Tiểu luận - Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình - đề tài - Kỹ năng viết thư tín

CHỦ ĐỀ

Kỹ năng viết thư tín

Phần 1 Khái niệm và cấu trúc

Phần 3: Phân loại thư tín

Phần 2: Nguyên tắc viết thư tín

Phần 4: Những lưu ý khi dùng thư điện tử

NỘI DUNG

Phần 1: Khái niệm và cấu trúc

1 Khái niệm thư tín

Thư tín là loại văn bản được

viết để trao đổi thông tin giữa

các cá nhân hoặc tổ chức.

* Các hình thức phổ biến của thư tín:

Thư viết trên giấy 1

2 3

Tin nhắn qua điện thoại 4

Thông tin chứa đựng trong băng, đĩa Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi đi

từ 1 địa chỉ đến địa chỉ người nhận

* Vai trò của thư tín

Content 03

Trong đời sống Trong kinh doanh

-Duy trì mối quan hệ

- Tính bảo mật và sự thuận tiện

- Phục vụ như 1 bằng chứng

- Trợ giúp trong việc

Tên và địa chỉ người nhận

Lời chào mở đầu thư 4

Add Your Text

tín

V/v: Tìm hiểu thông tin sản phẩm nội thất

Thưa quý công ty

1) Chất lượng, giá cả và độ bền của ghế Sofa lọai I, II, III.

2) Chất lượng, giá cả và tuổi thọ của các loại đèn.

3) Chế độ bảo hành của tất cả các sản phẩm.

Những thông tin này sẽ giúp cho chúng tôi quyết định ký hợp đồng với quý công ty

 

Vui lòng liên hệ theo địa chỉ công ty hoặc qua email khanhtuong@yahoo.com Chúng tôi

hy vọng sẽ là khách hàng lâu dài của quý công ty

* Cách thức trình bày thư tín

Dùng cho thư tín bằng giấy:

Hình thức của thư tín tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận Bao gồm:

- Chất lượng giấy tốt

- Màu sắc của giấy

- Kich thước của giấy

- Cách gấp thư phải chuẩn

- Khoảng cách trình bày cân đối

- Ngôn ngữ sử dụng phải rõ ràng

*Một số thiết kế hình thức thư:

Prudential Finance

Saigon Trade Centre

37 Ton Duc Thang, District1, HCMC

 

- 

- 

-

- 

-

- 

-

- 

 

-Hình a Thiết kế thư có 3 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn kết ngắn, đoạn giữa dài hơn

First National Bank

789 Seventh Avenue

Clevenland, OH89283  

Quy trình 5D khi viết

Quy trình 5D khi viết thư tín

Quy trình 5D khi viết thư tín

6 Viết một đoạn quá dài

7 Viết một câu quá dài

8 Từ ngữ, cách xưng hô

không phù hợp

9 Văn phong không phù hợp

10 Bố cục trình bày kém

Chiến thuật GIRO

Orchestration action (Lên kế hoạch hành động)

Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại)

Gaining

attention (Tạo

sự chú ý)

Chiến thuật GIRO

Những điểm cần lưu ý:

•Luôn giữ đạo đức, chữ tín, không hứa bừa, hứa hảo

•Không phóng đại quá mức, không nịnh hót, sáo rỗng

•Tự tin, cách hành văn quả quyết nhưng không áp đặt đối tác

•Những lập luận phải có tính khoa học, hợp lý

•Chú ý ảnh hưởng của văn hóa dân tộc đến cách viết thư

Phần 3: Phân loại thư tín

Thư thông thường Thư thương mại

Thư thông thường

Là loại thư viết trên giấy bằng chữ viết thông

Thư thương mại

Thư giao dịch thương

mại

Thư xã giao trong kinh doanh

1 Thư giao dịch thương mại

Thư khiếu nại

Thư đặt hàng

Thư trả lời hoặc từ chối thư khiếu nại

Thư xác nhận hoặc từ chối thư đặt hàng

Thư thuyết phục

Một số loại thư khác

Thư khiếu nại

Đưa ra thông tin và đề nghị

Cung cấp lý do, dẫn chứng để thuyết phục

Đưa ra lời khen ngợi động viên

Viết lời cảm ơn

Hẹn sớm nhận được phương án giải quyết

Thư trả lời khiếu nại

Trả lời thư khiếu nại ngay khi nhậ được

Khẳng định yêu cầu đang được doanh nghiệp

đáp ứng, nêu thời gian cụ thể

Thuyết phục KH thông cảm về sai sót

Gửi lời xin lỗi và cảm ơn vì đã làm phiền

Thư từ chối khiếu nại

Trả lời thư khiếu nại ngay khi nhận được thư

Gửi lời thông cảm, chia sẻ về những khiếu nại

được giúp đỡ

Thư yêu cầu

sự chiếu cố

2 Thư xã giao trong kinh doanh

Thư chúc mừng

Thư mời

Thư cảm ơn

Thư chia buồn

Thư thăm hỏi

Thư cảm ơn

Yêu cầu: ngắn gọn, chân thực,

tình cảm, nên viết thư tay

Thư chia buồn

Yêu cầu: ngắn gọn, tình cảm, chân thành,

khẩn trương

Nội dung:

- Nhân danh ai?

- Chia buồn với ai?

- Tin buồn gì?

- Bày tỏ cảm xúc khi nhận được tin buồn

- Cầu mong cho họ điều gì?

Thư thăm hỏi

Yêu cầu: ngắn gọn, tình cảm, thể hiện hành

3,Một số chú ý khi dùng thư điện tử

+ Đặt tên địa chỉ mail

+ Trả lời email sớm nhất có thể

+Đặt tiêu đề cho thư ( Bao quát được nội dung của thư)

+ Nếu có file đính kèm phải đặt tên file rõ ràng

+ Có chữ ký tự động và thông tin cá nhân cụ thể

+ Chú ý cách sử dụng ngôn ngữ, cách trình bày và lỗi

chính tả

+ Đọc lại thư trước khi gửi

+ Khi thay đổi địa chỉ email cần phải báo

Những lưu ý khi viết một bức thư Tiếng

anh

1 Lời chào đầu thư

Có rất nhiều lời chào đầu thư nhưng việc lựa chọn từ ngữ thích

hợp với tình huống và người nhận thư là rất quan trọng

Những lời chào đầu thư thường dùng:

Dear Bill, (Bill thân mến)

2 Lời chào cuối thư

Lời chào đầu thư và lời chào cuối thư phải

phù hợp và thống nhất với nhau và với nội dung bức thư về văn phòng, mức độ trang trọng hay thân mật

Thank you for

watching !