đề cương ôn thi môn quản trị sự kiện

Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 NGÂN HÀNG CÂU HỎI ON TẬP MÔN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 1 Độc quyền  Photo Sỹ Giang I 0986 388 263 NHÓM CÂU HỎI 1 Khái luận kiện, tổ chức kiện, hợp đồng tổ chức sk quản trị sk? • Sk hoạt động XH trog lĩnh vực thương mại, KD, gtri, thể thao, hội nghị, giao • tiếp XH, trò chơi cộng đồng hoạt động lquan đến VH khác Tổ chức sk trình gồm cviec nghiên cứu yto ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị yto cần thiết tổ chức tiến hành diễn biến sk trog thgian ko gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia sk XH nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào sk • Hợp đồng tổ chức sk thỏa thuận nhiều bên Trong đó, xác định nghĩa vụ, quyền lợi mô tả mqh trao đổi đc thực bên tham gia hợp đồng trước PL • QTSK tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng chủ thể sk lên tập thể LĐ, sd cách tốt tiềm hội để đạt mục tiêu đề theo luật pháp chuẩn mực XH Vai trò, ý nghĩa, loại hình , tổ chức sk? • Vai trò, ý nghĩa tổ chức sk: - Với TP tham gia sk: + Đvs nhà đầu tư sk: tiến hành đầu tư sk, chủ đầu tư đạt đc mục đích khác Với DN tiến hành tổ chức sk cviec góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sp cty thông qua sk VD: hãng xe Toyota tung sp ô tô đời mới, cty tổ chức sk mắt công phu, mời KH thân thiết tiềm báo giới đến tham gia sk trọng đại Đây hội để DN gặp gỡ, giao lưu trao đổi vs bạn hàng đối tác, quan truyền thông, quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin chiều tăng cường qhe có lợi cho DN… Cviec tổ chức sk tranh tồn cảnh trò chơi ghép hình người chơi thành cơng ghép hồn chỉnh tranh hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết đẳng cấp cty thể hồn hảo trog tiểu tiết event họ tổ chức + Đối với nhà tổ chức sk: nhà tổ chức sk thực thành cơng sk họ thu đc lợi ích định: o Khẳng định đc gtri thị trường DV tổ chức sk 2 Độc quyền  Photo Sỹ Giang o 0986 388 263 Họ thu đc lợi nhuận từ thành Trong số TH (đặc biệt đvs sk thương mại), nhà tổ chức sk ko thu đc lợi nhuận trog hợp đồng mà họ nhận đc thêm phần thưởng từ nhà đầu tư sk sk thành công đạt đc mục tiêu mong đợi nhà đầu tư sk o Nhà tổ chức sk thu đc kinh nghiệm nghề nghiệp, phtrien mqh ko vs KH (nhà đầu tư sk) mà phtrien đc mqh làm việc vs nhà cung ứng DV bổ trợ khác (như trang trí, in ấn , ca nhạc…) Nhìn chung, đvs nhà tổ chức sk chuyên nghiệp, sp họ DV tổ chức sk thực sk lúc họ tạo bán đc sp từ thu đc lợi ích cho + Đvs nhà cung ứng DV trung gian: o Sk hội cho nhà cung ứng DV trung gian bán đc sp mình, lợi ích để nhận thấy lợi nhuận, cviec mà họ thu đc từ trình tham gia o tổ chức sk Bên cạnh đó, qua q trình tham gia tổ chức sk nhà cung ứng DV trung gian có hội quảng bá hình ảnh, sp mình, tạo lập đc hội KD VD: MC nghiệp dư, qua sk thành cơng đc quảng bá truyền hình để trở thành ngơi làng dẫn chương trình chuyên nghiệp + Đvs khách mời tham gia sk: o Qua việc tham gia sk đc hội giao lưu, học hỏi, mở rộng qhe trog cviec sống o Qua việc tham gia sk khách mời thu đc lợi ích định vật chất tinh thần VD: đc xem buổi trình diễn NT, đc tham gia sk kết hợp vs số chuyến DL, đc giao lưu tiếp xúc vs nhân vật tiếng, đc hưởng sp, DV mà nhà tổ chức sk cung ứng cho họ…) + Tác động đến KT, du lịch: o Tích cực:  Trước hết, tổ chức sk ngành KT tổng hợp góp phần lớn đến việc phtrien DL QC cho điểm đến gia tăng lượng khách, tăng thgian lưu trú Sự phtrien sk thường kéo theo phtrien ngành hàng ko, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng,…  Với sk lớn (VD 1000 năm Thăng Long-Hà Nội) trình chuẩn bị CSVC KT cho sk, tạo dk phtrien sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho KT  Tổ chức sk cơng cụ marketing hữu hiệu, sk diễn đạt kqua tốt thúc đẩy hoạt động KD DN nói riêng KT nói chung 3 Độc quyền  Photo Sỹ Giang o        + o   0986 388 263 Tiêu cực: Sự phản ứng người dân địa phương Tính xác thực thấp Thiệt hại hình ảnh điểm đến Khai thác mức Tăng giá, chi phí hội Quản lý tài yếu Thiệt hại tài Tác động đến VH-XH: Tích cực Bản thân q trình tổ chức sk tạo khối lượng việc làm định cho XH Khi có phtrien DV tổ chức sk góp phần nâng cao đời sống người dân, phtrien VH tiên tiến đậm đà sắc dtoc Sk giúp người có đk giao lưu, đồn kết tiếp cận vs sống đại, góp phần nâng cao chất lượng sống  Sk phạm vi QT góp phần vào việc mở rộng củng cố mqh đối ngoại làm tăng thêm hiểu biết lẫn dtoc nc TG VD: Qua Seagames 23 tổ chức VN góp phần phtrien mqh VN vs nc trog khu vực ĐNA  Tổ chức kiện truyền thống (ví dụ lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng ) cách chuyên nghiệp tác động trực tiếp gián tiếp đến việc bảo tồn di sản văn hóa quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự hào dân tộc, tính tự trọng, tự tơn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn nâng cao sắc văn hố, bảo tồn tính đa dạng văn hố, khắc phục tính tự ty dân tộc o Tiêu cực:  Các sk lớn nhiều sk diễn gây sức ép ngày cao đvs sở hạ tầng (sd nhiều điện, nc, nhiên liệu làm tăng lượng nc thải, chất thải); tăng CP cho hoạt động công an, cứu hỏa, DV y tế  Các sk gây vde tắc nghẽn GT; ô nhiễm mt; phá vỡ lối sống dân cư nơi diễn sk, gián đoạn hoạt động KD bình thường…  Một số sk kéo theo TNXH như: ma túy, cờ bạc, trật tự công cộng  + o    o nhiều địa phương gây lây truyền số bệnh tật Lôi kéo công đồng vào ccas hành vi a dua xuyên tạc thật Với tự nhiên, mt: Tích cực: Nâng cao tính nhạy cảm mt Cải thiện giao thơng, thông tin liên lạc Đổi cảnh quan Tiêu cực: 4 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263    • Ơ nhiễm mt: rác thải, tiếng ồn, khơng khí Phá hỏng di sản Rối loạn, tắc nghẽn giao thơng Các loại hình tổ chức SK: - Giới thiệu sản phẩm mới: Đây khái niệm dùng để Event có mục đích quảng bá thương hiệu, kích thích mua hàng tương tác với khách hàng Một số Consumer Events tiêu biểu: Tung sản phẩm, Thi đấu, Giải trí văn nghệ, Lễ hội, Hội chợ, triển lãm, Biểu diễn thời trang - Sự kiện phủ: Sự kiện dạng thường quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích trị buổi hội nghị lớn, Festival tầm địa phương, quốc gia, lễ tranh cử, tổng tuyển cử - Sự kiện cộng đồng thường tổ chức xã hội, tổ chức phi phủ thực hiện, cơng ty thực hiện, mà mục đích hướng tới xã hội Một số hình thức tiêu biểu là: Sự kiện gây quỹ ngày hội mơi trường, ngày - Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật : sk dành cho cá nhân người - Sự kiện DN: Đối tượng thể loại Event xác định dựa mối quan hệ công ty nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông Họp mặt (Hội nghị khách hàng; Họp báo, Động thổ, Khánh thành, Mục đích Event tăng gắn kết thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh cơng ty mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh cơng ty phương tiện truyền thơng - Trên thực tế, Event tổng hòa phân loại Ví dụ Fashion show ngồi mang mục đích giải trí mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay ngày hội Vì mơi trường dịp để cơng ty khuếch trương thương hiệu 5 Độc quyền  Photo Sỹ Giang • • + o o + 0986 388 263 Nêu ND QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk? ND QTSK: Lập kế hoạch tổ chức sk Vấn đề pháp lý Truyền thông marketing sk Tổ chức triển khai hoạt động sk Đánh giá sk Công tác chuẩn bị tổ chức sk: Nghiên cứu nhu cầu loại hình tổ chức sk Nhu cầu tổ chức sk: Nhu cầu cá nhân Nhu cầu tổ chức: DN, phủ, phi phủ Các loại hình tổ chức sk: o Giới thiệu sản phẩm o Sự kiện phủ o Sự kiện cộng đồng thường o Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật… o Sự kiện DN o Trên thực tế, Event tổng hòa phân loại Ví dụ Fashion show ngồi mang mục đích giải trí mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay ngày hội Vì mơi trường dịp để cơng ty khuếch trương thương hiệu - Thành lập ban tổ chức sk: Ban tổ chức bgom thành viên thuộc thành phần khác nhau, có khả tổ chức có kỹ chun mơn nghề nghiệp để chủ động trog công tác thực hiện, qly mảng hoạt động có lquan đến tổ chức sk Thành lập ban tổ chức sk: + Xác định thành phần số lượng + Xác định vtri, nhiệm vụ quyền hạn Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận dụng? • ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk: 6 Độc quyền  Photo Sỹ Giang + + + • 0986 388 263 Nhu cầu cá nhân Nhu cầu tổ chức: DN Chính phủ Phi phủ ND ký kết hợp đồng TCSK: Quá trình thiết lập hợp đồng, bao gồm bước Ý định—-> Đàm phán—-> chấp nhận ban đầu——> Thỏa thuận điều khoản——> Ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng: Là bước cuối trình xây dựng hợp đồng Giai đoạn này, bên thống tất vấn đề liên quan đến hợp đồng Cuối cùng, hợp đồng nên có điều khoản cho phép hai bên đến trọng tài trường hợp bất đồng Sau ký kết hợp đồng, phát sinh quyền nghĩa vụ bên Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối làm cho số hợp đồng sơ đương nhiên hết hiệu lực Sau ký kết hợp đồng, phát sinh quyền nghĩa vụ bên • Nêu bước trình lập kế hoạch tổ chức sk? Xác định mục tiêu Xác định chủ đề sk Xác định vde lquan khách mời Xác định/XD kế hoạch tổng thể Lập thgian biểu lựa chọn địa điểm Xác định ngân sách Tài trợ sk Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu sk? Vận dụng? Khái niệm : mục tiêu sk kqua mà nhà đầu tư sk, nhà tổ chức sk • + + + + + + + + + TP tham gia khác định nhằm phấn đấu đạt đc trog trình thực sk ND xác định mục tiêu sk: Mục tiêu sk bgom: Gia tăng doanh số Tìm kiếm KH mục tiêu Mở rộng thị trường Mở rộng mqh Các ycau mục tiêu: Có ý nghĩa đích thực Rõ ràng Đảm bảo thống Linh hoạt có tính khả thi Là yto thúc đẩy nỗ lực nhà đầu tư nhà tổ chức sk 7 Độc quyền  Photo Sỹ Giang + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + • 0986 388 263 Mục tiêu hội nghị, hội thảo: Tập hợp thành viên, trao đổi thông tin Cung cấp ý tưởng Trao đổi ý kiến Tìm kiếm đồng thuận Tìm giải pháp cho vde tồn đọng Sự kiện đồn thể: Tun dương thành tích Cảm ơn Gặp gỡ giao lưu Gthieu SP Đánh bóng thương hiệu Kỷ niệm Sự kiện gây quỹ: Thu hút ý công chúng Tạo lập quỹ trực tiếp Thu hút nhà tài trợ Thu hút người ủng hộ Tăng số lượng tình nguyện viên Sự kiện khuyến khích KD: Ghi nhận, thảo luận doanh số bán hàng Đánh giá kqua thực chiến lược kế hoach KD Gặp gỡ trao đổi ý kiến lãnh đạo đội ngũ DN Tranh thủ ủng hộ nội đối tác Sự kiện khác: Gây ý giới truyền thông Gây ý công chúng Thu hút KH Trao phần thưởng, tặng phẩm Khái niệm khách mời tham gia sk, ngân sách tài trợ sk? Khách mời tham gia sk: tổ chức cá nhân đc chủ đầu tư sk chủ động mời tham dự vào diễn biến, hoạt động sk, đối tượng mà mục tiêu sk muốn tác động đến • Ngân sách sk: khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính phát sinh q trình tổ chức sk • Tài trợ sk: tổ chức, DN cá nhân tài trợ cho sk phần kinh phí, CSVCKT, nhân lực để góp phần vào thành cơng sk, nhằm mang lại lợi ích cho cho XH Nhà tài trợ sk có đc quyền hạn định trog việc chi phối số ND, hoạt động mục đích sk; song song vs họ phải chịu số trách nhiệm định (đvs vde có lquan vs họ) sk 8 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Khái niệm, đặc điểm nguyên tắc trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng? • Khái niệm: ĐP q trình mà qua nhà tổ chức sk đến thỏa thuận thgian đk đvs DV chi phối trình tổ chức sk • Đặc điểm: - TH nhà đầu tư sk chưa chọn thức nhà tổ chức sk, họ cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách ĐK khác cho nhiều nhà tổ chức sk tham gia trog việc XD chương trình lập dự toán ngân sách sk Như vậy, nhà tổ chức sk phải cạnh tranh vs trog việc thuyết phục chủ đầu tư sk lựa chọn chương trình, ý tưởng, hay nói cách khác lựa chọn để giao phó cho việc tổ chức sk - Trong trình cạnh tranh này, nhà tổ chức kiện có mạnh riêng Điều cần thiết phải biết cách trình bày hết điểm mạnh chương trình mình, thuyết phục nhà đầu tư kiện lựa chọn chương trình ý tưởng Ngay trường hợp nhà đầu tư kiện lựa chọn nhà tổ chức kiện cụ thể trước tiến hành việc xây dựng chương trình sáng tạo ý tưởng cho kiện cần có thuyết phục Ở thuyết phục chủ đầu tư lựa chọn mà thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận chương trình dự tốn ngân sách kiện mà lập Khơng có hướng dẫn cụ thể áp dụng cho việc áp dụng vào việc thuyết phục chủ đầu tư kiện Dưới số hướng dẫn mang tính chất định hướng - Cần nắm vững mục tiêu kiện mà chủ đầu tư kiện mong muốn đạt tiến hành đầu tư để tổ chức kiện, sở thuyết phục phải dựa mong muốn chủ đầu tư kiện - Nắm vững chương trình, dự tốn ngân sách, ý tưởng sáng tạo để có sở trình bày thuyết phục chủ đầu tư kiện - Cần tìm hiểu thơng tin đối thủ cạnh tranh - Nếu có lợi thị trường dịch vụ tổ chức kiện (như thành công kiện doanh nghiệp nhận tổ chức, uy tín thị trường, mối quan hệ với đối tác…) cần biết cách phát huy chỗ việc thuyết phục chủ đầu tư - Biết lợi mình, nhiên chủ đầu tư kiện hạn chế mình, không thiết phải minh, tuyệt đối không tranh cãi, cần có cách ứng xử phù hợp Ví dụ: Khi chủ đầu tư kiện đề cập đến việc nhà tổ chức kiện thiếu kinh nghiệm việc tổ chức kiện, trả lời theo kiểu: Vâng, 9 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 ngài nói chúng tơi doanh nghiệp thành lập thật, nhiên đội ngũ nhân viên chúng tơi có chun gia lâu năm từ công ty tổ chức kiện khác chuyển sang đề cập đến động/ sáng tạo đội ngũ nhân viên trẻ tuổi • • + + + + + + + + + + • doanh nghiệp Nguyên tắc đàm phán: Xác định mục tiêu ĐP, thương lượng Chuẩn bị kỹ ND ĐP, thương lượng tinh thần hiểu biết lẫn nhau, đơi bên có lợi Phải biết cho nhận trog trình ĐP Xác định giới hạn Tạo phtrien mqh KD Tiến trình đàm phán: Chuẩn bị đàm phán Đánh giá tình hình Đề mục tiêu Giải pháp thay Chuẩn bị nhân Chọn chiến lược Chọn chiến thuật Tiến hành đàm phán: Mở đầu đàm phán Tạo hiểu biết Thương lượng Kết thúc đàm phán Rút kinh nghiệm Khái niệm, ý nghĩa, ND truyền thông marketing sk? Khái niệm: Truyền thông marketing kiện cách làm truyền thông dựa phối hợp thận trọng việc sử dụng công cụ marketing để chuyển tải thơng điệp • • 10 • rõ ràng, quán hấp dẫn tổ chức thương hiệu kiện Ý nghĩa: Mang lại tầm ảnh hưởng cho sk DN tổ chức sk Quảng bá SP thương hiệu đơn vị đầu tư sk ND: Xác định đối tượng nhận tin Xác định mục tiêu truyền thông marketing Thiết kế thông điệp Lựa chọn kênh truyền thông marketing Ấn định thgian truyền thông Ngân sách dành cho truyền thông Phtich ND xác định KH mục tiêu mục tiêu truyền thông? Vận dụng? ND xác định KH mục tiêu: Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu khâu quan trọng kế hoạch truyền thơng tích hợp mình, xác định sai đối tượng tính hiệu thành công kế hoạch thất bại 10 10 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 tính, sắc tộc, nghề nghiệp…tạo loại thị trường cho công ty tổ chức kiện, mơi trường nhân học mối quan tâm lớn nhà hoạt động thị trường Những công ty tổ chức kiện thường quan tâm tới môi trường nhân học trước hết qui mơ tốc độ tăng dân số Bởi vì, hai tiêu phản ánh trực tiếp qui mơ nhu cầu tổng quát tương lai, phản ánh phát triển hay suy thoái thị trường tổ chức kiện Sự thay đổi cấu tuổi tác, cấu, qui mơ hộ gia đình dân cư làm thay đổi cấu khách hàng tiềm năng, tác động quan trọng tới cấu tiêu dùng nhu cầu loại hàng hố Vì làm cho hoạt động Tổ chức kiện thay đổi thường xuyên, liên tục Một vấn đề khác liên quan đến biến đổi thị trường liên quan đến hoạt động Tổ chức kiện q trình thị hoá phân bố lại dân cư Các vùng thị tập trung ln ln thị trường dịch vụ tổ chức kiện Bên cạnh đó, việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế tạo hội thị trường tổ chức kiện đầy hấp dẫn Môi trường kinh tế tổ chức kiện: Thể tốc độ tăng trưởng kinh tế, cấu vùng từ tạo tính hấp dẫn thị trường sức mua, cấu chi tiêu khác thị trường hàng hoá khác Theo đánh giá nhiều chuyên gia tổ chức kiện, kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại doanh nghiệp chiếm 60% số lượng, 75% ngân sách tổ chức kiện Mà nhu cầu doanh nghiệp lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế mơi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến dịch vụ tổ chức kiện Ngoài với phát triển đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn thu nhập người dân tác động đến tổ chức kiện Ví dụ, thu nhập người dân nâng cao kiện mang tính chất truyền thống (như cưới hỏi, sinh nhật, giao tiếp xã hội…) ngày nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày cao, 56 56 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 mảng kiện mà nhà kinh doanh cần phải quan tâm, chuẩn bị điều kiện để cạnh tranh tương lai Môi trường tự nhiên tổ chức kiện: Bao gồm hệ thống yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho nhà sản xuất kinh doanh gây ảnh hưởng cho hoạt động tổ chức kiện Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt từ môi trường tự nhiên là: – Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức kiện, đặc biệt kiện dự định tổ chức khơng gian ngồi trời – Các vấn đề ô nhiễm bảo vệ môi trường: Cộng đồng dân cư quyền nơi diễn kiện, thường có nhận thức định vấn đề nhiễm bảo vệ môi trường Điều tác động đến việc lựa chọn chủ đề hoạt động kiện, không đáp ứng yêu cầu tối thiểu môi trường, xử lý rác thải… cơng ty tổ chức kiện không cấp phép cho việc tổ chức kiện Môi trường công nghệ kỹ thuật tổ chức kiện: Bao gồm nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi giải pháp cụ thể tổ chức kiện Tiến kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức kiện nhiều lĩnh vực như: – Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức kiện – Trong trình chuẩn bị kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí) – Trong hoạt động thơng tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức kiện – Trong q trình đưa đón, vận chuyển khách đến với kiện – Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt)… 57 57 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Mơi trường trị tổ chức kiện: Là yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến định tổ chức kiện nhà đầu tư tổ chức kiện Nó bao gồm hệ thống luật văn luật, cơng cụ, sách nhà nước, tổ chức máy, chế điều hành phủ tổ chức trị, xã hội Sự tác động mơi trường trị tới định Tổ chức kiện phản ánh tác động can thiệp chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh doanh nghiệp Ví dụ, quy định nhà nước thủ tục hành tác động khơng nhỏ đến hoạt động tổ chức kiện không nắm vững điều gặp khó khăn lớn hoạt động tổ chức kiện Môi trường văn hoá tổ chức kiện: Văn hoá coi hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống chuẩn mực hành vi đơn với nhóm người cụ thể chia sẻ cách tập thể, bao gồm: giá trị văn hoá truyền thống bản, giá trị văn hoá thứ phát, nhánh văn hoá văn hoá + Những giá trị văn hoá truyền thống bản: Đó giá trị chuẩn mực niềm tin xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định cao, truyền từ đời qua đời khác trì qua mơi trường gia đình, trường học, tơn giáo, luật pháp nơi công sở… chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua tiêu dung hàng hoá cá nhân, nhóm người + Những giá trị văn hố thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực niềm tin mang tính “thứ phát” linh động hơn, có khả thay đổi dễ so với nhóm giá trị chuẩn mực đạo đức, văn hoá thứ phát thay đổi hay dịch chuyển tạo hội thị trường hay khuynh hướng tiêu dung mới, đòi hỏi hoạt động Tổ chức kiện phải bắt kịp khai thác tối đa + Các nhánh văn hoá văn hố: Có “tiểu nhóm” văn hố ln ln tồn xã hội họ sở quan trọng để hình thành nhân rộng đoạn thị trường Những nhóm chia sẻ hệ thống giá trị 58 58 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 văn hố – đạo đức – tơn giáo… đó, dựa sở kinh nghiệm sống hay hồn cảnh chung, phổ biến Đó nhóm tín đồ tơn giáo hay giáo phái đó, nhóm thiếu niên, nhóm phụ nữ làm… Nói chung, giá trị văn hố chủ yếu xã hội thể quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giá người thân mình, mối quan hệ người với nhau, thể chế xã hội nói chung, thiên nhiên giới Ngày người có xu trở với cộng đồng, hoà nhập chung sống hồ bình, bảo trì, phát triển thiên nhiên, mơi trường sinh thái Sự đa dạng hố, giao thoa văn hố, sắc tộc tơn giáo khiến hoạt động Tổ chức kiện cần phải thích ứng để phù hợp với diễn biến Tóm lại, mơi trường tổ chức kiện vĩ mô rộng lớn ảnh hưởng nhiều mặt tới hoạt động Tổ chức kiện doanh nghiệp CÂU 15 • Mục tiêu tổ chức khai trương khánh thành Lễ khai trương đánh dấu khởi đầu doanh nghiệp Thông qua việc tổ chức lễ khai trương khánh thành mà doanh nghiệp quảng bá thương hiệu đến với khách hàng Buổi lễ khai trương coi cột mốc đánh dấu khởi đầu doanh nghiệp với hy vọng gặt hái nhiều thành công Thông qua buổi tổ chức lễ khai trương khánh thành mà doanh nghiệp quảng bá thương hiệu đến với đối tác khách hàng • Yêu cầu Quy trình tổ chức lễ khai trương Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề Đối với người muốn làm kiện yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với Từ thông tin 59 59 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 mà khách hàng/cấp cung cấp như: mục đích buổi tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng tham gia … bạn phải lên ý tưởng, thiết kế lên chương trình buổi khai trương phù hợp, đáp ứng yêu cầu mà cấp trên/khách hàng đưa ra, thu hút quan tâm người tham dự Lên kế hoạch Công việc mà cần phải tổ chức event nên kế hoạch thật chi tiết, cụ thể Từ việc kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra, bạn vào mà thiết lập nên hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp, xác tổ chức lễ khai trương Khi mà bạn xây dựng xong kế hoạch cơng việc thực trở nên tiện lợi, nhanh chóng đơn giản nhiều Lên nội dung cho buổi lễ khai trương Chắc chắn làm kinh doanh coi trọng hình ảnh doanh nghiệp, họ cố gắng gây dựng lên hình ảnh đẹp mắt khách hàng Và hội tốt cho họ, phát triển doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào buổi event khai trương Chính bạn cần phải lên nội dung độc đáo, đặc sắc,và ấn tượng Ví dụ bạn đan xen tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang, trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp bạn giúp cho khách hàng ghi nhớ tới buổi tổ chức lễ khai trương, khánh thành, tới doanh nghiệp lâu Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương o Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo sở văn hóa du lịch o Thiết kế banner, in ấn phát giấy mời o Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , hạng mục trang trí o Lên danh sách số lượng khách mời o Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ 60 60 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Tiến hành lễ khai trương Setup trang trí: o Trang trí khu vực bên ngoài: treo banner, cờ o Khu vực cổng chào o Khu vực tổ chức: thường lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm o Khu vực tiệc o Dọn dẹp vệ sinh Nội dung buổi lễ: Tiếp tân phải người chuyên nghiệp xử lý tình nhanh nhẹn, o đặc biệt ngoại hình phải ưa nhìn mặc đồng phục đón khách cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời o Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ o Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo o Thơng báo mục đích, ý nghĩa buổi lễ o Giới thiệu đại biểu tham gia lời phát biểu chủ doanh nghiệp o Tiến hành nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành o Tiếp tân tiễn khách về, tặng quà (nếu có) Kết thúc việc tổ chức lễ khai trương Dọn dẹp thiết bị vệ sinh khu tổ chức để trả mặt cho doanh nghiệp, địa phương Câu 16 Nội dung lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo Hội nghị, hội thảo cách làm event phổ biến công ty lựa chọn nhiều Có thể nói quy trình tổ chức kiện hội nghị, hội thảo không phức tạp, song yêu cầu cá nhân đơn vị tổ chức bắt buộc phải có chuẩn bị kỹ càng, cần có kế hoạch kiện thật cụ thể Với buổi hội thảo hội nghị thường quy trình gồm bước như: mở phát biểu đại biểu nhân vật đại diện, giới thiệu công ty, sản phẩm dịch vụ mục tiêu buổi hội nghị Kế tới phần thảo luận, chia sẻ cuối 61 61 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 tiết mục giải trí, tặng q Để quy trình thực chuyên nghiệp cần lên kế hoạch cho hạng mục tất yếu sau Đối tượng tham gia, tham dự Trong buổi hội nghị điều quan trọng khách mời, cần có khoản chi phí để in thiệp mời cơng tác đón khách mời vào buổi hội nghị Một đội ngũ PG khoảng tới 10 người phù hợp với buổi hội nghị, tuyển đội ngũ PG cần lưu ý thái độ ngoại hình đồng PG tránh lệch lạc, khơng ưa nhìn Kịch hội nghị Khi lên kế hoạch cho buổi hội thảo, hội nghị vấn đề mà nên tránh bắt buộc làm việc trước với MC người diễn thuyết Điều thống kịch buổi nói chuyện thời gian trình bày thuyết trình, buổi hội nghị hội thảo diễn suôn sẻ, thời gian không bị kéo dài Địa điểm Tùy theo kịch số lượng khách mà bạn buộc phải lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp bình thường với hội thảo hội nghị lớn cần tổ chức khách sạn trung tâm hội thảo Chi phí tương đối lớn gây khó khăn cho bạn muốn tập duyệt trước thức tổ chức, chi phí th tính từ thời điểm bắt đầu thức buổi hội nghị Chính thế, chọn lựa vị trí đừng quên tìm hiểu cụ thể tiện ích, lợi ích địa điểm để khai thác triệt để không gian, thiết bị bán ghế, đèn điện , đưa danh sách phần có phí phần khơng phí để có chiến lược chi phí thích hợp Thực quảng bá Sự kiện dù chuẩn bị chu đáo khơng có khách tham dự uổng công Bởi mà việc thực quảng bá cho kiện cần thiết Những phương pháp quảng bá ta tham khảo như: mạng xã hội, kênh quảng cáo tạp chí dùng email… Riêng với event có phí tham dự mức cao 62 62 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 buộc phải áp dụng phương thức gọi điện Có thể sử dụng roadshow, sampling để tăng hiệu cho truyền thông Nội dung lập kế hoạch tổ chức lễ mắt sản phẩm Chương trình lễ mắt sản phẩm thành cơng đóng vai trò quan trọng doanh nghiệp Thơng qua chương trình giới thiệu sản phẩm mà doanh nghiệp truyền tải ý nghĩa, thông điệp sản phẩm đến với vị khách mời, người tiêu dùng Chính thế, buổi lễ phải thành công, độc đáo Quy trình tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm Tìm hiểu sản phẩm Đầu tiên bạn cần phải làm trước muốn tổ chức buổi kiện mắt sản phẩm tìm hiểu giá trị sản phẩm đem lại, xác định đối tượng khách hàng cần hướng tới ai, từ lên ý tưởng truyền tải thông điệp mà khách hàng muốn gửi gắm Đồng thời nghiên cứu, phân tích đối thủ cạnh tranh, nhu cầu sản phẩm, xác định điểm mạnh yếu, tương đồng khác biệt sản phẩm bạn đối thủ để có chiến lược cụ thể Họp bàn với khách hàng ý tưởng, ý kiến đối tác đưa kết cuối cùng, bắt đầu xây dựng kịch chương trình cho buổi mắt giới thiệu sản phẩm Thời gian tổ chức Lựa chọn thời gian diễn buổi lễ quan trọng, bạn phải lựa chọn thời gian hợp lý để buổi lễ hiệu cao Một vài gợi ý nhỏ cho bạn nên lựa chọn thời gian vào cuối tuần để thu hút nhiều người tham gia Địa điểm tổ chức Đây yếu tố định thành bại tồn q trình Lựa chọn địa điểm để thu hút nhiều ý người Tuy nhiên vấn đề lại phụ thuộc nhiều vào nội dung buổi lễ ngân sách đầu tư doanh nghiệp mà có địa điểm tổ chức khác như: khách sạn, siêu thị, trời…để mang lại hiệu cao 63 63 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Setup chương trình Phong cách setup độc đáo, sáng tạo điểm cộng lớn cho bạn, mang lại dấu ấn khó quên cho khách mời, giúp họ ghi nhớ sản phẩm bạn lâu Ví dụ sản phẩm mỹ phẩm Cle De Peau, toàn không gian diễn kiện màu đen bí ẩn, khách tới tham gia yêu cầu trang phục màu đen… Thiết kế thiệp mời Hay từ việc thiết kế banner đến thiệp mời quan trọng, tạo cho khách mời ấn tượng ban đầu Nếu làm tốt bạn ghi điểm từ đầu Các tiết mục Những tiết mục độc đáo thú vị khiến cho chương trình giới thiệu sản phẩm thêm phần sinh động, hút người xem hơn, tránh tạo tiết mục tạo cảm giác nhàm chán Lời khuyên tốt cho bạn nên bố trí khéo léo tiết mục để tạo nên ngạc nhiên, hấp dẫn cho khách mời Trải nghiệm người dùng Trải nghiệm sản phẩm giúp cho khách hàng hiểu rõ, ghi nhớ lâu sản phẩm bạn từ họ giới thiệu cho người quen trải nghiệm thú vị Nên định đừng bỏ qua tiết mục buổi lễ giới thiệu sản phẩm Quy trình chung cho kiện Xác định mục đích, mục tiêu cho kiện Việc trước tiên bạn cần xác định mục đích kiện Mục đích phải tổ chức kiện, mục đích tổ chức kiện để làm gì? Để giới thiệu, mắt sản phẩm hay muốn truyền thơng tin thương hiệu tới cộng đồng hay nhóm người Mục tiêu: Sự kiện tổ chức cần đạt mục tiêu nào? Ví dụ số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán sau kiện… Xác định đối tượng 64 64 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Đây bước quan trọng, sở để lập kế hoạch cho kiện Đối tượng kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhóm đối tượng tham gia nhóm đối tượng tham dự Đối tượng tham gia nhân cho kiện: MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật, múa hát, thi cơng trang trí Đối tượng tham dự khách mời kiện Bạn cần chắn khách mời tới tham dự, gửi thư mời trước kiện tuần cho khách trước ngày diễn kiện gọi điện để xem phản hồi khách mời để chốt danh sách Xây dựng thông điệp kiện Bất với kiện việc truyền tải thơng điệp quan trọng, điểm nhấn đặc biệt để giới thiệu đến tất khách tham dự nội dung doanh nghiệp cần truyền tải Mỗi kiện cần hướng tới chủ đề định, bạn tận dụng vào dịp lễ tết, ngày kỷ niệm để kết hợp với thông điệp kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng Xác định thời gian địa điểm tổ chức kiện Sau xác định đối tượng nội dung thông điệp kiện, bước bạn cần xác định thời gian nào, địa điểm để tổ chức kiện hiệu nhất, nội dung thông điệp phải truyền tải nhiều cho đối tượng tham dự kiện Xây dựng chương trình tổ chức Dựa vào liệu xác định trên, xậy dựng chương trình tổ chức phù hợp cho kiện, hướng tới đối tượng mục tiêu, truyền tải thông điệp nhãn hàng mong muốn Nội dung chương trình bao gồm hạng mục lớn nhỏ Với kiện tổ chức lễ khai trương, hạng mục cần thiết trang trí thi cơng sân khấu, âm ánh sáng, MC, hoạt náo, nghệ thuật, trang bị phụ kiện cắt bang, thêm vào có múa lân khai trương, trống hội… Phân tích ngân sách Cân nhắc ngân sách cho kiện bạn để phù hợp với hạng mục cần có cho kiện Ngân sách cần mục riêng hợp đồng bạn ký kết 65 65 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 với công ty tổ chức kiện Sự thương lượng, đàm phán tốt giúp bạn có ngân sách hợp lý Những bước giúp bạn có kế hoạch cụ thể cho kiện Ngoài bạn cần đánh giá hiệu trước sau tổ chức kiện để có thêm kinh nghiệm cho kiện Quy trình tổ chức lễ khai trương, khánh thành cần tiến hành theo trình tự để đảm bảo thành cơng lớn cho kiện, bước giúp bạn nắm bắt nội dung buổi lễ khai trương, khánh thành bao gồm QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG Quy trình tổ chức lễ khai trương thực cách sáng tạo sở bước tổ chức kiện Để đánh dấu hoạt động công ty, nhà máy, doanh nghiệp, cửa hàng buổi lễ khai trương – khánh thành thật cần thiết nhằm công bố cho đối tác, khách hàng bạn hoạt động doanh nghiệp Event thực hiểu buổi lễ khai trương, khánh thành không để thỏa mãn nhu cầu người tham gia mà cơng cụ quảng bá thương hiệu bạn đến với đối tác khách hàng bạn Nhận thông tin từ khách hàng/cấp Người làm Event có thơng tin bản: Mục đích, lý tổ chức kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, yêu cầu Event từ xác định hướng cho công việc tổ chức kiện Phân tích & tư vấn Hình thành chủ đề, ý tưởng cho buổi lễ khai trương chi phối toàn kiện 66 66 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Báo giá Giá dịch vụ tổ chức lễ khai trương phụ thuộc vào số lượng nhân sự kiện, phụ thuộc vào số lượng thiết bị kiện Ngồi giá phụ thuộc vào hạng mục kèm khác: tổ chức tiệc ăn uống kèm theo Chúng lập kế hoạch & ngân sách chi tiết triển khai yếu tố kỹ thuật để thực chương trình Ký hợp đồng Ký kết hợp đồng, thống hạng mục kiện Chuẩn bị cho lễ khai trương - Lên danh sách số lượng khách hàng mời - Khảo sát địa điểm - Thiết kế in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới, banner, bannerol, backdrop sân khấu - Viết kịch cho buổi lễ - In ấn phát hành thư mời - Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo Sở văn hóa du lịch Tiến hành tổ chức lễ khai trương + Thi cơng dàn dựng trang trí - Bên khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ - Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier thảm đoe, kiểng lối vào Khu vực lễ 67 67 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 - Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí - Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành - Khu vực tiệc (nếu có) - Dọn dẹp vệ sinh + Nội dung lễ khai trương - Tiếp tân (có thể bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phục đón khách cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời - Lân sư rồng đón khách múa trống mở (nếu khách yêu cầu) - Văn nghệ chào mừng - Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình bên Tổ chức cung cấp) - Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa buổi lễ - Giới thiệu đại biểu - Giới thiệu phát biểu doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương ) - Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt - Tiếp tân tiễn khách về, tặng quà (nếu có) Kết thúc buổi lễ khai trương - Tháo dỡ thu gọn tất thiết bị - Dọn dẹp vệ sinh trả mặt cho doanh nghiệp, địa phương 68 68 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 Những hạng mục nên có tổ chức lễ khai trương: - Thiết kế sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu - Cho thuê thảm lót sàn, cổng hơi, rối - Cho thuê cắt băng khánh thành - Thiết kế hệ thống nhà bạt, nhà dù - Cung cấp, cho thuê ghế ngồi đại biểu - Cung cấp MC dẫn chương trình - Đoàn múa lân sư rồng, trống hội: chúc mừng phát lộc phát tài - Cung cấp PG tiếp đón khách tham dự Ra mắt sản phẩm Xử lý thông tin yêu cầu đối tác quảng bá sản phẩm rõ ràng xác Lên kế hoạch tìm hiểu sản phẩm muốn tổ chức giới thiệu: Đối tượng sử dụng sản phẩm, quy trình sản xuất, ưu điểm trội sản phẩm thông điệp công ty sản xuất muốn gửi gắm qua sản phẩm mắt Cũng so sánh, phân tích đối chiếu dòng sản phẩm loại mà doanh nghiệp sản xuất Kết hợp với doanh nghiệp có nhu cầu quảng bá sản phẩm để thống từ lên ý tưởng, kịch cho chương trình giới thiệu sản phẩm Tiến hành thực hiện: Tìm địa điểm tổ chức, xếp thời gian tổ chức bố trí nguồn lực cho buổi mắt thức sản phẩm Đây khâu quan trọng định đến thành công buổi tổ chức Những thiết kế sân khấu trưng bày sản phẩm mới, hình ảnh, âm kiện quảng bá sản phẩm phần thiếu Những poster, bảnh hiệu dán hay phát cho người tham dự nắm lịch trình buổi giới thiệu có sức thuyết phục giữ chân khách hàng lại lâu Đội 69 69 Độc quyền  Photo Sỹ Giang 0986 388 263 ngũ nhân lực từ đạo diễn chương trình đến ekip thực hiện: MC, nhóm múa, đội kỹ thuật máy móc trường hậu kỳ hay đội chuyên xử lý rủi ro vị trí nhân lực khơng thể thiếu cho chương trình tổ chức giới thiệu sản phẩm thành cơng Xử lý kết thúc hậu chương trình: Những cơng việc lại tổ chức kiện giới thiệu sản phẩm thực sau chương trình thành cơng diễn ra: cảm ơn khách hàng, trao quà kỷ niệm sau thu dọn sân khấu việc cần tập trung thực Tiến hành rút kinh nghiệm nêu ưu điểm đoàn thực tổ chức kiện học động lực cố gắng để làm tốt chương trình 70 70 ... tinh - chắn khách hàng không phật ý bạn giải thích lý để họ hiểu) Ngồi vấn đề khác như: vấn đề kỹ thuận, vấn đề dịch vụ, truyền thông, thông tin sai lệch thi p mời, vấn đề truyền thơng… Những tình... hiệu quản ngành kiện rút kinh nghiệm từ sai xót phát huy điểm mạnh thực - kiện biết kiện có theo mục đích hay khơng tầm ảnh hưởng tới xã hội Sự kiện thực ngân sách dự toán thời gian khơng? + Sự kiện. .. Điểm đỗ xe quan trọng cần thi t cơng tác tổ chức kiện, góp phần không nhỏ vào thành công kiện Nhà tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xe thuận lợi cho khách tham dự Công việc không đơn giản bến xe tĩnh