Câu 1: Sự kiện là gì? Đưa ra 1 số ví dụ về các loại hình sự kiện? Đặc điểm và ý nghĩa của tổ chức sự kiện? Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán. Ví dụ về các loại hình sự kiện: Exhibitions: Triển lãmBusiness event: Sự kiện liên quan đến KDFundraising event: Sự kiện gây quỹEntertainment event: SK mang tính giải tríTrade fair: Hội trợ thương mạiCâu 9: Nêu và phân tích các đặc điểm của sản phẩm sự kiện Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hóa và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ : tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rât nhiều ngành nghề khác nhau: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí,…Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Càn lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm
Nợi dung Câu 1: Sự kiện gì? Đưa số ví dụ loại hình kiện? Đặc điểm ý nghĩa tổ chức kiện? Câu 2: Sự kiên phân thành loại nào? Vai trò tổ chức kiện gì? .4 Câu : Trình bày phát triển tương lai ngành tổ chức kiện Việt Nam Câu : MICE viết tắt từ ? Hãy cho ví dụ loại tương ứng với chữ ? Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện bao gồm gì? Câu 6: Có chủ thể cung ứng dịch vụ kiện nào? Trình bày khó khăn thuận lợi chủ thể .6 Câu : Trình bày vai trò thành phần tham gia vào kiện? Câu 8: Trình bày đặc điểm lao động ngành tổ chức kiện ? .9 Câu 9: Nêu phân tích đặc điểm sản phẩm kiện 10 Câu 10: Tại phải xác định mục tiêu kiện? Thế mục tiêu tốt làm để viết mục tiêu tốt ? 11 Câu 12: Trình bày mơ hình xây dựng kế hoạch kiện, ưu nhược điểm mơ hình gì? 13 Câu 13: Các hình thức lập dự toán ngân sách cho tổ chức kiện 14 Câu 14: Trình bày yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan bước tiến hành xin cấp phép tổ chức kiện 16 Câu 15: Trình bày hình thức quảng cáo cho kiện 17 Câu 16: Bảng nội dung cơng việc gì? Ý nghĩa bước xây dựng bảng nội dung công việc, đưa ví dụ minh họa 18 Câu 17: Khi tính tốn thời giancho kiện, cần ý gì? .18 Câu 18: Cần ý khách mời tham gia kiện .20 Câu 19: Khi thiết kế thiệp mời cần đảm bảo nội dung nào? Những điều cần lưu ý thiết kế thiệp mời .21 Câu 20: Những lưu ý xác định địa điểm đến cho kiện? Phân biệt khái niệm: địa điểm, điểm đến không gian 22 Câu 21: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức kiện, cần lưu ý gì? Hãy trình bày yêu cầu địa điểm tổ chức .23 Câu 22: Không gian thực kiện sân khấu phụ vụ kiện cần phải đảm bảo yêu cầu gì? Nêu mối quan hệ sân khấu không gian thực kiện .24 Câu 23: Trình bày nội dung bước quy trình tổ chức kiện 25 Câu 24: Trình bày nội dung cơng tác kiểm tra hoạt động kiện 26 Câu 25: Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? Trình bày quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện 27 Câu 1: Sự kiện gì? Đưa số ví dụ loại hình kiện? Đặc điểm ý nghĩa tổ chức kiện? * Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí thể thao, hợi thảo, hợi nghị, giao tiếp xã hợi, trò chơi cợng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hợi, văn hóa, phong tục tập qn * Ví dụ loại hình kiện: Exhibitions: Triển lãm Business event: Sự kiện liên quan đến KD Fundraising event: Sự kiện gây quỹ Entertainment event: SK mang tính giải trí Trade fair: Hội trợ thương mại Concert/live perform Meetings: Họp hành Seminars: Hội thảo chuyên đề Social and cultural events: SK VHXH Convention: Hội Nghị Promotional event: SK khuyến Exhibitions: Triển lãm Ances: Hòa nhạc, biểu diễn - Đặc điểm sản phẩm của dịch vụ tổ chức kiện Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hố dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số - Đặc điểm lao động Tính tổ chức, khả phối hợp cơng việc phận kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo mục tiêu kiện * Ý nghĩa của tổ chức kiện: - Đối với nhà đầu tư kiện : + Nhà đầu tư tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tổ chức kiện, họ phải tập trung vào việc thực vai trò của mình( có) + Nhà đầu tư dễ dàng đạt mục tiêu tổ chức kiện so với tự đứng tổ chức + Cùng với dịch vụ có mợt kiện nhà đầu tư kiện trực tiếp tiến hành họ thiếu thông tin nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa chọn dịch vụ vừa ý Ngay vấn đề giá cả, nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp đàm phán mức giá thấp + Giảm thiểu rủi ro trình tổ chức * Đối với nhà tổ chức kiện: + Khẳng định giá trị của thị trường dịch vụ tổ chức kiện + Thu lợi nhuận từ thành của + Thu kinh nghiệm nghề nghiệp, phát triển mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ * Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian: + Là hội cho nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán sản phẩm của + Có hợi quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình, tạo lập hợi kinh doanh * Đối với khách mời tham gia kiện + Được giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ công việc c̣c sống + Thu lợi ích định vật chất hoặc tinh thần( ví dụ giao lưu, tiếp xúc với nhân vật tiếng,…) Câu 2: Sự kiên phân thành loại nào? Vai trò tổ chức kiện gì? - Theo quy mơ lãnh thổ + Sự kiện lớn: Là sk có mức đợ ảnh hưởng phạm vi quốc gia, quốc tế + Sự kiện nhỏ: Là sk có mực đợ ảnh hưởng hẹp giới hạn DN hay gia đình - Theo thời gian + Sự kiện dài ngày + Sự kiện ngắn ngày - Theo hình thức mục đích + Sự kiện kinh doanh + Sự kiện giáo dục khoa học + Sự kiện văn hóa truyền thống + Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí + Sự kiện thể thao + Sự kiện thống + Sự kiện truyền thơng + Sự kiện cá nhân + Sự kiện giải trí + Sự kiện văn hóa – xã hợi + Sự kiện thương mại * Vai trò của tổ chức kiện: - Truyền đạt thông tin đến người tham gia kiện - Tìm ý kiến thống nhất, đạt mục tiêu đề của kiện Câu : Trình bày phát triển tương lai ngành tổ chức kiện Việt Nam So với thị trường quảng cáo, thị trường tổ chức kiện có quy mô lớn nhiều, không bao gồm kiện của tổ chức XH, phi phủ, DN mà bao gồm nhu cầu của gđinh ca nhân Kinh tế xã hội phát triển, nhu cầu tổ chức kiện cao Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với 60 dân tộc vùng miền khác nên văn hóa Việt Nam đa dạng phong phú đa dạng Việt Nam nơi giao thoa của văn hóa lớn Trung Quốc, Ấn Độ phương Tây làm cho văn hóa Việt Nam đại phong phú đa dạng Chính yếu tố tác đợng mạnh nhu cầu tổ chức kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao với nhiều phân đoạn Mỗi năm có tới hàng triệu kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức, nhiên khả đáp ứng có hạn Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa thành một ngành kinh doanh dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức kiện => Tương lai của ngành quản trị kiện một tương lai sáng sủa Câu : MICE viết tắt từ ? Hãy cho ví dụ loại tương ứng với chữ ? MICE viết tắt của từ: Meeting, incentive, conference, exhibition/event * Meeting (Gặp gỡ, hội họp, họp mặt): Là hoạt động gặp gỡ, hội họp cá nhân, hoặc tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, khoa học, … xếp nhằm thảo luận, trao đổi chủ đề hay vấn đề chuyên biệt, thông tin sản phẩm, tìm giải pháp cho vấn đề tồn tại, vấn đề có tính chất thời Thời gian từ 2-5 ngày Quy mô nhỏ: 50-200 người Địa điểm: luân chuyển VD: Họp ban chấp hành công Đoàn trường đại học Kinh tế Quản trị kinh doanh * Incentive (Khen thưởng khuyến khích): - Có tính chất gặp gỡ, hội họp công ty hay mợt tổ chức - Để khen thưởng cho cá nhân hoặc nhóm nhân viên có thành tích tốt cơng việc góp phần giúp cơng ty đạt mục tiêu đề ra, qua khuyến khích người đồn kết, gắn bó với cơng ty vừa hợi họp vừa vui chơi vừa tham gia chương trình du lịch một phần thưởng dành cho nhân viên xuất sắc, đại lý bán hàng hiệu VD: Công ty X tổ chức cho nhân viên tham quan du lịch vào tháng năm 2016 * Convention/Conference (Hội nghị, hội thảo): Là c̣c họp lớn có quy mô lớn người tham gia lĩnh vực nhằm trao đổi ý kiến hay để trao đổi bàn bạc công việc với nhau, hoặc diễn đàn quốc tế tổ chức với quy mô lớn Số lượng người tham gia: 300-1000 người VD: Hội thảo "Bí mật tâm thức của người giàu" diễn Hà Nội ngày 14/04/2016 * Event/ Exhibition (sự kiện, hội chợ triển lãm): Là hoạt động liên quan đến kiện thể thao, văn hóa hợi trợ triển lãm hàng tiêu dùng, sản phẩm, …để cung cấp thơng tin lợi ích của việc sử dụng, tiêu dùng hàng hóa sản phẩm khác Trong số trường hợp, tổ chức hội nghị, hội thảo hay buổi chiêu đãi khách hàng thường xuyên, nhà cung ứng quen thuộc Thu hút nhiều phóng viên, phương tiện thơng tin đại chúng VD: Câu 5: Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện bao gồm gì? Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện Hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện Tổ chức điều hành diễn biến của kiện Tổ chức phục vụ ăn uống kiện Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện Kết thúc kiện giải công việc sau kiện 10 Xúc tiến quảng bá kiện 11 Quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ kiện 12 Quản trị tài tổ chức kiện 13 Dự phòng giải cố quản trị kiện 14 Chăm sóc khách hàng 15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn an ninh q trình tổ chức kiện Câu 6: Có chủ thể cung ứng dịch vụ kiện nào? Trình bày khó khăn thuận lợi chủ thể Loại chủ Thuận lợi Khó khăn thể Các trung Khơng gian rợng Cơng Có thể có khơng phù tâm hội nghệ, kỹ thuật đại hợp cho kiện nhỏ - Nhiều trung tâm cung ngày tăng cấp khơng gian Khơng có chỗ trưng bày/ triển lãm Không gian bị giới hạn Pha trợn khách kinh Giá trọn gói doanh khách nghỉ ngơi Người Mỹ ưa thích Khơng phù hợp cho Có khách sạn gần sân kiện lớn bay: tiết kiệm thời gian Chi phí thấp Trang thiết bị không nghị Các khách sạn Các trường đại học Các trung Môi trường học thuật đại tiện nghi Tập trung Chỉ tổ chức kì Phong cách cổ điển/ nghỉ đại Sự phân bố tòa Có nhiều loại phòng nhà lớn- lại khó khăn khác Mơi trường kinh doanh Rất khu vui chơi giải trí tâm đào tạo quản lý ( Khu dân cư) Các chủ thể Ghi nhớ, mang tính khác Sự giới hạn của thiết kế lạ Không thể tổ chức Trên tàu: giá trọn gói nhiều lần cho khách hàng Khơng có chỗ Câu : Trình bày vai trò thành phần tham gia vào kiện? Thành phần tham gia kiện tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của kiện * Nhà đầu tư kiện (nhà thuê tổ chức kiện/ chủ sở hữu kiện): chủ thể của kiện, tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hoặc thuê nhà tổ chức kiện thực kiện chịu trách nhiệm chủ yếu yếu tố có liên quan đến kiện, nhằm mang lại lợi ích khác cho tổ chức của cho xã hợi * Nhà tài trợ kiện: Là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho kiện một phần kinh phí, sở vật chất kỹ thuật, nhân lực…để góp phần vào thành cơng của kiện, nhằm mang lại lợi ích cho cho xã hợi Nhà tài trợ kiện có quyền hạn định việc chi phối một số nợi dung, hoạt đợng cũng mục đích của kiện; song song với họ cũng phải chịu một số trách nhiệm định (đối với vấn đề có liên quan với họ) kiện Cần lưu ý: - Nhà đầu tư kiện bỏ kinh phí tự tổ chức kiện họ đóng vai trò nhà tổ chức kiện - Trong mợt kiện vừa có nhà đầu tư kiện vừa có mợt hay nhiều nhà tài trợ cho kiện - Trường hợp có nhiều nhà tài trợ kiện, người ta thường nhà tài trợ (tài trợ thức); nhà đồng tài trợ… * Nhà tổ chức kiện (bên thuê tổ chức kiện): tổ chức, doanh nghiệp, người nhà đầu tư kiện thuê ủy quyền thực trình tổ chức kiện có ràng ḅc, quyền lợi nghĩa vụ định trình tổ chức kiện Cùng với nhà đầu tư kiện nhà tổ chức kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật vấn đề có liên quan đến kiện Nhà tổ chức kiện việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành kết thúc nợi dung của kiện đóng vai trò trung gian nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của * Khách hàng nhà tổ chức kiện Khách hàng đối tượng mà nhà tổ chức kiện phục vụ trả công cho trình phục vụ của Tùy theo hình thức tổ chức kiện mà khách hàng của kiện khác Trong trường hợp nhà tổ chức kiện tự đứng tổ chức một kiện để lấy thu bù chi (ví dụ mợt c̣c biểu diễn nghệ thuật), khách hàng nhà tài trợ cho kiện khán giả (khách mời) tham gia kiện * Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện: tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho q trình tổ chức kiện thông qua hợp đồng (hoặc hình thức thỏa ước khác) ký kết với nhà tổ chức kiện, họ có ràng ḅc, quyền lợi, nghĩa vụ định liên quan đến trình tổ chức kiện * Tình nguyện viên tham gia kiện người tình nguyện tham gia vào trình tổ chức diễn kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho trình tổ chức kiện, họ chịu đạo giám sát của ban tổ chức kiện/ nhà tổ chức kiện * Khách mời tham gia kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động của kiện, họ đối tượng mà mục tiêu kiện muốn tác đợng đến Vì vậy, khách mời tham gia kiện một yếu tố cần tính tới lập chương trình, kế hoạch nội dung tổ chức kiện * Khách vãng lai tham gia kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân mợt lý tham gia vào kiện khơng tḥc nhóm nói * Chính quyền cư dân nơi diễn kiện: quyền cư dân giới hạn mợt phạm vi địa lý chịu ảnh hưởng thời gian tiến hành kiện Câu 8: Trình bày đặc điểm lao động ngành tổ chức kiện ? - Chỉ phù hợp áp dụng cho dự án có quy mơ nhỏ, khơng phức tạp * Sơ đồ Pert: Là phương pháp kế hoạch hóa đạo thực dự án sản xuất, chương trình sản xuất phức tạp Ưu điểm: - Ḅc phải tính đến nhiều yếu tố muốn xác định MO, MP - Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người để đạt đồng thuận - Giá trị nhận giá trị cân thái cực => có ý nghĩa đáng tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở tiết Nếu gặp một ước lượng lớn (vượt tuần hoặc 80 giờ) => phải phân rã công việc Nhược điểm: - Mất thời gian (của một người của tập thể), dự án có q nhiều cơng việc (tuy nhiên: Thà thời gian ban đầu thời gian sau này) - Có thể xảy ra: Tranh luận hàng giá trị bi quan cho cơng việc => có nguy làm cho người chán nản (Tuy nhiên: Cần phải xem lại người tỏ chán nản: Trình đợ chun mơn, tinh thần vượt khó,¼) - Có thể dẫn đến tính tốn vụn vặt => làm cho người quản lý dự án "thấy mà không thấy rừng" Câu 13: Các hình thức lập dự tốn ngân sách cho tổ chức kiện * Giá trọn gói Áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện mọi công việc, dịch vụ phát sinh sự kiện nhằm đạt được các mục đích, ý tưởng mà họ đề Như vậy, nhà tổ chức sự kiện sẽ xây dựng chương trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ được nhận, xác định các chi phí dự phòng, mức lợi nḥn, th́… từ đưa giá trọn gói cho toàn bợ sự kiện với nhà đầu tư sự kiện Giá dự toán SK= Tổng CP trực tiếp cho kiện + Giá trị nhà tổ chức SK nhận + Các khoản thuế, lệ phí có liên quan + Các chi tiêu dự phòng, phát sinh (nếu có) * Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức kiện Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện th nhà tở chức sự kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch và điều hành giám sát quá trình tổ chức sự kiện Nhà đầu tư sự kiện sẽ giám sát các dịch vụ và là người chi trả cho tất các dịch vụ, hàng hóa phát sinh quá trình tở chức sự kiện * Giá đấu thầu Nhà đầu tư sự kiện, đưa khung giá giới hạn từ yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương trình với mức giá định trước Các bước để lập dự toán ngân sách: B1: Từ mức giá trần mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra, xác định chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện B2: Lập danh mục dự kiến hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tở chức sự kiện B3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện theo danh mục ở bước Trường hơp phổ biến, chi phí tính toán ở B2 cao so với chi phí tính toán ở B1 cần phải tiến hành điều giảm chi phí theo hướng sau: - Loại trừ các danh mục hàng hóa, dịch vụ không thứ sự cần thiết - Giảm số lượng hàng hóa dịch vụ thậm chí giảm chất lượng dịch vụ, hàng hóa có chương trình - Kết hợp hướng nói - Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ khơng thể thiếu cho sự kiện * Giá hỗn hợp Là hình thức phối hợp các loại hình nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ xác định trọn gói cho số cơng việc, dịch vụ sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện và học sẽ trực tiếp chi trả hàng hóa dịch vụ khác Ngoài mợt số dịch vụ, hàng hóa khơng quan trọng khác thực hiện hình thức thách đấu thầu chủ đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa chọn * Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi Nhà tổ chức sự kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện cho việc tính toán, ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ… việc lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện được tiến hành theo hình thức tổng hợp chi phí cố định và chi phí biến đổi • Các bước xác định dự toán được tiến hành theo: - Liệt kê các khoản mục chi phí cho sự kiện (tương tự các hình thức lập dự toán ngân sách đã đề cập ở trên) - Nhóm các khoản mục chi phí đã liệt kê nói vào mợt hai nhóm sau: + Chi phí cố định: Đây là khoản chi phí không thay đổi (hoặc được xem là không thay đổi về mặt lý thuyết) theo sự thay đổi về sản lượng (ví dụ số khán giả/ khách mời) tổ chức sự kiện Thuộc loại chi phí này tổ chức sự kiện là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung… + Chi phí biến đổi: là các khoản chi phí thay đởi theo sản lượng (số khán giả/ * khách mời) tổ chức sự kiện Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các khách mời và tính toán thường được tính cho khán giả/ khách mời tham gia sự kiện Thuộc loại chi phí này như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho các dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ khách… - Tổng chi phí: bằng tổng chi phí cố định và chi phí biến đổi Như vậy tổng ngân sách tở chức sự kiện sẽ được tính: • TC = FC + AVC* Q • Trong đó: • FC (fix cost) là tởng chi phí cố định • AVC (avagre variable cost) chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm • Q: (quantity) sản lượng TC (total cost) là tổng ngân sách/ tổng chi phí cho sự kiện Câu 14: Trình bày yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan bước tiến hành xin cấp phép tổ chức kiện Giấy phép tiến hành sự kiện, thường là yêu cầu bắt buộc với các sự kiện có quy mơ tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư như: tổ chức các cuộc diễu hành, thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật Với các sự kiện nhỏ như: hội thảo, hội nghị, tổ chức sinh nhật, đám cưới khơng thiết phải có thủ tục này Các giấy phép khác cho các công việc khác quá trình tổ chức sự kiện như: giấy phép treo băng rơn, quảng cáo đường; giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế * Các bước tiến hành xin cấp phép tổ chức kiện B1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức kiện bao gồm - Bản Giây chứng nhận đăng ký kinh doanh - Đơn xin cấp phép tổ chức kiện đứng tên đơn vị xin phép - Hợp đồng tổ chức kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng) - Kịch nội dung kiện - Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức kiện - Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức kiện B2: Nộp hồ sơ lên quan tiếp nhận hồ sơ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Tùy vào loại kiện cụ thể phải nộp hồ sơ tới quan có thẩm quyền giải loại kiện B3: Thời hạn nợp hồ sơ Hạn nợp hồ sơ trước 10 ngày diễn chương trình Đối với chương trình biểu diễn thời trang, trang phục cần duyệt phác thảo trước 30 ngày tính đến thời điểm diễn kiện Câu 15: Trình bày hình thức quảng cáo cho kiện * Quảng cáo in ấn Nếu một quảng cáo được in giấy, là báo, tạp chí, tin, sách, tờ rơi, gửi thư trực tiếp, bất cứ hình thức quảng cáo nào mà được in thì được gọi là quảng cáo bằng cách in ấn * Quảng cáo song truyền thanh, truyền hình Một hình thức quảng cáo phương tiện thông in đại chúng bao gồm truyền hình và đài phát thanh, phát sóng quảng cáo có, cho đến gần đây, là cách chiếm ưu thế để tiếp cận một số lượng lớn người tiêu dùng * Quảng cáo ngồi trời: Nói đến quảng cáo ngoài trời ta thường hay nghe từ Pano, Billboard: tên gọi chung cho loại hình quảng cáo đặt ở tầm cao bảng quảng cáo và tường các tòa nhà * Quảng cáo online Là cách thức quảng cáo sử dụng mạng internet làm phương tiện quảng cáo chính Câu 16: Bảng nội dung công việc gì? Ý nghĩa các bước xây dựng bảng nội dung công việc, đưa ví dụ minh họa * Bảng nội dung công việc là một tài liệu được các nhà quản trị thiết lập cho sự kiện chuyên biệt nhằm đưa cách thức để thực hiện các nhiệm vụ cần thực hiện dự án, hay nói cách khác là hướng dẫn để các chủ thể được phân công công việc thực hiện công việc mình, sẽ là quy chuẩn về thời gian và là sở để đánh giá chất lượng công việc và tiến độ thực hiện các công việc * Ý nghĩa bảng nội dung công việc - Giúp cho các chủ thể thực hiện công việc chủ động thực hiện công việc mình mà tuân thủ các quy định tổ chức và mục đích sự kiện - Tránh được các sai xót và tình trạng lẫn lộn thực hiện các công việc chồng chéo - Các bảng nội dung công việc sẽ là hình dung hoạt động sự kiện người tổ chức sự kiện - Bảng nội dung công việc chính là sự kết nối các công việc cần thực hiện dự án với theo một trật tự định và được bám sát vào mục tiêu sự kiện * Các bước xây dựng bảng nội dung công việc: B1: Lập bảng phân tích công việc cho cán bộ cơng nhân viên B2: Phân tích các thơng tin có liên quan đến công việc B3: Phân tích cách thức thực hiện công việc B4: Hoàn thành bảng nội dung công việc Câu 17: Khi tính toán thời giancho sự kiện, cần ý gì? * Thời gian năm Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước hoàn tất kế hoạch mình Ở Việt Nam, thời gian từ tháng đến tháng Giêng năm sau thường là mùa cưới Tháng mười hai đến tháng hai năm sau là tháng cao điểm lễ Tết, tháng Hai tới tháng Ba là tháng cao điểm lễ hội Một vấn đề cần quan tâm là quy luật thời tiết khí hậu tại đia điểm diễn sự kiện thời gian tổ chức có gì đặc biệt khơng, điều kiện phía các nhà cung cấp thời gian thế nào Ngoài ra, việc xác định thời gian năm cứ vào loại hình sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực các nhà cung cấp * Thời gian ngày và tuần - Thời gian ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện ngày là một vấn đề quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí sự kiện Quyết định thời gian ngày phải đảm bảo cho thuận tiện dối với khách tham dự Phải cứ vào số lượng, vị trí, cự ly khách từ nới nghỉ tới nơi diễn sự kiện Tất các yếu tố viễn cảnh giả định, các yếu tố ngoại lai đặt đều tùy thuộc vào nơi người khách làm việc và sinh sống - Ngày tuần: Ngày tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giấc ngày Quyết định ngày tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự Ngoài phụ tḥc vào yếu tố ngoại lai Những sự kiện đoàn thể, cuộc họp, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên Thời gian thích hợp là ngày tuần Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào tuần tối thứ Bảy là đảm bảo số người dự đông * Chọn ngày Chọn ngày cần tính tới + Các ngày lễ hợi: Cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ hạn chế số lượng người tham dự vì lý cá nhân + Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào mợt ngày tơn giáo số khách tham dự bị giảm hạn chế + Các buổi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các đôi: Những sự kiện này thích hợp vào tối thứ Bảy + Kỳ nghỉ học: Nếu tổ chức sự kiện vào ngày này khách ngoài nghỉ lễ và số lượng người tham dự sẽ ít Nghỉ học kỳ thay đởi theo quốc gia, khu vực + Nghỉ cuối tuần dài: Trước kỳ nghỉ, kỳ nghỉ và sau kỳ nghỉ cuối tuần là thời gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự sự kiện + Các sự kiện khác: Có các sự kiện khác tở chức trùng với ngày sự kiện Nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý + Những vấn đề khác: Còn phải quan đến các yếu tố bất ngờ khác xảy Nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến ́u tố mơi trường tác động sự kiện được tổ chức Câu 18: Cần ý gì đối với khách mời tham gia sự kiện * Số lượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện cần phải tính đến tất các yêu cầu: - Có chỗ nào qua đếm cho khách mời khơng? Nếu có, cần chỗ - Liệu loại phòng đơn hay phòng đơi - Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP khơng - Nếu sự kiện diễn ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đởi sử dụng cho cuộc họp riêng hay không - Cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, muộn khơng - Có phòng cần giữ trước cho khách mời - Nên bố trí phòng thế nào - Có cần khơng gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay cho phiên dịch hay khơng - Có cần phong họp phụ - Có cần phòng riêng dùng cho nghỉ giải lao hay khơng - Có cần phong làm việc cho nhân viên minh hay không - Có cần phòng riêng cho thiết kế hay khơng? Cần người - Loại sự kiện gì - Người phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ được để bàn? Có cần tở chức tại vị trí khác hay không? - Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn - Nếu là bữa tối phục vụ tại bàn, thì bàn ăn sẽ thế nào, bàn tròn hay bàn chữ nhật - Có cần sân khấu hay phong dành cho ca nhạ hay sàn nhảy không * Lên danh sách khách mời càng sớm càng tốt - Thiếp mời cần được gửi cho khách danh sách A thời gian từ tới tuần trước diễn sự kiện Danh sách A cần được rút ngắn sở xác nhận khách mời tuần trước diễn sự kiện Giấy vào cửa khách VIP được gửi trước cho khách thuộc danh sách A - Thiếp mời được gửi cho khách danh sach B tuần trước tổ chức sự kiện Danh sách khách B cần được rút ngắn tuần trước diễn sự kiện - Dự phòng tuần * Hồ sơ khách mời - Độ tuổi khách mời - Khách mợt hay hai người - Vé vào là vé đơn, vé cho bàn 10 hay vé cho gia đình và bạn bè nếu là tổ chức sự kiện gây quỹ - Trẻ em có được tham dự không? - Vấn đề phương tiện lại cho khách mời Câu 19: Khi thiết kế thiệp mời cần đảm bảo nội dung nào? Những điều cần lưu ý thiết kế thiệp mời * Nội dung thiệp mời cần đảm bảo nội dung sau: - Số lượng khách được mời - Tên sự kiện - Mô tả sự kiện - Ngày, Giờ (Khai mạc/ Bế mạc/ Chương trình sự kiện) - Địa điểm - Chỉ dẫn - Nơi đậu xe - Trang phục - Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm - Mẫu yêu cầu vế (Nếu có sử dụng) - Phong bì hời ấm (Nếu có sử dụng) * Những lưu ý thiết kế thiệp mời: - Đảm bảo cung cấp thông tin cho người thiết kế chương trình biết rõ biết rõ trước khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng nhà tổ chức - Những nội dung thiếp mời - Kiểm tra thời gian bên thiết kê và in ấn - Họ cần thêm thời gian yêu cầu đặc biệt chẳng hạn giấy yêu cầu khách hàng - Những yêu cầu khác dối với nhà tổ chức (ảnh, logo, cty…) Hãy xác định yêu cầu họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu họ đúng lúc Câu 20: Những lưu ý xác định địa điểm đến cho sự kiện? Phân biệt các khái niệm: địa điểm, điểm đến không gian * Lưu ý xđinh địa điểm đến cho kiện - Điểm đến sự kiện là kết quá trình hình thành tổ chức tìm hiểu phân tích lợi thế nơi này so với nơi khác để đưa quyết định chọn điểm đến cho sự kiện khu vực Do để xác định địa điểm cho sự kiện nhà tổ chức cần phải: - Tìm hiểu thông tin về điểm đén sắp tới sự kiện, nơi có gì thu hút khơng - Lợi thế điểm đến so với các nơi khác - Nơi có phù hợp với hình thức, mục tiêu, nợi dung sự kiện - Nơi có lợi thế du lịch, tổ chức ăn uống * Phân biệt khái niệm: - Điểm đến: Điểm đến sự kiện là kết quá trình hình thành tôt chức tìm hiểu phân tích lợi thế nơi này so với nơi khác để đưa quyết định chọn điểm đến cho sự kiện khu vực - Địa điểm: Là nơi tổ chức sự kiện, có địa điểm chính, địa điểm phụ và địa điểm dự phòng - Khơng gian: Nằm địa điểm tổ chức sự kiện, là nơi diễn sự kiện, bao gồm mặt bằng mặt đất, biển khơng… Khơng gian ở nhà, ngoài trời,… Câu 21: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý gì? Hãy trình bày yêu cầu đối với địa điểm tổ chức sự - Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện: Sẽ tạo được khơng gian hài hòa và tâm lý môi trường tích cực Làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy thành công sự kiện - Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị nhà hàng Sự kiện đa dạng và phong phú, huy động các loại hình khác cho phù hợp với sự kiện được tổ chức - Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo + Tở chức ngoài hợi trường khơng bị đóng khung giới hạn phạm vi không gian cụ thể + Tổ chức ngoài hội trường tạo chế động cho quy mô sự kiện + Tổ chức ngoài hội trường là một yếu tố quan trọng việc định vị sự kiện - Tổ chức sư kiện tại nhà hàng + Nếu nhà hàng nằm khu phố buôn bán phải đảm bảo được phép chính quyền địa phương hay ban quản lý khu phố + Thông báo cho người quản lý khu phố buôn bán để họ lên kế hoạch và phối hợp thực hiện + Nếu nhà hàng không hỗ trợ, cần làm việc với bộ phận cứu hỏa và cảnh sát địa phương để giải quyết vấn để liên quan + Nếu thỏa thuận với nhà hàng để đóng cửa sau ăn sáng trưa, cần làm việc cụ thể với nhân viên để họ chuẩn bị sẵn sàng trước và cơng việc phải được thực hiện + Luôn phải biết rõ gì diễn trước sự kiện + Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho sự phù hợp với sự kiện và tập trung mọi cố gắng để đảm bảo cho sự kiện thành công + Nếu dự định tổ chức ngoài trời, hãy kiểm tra và tìm hiểu nào mặt trời lặn và thời gian tổ chức cocktail hợp lý + Khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, phải có dự phòng về thời tiết * Những u cầu đối với địa điểm tổ chức kiện: - Sự phù hợp với nội dung kiện Nhà tổ chức phải hình dung được mọi hoạt động sự kiện, từ có cái nhìn tởng quát về thứ cần đưa vào - Khơng gian bố trí diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, khơng gian cần cho các hoạt đợng diễn tập - Sự phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng tới yêu cầu địa điểm cần phải biết trước chi phí cần thiết để quyết sách phù hợp.Phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào bớt các khoản mục có thay đởi - Phải khả tài cân bảng chi phí Khả tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện Câu 22: Không gian thực sự kiện sân khấu phụ vụ sự kiện cần phải đảm bảo yêu cầu gì? Nêu mối quan hệ sân khấu không gian thực sự kiện * Không gian thực sự kiện - Khi lựa chọn vị trí thực hiện sự kiện, Nhà tổ chức sự kiện cần phải cân nhắc toàn bộ không gian mà sự kiện cần Khơng gian này ngoài chỗ ngời khách cần khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật thiết bị được lắp đặt - Chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn nhà phụ vụ hoạt động sự kiện và các hoạt động sự kiện diễn - Cần phải chú ý vào nơi được ưu tiên hơn, nơi cần được dành không gian thỏa đáng Ngược lại, nơi không ưu tiên sẽ gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung hòa - Khơng gian cụ thể phụ tḥc vào loại hình sự kiện, loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng Vd tiệc cocktail 8m2/người ,tiệc ăn tối 20m2/người * Sân khấu - Phải có vị trí đẹp treo màn hình lớn phòng cho mọi người dù xa hay gần đều theo dõi mọi hoạt động xảy sân khấu hay khán giả bằng truyền hình trực tiệp - Chiều cao sân khấu phụ thuộc và chiều cao trần nhà - Chiều rộng sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ở - Tầm nhìn phòng cần tính đến Bố trí cho tất khán giả đều nhìn thấy rõ sân khấu hay màn hình - Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị đặc biệt cần phải tính đến - Ngoài Nhà tổ chức cần phải cân nhắc liêu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện - Các khu vực xung quanh cần được trang trí cho phù hợp * Mối quan hệ sân khấu không gian thực kiện Sân khấu coi trung tâm của không gian kiện nhà, nơi diễn hoạt động hoặc hoạt động của kiện, chúng ln ln đảm bảo hài hòa với Câu 23: Trình bày nội dung bước quy trình tổ chức kiện TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn sự kiện + Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tở chức, nhân viên tổ chức sự kiện) + Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách + Đón tiếp khách + Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện + Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách Khai mạc sự kiện Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện: Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến: Xử lý các tình phát sinh: ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN + Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu + Điều hành, quản lý khán giả và khách mời + Điều hành các hoạt động phụ trợ Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu - Kiểm tra cơng tác ch̉n bị có liên quan đến sân khấu - Theo dõi diễn biến chính sự kiện theo đúng chương trình kịch - Điều hành các thành viên tham gia biểu diễn mợt cách có hiệu Điều hành, quản lý khán giả khách mời - Kiểm tra việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả - Phân công theo dõi giám sát khu vực khán giả và khách mời - Hướng dẫn khán giả/khách mời tham gia vào các nội dung sự kiện - Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến khán giả Điều hành các hoạt động phụ trợ - Phân công nhiệm vụ các hoạt động phụ trợ - Nhận biết các tình phát sinh - Giải quyết các vấn đề phát sinh KẾT THÚC SỰ KIỆN + Tổ chức bế mạc sự kiện + Tiễn khách + Thanh quyết toán sự kiện + Phối hợp giải qút các cơng việc lại sau sự kiện + Lập các báo cáo và tổng kết về cơng tác tở chức sự kiện Câu 24: Trình bày nội dung công tác kiểm tra hoạt động kiện Kiểm tra là một quá trình đo lường kết thực hiện, so sánh với điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo kế hoạch các quyết định đã được đề Khi tổ chức sự kiện, cần phải kiểm tra dự đoán tiến độ sự kiện, để phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề biện pháp khắc phục Trong nhiều trường hợp, việc kiểm tra các hoạt động tổ chức sự kiện vừa tạo tiền đề mục tiêu mới, hình thành kế hoạch mới, cải thiện cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển Kiểm tra đồng thời: Là loại kiểm tra được tiến hành hoạt động diễn Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng là giám sát trực tiếp (direct supervision) Khi một quản trị viên xem xét trực tiếp các hoạt động nhân viên cấp dưới, đồng thời điều chỉnh các sai sót nhân viên Nếu có trì hoãn diễn biến hoạt động tác động điều chỉnh thì mức độ trì hoãn chậm trễ hình thức giám sát trực tiếp thường chiếm thời gian ít Kiểm tra phản hồi: Là loại kiểm tra được thực hiện sau hoạt động tổ chức sự kiện đã xảy Nhược điểm chính loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật xảy và đến lúc phát hiện sai sót, việc chậm trễ hoạt động điều chỉnh Phương pháp này thường được các doanh nghiệp tổ chức sự kiện áp dụng nhằm đúc rút kinh nghiệm cho các hoạt động sau Câu 25: Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? Trình bày quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện Quản trị hậu cần tổ chức kiện bao gồm: Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tở chức đưa đón khách, cung ứng các dịch vụ lưu trú, cung ứng các dịch vụ ăn uống, quan hệ với quan truyền thông và quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc sự kiện, cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu khách mời và các thành phần tham gia sự kiện * Quy trình Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ: Có thể tiến hành theo các nợi dung quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện Phải chú ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho loại dịch vụ, ngoài nên có kế hoạch dự phòng việc cung ứng dịch vụ Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ: Mục tiêu công việc này là xác định được danh sách các nhà cung ứng và lựa chọn được nhà cung ứng tốt để cung ứng các hàng hóa dịch vụ cho sự kiện Để thuận lợi cho việc quản lý, lựa chọn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nên tiến hành phân loại các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ: Nhằm đạt được thỏa thuận (cam kết) về các điều kiện cung ứng hàng hóa/ dịch vụ cho sự kiện sở định Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ: Việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ bước sau: - Trước diễn sự kiện tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, nếu cần thiết tiến hành kiểm tra sự chuẩn bị và sẵn sàng phục vụ nhà cung ứng - Thanh toán cho nhà cung ứng - Phối hợp quá trình cung ứng dịch vụ - Phát hiện và xử lý các sai phạm quá trình thực hiện hợp đồng Dự tính và xử lý cớ có liên quan: Các sự cố có liên quan đến quá trình cung ứng dịch vụ đa dạng ... + Sự kiện dài ngày + Sự kiện ngắn ngày - Theo hình thức mục đích + Sự kiện kinh doanh + Sự kiện giáo dục khoa học + Sự kiện văn hóa truyền thống + Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí + Sự kiện. .. trí + Sự kiện thể thao + Sự kiện thống + Sự kiện truyền thơng + Sự kiện cá nhân + Sự kiện giải trí + Sự kiện văn hóa – xã hợi + Sự kiện thương mại * Vai trò của tổ chức kiện: - Truyền đạt thông.. .Câu 24: Trình bày nội dung cơng tác kiểm tra hoạt động kiện 26 Câu 25: Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? Trình bày quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện 27 Câu 1: Sự kiện gì?