Tiểu luận - giao tiếp kinh doanh - đề tài - TỔ CHỨC CUỘC HỌP

TỔ CHỨC CUỘC HỌP... Thành viên tham dự + Lập danh sách những người tham dự cuộc họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự cuộc họp từ đầu tới cuối cuộc họp hay không có th

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Cuộc họp cung cấp thông

tin

Hình thức họp căn bản

Họp tìm giải pháp cho vấn

đề

Họp ra quyết định tiến tới hành

động

Cách tiến hành cuộc họp

CHUẨN BỊ

A Thời gian và địa điểm

Xác định ngày họp

Xác định giờ họp

Xác định địa điểm

B Thành viên tham

dự + Lập danh sách những người tham dự cuộc họp, và cân

nhắc xem mỗi người có cần tham dự cuộc họp từ đầu tới cuối cuộc họp hay không ( có thể họ tham dự qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một thời điểm nhất định)

+ Thông báo với người tham dự về ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họp ( người tham dự phải nghiên cứu chương trình cuộc họp, lên kế hoạch tham gia xây dựng cuộc họp)

C Chuẩn bị nội dung

+ Biên soạn chương trình cuộc họp cần ngắn gọn,

dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin liên quan + Chuẩn bị văn kiện và tài liệu cuộc họp

+ Phân công người tổ chức ( nêu ra nội dung sự kiện, mục tiêu cần đạt, mời người tam dự)

+ Phân công người điều hành ( cần làm những việc như quản lí diển biến, phương pháp, kĩ thuật sử

dụng)

+ Phân công người theo dõi thời gian

+ Phân công người trình bày kêt quả

+ Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp)

D Chuẩn bị trang thiết bị

+ Máy chiếu đa năng + Đèn chiếu

+ Phim đèn chiếu + Bảng kẹp giấy, bảng trắng, bẳng mềm + Bàn ghế, hệ thống âm thanh, máy quay phim tivi.vcd, màn hình

+ Dây dẫn, phích chuyển + Bút viết, giấy A0, a4, thẻ màu…

TRONG CUỘC HỌP

 Đầu tiên, có thái độ tích cực, y phục gọn gang

 Sáng tạo và một ít hài hước khi giới thiệu các thành viên tham dự

Dẫn dắt cuộc họp

+ Dành thời gian trò chuyện và nghe mọi người nói

+ Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt

+ Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình

+ Sử dụng những “kỹ năng động não”

+ Ghi lại ý tưởng và lưu ý trên 1 biểu đồ

minh họa + Đưa ra câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người

+ Thực hiện theo đúng lịch trình cuộc họp + Bám sát chủ để của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình

Vai trò của chủ tọa

Khi mọi người đưa ra ý kiến cần:

 Không phản đối ý kiến đưa của người khác, không áp đảo tinh thần người khác

 Nhận xét tích cực trước khi phê bình một ý kiến hay kế hoạch

 Dự đoán các yếu tố tâm lí trong cuộc họp

Nếu trong cuộc họp có sự mâu thuẫn

nảy sinh Nếu không khí cuộc họp hỗn loạn

Kết thúc cuộc họp

 Ghi biên bản cuộc họp

 Hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc

họp

 Bế mạc cuộc họp và gửi lời cám ơn những người đã tham

dự cuộc họp.

Những vấn đề khác

• Lên kế hoạch thất bại

• Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn

• Cố gắng tiết kiệm tiền

• Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn

• Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo

• Lờ đi yếu tố bất ngờ

• Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng

• Ký những bản hợp đồng không rõ rang

Trước cuộc họp

Những lỗi thường mắc khi tổ chức cuộc họp

 Vội vàng đánh giá bình phẩm ý kiến đưa ra

 Hay tán thưởng ý kiến nào đó khi cảm thấy nó hay, và áp

dụng tốt

 +Thường hay cứ liên hệ với tác giả của ý tưởng đó với tác giả của nó

 Thường hay gi lại những ý kiến mình cho là hay mà không gi lại hết tất cả các ý kiến

Trong cuộc họp

Sau cuộc họp

 Thường hay không tổ chức lại cuộc họp lại để thông báo cho các thành viên những việc cần phải làm với cái ý tưởng được chọn

 Thường hay lựa chọn ý tưởng không trên cơ sở của các ý tưởng khác nhau

Về hình thức cuộc họp

 Các thiết bị trong cuộc họp không đáp ứng đươc nhu cầu của

cuộc họp

 Thông báp cho người tham dự cuộc họp quá sát giờ họp gây khó khăn trong quá trình dự họp

 Sắp xếp các vị trí ngồi của các vị trí trong công ty không hợp lý

 Các thông báo về địa điểm và nội dung cuộc họp bị thay đổi

 Công tác ngoài lề trước và sau cuộc họp chưa chuẩn bị được tốt như vấn đề nghĩ giải lao giữa cuộc họp, không chuẩn bị nơi nghĩ cho những người từ xa tới dự họp

Những giải pháp khắc phục

lỗi

 Tạo điều kiện để mọi người đưa ra sáng kiến của mình

 Không bình luận, đánh giá các ý kiến ngay tại cuộc họp

 Tránh việc gắn cá nhân với ý tưởng đưa ra

 Các thiết bị trong cuộc họp phải đảm bảo luôn hoạt động

trong cuộc họp

 Vận dụng các kỹ năng mềm để giảm thiểu các vấn đề có thể

phát sinh trong cuộc họp

 Người tham dự cũng cần có các kỹ năng : lắng nghe, kỹ năng

làm việc nhóm, thái độ hợp tác…

Ngôn ngữ hình thể trong cuộc họp

 Buồn giận: thở dài, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón tay…

 Lo lắng: huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, lắc tiền hoặc chìa khóa…

 Hợp tác: tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ

từ tay đến mặt…

 Tự tin: có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm

nở, quay lưng vào người khác…

Các bí quyết để thắng trong các cuộc tranh luận

1 Tôn trọng ý kiến người khác

2 Đặt mình vào hoàn cảnh người khác

3 Để người khác có cơ hội lên tiếng

4 Cởi mở và chân thành

5 Cảm thông với những mong muốn của đối phương

6 Thiết lập các luận cứ vững chắc

7 Biết dừng lại đúng lúc

CÁM ƠN THẦY VÀ CÁC BẠN ĐÃ

CHÚ Ý LẮNG NGHE