QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CHƯƠNG 1

1.1 Những vấn đề chung về văn phòng 1.2 Hành chính văn phòng 1.3 Quản trị, quản trị hành chính văn phòng 1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp1.5 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1

Chương này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

1.1 Những vấn đề chung về văn phòng

1.2 Hành chính văn phòng

1.3 Quản trị, quản trị hành chính văn phòng

1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp

1.5 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

1 Những vấn đề chung về văn phòng

1.1 Khái niệm văn phòng

Các CQ, ĐV có công tác văn phòng với các nội dung chủ yếu như:

Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải, quản

lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,

Trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý CQ, ĐV

Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động trên được gọi là văn phòng.

Vậy văn phòng là gì?

Theo nghĩa rộng:

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của

CQ, chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo

CQ thẩm quyền chung hoặc CQ có tổ chức lớn thì có văn phòng, những CQ nhỏ thì có phòng hành chính tổng hợp Theo nghĩa hẹp:

Văn phòng là một trụ sở làm việc của một CQ, ĐV, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của CQ, ĐV đó.

Vậy văn phòng là gì?

Tiếp cận quyền lực :

VP là nơi làm việc của một cấp quản lý VD: VP Thủ tướng, Văn phòng quốc hội, văn phòng chính phủ, văn phòng tổng công ty…

Tiếp cận chức năng :

VP là nơi thực hiện một loại hình công việc VD: VP luật sư,

VP công chứng

Tiếp cận hoạt động :

VP là trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức trong đó diễn

ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy

Tuy có thể hiểu khác nhau nhưng văn

phòng có điểm chung là:

Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với

đặc điểm cụ thể của từng cơ quan,

Là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị và

điều hành hoạt động,

Là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài

Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ

sở vật chất nhất định

Qui mô của các yếu tố vật chất này phụ thuộc vào qui

mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng

 Khái niệm chung nhất về văn phòng:

Là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức;

Có trách nhiệm thu tập, xử lý và tổng hợp thông tin phục

vụ cho sự điều khiển của lãnh đạo;

Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật hoạt động cho toàn

cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Chức năng văn phòng

 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất

Thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đaọ cơ quan, đơn vị.

 Chức năng giúp việc điều hành

Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng,

tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó.

Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo

về công tác soạn thảo văn bản

1.1.2 Chức năng văn phòng (tiếp)

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng

- Tổng hợp và đôn đốc thực hiện chương trình công tác của các cơ quan, đơn vị; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần , tháng, quý , 6 tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của

cơ quan ban hành

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng (tiếp)

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tổ chức công tác lễ tân: Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, bố trí lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết

- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với các cơ quan ngành và địa phương

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng (tiếp)

- Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý ( nếu không có bộ phận tài chính chuyên trách )

Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan

1.1.4 Tổ chức văn phòng

A Cơ cấu tổ chức văn phòng:

 Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng để đảm nhận những nhiệm

vụ của công tác văn phòng

 Lãnh đạo văn phòng

Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phụ trách bộ phận của văn phòng

 B Bố trí văn phòng

 a) Yêu cầu của bố trí văn phòng: Tận dụng tối ưu

mặt bằng; giảm thiếu thời gian và chi phí di chuyển; tạo môi trường thích hợp; Tiết kiệm chi phí lắp đặt …

 b) Các phương pháp bố trí văn phòng: bố trí kín

(chia nhỏ); bố trí mở; bố trí phân tán; bố trí tập trung

 C Trang thiết bị văn phòng

 D Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả

1.2 Hành chính văn phòng

1.2.1 Khái niệm hành chính văn phòng

• Công việc hành chính hiện diện ở tất cả các nơi

trong cơ quan xí nghiệp > ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng

• chúng ta thường hiểu quản trị hành chính đơn thuần

dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ

• Chúng ta đã quá đơn giản hiểu các công việc hành

chính ở thể tĩnh, nghĩa là một nơi thực hiện các công việc kể trên

• Thực ra HCVP phải được hiểu dưới dạng động,

nghĩa là một chức năng quản trị hoạt động hành

chính văn phòng

Không nên hiểu công việc hành chính chỉ đơn thuần là xử lý công

văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lý thông tin

HCVP còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu

quả

HCVP còn được hiểu theo một nghĩa tĩnh, đó là khung cảnh công việc HCVP gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng màu sắc âm thanh, không khí Tất cả cần được quản trị một cách khoa học

=> KN: HCVP là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh

doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ và các nghiệp vụ văn phòng khác nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho công tác

1.2.2 Phân loại công việc HCVP

Có 4 loại công việc HCVP:

 Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường

trình.

 Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ, kể cả việc sắp xếp phân

loại và phân huỷ hồ sơ.

 Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả

 Thông đạt hay truyền thông dưới các hình thức thư từ,

điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân

1.2.3 Sự gia tăng công việc hành chính

 Công việc kinh doanh ngày càng phức tạp

 Chinh phủ yêu cầu nhiều loại hồ sơ, công văn

 Nhu cầu cần nhiều loại hồ sơ công văn để đáp

ứng các điều kiện cạnh tranh

 Nhu cầu của các cấp quản trị ngày càng cần

nhiều loại thông tin hơn

1.3 Quản trị, quản trị HCVP

1.3.1 Quản trị là gì ?

Định nghĩa:

Mary Parker Follet: Quản trị là "nghệ thuật làm cho công việc

được thực hiện thông qua người khác"

 Stephen P.robbins nói rằng Quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động được hoàn thành một cách có hiệu năng với và thông qua người khác

 Baynick và Schoel: nhà QT là một người làm việc thông qua người khác và giúp đỡ họ nỗ lực để đạt được mục tiêu đề ra

 => ĐN: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên

1.3.2 Quản trị hành chính là gì ?

I Quản trị hành chính văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác hành chính văn phòng trong một cơ quan.

II Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch

định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong quá trình ra quyết định điều hành

III Thế nào là công việc Qtrị HCVP và công việc HCVP

- thực hiện các công việc quản

trị như hoạch định, tổ chức và

kiểm tra các hoạt động HCVP

- làm các công việc hành chính văn phòng đơn thuần

- nhà quản trị thường xuyên

phải đặt ra câu hỏi để xác định

những công việc và chỉ đạo

các nhân viên thực hiện

- sử dụng những đồ nghề và dụng cụ HCVP

để hoàn thành các công việc

 1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp

- Chức năng của nhà quản trị hành chính

 1.4.2 Thư ký chuyên nghiệp

nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần

có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

 1.5 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

tán

bàn nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung tại một địa điểm duy nhất dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính

HCVP vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp,

tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành

 1.5.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận dịch vụ HCVP

 1) Xác định các hoạt động hành chính: liệt kê các

hoạt động hành chính.

là cơ bản và thường xuyên, cái gì là phụ và không

thường xuyên để tính thời gian và nhân lực hoàn

thành các công việc đó

qua lại với nhau, gọi là phân chia phòng ban

người có khả năng vào các hoạt động đó.

