Công tác hành chính văn phòng của văn phòng huyện uỷ yên phong

MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 4 LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5 . Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP 5 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Yên Phong 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng Huyện uỷ Yên Phong 6 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 7 2.2 Các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 10 2.3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 17 2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 23 2.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 28 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 31 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ 31 A. KỸ NĂNG GIAO TIÊP 31 1. Tổng quan về kỹ năng giao tiếp 31 1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 32 1.2. Bản chất của giao tiếp 33 1.3. Các hình thức giao tiếp 34 2. Giao tiếp công vụ 35 2.1. Khái niệm 35 2.2. Vai trò của giao tiếp trong thực thi công vụ 35 2.3. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả 38 3 Thực trạng giao tiếp, ứng xử của lãnh đạo, nhân viên trong Huyện ủy Yên Phong 40 3.1. Giao tiếp giữa nhân viên với lãnh đạo 40 3.2. Giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên 42 3.3. Giao tiếp với đồng nghiệp 44 3.4. Kỹ năng giao tiếp với công dân và tổ chức 45 B. VĂN HÓA CÔNG SỞ 50 1. Tổng quan về văn hóa công sở 50 1.1 Khái niệm văn hóa công sở 50 1.2 Đặc điểm của văn hóa công sở 51 1.3 Vai trò của văn hóa công sở 51 1.4 Xây dựng văn hóa công sở 52 2. Thực trạng văn hóa công sở trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.1 Trang phục của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.2. Ứng xử , thái độ và cách làm việc trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.3 Cách bài trí phòng họp, phòng làm việc, khuôn viên trụ sở Huyện ủy Yên Phong 54 PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan 57 2. Những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 59 KẾT LUẬN 61 PHẦN III: PHỤ LỤC 62 Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện ủy Yên Phong 62 Phụ lục 02. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn Phòng Huyện ủy Yên Phong 63 Phụ lục 3. Một số văn bản do Huyện ủy Yên Phong và Văn phòng Huyện ủy Yên Phong ban hành 64 Phụ lục 4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 65 Phụ lục 5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 66 Phụ lục 6. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phong Văn thư của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 67

MỤC LỤC

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Cụm từ đấy đủ

BCHTW Ban Chấp hành Trung ương

BDCT Bồi dưỡng chính trị

GVHD Giảng viên hướng dẫn

MTTQ Mặt trận Tổ quốc

UBKT Uỷ ban kiểm tra

CN UBKT Chủ nhiệm Uỷ ban kiểm tra

CBCC Cán bộ công chức

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, ngồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn thiếu.

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách

ra từ Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành chính văn phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008) Với phương châm đào tạo của Khoa: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội:đào tạo cái gì xã hội và doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có” Giúp người học phát huy hết những năng lực tiềm ẩn của chính mình với một văn hoá giáo dục hiện đại; cung cấp cho người học chương trình đào tạo về chất lượng cao về khoa học quản trị - hành chính văn phòng góp phần phát triển nguồn nhân lực phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế

Để đáp ứng được phương châm đó Khoa Quản trị văn phòng đã đưa ra Kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đqạo đức của một quản trị viên, là

cơ hội cho sinh viên đúc kết những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

Với thời gian thực tế là 10 tuần (bắt đầu từ ngày 04/04/2106 đến ngày 11/3/2016), thời gian thực tập tuy ngắn nhưng được sự giúp đỡ của GVHD và CBHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực

tiễn Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công việc văn phòng như một nhân viên thực thụ, qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nang cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nhiệm vụ, từ đó nhận thưc rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của CBHD, các nghiệp vụ Văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của tôi đã được cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được trong chuyến đi thực tập này.

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt

là cô Lâm Thu Hằng đã trực tiếp hướng dẫn, trang bị cho chúng tôi những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn trong công tác Văn phòng Đồng thời tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Phong và tất cả các bác, cô, chú, anh, chị là chuyên viên đang công tác tại cơ quan đã hướng dẫn cho tôi về các nghiệp vụ chuyên môn trong văn phòng.

Và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của CBHD chị Mẫn Quỳnh Giang – cán bộ Văn thư-Lưu trữ của cơ quan, đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này.

Vì thời lượng và kiến thức có hạn, nên trong khuôn khổ của bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, rất mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến từ các thầy, cô giáo trong Trường và các bác, cô, chú, anh, chị trong Huyện ủy để tôi hoàn thành tốt bài bào cáo và tự hoàn thiện bản thân.

1 Lý do chọn đề tài

Nhằm mục đích tìm hiểu thực tế về các thủ tục Hành chính văn phòng, công tác Văn phòng và các kỹ năng mềm của nhân viên, cán bộ mà Huyện ủy Yên Phong đang áp dụng có mang lại hiệu quả cao hay không ? Tôi đã chọn đề tài

“Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở” cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình

Hy vọng rằng có thể vận dụng kiến thức đã học vào thực tế và tích luỹ thêm kinh nghiệm, trao dồi học hỏi thêm về chuyên môn.

2 Mục tiêu nghiên cứu

– Hệ thống cơ sở lý luận về các thủ tục Hành chính và công tác văn phòng – Hệ thống các kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong công tác Văn phòng.

– Phân tích tình hình thực tế tại Huyện ủy huyện Yên Phong.

– Rút ra nhận xét cùng một số giải pháp

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

– Công tác tổ chức, điều hành của Huyện ủy huyện Yên Phong

- Kỹ năng giao tiếp ứng xử, văn hóa của nhân viên Văn phòng huyện ủy.

4 Nguồn tài liệu tham khảo

– Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Phong.

– Một số bài báo cáo của khóa trước.

– Các tài liệu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và một số quy định của cơ quan.

- Đã có khá nhiều tác giả đã tìm hiều và nghiên cứu về vấn đề nổi bật này

và cũng đã thu được nhiều kết quả đáng kể.

Tuy nhiên, vấn đề áp dụng nó vào trong đời sống thực tế hay nói cách khác là áp dụng vào trong công sở hành chính nước ta hiện nay vẫn còn rất

nhiều khó khăn vướng mắc Mặc dù cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính nhà nước đã hiểu quy chế quy định những gì, cần phải thực hiện ra sao nhưng việc thực hiện không đúng vẫn còn tồn tại làm cho việc thực hiện quy chế văn hóa nơi công sở không có gì đổi mới Chúng ta phải làm thế nào để giải quyết tốt những vấn đề đặt ra một cách hiệu quả nhất để xây dựng một nền văn minh công sở tiền tiến những đậm đà bản sắc dân tộc trong tương lai.

Và nhằm nâng cao kiến thức của bản thân về lĩnh vực văn hóa công sở để giúp ích cho công việc sau này Chính vì lẽ đó mà tất cả những người đã nghiên cứu về vấn đề này thấy rằng mình cần phải đi sâu vào tìm hiểu các chính sách pháp luật để làm rõ hơn các vấn đề văn hóa công sở hiện nay, tìm ra ưu khuyết điểm trong việc áp dụng và thực hiện quy chế trong quản lý và xử lý trên cơ sở

đó đề xuất những giải pháp và tìm ra một hướng đi cụ thể.

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết bằng phân tích, tổng hợp, thống kê dựa trên các nguồn tư liệu như: các văn bản quy phạm pháp luật, những quy định có liên quan của nhà nước từ TW đến địa phương, những tư liệu có sẵn liên quan đến vấn đề nghiên cứu.

- Phương pháp phỏng vấn: Dựa trên bản đề cương phỏng vấn sâu đã lập tiến hành phỏng vấn các CB, CC và người dân trực tiếp đến liên hệ giải quyết công việc tại các bộ phận, tổ chức.

- Phương pháp quan sát: quan sát, ghi nhận và phân tích những tình huống giao tiếp giữa CB, CC với nhân dân tại phòng tiếp dân huyện và một số phòng chuyên môn thuộc Huyện ủy theo những nguyên tắc, chuẩn mực, phương pháp vận dụng hiệu quả các kỹ năng giao tiếp hành chính nêu tại phần cơ sở lý luận

- Phương pháp xử lý, phân tích số liệu: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh các số liệu định tính và định lượng thu được trong quá trình nghiên cứu để đánh giá, kết luận.

7 Bố cục của đề tài

Bố cục dề tài gồm 3 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.

Phần 2: Chuyên đề tự chọn: “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”.

Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Yên Phong là một huyện ở phía tây Bắc tỉnh Bắc Ninh Đây là một huyện nằm ven sông Cầu với nhiều làng quan họ được UNESCO công nhận là di sản văn hóa phi vật thể.

Huyện Yên Phong được tái lập theo Nghị định 60/2007/NĐ-CP của Chính phủ, hiện trạng đơn vị hành chính của Huyện có 13 xã, 01 thị trấn; diện tích đất

tự nhiên là là 112,5 km 2 , là huyện có diện tích lớn của tỉnh Bắc Ninh, dân số là 134.600(năm 2004) Yên Phong nằm ở phía Tây Bắc tỉnh Bắc Ninh, phía Đông giáp với thành phố Bắc Ninh, phía Đông Nam giáp với thị xã Từ Sơn, phía Bắc huyện là sông Cầu, qua bên kia sông là các huyện Hiệp Hòa, Việt Yên của tỉnh Bắc Giang, phía Tây giáp với các huyện Sóc Sơn, Đông Anh của Hà Nội Nhận được sự ưu ái về mặt tự nhiên và có truyền thống cần cù, sáng tạo, năng động trong lao động, kiên cương bất khuất trong chiến tranh Nhờ những yếu tố đó

mà ngày nay kinh tế huyện Yên Phong được phát triển theo hướng công nghiệp hóa- hiện đại hóa toàn diện, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tăng tỉ trọng công nghiệp và dịch vụ, giảm tỉ trọng nông nghiệp hợp lí Nền kinh tế của huyện

Yên Phong đang trên đà phát triển mạnh

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Yên Phong

Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ thống chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp.

Huyện uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân trong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; các chỉ thị, nghị quyết của TW, của tỉnh và nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện, đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với của tỉnh

và cả nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với nhà nước; lãnh đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn huyện.

Huyện uỷ lãnh đạo bằng nghị quyết và chủ trương của các hội nghị Huyện ủy thông qua hoạt động chỉ đạo của BTV Huyện uỷ Những vấn đề phải đưa ra tập thể Huyện uỷ thảo luận và quyết định về:

1 Phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp và chính sách lớn về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn và hàng năm, kế hoạch ngân sách của huyện, chủ trương thu, chi ngân sách hàng năm.

2 Những vấn đề có quan hệ đến đời sống vật chất, tinh thần; văn hoá – xã hội của nhân dân; những vấn đề mới quan trọng về cơ chế, chính sách kinh tế, quan hệ sản xuất liên quan đến nhiều mặt của địa phương.

3 Những vấn đề quan trọng về quốc phòng - an ninh, về xây dựng Đảng, chính quyền, MTTQ và các đoàn thể nhân dân trong huyện

4 Quán triệt và bàn các chủ trương, biện pháp thực hiện nghị quyết của BCHTW, nghị quyết, chỉ thị của Bộ Chính trị, của tỉnh uỷ mà thấy cần thiết phải đưa ra Huyện uỷ thảo luận.

5 Bàn và quyết định những vấn đề mà Điều lệ Đảng quy định như: Bầu BTV, Bí thư, phó Bí thư, UBKT, CN.UBKT Huyện ủy; ban hành quy chế làm việc của Huyện ủy, Quy chế làm việc của UBKT Huyện ủy; xét thi hành kỷ luật và đề nghị thi hành kỷ luật đảng viên thuộc diện cấp ủy huyện quản lý; phân công nhiệm vụ cho cấp ủy huyện phụ trách khối, ngành, xã –thị trấn; chuẩn bị văn

kiện Đại hội, nhân sự Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện khoá mới

6 Tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ; tự phê bình và phê bình theo sự chỉ đạo của cấp trên và theo định kỳ hàng năm.

7 Nghe báo cáo tình hình hoạt động của Ban Thường vụ Huyện uỷ hàng quý và của Uỷ Ban kiểm tra Huyện uỷ theo định kỳ 6 tháng, 1 năm.

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện ủy Yên Phong (phụ lục 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng Huyện uỷ Yên Phong

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong

* Chức năng

- Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan tham mưu, tổng hợp của Huyện uỷ mà trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan tham mưu; tham mưu, đề xuất về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy đối với lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại trong huyện; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ

- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Huyện uỷ và các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp uỷ huyện.

* Nhiệm vụ

- Nghiên cứu, đề xuất:

+ Xây dựng chương trình công tác của Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ; phối hợp với Ban Tổ chức Huyện ủy giúp Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ xây dựng và tổ chức quy chế làm việc

+ Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Huyện uỷ + Sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác Văn phòng cấp uỷ.

- Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát:

+ Đảm bảo công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ; chế độ cung cấp thông tin cho các ban, các đoàn thể, cấp uỷ viên và các tổ chức; theo dõi, đôn đốc các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan trực thuộc Huyện ủy, MTTQ, các đoàn thể và các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo quy định

+ Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý, khai thác mạng công nghệ thông tin; thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng

+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn phòng và công tác tài chính – kế toán cho các chi, đảng

bộ cơ sở.

- Thẩm định, thẩm tra:

+ Đề án của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Ban Thường vụ, Ban chấp hành và Thường trực về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của đề án

+ Nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính trước khi trình Ban Thường vụ, Thường trực (nếu được Ban Thường vụ, Thường trực giao)

- Phối hợp:

+ Tham gia, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho cấp ủy huyện ban hành một số đề án, chỉ thị, nghị quyết, chương trình hành động để triển khai, thực hiện tốt nghị quyết của Đại hội Đảng bộ huyện và các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên về phát triển kinh tế – xã hội, nội chính; tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Đảng về phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương

+ Tham gia, phối hợp với Ban Tổ chức Huyện uỷ trong việc quản lý tổ chức

bộ máy, cán bộ, biên chế Văn phòng

+ Phối hợp với các Ban xây dựng Đảng, chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc Huyện uỷ tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế của Trung ương, Tỉnh uỷ và huyện về kinh tế – xã hội, nội chính; việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ

+ Phối hợp với các cơ quan tư pháp giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo công tác nội chính, xử lý các vụ việc, vụ án nghiêm trọng, phức tạp ở địa phương theo quy định

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho cơ quan Đảng theo đúng quy định của pháp luật

- Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao:

+ Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện uỷ; kiến nghị với Thường trực Huyện uỷ xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

+ Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp ủy cấp trên; tình hình hoạt động của các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Huyện ủy và các chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc huyện

ủy Giúp Huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

+ Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu, phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị – xã hội theo quy định; giúp Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

+ Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Đảng bộ; trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, chi tiêu ngân sách Đảng Đảm bảo điều kiện vật chất và các trang thiết

bị phục vụ hoạt động của cấp uỷ; bảo đảm tài chính và cơ sở vật chất khác cho

cơ quan trực thuộc Huyện uỷ theo sự phân công, phân cấp

+ Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin cho các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Huyện ủy và các Chi, Đảng bộ cơ sở

+ Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hàng ngày; phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các Phó bí thư và một

số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện quy chế làm việc, chương trình công tác; phối hợp, điều hoà hoạt động các cơ quan tham mưu phục vụ hoạt động của Huyện uỷ

+ Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội Đảng bộ huyện; hội nghị Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Bí thư, Phó bí thư Huyện uỷ

+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trực giao.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

 Phụ lục 02

2.2 Các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong

2.2.1 Nhân sự trong Văn phòng Huyện ủy

* Lãnh đạo văn phòng

- Đồng chí Nguyễn Hữu Quản – Chánh văn phòng.

- Đồng chí Nghiêm Quang Ý – Phó Chánh văn phòng.

* Các chuyên viên, cán bộ phụ trách các bộ phận

- Đồng chí Kiều Văn Việt – Chuyên viên tổng hợp – công nghệ thông tin –

cơ yếu.

- Đồng chí Mẫn Quỳnh Giang – Cán bộ văn thư – lưu trữ.

- Đồng chí Nguyễn Thị Điển – Cán bộ kế toán.

- Đồng chí Nguyễn Thị Hương Loan – Nhân viên đánh máy, thủ quỹ, tạp vụ.

- Đồng chí Bùi Văn Hội, đồng chí Nguyễn Khắc Tiệp – Lái xe.

- Nhân viên bảo vệ.

- Nhân viên cấp dưỡng.

- Nhân viên vệ sinh.

2.2.2 Mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện ủy

Văn phòng Huyện ủy Yên Phong làm việc theo chế độ Thủ trưởng chế Nhiệm vụ phân công cụ thể của từng cá nhân trong phòng như sau:

* Lãnh đạo văn phòng

1 Chánh văn phòng Huyện ủy: phụ trách chung

Là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Tỉnh ủy toàn bộ hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Thực hiện nhiêm vụ sau:

- Tham mưu cho BCH, BTV trực tiếp là Thường trực Huyện ủy duy trì quy

chế làm việc của cấp ủy Phối hợp điều hòa và thống nhất hoạt động với các Ban XDĐ, chị bộ, công đoàn khối Đảng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện dưới sự chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy Xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình công tác định kỳ hàng năm, 6 tháng, quý, tháng của BCH, BTV

và nội dung giao ban tuần của Thường trực Huyện ủy.

- Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản tham mưu nghị quyết, thông báo, kết

luận các hội nghị BTV và giao ban Thường trực Huyện ủy Thẩm định, chỉnh lý

và hoàn thiện các chương trình, đề án, báo cáo các chuyên đề trước khi trình cấp có thẩm quyền ký và ban hành; biên tập các báo cáo quý, 6 tháng đầu năm, tổng kết năm về công tác xây dựng Đảng, đoàn thể; báo cáo những công việc ban thường vụ Huyện ủy giải quyết hàng quý, báo cáo kiểm điểm sự lãnh đạo của BTV Huyện ủy và các văn bản dự thảo của BCH, BTV Huyện ủy.

- Thừa lệnh BTV, Huyện ủy ký các Thông báo, Chương trình công tác

tháng, Công văn, giấy mời và một số văn bản khác của cấp ủy do Thường trực,

BTV Huyện ủy ủy quyền; ký các văn bản của Văn phòng Huyện ủy ban hành.

- Tham mưu giúp cấp ủy theo dõi công tác đối ngoại, tài chính Đảng của

BTV, Thường trực Huyện ủy Được ủy quyền cuả Thường trực Huyện ủy làm chủ tài khoản, có trách nhiệm quản lý, điều hành tài chính ngân sách của cơ quan Huyện ủy.

- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Huyện ủy: phân công

các đ/c Phó Chánh văn phòng, chuyên viên, cán bộ văn phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác Uỷ quyền chỉ đạo, giải quyết, xử lý công việc hàng ngày thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng cho một đ/c Phó Chánh văn phòng khi đ/c Chánh văn phòng đi công tác từ 02 ngày trở lên.

2 Phó Chánh văn phòng Huyện ủy: Phụ trách lĩnh vực thông tin – tổng hợp

Thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, tham mưu với Thường trực Huyện ủy công tác thông tin, tổng hợp Biên tập các báo cáo tuần, báo cáo tháng của Huyện ủy và các báo cáo: tháng, quý, 6 tháng đầu năm và báo cáo tổng kết năm của Văn phòng Huyện ủy

- Dự, ghi biên bản và tham, mưu nghị quyết, thông báo, kết luận tại cấc hội nghị BCH đảng bộ huyện, hội nghị cán bộ chủ chốt của huyện.

- Thừa lệnh BTV Huyện ủy ký các báo cáo tuần, các văn bản khác của cấp

ủy khi được ủy quyền Ký các báo cáo định kỳ và một số văn bản khác của Văn phòng Huyện ủy có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.

- Tham mưu giúp cấp ủy theo dõi lĩnh vực khối nội chính và tiếp công dân,

xử lý, giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo của công dân.

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đối với các cán bộ, chuyên viên bộ phận tổng hợp công nghệ thông tin- cơ yếu, văn thư – lưu trữ, đánh máy.

- Chịu trách nhiệm trước đ/c Chánh văn phòng và các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về những công việc, lĩnh vực được phân công phụ trách.

3 Phó Chánh văn phòng Huyện ủy; Phụ trách công tác hành chính –

quản trị.

Thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, quản lý cơ sở vật chất, các tài sản của cơ quan Huyện ủy Kiểm

tra thẩm định việc quyết toán ngân sách hàng năm cho các Ban xây dựng Đảng Chỉ đạo xây dựng báo cáo công tác tài chính Đảng hàng năm với BTV Huyện ủy, Văn phòng Tỉnh ủy theo quy định của Điều lệ Đảng.

- Chuẩn bị các điều kiện vật chất, phục vụ các cuộc hội họp của cấp ủy,

BTV cấp ủy và hội nghị khác của Huyện ủy.

- Soạn thảo và ký thay Chánh văn phòng một số văn bản của của Văn

phòng Huyện ủy thuộc lĩnh vực phụ trách.

- Trực tiếp bố trí, sắp xếp phương tiện đi công tác (xe ô tô) cho các đồng

chí Thường trực Huyện ủy và các đồng chí UV.BTV – Trưởng các Ban đảng(theo quy định).

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận tài

vụ, lái xe, điện nước, bảo vệ, cấp dưỡng, vệ sinh.

- Chịu trách nhiệm trước đ/c Chánh văn phòng và các quy định của Đảng,

pháp luật cảu Nhà nước về những công việc, lĩnh vực được phân công phụ trách.

* Các chuyên viên, cán bộ phụ trách các bộ phận

1 Chuyên viên tổng hợp – công nghệ thông tin– cơ yếu.

- Nghiên cứu, nắm bắt và xử lý thông tin theo chức năng báo cáo kịp thời

phục vụ lãnh đạo văn phòng về các lĩnh vực công tác xây dựng Đảng, đoàn thể

và hoạt động cảu các khối nội chính, kinh tế, văn hóa – xã hội và các nôi dung khác… Tham mưu với lãnh đạo Văn phòng tổng hợp và dự thảo các báo cáo định kỳ của Huyện ủy, của Văn phòng khi lãnh đạo văn phòng giao.

- Đôn đốc các cao quan, đơn vị xây dựng các chương trình, đề án, báo cáo

để báo cáo với BTV Huyện ủy.

- Tiếp công dân, nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện ủy, báo cáo với lãnh

đạo Văn phòng; đôn đốc cơ sở và các phòng, ban, ngành chức năng của huyện

trả lời đơn thư tố cáo khiếu nại của công dân.

- Chuẩn bị maket trang trí, lao đài phục vụ các hội nghị của cấp ủy Theo

dõi số lượng, thành phần đại biểu và việc chấp hành giờ giấc cảu các đại biểu dự Hội nghị BCH, Hội nghị cán bộ chủ chốt,…

- Khai thác, quản lý hoạt động mạng Internet, mạng thông tin diện rộng

của Huyện ủy Thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc yêu cầu của ngành quy định trong hoạt động cơ yếu Tổ chức trực đúng chế độ đảm bảo thông tin thông suốt,

an toàn bảo mật.

- Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, bảo trì, duy tu, bảo dưỡng máy móc

thiết bị kỹ thuật, máy vi tính trong cơ quan Huyện ủy.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn

phòng giao.

2 Cán bộ văn thư – lưu trữ.

- Tham mưu các loại báo cáo, công văn và các loại văn bản khác liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của Cục lưu trữ VP TW Đảng và của Văn phòng Tỉnh ủy.

- Thẩm định thể thức văn bản của Huyện ủy trước khi Thường trực và lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy ký.

- Cập nhật vào sổ theo dõi các loại văn bản đi, đến và chuyển các tài liệu, văn bản, báo chí hàng ngày đúng địa chỉ nơi nhận.

- Có trách nhiệm photo, sao lục các loại văn bản của cấp trên, của Huyện

ủy, Văn phòng các Ban XDĐ Quản lý và sử dụng máy photo Mở sổ theo dõi việc photo tài liệu cảu Văn phòng và các Ban XDĐ Cùng với nhân viên đánh máy đảm bảo việc đánh máy các văn bản của Thường trực và lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy.

- Phụ trách kho lưu trữ, có trách nhiệm bảo quản, sắp xếp, lưu trữ tài liệu đầy đủ, ngăn nắp, khoa học theo đúng quy định, đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu lâu dài và sưu tầm nghiên cứu khi cần.

- Hướng đãn các chi, đảng bộ cơ sở, các Ban XDĐ, Trung tâm BDCT, MTTQ

Và các đoàn thể của huyện lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.

- Quản lý con dấu của Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy.

- Cùng với nhân viên tạp vụ tiếp tân khi có khác đến liên hệ và làm việc với Thường trực Huyện ủy.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

3 Cán bộ kế toán.

- Lập dự toán thu, chi ngân sach của Đảng; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, quản lý thu chi Đảng phí đối với các chi, đảng bộ cơ sở Tổng hợp lập dự trù kinh phí và thanh quyết toán kịp thời Theo dõi, kiểm tra sổ sách, chứng từ hợp lệ trước khi trình đ/c chủ tài khoản duyệt chi.

- Tham mưu báo cao tài chính của Huyện ủy và các văn bản có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán Hướng dẫn các Ban XDĐ, cán bộ Văn phòng Huyện ủy hoàn thiện các chứng từ thanh quyết toán đảm bảo đúng, đủ theo quy định.

- Phối hợp với đ/c thủ quỹ định kỳ hàng tháng tổng hợp tình hình thu chi

và quản lý tiền mặt của Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và Thường trực Huyện ủy.

- Lập thực đơn và theo dõi, quản lý việc chế biến thực phẩm phục vụ các cuộc hội nghị, các cuộc tiếp khách của Huyện uyrvaf cơ quan khác (nếu nhờ Văn phòng Huyện ủy chuẩn bị).

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

4 Nhân viên đánh máy, thủ quỹ, tạp vụ.

- Đánh máy những văn bản của Thường trực Huyện ủy, lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy khi được giao Phối hợp với cán bộ văn thư – lưu trữ tiến hành

in ấn, sao lục tài liệu.

- Là người quản lý kho, quỹ tiền mặt của cơ quan, có trách nhiệm mở sổ theo dõi và quản lý chặt chẽ, rõ ràng quỹ tiền mặt, cấp phát đúng chế độ, đảm bảo chi đúng, chi đủ, tiết kiệm hiệu quả.

- Cùng với kế toán đảm bảo kinh tế kinh phí chi tiêu theo yêu cầu của Thường trực Huyện ủy; các chế độ tiền lương, bảo hiểm, các khoản phải chi … của Văn phòng Huyện ủy và các Ban XDĐ theo quy định Phối hợp với đồng chí

kế toán định kỳ hang tháng tổng hợp tình hình thu chi và quản lý tiền mặt của Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và Thường trực Huyện ủy.

- Tổ chức phục vụ nước uống các cuộc Hội nghị; khi khách đến liên hệ làm việc với Thường trực Huyện ủy, bố trí chỗ nghỉ, nước uống phục vụ các đoàn khách (nếu khách nghỉ lại).

- Quản lý bảo quản, các phòng họp, phòng khách; vệ sinh phòng của Thường trực Huyện ủy, các phòng họp, phòng khách, cầu thang, hành lang và khu vệ sinh chung của dãy nhà Thường trực.

- Mua sắm các nhu yếu phẩm cần thiết, các trang thiết bị, phương tiện làm việc phục vụ Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

5 Nhân viên lái xe.

- Có trách nhiệm lái xe phục vụ nhu cầu công tác của Thường trực Huyện

ủy và các nhu cầu khác khi có ý kiến của Thường trực Huyện ủy hoặc của lãnh đạo Văn phòng bảo đảm an toàn.

- Quản lý, giữ gìn và định kỳ tu bổ, bảo dưỡng xe, chuẩn bị đầy đủ xăng dầu trước khi đi công tác.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

6 Nhân viên bảo vệ.

- Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bảo vệ theo quy định

số 03-QĐ/VP, ngày 31/5/2013 của Văn phòng Huyện ủy về tổ chức bộ máy, nhiệm vụ, quyền hạn và chế độ của tổ bảo vệ cơ quan.

- Đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự, công tác phòng cháy, chữa cháy trong

cơ quan; vệ sinh khu trước cổng cơ quan; định kỳ tuần/lần rửa bể cá non bộ …

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

7 Nhân viên cấp dưỡng.

- Tổ chức phục vụ sinh hoạt cơm cho các hội nghị do cấp ủy triệu tập, khách của Thường trực Huyện ủy và các Ban XDĐ (khi có yêu cầu) của các cơ quan, đơn vị (sâu khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng) đảm bảo chất lượng và

vệ sinh ATTP; phục vụ các đ/c cán bộ trong cơ quan Huyện ủy có nhu cầu ăn cơm trưa.

- Quản lý tài sản và các vật dụng khác của nhà ăn Vệ sinh sạch sẽ, gọn gang khu vực bếp và nhà ăn.

8 Nhân viên vệ sinh.

- Có trách nhiệm quét dọn toàn bộ khuôn viên Huyện ủy từ cổng bảo vệ vào trong khuôn viên cơ quan Huyện ủy, lúc nào cũng phải đảm bảo sạch sẽ Thu dọn rác sạch sẽ sau khi quét dọn Nhổ cỏ, vun xới các bồn cây trong cơ quan Huyện ủy.

- Phụ giúp nhà bếp khi Huyện ủy có hội nghị và khách.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo văn phòng giao.

2.3 Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong

2.3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

Văn thư- lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các cơ quan, tổ chức công tác văn thư - lưu trữ luôn được quan tâm, bởi nó

là công tác đảm bảo hoạt động quản lí Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ trong các cơ quan vì vậy mỗi cơ quan đều cho xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình để việc đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tính bí mật của mỗi cơ quan Như vậy có thể nói là mỗi

cơ quan hay những công ty có quy mô lớn đều có các văn bản do cơ quan mình ban hành quy định về công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình và Huyện uỷ Yên Phong cũng không ngoại lệ cũng có những văn bản quy định về công tác giấy tờ này.

Số lượng văn bản đi – đến của Huyện ủy thay đổi theo nhiệm kỳ.

Số lượng văn bản đến nhiệm kỳ 2005-2010 so với nhiệm kỳ 2010- 2015 như sau:

Số lượng văn bản đi nhiệm kỳ 2005-2010 so với nhiệm kỳ 2010-2015 như sau:

Tên loại văn bản Nhiệm kỳ 2005-2010 Nhiệm kỳ 2010-2015

Sở dĩ số lượng văn bản đi- đến của Văn phòng huyện ủy thay đổi là do:

- Văn phòng là trung tâm và cầu nối giữa các hoạt động của Huyện ủy.

- Tình hình khu vực như :

+ Mở rộng kinh tế, phát triển các Khu công nghiệp;

+ An ninh trật tự;

+ Tệ nạn xã hội;

+ Lấn chiếm đất đai …

- Các chính sách của Đảng và Nhà nước.

2.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Hiện nay có 3 loại mô hình tổ chức công tác văn thư:

Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào

sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.

Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn.

Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên Một số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng

cơ quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn.

Huyện ủy Yên Phong tổ chức công tác văn thư theo mô hình: Văn thư hỗn hợp.

2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của Huyện ủy được tuân thủ theo Quyết định số 31 – QĐ/TW, Quyết định ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng Cụ thể như:

Theo Điều 8 Quyết định số 31 – QĐ/TW : Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện)

1- Đại hội đại biểu đảng bộ các cấp huyện ban hành:

a Đại hội

- Báo cáo.

2.3.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc những ký hiệu nhất định Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói riêng, văn bản đóng vai trò là một công cụ hữu hiệu để truyền đạt các mệnh lệnh, các thông tin và các quyết định quản lý từ chủ thể quản lý đến các đối tượng quản lí để thực lý để thực hiện các mục tiêu mà chủ thể quản lý đã đề ra.

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.

Chính vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo về mặt nội dung thì cơ quan hoặc người có thẩm quyền khi soạn thảo và ban hành văn bản cũng cần đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Tuy nhiên trên thực tế, khi soạn thảo văn bản các cơ quan thường quan tâm về mặt nội dung văn bản hơn là về thể thức của văn bản nên dẫn đến tình trạng thể thức văn bản không được thực hiện thống nhất và đồng bộ trong các cơ quan, tổ chức Điều này đã có những ảnh hưởng nhất định đến chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung của mỗi cơ quan, tổ chức

Như vậy, để đảm bảo công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 11 – HD/VPTW, hướng dẫn

về thể thức văn bản của Đảng để thực hiện thống nhất trong các cấp ủy, tổ chức,

cơ quan đảng như sau:

• Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” ;

• Tên cơ quan ban hành văn bản;

• Số và ký hiệu văn bản;

• Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản;

• Nội dung văn bản;

• Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành;

• Nơi nhận văn bản;

• Dấu chỉ mức độ mật, khẩn (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

Hướng dẫn này còn quy định về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.

Huyện ủy Yên Phong là cơ quan chịu sự quản lí trực tiếp của Đảng cộng sản Việt Nam nên văn bản của cơ quan ban hành chủ yếu các văn bản quy phạm pháp luật và các loại giấy tờ hành chính về thể thức của hai loại văn bản này thì đầy đủ tất cả các thành phần đã quy định và lấy nó làm thước đo độ chính xác của văn bản do cơ quan mình ban hành.

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường thì:

- Đối với loại công văn hành chính ngoài các thành phần thể thức bắt buộc phải có thì có thể ghi thêm địa chỉ giao dịch của cơ quan vào cuối văn bản, gồm các yếu tố thông tin như: địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, số Telex… trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

- Đối với các công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy gới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thử công, không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại; số Telex; địa chỉ Trang thông tin điện tử (website) và và biểy tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, công tác soạn thảo văn bản của cơ quan đều tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.

2.3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá

Văn phòng huyện ủy Yên Phong chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong việc giải quyết những công việc thường ngày trong giới hạn

nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của văn phòng huyện ủy cho phép Vì vậy mà khi giải quyết một công việc nào đó thì các chủ thể, cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản phải nắm rõ trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong Việc nắm rõ trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất quan trọng bởi vì một mặt nó đảm bảo tính hợp pháp, hợp hiến của văn bản, mặt khác nó là điều kiện quan trọng quyết định tới chất lượng của văn bản khi ban hành.Mỗi cơ quan có các quy trình soạn thảo riêng của mình, quy trình soản thảo văn bản của Văn phòng huyện ủy Yên Phong được khát quát như sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan,

tổ chức giao cho 1 đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soan thảo văn bản.

Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin;

Bước 2: Soạn thảo văn bản;

Bước 3: Duyệt, ký văn bản;

Bước 4: Ban hành văn bản.

Một số văn bản do Huyện uỷ Yên Phong và Văn phòng Huyện ủy Yên Phong ban hành

STT Số, Kí hiệu văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Ngày tháng văn bản

01 74-QĐ/HU Về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo công tác Tôn giáo huyện Yên Phong 02/3/2016

02 09-KH/HU Kế hoạch tổ chức gặp mặt những người con quê hương nhân dịp đầu năm Bính Thân 2016 19/02/2016

03 27-TB/HU Thông báo kết luận của Thường trực Huyện ủy về việc đồng ý chủ trương cho phép kiện toàn Ban chi ủy, Bí thư chi bộ

Văn phòng HĐND-UBND huyện, nhiệm kỳ 2015-2020 20/01/2016

04 11-CTr/HU Chương trình công tác tháng 3 /2016 29/02/2016

05 10-CV/VP Về việc báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính

vụ, quyền hạn của mình được quy định tại Điều lệ Đảng.

Ngoài ra, Văn phòng Huyện ủy còn thường xuyên cử cán bộ, chuyện viên

đi tập huấn, đào tạo để nâng cao, bồi dưỡng chuyện môn nghiệp vụ văn phòng nhằm phục vụ công tác văn phòng một cách hiệu quả nhất.

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

 Phụ lục 4

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

• Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét giải quyết.

• Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác.

của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

• Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tỏ chức quy định cụ thể về việc lập hồ sơ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật được đăng ký riêng

• Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống ( đăng ký số) hoặc đăng ký trên máy tính.

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký theo mẫu sau:

Ngày

tháng

văn bản

Số, kí hiệu văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người kýNơi nhận

văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn;

• Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều noie mà trong văn bnar không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản nguyên tắc văn bnar chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức , đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho 1 đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

• Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏ tươi theo quy định.

- Đóng giấu phụ lục kèm theo (nếu có)

- Đóng dấu giáp lai : đối với văn bản chuyên ngành và phụ lục kèm theo; dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục đính kèm,

trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

• Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển phát văn bản qua bưu điện;

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.

• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Bước 5: Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,

tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

- Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phỉa được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quyết định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan.

2.4.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

 Phụ lục 5

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm

tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận, ký nhận.

Văn bản đến được đăng ký vào sổ văn bản đến như mẫu sau:

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc

người nhận

Ký nhận Ghi chú

- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến.

- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.

Bước 2 :Trình , chuyển giao văn bản đến;

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư đăng ký tiếp và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

- Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký vào sổ chuyển giao văn bản.

Bước 3: Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, đối với văn bản đến có mức độ khẩn phải được giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.

- Trường hợp văn bản đến không yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết văn bản được thực hiện theo quy chế làm việc của Huyện ủy.

- Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Ban Thường vụ

Huyện ủy về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị có liên quan.

2.4.3 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Thực hiện Công văn số 58-CV/VPTU, ngày 28/12/2015 của Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh về “ thông kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội” Văn phòng Huyện

ủy Yên Phong báo cáo kết quả năm 2015

2.5 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong

2.5.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng Huyện ủy

Hiện nay, phòng làm việc của các phòng trong Huyện ủy Yên Phong được

bố trí theo mặt bằng mở tức là được tách thành các phòng ngăn cách với nhau bằng một bức tường, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại Phòng làm việc của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong được bố trí ở tầng 1 (để thuận tiện cho việc giao dịch và giải quyết công việc hành chính liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng) Văn phòng Huyện ủy Yên Phong gồm có 5 phòng làm việc riêng biệt nằm kế sát nhau để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và tìm tài liệu cụ thể: phòng đầu tiên bên phải của hành lang là phòng làm việc của Chánh Văn phòng, sau đó là phòng của hai Phó Chánh văn phòng và còn lại là phòng làm việc của cán bộ, nhân viên Bên trong các phòng làm việc được bố trí đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của phòng mình như: điện thoại, máy in, máy fax, máy tính, máy photo, máy điều hòa, tủ đựng tài liệu, bàn ghế làm việc và tiếp khách,…

Dựa vào tính chất của công việc và sự phân công chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng làm việc trong cơ quan lại được sắp xếp và bố trí các trang thiết bị khác nhau Hiện tại, văn phòng Huyện ủy được trang bị một số vật dụng như sau: 2 cái máy tính, 2 cái máy in, 1 cái máy photo, 2 máy fax, 1 cái điện thoại, 1

bộ bàn ghế tiếp khách, 1 cái điều hòa- các phòng làm việc được được làm mát vào mùa hè và giữ ấm vào mùa đông bởi máy điều hòa nhằm đảm bảo cho các thiết bị trong phòng làm việc cũng như chất lượng làm việc của nhân viên trong phòng Ngoài ra phòng làm việc còn được bố trí thêm cây cảnh làm thoáng không khí trong phòng Ngoài ra, còn có các phòng họp Thường trực có đầy đủ các trang thiết bị nhằm phục vụ cho các cuộc hội họp lớn, nhỏ.

Các trang thiết bị trong Phòng được sắp xếp, bố trí ngăn nắp, dễ thấy và

dễ lấy nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, tìm hồ sơ và giải quyết công việc.

Ngoài những trang thiết bị cần thiết cho hoat động của Văn phòng thì cũng cần phải quan tâm đến những yếu tố môi trường xung quanh như về ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, màu sắc, y tế, vệ sinh… phảm đảm bảo tốt những yếu tố ngoại cảnh đấy để đảm bảo năng suất làm việc của cán bộ, nhân viên trong Văn phòng.

2.5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm

việc của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong (phụ lục 6)

Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ công tác văn phòng Để công việc đạt được hiệu quả cao, thì không chỉ nhờ vào nguồn lực con người mà cơ sở hạ tầng, trang thiết bị trong văn phòng cũng đóng một vai trò khá quan trọng Đó là một yếu tố để xây dựng một văn phòng hiện đại Nó cũng giúp cho các cán bộ nhân viên tiết kiệm được thời gian, công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp nhanh- chính xác thông tin cho lãnh đạo và các phòng ban khác trong xử lý công việc kịp thời, hiệu quả Vì vậy việc bố trí, sắp xếp sao cho phù hợp với mô hình của phòng và thuận tiện cho các hoạt động giải quyết công việc của phòng đây là vấn đề được đặt ra hàng đầu

cho mỗi cơ quan, tổ chức

Đề xuất: về cơ bản thì cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong Văn phòng

Huyện ủy như thế là khá hợp lí nhưng cũng cần bố trí thêm một số tủ đựng tài liệu, cần có thêm một máy hủy tài liệu và cần lắp đặt thêm đèn chiếu sáng.

2.5.3 Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

Hiện nay, thành tựu của công nghệ tin học, máy tính truyền thông đang phát triển hết sức mạnh mẽ ở tất cả các nước trên thế giới Để bắt kịp với thời đại và nâng cao hiệu quả công việc thì Huyện ủy Yên Phong cũng đã có sử dụng một số phần mềm để phục vụ cho hoạt động hành chính và giải quyết công việc

cụ thể:

- Phần mềm kế toán.

- Phần mềm quản lý văn bản.

- Phần mềm quản lí nhân sự.

- Phần mềm soạn thảo văn bản.

- Phần mềm chuyển văn bản trong nội bộ cơ quan.

Trên đây là một số phần mềm do cơ quan sử dụng trong việc quản lý và giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan Mặc dù những phần mềm này vẫn chưa thật sự là tiên tiến nhưng nó đã phần nào phục vụ cho hoạt động hành chính của Huyện ủy.

PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ

A KỸ NĂNG GIAO TIÊP

1 Tổng quan về kỹ năng giao tiếp

Khi nói đến nghệ thuật giao tiếp, hẳn chúng ta thường nghĩ đến vấn đề ngôn ngữ, lời ăn tiếng nói hàng ngày Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể, bao gồm các

cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay.tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng rất hiệu quả, giúp bạn truyền đạt tới các nhân viên và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp Giao tiếp là một hình thức hoạt động của con người Thông qua giao tiếp, những mối quan hệ giữa con người được kiến tạo Sự hiểu biết và nắm những quy luật của giao tiếp góp phần làm tăng hiệu quả lao động và điều chỉnh các quan hệ xã hội Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải

có kỹ năng giao tiếp tốt Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến.

Văn hoá ứng xử của người việt đã được hình thành trong quá trình giao tiếp qua 4000 năm dựng nước và giữ nước Cái đẹp trong văn hoá ứng xử được cha ông ta lưu giữ, truyền lại từ đời này sang đời khác Ngày nay mặc dù xã hộ

đã có nhiều thay đổi nhưng giao tiếp ứng xử vẫn có tầm quan trọng đặc biệt Nó tạo nên các mối quan hệ đẹp có văn hóa, có đạo đức trong cộng đồng dân cư, trong tình bạn trong tình yêu, trong gia đình, trong nhà trường, trong kinh doanh, đàm phán- thương lượng khi có những bất đồng có thể dẫn đến xung đột.

Kính trọng người cao tuổi là một nét đẹp văn hóa ứng xử của người Việt Giao tiếp ứng xử có văn hoá, có đạo đức là cơ sở để có những mối quan hệ thân thiện trong cộng đồng, quan hệ tình nghĩa trong gia đình, quan hệ hợp tác

trong kinh doanh là cơ sở để tạo ra mội trường xã hội có lơi cho sức khoẻ của con người Trong cuộc sống hàng ngày người Việt Nam luôn quan tâm đến vấn

đề giao tiếp, người Việt Nam do thiên về tình hơn về lý nên khi giao tiếp con người luôn đề cao vai trò của việc xử dụng ngôn ngữ đẻ đảm bảo cho sự đoàn kết nhất trí, cho cuộc sống vui vẻ hài hoà Vì vậy ca dao Việt Nam có câu:

“Lời nói chăng mất tiền mua

Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau’’

Cái đẹp trong văn hoá ứng xử của con người Việt Nam là cái đẹp mang tính nhân dân, nói phục vụ đại đa số nhân dân Cái đẹp mang tính dân tộc, nó phản ánh cái đẹp riêng của con nguoi Việt Nam Cái đẹp đó còn mang tính nhân loại vì nó là tia sáng mà tất cả mọi người trên hành tinh này muốn hương tới Cái đẹp đó đậm đà bản sắc dân tộc, bởi bản sắc đó là cái lõi, cái hồn đất, hồn nước, tinh hoa của dân tộc.

Văn hoá ứng xử cũng như cách ứng xử có văn hoá được hình thành từ rất sớm và ngày càng phong phú Nó bao gồm hàng loạt hệ thống: ứng xử trong gia đình, trong họ mạc làng xã, giữa các dong họ, giữa các thành viên trong cộng đồng, giữa tình yêu đôi lứa …

Đạo lý của nhân dân ta trong giao tiếp ứng xử là:

Quan hệ trên dưới tôn kính.

Quan hệ cha con chí hiếu.

Quan hệ vợ chồng ân tình.

Quan hệ anh em thuận hoà.

Quan hệ bạn bè tinh nghĩa

1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp.Theo khái niệm này, giao tiếp không đơn thuần là một hành vi đơn lẻ mà nó nằm trong một chuỗi các tư duy hay hành vi mang tính hệ thống trong bản thân các bên tham

gia giao tiếp hoặc giữa họ với nhau.

Quy trình trao đổi thông tin được minh họa trong hình:

Như vậy, giao tiếp có thể được hiểu là các biểu hiện mang tính hướng ngoại và bề mặt khi con người thể hiện các tiếp xúc tương tác với các cá nhân khác trong cộng đồng Cái gốc của các biểu hiện bề mặt là cách tiếp cận của các

cá nhân ứng với từng vấn đề như vụ việc, con người, công việc hoặc cuộc sống nói chung.

1.2 Bản chất của giao tiếp

Thứ nhất, Giao tiếp thực chất là quá trình tạo lập nên mối quan hệ xã hội giữa con người với con người, nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân và nhu cầu

xã hội thông qua sự trao đổi thông tin cho nhau Thông tin là phương tiện liên

hệ giữa các chủ thể theo nghĩa là toàn bộ hệ thống tín hiệu mang tính trực tiếp hoặc gián tiếp Ví dụ: ngôn ngữ nói trực tiếp, hay gián tiếp qua điện thoại, qua ngôn ngữ viết như thư tay, công văn giấy tờ…và các ngôn ngữ cơ thể: ánh mắt,

nụ cười, cử chỉ… Thông tin là những ký hiệu, qua đó, con người “gửi gắm” các nội dung, ý tưởng… nhằm thỏa mãn nguyện vọng, nhu cầu nào đó mà con người

đã đặt ra Do đó, thông tin chính là những “thông điệp” chứa đựng những ý tưởng, nội dung với những mục đích nhất định mà chủ thể giao tiếp muốn đạt