Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 LỜI MỞ ĐẦU Lời đầu tiên em xin chân thành gửi tới qúy thầy cô Khoa Ngữ văn – Trường Đại học Hải Phòng đã tân tụy truyền đạt những kiến thức cho em trong suốt thời gian học tập để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và xin cảm ơn cô LÊ THÚY HÀ - Giảng viên trực tiếp giảng dạy. Bài báo cáo thực tập được hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty, các anh chị nhân viên trong công ty và hơn hết em xin cảm ơn tới chị LÊ THỊ HIÊN là chuyên viên hành chính nhân sự đã chỉ bảo em nhiệt tình trong thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn. Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên bài Báo cáo không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô. 1 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 A – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thực tập tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức chuyên môn đã học, từng bước gắn lý luận với thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các khâu quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức văn phòng – và nhà Quản trị văn phòng trong tương lai. Với mục tiêu đào tạo và kết hợp giữa lý thuyết với thực tiễn, để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, cho sinh viên , Trường Đại học Hải phòng đã tổ chức cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tập cuối khóa học.Là sinh viên của ngành Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Hải Phòng, tôi đã tham gia lớp thưc tập cuối khóa. Công tác hành chính văn phòng là đề tài mà tôi đã chon để hoàn thành bài báo cáo này. Cả ngày ngồi văn phòng, "vật lộn" giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông mọi người là không có một chút hứng thú hay hấp dẫn nào cả. Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có nhiều việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ công việc và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một căn phòng. Nhân viên hành chính văn phòng hiện nay bên cạnh những công việc như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, quản lý công tác lễ tân, đưa đón và tiếp khách công ty; đảm bảo tốt cho cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng 2 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 cho công ty….các nhân viên hành chính văn phòng còn phải “xông pha”với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo và hướng dẫn; kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng của mình. Nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không ai khác chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề về tính pháp lý cho lãnh đạo trong việc thực hiện kinh doanh không vi phạm pháp luật; xây dựng; quản lý chương trình; kế hoạch công tác của công ty…. Từ nhà quản trị cho đến nhân viên hành chính văn phòng phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi việc diễn ra trong công ty và đôi lúc không tránh khỏi việc họ phải đứng ra giải quyết các công việc ngoài lề không liên quan tới chuyên môn nghiệp vụ của họ. Vì vậy, ngoài năng lực cần phải có một tinh thần làm việc nhiệt tình, năng động biết cảm thông chia sẻ. Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước. Họ đòi hỏi các ứng viên văn phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh… Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc. Vì những lí do trên mà qua bài báo cáo này tôi muốn giúp cho chúng ta hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng và tính chất của công việc quan trọng hơn nữa chúng ta không còn quan điểm nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng là nhàm chán, vô vị nhưng thực ra nó vô cùng hấp dẫn và quan trọng. Vì vậy đối với bất kì một công ty, tổ chức nào không thể không có bộ phận hành chính văn phòng. 3 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 Được sự đồng ý của nhà trường và sự cho phép của ban lãnh đạo công ty, tôi đã về Công ty CP thương mại Điện Tử VIÊTNAMNAY để tìm hiểu và nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 2/4/2012-11/5/2012. 4 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 B - NỘI DUNG I - CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.Khái niệm quản trị văn phòng - Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Vì văn phòng là bộ phận hiện hữu trong tất cả các doanh nghiệp nên vấn đề Quản trị văn phòng được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn bộ khu vực hay trong phạm vi hoạt động văn phòng sao cho hiệu quả- là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu doanh nghiệp(các nhà quản trị). Nhưng do tính chất, đặc điểm và những khác biệt của quản trị văn phòng so với các khu vực khác nên vấn đề quản trị văn phòng là một nhiệm vụ không đơn giản, thậm chí còn rất phức tạp. Quản trị văn phòng đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp(hội đồng quản trị. Tổng giám đốc, giám đốc)ngoài những hiểu biết và năng lực về quản trị nói chung, còn phải có những hiểu biết sâu sắc về vị trí, vai trò, tính chất đặc điểm của hoạt động văn phòng và đội ngũ nhân sự làm việc tại đây để vận dụng hiệu quả lý thuyết quản trị vào việc tổ chức,điều hành hoạt động của khu vực hay bộ phận văn phòng. .Ví dụ: - Hoạt động ở khu vực văn phòng chủ yếu là tổ chức các cuộc họp, hội nghị để các nhà quản trị đưa ra các ý tưởng và bàn thảo các vấn đề về chiến lược phát triển, ban hành các quyết định về quy mô, mẫu mã, chất lượng, giá cả của sản phẩm; nơi soạn thảo, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện; nơi theo dõi và kiểm tra kết quả hoạt động của các bộ phận và cá nhân thông qua các thủ tục hành chính… Trong khi đó, hoạt động chủ 5 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 yếu ở khu vực sản xuất là vận hành máy móc, quy trình kỹ thuật để từ nguyên liệu tạo ra sản phẩm; hoạt động chủ yếu của khu vực kinh doanh là làm thế nào đưa được sản phẩm đến nơi tiêu dùng. Như vậy, hoạt động của khu vực văn phòng quyết định đến hoạt động của khu vực sản xuất và khu vực kinh doanh. - Từ đặc điểm hoạt động trên đây, đối với các nhà quản trị doanh nghiệp, việc tuyển dụng, tổ chức, điều hành các nhân viên làm việc ở khu vực văn phòng sẽ có sự khác biệt (thậm chí phức tạp hơn) so với việc tuyển dụng, điều hành các công nhân trong công xưởng hoặc các nhân viên bán hàng ở khu vực kinh doanh. 2 - Khái niệm hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kì một cơ quan, tổ chức nào, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cơ quan.Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển. a- Nhiệm vụ -xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc, hàng quý, năm của cơ quan. - thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạy động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. Thực hiện nhiệm vụ, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. 6 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 -thực hiện công tác văn thư lưu trữu, giải quyết các văn thư, tờ trình, của các đơn vị và cá nhân, theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó. -tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai tro là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. -Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và thu trưởng. -Mua sắm trang thiêt bị xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan . -Thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính– văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. b - Chức năng - Tham mưu tổng hợp Nhìn nhận trên góc độ văn phòng và thủ trưởng cơ quan trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết. - Hậu cần Là hình thức của mối quan hệ biểu hiện văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự 7 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức, muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất kĩ thuật cần thiết .Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. II - KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIETNAMNAY 1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty cổ phần thương mại điện tử VIETNAMNAY là một công ty cổ phần ngoài nhà nước. Được cấp phép đăng ký kinh doanh ngày 15/11/2010 bởi Sở kế hoạch và đấu tư TP Hà Nội. Công ty có trụ sở tại số 20, 98/14 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội. Ngày 19/7, Công ty cổ phần thương mại điện tử Vietnamnay ra mắt trang vietnamnay.com. Đây là trang thương mại điện tử quản trị , liên kết hệ thống 63 website TMĐT của 63 tỉnh thành trong cả nước. Trang web này cung cấp dịch vụ thông tin, xúc tiến TMĐT cho các doanh nghiệp và các dịch vụ gia tăng (Khảo sát thị trường, giới thiệu sản phẩm, tuyển dụng và bán hàng). Vietnamnay tạo ra một cấu trúc mới trong TMĐT bằng cách tạo ra một hệ thống gồm 63 trang web về từng tỉnh và thành phố, được liên kết trong một website vietnamnay.com. Cấu trúc này giúp cho độc giả khoanh vùng thông tin, thuận lợi cho việc tìm kiếm, giao dịch, quảng cáo, lưu thông thương mại và liên kết trong nội bộ mỗi tỉnh thành. Trang web này mang đậm dấu ấn đặc thù về văn hóa mỗi vùng miền, là cơ sở không thể thiếu tạo nên thương hiệu cho mỗi sản phẩm. Vietnamnay thực hiện chức năng cổng thông tin, liên kết, tổng hợp thông tin, tạo nên một môi trường thương mại điện tử vừa có tính chuyên biệt vừa có tính tổng quát. 8 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 Với hệ thống công cụ được thiết kế một cách linh động, trang web này sẽ là một cơ hội để người tiêu dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm, đối chiếu thông tin về các sản phẩm qua các gian hàng trên toàn quốc. Đồng thời các doanh nghiệp có thể nhân 63 lần hiệu quả khảo sát và giới thiệu thương hiệu cũng như sản phẩm của mình trên vietnamnay.com. Sự kết hợp hài hòa giữa thương mại và văn hóa làm cho vietnamnay.com trở thành một điểm hội tụ các yếu tố cơ bản giúp các doanh nghiệp trong nước và thế giới có thêm cơ hội giao lưu và hợp tác kinh doanh, từ đó tạo điều kiện trao đổi hàng hóa thương mại, dịch vụ nội tỉnh, liên tỉnh, toàn quốc và ra thế giới. 9 BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50 2 - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức công ty được thống kê qua bảng sau: stt Tên phòng ban Chức năng Họ tên nhân viên Giới tính TĐHV 1 Ban Giám đốc - Định hướng chiến lược phát triển cho công ty 1. Nguyễn Thị Lan: CTHĐQT Nữ ĐH 2. Kiều Tiến Anh: TGĐ Nam ĐH 2 Phòng Kỹ thuật - Đảm bảo kỹ thuật hệ thống website chạy ổn định và nâng cấp hệ thống website 1. Phạm Trung Thành: P.TGĐ Nam ĐH 2. Trần Mạnh Tiến Nam ĐH 3. Bùi Quốc Hoàng: Nam ĐH 4. Ngô Quốc Thịnh Nam ĐH 5. Trần Thu Huyền Nữ ĐH 3 Phòng Kinh doanh - Lên kế hoạch phát triển thị trường kinh doanh - Quảng bá thương hiệu, DV công ty 1. Lê Thanh Bình Nam ĐH 2.Nguyễn Minh Tuấn Nam ĐH 3. Lê Thị Lụa Nữ ĐH 4 Phòng hành chính - nhân sự - Quản lý văn bản, công văn đến, đi và các hoạt động liên quan như: 1. Lê Thị Hiên Nữ ĐH 2. Tạ Xuân Hường Nữ ĐH 5 Phòng kế toán -Theo dõi các hoạt động thu chi, hạch toán hàng tháng, BCTC hàng năm. Thuê công ty dịch vụ kế toán khác 10 [...]... tập tại công ty Cổ phần Thương mại Điện tử VIETNAMNAY và trực tiếp tại phòng Hành chính nhân sự tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế, tổng quát và những kỹ năng cần thiết về ngành học, biết kết nối giữa thực tế và lí thuyết Tôi nhận thấy rằng: Công tác hành chính văn phòng trong công ty là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của công ty Chính vì vậy văn phòng phòng hành. .. VIETNAMNAY 1 - Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự Phòng hành chính nhân sự được thành lập dựa trên phòng Nhân sự và Văn phòng công ty Có chức năng và nhiệm vụ sau : a - Chức năng - Thực hiện công tác Quản trị hành chính; Quản trị nhân sự Là chiếc cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo xuống các phòng và ngược lại, làm trung tâm thông tin giữa các phòng ; Truyền tin , mệnh lệnh của Ban lãnh... phòng ban Các phòng ban Phòng lưu trữ- tin học Phòng lưu trữ - tin học Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu Biên bản tiêu hủy tài liệu Lâu dài Lâu dài 2.2 - Công tác soạn thảo các loại văn bản hành chính 17 Lâu dài Lâu dài BCTT - Công tác hành chính văn phòng K50 Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - Quy trình chi tiết soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Nhưng... Hạn chế Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì công ty cũng còn có những mặt hạn chế như là : - Thiếu nhân sự làm chuyên môn công tác hành chính văn phòng - Chưa đủ trang thiết bị theo yêu cầu để công tác hành chính văn phòng đạt hiệu quả hơn - Đối với lĩnh vực chuyên sâu về “Quản trị văn phòng nhân viên công ty còn hạn chế, bởi chưa được đào tạo một cách chính thức, bài bản và chuyên sâu về lĩnh vực... thúc đẩy sự phát triển 11 BCTT - Công tác hành chính văn phòng K50 Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - Sơ đồ tổ chức: CTHĐQT Nguyễn Thị Lan TGĐ Kiều Tiến Anh P.TGĐ Phạm Trung Thành Phòng Hành chính NS Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật 3 - Cơ sở vật chất kỹ thuật Cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của công ty Trong văn phòng các trang thiết bị được bố... vực hành chính văn phòng Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô khoa Ngữ văn đã truyền đạt kiến thức phong phú và bổ ích về hành chính văn phòng qua những môn học của ngành.Xin gủi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo công ty và đặc biệt là chị LÊ THỊ HIÊN(chuyên viên hành chính nhân sự) đã chỉ bảo tận tình tôi trong suốt thời gian qua Trên đây là nội dung tôi đã quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập tại Văn phòng. .. : văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đi Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy đúng quy định , đúng thể thức và pháp lí Văn bản được phát hành theo quy định sau : 15 BCTT - Công tác hành chính văn phòng K50 Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - -Ghi số của văn bản -Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi -Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi Văn. .. đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Những văn bản chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi 14 BCTT - Công tác hành chính văn phòng K50 Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - - Văn bản đến phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc...BCTT - Công tác hành chính văn phòng K50 Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - Nhận xét: - Qua bảng thống kê ta thấy rằng: Cơ cấu tổ chức công ty gồm có 5 phòng ban, tuy nhiên đối với các công việc liên quan tới kế toán công ty thuê công ty dịch vụ khác đảm nhiệm Đây cũng là một xu hướng phổ biến đối với công ty có hoạt động tài chính thu – chi đơn giản , ít phức tạp nên đã thuê trọn gói dịch vụ cho một công ty... cấp giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy phép hành nghề, và các giấy phép hoạt động khác cho công ty và đơn vị trực thuộc -Hướng dẫn, theo dõi công tác thi đua, tuyên truyền trong công ty 2- Tình hình triển khai các hoạt động tổ chức hành chính văn phòng 2.1 - Quản lí và sử dụng thông tin : a - Quản lý và giải quyết văn bản đến trong công ty • Tiếp nhận, sử lý văn bản đến -Văn bản đến từ bất kỳ nguồn . suốt thời gian học tập để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và xin cảm ơn cô LÊ THÚY HÀ - Giảng viên trực tiếp giảng dạy. Bài báo cáo thực tập được hoàn thành còn nhờ sự giúp. tới chị LÊ THỊ HIÊN là chuyên viên hành chính nhân sự đã chỉ bảo em nhiệt tình trong thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn. Do thời gian và phạm. toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và