Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.Quy trình quản lý thời gian bao gồm 4 bước chín
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm quản trị thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí.
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ nằm ở việc hoàn thành nhanh hay chậm mà còn dựa vào kết quả công việc đạt được Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp chúng ta tận dụng quỹ thời gian hạn hẹp một cách hiệu quả, từ đó tạo ra đầu ra chất lượng cao.
Quy trình quản lý thời gian bao gồm 4 bước chính:
- Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, tuần và tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
- Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
- Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
- Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người.
Vai trò quản trị thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc sẽ mang lại nhiều lợi ích khác nhau:
Thứ nhất, việc quản lý thời gian hiệu quả giúp cá nhân, tổ chức ấy tăng năng suất làm việc Khi biết được cách quản lý về thời gian, phân loại công việc sẽ giúp cho các bạn biết được cách sắp xếp kế hoạch; nhiệm vụ hàng ngày dựa vào từng mức độ quan trọng, theo thứ tự được ưu tiên Ưu tiên và kết hợp những nhiệm vụ với quỹ thời gian đã có sẵn là một cách giúp bạn làm việc mà không phải tiêu tốn quá nhiều công sức.
Với cách làm này, các bạn sẽ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trước, từ đó sẽ làm tăng thêm hiệu quả của công việc Ngoài ra, dùng thời gian phù hợp còn giúp nâng cao thêm khả năng sáng tạo nhờ vào khoảng thời gian trống từ quá trình sắp xếp công việc phù hợp.
Thứ hai, biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý giúp bạn giảm áp lực và cải thiện kĩ năng ra quyết định Khi thời gian được phân bổ rõ ràng cho từng công việc, bạn sẽ chủ động thực hiện công việc một cách bình tĩnh, không bị áp lực về thời gian, hay bị “deadline dí” Ngoài ra, khi không bị chịu áp lực từ deadline, bạn sẽ có đủ sự bình tĩnh, tỉnh táo và thời gian để đánh giá về vấn đề Từ đó, bạn sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn, sáng suốt trong công việc và cuộc sống.
Thứ ba, khi biết quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian rảnh rỗi, làm những điều mình thích Như chúng ta đã biết, thời gian là vô hạn, nhưng đời người là hữu hạn, mỗi người sẽ có quá nhiều công việc để làm và thực hiện trong cuộc đời Do đó, quản lý thời gian một cách khoa học, hiệu quả sẽ giúp cho bạn làm được nhiều công việc hơn, không xuất hiện “thời gian chết” Ngoài thời gian ăn uống, ngủ nghỉ và chăm sóc cá nhân khi sắp xếp thời gian tốt, các bạn có thể dành thời gian cho bản thân để làm từng công việc mà mình yêu thích Khi đó, các bạn sẽ có nhiều cơ hội để phát triển bản thân, học thêm được nhiều điều mới mẻ, trải nghiệm được những điều chưa từng làm, hoặc sẽ dành thời gian cho gia đình, bạn bè Đây chính là khoảng thời gian có ý nghĩa, vô giá mà các bạn không nên bỏ lỡ.
Phân bổ thời gian khoa học không chỉ giúp loại bỏ thói quen trì hoãn, sắp xếp kém linh hoạt, mà còn tạo động lực để thực hiện các dự án lớn nhờ kế hoạch rõ ràng và thời gian biểu chính xác Điều này giúp tránh đưa ra quyết định sai lầm do không suy xét chắc chắn Ngược lại, sử dụng thời gian phù hợp giúp giảm áp lực và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Thứ năm, quản lý thời gian hiệu quả còn giúp mỗi cá nhân cải thiện trách nhiệm trong công việc và trong cả cuộc sống Khi vạch rõ các công việc, mục tiêu bản thân cần thực hiện, chúng ta sẽ có động lực, ý thức trong việc hoàn thành những gì mình dự định Nếu như thời gian không được sử dụng hợp lý, ta có thể làm lỡ dở các cơ hội, thời hạn để hoàn thành các mục tiêu, dự án Điều đó có thể khiến ta mất uy tín đối với mọi người xung quanh.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản lý thời gian
3.1 Các yếu tố giúp quản lý thời gian tốt
- Đặt mục tiêu rõ ràng:
Mục tiêu là kết quả mong muốn mà con người cố gắng đạt được thông qua hoạt động và nỗ lực của mình trong khoảng thời gian nhất định Mục tiêu thể hiện tầm nhìn của con người về ước muốn đạt gì, lúc nào sẽ đạt được Các mục tiêu không chỉ ảnh hưởng đến hành vi, hiệu suất công việc mà còn kích thích não bộ và trạng thái tâm lý, huy động năng lượng tối ưu thôi thúc sự nỗ lực bên trong mỗi con người Một mục tiêu là một trạng thái cụ thể, được xác định rõ ràng, có thể đo lường được Các mục tiêu phải được viết thành văn bản dưới dạng khẳng định tích cực, hiện tại, cá nhân Một mục tiêu không được viết cam kết chỉ là một mục tiêu tưởng tượng Khi có mục tiêu rõ ràng, vạch rõ lộ trình hoàn thành, con người sẽ rút ngắn tối đa thời gian phấn đấu Từ đó, họ có thể tự định hướng hiệu quả con đường phải đi trong tương lai, tự đặt mình trong tư thế sẵn sàng để đối mặt với mọi khó khăn, thách thức trên hành trình vươn tới đích.
- Ưu tiên các nhiệm vụ:
Xác định thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ là quá trình xác định mức độ quan trọng và thời hạn (cấp bách) của một nhiệm vụ, từ đó sắp xếp chúng theo thứ tự trên cơ sở mức độ ưu tiên và thực hiện chúng một cách tuần tự Việc làm cơ bản của yếu tố này là tạo một danh sách việc làm, sau đó làm những công việc quan trọng nhất theo thứ tự giảm dần Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc sẽ giúp con người sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc, giúp theo dõi tiến trình làm việc, cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống một cách khoa học, như giảm căng thẳng, hoàn thành được nhiều công việc,…
- Chia các nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn:
Chia một nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn, sau đó giải quyết một phần, không nhất thiết phải là phần đầu tiên Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ
Lịch trình là quá trình mà bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian của mình, để nó có thể phát huy tối đa hiệu quả và giảm mức độ căng thẳng Khi nó được thực hiện một cách hiệu quả, nó sẽ giúp bạn hiểu thực tế bạn có thể đạt được gì với thời gian của mình, tránh tham gia vào nhiều hơn mức bạn có thể xử lý, đạt được một sự cân bằng công việc – cuộc sống tốt đẹp,…
Chúng ta thường hay bị phân tâm bởi những phiền nhiễu xung quanh khi có vấn đề phát sinh, điều quan trọng là phải biết trau dồi khả năng tập trung tâm trí của bạn vào câu hỏi để được quyết định Để ra quyết định tốt, chúng ta cần làm dịu tâm trí và cơ thể để nhận thức rõ những vấn đề đang xảy ra Loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài là một cách tốt để bắt đầu làm dịu tâm trí và tập trung.
Ủy thác là việc giao trách nhiệm, quyền hạn cho đồng nghiệp, nhằm tăng hiệu quả công việc và tận dụng thời gian của mọi người Tuy nhiên, một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì nghĩ họ là duy nhất, không thể thay thế hoặc sợ đồng nghiệp hoàn thành công việc tốt hơn họ Thực tế, ủy thác giúp phát triển đồng nghiệp, tăng động lực và nâng cao tinh thần của họ.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ:
Theo dõi tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng giúp chúng ta xác định được quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu đã đặt ra hay không Việc theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp bạn trên theo dõi công việc một cách bao quát, kiểm soát được chất lượng làm việc Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc một cách tốt nhất; đồng thời làm giảm tối đa trạng thái áp lực, căng thẳng cho bản thân.
3.2 Các yếu tố có thể gây khó khăn khi quản lý thời gian
Trong một ngày, mỗi người đều có rất nhiều công việc cần phải hoàn thành Nhiều người có lên danh sách các công việc cần làm, nhưng khi nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng công việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tính trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm vì thiếu sự ưu tiên trong công việc, không biết công việc nào quan trọng và cần thiết nhất cần phải hoàn thành trước tiên.
Sự phân tâm xảy ra khi bạn chuẩn bị hoàn thành công việc thì đột nhiên có điều gì đó xảy đến khiến bạn mất tập trung vào công việc, đến khi quay trở lại công việc thì bạn không biết mình làm đến đâu Khi ấy, bạn khó có thể duy trì tư duy và óc sáng tạo, dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc bị giảm đi, một phần thời gian quý báu bị lãng phí vào những việc vô bổ, công việc cần hoàn thành bị trì trệ.
- Đa nhiệm: Đa nhiệm có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc Những người đa nhiệm nghĩ rằng họ đang làm được nhiều việc hơn, nhưng thật ra họ đang làm cho năng suất của mình bị giảm đi Đa nhiệm có thể gây ra những hậu quả lâu dài đến chức năng của não bộ, giảm khả năng tập trung, trí nhớ và làm giảm cả khả năng chuyển đổi giữa các công việc khác nhau Khi thường xuyên làm việc kiểu “đa tác vụ” như thế có thể làm giảm năng suất của bạn, vì bộ não của bạn sẽ bị quá tải.
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, phân tích đánh giá tình hình hiện tại và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó trong tương lai Việc lập kế hoạch đòi hỏi tính logic, sự sáng tạo và khả năng dự đoán Tuy nhiên, nếu kế hoạch càng mơ hồ, không đưa ra chính xác mục tiêu cần đạt và mốc thời gian cụ thể thì càng khó thực hiện, theo đuổi hoặc thực hiện kiểu được chăng hay chớ, kế hoạch một đằng thực hiện một nẻo thì hiệu quả thấp hoặc không hiệu quả là điều không có gì ngạc nhiên Đây là một cách lập kế hoạch kém, khiến việc sử dụng thời gian không hiệu quả.
- Thiếu động lực: Động lực được xem như tâm điểm của năng suất, của sự hiệu quả và mang đến cho bạn nhiều cảm xúc tích cực khi thực hiện các công việc mà mình yêu thích Động lực luôn thúc giục chúng ta phải hành động, thay đổi và phát triển Chính vì thế, khi mất động lực làm việc bạn dường như rơi vào trạng thái đóng băng, cảm thấy chán nản, không có mục tiêu làm việc cũng như cải thiện cuộc sống, thậm chí có thể cảm thấy stress nếu tình trạng này nghiêm trọng hơn.
Vấn đề mà chúng ta phải đối diện là làm thế nào để từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng Có thể chúng ta không muốn làm người khác buồn lòng, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói
- Điện thoại quá lâu: Được coi là công cụ hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian đi ra ngoài nhưng nếu không biết sử dụng thì điện thoại lại là kẻ thù của thời gian Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài hoặc cũng có khi chúng ta xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm chúng ta mất kiểm soát.
Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là bình thường Tuy nhiên, việc tiếp khách thường xuyên, không đúng đối tượng khiến cho chúng ta rơi vào những câu chuyện vô bổ, không có mục đích.
NỘI DUNG
Bình luận về nhận định
Nhận định: “Những người trì hoãn theo thói quen sẽ dễ dàng chứng tỏ rằng họ bị mất tất cả các cơ hội, bỏ lỡ thời hạn, thất bại trong các mối quan hệ và thậm chí gây tổn thất về tiền bạc chỉ vì một thói quen tệ hại là trì hoãn mọi thứ cho đến khi quá trễ” Theo quan điểm của nhóm thì nhận định này chưa hoàn toàn chính xác.
Thứ nhất, “trì hoãn” là hành vi chủ động hoặc bị động của con người khi không thực hiện hoặc hoãn lại việc cần làm vào thời điểm đúng hạn hoặc hạn chót Đây là một vấn đề phổ biến trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, từ công việc, học tập đến cuộc sống cá nhân Sự trì hoãn có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, từ việc dành nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch mà không thực hiện, đến việc chần chừ, lưỡng lự và hoãn lại những công việc cần làm
“Thói quen” là những công việc được lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian dài, dần dần hình thành nên một chuỗi phản xạ có điều kiện Từ đó có thể hiểu tình trạng “trì hoãn theo thói quen” là việc chúng ta chần chừ, lưỡng lự trong việc hoàn thành các công việc nhiều lần, lặp đi lặp lại Điều này sẽ khiến bản thân phải chịu những hậu quả vô cùng nặng nề.
Thứ hai, “cơ hội” là một sự xuất hiện những khả năng cho phép chúng ta thực hiện một điều gì đó, là thời điểm hội tụ mọi điều kiện thuận lợi hay đó chính là khoảnh khắc quý giá chỉ xuất hiện vài lần trong cuộc đời mỗi người nhưng nó lại dẫn chúng ta đến với những sự thành công “Cơ hội” quan trọng đến như vậy nhưng nhiều người lại
“bỏ lỡ tất cả” chỉ vì thói quen trì hoãn, chính họ đang tự mình gạt đi con đường phát triển của bản thân sau này Trong lúc người khác đã hoàn thành công việc, nâng cao các kỹ năng để ngày càng hoàn thiện hơn thì họ mới chỉ bắt đầu làm từ những công việc nhỏ nhất Điều này đã thể hiện rất rõ rằng họ không nhận thức được tầm quan trọng của thời gian, của những cơ hội đang đến, luôn trong tình trạng trì trệ, thiếu kỷ luật và thiếu trách nhiệm với bản thân Không những thế, nó còn làm ảnh hưởng đến hiệu suất hoàn thành công việc của cả một nhóm hay một cộng đồng Họ luôn trong trạng thái gấp gáp, “nước đến chân mới nhảy”, vậy thì liệu rằng chất lượng công việc có được đảm bảo? Đồng thời, một người như vậy cũng khó có thể nhận được sự tín nhiệm và tin tưởng của mọi người xung quanh, từ đó mà tự đánh mất đi những cơ hội phát triển mà đáng lẽ bản thân xứng đáng nhận được nếu ở một phiên bản tốt hơn
Cũng chính vì sự trì hoãn mà họ cũng gây nên rất nhiều “những tổn thất về của cải”
Thứ ba, trì hoãn khiến chúng ta “thất bại trong việc các mối quan hệ” Việc trì hoãn thường xuyên như đã nói ở trên khiến bản thân chúng ta dần trở thành một người lười biếng, trì trệ, tiêu cực bản thân chỉ muốn hoàn thành công việc cho xong, thậm chí gây ảnh hưởng đến người khác trong quá trình làm việc Vậy liệu rằng có ai muốn tiếp xúc và xây dựng một mối quan hệ lâu dài, tốt đẹp với những đối tượng như thế?
Không chỉ vậy, những người luôn trì hoãn còn là những người thiếu quyết đoán khi đưa ra các quyết định, để từ đó bỏ lỡ đi những cơ hội quý báu của cả một hành trình dài
Vậy cuối cùng, nhận định trên đã cho rằng, việc luôn trì hoãn công việc như một thói quen có thể khiến họ bỏ lỡ mất các cơ hội, phí thời gian, thất bại trong các mối quan hệ thậm chí là thiệt hại cả về của cải.
Thứ nhất, trì hoãn khiến họ “mất tất cả các cơ hội”, “bỏ lỡ thời hạn”
Trì hoãn này đến từ chính thói quen của bản thân được lặp đi lặp lại nhiều lần ở con người Thói quen trì hoãn có thể mang đến nhiều hậu quả tiêu cực đối với cuộc sống của con người, trước hết nó hình thành tâm lý ỷ lại, lười biếng, đứng trước một công việc cần phải giải quyết nhưng chần chừ mãi không chịu thực hiện và trì hoãn cho đến ngày hôm sau, ngày sau nữa hoặc một khoảng thời gian không xác định nào đó Trì hoãn công việc khiến bản thân mất đi những cơ hội quý báu ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và kết quả của công việc Trì hoãn khiến ta không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, thậm chí thói quen trì hoãn khiến cho con người “bỏ lỡ những cơ hội”, những điều kiện tốt để phát triển và khẳng định giá trị của bản thân Thói quen trì hoãn công việc liên tục gây lãng phí thời gian không cần thiết, ngoài ra còn làm nảy sinh tính bê trễ, thiếu kỷ luật, trách nhiệm với bản thân cũng như với công việc được giao Trì hoãn làm cho con người trở nên lười biếng, không phát huy được sự cố gắng, nỗ lực, kỹ năng giải quyết, xử lý mọi việc cũng bị giảm sút đáng kể.
Ngược lại, nếu trì hoãn xuất phát từ chủ đích, có sự tính toán trước để tìm kiếm những cơ hội mới phù hợp với bản thân hơn và làm giảm rủi ro nhất có thể Hay cũng có thể hiểu trì hoãn ở một khía cạnh khác là chỉ về việc hay sự thay thế các công việc, việc làm có mức độ ưu tiên cao hơn bằng những việc làm, công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn và dành nhiều thời gian cho việc giải quyết các công việc có mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên thấp Hay là sự ưu tiên làm những việc mà bản thân yêu thích hoặc cảm thấy thoải mái hơn là những việc quan trọng, cần phải làm Khi có sự tính toán trước sẽ giúp bản thân tiết kiệm thời gian hơn và sắp xếp thời cho công việc một cách hợp lý Vậy việc bỏ lỡ thời hạn là có, nhưng thời hạn đó, thời gian đó có thể đã được sắp xếp để làm một công việc khác.
Do vậy, về cơ bản sự trì hoãn khiến họ bị bỏ lỡ một hoặc một vài cơ hội chứ không hẳn là “mất tất cả các cơ hội” Và sự trì hoãn có thể gây lãng phí thời gian, nhưng nếu thời gian đó là giảm bớt những việc lặt vặt để tập trung làm một việc thực sự thì có thể coi đây là một loại trì hoãn tốt.
Thứ hai, “thất bại trong các mối quan hệ”: Nếu duy trì thói quen trì hoãn này thì con người không chỉ khó khăn trong việc thực hiện những mục tiêu, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của công việc mà còn làm mất đi cơ hội thăng tiến, đánh mất đi uy tín, làm giảm đi giá trị của bản thân, niềm tin cũng như sự tín nhiệm trong mắt đối tác cũng như mọi người xung quanh.
Thứ ba, “trì hoãn mọi thứ đến khi quá trễ”: Ngạn ngữ dạy rằng “Việc hôm nay chớ để ngày mai” Tuy nhiên, nếu công việc cứ chồng chất, bạn sẽ ngày càng lo lắng, căng thẳng, dẫn đến mệt mỏi, chán nản và mất hứng thú với công việc.
1.4 Ví dụ liên hệ a) Trì hoãn một cách chủ động:
Rob Rawson, CEO của Time Management.con và Staff.com, chia sẻ: “Lúc nào tôi cũng có danh sách khoảng 200 việc cần làm, tất cả đều là việc hay ho cả Nhưng tôi không thể làm tất cả Chính vì lẽ đó, hãy biết cách trì hoãn làm những việc có vẻ quan trọng để dành thời gian và công sức cho những việc thực sự quan trọng Sau mỗi ngày, mỗi tuần, tôi xem lại danh sách những việc cần làm và luôn tự hỏi: “Việc này có còn cần thiết hay không?” Đừng nghĩ rằng bạn phải hoàn thành ngay mọi việc trong danh sách Đôi khi, sau khi chủ động trì hoãn, bạn sẽ nhận ra một số việc không thực sự quan trọng và cần thiết như cảm nhận ban đầu. b) Trì hoãn một cách bị động:
Sự trì hoãn của Tổng thống Mỹ Donald Trump trong việc đưa ra các quyết định phòng chống Đại dịch Covid-19 vào năm 2020 đã dẫn đến những thiệt hại lớn cả về người và tài sản Chỉ trong vòng 24 tiếng, Mỹ đã trở thành ổ dịch lớn nhất thế giới, ghi nhận 275.048 trường hợp mắc và 7.067 ca tử vong, nhiều trường hợp ồ ạt nhập viện gây sức ép nặng nề lên hệ thống Y tế Điều đó càng chứng tỏ hậu quả của việc bỏ lỡ cơ hội vàng mà trì hoãn trong việc đưa ra các quyết định có thể khiến con người chúng ta chịu tác động nặng nề đến mức nào.
Liên hệ vấn đề nghiên cứu
2.1 Thực trạng về việc quản lý thời gian hiện nay của giới trẻ
Hiện nay một bộ phận không nhỏ thế hệ trẻ ngày nay nói chung đang lãng phí thời gian Giới trẻ dành hàng giờ đồng hồ cho các hoạt động vô bổ mang tính giải trí cao, ít kiến thức, không mang lại lợi ích lớn hay định hướng gì cho cuộc sống, công việc và học tập trong hiện tại hay tương lai Hiệu quả kỹ năng quản lí thời gian ở mức trung bình thấp so với kỳ vọng Giới trẻ nói chung thường lãng phí thời gian vào mạng xã hội Facebook, Tiktok, chơi game, lướt web…Như vậy, các bạn trẻ sử dụng thời gian thiếu hiệu quả là minh chứng cho thấy kỹ năng quản lý thời gian của các bạn còn hạn chế Các bạn trẻ gặp khó khăn trong quản lý thời gian Đó chính là vấn đề các nhà nghiên cứu, các nhà trường cần quan tâm giáo dục, phát triển kỹ năng cho các bạn Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố quan trọng giúp giới trẻ biết phân bổ và kiểm soát thời gian của bản thân hợp lý, là điều kiện giúp các bạn tổ chức, quản lý tốt hoạt động học tập của mình ở trường đại học
Giới trẻ/sinh viên hiện nay đang sống trong một thế giới đầy biến động và cạnh tranh Họ phải đối mặt với nhiều áp lực từ việc học tập, công việc, các mối quan hệ xã hội,…Chính vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng quan trọng để đạt được thành công trong cuộc sống Tuy nhiên, theo nhiều nghiên cứu, thực trạng quản lý thời gian của giới trẻ/sinh viên hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế Một số biểu hiện thường gặp của việc lãng phí thời gian ở giới trẻ/sinh viên như:
Trì hoãn là thói quen xấu phổ biến ở giới trẻ/sinh viên, dẫn đến việc chậm trễ các công việc học tập, làm bài tập, dự án và trì hoãn các công việc khó khăn, nhàm chán Điều này khiến họ phải hoàn thành công việc gấp rút, hiệu quả không cao, mắc sai sót và thậm chí trễ hạn deadline.
- Không có mục tiêu, kế hoạch cụ thể: Sinh viên thường không có mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho các hoạt động của mình Điều này dẫn đến việc họ không biết phải làm gì, làm khi nào và làm như thế nào.
Sinh viên thường dành nhiều thời gian cho các hoạt động giải trí như ăn uống, vui chơi, tụ tập với bạn bè Điều này dẫn đến việc quên mất việc học tập và các nhiệm vụ khác.
- Dành quá nhiều thời gian cho những thứ ngoài lề: Sinh viên thường dành quá nhiều thời gian cho một công việc hoặc những công việc không quan trọng, ngoài lề dẫn đến việc làm việc, học tập không hiệu quả.
Vd: Săn sale shopee, tiktok shop, đọc truyện, tán gẫu với bạn bè,…
Mạng xã hội góp phần không nhỏ khiến giới trẻ/sinh viên lãng phí thời gian vô bổ Họ dành hàng giờ chỉ để lướt web, xem video trên mạng xã hội Để có được một bức ảnh "sống ảo" trên Facebook, họ có thể mất cả buổi để chỉnh sửa từng bức hình, sau đó dán mắt vào màn hình điện thoại, trả lời từng bình luận, thậm chí còn ngồi xem từng người chê bức hình xấu và sẵn sàng đáp trả ngay.
- Không biết nói “không”: Chúng ta thường không dám nói “không”, không biết cách từ chối khi có người nhờ vả vì sợ họ buồn và mất lòng.
Vd: Bạn bè nhờ gì cũng làm: nhờ làm bài tập, nhờ mua nước, đồ ăn,…
Bên cạnh đó cũng có rất nhiều người dù hoàn cảnh khó khăn, công việc bận rộn nhưng họ vẫn tận dụng thời gian, sắp xếp công việc khoa học để làm được nhiều việc bổ ích cho bản thân, cho gia đình và xã hội.
Một vài minh chứng thực tế cho việc quản lý thời gian của giới trẻ:
Về vấn đề sử dụng Internet: Báo cáo có tiêu đề “Teens, Social Media &
Technology 2018” do hãng nghiên cứu Pew Research Center tiết lộ, nhóm tuổi teen và các bậc phụ huynh đang sử dụng Internet và mạng xã hội ngày càng nhiều Khảo sát cho thấy, nhóm tuổi thanh thiếu niên đang nghiện Internet và mạng xã hội nhiều hơn bao giờ hết Trên thực tế, 45% thanh thiếu niên trả lời, họ lên mạng “gần như liên tục”. Trong khi 44% người được hỏi tiết lộ, họ online nhiều lần trong ngày Pew Research phát hiện, tác động của Internet và mạng xã hội không có sự khác biệt lớn giữa nam hay nữ Đặc biệt, hơn một nửa thiếu nữ trong khảo sát thuộc nhóm người dùng có thói quen dùng Internet thường xuyên Con số này đối với nhóm nam thiếu niên là 39%.
Một số nghiên cứu cho thấy điện thoại chính là loại thuốc “gây nghiện” mới trong thế kỷ 21 Thời gian dành cho Internet trong nhóm tuổi teen đã tăng đáng kể so với nghiên cứu trước đó do Pew Research thực hiện hồi Lúc đó, tỷ lệ thanh thiếu niên online liên tục chỉ có 24% Điều này cũng có nghĩa, tỷ lệ dùng Internet trong nhóm tuổi teen đã tăng gần gấp đôi chỉ trong 3 - 4 năm qua Pew ước tính, tỷ lệ thanh thiếu dùng Internet gia tăng mạnh có mối liên hệ mật thiết với tình trạng nghiện smartphone.
- Một báo cáo từ Kaiser Family Foudation cho thấy rằng thanh niên trung bình dùng thiết bị điện tử giải trí như máy tính, điện thoại thông minh,… trong khoảng 7,5 giờ mỗi ngày ngoại trừ thời gian học tập và làm việc.
- Ngiên cứu của American Psychological Association (APA) đã chỉ ra được rằng hơn một nửa sinh viên đại học nói chung báo cáo cảm thấy căng thẳng vì họ không có đủ thời gian để làm tất cả công việc hàng ngày của mình Họ còn nêu rõ rằng 70% thanh thiếu niên và người trẻ cảm thấy áp lực từ những yêu cầu về thời gian, khiến họ khó khăn trong việc cân bằng công việc, học tập và thư giãn.
- Một cuộc khảo sát của công ty công nghệ Cisco cho thấy rằng 60% thanh niên trẻ tuổi khai báo rằng họ cảm thấy khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc, học tập và giải trí.
- Một bài viết trên The Guardian đề cập đến sự gia tăng stress và các vấn đề tâm lý trong giới trẻ do áp lực thời gian từ việc quản lý các kỳ thi, công việc và cuộc sống cá nhân.
- The National Sleep Foudation phát hiện ra rằng 87% các bạn trẻ không ngủ đủ giấc hằng đêm, một phần do việc áp lực thời gian từ nhiều hoạt động.
- Thống kê từ World Health Organization cho thấy 24% sinh viên đại học trên toàn cầu báo cáo rằng họ trải qua mức độ tăng áp lực và căng thẳng về thời gian.
2.2 Nguyên nhân a) Nguyên nhân chủ quan
Tấm gương tiêu biểu
3.1 Tấm gương thành công a) Bill Gates
- Tên đầy đủ: William Henry "Bill" Gates III
- Nơi sinh: Seattle, Washington, Mỹ
- Chức vụ từng nắm giữ: Giám đốc điều hành, Chủ tịch của Microsoft
- Tổng tài sản: 101 tỷ USD (Tháng 11/2022 - Forbes)
Cách quản lý thời gian:
Người sáng lập Microsoft và là một trong những người giàu có nhất thế giới, đã đạt được sự thành công lớn trong quản lý thời gian thông qua các phương pháp và chiến lược riêng của mình Sau đây là các cách mà ông đã quản lý thời gian của mình một cách khoa học:
- Lên lịch chặt chẽ, cẩn thận: Bill Gates rất tập trung vào việc sắp xếp lịch trình cá nhân của mình Ông lên kế hoạch rõ ràng về những công việc cần làm hằng ngày và hàng tuần, từ việc làm việc trong công ty đến thời gian dành cho gia đình và giải trí. Lên lịch giúp ông biết rõ mình phải làm gì và khi nào, từ đó tối ưu hóa sự hiệu quả.
Bill Gates luôn đặt ưu tiên cao nhất cho các công việc quan trọng và tập trung hoàn toàn vào chúng, đặc biệt là trong thời kỳ phát triển Microsoft Ông xác định rõ mục tiêu và tập trung vào những nhiệm vụ then chốt, đảm bảo rằng những công việc quan trọng nhất luôn được hoàn thành đúng thời hạn.
- Sử dụng công nghệ: Bill Gates sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quản lý thời gian Ông đã sớm nhận ra tiềm năng của máy tính cá nhân và phần mềm để tạo ra các ứng dụng giúp quản lý thời gian và thông tin cá nhân Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp ông và Microsoft phát triển sản phẩm như Microsoft Outlook - một ứng dụng quản lý email và lịch trình giúp người dùng quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất.
- Học hỏi liên tục: Bill Gates luôn học hỏi và phát triển kỹ năng quản lý thời gian của mình Ông thường đọc sách và tài liệu về quản lý thời gian, hiệu suất cá nhân và lãnh đạo để cải thiện khả năng của mình.
Không chỉ quản lý thời gian của riêng mình, các quy trình và hệ thống quản lý của ông còn giúp đảm bảo rằng mọi người trong công ty có thể làm việc hiệu quả và quản lý thời gian tốt hơn.
- Ủy quyền: Thời gian là có hạn nên ông không ôm tất cả các công việc để quản lý mà ông ủy quyền cho cấp dưới bằng cách xây dựng một đội ngũ nhân lực tài năng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, giúp ông có thời gian cho những công việc quan trọng, cấp thiết hơn, giúp ông tập trung và những quyết định chiến lược và nhiệm vụ quan trọng.
- Có một biểu gian biểu khoa học cho các hoạt động sinh hoạt hằng ngày: Bill Gates luôn chú trọng việc ngủ đủ giấc vì nó quyết định khá lớn vào năng suất và hiệu quả làm việc Ông nói rằng ông là “cú đêm” có thể thức khuya nhưng ông lại luôn ngủ trước lúc nửa đêm và thức dậy lúc 7 giờ sáng, ngủ đủ 7 tiếng mỗi ngày.
Sử dụng thời gian một cách nghiêm túc : trong từ điển của Bill Gates không có khái niệm “sẽ làm sau”, ông cho rằng vấn đề duy nhất mà tiền không thể mua được chính là thời gian Với quan niệm sống như thế ông luôn lên kế hoạch mỗi ngày của mình một cách tỉ mỉ, đảm bảo mỗi khoảng thời gian đều được sử dụng một cách triệt để nhất Hầu hết người thành công đều sẽ có cảm giác cấp bách mỗi khoảnh khắc trôi qua Vì vậy hãy tận dụng thời gian của bạn có một cách tốt nhất.
Luôn đầu tư thời gian: người đàn ông giàu nhất thế giới đã được nhắc đến trong cuốn sách Outliers của Malcolm Gladwell về việc đầu tư ít nhất 10.000 giờ làm việc trước khi thành công Theo cuốn sách này thì Bill Gates đã dành vô số giờ lập trình trên máy tính cá nhân trước khi thành công gõ cửa Trong cách quản lý thời gian của mình, quy tắc 10.000 giờ là quy tắc ông luôn nhắc tới trong quản lý thời gian Ông cho rằng, muốn giỏi hãy trở thành chuyên gia trong lĩnh vực nào đó, người ta cần phải thực hành liên tục và đều đặn trong 10.000 giờ để đạt đến năng lực, kỹ năng đó 10.000 giờ là một khối lượng thời gian khá lớn và không phải ai cũng có thể cam kết dành ra để thực hành một kỹ năng nào đó Vấn đề ở đây là Bill Gates thực sự yêu thích, nắm vững và xác định được mục tiêu của mình để đầu tư thời gian cho nó một cách hợp lý và hiệu quả.
Thời gian cần được thiết lập Đây là một thủ thuật quản lý thời gian hiệu quả Nó giúp bạn chủ động tập trung vào một chủ đề cụ thể trong một thời điểm xác định Do đó, tập trung thời gian của bạn cho từng công việc cụ thể sẽ là phương pháp năng suất nhất.
Dành thời gian cho việc ngủ: Người thành công họ luôn ngủ đủ 6 – 8 tiếng mỗi ngày và Bill Gates cũng không nằm ngoài số đó Ông nhận mình là “cú đêm”, ông có thể thức khuya vào buổi tối và thức dậy lúc 7h sáng, điều này giúp ông ngủ đủ 7 tiếng một ngày Hãy dành thời gian cho một giấc ngủ ngon và khoa học vì năng suất, hiệu quả làm việc phụ thuộc khá nhiều vào chất lượng giấc ngủ của bạn.
Tận dụng từng khoảng thời gian : Trong một vài cuộc phỏng vấn, Bill Gates nói rằng trong tay ông bất cứ lúc nào cũng có một cuốn sách và ông đọc chúng thật nhanh giữa giờ nghỉ của các cuộc họp, trong khi xếp hàng, trong khi đợi cuộc hẹn,… Ông tận dụng tất cả những khoảnh khắc này cho thói quen đọc sách Bill Gates từng nói rằng:
“Đọc 500 trang sách một ngày đó chính là cách để vận hành tri thức” Hãy tạo lập những thói quen tốt và đừng để mạng xã hội chiếm hết thời gian nghỉ ngơi của bạn. Ưu tiên thời gian cho những gì quan trọng: Có hàng trăm email được gửi đến hòm thư của Bill Gates nhưng ông sẽ có một đội ngũ nhân viên chắt lọc, lựa chọn ra tầm khoảng 100 email quan trọng để trả lời Để quản lý thời gian hiệu quả thì nguyên tắc ở đây là: chỉ trả lời những gì quan trọng Bạn cần phải lựa chọn ra cái gì nên được ưu tiên và dành thời gian cho nó đừng ôm quá nhiều việc để rồi không việc nào hoàn thành cả.
Sử dụng phần mềm để quản lý thời gian hiệu quả: thay vì sử dụng giấy thì Bill
Gates sử dụng điện thoại và phần mềm như Outlook để lên lịch cho các hoạt động của mình Sống trong thời đại số như hiện tại, chúng ta cũng nên tận dụng công nghệ cho việc quản lý thời gian của mình đạt hiệu quả tối ưu nhất. b) Warren Buffett
- Tên đầy đủ: Warren Edward Buffett
- Chức vụ từng nắm giữ: Chủ tịch và giám đốc điều hành của Berkshire Hathaway
- Tổng tài sản: 101,4 tỷ USD (Tháng 11/2022 - Forbes)
Cách quản lý thời gian:
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, sinh viên cần chú trọng xác định mục tiêu, xây dựng động cơ học tập, thiết lập kế hoạch sử dụng thời gian hợp lý, đặc biệt cho hoạt động tự học và nghiên cứu Sự kiên trì, quyết tâm thực hiện kế hoạch linh hoạt cũng rất quan trọng Ngoài ra, sinh viên nên đánh giá hiệu quả sử dụng thời gian và sẵn sàng điều chỉnh phù hợp Trong thời đại công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thời gian là một yếu tố cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu.
Sau đây là một vài bước để lập kế hoạch sử dụng thời gian hợp lý cho mỗi cá nhân tham khảo:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là chìa khóa trong việc quản lý thời gian hiệu quả Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng xác định các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó Điều này giúp bạn lập kế hoạch cụ thể, bao gồm thời hạn hoàn thành, giúp bạn kiểm soát thời gian và tránh lãng phí.
Bước 2: Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Bước 4: Theo dõi và đánh giá công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác. Để thực hiện kế hoạch sử dụng thời gian trên một cách hiệu quả, mỗi cá nhân cần phải kết hợp nhiều yếu tố Một vài yếu tố như sau:
- Tính kỷ luật và thói quen: Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý muốn và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian Khi làm công việc gì đó, bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian Bởi khi tập trung, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
- Lên thời gian cụ thể cho công việc: Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
- Sắp xếp nơi làm việc khoa học:
Sắp xếp nơi làm việc khoa học là giải pháp hữu hiệu để bạn không còn mất thời gian tìm kiếm tài liệu cần thiết Một không gian làm việc tràn ngập giấy tờ từ mới đến cũ, quan trọng đến không quan trọng sẽ khiến bạn bối rối và mất nhiều thời gian khi cần tìm kiếm một loại tài liệu nào đó Hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian đáng kể thay vì tốn công vô ích cho những việc không cần thiết.
Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì,…Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa.