Thảo luận Đề tài liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại công ty mộc châu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 08 năm 2024 BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nhóm 3Vào lúc 21 giờ ngày 25 tháng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI VIỆN QUẢN TRỊ KINH DOANH

-

 -BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CÔNG

TY MỘC CHÂU

Nhóm: 3 Lớp học phần: 241_CEMG2431_01 Người hướng dẫn: TS Lê Thị Hiền

HÀ NỘI, tháng 9 năm 2024

MỞ ĐẦU

Trong mỗi doanh nghiệp và tổ chức lớn nhỏ, sẽ luôn luôn tồn tại một bộ phậnhành chính để có thể bao quát các vấn đề cũng như hỗ trợ các bộ phận khác hoạt độngtrơn tru, hiệu quả Quản trị hành chính văn phòng từ đó trở thành một lĩnh vực quantrọng và đóng góp không nhỏ vào những hoạt động và thành công của tổ chức, doanhnghiệp

Quản trị hành chính văn phòng là môn học nghiên cứu về việc tổ chức, điềuhành và quản lý các hoạt động hành chính trong một văn phòng hoặc tổ chức Môn họcnày trang bị cho sinh viên những kiến thức nền tảng về quản trị hành chính văn phòng,rèn luyện các kỹ năng cơ bản, chuyên sâu về quản trị hành chính văn phòng trong tổchức, doanh nghiệp Đồng thời môn học cũng hỗ trợ, giúp đỡ cho các sinh viên nănglực làm việc độc lập, rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật lao động và tôn trọng nội quy tổchức, doanh nghiệp; Trau dồi đạo đức nghề nghiệp; Năng động, nhiệt tình,…

Xen kẽ với việc học trên lớp, nhóm chúng em mong muốn được tìm hiểu kĩ hơn

về quản trị hành chính văn phòng tại một doanh nghiệp cụ thể Việc này giúp chochúng em có thể dễ hình dung hơn về các hoạt động trong lĩnh vực này, cũng như làhọc hỏi được thêm nhiều thứ mới mẻ và thực tế từ doanh nghiệp để phục vụ cho côngviệc sau này

Mộc Châu là một công ty lớn ở Việt Nam, các hoạt động từ tác nghiệp đến quảntrị đều được thực hiện chuyên nghiệp và bài bản Cuộc họp đại hội đồng cổ đôngthường niên tại công ty này là một hội nghị quan trọng, quy mô và có sự quan tâm từrất nhiều người Do vậy, bộ phận hành chính văn phòng tại công ty Mộc Châu luônluôn phải có những hoạch định chất lượng nhất, những phương pháp tổ chức và lãnhđạo bài bản và những biện pháp kiểm soát chặt chẽ, ngăn ngừa tối đa những rủi rokhông đáng có

Cuộc họp đại hội cổ đông thường niên tại Mộc Châu được thực hiện chuyênnghiệp, hiện đại và hiệu quả, kết hợp với việc công ty này thực hiện công khai các nộidung trong cuộc họp là những điều mà không nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thựchiện được Nhận thấy có những yếu tố cần thiết và phù hợp để khai thác, chúng emquyết định lựa chọn đề tài "Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hộithảo tại công ty Mộc Châu”

Trong quá trình thực hiện, nhóm chúng em có thể có một vài sai sót, mongthầy/cô thông cảm và chỉ ra những yếu điểm để nhóm chúng em khắc phục và cải thiệntrong những lần làm việc tới Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 25 tháng 08 năm 2024

BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Nhóm 3Vào lúc 21 giờ ngày 25 tháng 08 năm 2024

Tại: Google Meet

Diễn ra cuộc họp với nội dung “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo tại một doanh nghiệp”

I Thành phần tham dự

ST

T

1 Nguyễn Mạnh Cường Nhóm trưởng

2 Hoàng Minh Cường Thư ký

3 Vàng Thị Biên Thành viên

4 Nguyễn Lê Huyền Chi Thành viên

5 Ngô Thị Chuyên Thành viên

6 Hoàng Thị Bích Diệp Thành viên

7 Trần Hà Dung Thành viên

8 Mai Trọng Duy Thành viên

9 Cao Thị Khánh Duyên Thành viên

10 Lê Thị Mỹ Duyên Thành viên

Số thành viên tham dự: 10/10

II Nội dung cuộc họp

1 Nhóm trưởng yêu cầu các thành viên lựa chọn doanh nghiệp phù hợp và đưa ra

ý kiến về bài thảo luận

2 Nhóm trưởng trình bày đề cương để cả nhóm cùng nhau thảo luận, nhận xét, cho ý kiến

3 Nhóm trưởng tiến hành phân công nhiệm vụ, giao thời hạn của từng nhiệm vụ

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

21 Vàng Thị Biên Nội dung

22 Nguyễn Lê Huyền Chi Nội dung

23 Ngô Thị Chuyên Nội dung

24 Hoàng Minh Cường

Nội dungTổng hợp Word

25 Nguyễn Mạnh Cường (NT)

Nội dungThuyết trình

26 Hoàng Thị Bích Diệp Nội dung

27 Trần Hà Dung Nội dung

28 Mai Trọng Duy

Nội dungThuyết trình

29 Cao Thị Khánh Duyên PowerPoint

30 Lê Thị Mỹ Duyên Nội dung

MỤC LỤC

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1

1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo. 1 1.1.1 Khái niệm 1

1.1.2 Mục đích 1

1.1.3 Ý nghĩa 1

1.2 Các hình thức tổ chức công tác cuộc họp, hội nghị, hội thảo 1

1.3 Các phương pháp, phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo 2

1.3.1 Phân loại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo phổ biến nhất 2

1.3.2 Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo 4

1.4 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo 4

1.4.1 Chuẩn bị cho cuộc họp 4

1.4.2 Triển khai việc tổ chức hội nghị, cuộc họp 5

1.4.3 Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo 5

II.LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CÔNG TY MỘC CHÂU 6

2.1 Giới thiệu về Công ty Mộc Châu 6

2.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của Công ty Mộc Châu 6

2.2.1 Xác định thành phần tham dự cuộc họp 6

2.2.2 Xây dựng chương trình cuộc họp 9

2.2.3 Chuẩn bị và tiến hành cuộc họp 11

2.3 Đánh giá và đề xuất giải pháp 21

2.3.1 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Mộc Châu 21

2.3.2 Đề xuất giải pháp 22

LỜI KẾT 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

I.1.1 Khái niệm

Họp là sự tập hợp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết công việcchung

Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quantrọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyết nghịhay quyết định

Hội thảo là một dạng họp để thảo luận những vấn đề có tính chất khoahọc

I.1.2 Mục đích

Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo là một hoạt động không thể thiếu ởcác doanh nghiệp Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng vớicác hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin đượclưu chuyển thông suốt

I.1.3 Ý nghĩa

Hội nghị còn là nơi bàn bạc, triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡnhững khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, báo cáo kếtquả tài chính, lợi nhuận kinh doanh, bầu cử ban lãnh đạo mới phù hợp với kếhoạch công ty

Các buổi hội nghị, hội thảo thường có sự tham gia chuyên gia và nhữngngười có kinh nghiệm sâu rộng trong ngành chăn nuôi bò sữa và chế biến sữađiều này tạo cơ hội cho các nhân viên công ty học hỏi kiến thức mới, cập nhậtthông tin

Các buổi diễn ra các cuộc họp thường xuyên hàng tuần, hàng tháng,hàng năm là cơ sở để ban lãnh đạo công ty truyền tải thông điệp và kế hoạchchiến lược của mình cho toàn bộ tập thể nhân viên Điều này giúp nhân viêncông ty hiểu rõ hơn về mục tiêu của công ty, tăng động lực và tinh thần làmviệc

Các cuộc họp diễn ra ra thường xuyên mang đến cơ hội để các nhân viêngặp gỡ, trò chuyện và thắt chặt mối quan hệ với nhau Điều này góp phần tạo ra

một môi trường làm việc thân thiện, gắn kết và tạo sự hài lòng của nhân viêntrong công ty.

I.2 Các hình thức tổ chức công tác cuộc họp, hội nghị, hội thảo

 Có 3 hình thức tổ chức công tác cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Phương pháp truyền thống là mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trênhội trường

- Hội họp theo phương pháp sử dụng điện thoại, máy vi tính: các cuộc họp trựctuyến dưới dạng âm thanh hoặc cả âm thanh và hình ảnh giúp kết nối nhanh nhất đếncác thành viên trong cuộc họp khi họ không thể có mặt để tham dự cuộc họp

Ví dụ : Họp trực tuyến qua Skype, Room, Google meet,…

 Hội họp theo phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình hội nghị

từ xa (video conference) Hội nghị từ xa là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tạiđịa điểm của mình, không phải đi xa Theo dõi các bài thuyết trình qua phương tiệnnghe nhìn tại phòng họp

I.3 Các phương pháp, phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo

I.3.1 Phân loại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo phổ biến nhất

 Cuộc họp, hội nghị, hội thảo doanh nghiệp

Đây là một sự kiện quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, nơi để cácdoanh nghiệp trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm và thảo luận về các vấn đềkinh doanh quan trọng

Trong một hội nghị doanh nghiệp, các đối tượng tham gia có thể baogồm: chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành, giám đốc marketing, nhà đầu tư,cán bộ quản lý cấp cao, nhà nghiên cứu và các chuyên gia trong các lĩnh vựckinh doanh khác nhau

Tổ chức giao lưu, networking: Sự kiện này là cơ hội để doanh nghiệp mởrộng mối quan hệ, kết nối với các đối tác, khách hàng, nhà đầu tư và các chuyêngia trong lĩnh vực Các hoạt động networking như trò chuyện, ăn uống, giao lưutrong sự kiện sẽ giúp các doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và tăngtính thân mật của các mối quan hệ

Tổ chức các hoạt động giải trí: Để tạo không khí thoải mái và thư giãncho khách mời, chương trình cũng có thể tổ chức các hoạt động giải trí như tiếtmục biểu diễn, chơi game, thưởng thức đồ uống,

 Cuộc họp, hội nghị, hội thảo khách hàng

Mục tiêu chính của sự kiện này là tạo cơ hội cho công ty và khách hànggặp gỡ, trao đổi và tăng cường mối quan hệ Điều này giúp khách hàng cảmthấy được quan tâm, đồng thời giúp công ty hiểu rõ hơn về nhu cầu của kháchhàng và có cơ hội giải đáp thắc mắc, cải thiện sản phẩm/ dịch vụ để đáp ứng tốthơn nhu cầu của khách hàng

Hội nghị khách hàng thường được tổ chức bởi bộ phận kinh doanh hoặcmarketing của công ty và có thể được định kỳ hoặc không định kỳ Trong quátrình chuẩn bị, công ty cần lên kế hoạch và chọn địa điểm phù hợp, đồng thờilên danh sách khách hàng tham dự và chuẩn bị những hoạt động và chươngtrình thú vị để thu hút sự quan tâm của khách hàng

Nội dung của sự kiện thường bao gồm: các buổi thảo luận, giao lưu, giớithiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty, đánh giá phản hồi của khách hàng vềsản phẩm, dịch vụ đã sử dụng Đồng thời, công ty cũng cần chú trọng đến việctạo một môi trường thân thiện, chuyên nghiệp và trang trọng để khách hàng cóthể thoải mái giao lưu và chia sẻ ý kiến với nhau

 Cuộc họp, hội nghị, hội thảo thượng đỉnh

Đây là cuộc họp quy mô lớn giữa các nhà lãnh đạo cấp cao, nhằm tìmkiếm giải pháp phù hợp để giải quyết công việc, vấn đề mang tính chất chungdựa trên sự thống nhất và hợp tác giữa các bên Mục đích của buổi họp là khắcphục các hạn chế còn tồn tại và đưa ra hướng giải pháp hợp lý nhất, với tinhthần đạt sự đồng thuận và giải bài toán chung, cũng như riêng của từng phía

Các chủ đề được đưa ra trong sự kiện có thể bao gồm: an ninh quốc gia,kinh tế và thương mại, biến đổi khí hậu và môi trường, các vấn đề xã hội và vănhóa, giáo dục và khoa học công nghệ, chính trị và quan hệ đối ngoại,

 Cuộc họp, hội nghị, hội thảo chuyên đề

Hội nghị chuyên đề là cuộc họp chuyên sâu về một vấn đề cụ thể, có tínhchất chuyên môn và chỉ thu hút sự tham dự của các chuyên gia, nhà nghiên cứu,các đại diện của tổ chức hoặc các đối tác có liên quan đến vấn đề đó

Việc tổ chức sự kiện này thường đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi phícao do yêu cầu sự chuyên môn và cập nhật kiến thức đầy đủ Tuy nhiên, đó làmột sự kiện quan trọng và cần thiết để nâng cao kiến thức và tạo cơ hội giaolưu, hợp tác giữa các chuyên gia trong lĩnh vực đó

 Cuộc họp, hội nghị, hội thảo công nghệ

Đây là một loại hình sự kiện thường được tổ chức bởi các công ty côngnghệ, nhà sản xuất thiết bị công nghệ hoặc các tổ chức nghiên cứu phát triểncông nghệ

Các chủ đề của sự kiện thường xoay quanh:

- Trí tuệ nhân tạo - Khai thác dữ liệu

- Điện toán đám mây - Internet vạn vật

- Bảo mật thông tin - Công nghệ Blockchain

- Thực tế ảo và Thực tế tăng cường - Công nghệ tài chính

I.3.2 Các phương pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Có 2 phương pháp, hình thức tổ chức chính:

 Phương pháp tổ chức trực tiếp

Đây là hình thức cuộc họp truyền thống nhất và vẫn được sử dụng rộngrãi trong nhiều tình huống, đặc biệt là khi cần sự tương tác và giao tiếp không bịhạn chế bởi công nghệ

Tổ chức cuộc họp trực tiếp thường được mọi người chọn địa điểm tại cácphòng họp nơi làm việc nội bộ công ty, các nơi làm việc chung cho những cuộchọp nhỏ, cần sự tương tác cao Các khu tiếp khách đối với các đối tác, trungtâm hội nghị dành cho các cuộc họp, hội nghị lớn cần sự chuyên nghiệp caohoặc cuộc họp có thể diễn ra tại nơi có không gian thoải mái như quán cà phê

Giúp tạo ra một môi trường hợp tác và thảo luận sôi nổi, dễ dàng hơntrong việc giải quyết các vấn đề phức tạp

Thảo luận và trao đổi trực tiếp giúp tăng cường sự đồng thuận và raquyết định nhanh chóng Không gặp phải sự cố kỹ thuật liên quan đến kết nốimạng hoặc thiết bị, giúp tập trung vào nội dung cuộc họp

 Phương pháp tổ chức trực tuyến

Cuộc họp trực tuyến là một hình thức tổ chức cuộc họp qua Internet, chophép người tham dự kết nối và giao tiếp từ các địa điểm khác nhau mà khôngcần phải gặp mặt trực tiếp Đây là một giải pháp phổ biến trong môi trường làmviệc hiện đại, đặc biệt khi các thành viên trong nhóm phân tán ở nhiều địa điểmkhác nhau hoặc khi cần tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển

Yêu cầu chọn nền tảng họp có chất lượng kết nối tốt và yêu cầu ngườitham dự kiểm tra kết nối Internet trước khi bắt đầu cuộc họp Các cá nhân tham

ra cuộc họp, hội nghị trực tuyến cần phải cài đặt các ứng dụng hỗ trợ cuộc họptrực tuyến như: Teams, Room, Meet…

Cung cấp sự linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian cuộc họp, đặc biệt làkhi có sự chênh lệch múi giờ Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có thểtham gia ngay cả khi họ không có mặt tại cùng một địa điểm

I.4 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

I.4.1 Chuẩn bị cho cuộc họp

 Chuẩn bị và thông qua báo cáo đối với hội nghị

Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung, chương trình hội nghị, báo cáo chính

và báo cáo tóm tắt trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt báo cáo và các tài liệu cầnthiết khác

Thời hạn trình lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo: các báo cáo chính, báo cáotóm tắt, báo cáo chuyên đề, chương trình chính thức của hội nghị cần trình lãnhđạo

- In ấn tài liệu

- Phát thư mời

- Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo…) đầy đủ trang thiết bị

hỗ trợ sự kiện…

- Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân đón tiếp khách, teabreak, ăn uống,

 Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động và thời gian tối thiểu, tối

đa cho từng hoạt động

- Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đạibiểu, đọc báo cáo

- Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huốngđột xuất xảy ra trong cuộc họp

I.4.2 Triển khai việc tổ chức hội nghị, cuộc họp

Đơn vị chủ trì chuẩn bị hội nghị, cuộc họp phải bố trí thời gian hội nghị,cuộc họp hợp lý, tiết kiệm và báo cáo lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt chươngtrình hội nghị, cuộc họp

- Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu

- Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Người chủ trì hội nghị, cuộc họp phải kết luận rõ ràng, chặt chẽ, có tínhkhả thi về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong hội nghị, cuộc họp.

Đối với những sự kiện cần truyền thông, các đơn vị phối hợp với Trungtâm Truyền thông giáo dục tổ chức truyền thông trước, trong và sau hội nghị,cuộc họp

 Ghi biên bản và thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp

Đơn vị chủ trì nội dung hội nghị, cuộc họp chịu trách nhiệm cử thư kýghi biên bản và soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ tại hộinghị, cuộc họp trình lãnh đạo Bộ duyệt nội dung trước khi gửi Chánh Vănphòng ký ban hành

I.4.3 Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Kết thúc báo cáo với Bộ trưởng kết quả hội nghị, cuộc họp quan trọng doThứ trưởng chủ trì sau khi hội nghị, cuộc họp kết thúc Kết quả hội nghị, cuộchọp và những vấn đề vượt thẩm quyền giải quyết của đơn vị để lãnh đạo Bộ chỉđạo giải quyết kịp thời

II.LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CÔNG TY MỘC CHÂU

II.1 Giới thiệu về Công ty Mộc Châu

Công ty Mộc Châu được thành lập từ năm 1958, tiền thân là Nôngtrường Mộc Châu Từ ngày 1/1/2005, Công ty chính thức hoạt động theo môhình công ty Cổ phần (Nhà nước nắm giữ 51% vốn điều lệ) với tên gọi Công tyMộc Châu Sau 55 năm xây dựng, nhờ mô hình liên kết 4 nhà: Nhà nước - nhàkhoa học - nhà nông - doanh nghiệp, Công ty đã phối hợp với hơn 500 hộ dânphát triển đàn bò hơn 12.000 con, trong đó bò đang kỳ vắt sữa là 6.200 con, sảnlượng sữa năm 2012 đạt 40.000 tấn, năng suất bình quân toàn đàn đạt 23,5lít/con/ngày, cao nhất từ trước đến nay Hiện nay, Công ty có 2 trại giống bò,mỗi trại nuôi 1.000 con, cung cấp gần 3.000 con bò giống cho các địa phươngtrong nước Lợi thế của công ty là có địa hình Cao nguyên Mộc Châu được cácchuyên gia đánh giá là một trong những nơi phù hợp nhất cho chăn nuôi bò sữanhờ vào điều kiện khí hậu và thời tiết có tính ôn đới Bởi vậy, chất lượng sữacủa Mộc Châu của công ty được người tiêu dùng ưa chuộng và đánh giá cao

II.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của Công ty Mộc Châu

II.2.1 Xác định thành phần tham dự cuộc họp

Danh sách người tham gia cuộc họp:

Hội đồng quản trị:

- Bà Mai Kiều Liên : Chủ tịch HĐQT

- Ông Phạm Hải Nam : Thành viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc

- Ông Nguyễn Quang Trí : Thành viên HĐQT

- Ông Hoàng Văn Chất : Thành viên độc lập HĐQT

- Ông Lê Hoàng Minh : Thành viên HĐQT

Ban Kiểm soát:

- Ông Trần Ngọc Duy : Trưởng BKS

- Ông Phạm Quang Thuỳ : Thành viên BKS

- Ông Trịnh Công Sơn : Thành viên BKS

Cổ đông: gồm các Cổ đông/Người được uỷ quyền của Cổ đông tham dự

họp theo danh sách đính kèm Biên bản họp này

Trình chủ toạ văn phòng xem xét và ký duyệtThông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu tham gia cuộc họp

- Nội dung thông báo:

 Thời gian khai mạc: 9 giờ 00 phút, Thứ Ba ngày 23 tháng 04 năm 2024

 Địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông: Số 10 Tân Trào, Phường TânPhú, Quận 7, T Hồ Chí Minh

 Hình thức tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: Đại hội trực tuyến

 Thành phần tham dự: Theo danh sách đã đề ra và xét duyệt trước đó (tronggiấy mời ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban…)

 Hình thức thông báo: Qua emai

Mẫu thư mời tham dự đại hội cổ đông thường niên

II.2.2 Xây dựng chương trình cuộc họp

- Mục tiêu

Các mục tiêu chính của cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên baogồm các nội dung sau:

- Báo cáo và đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm: Cổ đông

sẽ được nghe báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh, tài chính, các dự án đã thực hiện

và những thành tựu đạt được của công ty trong năm qua

- Thông qua kế hoạch kinh doanh và các dự án trong năm tới: Cổ đông sẽ

được công ty báo cáo về kế hoạch và dự án trong năm tới để cùng nhau thảo luận vàquyết định những mục tiêu kinh doanh, các dự án đầu tư mới, chiến lược phát triển củacông ty trong năm tiếp theo

- Miễn nhiệm và bầu cử các thành viên Hội đồng quản trị: Công ty sẽ tiến

hành miễn nhiệm các thành viên cũ và các cổ đông sẽ tiến hành bầu cử các thành viênmới phù hợp hơn vào Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát để điều hành và kiểm soátcông ty trong nhiệm kỳ tiếp theo

- Quyết định việc phân phối lợi nhuận: Cổ đông sẽ cùng nhau quyết định

cách thức phân chia lợi nhuận của công ty, bao gồm việc trả cổ tức, đầu tư lại vào công

ty hoặc các hoạt động khác với mục đích công khai, công bằng, minh bạch

- Giải đáp các thắc mắc của cổ đông: Đây là cơ hội để cổ đông đặt câu hỏi

và được Ban lãnh đạo công ty giải đáp các thắc mắc liên quan đến hoạt động của công

ty, từ đó hiểu rõ các vấn đề mà cổ đông vướng mắc

Hội nghị này là một hội nghị diễn ra hàng năm và mang một vai trò rấtquan trọng đối với công ty và Hội đồng cổ đông Đây là dịp để cổ đông đượcthể hiện quyền lợi của mình, đóng góp ý kiến và quyết định những vấn đề quantrọng của công ty Đồng thời, công ty sẽ cập nhật những thông tin mới nhất vềtình hình hoạt động, từ đó đưa ra những quyết định đầu tư hợp lý Thông quahội nghị, công ty còn phải công khai các thông tin về hoạt động kinh doanh, tàichính để đảm bảo sự minh bạch và tạo niềm tin cho các cổ đông của mình