quản trị hành chính văn phòng - chương 4-nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP • I.1 Khái niệm • Thủ tục hành tiến trình hợp lý phù hợp để giải công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng thực tùy theo đặc thù hoạt động • VẤN ĐỀ : Sự khác biệt thủ tục hành doanh nghiệp hành cơng • Các sở hình thành cải tiến thủ tục hành doanh nghiệp • Các luật lệ qui định nhà nước, quan cấp • Đặc thù hoạt động, tính chất qui mơ hoạt động doanh nghiệp • Đơn giản, dễ hiểu dễ thực • • • • • Sự hình thành hệ thống thủ tục cần thiết, Tại phải cải tiến thủ tục hành chính? Lạc hậu qui trình thủ tục Sự biến đổi nhanh chóng mơi trường cạnh tranh Xuất nhu cầu Tự hoàn thiện hệ thống 1.2 Cải tiến thủ tục doanh nghiệp Đánh giá hiệu Đánh giá hiệu giải giải cơng việc cơng việc Phân tích trạng thủ tục tương ứng Đưa phương án cải Đưa phương án cải tiến thủ tục tiến thủ tục Công bố áp dụng thủ tục Vận hành Vận hành thử điều thử điều chỉnh thủ chỉnh thủ tục tục • Các yêu cầu cải tiến thủ tục hành : • Bảo đảm tính hệ thống cho thủ tục • Bảo đảm tính hợp lý phù hợp • Bảo đảm tính khoa học • Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu • Bảo đảm tính ổn định bền vững • Bảo đảm tính thức, thẩm quyền II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN • II Hệ thống thơng tin doanh nghiệp • Hệ thống thơng tin quản lý tập hợp thành phần liên hệ với có chức thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin cho việc làm định điều hành hoạt động tổ chức • Ngày hệ thống thông tin quản lý điều kiện cho hoạt động doanh nghiệp • Q trình hình thành thương mại điện tử địi hỏi hành văn phịng phải có thay đổi tương ứng • • • • • • • • • • • Các hệ thông tin doanh nghiệp Hệ hỗ trợ điều hành (ESS : Executive Support System) Hệ thông tin quản lý (MIS : Management Information System) Hệ trợ giúp định (DSS : Decision Support System ) Hệ tự động hố văn phịng (OAS : Office Automation System) Hệ xử lý tác nghiệp (TPS :Transactions Processing System) • II.2 Ưng dụng công nghệ thông tin hành chánh văn phịng • Sự xuất mạng Internet mạng máy tính tạo cách mạng hoạt động văn phịng • Biên tập soạn thảo văn hành chánh việc thường xun địi hỏi cơng sức nhân viên thư ký, sử dụng phần mềm soạn thảo văn tăng hiệu soạn thảo giảm tối đa thời gian sửa chữa, biên tập văn • Hệ quản trị sở liệu cho phép lưu trữ sử dụng liệu thông tin cho hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hố tự động hố cơng việc lưu trữ hồ sơ tài liệu • Thư tín điện tử phương tiện liên lạc nhanh chóng rẻ tiền liên lạc nhanh chóng với giới bên ngoài, tăng khả tiếp cận giải cơng việc văn phịng hàng ngày • II.3 Các u cầu ứng dụng công nghệ thông tin hành chánh văn phịng • Có hiểu biết thích đáng phát triển khả áp dụng cơng nghệ thơng tin • Nâng cao trình độ khả xử lý thơng tin nhân viên • Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm trang thiết bị thơng tin • Phải chuẩn hố thủ tục xử lý tin III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP • III.1 Khái niệm TQM ISO • TQM - Total Quality Management :là phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa tham gia thành viên nhằm đem lại thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng lợi ích thành viên tổ chức xã hội • Quan điểm “làm từ đầu” • ISO International Standards Organisation • Chất lượng sản phẩm hệ thống chất lượng quản trị định • Làm từ đầu, với phương châm khơng có lỗi • Phịng ngừa • Đề cao quản trị q trình (MBP) • III.2 Khả áp dụng TQM ISO hành • Vấn đề : • Có áp dụng TQM & ISO hành văn phịng khơng ? • Nếu có nên áp dụng hay khơng? • Các sở áp dụng TQM & ISO hành văn phịng doanh nghiệp gì? • Lợi ích TQM ISO hành • Nâng cao chất lượng giảm chi phí hoạt động hành • Tạo tính trách nhiệm chủ động nhân viên công việc • Nâng cao tính sáng tạo khả giải vấn đề hành • Hỗ trợ cho q trình áp dụng cơng nghệ hành văn phịng • III.2 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng hành chánh văn phịng • MƠ HÌNH ÁP DỤNG TQM • Viết cần làm : Thiết lập thủ tục cho công việc, phận, phịng ban Mơ tả hệ thống chất lượng văn • Làm theo viết ; Thực công việc theo qui trình, theo hướng dẫn viết cơng bố • Đánh giá làm : So sánh công việc làm với nội dung mô tả hướng dẫn • Điều chỉnh khác biệt : Sửa chữa điều chỉnh sai sót so với qui trình, phịng ngừa sai sót • Giai đoạn : Các bước chuẩn bị • Tạo cam kết thực hệ thống tiêu chuẩn ISO mức lãnh đạo cao doanh nghiệp • Thành lập ban đạo • Tiến hành huấn luyện tiêu chuẩn ISO cho tất cán nhân viên • Tiến hành khảo sát phân tích trạng thực hệ thống chất lượng hoạt động hành chánh • Giai đoạn : Viết tài liệu hệ thống chất lượng • Văn hố trình tự, thủ tục cần thiết (sổ tay chất lượng; thủ tục chung; Các dẫn cơng việc) • Phổ biến đào tạo nội dung chất lượng văn hoá cho tất nhân viên phận, bảo đảm cho họ hiểu áp dụng điều dẫn • Giai đoạn : Triển khai áp dụng • Những văn chất lượng cần phải lãnh đạo phê duyệt cơng bố áp dụng thức • Tiến hành đánh giá chất lượng nội để xác định phù hợp tính hiệu lực hệ thống chất lượng xây dựng • Đánh giá nội lập lại nhiều lần điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng ... • Đề cao quản trị q trình (MBP) • III.2 Khả áp dụng TQM ISO hành • Vấn đề : • Có áp dụng TQM & ISO hành văn phịng khơng ? • Nếu có nên áp dụng hay khơng? • Các sở áp dụng TQM & ISO hành văn phịng... ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP • III.1 Khái niệm TQM ISO • TQM - Total Quality Management :là phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa tham gia thành viên nhằm đem lại thành công dài... System) • II.2 Ưng dụng công nghệ thông tin hành chánh văn phịng • Sự xuất mạng Internet mạng máy tính tạo cách mạng hoạt động văn phịng • Biên tập soạn thảo văn hành chánh việc thường xun địi hỏi