Trong bài khóa luận này, em sẽ tập trung phân tích các khía cạnh quan trọng trong quá trình mua hàng, từ việc lập kế hoạch tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán thương lượng giá cả, làm hợp đồ
Khái quát về chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng
Khái niệm chuỗi cung ứng
Hiện nay, đã có rất nhiều khái niệm về chuỗi cung ứng được nhắc đến như:
Theo Chopra Sunil và Peter Meindl (2003), chuỗi cung ứng được định nghĩa là toàn bộ các công đoạn liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, bao gồm không chỉ nhà sản xuất và nhà cung cấp mà còn cả nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và khách hàng Nói cách khác, chuỗi cung ứng là sự kết nối giữa các nhà cung cấp, khách hàng, nhà sản xuất và các tổ chức cung cấp dịch vụ.
Theo M Porter (1990), chuỗi cung ứng là quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm các bước chế biến và phân phối đến tay khách hàng cuối cùng.
Theo tác giả Christopher (2005), chuỗi cung ứng được định nghĩa là một mạng lưới các tổ chức liên quan, kết nối qua các mối liên kết dòng thượng nguồn và hạ nguồn Mục tiêu của chuỗi cung ứng là thực hiện các quá trình và hoạt động khác nhau nhằm tạo ra giá trị cho từng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Chuỗi cung ứng là một hệ thống bao gồm tổ chức, con người, nguồn lực, thông tin và các hoạt động, liên quan đến việc vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Chuỗi cung ứng là tập hợp các hoạt động và tổ chức liên quan đến việc di chuyển vật liệu từ nhà cung cấp ban đầu đến tay khách hàng cuối cùng.
Chuỗi cung ứng là một hệ thống liên kết các hoạt động từ sản xuất đến tiêu dùng, bao gồm tổ chức, con người, công nghệ, thông tin và nguồn lực cần thiết Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm và dịch vụ đến tay người tiêu dùng, thể hiện qua các quá trình cung cấp hàng hóa.
Tạo ra giá trị bằng cách chuyển đổi nguồn tài nguyên tự nhiên, nguyên liệu thô và các thành phần thành những sản phẩm hoàn chỉnh, đồng thời tổ chức phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Trong chuỗi cung ứng, các yếu tố như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà vận chuyển, kho vận, nhà phân phối và khách hàng tạo thành một hệ thống liên kết chặt chẽ và tương tác với nhau.
Các thành phần của chuỗi cung ứng:
• Thượng nguồn (upstream supply chain)
Bao gồm các hoạt động giữa sản xuất và các nhà cung cấp, như các nhà sản xuất khác và nhà lắp ráp, cũng như các nhà cung cấp cấp hai.
- Trong phần thượng lưu của chuỗi cung ứng hoạt động chủ yếu là mua sắm (procurenment)
Trung lưu (chuỗi cung ứng nội bộ) bao gồm tất cả các hoạt động diễn ra bên trong công ty nhằm chuyển đổi các đầu vào thành đầu ra Các hoạt động chủ yếu trong trung lưu bao gồm quản lý thu mua, sản xuất và quản lý hàng lưu kho.
• Hạ lưu (downstream supply chain): bao gồm tất cả các hoạt động nhằm phân phối sản phẩm đến khi đến khách hàng cuối cùng
Quản lý chuỗi cung ứng
Theo silde môn Nguyên lý Logistics và chuỗi cung ứng:
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là quá trình điều chỉnh các nhà cung cấp ở thượng nguồn và khách hàng ở hạ lưu nhằm tối ưu hóa việc phân phối giá trị với chi phí thấp nhất có thể cho khách hàng.
Quản lý cung ứng là phương pháp hiện đại trong việc quản lý chuỗi cung cấp, yêu cầu các chuyên gia mua hàng hợp tác chặt chẽ với những nhà cung cấp có khả năng mang lại hiệu suất vượt trội Để đạt được lợi thế cạnh tranh, quản lý cung ứng cần thiết lập mối quan hệ bền vững và đôi bên cùng có lợi giữa công ty và các nhà cung cấp được lựa chọn kỹ lưỡng.
Quản lý cung ứng mang lại lợi ích cho cả hai bên thông qua việc chia sẻ thông tin, cung cấp nguồn lực tại chỗ và hỗ trợ thường xuyên cho các nhà cung cấp.
3 cung cấp để đổi lấy những cải thiện hiệu suất mạnh mẽ và liên tục, bao gồm cả việc giảm giá
Quản lý cung ứng là một phương thức hoạt động hiện đại, kết hợp các hoạt động nội bộ với nhà cung cấp bên ngoài nhằm cải thiện hiệu quả quản lý chi phí, phát triển sản phẩm, rút ngắn thời gian chu kỳ và nâng cao kiểm soát chất lượng Các hoạt động trong quản lý chuỗi cung ứng bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng.
• Hoạch định cầu và cung ứng
• Tiếp nhận, Xử lý vật liệu và Lưu trữ
• Kiểm soát hàng lưu kho/ Kiểm soát NVL
• Vận chuyển/ Kho bãi/ Phân phối
Trong đó, mua hàng như một hoạt động chính của chuỗi cung ứng
Sơ đồ của chuỗi cung ứng:
Hình 1 Sơ đồ chuỗi cung ứng
Trong sơ đồ trên, các dòng chảy trong chuỗi cung ứng được thể hiện rõ ràng, bao gồm dòng hàng hóa, dòng thông tin, dòng tài chính và logistics ngược.
: thể hiện luồng dịch chuyển của nguyên vật liệu, hàng hoá từ nhà cung cấp đến công ty
: thể hiện luồng trao đổi thông tin về hàng hoá, thời gian, chứng từ giữa các
4 bên để việc vận chuyển hàng hoá diễn ra suôn sẻ
Dòng tài chính thể hiện quá trình thanh toán chi phí hàng hóa đến nhà cung cấp (NCC) theo hợp đồng nguyên tắc đã ký kết giữa NCC và công ty.
Để thu hồi giá trị hoặc xử lý một cách thích hợp, cần thực hiện và kiểm soát hiệu quả dòng chảy của nguyên liệu, bán thành phẩm và thông tin liên quan từ các điểm tiêu thụ đến điểm xuất xứ.
Mua hàng là hoạt động của chuỗi cung ứng, nó nằm trong giai đoạn từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp.
Khái quát về hoạt động mua hàng
Khái niệm về mua hàng
Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, hoạt động mua hàng trở thành một chức năng thiết yếu của mọi tổ chức Mua hàng không chỉ đơn thuần là việc thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp uy tín, mà còn bao gồm việc thực hiện “năm quyền”: đảm bảo chất lượng, số lượng, thời điểm, giá cả và nguồn gốc chính xác Hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Mua hàng là hoạt động có nhiều định nghĩa khác nhau, phụ thuộc vào góc nhìn và lĩnh vực mà ta tiếp cận Dưới đây là một số định nghĩa về hoạt động mua hàng mà tôi đã tìm hiểu.
Mua hàng là một quá trình toàn diện, bao gồm việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp.
Trong giáo trình "quản trị chuỗi cung ứng" của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà, mua hàng được định nghĩa là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò kết nối giữa nhà cung cấp, doanh nghiệp và khách hàng.
Ngoài ra, em còn được biết trong giáo trình "quản trị logistics" của tác giả Võ Hồng Phúc mua hàng lại được định nghĩa như sau:
Mua hàng là bước khởi đầu quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm việc xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, nhận hàng và thực hiện thanh toán.
Theo tác giả Lê Văn Sơn trong giáo trình "Logistics và quản trị chuỗi cung ứng", mua hàng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu và hàng hóa cho sản xuất, kinh doanh Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí logistics mà còn nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng.
Mua hàng là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc thu mua hàng hóa, bao gồm xác định nhu cầu, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, theo dõi và quản lý đơn hàng, cũng như thanh toán cho nhà cung cấp.
Quản lý Mua hàng/ Thu mua: Purchasing Mangament (PM)
PM không chỉ là một nhóm chức năng trong sơ đồ tổ chức mà còn là một hoạt động quan trọng liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ Chức năng của PM bao gồm nhiều hoạt động nhằm tối đa hóa giá trị cho tổ chức, như xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng, thực hiện mua hàng, nghiên cứu thị trường cung ứng, cũng như đo lường và cải tiến hiệu quả của nhà cung cấp Hệ thống mua hàng cũng được phát triển để đảm bảo quy trình này diễn ra hiệu quả.
PM thực hiện nhiều hoạt động quan trọng nhằm tối ưu hóa giá trị cho tổ chức, bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, thực hiện mua sắm, nghiên cứu thị trường cung ứng, đo lường và cải tiến hiệu suất của nhà cung cấp, cũng như phát triển hệ thống mua hàng hiệu quả.
Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng
Mục tiêu của hoạt động mua hàng
Mua hàng tác động lớn đến khả năng cạnh tranh của tổ chức, do đó nhà quản lý cần nâng cao hiệu quả quá trình này
Xác định và đánh giá nhu cầu của khách hàng là bước đầu tiên quan trọng, sau đó tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng nhu cầu đó Việc phát triển các hợp đồng và cơ chế đặt hàng, cùng với thanh toán kịp thời, sẽ đảm bảo rằng nhu cầu được đáp ứng một cách hiệu quả Cuối cùng, cần thúc đẩy cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
6 Đảm bảo sự hài lòng cho các bên liên quan bao gồm cả quy trình và kết quả
❖ Đảo bảo nguồn cung Để hỗ trợ quy trình này, người mua phải tìm nguồn hàng lưu kho và dịch vụ có:
1 Nguồn sản phẩm và dịch vụ ở mức giá phù hợp
2 Đúng nguồn, đúng địa điểm
3 Đúng thông số kỹ thuật đáp ứng nhu cầu của người dùng
4 Đúng số lượng phù hợp
5 Sắp xếp việc giao hàng/ thực hiện dịch vụ vào đúng thời điểm cho đúng khách hàng nội bộ
❖ Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng một cách hiệu quả
Để quản lý hiệu quả các hoạt động nội bộ, Mua hàng cần xác định các cấp độ nhân sự, phát triển và tuân thủ ngân sách hành chính, đồng thời cung cấp đào tạo chuyên nghiệp và cơ hội phát triển cho nhân viên Cuối cùng, việc giới thiệu các kênh mua được cải tiến trong hệ thống mua sắm sẽ nâng cao khả năng hiển thị chi tiêu, lập hóa đơn và thanh toán hiệu quả, góp phần tăng cường sự hài lòng của người dùng.
Nguồn cung bị hạn chế do các yếu tố như nhân viên trong bộ phận, tư vấn bên ngoài, quá trình đào tạo, sự di chuyển, và các giới hạn về ngân sách CNTT, ngân sách khác, thời gian, thông tin và kiến thức.
❖ Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp
Mục tiêu hàng đầu của chức năng mua hàng là lựa chọn, phát triển và duy trì các nhà cung cấp Quá trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp (SPM) bao gồm việc lựa chọn các nhà cung cấp cạnh tranh, xác định và phát triển các nhà cung cấp mới có tiềm năng, cũng như cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại Cuối cùng, việc phát triển các nhà cung cấp không cạnh tranh cũng là một phần quan trọng trong chiến lược này.
❖ Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ
Khách hàng nội bộ, hay còn gọi là các bên liên quan, đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua hàng Để đạt được kết quả tốt nhất, cần hợp tác chặt chẽ với các nhóm nội bộ như mua sắm, marketing, sản xuất, kỹ thuật, nguồn nhân lực và tài chính.
❖ Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ các mục tiêu tổng thể và mục tiêu chi tiết
Mua hàng có thể tác động trực tiếp đến sự tăng trưởng dài hạn, doanh thu và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến kế hoạch của các bên liên quan và các đơn vị kinh doanh.
Vai trò của hoạt động mua hàng
Mua hàng trong logistics và quản lý chuỗi cung ứng là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Các yếu tố này không chỉ đảm bảo sự vận hành trơn tru mà còn góp phần nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa chi phí, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
❖ Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí:
Cơ sở cung cấp là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, nhiều tính năng đi sản phẩm cuối cùng bắt nguồn từ các nhà cung cấp
Năng lực của nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt hàng hóa hoặc dịch vụ mà nhà sản xuất cung cấp, từ đó gia tăng giá trị cho khách hàng cuối cùng.
Nhiều công ty đang chuyển sự chú ý sang quản lý mua hàng và cung ứng để tăng giá trị khách hàng thông qua việc cải thiện hiệu suất.
Trong ngành sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình đạt 55%, tức là hơn một nửa doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ sẽ được sử dụng để chi trả cho các nhà cung cấp.
Ảnh hưởng của các nhà cung cấp đến tổng chi phí của công ty là rất lớn Do đó, mua sắm trở thành một lĩnh vực quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Thông qua việc nhà cung cấp tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá sẽ góp phần tiết kiệm chi phí
❖ Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và thúc đẩy đổi mới
Tiết kiệm chi phí có nhiều hình thức khác nhau:
- Cách tiếp cận truyền thống của các doanh nghiệp là cố gắng mặc cả để giảm giá
Một phương pháp mới trong kinh doanh là thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, nhằm hợp tác cắt giảm chi phí cho sản phẩm hoặc dịch vụ Đồng thời, công ty cũng khuyến khích các nhà cung cấp đóng góp ý tưởng đổi mới, từ đó gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của mình.
❖ Nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hiện nay, các công ty đang chú trọng vào việc tối ưu hóa tỷ lệ các bộ phận và chi tiết từ các nhà cung cấp hợp tác và dịch vụ thuê ngoài, nhằm tập trung vào thế mạnh và năng lực cốt lõi của mình Điều này làm nổi bật tầm quan trọng của mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp bên ngoài, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp kém chất lượng có thể tác động tiêu cực đến toàn bộ chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng cũng như danh tiếng và thương hiệu của công ty Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng nhà cung cấp, vì sự thiếu hiệu quả trong quản lý này có thể làm giảm uy tín và niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.
❖ Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa nhà cung cấp và kỹ sư, từ đó cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình Nghiên cứu cho thấy rằng những công ty nhận được sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp thường đạt được cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu và thời gian phát triển sản phẩm.
Các nhóm phát triển, bao gồm các nhà cung cấp (NCC) với tư cách là thành viên, đã báo cáo rằng họ nhận được nhiều đề xuất cải tiến hơn từ các NCC so với các nhóm không liên quan.
Kết nối sớm với các nhà cung cấp trong quá trình thiết kế giúp gia tăng giá trị sản phẩm và dịch vụ, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
❖ Quản lý rủi ro nhà cung cấp
Khi mua sắm và đặt hàng từ nhà cung cấp, có thể gặp phải nhiều rủi ro tiềm ẩn, từ việc giao hàng trễ cho đến những tình huống nghiêm trọng như nhà cung cấp phá sản hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn Những rủi ro này thường phát sinh do việc lựa chọn nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ hoặc áp dụng phương pháp hàng tồn kho Just in time.
Doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích từ các chiến lược này, nhưng cần phải nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu rủi ro Chẳng hạn, trận sóng thần năm 2011 tại Nhật Bản đã làm cho Honda và Toyota bị thiếu hụt nguồn cung trong nhiều tháng, dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô la doanh thu.
Các nhà quản lý cung ứng hiệu quả cần phải thường xuyên theo dõi các nguồn cung cấp để đánh giá rủi ro và liên tục phát triển kế hoạch kinh doanh nhằm giảm thiểu những rủi ro này.
❖ Tạo ra tác động kinh tế
Quyền lực của người mua hàng tổ chức rất mạnh mẽ, và các báo cáo kinh doanh từ Viện Quản lý Cung ứng (ISM) là một trong những chỉ số được theo dõi kỹ lưỡng nhất về hoạt động kinh tế.
Quy trình của hoạt động mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng
Trong quy trình mua hàng, việc xác định nhu cầu mua hàng là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty và đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu, hàng hóa ổn định và chất lượng Điều này bao gồm dự báo cầu theo tỷ lệ, điều chỉnh hàng lưu kho, quản lý đơn hàng chưa hoàn thành, yêu cầu linh kiện và phụ tùng, cùng với chính sách hậu mãi Lập kế hoạch cung ứng cần xác định lịch trình sản xuất theo từng giai đoạn, phát triển lịch trình ngắn hạn và kiểm soát quá trình sản xuất, đồng thời dựa vào kết quả dự báo từ hoạt động marketing để ước tính khối lượng nguyên vật liệu cần thiết.
Các bộ phận như kinh doanh, sản xuất và dự án thường phát sinh nhu cầu vật tư để phục vụ công việc công ty Nhu cầu này được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất, dự báo, tồn kho hiện tại và các yếu tố liên quan Do đó, các phòng ban sẽ lập đề nghị mua hàng và gửi đến bộ phận mua sắm.
Nhu cầu mua hàng sẽ thay đổi theo từng thời điểm, vì vậy cần làm rõ các yếu tố quan trọng như mặt hàng, số lượng cần thiết, thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa và chi phí nguyên vật liệu.
Sau khi đề nghị mua hàng được duyệt, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
11 Để tìm và chọn ra nhà cung cấp tiềm năng thì trước tiên phải đặt ra các tiêu chuẩn về việc tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:
• Hiệu suất giao hàng D - Delivery Performance
Chất lượng Q là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp cho các mặt hàng trọng yếu Người mua cần thực hiện phân tích và đánh giá chi tiết về năng lực của nhà cung cấp, đồng thời nghiên cứu sâu các lĩnh vực liên quan Việc này nên được kết hợp và nhấn mạnh trong các chuyến thăm nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Một số tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bao gồm năng lực quản trị, chất lượng nguồn nhân lực, và cấu trúc chi phí Bên cạnh đó, triết lý và hệ thống chất lượng tổng thể cũng đóng vai trò then chốt Doanh nghiệp cần chú trọng vào năng lực quy trình công nghệ, tính bền vững, và tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường Lịch trình sản xuất và hệ thống kiểm soát hiệu quả là yếu tố không thể thiếu, cùng với năng lực thương mại điện tử và sự ổn định tài chính để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Để đánh giá sự ổn định tài chính của nhà cung cấp (NCC), người mua có thể áp dụng một số chỉ tiêu tài chính quan trọng nhằm phân tích khả năng tài chính của NCC.
- Khả năng thanh toán (tính thanh khoản, khả năng chuyển đổi tiền để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn)
- Tỷ suất đánh giá hoạt động
- Sử dụng đòn bẩy tài chính
Sau khi loại bỏ các nhà cung cấp không đủ năng lực, người mua hoặc nhóm nghiên cứu cần xác định phương pháp đánh giá các nhà cung cấp còn lại, vì chất lượng của họ có thể tương đương nhau.
Nhân viên có thể tìm kiếm nhà cung cấp một cách logic và hiệu quả hơn bằng cách xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ Trong trường hợp cần tìm nhà cung cấp mới, nhân viên có thể thực hiện tìm kiếm trực tuyến qua các website, tham gia các triển lãm thương mại, hoặc liên hệ qua điện thoại để trao đổi thông tin.
Sau khi lựa chọn các nhà cung cấp, cần lập đề nghị báo giá và yêu cầu họ cung cấp báo giá chi tiết cho bên mua Tiếp theo, nhân viên sẽ tiến hành so sánh các nhà cung cấp để đưa ra quyết định tốt nhất.
Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên 12 tiêu chí đã được đánh giá sẽ giúp công ty đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của mình Điều này đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả và bền vững.
Thỏa thuận hợp đồng và đặt hàng
Khi lựa chọn nhà cung cấp, việc thương lượng và đàm phán các yếu tố như giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, trách nhiệm của hai bên và quy trình giải quyết tranh chấp là rất quan trọng Sau khi hoàn tất các thỏa thuận, hợp đồng sẽ được lập và ghi nhận các thông tin cần thiết.
- Tên và địa chỉ công ty mua và bán
- Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
- Thời gian lập đơn đặt hàng, giao hàng, điểm giao hàng
- Tên, số lượng, chất lượng, giá cả quy cách vật tư cần mua
- Đơn giá và chính sách chiết khấu (nếu có)
- Phương pháp và điều kiện giao nhận vận chuyển hàng
- Phương thức và điều kiện thanh toán (hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có)
Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên
Chuyển "Hợp đồng/ Đơn hàng mua" cho các bộ phận liên quan để theo dõi, bao gồm Kế toán để căn cứ thanh toán và theo dõi công nợ, cùng với Bộ phận kho để giám sát quá trình nhập hàng về kho.
Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
Khi nguyên liệu được chuyển từ nhà cung cấp đến người mua, việc tiếp nhận thực tế là rất quan trọng Nhân viên tiếp nhận và xử lý vật liệu có trách nhiệm kiểm soát vật lý đối với hàng lưu kho, đảm bảo việc lưu trữ diễn ra một cách hiệu quả.
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, thông tin trên Hợp đồng và Đơn hàng mua sẽ được sử dụng để bộ phận Kho tiến hành kiểm tra Những mặt hàng không đạt tiêu chuẩn sẽ được phản hồi cho Phòng mua hàng, và Phòng mua hàng sẽ thực hiện các bước để trả lại cho nhà cung cấp Ngược lại, các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được nhập kho.
Xác nhận từ người mua thể hiện các dịch vụ đã được thực hiện là căn cứ thực hiện bước tiếp theo là thanh toán hóa đơn.
Quyết toán thanh toán và lưu trữ
13 Đây là bước cuối cùng, đánh dấu sự hoàn thành của quy trình mua hàng:
Sau khi nhận và kiểm tra hàng hóa, cần thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng Nếu hồ sơ thanh toán thiếu sót hoặc không chính xác, các bên sẽ tiến hành trao đổi để chỉnh sửa và bổ sung thông tin cần thiết.
Sau khi hoàn tất quy trình mua hàng, công ty cần tiến hành đánh giá toàn bộ quy trình này Việc đánh giá giúp công ty xác định xem nhà cung cấp có thực hiện đúng cam kết về hàng hóa và dịch vụ hay không, cũng như chất lượng của chúng Đánh giá kịp thời sẽ tạo điều kiện cho công ty yêu cầu bảo hành hàng hóa và dịch vụ trong thời gian bảo hành.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng
Thời gian
Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, công ty cần xem xét tỷ lệ đơn hàng được giao đúng hạn và những đơn hàng bị trễ hạn.
Thời gian sản xuất của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng trong việc hoàn thành đơn hàng Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực sản xuất cao và kinh nghiệm trong sản xuất sản phẩm tương tự sẽ giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm.
Chi phí
Chi phí mua hàng: đóng vai trò quan trọng trong hoạt động mua hàng của công ty
Quản lý chi phí mua hàng hiệu quả là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Để đánh giá hiệu quả mua hàng, cần so sánh chi phí qua từng thời điểm trong năm và so sánh với năm trước.
Giá cả nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận doanh nghiệp Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng cung cấp, giá cả và chất lượng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp Việc sử dụng các thước đo hiệu suất về giá là cần thiết để tối ưu hóa chi phí.
Giá thực tế so với giá dự kiến: (sử dụng các phương pháp tính sau)
Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - giá dự kiến
Phần trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế / giá dự kiến
Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - giá dự kiến) x số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm
Giá thực tế so với giá thị trường:
Phương pháp này cho phép bạn xác định vị trí sản phẩm của mình trong thị trường đa dạng Bằng cách sử dụng dữ liệu và chỉ tiêu có sẵn từ thị trường, bạn có thể tính toán để đánh giá xem sản phẩm của mình có được định giá hợp lý hay không.
So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh:
Giá thực tế của các mặt hàng tương tự thường được so sánh giữa các nhà máy và đơn vị kinh doanh, giúp xác định chênh lệch giá mua trong công ty Việc này cung cấp cái nhìn rõ ràng về đơn vị nào đang thương lượng hoặc đảm bảo giá mua tốt nhất Ngoài ra, hoạt động so sánh còn hỗ trợ xác định các mặt hàng thường xuyên mua giữa các đơn vị, từ đó tạo cơ hội hợp nhất mua hàng hiệu quả hơn.
Giá mục tiêu là quá trình xác định số tiền mà khách hàng sẵn lòng chi trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó thiết lập các mục tiêu chi phí cụ thể cho từng thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống cấu thành sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu
Chi phí cho phép 2 chi phí mục tiêu sau đó được phân bổ cho các yếu tố khác nhau tạo nên sản phẩm dịch vụ cuối cùng
Chi phí vận chuyển có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển hợp lý để tối ưu hóa chi phí này.
Chi phí bảo hành có tác động đáng kể đến chi phí sau bán hàng của doanh nghiệp Để giảm thiểu những chi phí này, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có chính sách bảo hành hợp lý và hiệu quả.
Chất lượng
Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng trong quá trình mua sắm, bao gồm việc kiểm tra các thông số kỹ thuật mà nhà cung cấp cung cấp Đánh giá tỷ lệ hàng hóa bị lỗi hoặc không đạt yêu cầu là cần thiết, vì hàng lỗi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty.
15 sự uy tín của nhà cung cấp đối với công ty Vậy nên, hai bên phải cẩn trọng để tránh xảy ra sai sót
Chất lượng nhà cung cấp (NCC) phản ánh khả năng đáp ứng hoặc vượt qua các kỳ vọng và yêu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai Điều này bao gồm việc duy trì sự nhất quán trong các lĩnh vực hoạt động quan trọng, đảm bảo NCC có thể đáp ứng hoặc vượt mức mong đợi của người mua và khách hàng cuối cùng Đánh giá hiệu suất hoạt động của NCC là cần thiết để xác định mức độ thành công trong việc đáp ứng những yêu cầu này.
- Đánh giá thông tin được cung cấp bởi NCC
- Sử dụng các NCC ưu tiên, được chứng nhận hoặc đối tác
- Các thông tin do bên thứ ba cung cấp
Để đảm bảo chất lượng trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, cần thực hiện các chuyến thăm và đánh giá thông tin do nhà cung cấp cung cấp Các tiêu chuẩn đầu vào mà nhà cung cấp phải đáp ứng bao gồm sức mạnh tài chính, khả năng sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ đã được chứng minh, năng lực quản trị và hỗ trợ các bộ phận trong tổ chức, cơ sở vật chất đầy đủ, và đội ngũ nhân viên kỹ thuật và chuyên nghiệp.
Độ linh hoạt của nhà cung cấp
Nhà cung cấp cần có khả năng thích ứng linh hoạt để cung cấp sản phẩm cho công ty khi có sự thay đổi trong các điều kiện liên quan Cạnh tranh cần phải được duy trì một cách lành mạnh và công bằng nhằm hướng tới mục tiêu kinh doanh chung, đồng thời thể hiện thái độ kiên quyết đối với những hành vi phi pháp hoặc phi đạo đức trong quá trình cạnh tranh.
Dịch vụ đáp ứng nhà cung cấp
Công ty xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp uy tín nhằm đảm bảo chất lượng và nguồn hàng ổn định.
Dịch vụ của nhà cung cấp cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình mua hàng Điều này đặc biệt cần thiết khi phát sinh các vấn đề như lỗi sản phẩm, không đảm bảo chất lượng hoặc thiếu hụt hàng hóa.
16 đơn… Do đó, đây là tiêu chí không thể bỏ qua trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng
Nguồn tài chính
Tình trạng kinh tế là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp Tình hình tài chính sẽ quyết định khả năng chi trả, buộc doanh nghiệp phải xem xét ngân sách, dòng tiền và khả năng vay vốn trước khi đưa ra quyết định mua sắm.
Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc tác động đến hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng Để đạt hiệu quả cao, nhân viên cần có thái độ tích cực, kiến thức vững vàng và kỹ năng chuyên môn phù hợp.
Nhân viên mua hàng cần sở hữu những kỹ năng quan trọng như đàm phán và thương lượng để đảm bảo mua được hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý Họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu biết về thông tin hàng hóa và luật pháp, cùng với trình độ ngoại ngữ vững vàng Những yếu tố này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của họ.
Khi lựa chọn nhân viên mua hàng, cần ưu tiên tìm kiếm những cá nhân tài năng và liêm khiết, có khả năng từ chối cám dỗ Họ nên chủ động, tích cực, luôn nỗ lực phát triển bản thân, nhanh nhạy trong công việc và tận tâm với nhiệm vụ được giao Đồng thời, họ cần có tinh thần trách nhiệm cao và ý thức rõ ràng về "sứ mệnh" của bản thân, cũng như "sứ mệnh" của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất
Doanh nghiệp sở hữu cơ sở vật chất hiện đại không chỉ tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên mà còn nâng cao năng suất và khả năng sáng tạo Điều này góp phần quan trọng trong việc giúp nhân viên tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả nhiều thông tin hữu ích.
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp, cung cấp nguyên vật liệu và linh kiện cho các dự án Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là rất quan trọng, đảm bảo phù hợp về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng.
Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng, vì khi họ phát hiện nhà cung cấp tiềm năng và uy tín, sẽ nhanh chóng tìm cách liên hệ và hợp tác Điều này đặc biệt thể hiện qua việc cạnh tranh về giá, khiến các nhà cung cấp phải nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm để thu hút khách hàng.
Khách hàng
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, vì họ là những người quyết định mua hàng hóa dựa trên các dự án mà họ yêu cầu.
Ngoài các yếu tố chính, hoạt động mua hàng còn chịu ảnh hưởng từ môi trường kinh tế và chính trị, điều kiện thời tiết, cũng như chính sách của Chính phủ và các quy định quốc tế.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
Khái quát về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH SUNGDO ENG VIỆT NAM, thuộc tập đoàn SUNGDO ENG KOREA, được thành lập vào ngày 4 tháng 4 năm 2012 Từ đó đến nay, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành thi công, trở thành đơn vị uy tín và xây dựng niềm tin mạnh mẽ với các đối tác và khách hàng trên toàn quốc trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặt công trình.
Bảng 1 Thông tin hồ sơ của công ty TNHH SUNGDO ENG VIỆT NAM
Sau hơn 11 năm phát triển, công ty TNHH Sungdo Eng Việt Nam đã ghi dấu ấn quan trọng trong các công trình xây dựng liên quan đến sự phát triển của đất nước Công ty đã tham gia xây dựng nhà máy và lắp đặt thiết bị cho nhiều dự án lớn, điển hình là SEMV, với đại diện là Lee.
Tên quốc tế: SUNGDO ENG VIETNAM COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: SUNGDO ENG VIETNAM CO., LTD
Tổng vốn đầu tư: USD 950,000
Vị trí: Hà Nội: Tầng 2, Tháp A, Tòa nhà Golden Palace, đường Mễ Trì, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Quản lý bởi: Cục Thuế Thành phố Hà Nội
Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước
Giấy phép hành nghề: Công nghiệp nhẹ loại 1, công nghiệp vừa và nặng loại
1, dân dụng loại 2, thiết kế loại 2
Samsung Electro - Mechanics Việt Nam tại Phổ Yên, Thái Nguyên có diện tích xây dựng 16,300m2, chủ yếu thi công lắp đặt đường ống HVAC & Process Piping Dự án Weldex Vina tại Bình Xuyên, Vĩnh Phúc có diện tích 10,727m2 Dự án ITM Semiconductor V2-2 Factory tại Từ Sơn, Bắc Ninh có diện tích 16,260m2, tập trung vào Civil & Architecture, Electric Dự án LG Display H2 - Clean Room Work tại An Dương, Hải Phòng có diện tích 168,951m2, chủ yếu lắp đặt phòng sạch đạt tiêu chuẩn loại 1,000 và 10,000 Cuối cùng, Dự án Hanbo Enc Vina tại Khu công nghiệp Bá Thiện 2, Bình Xuyên, Vĩnh Phúc có diện tích xây dựng 13,870m2.
Các công trình lớn đã hoàn thành đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng, góp phần mang lại giá trị lớn cho sự phát triển kinh tế - xã hội.
2.1.2 Sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty
Công ty TNHH SUNGDO ENG VIỆT NAM cam kết tạo ra giá trị và hạnh phúc cho tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhân viên, đối tác và xã hội Chúng tôi đóng góp vào sự phát triển kinh tế xã hội và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp sáng tạo, bền vững trong bối cảnh toàn cầu.
Công ty cần nỗ lực hết mình để làm hài lòng khách hàng, từ đó xây dựng sự tin tưởng vững chắc Đồng thời, việc đồng hành cùng sự phát triển của khách hàng cũng là yếu tố quan trọng để tạo mối quan hệ bền chặt và lâu dài.
Công ty cần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích cán bộ và công nhân viên phát huy tinh thần tự nguyện và đóng góp tích cực cho sự phát triển bền vững của tổ chức trong suốt thời gian công tác.
Công ty cần nỗ lực để tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức và quy tắc xã hội, đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế thông qua các hoạt động xã hội và văn hóa.
Dưới đây là hệ thống đạo đức kinh doanh của công ty:
Hình 2 Hệ thống đạo đức kinh doanh của công ty
Nguồn: Website của công ty
- Tiêu chuẩn hành động: Liên tục cải tiến các quy định thực tiễn và chính sách quản lý đạo đức
- Sự đồng cảm: Giáo dục, thiết lập văn hóa để nâng cao ý thức đạo đức
- Chế độ/ thể chế: Chế độ quản lý đạo đức, tác phong làm việc trong sạch cho cán bộ, nhân viên
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính của công ty
- Xây dựng: Xây dựng nhà để ở; công trình điện, cấp, thoát nước; xây dựng công trình chế biến, chế tạo; xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng là những bước quan trọng trong xây dựng, bao gồm việc làm sạch khu vực thi công Quá trình này cũng liên quan đến việc vận chuyển đất, bao gồm các hoạt động như đào, lấp, san và ủi tại các mặt bằng xây dựng, cũng như đào móng và vận chuyển đất.
Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp, bao gồm hệ thống điện, hệ thống cấp và thoát nước, cũng như lò sưởi và điều hòa không khí, là những dịch vụ quan trọng Ngoài ra, việc lắp đặt các hệ thống xây dựng khác cũng góp phần nâng cao hiệu quả và sự tiện nghi trong các công trình.
Kinh doanh và mua bán bao gồm các hoạt động bán buôn tổng hợp, kinh doanh bất động sản và quyền sử dụng đất Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, môi giới và đấu giá bất động sản cùng với quyền sử dụng đất Ngoài ra, chúng tôi cũng thực hiện tư vấn quản lý, hoạt động kiến trúc và các dịch vụ kỹ thuật liên quan, cũng như dịch vụ hệ thống bảo đảm an toàn Chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác chưa được phân loại và thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật.
Lĩnh vực xây dựng và lắp đặt đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty TNHH SUNGDO ENG VIỆT NAM.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH SUNGDO ENG VIETNAM
(Nguồn: Website của công ty SUNGDO ENG) Tổng giám đốc:
Lãnh đạo cao nhất trong tổ chức công ty, người đứng đầu chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh, ban hành quy định và quyết định cuối cùng, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty Người quản lý này xây dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển và thiết lập mối quan hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, cũng như kiểm tra và phối hợp hoạt động của các bộ phận trong công ty.
Bộ phận quản lý dự án là một phần quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm điều phối và giám sát các dự án Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng của các dự án.
Tìm kiếm, khai thác cơ hội để lập dự án và xúc tiến đầu tư các dự án xây dựng cơ bản
Chủ trì và chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho việc mở rộng đất và các dự án xây dựng cơ bản, đồng thời lập kế hoạch vốn đầu tư hàng năm cho các dự án Ngoài ra, cần kiểm tra và giám sát việc thực hiện kế hoạch đầu tư của các dự án để đảm bảo tiến độ và hiệu quả.
Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty
2.2.1 Khái quát về hoạt động mua hàng của công ty
Công ty hiện đang kinh doanh nhập khẩu hàng hóa từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc và Mỹ, chủ yếu tập trung vào việc cung cấp sản phẩm từ Hàn Quốc Các sản phẩm này phục vụ cho xây dựng công trình nhà ở, đường bộ, hệ thống điện nước, lắp đặt thiết bị công nghiệp, cũng như hệ thống sưởi và điều hòa không khí.
The current suppliers for the company include WORLD STEEL PIPE CO., LTD based in Seoul, South Korea; BEAVER PANEL CO., LTD also from South Korea; K.K MULSAN CO., LTD; and DAEWON ST CO., LTD, among others.
Công ty hiện đang sử dụng nhiều thiết bị quan trọng như tấm panel, ống thép không hợp kim mạ kẽm và ống thép không gỉ, cùng với các sản phẩm như kép hàn bằng thép, cút nối ống, tê nối ống, côn thu, mặt bích, van bướm, kép ren, van bi, và vể chứa Ngoài ra, công ty còn sử dụng máy sấy khi tách ẩm, bộ giải nhiệt khí nén, máy nén khí và tấm lót sàn để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả và chất lượng.
Tấm panel vách ngăn 2 mặt bằng thép, với lõi bông thủy tinh cách nhiệt, được sản xuất tại Hàn Quốc, là giải pháp lý tưởng cho việc phân chia không gian văn phòng, nhà xưởng và kho Sản phẩm này nổi bật với khả năng cách âm, cách nhiệt tốt, chống cháy và chịu áp lực cao, đồng thời dễ dàng lắp đặt Mặc dù giá thành cao hơn so với một số loại vật liệu vách ngăn khác, nhưng những lợi ích mà nó mang lại hoàn toàn xứng đáng.
- Tấm PUR/PIR (Polyurethane) có độ dẫn nhiệt thấp và cách nhiệt vượt trội, đồng thời cũng dễ lắp đặt do độ rắn chắc tuyệt vời của chúng
Tấm bông thủy tinh và đá thủy tinh nổi bật với khả năng chống cháy xuất sắc và khả năng tiêu âm hiệu quả Chúng là giải pháp chống cháy hàng đầu, giúp ngăn chặn sự lan rộng của lửa mà không thải ra khí độc hại Bên cạnh đó, bảng kim loại mang lại vẻ ngoài đẹp mắt và đơn giản cho không gian.
Ống thép không hợp kim mạ kẽm, loại hàn theo chiều dọc với mặt cắt ngang hình tròn, là cút nối ống bằng thép lý tưởng cho hệ thống đường ống nước Sản phẩm có xuất xứ từ Hàn Quốc, nổi bật với độ bền cao, khả năng chống ăn mòn và chịu nhiệt tốt.
- Ống thép không gỉ STS 304, loại hàn điện trở theo chiều dọc, sử dụng cho đường ống dẫn khí; xuất xứ tại Hàn Quốc
Côn thu và tê nối ống bằng thép không gỉ loại hàn, cùng với máy sấy khí tách ẩm do công ty Eunha Air Technology Co., Ltd sản xuất, đều là những sản phẩm chất lượng cao đến từ Hàn Quốc Ngoài ra, bể chứa bằng thép dùng để chứa nước, được sản xuất bởi DINNO TECH ENC, cũng mang lại sự tin cậy và hiệu suất tối ưu cho người sử dụng.
- Tấm lót sàn bằng nhựa PVC, xuất xứ tại Trung Quốc
Máy nén khí ly tâm là thiết bị quan trọng trong nhà xưởng và hệ thống lạnh, được thiết kế để lắp đặt trên khung di động có bánh xe Sản phẩm này được sản xuất bởi IHI Rotating Machinery Engineering, có nguồn gốc từ Nhật Bản.
Trục vít nén khí do KOBE STEEL, LTD sản xuất, có nguồn gốc từ Mỹ Sản phẩm được phân phối qua các chi nhánh của công ty trên toàn quốc và trực tiếp đến các nhà thầu xây dựng các công trình Đối tượng khách hàng chính bao gồm doanh nghiệp, nhà máy và cơ sở sản xuất.
Chi phí mua hàng năm 2023:
Bảng 3 Chi phí mua hàng của công ty năm 2023 (VNĐ)
Tháng Số đơn đặt hàng Chi phí mua hàng
Nguồn: Phòng kế toán của công ty
Chi phí mua hàng của công ty gặp nhiều bất cập do sự biến động của nhu cầu và lượng đặt hàng không ổn định qua các tháng, mặc dù giá trị của các lô hàng lại rất lớn.
Khoảng đầu năm, từ tháng 1 đến tháng 3, nhu cầu mua hàng tăng cao, trong khi cuối năm, chỉ từ tháng 11 đến tháng 12 mới có đơn hàng trở lại, nhưng với số lượng rất ít Sự biến động này phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan đến việc xây dựng và thi công các công trình.
Các công trình như nhà ở và công trình giao thông thường được thi công vào mùa khô, từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau, để đảm bảo chất lượng và tránh ảnh hưởng của thời tiết Mưa gió có thể gây ra nhiều khó khăn trong quá trình thi công, như sạt lở đất và ngập lụt, ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành.
Yêu cầu của chủ đầu tư: Các chủ đầu tư cũng có thể yêu cầu thi công xây dựng vào một thời điểm cụ thể nào đó
Công ty không nhập đơn hàng từ tháng 7 đến tháng 10 vì đang trong quá trình xây dựng và hoàn thành các dự án chưa xong Thêm vào đó, nguyên vật tư hiện có đủ để sử dụng, do đó không cần thiết phải nhập thêm.
2.2.2 Hoạt động mua hàng tại công ty
Quy trình mua hàng của công ty: Công ty có quy trình mua hàng rõ ràng và linh
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm và tiếp nhận hàng hóa, quy trình bao gồm các bước quan trọng như xác định nhu cầu mua hàng, lập kế hoạch, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, xác nhận và kiểm tra hàng hóa, thanh toán, và theo dõi hiệu suất nhà cung cấp.
Khi có dự án mới, phòng quản lý dự án sẽ đề xuất nhu cầu mua hàng và vật tư cho bộ phận mua hàng Bộ phận này sẽ tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, có thể là những nhà cung cấp đã hợp tác lâu dài hoặc mới thông qua các trang B2B lớn như Alibaba Sau khi đảm bảo các tiêu chí sản phẩm, quá trình đàm phán và nhận báo giá sẽ diễn ra, rồi gửi cho Giám đốc phê duyệt và soạn thảo hợp đồng mua bán Nhà cung ứng sẽ gửi phiếu nhận hàng cùng hàng hóa để bên thi công kiểm tra về chất lượng và số lượng Cuối cùng, phòng kế toán sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung ứng và phòng mua hàng sẽ đánh giá nhà cung cấp.
Dưới đây là quy trình mua hàng cụ thể tại công ty SUNGDO ENG Việt Nam:
Hình 5 Sơ đồ quy trình mua hàng của công ty SUNGDO ENG VIỆT NAM
Nguồn: Phòng mua hàng của công ty Bước 1 Xác định nhu cầu mua hàng của công ty
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT CHO CÔNG TY TNHH SUNGDO
Mục tiêu và phương hướng phát triển Công ty
3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty
Mục tiêu phát triển dài hạn của công ty là đạt tăng trưởng doanh thu 20% mỗi năm trong giai đoạn 2020 đến 2025 Đến năm 2025, tổng giá trị đơn hàng dự kiến sẽ đạt 5 nghìn tỷ đồng, với doanh thu ước tính đạt 4 nghìn tỷ đồng.
Công ty SUNGDO ENG VIỆT NAM tự hào là một tập thể gắn bó, luôn đồng hành cùng gia đình, chia sẻ niềm hạnh phúc và thể hiện sự đồng cảm, thấu hiểu lẫn nhau Chúng tôi hoạt động dựa trên nền tảng đạo đức vững chắc.
3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty
Công ty sẽ tận dụng nguồn tài chính ổn định để đầu tư mạnh mẽ vào cải tiến trang thiết bị và công nghệ thi công, nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình Mục tiêu là tiết kiệm chi phí và rút ngắn tiến độ thi công, đồng thời hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng năng lực và tiếp cận các dự án lớn hơn.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý chi phí bằng cách thực hiện các biện pháp mua hàng hiệu quả, đảm bảo vật liệu chất lượng cao với giá cả cạnh tranh Đồng thời, quản lý lao động, thiết bị và các tài nguyên khác một cách hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và tăng cường năng suất.
Phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức cho lực lượng lao động, giúp họ theo kịp những tiến bộ trong ngành Để đạt được điều này, cần cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển toàn diện, đồng thời thúc đẩy văn hóa học tập liên tục và khuyến khích cải tiến trong nhân viên.
Để mở rộng phạm vi hoạt động, doanh nghiệp cần đa dạng hóa sang các phân khúc ngành mới và mở rộng hoạt động sang các quốc gia hoặc khu vực lân cận, nơi có nhu cầu cơ sở hạ tầng ngày càng gia tăng.
Kiến nghị, đề xuất nâng cao hoạt động mua hàng của công ty TNHH
❖ Tối ưu thời gian vận chuyển hàng hóa
Công ty cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng về họ, bao gồm lịch sử giao hàng và đánh giá từ khách hàng trước khi quyết định đặt hàng Nên ưu tiên những nhà cung cấp có kinh nghiệm trong vận chuyển quốc tế và có danh tiếng tốt để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian.
Lên kế hoạch đặt hàng sớm là điều cần thiết, đặc biệt là vào những dịp cao điểm như lễ Tết, để tránh tình trạng giao hàng chậm do lượng đơn hàng tăng cao.
Theo dõi đơn hàng là rất quan trọng; hãy sử dụng mã theo dõi vận chuyển để kiểm tra thường xuyên tình trạng đơn hàng của bạn Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào, đừng ngần ngại liên hệ với nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển để được hỗ trợ kịp thời.
Chọn phương thức vận chuyển phù hợp là yếu tố quan trọng, tùy thuộc vào nhu cầu và loại hàng hóa Các phương thức như đường hàng không, đường biển và đường bộ đều có những ưu và nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và độ an toàn của hàng hóa.
Hiểu rõ quy định hải quan là rất quan trọng để tránh tình trạng hàng hóa bị tạm giữ hoặc chậm trễ Việc nắm vững các quy định của nhà nước sẽ giúp bạn xử lý thủ tục hải quan một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
❖ Tăng cường mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp
Công ty hiện nay chủ yếu hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy, nhưng cần đa dạng hóa lựa chọn để phòng ngừa rủi ro và đảm bảo có sự thay thế kịp thời Để nâng cao hiệu quả hợp tác, công ty cần thường xuyên đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, uy tín, khả năng sản xuất, dịch vụ kỹ thuật và trách nhiệm xã hội.
Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng, bao gồm việc thanh toán đúng hạn để nhận thông tin cập nhật về thị trường và sản phẩm mới Sự hợp tác này không chỉ giúp cả hai bên cùng phát triển mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc cho mối quan hệ lâu dài.
Cùng với nhà cung cấp, chúng tôi phát triển các giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình mua hàng Đồng thời, tổ chức hội nghị và hội thảo để chia sẻ kinh nghiệm và tạo cơ hội học hỏi lẫn nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
❖ Nâng cao năng lực và đánh giá nhân sự Đào tạo nhân viên có một kiến thức chuyên sâu, am hiểu về hoạt động mua hàng,
Nhân viên cần nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng đàm phán, thương lượng cũng như quản lý hợp đồng Việc không ngừng học hỏi và cải thiện trình độ ngôn ngữ sẽ giúp quá trình đàm phán và thương thảo hợp đồng diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
Công ty nên tổ chức đào tạo nhân viên về quy định và quy trình nhập khẩu quốc tế, cũng như kiến thức về thị trường và văn hóa của các nước Ngoài ra, khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học và hội thảo chuyên ngành về mua hàng để cập nhật kiến thức mới.
Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thoải mái cho đội ngũ mua hàng là rất quan trọng Cần xây dựng một không gian làm việc cởi mở, tôn trọng và hợp tác giữa các thành viên Đào tạo về đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và quy trình mua hàng sẽ giúp nâng cao nhận thức về trách nhiệm và hành vi đúng đắn của nhân viên Đồng thời, áp dụng các chính sách đãi ngộ, khen thưởng cho nhân viên có thành tích tốt và kỷ luật những vi phạm để đảm bảo chất lượng công việc Bên cạnh đó, cung cấp chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi khác cho nhân viên cũng là điều cần thiết.
Nhân viên xuất sắc trong việc đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, giúp công ty tiết kiệm chi phí, đã được khen thưởng bằng tiền thưởng và giấy khen Đồng thời, nhân viên cũng thường xuyên cập nhật thông tin thị trường và đề xuất các giải pháp mua hàng hiệu quả, được ghi nhận bằng lời khen ngợi trước tập thể và tạo cơ hội thăng tiến.
Nhân viên luôn hoàn thành công việc đúng hạn và đảm bảo chất lượng hàng hóa: Khen thưởng bằng quà tặng, tăng thưởng số cuối năm,
Nhân viên đi làm muộn cần được nhắc nhở về tầm quan trọng của việc đúng giờ để không làm ảnh hưởng đến công việc chung Việc phê bình nên được thực hiện một cách tế nhị, tránh gây bẽ mặt hoặc tổn thương cho nhân viên, nhằm tạo ra môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự cải thiện.
Việc nhân viên không kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa trước khi nhận có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập hàng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, cần phê bình nhân viên và giải thích rõ ràng về tác động của việc nhập hàng sai sót Một giải pháp hiệu quả là tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kiểm tra chất lượng hàng hóa, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và trách nhiệm trong công việc.
Nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc và thường xuyên lơ là nhiệm vụ cần phải được phê bình và cảnh cáo về những vi phạm của mình Nếu tình trạng này không được cải thiện, có thể cân nhắc áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc hơn.