Đề Tài Liên Hệ Thực Tiễn Công Tác Tổ Chức Quản Lý Thiết Bị Văn Phòng Tại Công Ty Misa.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY MISA

Hà Nội, 2023

Giáo viên hướng dẫn : TS Bùi Thị Thu Hà

2 Phân loại thiết bị văn phòng 4

a Thiết bị truyền thông 4

b Thiết bị in ấn, sao chụp 4

c Văn phòng phẩm: 5

3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 5

a Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng 5

b Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 7

c Giám sát, kiểm tra, tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 8

PHẦN II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Ở MISA 9

1 Giới thiệu khái quát về công ty MISA 9

2 Vai trò của công tác quản lý máy móc ở MISA 11

3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 12

a Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng 12

b Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 14

c Giám sát, kiểm tra, tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 18

LỜI MỞ ĐẦU

Thiết bị văn phòng là những công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị điện tử, phần mềm được sử dụng trong các hoạt động văn phòng của một tổ chức Thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, chất lượng và tốc độ của công việc, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện Tuy nhiên, thiết bị văn phòng cũng đòi hỏi sự quản lý và tổ chức hợp lý, khoa học và hiệu quả để đảm bảo an toàn, bảo dưỡng, sử dụng và phát triển bền vững Để làm được điều này, cần có những nguyên tắc, phương pháp và biện pháp cụ thể được áp dụng trong thực tiễn.

Trong bài thảo luận này, Nhóm 9 sẽ thảo luận về đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phòng tại MISA” - một doanh nghiệp công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam Chúng tôi sẽ giới thiệu sơ lược về MISA, về các loại thiết bị văn phòng mà công ty đang sử dụng, về những thách thức và khó khăn trong việc quản lý và tổ chức thiết bị văn phòng, và về những giải pháp và kết quả đã đạt được Cuối cùng, chúng tôi sẽ đưa ra những kiến nghị và đề xuất để cải thiện và hoàn thiện công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phòng tại MISA trong tương lai.

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1 Khái niệm, yêu cầu đối với thiết bị văn phòng a Khái niệm

Có nhiều quan điểm về trang thiết bị văn phòng, có thể kể đến một số quan điểm sau:

Theo tác giả Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Quản trị hành chính văn phòng”, trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau.

Trang thiết bị là phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công văn, giá đựng tài liệu, bộ bàn ghế họp, tiếp khách; thiết bị văn phòng: máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại cố định; trang thiết bị cho phòng họp, phòng hội trường cơ quan: bàn ghế, thiết bị âm thanh, máy chiếu và các trang thiết bị khác.

Có 3 nhóm trang thiết bị văn phòng bao gồm:

- Các thiết bị văn phòng (máy in, máy phô tô, máy vi tính, máy scan, máy fax, máy hủy hồ sơ, điện thoại, máy ghi âm, ghi hình, thiết bị hội nghị);

- Các đồ dùng văn phòng (bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ/mắc áo);

- Phương tiện chuyên chở.

Quản trị trang thiết bị văn phòng là sự tác động có ý thức của nhà quản trị đối với các trang thiết bị của cơ quan, tổ chức theo các cách thức khác nhau hoặc phối hợp các yếu tố đó nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.

Quản trị trang thiết bị văn phòng bao gồm quản lý công tác mua sắm, tổ chức sử dụng, bảo quản, sửa chữa, thanh lý và thống kê trang thiết bị văn phòng b Yêu cầu

- Yêu cầu về quản lý:

+ Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;

+ Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; + Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;

+ Phải đáp ứng yêu cầu công khai - Yêu cầu khi sử dụng:

+ Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.

+ Không tự ý đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan, điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.

2 Phân loại thiết bị văn phòng a Thiết bị truyền thông

- Máy ghi âm văn phòng: dùng để ghi lại lời nói, bài phát biểu, cuộc điện thoại, nhằm ghi lại thông tin phục vụ công tác.

- Điện thoại: dùng để giao dịch, trao đổi trực tiếp với người nghe Đây là thiết bị được sử dụng phổ biến trong các công sở, văn phòng và đòi hỏi người sử dụng phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

- Máy fax: là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự và vẽ lại như bản gốc - Máy tính nối mạng: hỗ trợ nhiều khía cạnh của công việc văn phòng hiện đại, cung cấp nhiều tiện ích và giải pháp hiệu quả như quản lý tài liệu, thông tin, email và trao đổi thông tin,

- Máy chụp ảnh: là thiết bị văn phòng dùng để ghi lại hình ảnh trong các cuộc họp, hội nghị, hội thảo hay các sự kiện trọng đại của cơ quan, tổ chức b Thiết bị in ấn, sao chụp

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng các nhóm:

- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dầu, chữ ký, sơ đồ ) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.

- Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in như: in laser, in phun, offset, in kim Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.

- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.

c Văn phòng phẩm:

Văn phòng phẩm có thể kể đến như: các loại giấy A4, giấy note, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn và số lượng … Ngoài ra còn các loại khổ giấy khác như A3, A5 để phục vụ cho các mục đích công việc khác nhau… Đây là các loại vật dụng rất cần thiết trong công việc Chúng dùng để ghi chép và lưu ý trong công việc một cách hiệu quả.

3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng

a Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng.

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.

Bộ phận hành chính văn phòng cần lên kế hoạch, định mức sử dụng máy móc, thiết bị làm căn cứ để lập kế hoạch và dự toán ngân sách; giao đầu tư, mua

sắm, thuê khoán kinh phí sử dụng máy móc, thiết bị; quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị Việc xây dựng kế hoạch: về trang thiết bị văn phòng cần rõ ràng, cụ thể, được trình bày dưới dạng văn bản, bao gồm số lượng thiết bị máy móc, dự toán ngân sách, kế hoạch cũng cần phải tính đến các trường hợp rủi ro như máy móc trang thiết bị hỏng, chi phí sửa chữa.

- Nguyên tắc mua sắm trang thiết bị:

Đáp ứng nhu cầu làm việc của cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ được giao; Thực hiện công khai, minh bạch trong mua sắm tài sản;

Tiết kiệm, phù hợp với tiêu chuẩn và định mức.

- Nguồn kinh phí mua sắm: hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: kinh phí do ngân sách nhà nước cấp; kinh phí hình thành từ nguồn thu hợp lệ của cơ quan, tổ chức; nguồn kinh phí do được tặng, biếu, cho.

- Nội dung mua sắm:

Trang thiết bị, phương tiện làm việc; Vật tư, công cụ, dụng cụ;

Máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy;

Các sản phẩm công nghệ thông tin; Phương tiện vận chuyển;

Sản phẩm in, tài liệu, sách, phục vụ cho công tác chuyên môn; Các loại tài sản khác.

- Hình thức mua sắm tài sản: khi thực hiện mua sắm tài sản, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quyết định mua sắm được quyền lựa chọn một trong các

Các hình thức mua sắm nêu trên được quy định tại Thông tư số 63/2007/TTBTC ngày 15 tháng 6 năm 2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước.

b Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khẩu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu.

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:

- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.

- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị.

- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.

- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của Nhà nước Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: Sử dụng đúng mục đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa khi cần thiết

Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước c Giám sát, kiểm tra, tổ chức quản lý thiết bị văn phòng

- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản

- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công

- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị

- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị - Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: Sử dụng đúng mục đích;

Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.

PHẦN II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Ở MISA

1 Giới thiệu khái quát về công ty MISA

Ngày 25/12/1994, MISA thành lập với tên gọi “MISA group” với định hướng sản xuất phần mềm đóng gói (khởi đầu là phần mềm kế toán) Năm 2002, MISA chuyển đổi thành công ty cổ phần và thành lập văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh Đến nay, Misa có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01 Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, TP Hồ Chí Minh, Cần Thơ.

Công ty Cổ phần MISA trong suốt 25 năm qua đã không ngừng sáng tạo, đổi mới, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như trí tuệ nhân tạo, Blockchain… để mang tới những nền tảng, sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin tốt nhất, giúp khách hàng nâng cao năng suất lao động, góp phần vào sự phát triển của đất nước Số lượng khách hàng của MISA là các đơn vị hành chính sự nghiệp, xã/phường, trường học và cộng đồng doanh nghiệp tăng lên hơn 250.000 đơn vị cùng với hơn 1,5 triệu khách hàng đang sử dụng các ứng dụng mobile cá nhân và phần mềm cho hộ kinh doanh cá thể Bên cạnh việc tiếp tục phát triển mạnh mẽ những sản phẩm hiện có, khát vọng của MISA là trở thành một nền tảng công nghệ tài chính lớn nhất Đông Nam Á, một trung tâm dữ liệu tài chính kế toán kết nối các doanh nghiệp, ngân hàng, tổ chức tài chính, bảo hiểm, thuế, các cơ quan chính phủ và các tổ chức liên quan Trong giai đoạn 20202023, MISA sẽ đẩy mạnh nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ mới giúp khách hàng không chỉ tại Việt Nam mà toàn thế giới có thể thực hiện công việc với năng suất hiệu quả cao hơn

Trong suốt hành trình tiên phong, MISA tự hào là doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Việt Nam cung cấp giải pháp chuyển đổi số tài chính, kế toán & quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp công nghệ thông tin xuất sắc nhất khu vực Châu Á Châu Đại Dương (2019), TOP 3 công ty công nghệ uy tín năm 2023 Chúng tôi có 3000 nhân sự tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột,

TP.HCM và Cần Thơ; Phát triển gần 60 sản phẩm, ứng dụng cho 350.000 khách hàng là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và 3.5 triệu khách hàng cá nhân tại Việt Nam và 22 quốc gia trên thế giới.

- Tầm nhìn:

Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mới trong quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có nền tảng, phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế.

- Sứ mệnh:

Sứ mệnh của MISA là phát triển các nền tảng, phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin để thay đổi ngành kinh tế và giúp khách hàng thực hiện công việc theo phương thức mới, năng suất và hiệu quả hơn nhằm thúc đẩy sự phát triển của đất nước và các quốc gia trên thế giới.

- Giá trị cốt lõi:

Tin cậy: Các nền tảng, sản phẩm và dịch vụ MISA mang lại cho khách hàng đều có độ tin cậy cao, con người MISA với tri thức và văn hóa cao luôn mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy trong giao dịch và chuyển giao tri thức, công nghệ.

Tiện ích: Các nền tảng, sản phẩm và dịch vụ MISA luôn thỏa mãn mọi yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng Khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng nền tảng, sản phẩm, dịch vụ của MISA bất cứ khi nào, bất cứ nơi nào Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng của MISA luôn sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm và 24 giờ/ngày.

Tận tình: Con người MISA từ những người phát triển nền tảng, sản phẩm đến những người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm, tận lực phục vụ vì lợi ích của khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy và yêu mến như một người bạn, một người đồng hành trong sự nghiệp.

2 Vai trò của công tác quản lý máy móc ở MISA

Công tác quản lý máy móc trong công ty cổ phần Misa đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống máy móc và thiết bị Dưới đây là một số vai trò chính của công tác quản lý máy móc trong công ty:

- Bảo dưỡng và sửa chữa: Công tác quản lý máy móc giúp theo dõi và triển khai các kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo rằng máy móc được duy trì trong tình trạng hoạt động tốt nhất Ngoài ra, công việc này cũng liên quan đến việc sửa chữa máy móc khi gặp sự cố, giúp đảm bảo sự không gián đoạn trong quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty.

- Quản lý tài sản: Công tác quản lý máy móc cũng đảm nhận vai trò quản lý tài sản của công ty Điều này bao gồm việc ghi nhận và kiểm soát các tài sản máy móc, đảm bảo thông tin về số lượng, giá trị, và tình trạng của chúng được cập nhật đầy đủ và chính xác Quản lý tài sản cũng đảm bảo việc sử dụng máy móc hiệu quả, tránh lãng phí và thất thoát tài sản.

- Nâng cao hiệu suất: Công tác quản lý máy móc cũng nhằm mục tiêu nâng cao hiệu suất của các thiết bị và hệ thống Điều này có thể bao gồm việc áp dụng các biện pháp tối ưu hóa hoạt động, tăng cường khả năng vận hành, và cải thiện công nghệ sử dụng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty.

- Lập kế hoạch đầu tư và tiếp nhận máy móc mới: Công tác quản lý máy móc tham gia vào quy trình lập kế hoạch đầu tư cho việc mua sắm thiết bị mới Từ việc đánh giá nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh giá cả và chất lượng, công tác quản lý máy móc đóng vai trò cung cấp thông tin để đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của công ty.

- Đảm bảo an toàn: Việc quản lý máy móc còn liên quan đến việc đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành Công tác này bao gồm việc kiểm tra và tuân thủ các quy định về an toàn lao động, huấn luyện nhân viên về sử dụng thiết bị một cách an toàn, và đảm bảo rằng các biện pháp phòng ngừa tai nạn được áp dụng.