ON ~~ sa A CHUONG 8
CONG TAC LUU TRU VA
HUY BO HO SO TAI LIEU
Trang 2I LUU TRU HO SOTAI LIEU
1 Su can thiét của cơng tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin quá khứ
thê hiện những sự kiện, những hoạt động của tơ chức,
cá nhân
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể
hiện tính chính xác và tin cậy của những thơng tin chứa
— đựng trong nĩ
Trang 3I LƯU TRỮ HỖ SƠ
TAI LIEU
2 Nội dung của cơng tác lưu trữ
Phân loại các tài liệu một cách khoa học Đánh giá và xác định giá trị tài liệu
Bồ sung tài liệu lưu trữ
Thơng kê và kiểm tra các tài liệu
Trang 4LUU TRU HO SO TAI LIEU
3- Cac phuong an phan loai tai liéu
Trang 5LUU TRU HO SO TAI LIEU
4 Thu thập, bố sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ 4.1 Thu thập và bồ sung tài liệu lưu trữ
Xác định những nguơn cung cấp tài liệu lưu trữ
_ Xác định những tài liệu cĩ giá trị và quan trọng cân bơ sung vào lưu trữ
Trang 6LUU TRU HO SO TAI LIEU
4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tặc
Trang 8LUU TRU HO SO TAI LIEU
5.2 Bảo quản hơ sơ lưu trữ
Noi dung co ban cua bao quan tai liệu là phịng chong cac yeu to pha hoai tai li€u, giam tdi da nhitng
thiệt hại và phục chê sửa chữa những tài liệu da hu
Trang 9LUU TRU HO SO TAI LIEU
6 Thơng kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ 6.1 Thơng kê tài liệu lưu trữ
Giúp cơ quan năm chắc được số tài liệu đang lưu trữ
nhăm cĩ kê hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các
tài liệu này
Trang 10LUU TRU HO SO TAI LIEU
6.2 Kiém tra tai liệu lưu trữ
Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiên hành kiểm tra
thực tế các tài liệu cĩ trong kho lưu trữ Kiểm tra định
kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy
nơ )
Việc kiểm tra hơ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để
Trang 11LUU TRU HO SO TAI LIEU
7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Nguyên tặc lợi ích doanh nghiệp
Trang 12Il HUY BO HO SO TAI LIEU Giá trị thực tiễn thường xuyên Cá trị thực > tiễn
Gia tri tai
Trang 13Il HUY BO HO SO TAI LIEU
2 Tiêu chuẩn đánh gia tài liệu
Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu Tiêu chuẩn sự lặp lai cua thong tin
Trang 14
LAR HOAO HUW TAĐØLIEĐ
eLa~ danh muÈ tà leii huĐ sđBa thuy6 minh lýlo huĐ
đ Tarỡnh xin hug taglieộ Vv
TRINH HO SO HUY TAI LIEU LEN THU TRUONG CO QUAN
Vv
LAP HOI ĐỊNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL Phân tích giá trị tài liệu
Kiểm tra trực tiếp tài liệu
Vv
QUYET DINH HUY TAI LIEU
Thu truong co quan QD
Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngồi thâm quyên tiêu hủy
HỦY TÀI LIỆU
Lập bảng thống kê tài liệu
Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với
bộ phận hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu Vv
LAP BIEN BAN HUY TAI LIEU Lập biên bản hủy tài liệu
Lưu biên bản hủy
