(Thảo luận quản trị hành chính văn phòng) chuyến công tác dự hội thảo tại new york của FPT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BỘ MƠN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG —————————— BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đề tài: ”Chuyến công tác dự hội thảo New York FPT” Lớp HP: 2120CEMG2431 Nhóm: 10 GVHD: Bùi Thị Thu Hà DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 10 STT 10 Họ tên Đặng Thị Vân (Nhóm trưởng) Trần Thanh Vân (Thư ký) Nguyễn Thị Huyền Trang Nguyễn Thị Thu Uyên La Thị Hải Yến Nguyễn Thị Thu Trang Lương Khánh Vân Nguyễn Thu Trang Mai Thị Uyên Hà Tường Vi Mã sinh viên 19D210050 19D210330 19D210118 19D210329 19D210052 19D210258 19D210120 19D210328 18D210232 19D210051 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc o0o -BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM LẦN Thời gian làm việc: 20h00 ngày 06 tháng 03 năm 2021 Thành viên có mặt: La Thị Hải Yến Lương Khánh Vân Nguyễn Thu Trang Đặng Thị Vân Nguyễn Thị Huyền Trang Vắng: 10 Nguyễn Thị Thu Uyên Nguyễn Thị Thu Trang Mai Thị Uyên Hà Tường Vi Trần Thanh Vân I Mục tiêu Tìm hiểu đề tài thảo luận Các thành viên cho ý kiến để lựa chọn doanh nghiệp phù hợp Cả nhóm thống lựa chọn FPT Nhóm trưởng phân cơng cơng việc - II Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến Đặng Thị Vân Nguyễn Thu Trang Nguyễn Thị Thu Uyên Hà Tường Vi Mai Thị Uyên Trần Thanh Vân III Phân cơng - - Lời nói đầu: Trần Thanh Vân Cơ sở lý thuyết: Nguyễn Thị Huyền Trang, La Thị Hải Yến Xây dựng chuyến công tác: Mai Thị Uyên, Nguyễn Thị Thu Uyên Những công việc công tác: Lương Khánh Vân, Nguyễn Thu Trang Đánh giá giải pháp: Nguyễn Thị Thu Trang Kết luận: Nguyễn Thị Thu Trang Powerpoint: Lương Khánh Vân Word: Trần Thanh Vân Thuyết trình: Hà Tường Vi Nhóm trưởng Thư ký Đặng Thị Vân Trần Thanh Vân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc o0o -BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM LẦN Thời gian làm việc: 20h00 ngày 28 tháng 03 năm 2021 Thành viên có mặt: La Thị Hải Yến Lương Khánh Vân Nguyễn Thu Trang Đặng Thị Vân Nguyễn Thị Thu Uyên Nguyễn Thị Thu Trang Mai Thị Uyên Hà Tường Vi Vắng: Nguyễn Thị Huyền Trang 10 Trần Thanh Vân I Mục tiêu - Các thành viên nộp làm - Các thành viên đọc nghiên cứu nội dung làm nhóm - Các thành viên góp ý chỉnh sửa nội dung thảo luận - Nhóm thống nội dung thảo luận - Bạn Trần Thanh Vân tổng hợp thành viên làm Word - Bạn Lương Khánh Vân làm Powerpoint II Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến - Đặng Thị Vân - Nguyễn Thị Thu Trang - Mai Thị Uyên - La Thị Hải Yến - Lương Khánh Vân Nhóm trưởng Thư ký Đặng Thị Vân Trần Thanh Vân MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………… B NỘI DUNG………………………………………………………………… I Lý thuyết …………………………………………………………………… Xây dựng kế hoạch chuyến công tác……………………………………… Nội dung chuyến công tác…………………………………………………… Sau chuyến công tác………………………………………………………… II Liên hệ thực tiễn…………………………………………………………… Giới thiệu FPT…………………………………………………………… Xây dựng kế hoạch chuyến công tác……………………………………… Những công việc công tác…………………………………………… Các công việc sau công tác………………………………………………… Đánh giá đưa giải pháp……………………………………………… C KẾT LUẬN………………………………………………………………… 08 09 09 09 09 12 13 13 15 19 21 23 25 A LỜI MỞ ĐẦU Thực chuyến công tác công việc chiếm nhiều thời gian lãnh đạo Mỗi chuyến công tác mang tính chất khác nhau, nhiên, tất phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt mục tiêu đề Để làm điều đó, địi hỏi phải khơng có sai sót khâu chuẩn bị thực chuyến Vì vậy, phận văn phịng cần phải nắm nguyên tắc, vấn đề để giúp nhà quản trị công việc chuẩn bị tổ chức cho chuyến Hiểu rõ tầm quan trọng chuyến công tác làm việc doanh nghiệp, chúng em xin thảo luận đề tài: ”Chuyến công tác dự hội thảo New York FPT” Qua thảo luận này, nhóm chúng em phân tích, tìm hiểu trình bày quy trình tổ chức chuyến cơng tác chuyên nghiệp nhằm học hỏi, hiểu rõ giảng lớp tích lũy kinh nghiệm cho thân sau B NỘI DUNG I Lý thuyết Khái niệm phân loại chuyến công tác 1.1 Khái niệm: buổi tiếp xúc không diễn doanh nghiệp mà đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ngồi chuyến cơng tác với chương trình nghị thời gian làm việc lên kế hoạch tỉ mỉ 1.2 Phân loại - Các chuyến công tác thường lỳ Các chuyến công tác đột xuất Các chuyến cơng tác nước Các chuyến cơng tác nước ngồi Xây dựng kế hoạch chuyến công tác 2.1 Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác - Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác không bị chồng chéo lãng phí, đảm bảo cho phận lãnh đạo phải có người nhà để giải công việc, giai đoạn đặc biệt, nhà quản trị cấp cao không nên công tác( kiểm tra tài chính, nội quan xuất mâu thuẫn, khí có đối tác quan trọng đến làm việc, ) - Một kế hoạch chuyến cơng tác cần: + Đảm bảo tính khả thi + Thể đầy đủ nội dung + Trình bày văn 2.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác 2.2.1 Mục đich chuyến công tác: - Mục đích chuyến cơng tác phải rõ ràng, chuyến không chồng chéo + + + + mục đích Thực nhiệm vụ đặt như: Nắm bắt tình hình thực tế sở Học tập kinh nghiệm đối tác nước nước ngồi Tìm kiếm hội hợp tác thực thỏa thuận ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý Đảm bảo tiết kiệm chi phí 2.2.2 Thành phần công tác: - Số lượng thành viên tham gia chuyến cơng tác - Vị trí, trách nhiệm người đồn - Trưởng phó đồn 2.2.3 Địa điểm: Là điểm đến chuyến cơng tác 2.2.4 Thời gian: - Ngày ngày - Lịch trình cơng tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc nơi thời gian cho chặn đường cụ thể) 2.2.5 Giải thủ tục hành + + + + + + Các giấy tời cần thiết cho chuyến công tác gồm: Quyết định cử công tác Giấy tờ giới thiệu Giấy tờ đường Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm( cơng tác nước ngồi) Chứng minh nhân dân Các giấy tời khác chức danh khoa học, trị, 2.2.6 Chuẩn bị phương tiện lại - Tùy theo địa điểm thời gian công tác để lựa chọ phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm - Thư ký phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện + + + + giao thơng nơi đồn đến công tác như: Chế độ, tiêu chuẩn thành viên đồn Có thể thực theo quy định tài quan, tổ chức Bảng đi, đến loại phương tiện Gía vé Độ dài quãng đường 2.2.7 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc - Thư ký phải điện thoại đến nơi đồn đến cơng tác để thông báo nội + + + - dung, hẹn ngày, làm việc đăng ký nưi ăn, cho đồn Đối với đợt cơng tác nước ngoài: Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi công hàm cho nước Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan Các liệu liên quan nên chép đĩa CD ROM, thẻ nhớ mang theo máy vi tính xách tay (notebook) Nếu nên mang theo điện thoại di động có khả kết nối mạng với máy tính xách tay để gửi fax, email, truy cập internet, chat, hội thảo với phận cần liên hệ nhận xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến 2.2.8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn - Tùy theo mục đích chuyến cơng tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị khác nhau: - Ví dụ ký kết hợp đồng kinh tế phải có hợp đồng đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị, Nếu dự hội nghị khoa học phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để doạn thảo phát biểu, 10 - Chuẩn bị tài liệu chun mơn cần có phối hợp, trợ giúp thư ký, phận chức năng, chuyên gia giúp lãng đạo chuẩn bị, soạn thảo Để phục vụ cho cơng tác chuẩn bị lãnh đạo cần phải có tư liệu tham khảo như: Các văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực chuyên ôn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, tham khảo mang theo chuyến để sử dụng cần thiết 2.2.9 Chuẩn bị kinh phí - Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, thư ký lập dự trù kinh phí, Trong + + + + + dự trù cần có khoản chi phí sau đây: Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tơ Tiền ăn, nghỉ Tiền lệ phí giải thủ tục hành Tiền đóng góp cho hội thảo hội nghị( tổ chức yêu cầu) Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng Những cơng việc chuyến công tác - Trong trường hợp thư ký đồn cơng tác phải đảm nhận + + + + + - công việc sau: Liên hệ giải nơi ăn nghỉ, làm việc cho đoàn, đảm bảo chuyến cơng tác theo lịch trình Tham dự nuổi làm việc ghi biên Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết cho khoản chi phí đồn Chủ động liên hệ nắm bắt, xin ý kiến giải vấn đề phát sinh suốt chuyến Trong trường hợp thư ký lại doang nghiệp thời gian thủ trưởng cơng tác phải đảm nhận cơng việc sau: + Giúp phó thủ trưởng thử nhiệm vụ thủ trưởng phân công + Làm việc với người ủy thách xem công việc thực chưa + Đối với cơng tác tín, phải phân loại thoe tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn; cá nhân ủy quyền xử lý thư ký giải Các cơng việc văn phịng cần lầm sau chuyến cơng tác - Nắm bắt tình hình xảy thời gian cơng tác 11 - Nhận văn bản, giấy tờ tài liệu để xem xét giải Nắm bắt lịch làm việc lịch tiếp khác ngày Đề nghị chuyển tài liệu thu thập chuyến cơng tác để lập hồ sơ Thu thập hóa đơn, giấy tờ, chứng từ để đốn kinh phí chuyến Báo cáo lại tình hình chuyến với người có trách nhiệm II Liên hệ thực tiễn Giới thiệu FPT 1.1 Giới thiệu FPT FPT (Tập đoàn FPT, tiếng Anh: FPT Group), công ty dịch vụ công nghệ thông tin lớn Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp sản phẩm dịch vụ công nghệ thơng tin Tập đồn FPT thành lập ngày 13 tháng năm 1988 Hiện Chủ tịch tập đoàn Ơng Trương Gia Bình Tính tới thời điểm này, FPT có hệ thống 46 văn phịng 22 quốc gia giới, hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh, thành phố Việt Nam Công ty đặt trụ sở Tịa nhà FPT, Phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội, với công ty thành viên công ty liên kết với số nhân viên 28.781 người (2019) Lĩnh vực hoạt động FPT bao gồm: Cơng nghệ (giải pháp dịch vụ CNTT); Viễn thông (dịch vụ viễn thông, truyền hình FPT dịch vụ nội dung số); Đào tạo (từ Tiểu học đến sau Đại học) 1.2 Lịch sử - Ngày 13/9/1988, FPT thành lập - Ngày 27/10/1990 đổi thành The Corporation for Financing Promoting Technology - Tháng năm 2002 FPT trở thành công ty cổ phần - Năm 1998 FPT trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam - Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft tập đoàn FPT ký thoả thuận liên minh chiến lược - Ngày 13 tháng 12 năm 2006, cổ phiếu FPT lên sàn chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh - Ngày tháng năm 2007, FPT thành lập Cơng ty TNHH Bán lẻ FPT với mơ hình Công ty TNHH thành viên 12 - Ngày 13 tháng năm 2007, thành lập Công ty Cổ phần Quảng cáo FPT Công ty TNHH Phần mềm Châu Á Thái Bình Dương - Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT đổi tên thành "Cơng ty Cổ phần FPT" - Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT cơng bố định bổ nhiệm Tổng Giám đốc ông Nguyễn Thành Nam - Tháng năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đồn FPT có nghị bổ nhiệm ơng Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc - Ngày 31 tháng năm 2013, Hội đồng Quản trị Tập đồn FPT bổ nhiệm ơng Bùi Quang Ngọc làm Tổng Giám đốc FPT thay ông Trương Gia Bình - Năm 2014, FPT cơng ty CNTT Việt Nam mua lại công ty CNTT nước - Tháng năm 2019, FPT bổ nhiệm ơng Nguyễn Văn Khoa - Phó Tổng Giám đốc FPT kiêm Tổng Giám đốc Công ty Hệ thống thơng tin FPT - đảm trách vị trí Tổng Giám đốc FPT, thay ông Bùi Quang Ngọc hết nhiệm kỳ 1.3 Thành tựu Tại Việt Nam: - Huân chương Lao động hạng Nhất,Nhì,Ba Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân(1998) 500 công ty lớn Việt Nam Top 10 công ty tư nhân lớn Việt Nam Top 50 thương hiệu cơng ty có giá trị Việt Nam Số Việt Nam doanh thu nhân lực lĩnh vực tích hợp hệ thống; cung cấp dich vụ CNTT, quảng cáo trực tuyến, phân phối sản phẩm công nghệ Số Việt Nam dịch vụ truy nhập internet băng rộng cố định (Sách trắng CNTT – TT Việt Nam Bộ Thông tin Truyền thông phát hành năm 2014) Đại học Việt Nam QS, tổ chức xếp hạng ĐH uy tín hàng đầu giới, xếp hạng kỳ liên tiếp Trên giới Top 100 nhà cung cấp dịch vụ ủy thác (IAOP) Top 300 cơng ty châu Á có hoạt động kinh doanh tốt Top 130 cơng ty có mơi trường làm việc tốt khu vực châu Á 13 Xây dựng kế hoạch chuyến công tác KẾ HOẠCH “CHUYẾN ĐI THAM GIA HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI NEW YORK” Sự kiện “Hội thảo quốc tế an ninh bảo mật (Security World 2014)” Chủ đề: “Gắn kết chiến lược an tồn thơng tin với mục tiêu tăng trưởng phát triển” – kiện Tập đoàn liệu Quốc tế IDG, Công ty Google Hiệp hội Internet Hoa Kỳ phối hợp tổ chức New York 2.1 Mục đích chuyến cơng tác - Học tập, trao đổi kinh nghiệm quốc tế vấn đề an tồn thơng tin với mục tiêu tăng trưởng phát triển - Mở rộng quan hệ hợp tác với công ty giới - Tham quan mơ hình hoạt động cơng ty cơng nghệ thong tin Hoa Kỳ - Giúp doanh nghiệp xây dựng triển khai chiến lược an tồn thơng tin cách linh hoạt, hiệu mà gắn kết chặt chẽ với mục tiêu đổi phát triển kinh doanh 2.2 Thành phần công tác - Lãnh đạo tập đồn gồm: + Ơng Bùi Quang Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT FPT - Trưởng đồn + Ơng Phạm Minh Tuấn, Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Hệ thống Thơng tin FPT - Phó đồn + Ơng Phạm Duy Phúc Giám đốc Công ty FPT Telecom International (FTI) - Đoàn thư ký + Bà Nguyễn Phương Châu – Trưởng ban thư kí + Bà Trần Mai Trang – Thành viên ban thư kí + Ơng Nguyễn Tuấn Minh - Thành viên ban thư kí - Chuyên viên: thành viên 2.3 Địa điểm thời gian + + - Địa điểm: Khách sạn Eurostars Wall Street, Thành phố New York, Mỹ Thời gian: Ngày 24/9/2019 Ngày 28/9/2019 Lịch trình cơng tác 14 • Bản timeline lịch trình Ngày 24/09/2019 (giờ Việt Nam) Thời gian Nội dung công việc Người phụ trách 17h – 17h30p Tập trung Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT để di chuyển sân bay Di chuyển sân bay Nội Bài Bà Nguyễn Phương Châu Ông Nguyễn Tuấn Minh Bà Nguyễn Phương Châu Bà Nguyễn Phương Châu Ông Nguyễn Tuấn Minh 17h30 – 18h 18h – 19h Có mặt sân bay, làm thủ tục giấy tờ 6h15(24/09) 8h50 (25/09) 25/09/2019 (giờ New York, Mỹ) 9h – 9h45p 9h45p – 14h 14h – 18h 18h – 8h 26/09/2019 (giờ New York, Mỹ) 27/09/2019 (giờ New York, Mỹ) 28/09/2019 (giờ Việt Nam) 8h – 17h 17h30 – 19h 19h – 7h 7h30 -15h Bay đến New York, Mỹ Di chuyển đến khách sạn AC Hotel New York Downttown Ăn uống, nghỉ ngơi khách sạn AC Hotel New York Downttown Tới thăm làm việc với chi nhánh công ty New York Nghỉ ngơi, ăn uống khách sạn AC Hotel New York Downttown Tham dự Hội thảo quốc tế an ninh bảo mật (Security World 2014) khách sạn Eurostars Wall Street Làm việc với đối tác quốc tế Quay khách sạn AC Hotel New York Downttown ăn uống, nghỉ ngơi Bà Trần Mai Trang Ông Bùi Quang Ngọc Bà Trần Mai Trang Ông Bùi Quang Ngọc Ông Bùi Quang Ngọc Bà Trần Mai Trang Tự tham quan, mua quà lưu niệm 18h30 Ra sân bay J K Kenedy, New York, Mỹ để bay Việt Nam 11h30 Về đến sân bay Nội Bài Ông Nguyễn Tuấn Minh 2.4 Giải thủ tục hành - Cơng tác chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác Bà Nguyễn Phương Châu hai người ban thư kí chuyến công tác phụ trách bao gồm: + Quyết định cử tham dự hội thảo lãnh đạo tập đoàn + Giấy mời tham dự hội thảo ban tổ chức kiện “Hội thảo quốc tế an ninh bảo mật (Security World 2014)” + Giấy giới thiệu Bộ Thông tin Truyền thông 15 + Xin giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu mua bảo hiểm cho thành viên tham gia chuyến công tác - Các giấy tờ tùy thân thành viên tham gia chuyến công tác tự chuẩn bị 2.5 Chuẩn bị phương tiện lại - Vì chuyến cơng tác nước ngồi cụ thể di chuyển từ Việt Nam qua Mỹ nên có lịch cụ thể, bà Nguyễn Phương Châu phụ trách đặt vé máy bay cho chuyến công tác để di chuyển từ Hà Nội qua thành phố New York máy bay hãng hàng không Vietnam Airlines để đảm bảo thời gian, thuận tiện, an toàn hợp lý Khi hồn tất, bà Châu gửi thơng báo cho Ban giám đốc thành viên công tác thời gian địa điểm ăn nghỉ - Giá vé máy bay 750 USD/người Thời gian bay 26 tiếng 35 phút - Tại New York, công tác di chuyển từ sân bay khách sạn, từ khách sạn tới nơi tổ chức hội thảo xe taxi ông Nguyễn Tuấn Minh– thành viên ban thư ký liên hệ trước số phương tiện khác 2.6 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc - Đoàn ăn uống nghỉ ngơi khách sạn AC Hotel New York Downttown cách sân bay 20km cách nơi tổ chức hội thảo (khách sạn Eurostars Wall Street) 300m - Phòng khách sạn bà Trần Mai Trang – thành viên ban thư ký liên hệ đặt trước gồm phòng đơn dành cho lãnh đạo tập đồn phịng đơi dành cho ban thư ký chuyên viên 2.7 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Trước chuyến công tác ban thư kí chuẩn bị tổng hợp lại tài liệu chuyên môn liên quan đến chuyến công tác bao gồm tài liệu sau: - Tham luận lãnh đạo đọc hội thảo - Các tài liệu hướng dẫn đơn vị tổ chức, sách báo tham khảo - Bà Châu phụ trách tổng hợp lại tài liệu theo danh mục, giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu mang theo - Laptop cá nhân 2.8 Chuẩn bị kinh phí - Dựa yêu cầu lịch trình chuyến cơng tác bà Châu gửi thơng báo đến phịng hành để phịng hành lập bảng dự trù kinh phí gồm chi phí thực tế khoản dự phịng bao gồm: chi phí lại, phí sinh hoạt (ăn, nghỉ), phí liên lạc, tiền mua tài liệu, giấy tờ cho cơng việc, chi phí phát sinh, 16 • Bảng dự trù kinh phí Dự trù kinh phí STT Mục cần dự trù Vé máy bay Xe taxi hỗ trợ đồn di chuyển Chi phí ăn nghỉ khách sạn Lệ phí giải thủ tục hành chính, tài liệu chun mơn Chi phí dự phịng Phí du lịch Nội dung/Địa điểm đến Từ sân bay Nội Bài sang sân bay J K Kenedy Hỗ trợ đi, về, di chuyển đoàn suốt chuyến công tác Tại khách sạn Eurostars Wall Street Chuẩn vị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác Chi phí phát sinh chuyến cơng tác Ngắm cảnh, mua đồ lưu niệm, Số lượng/Thành phần Tổng số tiền (USD) 10 vé 7.500 xe 500 phòng đơn, phịng đơi, ăn nghỉ ngày Xin phép xuất cảnh, hộ chiếu, bảo hiểm, 5.000 Nguồn kinh phí Ngân sách cơng ty 100 700 10 Tổng 1.000 Ngân sách công ty hỗ trợ (Không kể nguồn tự cấp) 14.800 - Sau lập xong bảng dự trù kinh phí, trình Giám đốc phê duyệt gửi đến phịng Kế tốn Cơng ty có trách nhiệm thi hành - Trước cơng tác, bà Châu có trách nhiệm nhắc nhở thành viên tham gia phải giữ hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chuyến công tác để ban thư ký thu thập tổng hợp để hạch tốn Những cơng việc chuyễn công tác - - Trước chuyến công tác ngày, Thư kí Nguyễn Phương Châu đồn thư ký dự họp bàn giao thủ trưởng cho cấp phó, nắm vững nội dung cơng việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải Ghi chép cơng việc cấp phó uỷ quyền cho văn phịng thư ký giải quyết, công việc thủ trưởng yêu cầu, phận chức năng, chuyên viên giải 17 - - - - - - Trước chuyến đi, Bà Châu thư kí chuẩn bị tài liệu liên quan đến buổi hội thảo, thư mời, giấy tờ tùy thân… Từ 17h- 17h30 ngày 24 tháng 9, thành viên đồn cơng tác tập trung trước sảnh cơng ty, sau thư ký Nguyễn Phương Châu kiểm tra xem đoàn đủ thành viên chưa Sau anh Nguyễn Tuấn Minh liên lạc với phương tiện đưa đón( xe 16 chỗ ) để chở đồn cơng tác tới sân bay Nội Bài Chiều ngày 24 tháng thư ký bà Nguyễn Phương Châu đến sân bay trước 1h30 phút- 2h để làm thủ tục cần thiết trước trước chuyến bay Trong chuyến bay, bà Châu đặt ăn, nước uống cho người đồn cơng tác, lưu lại hóa đơn để hạch tốn với phịng kế tốn Sau đến New York, Thư ký Châu giúp người đoàn làm thủ tục nhập cản nhận lại hành lý Anh Nguyễn Tuấn Minh liên hệ với dịch vụ xe đưa đón- nhà xe kí hợp đồng đưa đón đồn suốt q trình cơng tác, để di chuyển khách sạn AC Hotel New York Downttown Thư ký Minh có nhiệm vụ lưu lại hóa đơn, chứng từ chi phí đưa đón Thư kí Trần Mai Trang làm thủ tục check in nhận thẻ phòng để đưa cho lãnh đạo người Trước bữa ăn từ 30 phút đến tiếng, thư kí Trần Mai Trang liên hệ với bên nhà hàng đặt trước để kiểm tra công tác chuẩn bị bữa ăn nào, có u cầu đề xuất trước hay khơng để có điều chỉnh kịp thời Sau bữa ăn thư kí Trang lại tốn lấy hóa đơn để hạch tốn với cơng ty sau chuyến cơng tác Ngồi hóa đơn bữa ăn, th phịng, vé máy bay khoản chi phí dự trù trước khoản chi phí phát sinh cần phải có hóa đơn rõ ràng thư ký phải thu thập để tổng hợp hạch toán Ngày 25/9, từ 14h đến 18h, theo New York, đồn cơng tác làm việc với chi nhánh New York Thư kí Nguyễn Phương Châu ghi lại nôi dung làm việc đê trở báo cáo Trong buổi dự hội thảo, thư ký tham dự ghi lại nội dung trọng điểm buổi làm việc vào biên Trước buổi hội thảo diễn khoảng 2-3 tiếng thư ký kiểm tra lại lần tài liệu buổi làm việc bao gồm nội dung, số lượng Thư ký Minh liên hệ phương tiện đưa đón đoàn lãnh đạo tới khách sạn Eurostars Wall Street, Thành phố New York, Mỹ - địa điểm tổ chức hội thảo Sau buổi hội thảo kết thúc thư ký lại thu thập tài liệu giấy tờ liên quan 18 - - - - - - - - Sau buổi hội thảo cuối kêt thúc, lãnh đạo có hẹn bất ngờ từ đối tác New York, thư kí Trần Mai Trang(thư kí trẻ) đầu có chút lúng túng sau nhanh chóng liên hệ với nhà hàng Caviar Russe 538 Madison Ave st Và liện hệ phương tiện di chuyển cho lãnh đạo Trước trở ngày, đồn cơng tác có chuyến tham quan, mua quà lưu niệm, Bà Châu ghi chép lại chi phí tham quan đồn cơng tác để trở cơng ty có hỗ trợ chi phí Trong suốt chuyến cơng tác, bà Châu thư ký đảm bảo điện thoại mở 24/24h lúc liên lạc để kịp thời nắm bắt tình phát sinh xin đạo giải cấp Vì bà Nguyễn Phương Châu thư ký lãnh đạo chuyến công tác, văn phịng phải bố trí người thay cơng việc, người phải có khả giúp lãnh đạo giải vài công việc Bà Châu thư kí đồn ln trì sổ ghi thư từ, điện thoại, công văn đến Trong sổ ghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín, xử lý thủ trưởng cần giải cơng tác trở Ví dụ: Trong chuyến cơng tác này, bà Phan Thị Chinh- Ủy viên hội đồng quản trị gửi mail cho ông Ngọc; bà Châu ghi sổ ghi chú: 26/9/2019 mục hồ sơ công việc cần giải sau chuyến công tác Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín thư tín Trong chuyến công tác này, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động tổng quát để thủ trưởng cập nhật thông tin trở Ngày 28/9, 11h30 theo New York, thư kí Nguyễn Tuấn Minh đến sân bay trước tiếng rưỡi đến tiếng để làm thủ tục xuất cảnh cho đồn cơng tác 11h30 ngày 28 tháng năm 2019, đồn cơng tác tới sân bay Nội Bài, kết thúc chuyến công tác ngày New York Những cơng việc văn phịng sau chuyến cơng tác: Khi đồn cơng tác trở nước, thư ký cần thực công việc cụ thể là: - Thư ký Nguyễn Phương Châu giúp ông Ngọc giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ 19 - Vào sáng ngày 30/09/2019, thư ký Châu có nhiệm vụ tổ chức họp để thủ trưởng thông báo kết chuyên công tác New York vừa triển khai, phân công công việc, phổ biến hướng phát triển cơng ty, qua tất phòng bạn báo cáo tiến độ làm việc, kết thời gian ông Ngọc cơng tác để ơng Ngọc có hướng điều chỉnh cho đúng; Thư ký đồng thời đảm nhận việc lập biên họp - Trình nhật ký cơng tác, văn bản, tài liệu, bưu phẩm có liên quan đến cá nhân ông Ngọc lãnh đạo khác - Bà Nguyễn Phương Châu thực nhận công văn, giấy tờ, tài liệu q trình cơng tác cịn tồn đọng để xem xét giải Qua nắm bắt lịch làm việc lịch tiếp khách thời gian tới - Kế tốn cơng ty có trách nhiệm thu thập chứng từ, hóa đơn chuyến để làm bảng tốn phí cơng tác đưa vào làm chi phí cho cơng ty Xác nhận lại giấy đường xem hợp lệ chưa toán khoản khác theo yêu cầu ông Ngọc Một số thủ tục toán kinh phí chuyến phận Kế tốn thực trước như: tốn vé máy bay… • BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ DỰ TRÙ VÀ THỰC TẾ STT Các loại chi phí Dự trù USD Thực tế USD Vé máy bay 7.500 7500 Xe taxi hỗ trợ đồn di chuyển 500 Chi phí ăn nghỉ khách sạn 5000 600 ( Thêm 100USD chi phí lại hẹn bất ngờ với đói tác) 6000 100 100 Lệ phí giải thủ tục hành chính, tài liệu chun mơn Chi phí dự phịng 700 Âm 400 Phí du lịch 1000 1000 Tổng chi phí 14800 15200 20 - Ngồi thư ký Châu có nhiệm vụ sọan thư cảm ơn gửi đến ban tổ chức hội thảo thông qua email ông Ngọc Trước gửi phải đồng ý thủ trưởng nội dung hình thức - Các thư ký chuyến công tác sau trình nhật ký thư tín nhật ký công tác cho - Thư ký Nguyễn Phương Châu báo cáo cho ơng chủ tịch tình hình vấn đề xảy chuyến công tác Đánh giá đưa giải pháp 5.1 Ưu điểm - Các phòng, ban, cá nhân thực tương đối tốt nhiệm vụ giao, cử người có trình độ chuyên môn cao đảm nhiệm khiến công tác tổ chức chuyến thực bản, hiệu - Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến chuyến công tác chuẩn bị chu đáo, đảm bảo đầy đủ - Phương tiện giao thông phục vụ nhu cầu lại ban lãnh đạo bố trí nhanh chóng - Việc liên lạc với nơi đến cơng tác để bố trí chỗ nghỉ ngơi, ăn uống, nơi đến công tác chuẩn bị chu đáo - Các chun viên tổng hợp ln bám sát chương trình cơng tác, giúp lãnh đạo công ty xây dựng lịch trình cơng tác theo dõi tình hình hoạt động đơn vị, phịng ban - Trong q trình thực nhiệm vu, phận, cá nhân ln đồn kết, thống nhất, giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ giao 5.2 Nhược điểm - Công tác tổ chức phục vụ chuyến chưa thực tốt, nhiều tình bất ngờ khiến cho thư kí bị lúng túng, thiếu linh hoạt - Thời gian bị xê dịch ngoại cảnh, xây dựng lịch trình dự phịng chưa chu đáo nên có gặp thiếu sót - Nhiều cán bảo thủ nghĩ cách làm việc, thiếu linh động, sáng tạo - Vì số lượng cán hạn chế nên trình xếp nhân viên cịn chồng chéo, chưa phân cơng sở trường người - Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời 5.3 Giải pháp 21 - Thường xuyên tổ chức cho đội ngũ nhân viên, thư kí nâng cao trình độ, tác phong chuyên nghiệp - Ban lãnh đạo thường xuyên đôn đốc kiểm tra khen thưởng để tạo động lực cá nhân tập thể làm tốt nhiệm vụ sau chuyến công tác - Các cán bộ, thư kí cần nắm bắt thơng tin nhanh nhạy, kịp thời để triển khai cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch chu đáo thời gian kế hoạch - Lập kế hoạch công việc phải xếp cách có hệ thống, linh hoạt - Chuẩn bị chu đáo cơng tác dự phịng để xảy cố có chủ động cơng việc C KẾT LUẬN Các chuyến công tác công việc tất yếu cần thiết công ty, doanh nghiệp hay tập đồn lớn Các chuyến cơng tác nhằm giải công việc cụ thể nhằm giải nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hoạt 22 động mang tính chất đối ngoại Vì mà việc tổ chức thực chuyến công tác quan trọng cần quan tâm thực bản, chu đáo, kịp thời đem lại hiệu cao nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp Thông qua thảo luận liên hệ thực tiễn đến việc tổ chức chuyến cơng tác tập đồn FPT chúng em có nhìn chân thực hơn, hiểu biết bước, công việc cần chuẩn bị muốn thực chuyến cơng tác từ có nhìn khách quan ưu nhược điểm công tác tổ chức FPT đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ cho chuyến công tác ngày hiệu Trong trình làm thảo luận nhóm chúng em cố gắng tìm hiểu để thực đề tài cách tốt nhất, nhiên lượng thơng tin có hạn nên thảo luận khơng tránh khỏi thiếu sót, nhóm chúng em mong cô thông cảm nhận góp ý để chúng em hồn thiện từ chúng em rút kinh nghiệm thực tốt thảo luận 23 ... loại - Các chuyến công tác thường lỳ Các chuyến công tác đột xuất Các chuyến công tác nước Các chuyến cơng tác nước ngồi Xây dựng kế hoạch chuyến công tác 2.1 Yêu cầu kế hoạch chuyến công tác - Yêu... nghiệp, chúng em xin thảo luận đề tài: ? ?Chuyến công tác dự hội thảo New York FPT? ?? Qua thảo luận này, nhóm chúng em phân tích, tìm hiểu trình bày quy trình tổ chức chuyến cơng tác chun nghiệp nhằm... Xây dựng kế hoạch chuyến công tác? ??…………………………………… Nội dung chuyến công tác? ??………………………………………………… Sau chuyến công tác? ??……………………………………………………… II Liên hệ thực tiễn…………………………………………………………… Giới thiệu FPT? ??…………………………………………………………