Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Mục lụcLỜI MỞ ĐẦUNỘI DUNG BÀI LÀM:I.Khái niệm kiểm traII.Vai trò của kiểm traIII.Mức độ kiểm tra 1.Kiểm tra chiến lược(Strategic control) 2.Kiểm tra chiến thuật(Tactical control) 3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control)IV.Các lĩnh vực kiểm traV.Nguyên tắc kiểm traVI.Phương pháp kiểm traVII.Tiến trình kiểm tra1.Tiến trình kiểm tra tổng quát2.Tiến trình kiểm tra hành chínha.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chínhb.Các công cụ kiểm soát của các cấp quản trịc.Các phương tiện kiểm soát của cấp quản trịKẾT LUẬN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: Kiểm tra công việc hành văn phòng Sinh viên thực : Nhóm Lớp : ĐH QTKD – K8 Giáo viên hướng dẫn : ThS Bùi Thị Kim Cúc HÀ NỘI – 2015 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: Kiểm tra công việc hành văn phòng Sinh viên thực : Trần Thị Kiều Diễm Đặng Thị Thúy Hằng Đỗ Thị Thu Đào Thị Thùy Linh Đỗ Thị Hạnh Nguyễn Thị Mai Trần Thị Thương Mai Thị Thu Hường Lớp : ĐH QTKD – K8 Giáo viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Kim Cúc HÀ NỘI – 2015 Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Mục lục LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG BÀI LÀM: I.Khái niệm kiểm tra II.Vai trò kiểm tra III.Mức độ kiểm tra 1.Kiểm tra chiến lược(Strategic control) 2.Kiểm tra chiến thuật(Tactical control) 3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control) IV.Các lĩnh vực kiểm tra V.Nguyên tắc kiểm tra VI.Phương pháp kiểm tra VII.Tiến trình kiểm tra 1.Tiến trình kiểm tra tổng quát 2.Tiến trình kiểm tra hành a.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành b.Các công cụ kiểm soát cấp quản trị c.Các phương tiện kiểm soát cấp quản trị KẾT LUẬN Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC LỜI MỞ ĐẦU Cho dù quan quản lý nhà nước ,doanh ngiệp nhà nước ,doanh nghiệp tư nhân hay loại hình công ty thiếu phận văn phòng,bộ phận đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp.Có nhiều việc khác văn phòng công việc chủ yếu thu nhập,xử lý,lưu giữ thông tin,tổ chức văn phòng,tổ chức buổi hội họp,chiêu đãi,công tác lễ tân để công tác quản lý thu kết cao công việc.Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp ,QTVP việc tổ chức ,quản lý,điều hành hoạt động phận Văn phòng phận hành Quản trị văn phòng có chức bản:hoạch định,tổ chức,lãnh đạo kiểm soát hoạt động văn phòng.Mỗi chức có vai trò tầm ảnh hưởng riêng hoạt động QTVP.Nhưng thiết nghĩ,hoạt động kiểm soát giữ vai trò quan trọng cả,đóng góp lớn cho trình quản trị,để hoàn thiện đạt hiệu cao.Vì vậy,trong trình học tập,nhóm chúng em chọn đề tài “Kiểm tra công việc hành văn phòng” để làm thuyết trình.Những nội dung đề cập đến gồm: I.Khái niệm kiểm tra IV.Các lĩnh vực kiểm tra II.Vai trò kiểm tra V.Nguyên tắc kiểm tra III.Mức độ kiểm tra VI.Phương pháp kiểm tra VII.Tiến trình kiểm tra Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Mặc dù giúp đỡ tận tình cô giáo hướng dẫn – Th.S Bùi Thị Kim Cúc với nỗ lực cố gắng thành viên nhóm song thời gian nghiên cứu có hạn trình độ thân chúng em hạn chế Vì vậy, thuyế trình khó tránh khỏi thiếu sót, mong thông cảm đóng góp ý kiến Cô giáo để viết nhóm em hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 1, Tháng 12, Năm 2015 Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC I.Khái niệm • • Kiểm tra:là tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức Mục đích :  Khuyến khích hoạt động ,hành vi phù hợp  Ngăn chặn ,phát hiện,chấn chỉnh xủ lý kịp thời hoạt động ,hành vi không phù hợp Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC II.Vai trò kiểm tra Kiểm tra có vai trò sau:      Đối phó với bất trắc Khám phá bất thường Xác định hội Xử lý tình phức tạp Phân quyền có hiệu Giúp cho công việc hành văn phòng diễn thuận lợi, đạt hiệu cao hoàn thành tiến độ III Mức độ kiểm tra Có mức độ kiểm tra sau:  Kiểm tra chiến lược(Strategic control)  Kiểm tra chiến thuật(Tactical control)  Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control) Cụ thể mức độ kiểm tra sau: 1.Kiểm tra chiến lược (Strategic control): Bao gồm việc giám sát yếu tố môi trường ảnh hưởng đến khả tồn kế hoạch chiến lược,đánh giá kết hoạt động chiến lược toàn quan bảo đảm kế hoạch chiến lược thực ấn định.Kiểm tra mức độ thuộc phạm vi cấp quản trị cao cấp.Thời gian thực hiện:hàng quý,6 tháng,hàng năm Yếu tố môi trường phân thành loại chính:  Môi trường vĩ mô:yếu tố trị,kinh tế,văn hóa,sự phát triển KHKT,yếu tố tự nhiên…Nhà quản trị không thay đổi yếu tố vĩ mô  Môi trường vi mô:khách hàng,đối thủ cạnh tranh,nhà cung cấp,nhà môi giới…Nhà quản trị thay đổi yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài tối ưu cho tổ chức 2.Kiểm tra chiến thuật(Tactical control) Tập trung vào việc đánh giá việc thực cấp độ phận chuyên môn,giám sát kết theo định kỳ tiến hành sửa chữa Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC sai lầm cần thiết.Kiểm tra mức độ chủ yếu nhà quản trị trung cấp đảm nhiệm liên quan đến mục tiêu,các chương trình ngân sách phận chuyên môn Do nhà quản trị trung gian thực hàng tuần hàng tháng 3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control) Bao gồm việc giám sát việc thực kế hoạch tác vụ,tác nghiệp,giám sát kết hàng ngày.tiến hành hoạt động sửa chữa theo yêu cầu.Kiểm soát mức độ thuộc trách nhiệm nhà quản trị cấp sở,là người quan tâm đến lịch trình thời biểu công tác,ngân sách,luật lệ quy định suất đầu gắn liền với cá nhân.Do cấp quản trị tuyến sở thực CẤP CAO Phạm vi toàn quan C Ấ P T R U Dài hạn Hoạch định chiến lược Kiểm tra chiến lược Hoạch định Kiểm tra chiến thuật chiến thuật Hoạch định tác vụ Kiểm tra tác vụ CẤP THẤP Nhóm 3_QTKD 5_K8 Phạm vi 8đơn vị nhỏ Page Ngắn hạn MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Trong thực tế tồn hai quan điểm trái ngược kiểm tra Có quan điểm cho nên kiểm tra,họ thích kiểm tra thông qua kiểm tra nhà quản trị đánh giá xác công trạng nỗ lực cố gắng người thực công việc.Thông thường,những người thích kiểm tra người làm tốt có nhiều cố gắng nên đạt nhiều thành tích công tác Bên cạnh quan điểm có quan điểm sợ kiểm tra nên họ thường né tránh có biểu thiếu hợp tác cán kiểm tra.Thông thường,đây người thiếu lực công tác,thiếu ý thức tổ chức kỷ luật hay phạm phải khuyết điểm làm việc Bên cạnh cản trở ,việc kiểm tra thái gây chống đối,mất ổn định tổ chức,dễ gây căng thẳng,mất đoàn kết,ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Chính vậy,cần phải xác định mức độ phạm vi kiểm tra cách khoa học để tránh hai khuynh hướng kiểm tra thái buông lỏng kiểm ta.Nói cách khác,khi thiết lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm bảo cân đối tốt kiểm tra quyền tự cá nhân :giữa chi phí dành cho kiểm tra lợi ích mà kiểm tra mang lại.Mặt khác ,các yếu tố ảnh hưởng tới trình kiểm tra có that đổi nên trình kiểm tra ,phương pháp kiểm tra phải thường xuyên đổi cho phù hợp với hoàn cảnh môi trường IV Các lĩnh vực kiểm tra Kiểm tra hành ( administrative control): kiểm tra qua công văn giấy tờ Nhà quản trị hành phải tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hành toàn quan Kiểm tra tác nghiệp ( operative control ): kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn xếp hồ sơ ,lưu trữ ,thông tin liên lạc hoạt động hành khác quan xem có tiêu chuẩn thủ tục không Hai lĩnh vực kiểm tra triển khai cụ thể phương thức sau: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG    GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Kiểm tra dự phòng (pre check) hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy để tiến hành điều chỉnh đề biện pháp kiểm soát phòng ngừa Kiểm tra dự phòng thực cách giám sát yếu tố đầu vào trình để chắn yếu tố đầu vào đáp ứng yêu cầu dự kiến ,có khả làm cho trình đến kết mong đợi, không có thay đổi điều chỉnh kịp thời Kiểm tra thực (check in ) trình kiểm tra trực tiếp công việc hành vi thực Kiểm tra theo dõi hoạt động diễn để đảm bảo cho hoạt động theo hướng có mục tiêu Kiểm tra sau thực kiểm tra sau trình hoàn thành Kết trình đối chiếu với mục tiêu tiêu chuẩn Kiểm tra sau thực thông qua hệ thống báo cáo nội hệ thống hồ sơ phận V.Nguyên tắc kiểm tra • Hệ thống kiểm tra cần phải thiết kế theo kế hoạch Thông qua hệ thống kiểm tra nhà quản trị nắm diễn biến trình thực kế hoạch • Kiểm tra phải mang tính đồng Trong trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng hoạt động toàn hệ thống Cần quan tâm đến chất lượng trình hoạt động kết cuối • Phải công khai,chính xác khách quan Việc đánh giá người hoạt động phải dựa vào thông tin phản hồi xác ,đầy đủ ,kịp thời hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng ,thích hợp Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 10 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Thanh tra :xem xét ,nghiên cứu đánh giá tình hình Kiểm tra ngân sách :một công cụ tốt cho việc kiểm tra Kiểm tra tập trung :vào vấn đề cụ thể Kiểm tra biểu mẫu Kiểm tra máy móc Kiểm tra sách Kiểm tra thủ tục Kiểm tra hồ sơ văn Kiểm tra tường trình ,báo cáo Kiểm tra tiêu chuẩn Kiểm tra lịch công tác Cụ thể phương pháp sau: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 13 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Thanh tra: xem xét, nghiên cứu đánh giá tình hình: Cấp phải tra định kỳ đơn vị theo sang kiến tra thường xuyên có đặc điểm kỹ thuật có tình thay đổi nhanh chóng bất ngờ (Kết thúc đợt kiểm tra, quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc báo cáo quan, người có thẩm quyền kiểm tra tình hình thực biện pháp khắc phục hạn chế, tồn tại, xử lý hành vi vi phạm việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành tổ chức, cá nhân kiểm tra.)  Kiểm tra ngân sách: Là công cụ tốt cho việc kiểm tra, tác động thực đến cấu, trang thiết bị, nhân viên tổ chức, tác động đến số lượng chất lương công việc Kiểm tra ngân sách bao gồm việc xác định tỷ lệ phần trăm, công cụ sử dụng kiểm tra ngân sách văn phòng mà cho phận chuyên môn  Những loại ngân sách thường gặp kinh doanh: • • • • • • Ngân sách bán hàng: dự báo doanh thu kì vọng, thường phát biểu theo kì vọng sản phẩm sở hàng tháng sau điều chỉnh theo hàng năm Loại ngân sách biện pháp kiểm soát tiêu chuẩn cho đánh giá hoạt động buôn bán tiếp thị Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng mua, thường công bố theo loại cụ thể, khác biệt tháng ảnh hưởng tính thời vụ mức tồn kho Ngân sách lao động: Thường biểu diễn số lượng nhân viên giá trị tiền công việc Ngân sách vốn: khoản đầu tư cho tài sản hữu nhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu năm Ngân sách nghiên cứu phát triển: khoản chi cho phát triển cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu tiến trình Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có tay dùng để chi tiêu, thường xây dựng cho năm cho tháng năm  Kiểm tra tập trung: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 14 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Kiểm tra thường sử dụng hay nhiều kiểm soát, việc kiểm tra tiến hành địa điểm, gọi kiểm tra theo địa bàn (physical centralization) Loại kiểm tra khác gọi kiểm tra theo chức (functional centralization), nghĩa phận đặt phận văn phòng chuyên môn kiểm soát người hay số người  Kiểm tra biểu mẫu: Thiết kế biểu mẫu điều tra đảm bảo số liệu hay công việc, việc thiết kế biểu mẫu phải kỹ lưỡng cẩn thận để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đối tượng kiểm tra  Kiểm tra máy móc: Máy móc hoạt động thiết kế công suất, phải xây dựng thủ tục máy móc Việc sử dụng máy móc kiểm tra để xác định tốc độ sản xuất, hình thức sản phẩm, chất lượng sản phẩm Do công cụ kiểm tra  Kiểm tra sách: Chính sách nguyên tắc để suy tư hành động Chính sách kế hoạch kiểm tra tổ chức Chính sách tác động trực tiếp gián tiếp đến cá nhân, hành động sách hướng dẫn họ công việc Do nhà quản trị phải xem phận có theo sách quan hay không  Kiểm tra thủ tục: Thủ tục gọi tiến trình, kết hoạch định cụ thể chi tiết Thủ tục xem kiểu mẫu để theo đuổi Là gạch nối hành động cá nhân hồ sơ văn thư Thủ tục thường diễn tả sách thành thứ ngôn ngữ hành chi tiết Nó mô tả cách thức mà cá nhân phải tuân theo Do nhà quản trị phải xem phận có làm theo thủ tục hay không? (Là việc xem xét, đánh giá, theo dõi bảo đảm tính khả thi quy định thủ tục hành Đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch tổ chức thực thủ tục hành Nâng cao chất lượng Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 15 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC quy định hành bảo đảm tính nghiêm minh việc thực thủ tục hành chính.) Kiểm tra hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư minh chứng tình (các văn thư hành thường phản ảnh tình dạng văn viết tay hay chụp) Hồ sơ ấn định quyền hạn, lối hướng tới kết Do chúng phần tách rời khỏi kế hoạch kiểm tra  Kiểm tra qua bảng tường trình, báo cáo: Một phương thức kiểm tra vừa kể đạt kết dù truyền đạt rõ ràng chi tiết Trong trường hợp tường trình báo cáo sử dụng cách truyền đạt truyền đạt theo chiều ngang chiều dọc tổ chức Các bảng tường trình loại hình thức kiểm tra hữu hiệu  Kiểm tra tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn tiêu đo lường Tiêu chuẩn xem phương pháp kiểm tra xác Tiểu chuẩn chủ quan (trên sở suy luận từ thực tế) khách quan (dựa kiện) coi công cụ kiểm tra  Kiểm tra lịch công tác: Công việc văn phòng xem lịch công tác Lịch công tác kết hợp có hiệu tiêu chuẩn công suất máy, khả nhân viên công việc cần phải thực thành thủ tục thành động Nó cấp tiêu cụ thể thời gian số lượng Lịch công tác có hiệu kiểm tra đầu Nó phân phối công việc nhằm đạt mức bình quân yếu tố khác ảnh hướng đến đầu  Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 16 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC VII.Tiến trình kiểm tra: 1.Tiến trình kiểm tra tổng quát:(sơ đồ 1) 2.Tiến trình kiểm tra hành chính:(sơ đồ 2) 1.Xác định phạm vi kiểm tra 2.Thiết lập tiêu chuẩn 3.Đo lường kết hoàn thành 4.So sánh KQ hoàn thành với tiêu chuẩn 5’.Không đạt tiêu chuẩn 5.Đạt vượt tiêu chuẩn 6’.Sửa chữa cần thiết 6.Công nhận KQ hoàn thành 7.Điều chỉnh tiêu chuẩn đơn vị đo lường (khi cần ) Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 17 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Nhóm 3_QTKD 5_K8 GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Page 18 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC a.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chính: Đo lường công việc việc cần thiết để đánh giá hiệu làm việc nhân viên cách khách quan.Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn(trong sơ đồ sau): Kích thước hay đặc tính Chất lượng Tiêu chuẩn đo lường Số lượng : +Chủ quan +Tính toán qua biểu mẫu +Năng suất trung bình b.Các công cụ kiểm soát cấp quản trị: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 19 Thời gian hoàn thành MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC b1.Bảng chia thời gian biểu, lịch công tác: KẾ HOẠCH Hoạt động Kỳ hạn Phân công Ngày Ngày Thời gian bắt đầu hoàn tất trôi qua A B b2.Bảng treo tường: Hoạt động Kế hoạch 1 1 A B c.Các phương tiện kiểm soát cấp quản trị: c1.Bản báo cáo tường trình Các tường trình giấy sở để kiểm tra theo dõi kiểm tra định kỳ Các loại báo cáo tường trình:     Báo cáo tường trình kiểm tra hệ thống văn thư lưu trữ Báo cáo tường trình phân tích chi tiết công việc hành Báo cáo tường trình hàng năm phận Báo cáo tình trạng chương trình tập huấn ,bồi dưỡng , cung cấp văn phòng phẩm ,đánh giá công tác quản trị ,lương bổng Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 20 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC c2.Cẩm nang: Là tập hồ sơ dạng tờ rơi đóng lại cách đục lỗ Cẩm nang phổ biến nước công nghiệp phất triển Cẩm nang kinh doanh -Cẩm nang sách Cẩm nang hành -Giới thiệu lịch sử công ty -Cẩm nang cấu tổ chức -Sơ đồ tổ chức công ty -Cẩm nang quản trị -Liệt kê mục tiêu đơn vị -Cẩm nang lịch sử công ty sản phẩm -Cẩm nang thực hành tiêu chuẩn hóa thủ tục lưu trữ ,soạn thảo -Cẩm nang quỹ phúc lợi -Các sách tổng quát công ty quỹ phúc lợi -Lề lối làm việc thái độ mà nhân viên cần có -Cẩm nang hội nhập môi trường làm việc -Cẩm nang dẫn công việc -Cẩm nang phận:hành chính,kế toán,sản xuất Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 21 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC KẾT LUẬN Qua tìm hiểu thực tế trình làm thuyết trình,chúng ta thấy công việc kiểm tra hành văn phòng đóng vai trò quan trọng.Đó chức quan trọng trình quản trị văn phòng,dù không chức quan trọng thiếu hòa chức lại để công việc quản trị hành văn phòng đạt hiệu cao Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 22 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Phần trò chơi: A.Hệ thống câu hỏi: Khi làm việc ,chúng ta phải làm ? Mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp tối đa hóa gì? Nhật Bản nước có kinh tế nào? Đây kiểu môi trường mà nhà quản trị thay đổi được? Đây nguyên tắc kiểm tra cần tập trung vào hoạt động thiết yếu quan trọng? Đây phương pháp 11 phương pháp kiểm tra? Một công cụ kiểm soát nhà quản trị? B.Phần đáp án K P T Ế L H Ậ C H Ợ Á P Ẩ O I T V T M Ạ N T C H H U R I Ĩ M Ô T R Ọ N R U N N A N C.Keyword KIỂM TRA Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 23 Ậ Ể G N N Đ G G I Ể M MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Phần đánh giá thành viên: STT HỌ VÀ TÊN Trần Thị Kiều Diễm Đặng Thị Thúy Hằng Mai Thị Thu Hường Đào Thị Thùy Linh Nguyễn Thị Mai Đỗ Thị Hạnh Đỗ Thị Thu Trần Thị Thương Nhóm 3_QTKD 5_K8 NỘI DUNG CV Phần III Gộp làm slide Phần I Phần VI Phần V Phần IV Phần VII Phần VII Page 24 ĐÁNH GIÁ A A B+ B+ B+ B+ B+ B+ MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 25 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Nhóm 3_QTKD 5_K8 GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Page 26 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Nhóm 3_QTKD 5_K8 GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Page 27 [...]... cụ tốt nhất cho việc kiểm tra Kiểm tra tập trung :vào một vấn đề cụ thể Kiểm tra biểu mẫu Kiểm tra bằng máy móc Kiểm tra chính sách Kiểm tra các thủ tục Kiểm tra hồ sơ văn bản Kiểm tra các bản tường trình ,báo cáo Kiểm tra bằng các tiêu chuẩn Kiểm tra bằng lịch công tác Cụ thể từng phương pháp như sau: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 13 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Thanh tra: xem xét, nghiên... việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân được kiểm tra. )  Kiểm tra ngân sách: Là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra, nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động đến số lượng và chất lương công việc Kiểm tra ngân sách bao gồm cả việc xác định tỷ lệ phần trăm, nó là công cụ được sử dụng trong kiểm tra ngân sách văn phòng mà còn cho các... năm  Kiểm tra tập trung: Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 14 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Kiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều kiểm soát, việc kiểm tra được tiến hành tại các địa điểm, còn gọi là kiểm tra theo địa bàn (physical centralization) Loại kiểm tra khác được gọi là kiểm tra theo chức năng (functional centralization), nghĩa là một bộ phận nào đó vẫn đặt tại bộ phận văn phòng. .. máy móc trong kiểm tra để xác định tốc độ của sản xuất, hình thức của sản phẩm, và chất lượng của sản phẩm Do đó nó cũng chính là công cụ kiểm tra  Kiểm tra chính sách: Chính sách là nguyên tắc cơ bản để suy tư và hành động Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức Chính sách tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi cá nhân, mọi hành động vì chính sách hướng dẫn họ trong các công việc Do đó nhà... thức kiểm tra hữu hiệu nhất  Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là chỉ tiêu đo lường Tiêu chuẩn được xem như là một phương pháp kiểm tra chính xác nhất Tiểu chuẩn có thể là chủ quan (trên cơ sở suy luận từ thực tế) hoặc khách quan (dựa trên sự kiện) nhưng vẫn được coi như là một công cụ kiểm tra  Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng có thể được xem như là một lịch công tác Lịch công. .. trình,chúng ta có thể thấy rằng công việc kiểm tra hành chính văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng.Đó là một trong 4 chức năng quan trọng của quá trình quản trị văn phòng, dù không là chức năng quan trọng nhất nhưng cũng không thể thiếu và nó hòa cùng 3 chức năng còn lại để công việc quản trị hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao nhất Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 22 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM... trung kiểm tra vào các hoạt động thiết yếu và quan trọng • Phải có địa điểm kiểm tra Yêu cầu cần có địa điểm cụ thể khi tiến hành hoạt động kiểm tra Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 11 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC VI.Phương pháp kiểm tra Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 12 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC Thanh tra :xem xét ,nghiên cứu và đánh giá tình hình Kiểm tra ngân sách :một công. .. không? (Là việc xem xét, đánh giá, theo dõi bảo đảm tính khả thi của quy định về thủ tục hành chính Đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong tổ chức thực hiện thủ tục hành chính Nâng cao chất lượng Nhóm 3_QTKD 5_K8 Page 15 MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC các quy định hành chính và bảo đảm tính nghiêm minh trong việc thực hiện thủ tục hành chính. ) Kiểm tra hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư... kiểm tra cho phép tiến hành đo lường,đánh giá,điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả.Trong quá trinh kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức và thủ thuật kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng kiểm tra • Cần có hiệu quả Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó.Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn các lĩnh vực quan trọng ,thiết yếu để tiến hành kiểm tra. .. tường trình trên giấy là cơ sở để kiểm tra theo dõi hoặc kiểm tra định kỳ Các loại báo cáo tường trình:     Báo cáo tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ Báo cáo tường trình phân tích chi tiết những công việc hành chính Báo cáo tường trình hàng năm của từng bộ phận Báo cáo về tình trạng các chương trình tập huấn ,bồi dưỡng , cung cấp văn phòng phẩm ,đánh giá công tác quản trị ,lương bổng ... đạt hiệu cao.Vì vậy,trong trình học tập,nhóm chúng em chọn đề tài “Kiểm tra công việc hành văn phòng” để làm thuyết trình.Những nội dung đề cập đến gồm: I.Khái niệm kiểm tra IV.Các lĩnh vực kiểm... phận đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp.Có nhiều việc khác văn phòng công việc chủ yếu thu nhập,xử lý,lưu giữ thông tin,tổ chức văn phòng,tổ chức buổi hội họp,chiêu đãi,công tác... CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: Kiểm tra công việc hành văn phòng Sinh viên thực : Trần Thị Kiều Diễm Đặng Thị Thúy Hằng