cung cấp để đảm bảo rằng giá cả hợp lý và cạnh tranh

Một số thông tin từ các nhà cung cấp vật liệu của công ty HDS:

Hình 2.1 Thông tin vật liệu hộp Inox từ nhà cung cấp Gia Anh

Nguồn: Inox Gia Anh Hình 2.2 Bảng giá hộp Inox Gia Anh

Giá Inox ống hộp công ty HDS nhập vào từ nhà cung cấp Gia Anh: 71,500đ/kg ngang so với mức trung bình của nhà cung cấp Gia Anh, đây cũng là nhà cung cấp quen thuộc của công ty HDS với mức giá hợp lý đối với mặt hàng inox ống hộp Đánh giá tài chính: Công ty sẽ đánh giá tài chính của các nhà cung cấp bằng cách xem xét các báo cáo tài chính và các thông tin khác để đảm bảo rằng các nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm theo yêu cầu và tránh rủi ro tài chính

Kiểm tra chứng nhận: kiểm tra chứng nhận của nhà cung cấp, bao gồm các chứng nhận chất lượng, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, chứng nhận quản lý môi trường,

… để đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn liên quan

Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp Gia Anh

Hình 2.3 Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của Công Ty Gia Anh

Đánh giá ảnh hưởng của hoạt động mua hàng tới kết quả kinh doanh của công

Với những phân tích về hoạt động mua hàng ở trên, có thể đưa ra những ưu điểm trong hoạt đọng mua hàng của công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS như sau:

Giảm thiểu chi phí mua hàng: Công ty đã thực hiện tốt công tác lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả và mua được nguyên vật liệu xây dựng với giá còn thấp hơn so với thị trường chung, theo dõi giá cả thị trường Điều này đã giúp công ty giảm thiểu chi phí mua hàng, từ đó tăng lợi nhuận Có thể so sánh được mức giá nguyên vật liệu nhập vào của công ty đang nhận được khá tốt vì thấp hơn giá thị trường có thể đến từ điểm mạnh trong quan hệ đàm phán cũng như các đối tác lâu dài đã hợp tác cùng công ty

Qua hệ hợp tác tốt với các nhà cung cấp chất lượng: Như đã nêu ở trên, có thể nói công ty đã đảm bảo được các mối quan hệ hợp tác với các đối tác chiến lượng quan trọng tốt và bền Các nhà cung cấp được công ty chọn lựa hợp tác có độ uy tín cao, dày dặn kinh nghiệm trong ngành, có khả năng đảm bảo được chất lượng hàng hóa cung cấp với giá cả cạnh tranh và thời gian tối ưu

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Công ty đã lựa chọn được những nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng hàng hóa qua những chứng nhận quốc tế và chất lượng sản phẩm cũng đã được công ty HDS trực tiếp sử dụng để chọn lọc được Điều này đã giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận Công ty HDS cung cấp các sản phẩm và dịch vụ xây dựng chất lượng cao Theo dữ liệu đã nêu, công ty đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty cũng như lượng khách hàng quay lại cũng như số lượng đặt hàng cao cũng đã phản ánh được ưu điểm này Điều này cho thấy việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng hàng hóa đã góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty Đảm bảo tiến độ công việc: Công ty đã xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả, đảm bảo thời gian giao hàng Điều này đã giúp công ty đảm bảo tiến độ công việc, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận trên thực tế việc đảm bảo tiến độ công việc giúp cho công ty hoàn thành nhiều dự án công trình theo đúng tiến độ và đảm bảo được chất lượng, cho thấy việc lựa chọn nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàng hóa đúng theo dự kiến cũng gops phần đảm bảo tiến độ cho công ty

Nhưng ưu điểm này đã góp phần giúp công ty HDS nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng, từ đó làm cho tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty, đảm bảo được các hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra trôi chảy kể cả trong thời kỳ dịch bệnh

Tuy nhiên, hoạt động mua hàng của công ty HDS vẫn còn một số hạn chế như sau:

Quy trình mua hàng chưa được hoàn thiện: Từ quá trình đàm phán tới quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa đều chưa thực sự hoàn thiện, mặc dù đã mang về những hiệu quả tích cực nhưng đều mang tính cảm tính chưa có một quy trình cụ thể rõ ràng Công ty cần xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả hơn, đảm bảo tính minh bạch và chính xác Chưa rõ ràng về quy trình đàm phán giá cả, quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa chưa được chặt chẽ Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng chưa được thực hiện thường xuyên: Công ty cần đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng thường xuyên hơn để có thể phát hiện và khắc phục kịp thời các hạn chế Có thể bao gồm số lượng đơn hàng hoàn thành, số tiền tiết kiệm từ đàm phán, chi tiết hơn thời gian hoàn thành đơn hàng và thời gian cung ứng Chưa có quy định cụ thể về việc đanh giá hiệu quả hoạt động mua hàng Điều này khiến công ty khó phát hiện kịp thời các hạn chế trong hoạt động mua hàng từ đó ảnh hưởng đên hiệu quả hoạt động của công ty

Thời gian giao hàng vẫn chịu những biến động: Với thời gian giao hàng được thống kê với những đơn nhanh chóng từ 3-5h hoặc trog ngày là điều kiện khá lý tương nhưng vẫn có những biến động về thời gian mà công ty phải chịu khi có những đơn hàng lên đến vài ngày Dự liệu thời gian thay đổi, có thể do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, giao thông, tình hình nhà cung cấp,… Sự biến động này có thể dẫn đến việc nhiều trường hợp không thể dự đoán được thời gian giao hàng một cách chính xác Điều này có thể gây khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý kho hàng

Khó khăn trong lập kế hoạch sản xuất: Khả năng không biết chính xác khi nào nguyên vật liệu sẽ được giao có thể gây khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất, gây chậm trễ các đơn hàng ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng Sự trễ trong giao hàng có thể đẩy lùi kế hoạch sản xuất và gây ra tình trạng thiếu hụt nguyên liệu làm kéo dài thời gian hoàn thành công việc gây tăng chi phí trong quá trình đó

Nguyên nhân của các vấn đề trên đến từ:

Sự biến động của thị trường:

Hoạt động mua bán hàng hóa ngày càng biến động về giá cả, nhu cầu, chủng loại hàng hóa, yêu cầu về dịch vụ,… điều này khiến cho công ty HDS gặp phải nhiều khó khăn trong việc dự báo nhu cầu của thị trong đồng thời chịu những ảnh hưởng từ các biến động đó

Thiếu sự hỗ trợ của công nghệ:

Công ty HDS chưa thực sự áp dụng và đưa vào sử dụng các ứng dụng công nghệ 1 cách hiệu quả cho hoạt động mua hàng Hầu hết các bước trong quy trình hoạt động đều sử dụng các phương pháp truyền thống, chưa có sự áp dụng công nghệ mới khiến cho công ty chưa phát huy được hết các ưu điểm cũng như chưa tận dụng được những lợi ích của công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng

Thiếu khả năng quản lý và giám sát: Để hoạt động mua hàng của công ty HDS đạt hiệu quả cao hơn, công ty cần khắc phục các hạn chế trên và phát huy tốt các điểm mạnh hiện tại, kết hợp với nhà nước và các tổ chức hiệp hội để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất, chủ động tìm ra những giải pháp phát triển cho công ty Bên cạnh đó cũng cần xem xét lại về nguồn lực công ty như nhân lực, cơ sở hạ tầng, các phòng ban để đánh giá hoạt động chung của công ty từ đó đưa ra các đánh giá về hoạt động mua hàng của công ty và tìm kiếm các giải pháp tối ưu.

GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG

Giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động mua hàng tại công ty Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS

Trên cơ sở phân tích các thông tin và dữ liệu về hoạt động mua hàng của công ty

TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS, có thể thấy hoạt động mua hàng của công ty đã có những ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh của công ty Tuy nhiên, hoạt động mua hàng của công ty vẫn còn một số hạn chế vậy nên để khắc phục những hạn chế trên và nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty, cần triển khai các giải pháp cụ thể như sau:

3.1.1 Về phía nhà nước, các tổ chức và hiệp hội a, Về phía nhà nước

Tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh: Nhà nước cần có các chính sách, quy định nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn khi mua hàng

Ví dụ: nhà nước có thể ban hành Luật mua hàng nhằm tạo hành lang pháp lý cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thông tin: Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thông tin về thị trường, giá cả, chất lượng hàng hóa, để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định mua hàng hiệu quả

Ví dụ: Xây dựng và triển khai các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng

Thúc đẩy ứng dụng công nghệ: Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào hoạt động mua hàng để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Ví dụ: triển khai, tạo dựng các nền tảng cho doanh nghiệp, khuyến khích và đưa ra các gói tài trợ cho doanh nghiệp tiếp cận các công nghệ mới toàn cầu b, Về phía các tổ chức và hiệp hội

Tổ chức các hội thảo, khóa đào tạo: Các tổ chức và hiệp hội nên tổ chức các hội thảo, khóa đào tạo để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho doanh nghiệp trong hoạt động mua hàng

Xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn cho các quy trình trong hoạt động mua hàng:

Các tổ chức và hiệp hội cần xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về hoạt động mua hàng

Thư viện ĐH Thăng Long để đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp và đảm bảo lợi ích các bên tham gia hoạt động mua hàng

Ví dụ: Xây dựng các giải pháp, mô hình mua hàng hiệu quả cho từng loại doanh nghiệp khác nhau ở từng ngành nghề

Hỗ trợ kết nối doanh nghiệp với nhà cung cấp: Các tổ chức và hiệp hội nên hỗ trợ doanh nghiệp kết nối với nhà cung cấp uy tín, có chất lượng tốt

3.1.2 Về công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS

Ngoài các giải pháp nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp, công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS cần phải tự tìm cho mình những giải pháp để khắc phục các hạn chế từ đó phát triển hoạt động mua hàng cho doanh nghiệp Các giải pháp cần phù hợp với nguồn lực tại của công ty cũng như hiện trạng, tình hình kinh tế thị trường thời điểm hiện tại:

Trên cơ sở những thông tin đã phân tích, có thể đưa ra một số giải pháp phát triển công ty ở mảng mua hàng phù hợp với bối cảnh và nguồn lực hiện tại của công ty HDS như sau:

Giải pháp 1: Chú trọng, đảm bảo mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp

Công ty HDS cần tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, Cụ thể, công ty cần thực hiện các giải pháp sau:

Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài: Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm, và có khả năng cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, và thời gian giao hàng đảm bảo Điều này sẽ giúp đảm bảo nguồn cung ứng ổn định Các mối quan hệ này cần dựa trên sự tin tưởng và cam kết cung cấp hàng hóa với chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng đáng tin cậy

Trao đổi thông tin: Tăng cường trao đổi thông tin và chia sẻ thông tin với các nhà cung cấp, thành lập một quy trình trao đổi thông tin định kỳ với các nhà cung cấp để hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của nhau Điều này giúp thảo luận và tìm ra giải pháp hợp tác để cải thiện quy trình mua hàng Ưu tiên với các nhà cung cấp uy tín: Công ty cần xác định các nhà cung cấp quan trọng, trung thành, có tiềm năng hợp tác lâu dài và giúp nhau phát triểnvà ưu tiên họ trong quá trình mua hàng Điều này có thể bao gồm việc đặt hàng lớn hơn, áp dụng chính sách giá ưu đãi hoặc ưu tiên vận chuyển, tinh gọn các quá trình đặt đơn hoặc xác thực thông tin khi hợp tác

Tham gia các hiệp hội và hội thảo: Tham gia vào các hiệp hội lĩnh vực xây dựng hoặc tổ chức hội nghị, hội thảo để kết nối với các nhà cung cấp tiềm năng Đây là cơ hội để tiếp cận và thiết lập mối quan hệ với các đối tác có tiềm năng trong ngành đồng thời học hỏi tiếp thu được nhiều kiến thức, kinh nghiệm từ những người đi trước và cập nhập các thông tin mới, phương pháp, phương thức về sản phẩm dịch vụ mới trong ngành

Giải pháp 2: Cập nhập những ứng dụng công nghệ trong hoạt động mua hàng

Công ty HDS cần tăng cường ứng dụng công nghệ vào chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu quả hoạt động Cụ thể, công ty cần thực hiện các giải pháp sau:

Khuyến nghị

Khuyến nghị 1: Để thực hiện được giải pháp 1 đã nêu ra cần có sự giúp đỡ cũng như nỗ lực thực hiện của các thành phần trong thị trường:

Tổ chức các hội thảo, khuyến khích thành lập các hiệp hội tổ chức ngành Xây dựng

Tạo dựng môi trường cho các tổ chức doanh nghiệp cùng ngành nghề được giao lưu, chia sẻ và cập nhập những thông tin, tiêu chuẩn về thị trường

Từ phía Công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch vụ HDS:

Xác định, đưa ra các tiêu chuẩn đanh giá nhà cung cấp và ưu tiên nhà cung cấp chiến lược: Đặt ra các tiêu chuẩn hiệu suất cụ thể mà các nhà cung cấp cần tuân theo, bao gồm chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả và dịch vụ khách hàng Công ty HDS nên xác định và ưu tiên mối quan hệ với những nhà cung cấp chiến lược, tức là những đối tác có khả năng cung cấp nguyên liệu và vật tư xây dựng chất lượng, giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng đáng tin cậy Cần thiết lập các tiêu chí và chỉ số riêng để đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp này

Xây dựng hệ thống phản hồi: Công ty HDS cần thiết lập một hệ thống cung cấp phản hồi chính xác và cụ thể về hiệu suất của từng nhà cung cấp Hệ thống này cũng nên ghi chép mọi thay đổi, sự cải thiện và những vấn đề cần cải thiện Nếu cần, công ty nên đề xuất các biện pháp cải thiện cụ thể, giúp nhà cung cấp hiểu rõ hơn về những điểm cần điều chỉnh để nâng cao hiệu suất Hệ thống này sẽ giúp công ty HDS và nhà cung cấp duy trì mối quan hệ hợp tác mạnh mẽ và hiệu quả Cung cấp thông tin cụ thể về hiệu suất của nhà cung cấp và đề xuất cải thiện khi cần thiết Đánh giá khuyến khích và ngừng hợp tác: Công ty HDS cần xây dựng một quy trình đánh giá chặt chẽ để ưu tiên và khuyến khích các nhà cung cấp có hiệu suất cao Các nhà cung cấp đạt được những mục tiêu và tiêu chuẩn được đặt ra nên nhận được sự khen ngợi, khuyến khích cũng như nhận nhiều quyền lợi hơn trong quá trình hợp tác Điều này có thể bao gồm ưu đãi thêm, hợp đồng dài hạn hoặc giá ưu đãi cho các nhà cung cấp xuất sắc

Tuy nhiên, cũng cần xác định các ngưỡng kỷ luật, trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng các tiêu chuẩn hoặc không cải thiện theo đề xuất Cân nhắc chấm dứt hợp tác là một biện pháp cuối cùng, và nó nên được thực hiện một cách công bằng và dựa trên các thước đo hiệu suất được thiết lập trước đó.Tạo hệ thống đánh giá nhà cung cấp giúp công ty HDS duy trì mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp hiệu quả và đảm bảo rằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty

Tăng cường ngoại giao quốc tế và sẵn sàng học hỏi, mua lại các công nghệ mới từ thế giới cùng như khuyến khích các tổ chức doanh nghiệp thương xuyên cập nhập nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng việc áp dụng các công nghệ số vào quá trình hoạt động Đưa ra các chính sách nhằm khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức doanh nghiệp sử dụng công nghệ trong quản lý và kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng

Chương trình đào tạo: Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên để họ hiểu và sử dụng các công nghệ và hệ thống quản lý mới Chương trình đào tạo nên bao gồm cả khả năng sử dụng phần mềm và thiết bị mới cũng như cách áp dụng chúng vào công việc hàng ngày

Xây dựng đội ngũ chuyên môn: Công ty nên có một nhóm nhân viên chuyên môn trong việc quản lý và phát triển công nghệ trong lĩnh vựa quản lý chuỗi cung ứng và xây dựng Đội ngũ này có nhiệm vụ nghiên cứu và đánh giá các công nghệ mới và đảm bảo rằng công ty luôn sử dụng các giải pháp tối ưu nhất

Liên kết với các đối tác công nghệ: Tìm kiếm các đối tác công nghệ và nhà cung cấp có kiến thức chuyên sâu về các giải pháp công nghệ mới Hợp tác với họ để đảm bảo rằng công ty luôn tiếp cận những công nghệ tiên tiến nhất

Kiểm tra và cải tiến liên tục: Công ty cần thiết lập quy trình kiểm tra và cải tiến liên tục để đảm bảo rằng các công nghệ và hệ thống quản lý luôn được cập nhật và tối ưu hóa

Cần theo dõi các thay đổi trong lĩnh vực công nghệ và đảm bảo rằng công ty luôn ở bên trên trong việc áp dụng những tiến bộ mới

Nhà nước có thể tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia các hoạt động của các cơ quan chính phủ Tạo điều kiện cho doanh nghiệp tìm kiếm sự hỗ trợ và tư vấn từ các cơ quan chính phủ và tổ chức hiệp hội

Về đào tạo và phát triển nhân lực:

Công ty HDS cần xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và ngắn hạn cho nhân viên của bộ phận mua hàng Kế hoạch đào tạo cần tập trung vào các nội dung: quy trình mua hàng, kỹ năng lựa chọn nhà cung cấp vật liệu, kiến thức về vật liệu, thiết bị, vật tư xây dựng, kỹ năng đàm phán với các đối tác, nhà cung cấp Công ty cần khen thưởng và khuyến khích nhân viên có thành tích xuất sắc trong công tác mua hàng

Về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng:

Công ty cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và quản lý chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn nay, chẳng hạn như ISO 9001

Xây dựng các quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ, bao gồm các tiêu chí kiểm tra, cách thức kiểm tra, và tần suất kiểm tra

Về đánh giá và tối ưu hóa hoạt động mua hàng:

Công ty HDS cần thực hiện các đánh giá thường xuyên về hoạt động mua hàng, các đánh giá cần tập trung vào các nội dung: hiệu quả sử dụng nguồn lực, chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, chi phí mua hàng, Sử dụng dữ liệu và thông tin từ các đánh giá để đưa ra các quyết định chiến lược, điều chỉnh quy trình mua hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Việc triển khai các giải pháp và khuyến nghị trên trên sẽ giúp công ty TNHH Xây Dựng- Thương Mại- Dịch Vụ HDS nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng, từ đó góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty