Hệ thống thông tin quản lí mis xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho công ty tmđt hoho

Hệ thống thông tin quản lí mis xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho công ty tmđt hoho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI ĐIỆN TỬ HOHO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI ĐIỆN TỬ HOHO

BÌNH DƯƠNG – 11/2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

Họ và tên giảng viên:

Tên dự án:

Nội dung nhận xét: .

      Điểm:

Bằng số:          

Bằng chữ:       

   

GIẢNG VIÊN CHẤM

(Ký, ghi rõ họ tên)

 

ThS Nguyễn Kim Duy

MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triểnmạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, góp phần đem lại cho con người những thay đổi lớn Ở Việt Nam, tuy rằng công nghệ thông tin mới chỉ đang từng bước phát triển, tuynhiên những bước phát triển đó đã giúp Việt Nam trở thành nước có tiềm năng vềlĩnh vực công nghệ thông tin Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thếmạnh của đất nước

Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp chocông việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đượcthời gian công sức Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương phápthủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin

đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo vànhanh chóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bướcngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý

Sự thay đổi nhanh chóng đó của công nghệ thông tin đã có những tác độngkhông nhỏ đến quyết định của các tổ chức Có rất nhiều nguyên nhân bắt buộc một

tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân đầu tiên

có thể do sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, do những vấn đề về quản lý vàxảy ra thâm hụt ngân sách Nhưng ngoài ra, còn có một số những nguyên nhânkhác như yêu cầu của nhà quản lý, hay sự thay đổi chính sách chính trị Mục tiêucuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viêntrong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất

Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu thì Công ty TNHH Thương mại điện

tử HOHO nhận ra rằng công tác quản lý bán hàng là bước có vai trò quan trọngtrong quá trình kinh doanh của công ty Với công tác quản lý bán hàng công ty sẽ

có được những thông tin, báo cáo về lượng hàng hóa đã bán ra, lượng hàng tồncũng như nắm bắt đựơc tình hình thu chi của công ty trong quá trình kinh doanh

Chính vì vậy mà nhóm tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản

lý bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại điện tử HOHO” nhằm tăng hiệu

quả quản lý, tăng doanh số bán hàng của công ty và đưa ra được chính sách kinhdoanh, khuyến mãi hợp lý để thu hút thêm nhiều khách hàng thông qua sử dụngcông cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU iii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC HÌNH vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH SÁCH CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT viii

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 Mô tả bài toán 1

1.1.1 Giới thiệu công ty 1

1.1.2 Kết quả khảo sát hiện trạng 2

1.1.3 Các tồn tại trong quản lý 4

1.2 Vai trò các thành viên nhóm 5

1.3 Các chức năng cần quản lý trong hệ thống thông tin 5

CHƯƠNG 2 BÀI TOÁN QUẢN LÝ 7

2.1 Thiết kế Cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý 7

2.2 Các truy vấn chức năng: 9

2.3 Biểu mẫu nhập liệu 13

2.4 Các báo cáo thống kê: 16

CHƯƠNG 3 KIỂM THỬ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 20

3.1 Các chức năng – màn hình 20

3.2 Màn hình Query 20

3.3 Màn hình FORMS 24

3.4 Màn hình Reports 28

CHƯƠNG 4 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 32

4.1 Kết luận 32

4.1.1 Các chức năng của dự án đã làm được 32

4.1.2 Hạn chế 32

4.2 Hướng phát triển 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Logo của công ty TNHH Thương mại điện tử HOHO 1

Hình 1.2: Các mặt hàng thời trang tại HOHO 2

Hình 2.1: Mô hình quan hệ của bài toán 9

Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình 20

Hình 3.2: Liệt kê các mặt hàng dành cho Nam 20

Hình 3.3: Liệt kê các mặt hàng có đơn giá từ 250.000 đến 390.000 21

Hình 3.4: Liệt kê các khách hàng có địa chỉ tại Q.5 nhưng không có số điện thoại 21

Hình 3.5: Liệt kê những đơn hàng đã đặt và giao trong vòng 10 ngày 21

Hình 3.6: Liệt kê danh sách nhân viên 22

Hình 3.7: Thống kê số lượng đặt hàng quý 3 năm 2020 22

Hình 3.8: Các mặt hàng có tổng số lượng bán trên 100 và sắp xếp tăng dần 23

Hình 3.9: Các hóa đơn có tổng giá trị trên 25.000.000 23

Hình 3.10: Thống kê số lượng mặt hàng quý 4 năm 2020 – 2021 23

Hình 3.11: Giao diện cập nhật bộ phận 24

Hình 3.12: Giao diện cập nhật khách hàng 24

Hình 3.13: Giao diện cập nhật nhân viên 25

Hình 3.14: Giao diện cập nhật mặt hàng 26

Hình 3.15: Giao diện cập nhật hóa đơn 27

Hình 3.16: Giao diện cập nhật loại hàng 28

Hình 3.17: Doanh thu các mặt hàng 28

Hình 3.18: Doanh thu bán hàng 29

Hình 3.19: Doanh thu nhân viên 29

Hình 3.20: Hóa đơn chưa có ngày giao 30

Hình 3.21: Khách hàng 30

Hình 3.22: Hóa đơn bán hàng 31

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng tbl_KHACHHANG 7

Bảng 2.2: Bảng tbl_NHANVIEN 7

Bảng 2.3: Bảng tbl_HOADON 7

Bảng 2.4: Bảng tbl_MATHANG 8

Bảng 2.5: Bảng tbl_LOAIHANG 8

Bảng 2.6: Bảng tbl_BOPHAN 8

Bảng 2.7: Bảng tbl_CHITIETHOADON 8

DANH SÁCH CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT

Tiếng Việt

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Mô tả bài toán

1.1.1 Giới thiệu công ty

Hình 1.1: Logo của Công ty TNHH thương mại điện tử HOHO

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOHO là một công ty thờitrang bán trực tuyến được thành lập vào năm 2018 và trụ sở chính được xây dựngtại Thành Phố Hồ Chí Minh (có các chi nhánh khác tại Bình Dương, Nha Trang,

Đà Nẵng, Hà Nội)

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOHO

Tên quốc tế HOHO E-COMMERCE LIMITED LIABILITY

Người đại diện Nguyễn Quang Văn Khiêm

Điện thoại 09 3254 1421 (Số fax: 84 (0) 0263916)

Ngày hoạt

động

26-09-2018

Quản lý bởi Cục Thuế Quận 1

Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài

NN

Email HOHOfashion@gmail.com

Công ty được thành lập với mục đích trở thành hệ thống lớn mạnh, uy tín,chất lượng và được các khách hàng tin tưởng hàng đầu về thời trang Với sự tiệnlợi và nhanh chóng của việc mua hàng trực tuyến, công ty đã cho ra đời websitemua hàng thời trang trực tuyến để đáp ứng nhu cầu của khách hảng về thời trang,làm đẹp một cách nhanh chóng và thuận tiện cho việc mua sắm

Hiện nay, mặt hàng được bán tại HOHO là quần áo (nam, nữ, trẻ em), giàydép, các phụ kiện thời trang, đồ trang điểm, đều là các mặt hàng cao cấp có chấtlượng cao và được nhiều khách hàng tin dùng Các sản phẩm có tính ứng dụng cao

về mặt thẩm mỹ cũng như về mặt công dụng

Hình 1.2: Các mặt hàng thời trang tại HOHO

1.1.2 Kết quả khảo sát hiện trạng

 Quy trình quản lý bán hàng:

Công ty sử dụng hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống này là một phần mềmquản lý bán hàng giúp công ty giúp việc quản lý bán hàng được diễn ra nhanhchóng, tiết kiệm thời gian vận hành, kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn và quản lý sốliệu được chính xác đồng thời cung cấp các báo cáo nhanh chóng kịp thời Việcquản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát ở nhiều khâu: Nhập hàng, quản lý đơnhàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…

 Nguyên lý hoạt động của hệ thống hiện nay:

Xử lý dữ liệu: Hệ thống xử lý dữ liệu thành thông tin, dữ liệu được xử lýbằng các thao tác tính toán, sắp xếp thứ tự, phân loại, phân tích để đưa ra các thôngtin dành cho người sử dụng

Đưa thông tin ra: Hệ thống đưa ra những sản phẩm thông tin phù hợp chongười sử dụng Các sản phẩm đó có thể là các biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị,hình ảnh hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy

Lưu trữ dữ liệu: Các dữ liệu và thông tin được lưu trữ lại trong hệ thốngdưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp và các cơ sở dữ liệu

Con người: Bao gồm nhân viên sử dụng và các chuyên gia về hệ thốngthông tin Nhân viên công ty là người trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin và cácsản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra Các chuyên gia về hệ thống thông tin (cácnhà lập trình, kỹ sư tin học,…) là người xây dựng và vận hành hệ thống thông tin

 Vấn đề hiện nay công ty đặt ra và yêu cầu cơ sở dữ liệu mới đáp ứng:

Cần giảm bớt sai sót trong khâu nhập liệu, hạn chế nhập máy thủ công giảmtiến độ các khâu liên quan.

Quá trình cập nhật thông tin doanh thu lợi nhuận chỉ hạn chế ở trong ngày,tháng, năm nên việc biết được số doanh thu chậm trễ sai sót trong quá trình hoạtđộng cuối ngày mới cập nhật

Mở rộng quy mô kênh bán

Việc cập nhật thông tin đơn hàng mua về và bán ra trong công ty cuối ngàymới được tổng hợp nên việc nếu thiếu hụt sẽ khó điều tra

Cần phải quản lý chặt chẽ về tính bảo mật của thông tin khách hàng vì khinhân viên không cập nhật hệ thống vẫn mở liên tục cập nhật

Chuyển giao nhanh chóng các phương án đến bộ phận công ty, các phầnmềm thường xuyên được cập nhất tiếp cận các hoạt động phù hợp cải tiến

Việc cập nhật các thông tin thắc mắc lỗi gặp phải hàng bị thiếu hỏng còn

 Nhu cầu người sử dụng trong công ty:

Nhân viên tác nghiệp: Hệ thống phải dễ sử dụng, muốn vậy đòi hỏi phải có

sự thống nhất phương pháp làm việc, ổn định, dễ bao quát, kiểm tra công việc, bảođảm tính độc lập đồng thời hệ thống phải chính xác, dễ bảo trì và định hình lại,cũng như dễ phát hiện và sửa lỗi

Nhân viên quản lý kho: Hệ thống phải có nhiều khả năng, bao gồm những

công việc về phân tích dữ liệu kịp thời, xử lý trực tiếp và gián tiếp, trợ giúp thao tác

và sửa đổi dữ liệu đồng thời hệ thống phải hoàn chỉnh và chắc chắn, công việckhông được phép dừng chỉ do nguyên nhân thiếu hụt, các kết quả đưa ra cần chínhxác và có độ tin cậy cao

(Việc cập nhật thông tin hàng mới phải thực hiện thủ công và việc tổng hợp phảithực hiện thủ công nên gửi thông tin chậm và tiến độ nhập hàng mới)

Nhân viên chăm sóc quản lý phần bình luận hàng: Việc kiểm tra từng khúc

mắc của khách hàng như hư hỏng, thiếu sót, còn chậm và bị hạn chế trong cập nhật

không thường xuyên cần phải khắc phục nhanh chóng hơn để giữ chân khách hàng

và báo với các bộ phận khắc phục lỗi cải tiến

 Hệ thống quản lý bán hàng rất cần thiết giảm bớt các khâu quá trình vậnhành thủ công, việc sai sót gây ảnh hưởng đến doanh thu lợi nhuận hiện tại công ty.Việc xây dựng cơ sở bán hàng hoàn chỉnh giúp năng suất công việc tăng nhanhhơn vì quá trình truyền thông tin quan trọng qua các phòng ban để giải quyết vấn

đề tồn đọng

1.1.3 Các tồn tại trong quản lý

Những hạn chế hiện tại sau khi khảo sát:

Với số lượng đơn đặt hàng ngày càng tăng, khiến HOHO gặp khó khăntrong việc quản lý các đơn hàng và thông tin của khách vì việc ghi chép vẫn đượcthực hiện một cách thủ công nên dễ xảy ra sai sót như:

 Mất quyền kiểm soát các hoạt động của công ty, liên hệ chậm với các bên

xuất hay giao hàng.

 Gặp khó khăn trong việc không chuẩn bị hàng hóa đầy đủ khi dự trữ quá ít,hoặc dự trữ hàng quá nhiều làm tăng chi phí tồn kho

Nếu có bất kỳ phàn nàn hoặc phải kiểm tra lại đơn đặt hàng sẽ phải mất rấtnhiều công sức và thời gian để xử lý và khắc phục sự cố

 Mất tài nguyên, mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc

Hệ thống quản lý tài chính liên quan đến đơn đặt hàng chỉ được quản lý trongtrang tính Excel

 Ảnh hưởng đến chất lượng của các báo cáo hàng tháng của công ty

Vì các vấn đề trên nên Công ty TNHH Thương mại điện tử HOHO quyếtđịnh cho ra đời website mua hàng thời trang trực tuyến để có thể tăng hiệu quảquản lý, tăng doanh số bán hàng của công ty và đưa ra được chính sách kinh

doanh, khuyến mãi hợp lý để thu hút thêm nhiều khách hàng

1.2 Các chức năng cần quản lý trong hệ thống thông tin

 Quản lý hệ thống:

Khách hàng nếu muốn mua hàng trên web của HOHO phải tiến hành đăng ký tàikhoản sau đó mới có thể đăng nhập sử dụng hệ thống Hệ thống sẽ cung cấp chonhân viên quản lý trang web tài khoản có quyền hạn cao nhất để nhân viên quản lýweb có thể thực hiện các chức năng của hệ thống và dễ dàng quản lý tài khoản củakhách hàng

 Quản lý nhân viên:

Website này không chỉ phục vụ cho việc bán hàng mà còn giúp công ty quản

lý nhân viên một cách hiệu quả Website có chức năng lưu trữ thông tin nhân viêntrong công ty, đồng thời phân quyền truy cập cho phép nhân viên truy cập vàothông tin hàng hóa, thông tin khách hàng và các đơn hàng để thực hiện công việcbán hàng

 Quản lý khách hàng:

Website có nhiệm vụ lưu trữ tất cả các thông tin của khách hàng để công ty

dễ dàng tiếp cận và đề ra các chính sách ưu đãi đặc biệt

 Quản lý hàng hóa:

Thông tin sản phẩm, loại hàng hóa, nhà sản xuất sẽ được nhân viên quản lýweb nhập vào hệ thống và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, từ đó có thể điều chỉnh, cậpnhật hoặc xóa thông tin mà công ty mong muốn

 Quản lý chăm sóc khách hàng:

Xây dựng các câu hỏi mẫu sẵn để giúp việc hạn chế khách hàng chờ phảnhồi, nhanh chóng kiểm tra ý kiến phản ánh khách hàng liên hệ bộ phận khắc phục,thường xuyên đưa ra mẫu trình duyệt về sự hài lòng của khách hàng tạo niềm tinduy trì khách hàng cập nhật nhanh các tin thất thiệt ảnh hưởng danh tiếng công ty

và tâm lý khách hàng

 Quản lý giao dịch:

Quản lý giỏ hàng: căn cứ vào những sản phẩm mà khách hàng đã chọn

trong giỏ hàng công ty dễ dàng biết được thông tin sản phẩm và số lượng mà kháchhàng đã đặt

Quản lý đơn hàng: Khi giao dịch thành công đơn hàng sẽ được lưu trữ vào

hệ thống giúp việc kiểm tra lại đơn hàng dễ dàng hơn

 Quản lý thông tin khách hàng:

Hệ thống sẽ lưu giữ thông tin các khách hàng đã mua và khi họ quay trở lạimua hàng một lần nữa thì hệ thống sẽ đề xuất những mặt hàng họ đã mua và cácmặt hàng tương tự và khách hàng cũng không cần nhập thông tin của mình một lầnnào nữa vì hệ thống đã lưu trữ thông tin mua hàng của họ ở lần mua trước

 Thống kê:

Website giúp công ty tiết kiệm được thời gian trong việc thống kê doanh thu bán hàng, doanh thu các mặt hàng, doanh thu nhân viên, hóa đơn bán hàng

CHƯƠNG 2 BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.1 Thiết kế Cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý

STT Tên trường Kiểu dữ

liệu

Kích cỡ Ghi chú

hàng

2 HOTENNV Short Text 30 Họ tên nhân viên

Bảng tbl_NHANVIEN dùng để lưu trữ thông tin nhân viên, thông tin lưu trữ gồm: MANV, HOTENNV, GIOITINH, NGAYSINH, DIACHI, SĐT, MABP

3 MAKH Short Text 5 Mã khách

hàng

O

Date/Time Required (No) Ngày giao

Bảng tbl_HOADON dùng để lưu trữ thông tin hóa đơn, thông tin lưu trữ gồm:SOHD, MANV, MAKH, NGAYDAT, NGAYGIAO

Bảng 2.4: Bảng tbl_MATHANG

trường

Kiểu dữliệu

Kích cỡ Ghi chú

4 DVT Short Text 10 Đơn vị tính

5 DONGIA Number Long Integer Đơn giá

Bảng tbl_MATHANG dùng để lưu trữ thông về mặt hàng, thông tin lưu trữgồm: MAMH, MALH, TENMH, DVT, DONGIA

Bảng 2.5: Bảng tbl_LOAIHANG

trường

Kiểu dữliệu

Kích cỡ Ghi chú

Bảng tbl_LOAIHANG dùng để lưu trữ thông tin về loại hàng, thông tin lưu

trữ gồm: MALH, TENLH

Bảng 2.6: Bảng tbl_BOPHAN

STT Tên

trường

Kiểu dữliệu

Kích cỡ Ghi chú

Bảng tbl_BOPHAN dùng để lưu trữ thông tin về bộ phận thông tin lưu trữ

G

Number Long Integer Số lượng

Bảng tbl_CHITIETHOADON dùng để lưu trữ thông tin về chi tiết hóa đơn,thông tin lưu trữ gồm: SOHD, MAMH, SOLUONG.

Relationships:

Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu tiến hành liên kết các bảng lại với nhau để

dữ liệu của từng bảng có thể kết nối trở thành một hệ thống lưu trữ dữ liệu hoàn chỉnh

Hình 2.1: Mô hình quan hệ của bài toán

2.2 Các truy vấn chức năng:

1 Liệt kê các mặt hàng dành cho NAM, thông tin bao gồm MAMH,TENMH,

9 Tăng đơn giá lên 15% cho những mặt hàng có đơn vị tính là chai.

10.Tạo bảng các hóa đơn không có ngày giao hàng

11.Xóa các đơn hàng được đặt trước năm 2020

 FORM_Khởi động:

 Khách hàng: