Quản trị hành chính văn phòng hoạch Định tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Quản trị hành chính văn phòng hoạch Định tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP TỔ CHỨC HỘI HỌP TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC

Nghi lễ phong tục khi gặp nhau vào các ngày tết

thường thực hiện và chào hỏi nhau là gì?

CHÚC

TẾT

HÔNG BÉ ƠI

Tên ba vị thần tượng trưng cho sự giàu sang , hạnh phúc

& sức khỏe?

PHÚC, LỘC, THỌ

Cái gì khiến hầu hết mọi người đều xem vào đêm

giao thừa?

PHÁO HOA

Món bánh đặc trưng ngày tết cổ

truyền Việt Nam?

BÁNH

CHƯNG

Miss grand international 2021

là ai?

NGUYỄN THÚC

THÙY TIÊN

HOẠCH ĐỊNH TỔ

CHỨC CÁC CUỘC

HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

CHƯƠNG 7

7 2

TỔ CHỨC CHUYẾN

ĐI CÔNG TÁC

7 3

7.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI

HỌP

7.1.2 KHÁI NIỆM HỘI HỌP, HỘI NGHỊ

○ Khái niệm hội họp:

Họp là sự tập hợp của một số người, để giải quyết các vấn đề, từ đó đưa ra những hành động cần phải thực hiện

○ Khái niệm hội nghị:

Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định

7.1.1 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP, HỘI NGHỊ

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Đây

là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định

Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị

từ xa

7.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ

CHỨC HỘI NGHỊ

BÀN HÌNH TRÒN

o Thuận tiện: Thân mật, nhiệt tình đối với mọi người.

o Không thuận tiện: Khó chọn vị trí của người chủ

tọa

BÀN HỌP HÌNH CHỮ NHẬT

o Thuận tiện: Khuyến khích mở cuộc thảo luận

Tốt cho buổi họp hội thảo, có tính cách đội ngũ

o Không thuận tiện: Giới hạn số người đối với

loại bàn này

BÀN CHỮ NHẬT HỘI TỤ

o Thuận tiện: Chủ tọa có thể kiểm tra phía trước

căn phòng Khuyến khích thảo luận

o Không thuận tiện: Tạo khoảng cách giữa chủ

tọa và số người tham dự

BÀN GHÉP KIỂU HÌNH CHỮ NHẬT

○ Thuận tiện:

• Tạo vị trí của chủ tọa.

• Cho phép được nhiều người dự hơn so với

bàn chữ nhật

• Cân bằng trạng thái các thành viên

• Dễ thấy mọi người.

○ Không thuận tiện:

• Giới hạn số lượng người.

• Sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp có cuộc

họp khoảng 10 đến 20 người

MỘT SỐ LOẠI BÀN KHÁC CỦA HỘI HỌP, HỘI

NGHỊ, HỘI THẢO

7.2 TỔ CHỨC CUỘC HỢP

7.2.1 Khái niệm

Tổ chức cuộc họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của cơ quan tổ chức, trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết đề điều hành hoạt động của tổ chứcCDSDSVFX

BGFN

Đặc điểm chung của cuộc họp là:

Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể

7.2.3 PHÂN LOẠI HỘI HỌP

A Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản

lý:

o Hội họp bàn bạc, ra quyết định

o Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục

đích quán triệt những tư tưởng quan

điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra,

xây dựng kế hoạch, chương trình hành

động để triển khai những quyết định đã

thông qua

o Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có

o Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo

B Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:

• Hội họp trao đổi thông tin

• Hội họp triển khai công việc

• Hội họp mở rộng dân chủ

• Hội họp giải quyết vấn đề

C Căn cứ vào hình thức hội

Hội họp không chính thức: Được

tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng

có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi

Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị.

7.2.4 Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP

Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo

gỡ những khó khăn, sửa chửa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

5

Cử thư ký

các thành viên đóng góp ý kiến

Lắng nghe

và tổng hợp

ý kiến

Tóm tắt và tổng hợp cuộc

7.3.1 KHÁI NIỆM

Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mĩ

7.3 TỔ CHỨC CHUYẾN

ĐI CÔNG TÁC

a MỤC ĐÍCH

• Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không

bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác

• Chuyến đi công tác nhằm thực hiện: Nắm tình hình thực

tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệp các đối tượng trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh…

• Đảm bảo tiết kiệm

b PHÂN LOẠI

o Căn cứ vào tần suất chuyến đi công tác

• Các chuyến đi công tác thường kì

• Các chuyến đi công tác đột xuất

o Căn cứ vào địa điểm chuyến đi công tác

• Các chuyến đi công tác trong nước

• Các chuyến đi công tác nước ngoài

Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà, kiểm tra chuyến

đi phút chót

7.3.2 CÁC BƯỚC TỔ CHỨC

CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Phương tiện đi lại

Số lượng người tham gia

Ngày tháng bắt đầu và kết thúc

Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

Giải quyết các thủ tục giấy tờ

• Thư kí phải gọi điện đến các nơi công tác để

thông báo nội dung, hẹn ngày giờ làm việc và

đăng kí nơi ăn nơi ở.

• Đối với đi công tác nước ngoài: Cần báo cáo bằng

văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước

xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi

công hàm cho nước đó

• Sau khi đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước

thời gian đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp

nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng

ký chổ ở bằng fax hoặc email, có xin xác nhận

7.3.3 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác

Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ

và làm việc cho đoàn:

Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe nhìn

Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn bị sẽ khác nhau

Ví dụ: Nếu đi kí kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị Nếu đi dự các hội họp khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội họp để soạn thảo các bài phát biểu…

Để chuẩn bị các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan Thư kí cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, dụng cụ cụ thể ở đây là: máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ, bảng biểu,

Ví dụ: Dự thảo hợp đồng kinh tế đã thống nhất trước; Đề cương báo cáo về các tài liệu khác; Hồ sơ, phương án, biện pháp giải quyết cần thiết, có thể sao chép trong đĩa CD, USB và mang theo máy vi tính xách tay; Đề cương phát biểu trong hội thảo; chuẩn bị tư liệu nghiên cứu tham khảo.

Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thông

cho phù hợp và tiết kiệm       

 Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết…

 Nắm được chế độ tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn, bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện, giá vé, độ dài quãng đường…

Chuẩn bị kinh phí

Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô

• Tiền ăn, nghỉ

• Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

• Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội họp (nếu tổ chức yêu cầu)

• Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng

Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà

Thông báo về việc Thủ trưởng vắng mặt

Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn cho người ở nhà

Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên

lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ

trưởng vắng mặt

Kiểm tra chuyến đi phút chót

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngòai)

 Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng

 Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi công tác nước ngòai)

 Giấy giới thiệu

 Tính cách những người quan trọng cần gặp

 Các lọai bảo hiểm

 Sổ tay địa chỉ Danh sách các nhà cung cấp

Cần phải checklist để kiểm tra toàn bộ công việc chuẩn bị cho

chuyến công tác như:

 Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngòai

 Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác

Nghỉ ngơi Đã đăng kí giữ phòng

  17:00 Nhà hàng Sailing Club Gặp gỡ nhà đầu tư Đã đặt bàn Thứ ba

17/1

8:00 Đi Đà Lạt       10:00 Đà Lạt khách sạn Dalat Palace

2 đường Trần Phú, phường 3, thành phố Đà Lạt 

Nghỉ ngơi Đã đăng kí phòng

Thứ tư 18/1

8:00 Tổng công ty thương mại Đà Lạt Liên hệ công tác     14:00 Sở thương mại Đà lạt Liên hệ công tác     19:30 Le Rabelais (Da Lat Palace)

2 đường Trần Phú, phường 3, thành phố Đà Lạt 

Gặp gỡ đối tác Đã dặn chỗ trước

Thứ năm 19/1

6:00 Về thành phố Hồ Chí Minh       11:00 Đến thành phố Hồ Chí Minh     Thứ sáu

Sau chuyến đi công tác

 Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa giải quyết)

và bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo

 Lập hồ sơ

 Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng

 Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…)

Trách nhiệm của thư ký trước

khi Thủ trưởng đi công tác

o Thư ký thực hiện làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi

o Dự buổi họp bàn giao của Thủ trưởng cho người được ủy nhiệm Nắm vững nội dung công việc của Thủ trưởng giao lại cho cấp phó

o Ghi lại những công việc Thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết

Trách nhiệm của thư ký khi

Thủ trưởng đi công tác

o Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết

o Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc

Trách nhiệm của thư

ký sau khi Thủ trưởng

+ Hồ sơ để thông báo

o Sau đó chuyển các văn thư trên cho các cá nhân được ủy quyền xử lý hoặc chính bạn giải quyết

o Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN VẮNG MẶT

Ngày, tháng Nguồn/ mô tả Hoạt động đã được thực hiện /

Người giải quyết

Hoạt động cần được thực hiện / Ngày hết hạn

  Ghi chú : mô tả cụ thể thư tín,

điện thoại, bản tường trình hoặc cuộc thăm viếng

Trách nhiệm của thư ký khi

Thủ trưởng đi công tác trở về

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ phận văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây:

o Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức.

o Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng

o Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính

o Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.

o Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến đi

o Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.

youremail@freepik.com +91 620 421 838

yourcompany.com

CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE VÀ

THEO DÕI.