CÂU HỎI ÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRẢ LỜI CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1.1 So sánh công tác QTHCVP cơng việc HCVP?? Cho ví dụ minh họa? ***Hành văn phòng nơi diễn hoạt động đơn vị, nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin có hiệu Bao gồm công việc hàng ngày như: quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón tiếp khách cho cơng ty; xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơng ty, quản lý thực việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ Ngoài ra, nhân viên hành văn phòng có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; đạo, hướng dẫn kiểm tra đơn vị trực thuộc công ty phạm vui chức năng, nhiệm vụ *Ví Dụ: Quản Trị HCVP Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động văn phòng Chức năng: • Hoạch định: đề mục tiêu công việc cụ thể, xác định biện pháp thực soạn thảo thành kế hoạch để triển khai văn phòng • Lãnh đạo: phân công công việc hướng dẫn động viên, tạo động lực… cho nhân viên VP thực tốt nhiệm vụ xác định kế hoạch Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, xếp máy nhân văn phòng nhằm thực hiệu cơng việc • Kiểm sốt: theo dõi, kiểm tra kết thực công việc thực tế, phát vấn đề phát sinh đề biện pháp xử lý kịp thời *Ví Dụ: • Câu 2.1: Những tố chất nhà quản trị HCVP Có trình độ, đào tạo chun ngành quản trị hành văn phòng Có tinh thần trách nghiệm cao, chủ động công việc phân cơng Có phẩm chất: trung thực động, công bằng, thẳng thắn, kiên định, sáng tạo Thành thạo kĩ nghiệp vụ HCVP, thành thạo ngoại ngữ, giỏi đốik nội đối ngoại, am hiểu tâm lý lãnh đạo , nhân viên, khách hàng Câu 4.2 Tiến trình tổ chức máy HCVP: Gồm tiến trình: Phân tích yếu tố ảnh hưởng Phân tích hoạt động hcvp Sơ đồ cấu máy hcvp Phân công công việc Tổ chức nhân văn phòng Câu 5.2: Các hình thức tổ chức phận HCVP Tổ chức tập trung a Hcvp tập trung theo địa bàn Mọi hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phòng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành Ưu điểm Dễ bố trí • Tập trung trang xếp nhân thiết bị • Dễ kiểm tra • Đơn giản thủ tục Nhược điểm • Khó chuyên mơn hóa • Cơng việc thiếu xác thiếu quan tâm đến tầm quan trọng loại công việc • Trì trệ cho chuyển giao cơng việc • Chỉ nên áp dụng loại hình doanh nghiệp nhỏ cá thể • b Hcvp tập trung theo chức Các hoạt động hành đặt địa điểm phận chuyên môn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát nhà quản trị hành Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chun mơn • Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp Tổ chức phân tán Khi cơng ty trì nhà máy chi nhánh nhiều địa điểm khác nhau, chi nhánh áp dụng tổ chức phân tán để gia tăng hiệu hoạt động • Xuất trùng lặp việc giám sát đầu tư trang thiết bị • Giám đốc chi nhánh trách nhiệm Ưu điểm Tập trung hoạt động kế tốn khơng tốn mà hiệu  Cơng việc thực xác Nhờ báo cáo kịp thời, phận quản lý vận dụng tốt thơng tin kế tốn thống kê Khuyết điểm  Dịch vụ văn phòng bị phân tán hoạt động đa địa điểm  Câu 7.3 Tiến trình xử lý văn thư đến, văn thư Quy trình quản lí văn thư đến: gồm bước: Tiếp nhận văn đến Phân chuyển sơ văn Phân, chuyển văn đến Chỉ đạo giải Lưu ý kiến đạo Phân công xử lý văn Xử lý văn Lập hồ sơ công việc Quy trình quản lí văn thư đi: gồm bước: Tiếp nhận yêu cầu xử lý văn Thực soạn thảo văn Duyệt văn Kiểm tra văn Kiểm tra thể thức văn Đưa vào sổ đăng kí Thực ban hành Thực lưu trữ Câu 8.3: phân loại xếp hồ sơ: *Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế tốn, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… + Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm + Phân loại theo nhóm: Trong cụm hồ sơ nên chia nhỏ theo nhóm ví dụ như: nhóm q 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý *Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học Nên xếp theo cách sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị Như Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí từ Bạn cần kiến thức cho công việc tra cứu từ điển + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… - Hồ sơ chưa giải - hồ sơ giải chưa dứt điểm - hồ sơ giải xong… Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Tạo danh mục cụ thể, xác: Sau chọn cách xếp, tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính + Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên Khi đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, biết thời điểm bổ sung hồ sơ Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết + Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu máy vi tính văn phòng có ổ CD-Read and Write tốt Câu 10.4: Trình bày nội dung công việc quản lý nhà cung cấp dịch vụ văn phòng? Nhà cung cấp cá nhân doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho cá nhân, doanh nghiệp, cửa hàng, xưởng Nhà cung cấp hệ thống nhà tham gia giao dịch Bán hàng với doanh nghiệp có đối tượng cơng nợ Quản lý danh mục nhà cung cấp Cho phép người dùng quản lý thơng tin chi tiết, lịch sử giao dịch nhà cung cấp phân tích doanh số mua nhà cung cấp Quá trình lựa chọn nhà cung cấp + trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, thị việc tìm hiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng quan trọng dễ sai lầm nh2 Câu 12.5: Quản lý trình mua sắm trang thiết bị VP: Khi quan đơn vị thành lập cấp số tài sản định như: máy tính, máy in, máy photocopy… Được quản lý theo quy chế xây dựng sở chế độ nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế kế hoạch Câu 13.5: Quản lý trình sử dụng trang thiết bị VP: • Mỗi trang thiết bị phải phân cho nhân viên hay nhóm nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp • • • • Mỗi trang thiết bị phải xác định thời gian sử dụng Đào tạo người sử dụng Xây dựng kế hoạch theo dõi gai1m sát việc mua sắm tình hình bảo quản sử dụng trang thiết bị Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị Thực chế độ khấu hao trnag thiết bị vật tư theo quy định nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu Tổ chức sử dụng đáp ứng nhu cầu quan đơn vị Câu 14.5: Quản lý trình sửa chữa trang thiết bị VP: Nhu cầu sửa chữa Xác định đơn vị sửa chữa Duyệt sửa chữa Kiểm tra trạng Chuyển cho phòng hành Tiến hành sửa chữa Kết thúc sửa chữa Câu 16.6 Quy trình lập kế hoạch HCVP: Nhận thức vấn đề chung Xác định thời điểm chuyển giao nhu cầu(giới hạn thời gian…) Xác định thẩm quyền chuyển gaio nhu cầu(ai có quyền gì?? ) Xác định thống hình thức biểu mẫu sử dụng Xác định hệ thống thông tin ghi nhận phản hồi thông tin Xác định mục tiêu: Tiêu chuẩn đánh giá: tầm quan trọng mục tiêu, thẩm quyền nhu cầu, thời điểm chuyển giao nhu cầu Đề xuất phương án thực hiện: Nêu số phương án khà thi; tìm điểm mạnh điểm yếu phương án; tổ chức trưng cầu bàn bạc để tìm phương án Xây dựng phương án kiểm sốt q trình thực kế hoạch: Tổ chức hoạch định muốn có hiệu cần tuân thủ nguyên tắc sau: Khoa học; gắn chặt quyền lợi với trách nhiệm Chọn người giao việc; không chống chéo mâu thuẫn lẫn Phối hợp nhịp nhàng cân đối phận lĩnh vực Ln có phương án dự phòng; giữ thơng tin phản hồi để ghi nhận điều chỉnh kế hoạch kịp thời Trình bày kế hoạch: Văn hóa kế hoạch giải pháp Bảo đảm tính thức kế hoạch Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu doanh nghiệp Kế hoạch hành phải ngắn gọn, xác rõ ràng Hồn chỉnh kế hoạch theo 1y kiến đạo nhà lãnh đạo Trình lãnh đạo ký duyệt thức Tổ chức in ấn, phát hành, thông báo… Nhằm tổ chức thực kế hoạch quan doanh nghiệp Câu 17.6: phương pháp lập kế hoạch Lập kế hoạch từ xuống: có nghĩa tất hướng xuất phát từ nhà quản lý Mục tiêu dự án thành lập nhà quản lý cao Ưu điểm: Nhanh đơn giản; dựa dự kiến triển khai trước nên xác; khơng phải liên quan đến nhiều người khác Nhược điểm: Gây phản ứng tiêu cực cho người bên dưới,gaim3 hiệu cơng việc; mang tính chủ quan người lập dự án Lập kế hoạch từ lên: có nghĩa thành viên nhóm chủ động q trình thực dự án Các thành viên mời tham gai bước trình quản lý Quyết định trình hành động thực toàn đội Ưu điểm: Chi tiết, cụ thể; tạo động lực cho nhân viên tham gia vào việc lập kế hoạch; tránh mâu thuẫn nhà quản lý nhân viên Nhược điểm: Theo nhiều chuyên gai, phương pháp tiếp cận từ lên ko phải hoàn hảo như: Phức tạp tốn thời gian; Thu nhập thơng tin khó khăn ý kiến chủ quan nhiều nhân viên; thiếu rõ ràng kiểm sốt Lập kế hoạch theo thời kì: lập dự tốn cho giai đoạn 1, thường chi tiết cho giai đoạn Cứ sau giai đoạn, nhà quản trị có hội đánh gái lại nỗ lực xem xét có nên tiếp tục hay khơng Ưu điểm: Dự tốn xác; giảm thiểu mức rủi ro cho người thực Khách hàng có hội để đánh gái lại tồn nỗ lực hủy bỏ dự án cảm thấy chi phí cao Mỗi thời điểm kết thúc giai đoạn, nhà đầu tư thay đổi dự án Lập kế hoạch phối hợp: Trong thực tế, tiến trình xây dựng ngân sách dự án, nên kết hợp phương pháp (từ xuống từ lên) Đồng thời q trình lập dự tốn q trình thương lượng nhiều lần nhà quản trị cấp cao cấp Dự tốn tiến hành theo giai đoạn theo phận sản phẩm cuối Câu 19.7: So sánh tiến trình tổ chức họp thơng thường hội nghị: *Cuộc họp thông thường: Kế hoạch chuẩn bị: Đảm bảo tất họp họ cần thiết Làm rõ tất mục tiêu họp Mời người dự họp; phổ biến trước lịch trình họp Thăm dò trước nhân vật chủ chốt tham dự họp Yêu cầu người sẵn sàng Tổ chức thực Tiến hành họp Làm rõ diễn giải đề trog họp Khuyến khích người đưa quan điểm Tập trung vào giải vấn đề họp Tránh lạc đề hay sa đà vào vấn đề cá nhân Điều chỉnh tốc độ họp Thường xun thơng báo lịch trình buổi họp cho người tham dự Kết thúc họp Giúp xác định nhiệm vụ sau buổi họp Đánh gái lại cách phân công nhiệm vụ cho người đảm bảo họ nắm rõ công việc mình, đồngt hời lập kế hoạch hành động Kiểm soát đánh giá hiệu Thống kê lại việc giải chưa đượ gaii3 họp Sử dụng biên họp đánh gái abn5 để xây dựng tài liệu mô tả rõ ràng cuôc họp cho thêm ý kiến, câu hỏi hay nhận xét đưa buổi họp để hoàn thành tài liệu Phát tài liệu cho tất thành viên tham gia thành viên chủ chốt khác công ty *Tổ chức hội nghị Lập kế hoạch Lập ban tổ chức văn phòng hội nghị Lựa chọn ngày thàng, địa điểm Soạn thảo lịch trình kế hoạch chương trình nghị Thơng báo cho thành viên khách mời; chuẩn bị tài liệu phương tiện dụng cụ nghe nhìn; tính tốn dự trù kinh phí Tổ chức thực hiện: Nhân viên am hiểu, tháo vát dễ hướng dẫn khách phút đầu Nhân viên ăn mặc đẹp để đón tiếp khách Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn Cần bố trí nhân viên bám sát cơng việc phóng viên (nếu có) Kiểm sốt đánh giá hiệu quả: Lập hồ sơ họp, hội nghị Hoàn chỉnh biên họp hội nghị, gởi nơi liên quan Theo dõi việc thực định Họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị Thanh toán khoản tiến đối chiếu toán Câu 3.1: Có quan niệm cho rằng: “Bộ phận HCVPlà phận làm dâu trăm họ nên dễ dàng bị trích” HCVP gì?? Các phận HCVP Vai trò phận HCVP Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 6.2: Trình bày quan điểm bạn nhận định: “Hoạt động HCVP hoạt động diễn phận hành nhân sự” HCVP gì?? Hoạt động HCVP gì?? Tổ chức hoạt động HCVP gì?? Bộ phận nhân gì?? Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 9.3 Trình bày quan điểm bạn nhận định Parkinson: "Các hồ sơ thủ tục cần tở chức để có sẵn hệ thống tự kiểm soát hầu ngăn chặn sai lầm hay gian lận thực hiện hoạt động nghiệp vụ” Hồ sơ gì?? Cách thức tổ chức hồ sơ?? Trình tự thủ tục quản lý hồ sơ?? Hoạt động lưu trữ hồ sơ?? Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 11.4 Tại lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ văn phòng phải thu thập thơng tin lập tiêu chí đánh giá? Cho ví dụ minh họa? Quản trị HCVP gì?? Quản lý nguồn cung ứng sản phẩm, dịch vụ văn phòng gì?? Thu thập thông tin nhà cung ứng la j?? Lập tiêu chí đánh giá gì??? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 15.5 Vì việc đáp ứng, thỏa mãn yếu tố: không gian làm việc, trang thiết bị, quan tâm lãnh đạo, công tác HCVP tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu lao động khơng ngừng tăng lên Cho ví dụ minh họa? Quản lý sở vật chất VP j??? Hoạt động quản lý trình sử dụng thiết bị văn phòng la j?? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 18.6 Trình bày quan điểm bạn nhận định: “Không lập kế hoạch nghĩa chuẩn bị cho thất bại” Lập kế hoạch HCVP gì??/ Quy trình lập kế hoạch HCVP la gi??? Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 20.7 Trình bày quan điểm bạn nhận định Kevill J Murphy: “Phải tiến hành nhiều họp dấu hiệu chứng tỏ công ty bạn gặp rắc rối” Cuộc họp gì??? Tiến trình tổ chức họp la j?? Yêu cầu tổ chức họp??? Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm  ... vị Câu 14 .5: Quản lý trình sửa chữa trang thiết bị VP: Nhu cầu sửa chữa Xác định đơn vị sửa chữa Duyệt sửa chữa Kiểm tra trạng Chuyển cho phòng hành Tiến hành sửa chữa Kết thúc sửa chữa Câu 16 .6... quản lý hồ sơ?? Hoạt động lưu trữ hồ sơ?? Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho ví dụ thực tế quan điểm Câu 11 .4 Tại lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ văn phòng phải thu thập thơng tin lập... chiếu tốn Câu 3 .1: Có quan niệm cho rằng: “Bộ phận HCVPlà phận làm dâu trăm họ nên dễ dàng bị trích” HCVP gì?? Các phận HCVP Vai trò phận HCVP Quan điểm hay sai?? Vì sao? Nhận xét câu nói Cho