Quản trị mua hàng nâng cao quy trình mua hàng của công ty tnhh nhPHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN ii LỜI CAM ĐOAN iii LỜI CẢM ƠN iv MỤC LỤC v MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP viii DANH MỤC VIẾT TẮT ix DANH MỤC CÁC BẢNG x DANH MỤC CÁC HÌNH xi PHẦN A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng 4
Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
Nguyễn Vũ Thanh (2022) đã thực hiện một báo cáo thực tập tại Trường Đại học Văn Lang, trong đó phân tích thực trạng vận hành quy trình mua hàng xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Lạnh Hưng Trí Báo cáo này cung cấp cái nhìn sâu sắc về những thách thức và cơ hội trong quy trình mua hàng của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.
Nguyễn Minh Thành, 2011 Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ Phần XNK tạp phẩm Hà Nội Báo cáo thực tập Trường Đại học Ngoại Thương.
Nguyễn Thị Thùy Diệu (2020) đã thực hiện một nghiên cứu sâu sắc về hoạt động tạo nguồn và thu mua nguyên vật liệu đầu vào tại Công ty TNHH sinh dược phẩm Hera trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Trường Đại học Huế Nghiên cứu này không chỉ phân tích quy trình thu mua mà còn đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất cho công ty.
Vương Ngọc Khoa, 2011 Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ in ấn bao bì
Tín Thành Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Kỹ Thuật Công
Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh.
Võ Thị Thúy Phượng (2019) đã nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng ngành y tế Tiền Giang trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Trường Đại học Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình đấu thầu và quản lý dự án, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả trong lĩnh vực y tế.
Huỳnh Thị Thu Thảo (2016) đã thực hiện một báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Trường Đại học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh, tập trung vào việc nâng cao công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần tổng hợp Việt Phú Báo cáo này cung cấp những phân tích và đề xuất nhằm cải thiện quy trình quản trị mua hàng, góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động của công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của Công ty TNHH NH Việt Nam.
3.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được mục tiêu trên đề tài nghiên cứu khoa học cần hoàn thiện các mục tiêu sau:
Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về bản quản trị mua hàng
Bài viết này sẽ tìm hiểu và đánh giá quy trình mua hàng hiện tại tại Công ty TNHH NH Việt Nam, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị mua hàng tại công ty Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình mua sắm, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa chi phí.
Phương pháp nghiên cứu
Nhóm tác giả chủ yếu áp dụng phương pháp nghiên cứu thu thập số liệu thứ cấp, tham khảo tài liệu liên quan tại Công ty TNHH NH Việt Nam cùng với các báo cáo từ tạp chí khoa học, tài liệu nghiên cứu, sách và nguồn internet Mục tiêu là tổng quan lý thuyết phục vụ cho luận văn.
6 Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng
Nghiên cứu này cung cấp tài liệu quý giá cho doanh nghiệp trong việc nắm bắt hoạt động mua hàng, tối ưu hóa chi phí và thời gian sản xuất, từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho Công ty TNHH NH Việt Nam Bài viết đề xuất các giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng, góp phần tăng cường lợi nhuận và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Bố cục của bài báo cáo
Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài còn có phần nội dung được trình bày theo 3 chương như sau:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Cơ sở lý thuyết về quy trình mua hàng
Mua hàng là hoạt động quan trọng đầu tiên để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các yếu tố đầu vào, đáp ứng đúng quy cách, chủng loại và chất lượng Điều này nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng và phù hợp với kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp.
Dưới góc độ quản trị, mua hàng và bán hàng có những khía cạnh trái ngược nhau Trong khi bán hàng tập trung vào việc tạo ra và gia tăng nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ, thì mua hàng lại phản ánh việc trì hoãn hoặc từ chối nhu cầu cho đến khi tìm được điều kiện mua sắm hợp lý Thực tế, mua hàng thể hiện mối quan hệ giữa con người với nhau.
Mua hàng là quy trình quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm việc nghiên cứu và thảo luận với nhà cung cấp về điều kiện mua bán Quy trình này bao gồm thực hiện các thủ tục giao dịch, thanh toán và logistics, nhằm đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng và cơ cấu Mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng cho khách hàng với chi phí tối ưu nhất.
Quản trị mua hàng là quy trình tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát và điều hành các hoạt động mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại nhằm phục vụ cho việc bán hàng Quy trình này có thể được tiếp cận từ hai cách khác nhau.
Quản trị mua hàng là một quá trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp thương mại, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị mua hàng là một quá trình quan trọng bao gồm các bước như xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, cũng như kiểm tra việc giao nhận hàng hóa.
Cơ sở lý thuyết về quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, bao gồm việc thiết lập mua sắm hàng hóa phục vụ sản xuất và vận hành Quy trình này giúp tối ưu hóa giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả tối đa trong mua sắm, từ đó quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ trong ngành.
Hình 1.1: Quy trình mua hàng P2P
Thanh toán/ Đánh giá hiệu suất
Tạo lập hợp đồng/ đơn hàng
T Tiếp nhận hàng hóa/ dịch vụ
Dự báo và lên kế hoạch
Xác định/ lựa chọn NCC Xác định nhu cầu
Các loại hàng hóa được mua tại Doanh nghiệp
Các tổ chức thường mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau, và mỗi giao dịch mua đều phản ánh sự cân bằng giữa khả năng sản xuất nội bộ và nhu cầu mua sắm bên ngoài Quyết định mua sắm trở nên đơn giản đối với một số mặt hàng, nhưng việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho các mặt hàng cần thiết vẫn là một thách thức lớn Tất cả các công ty đều cần những sản phẩm như thiết bị sản xuất, máy tính và văn phòng phẩm để duy trì hoạt động liên tục.
Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Bán thành phẩm/ linh kiện.
Nguyên liệu, phụ kiện cho quá trình sản xuất.
Mục tiêu nhiệm vụ mua hàng
Đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu.
Quản lý nguồn cung nguyên vật liệu hiệu quả.
Quản lý hiệu quả nhà cung cấp.
Thiết lập mục tiêu phù hợp.
Thiết lập chiến lược cung cấp để hỗ trợ mục tiêu của doanh nghiệp.
Vai trò và Trách nhiệm của Mua hàng
Chi phí thấp Cung ứng kịp thời Chất lượng
Yêu cầu về dự báo và kế hoạch Lựa chọn và ký hiệu nhận dạng
Chuẩn bị hợp đồng Nhận và kiểm tra Giải quyết và thanh toán hóa đơn
Hình 1.2: Vai trò và Trách nhiệm mua hàng
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NH VIỆT NAM
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
Công ty Pra, được thành lập vào năm 1916, đã được CD&R mua lại vào tháng 7 năm 2021 CD&R cũng đã công bố một thỏa thuận dứt khoát để mua lại Fort và có kế hoạch kết hợp hai công ty này.
NH và Fort Dearborn Đến tháng 11 năm 2021 sự kết hợp giữa hai công ty đã kết thúc và Công ty chung sẽ có tên là
Corporation đã phát triển trở thành một trong những nhà viên và điều hành 109 cơ sở sản xuất nhãn tại hơn 26 quốc gia hiện nay
Hình 2.1: - Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của NH
Bảng 2.1: Thông tin về Công ty TNHH NH Việt Nam
Tên công ty Công ty TNHH NH Việt Nam
Tên quốc tế VIETNAM COMPANY LIMITED
Mã số thuế 370402229830 Đại diện pháp luật
Mã 1811: Ngành in ấn (chi tiết: Sản xuất và in nhãn chất lượng cao)
Quản lý bởi Cục Thuế Tỉnh
Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN Điện thoại 027434444445
Website https://www /en/plants/vn
Hình 2.2: Trụ sở Công ty TNHH NH Việt Nam
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi
2.1.3.1 Tầm nhìn Được công nhận là một nhà cung cấp nhãn toàn cầu cho các công ty sản xuất bao bì đa quốc gia ở khu vực Châu Á.
Nhà sản xuất nhãn dẫn đầu và được yêu thích ở khu vực Đông Nam Á.
Chúng tôi cung cấp các giải pháp nhãn hàng hàng đầu toàn cầu, giúp khách hàng xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và gia tăng giá trị cho các đối tác, cổ đông và cộng đồng mà chúng tôi phục vụ.
Chúng ta tiến hành kinh doanh một cách an toàn, đạo đức và hợp pháp
Chúng ta mong đợi mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm với công việc của mình, hành xử với sự cởi mở, trung thực và thành thật.
Chúng ta đối xử với nhau một cách tôn trọng và xây dựng niềm tin bằng cách làm những gì chúng ta nói chúng ta sẽ làm.
Chúng ta luôn tự hào rằng chúng ta luôn đặt tinh thần trách nhiệm lên hàng đầu
Chúng ta là những người luôn có quyết tâm tham gia và có động lực cao, là người biết trân trọng những thử thách.
Chúng ta luôn đặt nhu cầu của khách hàng và công ty lên trên lợi ích cá nhân.
Tính sáng tạo là yếu tố quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh doanh, giúp chúng ta luôn hướng tới tương lai và phát triển những ý tưởng mới mẻ Việc áp dụng sự sáng tạo không chỉ thúc đẩy đổi mới mà còn tạo ra cơ hội cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nổi bật trên thị trường.
Chúng tôi khuyến khích mọi cá nhân trong tổ chức đóng góp những ý tưởng sáng tạo và đánh giá cao sự đa dạng trong quan điểm từ các thành viên có chuyên môn khác nhau.
Chúng ta tìm kiếm những tài năng tốt nhất, và từ đó, chúng ta thúc đẩy họ học tập và phát triển hơn nữa.
Chúng ta luôn truyền đạt những mục tiêu và sự kỳ vọng của mình một cách rất rõ ràng
Chúng ta sẽ không ngừng nghỉ theo đuổi những cải tiến liên tục và đối đầu với những sự thay đổi mới thật mạnh mẽ.
Chúng ta luôn nuôi dưỡng các mục tiêu kinh doanh ngắn, trung và dài hạn của mình.
Chúng ta mong muốn giành chiến thắng, chiến thắng với những tiêu chuẩn cao nhất, và từ đó chúng ta ăn mừng những thành công của mình
Chúng ta tích cực tìm cách phát triển và quảng bá từ bên trong cốt lõi
Chúng ta là kết quả của việc điều khiển nhân sự ở mức độ tập trung cao, với tốc độ và sự áp dụng kỷ luật nghiêm khắc.
Công ty NH, được thành lập và khởi nghiệp như một doanh nghiệp gia đình trong ngành in bao bì, hiện có bốn nhà máy sản xuất tại Melbourne (Úc - trụ sở chính), Kuala Lumpur (Malaysia), Thành phố Hồ Chí Minh (Việt Nam), Jakarta (Indonesia) và Manila (Philippines) Tập đoàn này có tổng cộng khoảng 300 nhân viên.
NH bắt đầu là nhà máy in kỹ thuật chữ nổi ở Clayton và được phát triển bởi gia đình McNamara, NH mở rộng sang in offset.
NH đã trở thành công ty nhãn đầu tiên giới thiệu việc sản xuất nhãn keo tự dính dạng cuốn chất lượng cao và kỹ thuật in chữ nổi.
NH là đơn vị tiên phong trong phát triển nhãn nhiều lớp, bao gồm Labelfold TM và được cấp bằng sáng chế Double Label, hiện đang được phổ biến rộng rãi trên thị trường.
NH đã phát triển và giới thiệu nhãn keo tự dính dạng cuộn đầu tiên tại Úc, hiện nay sản phẩm này đã trở thành lựa chọn phổ biến trên toàn cầu.
NH kết hợp với bưu chính Úc, NH đã sáng chế và được cấp bằng sáng chế về sản xuất vỏ và tem bưu chính đầu tiên ở Úc.
NH được cấp bằng sáng chế quốc tế Fix-a-Form TM cho Úc và Châu Á.
Vào năm 1993, nhằm hỗ trợ sự phát triển của khách hàng đa quốc gia tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, ngân hàng đã thành lập một công ty con tại Kuala Lumpur, Malaysia.
NH đã giới thiệu kỹ thuật in offset kết hợp để duy trì vai trò dẫn đầu về công nghệ in và sản xuất chất lượng cao.
NH đã cho ra đời hệ thống kiểm màu 100% cho việc kiểm tra nhãn kỹ thuật số
Tháng 5 năm 2004: Để thực hiện cam kết vùng một nhà máy mới được thành lập ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Tiếp nối theo cam kết, mới đây nhất NH đã thành lập một nhà máy ở Jakarta (Indonesia).
NH đã mua máy in kỹ thuật số HP WS6000HP cho việc in và sản xuất chất lượng cao.
NH đã mua thêm loại máy in mới là máy in kỹ thuật số HPIndigo 30000.
Năm 2016: NH kỷ niệm 100 năm kinh doanh.
Công ty Multi-Fl Corporation (NH), chuyên cung cấp giải pháp nhãn hàng đầu toàn cầu, đã ký kết thỏa thuận bán cho Clayton, Dubilier & Rice (CD&R) Đồng thời, CD&R cũng thông báo đã đạt được thỏa thuận mua lại Fort Dearborn từ Advent International Kế hoạch của CD&R là kết hợp NH và Fort Dearborn để hình thành một công ty giải pháp nhãn toàn cầu, phục vụ cho các công ty hàng tiêu dùng đóng gói trên toàn thế giới.
Sự kết hợp giữa hai công ty đã kết thúc và Công ty chung sẽ có tên là Multi-Fl Corporation.
Năm 2016: NH đạt giải Đồng Nhãn Châu Á (Bronze Asian
Hình 2.4: Giải thưởng Đồng Nhãn Châu Á 2016
Năm 2016: Giải thưởng Nhãn Bạc Châu Á (Silver Asian Label Awards)
Hình 2.5: Giải thưởng Nhãn Bạc Châu Á 2016
26/4/2019: NH đạt Chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Hình 2.6: Chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
2.1.6 Các sản phẩm nổi bật
Multi-Fl Corporation là một trong những công ty nhãn hàng lớn nhất toàn cầu, hoạt động trong các lĩnh vực như đồ uống, rượu và rượu mạnh, thực phẩm và sữa, chăm sóc cá nhân và làm đẹp, chăm sóc gia đình và giặt là, chăm sóc sức khỏe, đồ đựng và kỹ thuật, cũng như ô tô và hóa chất.
Công ty hiện đang phục vụ các phân khúc thị trường chủ yếu trên toàn cầu thông qua các hoạt động tại Bắc Mỹ, Mỹ Latinh, EMEA (Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi) và khu vực Châu Á Thái Bình Dương.
Hình 2.7: Các sản phẩm nhãn hiệu của NH
2.1.7 Trang thiết bị và sơ đồ phân công khu vực, phần mềm hệ thống của NH
2 xe nâng điện hiệu Toyota R500 (Japan).
2 xe tải hiệu Isuzu 1.5 Tấn.
Hình 2.8: Trang thiết bị của NH
(Nguồn: Nhóm tác giả, 2022) 2.1.7.2 Sơ đồ phân công khu vực
Hinh 2.9: Sơ đồ phân công khu vực 5S của NH
(Nguồn: Nhóm tác giả, 2022) 2.1.7.3 Phần mềm hệ thống
Công ty NH đã đầu tư vào phần mềm hệ thống Prism, áp dụng cho tất cả các chi nhánh nhằm đảm bảo tính bảo mật cho thông tin của công ty và khách hàng.
Hình 2.10: Phần mềm Prism của NH
2.1.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của NH
Hình 2.11: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của NH
QA/QC Manager Executive QA
Team QC Leader Staff QC
Accoun tants Account ant tant
Sơ đồ quy trình mua hàng của NH
Hình 2.12: Sơ đồ quy trình mua hàng của NH
Phân tích quy trình mua hàng của NH
Nhận đơn hàng/ hợp đồng
Nhận đơn hàng/hợp đồng
Xem xét nhu cầu NVL
Xem lại và phê duyệt
Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, công ty cần xác định các nguyên vật liệu cần thiết, bao gồm nguyên liệu thô như giấy, keo, mực và bản in, cùng với nguyên liệu prepress như dao cắt Bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất, xác định số lượng nguyên liệu và thời gian chuẩn bị cho sản xuất Nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng tồn và cập nhật số lượng lên hệ thống quản lý Prism Cuối cùng, trưởng phòng sản xuất sẽ quyết định xem có cần mua thêm nguyên liệu hay không.
Trưởng phòng sản xuất sẽ gửi stock slip cho nhân viên mua hàng, bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa khách hàng đặt, nguyên vật liệu cần thiết, mã đơn hàng, số lượng hàng hóa cần mua và thời gian cần có nguyên vật liệu để bắt đầu sản xuất Nhân viên mua hàng sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng và thanh toán, trong đó có thông tin về bộ phận yêu cầu, hình thức thanh toán và số lượng nguyên vật liệu cần mua.
2.3.2 Xem xét nhu cầu nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dụng cụ, tài sản hoặc nguyên vật liệu, công ty sẽ phân công các bộ phận liên quan lập danh sách yêu cầu Danh sách này sẽ được gửi cho nhân viên mua hàng để tiến hành mua sắm, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Nhân viên mua hàng dựa vào danh sách yêu cầu từ các phòng ban và tình hình thực tế của công ty để xem xét các báo giá phù hợp Sau đó, họ chọn nhà cung cấp và lập “Phiếu đề nghị mua hàng” để gửi lên Ban giám đốc phê duyệt, trước khi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ giao hàng và phiếu giao hàng đến kho của Công ty, kèm theo hóa đơn bán hàng cho nhân viên mua hàng để xác nhận thanh toán Nhân viên mua hàng sẽ dựa vào hóa đơn để thực hiện các bước tiếp theo.
“Phiếu đề nghị thanh toán” và gửi bộ chứng từ đầy đủ đến phòng Kế toán.
Hình 2.14: Phiếu đề nghị mua hàng
Nhân viên mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu thô có sẵn trong kho trước khi thực hiện mua hàng trên hệ thống, bao gồm việc xác định mã hàng từ bên bán, số lượng và loại hàng Sau đó, họ sẽ lập danh sách dự trữ nguyên liệu thô tại kho để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Cách thức tiến hành dưới dạng chọn mẫu ngẫu nhiên để kiểm số lượng và chất lượng.
Hình 2.16: Mã nguyên liệu thô của NH
Có hai hình thức lựa chọn nhà cung cấp: nhà cung cấp cũ và nhà cung cấp mới Việc chọn nhà cung cấp cũ thường dễ dàng hơn do thông tin về các đơn đặt hàng trước đó đã được lưu trữ trên hệ thống (Prism) theo mã quy định của công ty Các nhà cung cấp được phân loại theo mã nguyên liệu, và để tạo đơn hàng, người dùng chỉ cần nhập số lượng cần mua và tên nguyên vật liệu.
Khi cần mua nguyên vật liệu, nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng tạo một đơn đặt hàng (PO) bằng cách tìm kiếm theo mã nguyên liệu và mã nhà cung cấp, bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết Đối với các nhà cung cấp mới, quá trình xác thực thông tin sẽ do nhân viên bán hàng và nhân viên nghiên cứu thị trường thực hiện Việc lựa chọn nhà cung cấp được dựa trên các tiêu chí cụ thể để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy.
1 Sự ưu tín của nhà cung cấp: Thông tin rõ ràng, sự minh bạch trong hợp tác, xem xét các vấn đề về pháp lý
2 Chất lượng của sản phẩm/ nguyên vật liệu: Hiệu suất, tính năng, độ tin cậy, độ bền, sự phù hợp, khả năng phục vụ, tính thẩm mỹ và chất lượng cảm nhận.
3 Hiệu suất cung cấp sản phẩm: Thời gian thực hiện đơn hàng, độ tin cậy của giao hàng, giao hàng chắc chắn, thích ứng và tính linh hoạt.
4 Giá cả sản phẩm và phương thức thanh toán: Sự cạnh tranh, sự ổn định, sự chính xác, việc thay đổi giá, độ nhạy cảm về chi phí và sự minh bạch trong thanh toán.
5 Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp: Trước khi giao dịch, trong khi giao dịch và sau khi giao dịch.
6 Tính lâu dài và bền vững.
7 Rủi ro về tài chính của nhà cung cấp.
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, nhân viên mua hàng sẽ đàm phán về sản phẩm, giá cả và thời gian giao hàng Họ yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu sản phẩm để kiểm tra độ phù hợp với sản phẩm công ty, thời gian giao hàng và độ an toàn của hàng hóa Quá trình này bao gồm việc kiểm nghiệm sản phẩm và nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo không xảy ra sai sót hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến nhân công và máy móc Tuy nhiên, việc xác thực thông tin và kiểm nghiệm này thường tốn nhiều thời gian hơn so với việc làm việc với nhà cung cấp cũ.
Sau khi hoàn tất kiểm nghiệm độ phù hợp của sản phẩm hoặc nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ phát hành đơn hàng thực hiện theo quy định của công ty.
Trong bước lập hợp đồng trong quy trình mua hàng, hai bên sẽ ký kết thỏa thuận, trong đó nêu rõ báo giá, điều khoản thanh toán và lịch giao hàng Nhân viên sẽ lập đơn hàng mua (PO) hoặc hợp đồng mua cho các nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết để tiến hành đặt hàng Việc quyết định lập PO hay hợp đồng trước sẽ phụ thuộc vào tập quán của doanh nghiệp và tính chất của hợp đồng Sau đó, tài liệu sẽ được chuyển cho trưởng phòng sản xuất để kiểm duyệt.
2.3.6 Xem lại và phê duyệt
Trưởng phòng sản xuất có trách nhiệm xem xét và phê duyệt đơn hàng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác về giá trị, số lượng và chủng loại sản phẩm/nguyên vật liệu Việc này giúp ngăn ngừa sai sót trong khâu đặt hàng và giảm thiểu lãng phí tài chính Quy trình kiểm tra được thực hiện thông qua việc chọn mẫu ngẫu nhiên để xác minh số lượng và chất lượng sản phẩm.
Công ty TNHH NH VN (bên mua) sẽ được nhận thông báo hàng đến vào ngày và giờ giao hàng từ Công ty TNHH Xây Dựng Thương
Mại và Dịch Vụ DHKK CONS (bên bán) sẽ liên lạc qua email với nhân viên mua hàng, cung cấp các tài liệu cần thiết như Phiếu giao hàng và Hóa đơn giá trị gia tăng Nhân viên mua hàng có trách nhiệm kiểm tra các thông tin liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ.
Hóa đơn giá trị gia tăng:
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực
Để xây dựng một hệ thống nhà cung cấp hiệu quả, công ty cần cải thiện các yếu tố sau: đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra liên tục và ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp, thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các đối tác, và tối ưu hóa quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Công ty nên chú trọng tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng và lâu dài để đảm bảo nguồn cung cấp đầu vào ổn định, với thời gian giao hàng kịp thời, đúng số lượng và chất lượng yêu cầu Bên cạnh đó, cần thực hiện kiểm tra và giám sát chặt chẽ về chất lượng hàng hóa, giá cả và dịch vụ sau bán hàng so với các nhà cung cấp khác Trong bối cảnh kinh tế phát triển, các nhà cung cấp mới ngày càng xuất hiện và nổi bật hơn, do đó, công ty cần liên tục nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với sự biến đổi của thị trường và khả năng hoạt động của mình.
Công ty nên tăng cường tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới để xác định nhà cung cấp tối ưu cho hàng hóa Việc tìm kiếm nguyên vật liệu mới và hàng thay thế là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả công ty và người tiêu dùng Ngoài việc nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng, công ty cần duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, vì họ cũng rất quan tâm đến nhu cầu thị trường Các nhà cung cấp thường nhạy cảm với những nhu cầu mới và chủ động tiếp cận doanh nghiệp sản xuất Do đó, việc theo dõi và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp sẽ giúp công ty nắm bắt nhanh chóng nhu cầu thị trường và nhận được sự ưu ái trong đơn hàng.
Công ty cần duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp cũ và mới để nhanh chóng nắm bắt thông tin mua hàng trên thị trường Việc này giúp công ty được ưu tiên hơn trong đơn đặt hàng Để giữ uy tín với các nhà cung cấp, công ty phải thanh toán đúng hạn và thông báo kịp thời qua công văn hoặc email khi có sự chậm trễ trong thanh toán.
Để lựa chọn được nhà cung cấp ổn định với nguồn hàng chất lượng và giá cả hợp lý, công ty cần bổ sung thêm các tiêu chí quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Uy tín tài chính, các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
Giá cả và chính sách chiết khấu phải hợp lý Giá cả phải theo giá thị trường và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Vị trí địa lý của nhà cung cấp có tác động lớn đến khả năng giao hàng, vì nhà cung cấp gần công ty sẽ giúp giảm chi phí vận chuyển, từ đó nâng cao hiệu quả logistics và tiết kiệm thời gian cho quá trình giao nhận hàng hóa.
Chính sách bán hàng của nhà cung cấp cần phải linh hoạt và phù hợp với nhu cầu mua hàng của công ty, đặc biệt khi có sự biến động về giá cả và nguồn cung nguyên vật liệu trên thị trường.
Kiểm tra mức độ minh bạch và tăng số lượng nhân sự
Công ty cần chú trọng hơn đến việc giám sát nhân viên mua hàng và kiểm tra giao nhận hàng thông qua các cuộc khảo sát thực tế ngẫu nhiên để đánh giá hoạt động mua sắm Việc kiểm tra và kiểm soát này cần được thực hiện một cách nghiêm túc, đồng thời bổ sung nhân sự cho bộ phận bảo vệ để đảm bảo giám sát hiệu quả quá trình giao nhận hàng giữa nhân viên mua hàng, phòng sản xuất và nhà cung cấp Hơn nữa, công ty nên lắp đặt camera quan sát tại khu vực giao nhận hàng và cổng ra vào để tăng cường an ninh và giám sát.
Ban Giám Đốc và Trưởng bộ phận cần thực hiện kiểm tra giám sát gián tiếp các bộ phận liên quan đến quá trình mua hàng, nhằm đảm bảo tính chính xác và độ xác thực cao về minh bạch trong quy trình này.
Bộ phận mua hàng đang đối mặt với vấn đề nhân lực nghiêm trọng, cần thiết phải tuyển dụng thêm nhân viên để nâng cao năng suất làm việc Việc bổ sung nhân lực không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tăng cường độ minh bạch và chính xác trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.
Việc tăng cường nhân lực giúp ngăn chặn tình trạng lợi dụng mối quan hệ cá nhân trong việc lựa chọn nhà cung cấp Để đạt được chất lượng cao về nhân sự, cần thiết lập các tiêu chí tuyển dụng rõ ràng và cụ thể.
Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí mua hàng, xuất nhập khẩu hay các vị trí liên quan đến việc nghiên cứu hay tìm kiếm thị trường.
Tốt nghiệp các trường cũng như chuyên ngành liên quan như kinh tế, thương mại, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành tương đương.
Có yêu cầu về ngoại ngữ (cơ bản là Tiếng Anh).
Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường.
Có khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu áp lực.
Có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán tốt.
Để đạt hiệu quả cao trong tuyển dụng nhân sự, cần dựa trên các tiêu chí cụ thể nhằm chọn lọc ứng viên phù hợp với công ty và vị trí tuyển dụng Quy trình tuyển dụng chia thành hai vòng: vòng đầu tiên yêu cầu ứng viên nộp CV, thể hiện khả năng giao tiếp bằng văn bản và mô tả thông tin cá nhân, vị trí ứng tuyển cùng năng lực bản thân Vòng phỏng vấn thứ hai đánh giá khả năng ứng xử, thuyết phục và giao tiếp của ứng viên, xem xét sự phù hợp với yêu cầu của công ty đối với nhân viên mua hàng Qua hai vòng này, công ty có thể lựa chọn một số ứng viên tiềm năng để thử việc trong một tháng hoặc ba tháng, nhằm đánh giá năng lực và tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Nâng cấp hệ thống phần mềm
Để bảo vệ thông tin khách hàng, cần cài đặt các chương trình phòng chống virus, mã độc và phần mềm gián điệp Việc nâng cấp hệ thống không chỉ tăng độ chính xác của dữ liệu mà còn tiết kiệm thời gian trong quá trình nhập liệu.
Nâng cấp bộ dữ liệu cho phép nhiều người truy cập đồng thời, tuy nhiên có thể gây ra tình trạng tê liệt hệ thống Việc cải thiện khả năng truy cập và tìm kiếm dữ liệu với tốc độ nhanh và độ chính xác cao là rất cần thiết, giúp người dùng tìm kiếm nhiều dữ liệu và tạo báo cáo tổng hợp một cách nhanh chóng và chính xác.
Thiết kế giao diện với màu sắc và bố cục hài hòa không chỉ mang lại cảm giác thoải mái cho người sử dụng mà còn nâng cao hiệu quả làm việc Điều này góp phần thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó giúp tăng lợi nhuận một cách đáng kể.
Việt Nam với vị trí địa lý thuận lợi và con đường giao thương rộng mở, sẽ tiếp tục thu hút nhiều mối quan hệ hợp tác lâu dài Điều này mang đến cơ hội và thách thức lớn cho Công ty TNHH NH Việt Nam, một công ty chuyên xuất hàng hóa Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và những cải tiến trong hoạt động, điều phối và quản lý, NH có tiềm năng phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong lĩnh vực mua hàng trong tương lai.
Qua quá trình tìm hiểu về quá trình mua hàng tại Công ty TNHH
Nhóm tác giả NH Việt Nam nhận thấy rằng công ty hoạt động kinh doanh hiệu quả, đạt được lợi nhuận mong muốn nhờ sự quản lý chặt chẽ của Ban giám đốc và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Tình hình kinh doanh của ngân hàng hiện đang phát triển mạnh mẽ và có triển vọng thành công trong tương lai Tuy nhiên, công ty cần phải giảm thiểu các chi phí không hợp lý, chủ yếu là chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí vận chuyển.
(gồm cả mua hàng và bán hàng), chi phí khác phát sinh quá nhiều.
Nếu công ty khắc phục được điều này thì sẽ làm cho công ty đạt lợi nhuận cao hơn.
1 Đỗ Văn Chiến, 2021 Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam năm
2021 Việt Nam: NXB Thống kê
2 Huỳnh Thị Thu Thảo, 2016 Nâng cao công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần tổng hợp Việt Phú Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh
3 NH –> [Truy cập vào ngày 29 tháng 09 năm 2022].
4 Nguyễn Vũ Thanh, 2022 Thực trạng vận hành của quy trình mua hàng xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần công nghiệp lạnh Hưng
Trí Báo cáo thực tập Trường Đại học Văn Lang.
5 Nguyễn Minh Thành, 2011 Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại
Công ty Cổ Phần XNK tạp phẩm Hà Nội Báo cáo thực tập Trường
6 Nguyễn Thị Thùy Diệu, 2020 Phân tích hoạt động tạo nguồn và thu mua nguyên vật liệu đầu vào tại Công ty TNHH sinh dược phẩm Hera Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Huế
7 Tô Trung Nam, 2022 Giáo trình Quản trị Mua hàng Trường Đại học Thủ Dầu Một
8 Vương Ngọc Khoa, 2011 Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ in ấn bao bì Tín
Thành Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Kỹ Thuật Công
Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh.
9 Võ Thị Thúy Phượng, 2019 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng ngành y tế Tiền Giang Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thủy Lợi.