NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƢ VIỆN - VĂN PHÒNG Giáo trình: QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần: NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (Lƣu hành nội bộ) Thành phố Hồ Chí Minh, 2014 Chƣơng CÁC NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CƠ BẢN 3.0 Khái quát 3.1 Quản trị thông tin 3.2 Quản trị nguồn nhân lực 3.3 Quản trị dự án 3.4 Quan hệ công chúng 3.5 Tổ chức hội nghị, hội họp; tổ chức kiện 3.5 Kĩ thuật soạn thảo văn 3.6 Quản lí văn tài liệu 3.7 Lễ tân, giao tiếp hành 3.8 Một số công việc hành khác 3.9 Tóm tắt 3.10 Thực hành Văn phòng đơn vị cấu tổ chức quan, tổ chức, doanh nghiệp với chức năng, nhiệm vụ tƣơng đối rộng nhƣ trình bày chƣơng Để thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng đƣợc bố trí đội ngũ nhân phù hợp với khối lƣợng công việc, với yêu cầu nghiệp vụ ngày cao Điều đặt yêu cầu để quản trị đƣợc văn phòng cần phải nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng nhƣ quản trị thông tin, công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản trị nhân sự… để quản lý điều hành văn phòng đƣợc hiệu Trong chƣơng đề cập tới nghiệp vụ hành văn phòng đƣợc thực phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam nhƣ nƣớc khu vực 3.1 Quản trị thông tin 3.1.1 Thông tin 3.1.1.1 Khái niệm Thông tin đối tƣợng thƣờng dùng Có nhiều loại thông tin khác nhau, loại thông tin có cách hiểu riêng phạm vi, hiệu nhƣ vai trò tác dụng định Hiểu cách đơn giản thông tin trao đổi ngƣời với môi trƣờng để làm dễ dàng cho thích nghi ngƣời Từ quan điểm khác nhau, nêu khái niệm mang tính khoa học thông tin; "thông tin liệu có ý nghĩa sử dụng để biểu thị vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có định nhằm đạt mục đích mong muốn" 3.1.1.2 Phân loại thông tin Hàng ngày văn phòng phải tiếp nhận phân phối nhiều loại thông tin khác Thông tin trình thông tin doanh nghiệp quan trọng, phức tạp, phong phú đa dạng Muốn thực công việc cách khoa học, tránh chồng chéo phân loại luồng tin nhiệm vụ quan trọng trình quản trị Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu chủ thể quản lý thông tin, tuỳ trƣờng hợp, hoàn cảnh cụ thể * Phân loại theo nguồn thông tin - Thông tin bên ngoài: bao gồm thông tin kinh tế, trị, xã hội, sách, định hƣớng nhà nƣớc… - Thông tin nội bộ: thông tin tổ chức nhân sự, kế toán tài chính, sản xuất, dự trữ… * Phân loại theo tính chất đặc điểm sử dụng - Thông tin tra cứu: thông tin tra cứu thông tin đƣa đến cho ngƣời tiếp nhận nội dung có tính quy ƣớc, kinh nghiệm cho hoạt động điều hành - Thông tin thông báo: loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận xác nhận, hiểu biết định vấn đề để họ chủ động để sản xuất biện pháp ứng xử có hiệu * Phân loại theo kênh tiếp nhận - Nguồn thông tin có hệ thống nguồn thông tin đem đến cho ngƣời nhận theo thời gian định trƣớc với thông số quy ƣớc chung mang tính phổ cập (bản tin, công báo, báo cáo thống kêđƣợc duyệt, thông tin tình hình kinh doanh hàng tháng, hàng quý…) - Nguồn thông tin hệ thống nguồn thông tin đƣa đến cho ngƣời nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trình sản xuất kinh doanh xảy thị trƣờng, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời, nằm dự kiến ngƣời nhận tin * Phân loại theo đặc điểm nội dung chuyên môn, theo lĩnh vực hoạt động - Luồng thông tin quy phạm pháp luật - Luồng thông tin khoa học kỹ thuật - Luồng thông tin trị - xã hội - Các luồng thông tin khác 3.1.1.3 Mô hình thông tin Đối với tổ chức lớn mô hình thông tin quản trị phức tạp Để xây dựng mô hình thông tin quản trị tổ chức có hiệu thƣờng ngƣời ta lựa chọn kiểu mô hình sau: - Mô hình thông tin tập trung: mô hình tất thông tin đến đƣợc gom đầu mối trung tâm thông tin - Mô hình thông tin trực tiếp: mô hình tổ chức thông tin gửi nhận đƣợc thực trực tiếp bên gửi bên nhận - Mô hình thông tin phân tán: mô hình thông tin đƣợc tập trung thu thập xử lý theo đơn vị thành viên - Mô hình thông tin kết hợp: mô hình kết hợp kiểu tổ chức thông tin theo ba cách Mỗi mô hình thông tin có ƣu nhƣợc điểm điều kiện áp dụng riêng Chính tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp có hiệu cho 3.1.1.4 Vai trò thông tin doanh nghiệp Thông tin có vai trò quan trọng quản trị Nhiều công trình nghiên cứu tổ chức muốn hoạt động quản trị có hiệu điều thiếu đƣợc phải xây dựng hệ thống thông tin tốt Hơn hiệu kinh doanh việc đầu tƣ vào hệ thống thông tin thƣờng cao Chính mà ngày hầu nhƣ công ty không tiếc tiền đầu tƣ mua sắm phƣơng tiện kỹ thuật điện tử đại nhằm nâng cao hiệu chất lƣợng hệ thống thông tin quản trị Vai trò thông tin thể rõ phƣơng diện sau:  Vai trò việc định Ra định công việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản trị Để đƣợc định đắn nhà quản trị cần nhiều thông tin Thông tin giúp cho nhà quản trị giải đắn có hiệu vấn đề sau: - Nhận thức vấn đề cần phải định - Xác định hội, mối hiểm nguy kinh doanh - Xác định sở, tiền đề khoa học cần thiết để định - Lựa chọn phƣơng án  Vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành kiểm soát Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành kiểm soát, thông tin có vai trò quan trọng phƣơng diện sau: - Nhận thức vấn đề; - Cung cấp liệu; - Xây dựng phƣơng án; - Giải vấn đề; - Uốn nắn sửa chữa sai sót, lệch lạc; - Kiểm soát  Vai trò phân tích, dự báo phòng ngừa rủi ro Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có tầm quan trọng đặc biệt Để phòng ngừa rủi ro có hiệu thông tin lại có ý nghĩa lớn lao lĩnh vực sau: - Phân tích - Dự báo - Xây dựng phƣơng án phòng ngừa rủi ro Thông tin định thành bại doanh nghiệp Thông tin sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh thực kế hoạch đạt hiệu Thông tin trực tiếp giúp cho hoạt động tác nghiệp hàng tháng doanh nghiệp Ngoài tham gia đóng góp trực tiếp công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ hoạt động chuyên môn (nhƣ sản xuất, kinh doanh sản phẩm, mặt hàng khác nhau, phát triển thị trƣờng tiêu thụ, mở rộng khai thác dịch vụ), thông tin ngày khẳng định vai trò tích cực, có tính định, hoạt động quản lý điều hành, môi trƣờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt xu khu vực hoá, toàn cầu hoá Với nhà lãnh đạo quản lý cấp, hệ thống thông tin ngày thể khẳng đinh vai trò trợ giúp tích cực thay đƣợc Bằng phƣơng tiện thông tin đa dạng, ngày đại ngƣời thƣờng xuyên thâu tóm đƣợc đầy đủ thông tin thô, phát minh, đến thông tin thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành bƣớc phân tích, tổng hợp, phục vụ kịp thời có hiệu Ngày nay, thông tin đƣợc xem nhƣ ngƣời cố vấn sáng suốt trung thực, đáng tin cậy, thực cần thiết cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp 3.1.2 Quản trị thông tin 3.1.2.1 Khái niệm Quản trị thông tin việc tổ chức sử dụng phƣơng thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến loại bỏ cách hiệu thông tin tổ chức Các thông tin bao gồm ghi đƣợc cấu trúc lẫn thông tin chƣa đƣợc cấu trúc Thông qua quản trị thông tin, tổ chức đảm bảo giá trị thông tin đƣợc xác lập sử dụng tối đa để hỗ trợ cho hoạt động nội tổ chức nhƣ góp phần nâng cao hiệu phận cung cấp thông tin 3.1.2.2 Nội dung quản trị thông tin  Phạm vi: Quản trị thông tin bao gồm lĩnh vực nhƣ sau: - Quản trị nguồn thông tin: Tất nguồn thông tin nói cần phải đƣợc quản lý Việc quản lý thông tin tổ chức phải đảm bảo tất nguồn thông tin đƣợc biết tới trách nhiệm phải đƣợc định cho họ - Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin tổ chức mà điển hình chịu trách nhiệm chức cung cấp thông tin tổ chức tự quản lý đƣợc nhận từ nhà cung cấp dịch vụ bên Quản trị thông tin tổ chức phải đƣợc hoạt động nhƣ “Khách hàng am hiểu” sản phẩm dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức cần - Quản trị xử lý thông tin: Tất trình kinh doanh làm gia tăng hoạt động liên quan đến nguồn thông tin tổ chức Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lƣu trữ, xoá bỏ nén thông tin cần phải đƣợc kiểm soát hợp lý tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin - Quản trị tiêu chuẩn thông tin sách: Tổ chức cần phải xác định tiêu chuẩn sách quản trị thông tin Những tiêu chuẩn sách thƣờng đƣợc phát triển nhƣ nhân tố chiến lƣợc thông tin tổ chức Chính sách quản trị quản lý quy trình tráh nhiệm quản trị thông tin tổ chức: sách tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin tổ chức  Phân loại thông tin quản trị - Thông tin đầu (output) Thông tin đầu thông tin chuyển cho phận cá nhân khác Thông tin đầu gồm hai loại:  Những thông tin phải chuyển không cần kiểm soát (đó thông tin mà đối tác cần, thông thƣờng thông tin dành cho “khách hàng”),  Những thông tin mà cần phải kiểm soát (thƣờng thông tin chuyển cho “nhà cung cấp” Một số loại thông tin đầu kể gồm:  Thông tin gửi khách hàng bên  Thông tin gửi khách hàng nội  Thông tin theo hàng ngang  Thông tin cho phận chức  Thông tin cho cấp (để báo cáo công việc)  Thông tin cho cấp dƣới (để thực công việc V.v…  Theo dõi thông tin đầu (dùng sổ theo dõi thông tin đầu ra) Chỉ cần theo dõi với thông tin mà cần kiểm soát dùng sổ giao việc, sổ giao thông tin…để kiểm soát thông tin đầu Các nội dung cần phải kiểm soát là: thời gian chuyển giao, ngƣời nhận, ngày cần phản hồi (feedback), kết quả, diễn giải (theo dõi) -Thông tin đầu vào (input): Thông tin đầu vào bao gồm thông tin cần để thực công việc, thông tin mà phải thực công việc Cả hai loại thông tin cần thiết cho trình thực công việc cá nhân cần thiết phải kiểm soát Các thông tin cần phải thực nên đƣợc ghi nhận sổ tiếp nhận xử lý thông tin 3.1.2.3 Ý nghĩa quản trị thông tin Thông tin nguồn lực then chốt tổ chức với nguồn nhân lực, tài nguồn lực hữu hình khác Thông tin vấn đề kinh doanh Thông qua quản trị có hiệu nguồn thông tin hệ thống thông tin tổ chức, nhà quản lý tổ chức có thể: - Tăng thêm giá trị cho dịch vụ cung cấp tới khách hàng - Giảm thiểu rủi ro hoạt động - Giảm chi phí trình hoạt động cung cấp dịch vụ - Khuyến khích đổi trình hoạt động nội cung cấp dịch vụ cho bên 3.1.2.4 Các nguyên tắc quản trị thông tin  Nguyên tắc đảm bảo tính xác thông tin Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác trƣớc đến đƣợc ngƣời sử dụng cuối cùng, đảm tính xác, trung thực thông tin yếu tố quan trọng Để đảm bảo tính xác thông tin cần phải tạo thông tin văn bản, hạn chế thông tin “phi thức” Những yếu tố hạn chế tính xác: - Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn Ví dụ, Giám đốc yêu cầu trƣởng phòng nhắc nhân viên đảm bảo định mức lao động, nhƣng trƣởng phòng quên không triển khai dẫn tới định mức lao động không đƣợc thực theo kế hoạch - Các thông tin văn không rõ nghĩa thiếu thông tin làm ngƣời sử dụng thông tin hành động sai chƣa theo yêu cầu  Nguyên tắc phản hồi - Phản hồi ý kiến nhận đƣợc thông tin - Phản hồi kết phần - Phản hồi làm không hạn  Nguyên tắc chứng chuyển giao Việc chuyển giao thông tin văn lời nói Trong việc chuyển giao, chứng trình chuyển giao thông tin quan trọng Do vậy, hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có chứng để chứng minh Tại phải có chứng? Vì: - Khách hàng khiếu nại họ chƣa nhận đƣợc thông tin - Bằng chứng kết thực công việc bị khiếu nại - Truy tìm nguồn gốc cần tìm lại thông tin 3.1.2.5 Các trình thực quản trị thông tin Yêu cầu chƣơng trình quản trị thông tin tổ chức phải nhận thức đầy đủ nhu cầu nhƣ tài sản thông tin mà tổ chức có việc thực việc kiểm tra thông tin Tổ chức cần phải xem xét yêu cầu thông tin toàn phận chức kinh doanh nên áp dụng phƣơng pháp tiếp cận theo “vòng đời” xem xét việc sử dụng thông tin kinh doanh *Cách tiếp cận - Loại thông tin nắm giữ thông tin đƣợc phân loại nhƣ nào? - Các loại thông tin cần thu thập tạo trình kinh doanh? - Các thông tin đƣợc lƣu trữ trì nhƣ nào? - Các thông tin đƣợc truy cập nhƣ nào, theo cách nào? - Các thông tin đƣợc loại bỏ nhƣ dƣới cho phép ai? - Chất lƣợng thông tin đƣợc trì nhƣ (tính xác, quán, thời hạn lƣu hành v.v…) - Làm để thông tin dễ dàng truy cập ngƣời tổ chức? - Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt trình liên quan đến quản trị thông tin? - Làm để tất nhân viên nhận thức đƣợc trách nhiệm họ quản trị thông tin? *Các hoạt động chủ yếu quản trị thông tin bao gồm: - Phân tích hoạt động - Xác định nhu cầu thông tin - Xây dựng kho thông tin - Xác định thông tin thừa thiếu - Duy trì danh mục nội dung thông tin - Xác định chi phí giá trị thông tin tổ chức - Ghi xếp kỹ chuyên môn - Khai thác tiềm thông tin tổ chức 3.1.3 Biện pháp nâng cao hiệu quản trị thông tin Xuất phát từ yêu cầu quản lý, ngƣời ta định việc thu thập thông tin, xử lý, lƣu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin nhƣ nào? Nhƣ tất thông tin đƣợc đánh giá, xem xét nhƣ nhau, vai trò ý nghĩa chúng khác nhau, kể công dụng trƣớc mắt lâu dài Số lƣợng thông tin vô cùng, đó, khả thu thập phân tích, xử lý, lƣu trữ trang thiết bị, cho dù mạnh đến hữu hạn Bởi vậy, định nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin quan trọng Chỉ sở định đúng, có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng khai thác cách có hiệu quả, tránh đƣợc lãng phí không cần thiết Ngày nay, việc nhà quản trị dựa sơ liệu thông tin thu thập đƣợc từ nhiều nguồn để đề định kịp thời cho hoạt động doanh nghiệp không điều mẻ hoạt động quản trị Nhƣng điều cốt lõi thông tin mà doanh nghiệp thu thập đƣợc có sử dụng đƣợc hay không? Nhƣ doanh nghiệp cần có giải pháp để thông tin đƣợc thu thập cách khoa học đảm bảo chất lƣợng Để thực điều doanh nghiệp cần phải: - Xem xét doanh nghiệp có quản trị chiến lƣợc chƣa, chƣa, bƣớc doanh nghiệp nên xây dựng chức Nếu có, DN nên đánh giá lại hoạt động chức Đây sở để doanh nghiệp tiếp tục xây dựng chức quản trị thông tin môi trƣờng - Khi tiếp hành thu thập thông tin cần thiết DN cần thực trình tự theo bƣớc sau:  Xác định mục đích thu thập thông tin  Phân loại thông tin cần thu thập  Xác định nguồn cung cấp thông tin  Xác định đối tƣợng thực việc thu thập thông tin  Xử lý, phân tích đánh giá thông tin thu thập đƣợc  Đƣa dự báo chuyển giao cho nhà quản trị có trách nhiệm  Thuê chuyên gia để đánh giá thông tin thu thập đƣợc để đảm bảo tính khách quản cho thông tin  Thực công tác kiểm tra xuyên suốt trình thu thập thông tin Để thông tin sử dụng thai thác có hiệu quả, điều trƣớc tiên thông tin phải có chất lƣợng, cụ thể phải đáp ứng đủ nguyên tắc sau: - Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải đầy đủ, nghĩa phải phản ánh đƣợc tất khía cạnh cần thiết, không để xảy tình trạng cung cấp vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc đối tƣợng đƣợc quan tâm đến Tính đầy đủ thông tin thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ dẫn đến định hành động không đáp ứng với đòi hỏi tình hình thực tế Dĩ nhiên, muốn có danh mục thông tin đầy đủ, từ đầu nhà quản lý phải có định hƣớng đắn, khách quan, quy định phải dựa phƣơng pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả thuyết phục Hơn để hoạt động mang tính hiệu tiết kiệm, thông tin phải hàm nghĩa không dƣ thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian Thực điều không đơn giản chút chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn - Thông tin phải kịp thời linh hoạt Thông tin kịp thời nghĩa phải thu thập lúc, phản ánh thực trạng đối tƣợng (theo góc độ thời gian) để ngƣời quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý thấy cần thiết Thông tin không kịp thời không giúp đƣợc cho vịêc định, mà gây nhiều phiền toái, rắc rối có tác động tiêu cực khác Ví nhƣ cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả tiền tới phút khách hàng nhanh Tuy nhiên, khái niệm kịp thời đƣợc nói đến tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học kỹ thuật cụ thể (của ngƣời, trang thiết bị phƣơng pháp mà ngƣời sử dụng điều khiển trang bị nhƣ định cần thiết) Công nghệ thông tin đại với trợ giúp phƣơng tiện truyền thông, đa phƣơng tiện tạo đƣợc khả giúp ngƣời vƣợt qua hạn chế thời gian không gian, khắc phục khó khăn việc thu thập thông tin kịp thời nói Có thể nói thông tin kịp thời định thắng lợi cho quản lý tới 50% - Thông tin phải đảm bảo tính xác trung thực: Thông tin phải trung thực nghĩa thông tin phải xác, khách quan, sử dụng đƣợc phải hợp với yêu cầu Thông tin cần đƣợc đo lƣờng xác tiết hoá đến mức độ cần thiết làm cho việc định đƣợc đắn mà tiết kiệm đƣợc chi phí Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan đối tƣợng quản lý môi trƣờng xung quanh để trở thành kim nam tin cậy cho quản trị - Thông tin phải có độ tin cậy cao Thông tin có độ tin cậy cao thể mặt độ xác thực độ xác Thông tin độ tin cậy dĩ nhiên gây cho tổ chức hậu xấu Chẳng hạn nhân viên kinh doanh cung cấp số liệu thống kê không xác dẫn đến sai phạm nghiêm trọng ảnh hƣởng lớn đến kết kinh doanh doanh nghiệp - Thông tin phải gắn theo mạch Thông tin phải đựơc gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghĩa phải nằng sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tƣ ngƣời, làm cho chủ thể quản lý xem xét đối tƣợng quản lý với toàn tính phức tạp, đa dạng nó, điều chỉnh hoạt động đối tƣợng quản lý cho phù hợp với tình cụ thể Vì xét hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian thông tin tiêu chuẩn quan trọng Mọi tuỳ tiện, vô trật tự không làm giảm bớt, chí triệt tiêu giá trị thân thông tin đó, mà kéo theo lộn xộn, rắc rối hậu nặng nề khác Do đó, công nghệ đại độ chuẩn xác phải đƣợc đề cao, tính trật tự, tổ chức thông tin điều kiện xem nhẹ 3.2 Quản trị nguồn nhân lực 3.2.1 Khái niệm, đối tƣợng- mục tiêu Quản trị nhân lực 3.2.1.1 Khái niệm Bất tổ chức đƣợc tạo thành thành viên ngƣời hay nguồn nhân lực Do đó, nói nguồn nhân lực tổ chức bao gồm tất ngƣời lao động làm việc tổ chức đó, nhân lực đƣợc hiểu nguồn lực ngƣời mà nguồn lực bao gồm thể lực trí lực Thể lực sức khỏe thân thể, phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khỏe ngƣời, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc nghỉ ngơi, chế độ y tế Thể lực ngƣời tùy thuộc vào tuổi tác, thời gian công tác, giới tính… Trí lực sức suy nghĩ, hiểu biết, tiếp thu kiến thức, tài năng, khiếu nhƣ quan điểm, lòng tin, nhân cách ngƣời Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc tận dụng tiềm thể lực ngƣời không thiếu lãng quên nói nhƣ đƣợc khai thác đến mức gần cạn kiệt Sự khai thác tiềm trí lực ngƣời mức mẻ, chƣa cạn kiệt, kho tàng nhiều bí ẩn ngƣời Có nhiều cách hiểu quản trị nhân lực (còn gọi quản trị nhân sự, quản lý nhân sụ, quản lý nguồn nhân lực) Khái niệm quản trị nhân lực đƣợc trình bày nhiều góc độ khác nhau: 10 điện tử thƣờng đƣợc đánh đồng với văn phòng ảo, bao gồm việc sử dụng công nghệ không dây phép ngƣời làm việc từ nơi máy tính xách tay kết nối không dây đáng tin cậy Một lợi ích văn phòng điện tử khả dựa vào tài liệu để quản lý công việc kinh doanh khác Ví dụ, kế toán toán chuyên nghiệp làm giảm đáng kể việc sử dụng sổ sách kế toán cứng truyền thống cách sử dụng phần mềm kế toán tích hợp tất cả: đơn đặt hàng , tạo hoá đơn, chuyển khoản Theo cách nhƣ thế, nhân viên bán hàng đƣợc hƣởng lợi từ việc sử dụng văn phòng điện tử cách sử dụng sở liệu doanh số bán hàng trì tập giấy khách hàng tiềm khách hàng có Thậm chí nhiều nhiệm vụ văn thƣ nhƣ viết thƣ chuẩn bị thuyết trình đƣợc thực điện tử, tiếp tục giảm tiêu thụ giấy dễ dàng để bảo quản liệu tổ chức, đảm bảo tài liệu hay hồ sơ dễ thấy, dễ lấy Cùng với việc giảm tiêu thụ giấy liên quan đến thực nhiệm vụ khác nhau, môi trƣờng văn phòng điện tử cung cấp mức độ bảo mật cao Ngƣời dùng mật bảo vệ tài liệu khác nhau, giới hạn quyền truy cập vào sở liệu với mật mã, chí khóa tập tin đƣợc đặt vào số giải pháp lƣu trữ liệu từ xa cách mã hóa truy cập số cách Trong không đơn giản, mức độ bảo mật thƣờng đƣợc xem cải tiến việc sử dụng tủ khóa hồ sơ, két hầm kho đƣợc thƣờng đƣợc sử dụng trƣớc đời máy tính để bàn Trong văn phòng điện tử loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy môi trƣờng kinh doanh, mà sử dụng có trách nhiệm chƣơng trình phần mềm mạng lƣới công ty, làm giảm đáng kể cần thiết việc trì tài liệu Văn đƣợc in cần thiết, nhiên không gian cần thiết để thiết lập văn phòng điện tử nhỏ đáng kể so với văn phòng bàn giấy Trong số ngành công nghiệp, việc sử dụng văn phòng ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa vị trí trung tâm, lợi ích mà làm giảm chi phí hoạt động Hiện nay, phần mềm công cụ xã hội tăng suất làm việc nhân viên văn phòng Ví dụ, đại diện dịch vụ khách hàng giao dịch với khách hàng với câu hỏi kỹ thuật cần liên lạc với khách hàng thời điểm điện thoại, nhƣng dễ dàng để xử lý hai nhiều khách hàng đồng thời phƣơng tiện hỗ trợ nhanh chóng tức thời Các ngành công nghiệp văn phòng dựa toàn hệ thống ảo có hiệu lớn Ví dụ văn phòng luật, đặc biệt kể từ giá khách hàng sẵn sàng trả thông qua mạng Một số gia công phần mềm hợp pháp cung cấp dịch vụ rẻ nhiều mà hoàn thành nhiệm vụ định Các hợp đồng luật công cụ kỹ thuật số quét tài liệu trình thực dịch vụ đảm bảo công việc tiến triển khách hàng luật sƣ không trực tiếp gặp mặt c.Thiết kế Văn phòng ảo Văn phòng ảo nhanh chóng trở thành loại văn phòng ƣa thích hầu hết doanh nghiệp tổ chức Phát triển tuyệt vời xuất nhƣ kết nhu cầu 195 ngày tăng cho tùy chọn đa dạng cách thức không gian văn phòng đƣợc thiết lập Sử dụng quản lý văn phòng ảo không mang lại ý nghĩa tốt môi trƣờng làm việc mà cho phép ngƣời tùy chỉnh để phù hợp với công việc văn phòng nhƣ lịch trình cá nhân ngƣời Công nghệ đằng sau văn phòng ảo kết hợp đơn giản nhƣng chi tiết ý tƣởng xử lý tất công việc với đầy đủ chức văn phòng bình thƣờng chí tích cực bổ sung thêm chức Toàn khái niệm dựa việc sử dụng internet làm để kết hợp với nguồn lực sẵn có khác để làm cho phát triển giải pháp hoàn toàn đáng tin cậy mà không yêu cầu không gian văn phòng Mặc dù phần lớn dựa internet, văn phòng ảo không phụ thuộc hoàn toàn vào Còn có có điện thoại hay thƣ truyền thống đƣợc sử dụng cần thiết đầu vào ngƣời vật lý cho có sự xếp hợp lý phát huy lợi Tuy nhiên, internet nguồn lực tất nó, chức văn phòng ảo Tất chức văn phòng ảo đƣợc thiết lập phù hợp với số tiêu chuẩn để làm cho chƣơng trình xử lý hoạt động văn phòng cách dễ dàng Kể từ ngƣời lao động công việc văn phòng ảo từ địa điểm xa (chủ yếu từ nhà), có nhu cầu khả công nghệ mà kết nối đƣợc Đây nơi mà phần mềm trang web phối hợp hoạt động Bất kỳ tìm cách để tạo không gian văn phòng ảo cần phải kết hợp sử dụng số chƣơng trình phần mềm địa web đáng tin cậy để công nhân kết nối với kết nối ông chủ, nhà quản lý có hiệu Ngoài có nhu cầu để đến với hệ thống trò chuyện, thảo luận đáng tin cậy để đảm bảo tất câu hỏi nêu đƣợc trả lời thời gian sớm Những câu hỏi từ ngƣời lao động thời gian dài thời gian cho phép mà không đáp ứng thực ảnh hƣởng đến số lƣợng công việc họ làm, chất lƣợng chí động lực họ, điều phá hoại lợi ích đƣợc xếp, lên kế hoạch cho văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp Công nghệ không tính đến nhu cầu ngƣời lao động; mà cần thiết tào nên cho hệ thống đáng tin cậy để chăm sóc khách hàng Trong thực tế , điều quan trọng điều khác Sự hài lòng khách hàng sở thành công doanh nghiệp, phải sử dụng công nghệ để đảm bảo văn phòng ảo thân thiện với khách hàng Điều liên quan đến việc thiết lập hệ thống mà cho phép khách hàng truy cập thông tin doanh nghiệp Cần có tiếp viên chờ để đáp ứng gọi họ tiếp viên bận rộn, cần có hệ thống thƣ thoại đáng tin cậy Nếu có nhiều gọi để xử lý doanh nghiệp ảo, sau bạn nên xem xét sử dụng dịch vụ trung tâm gọi tổ chức, thuê dịch vụ Một văn phòng ảo chạy phụ thuộc vào cách doanh nghiệp sử dụng tùy chọn đa dạng công nghệ, cung cấp cho phận doanh nghiệp hoạt động tốt Sử dụng tài nguyên tốt việc lựa chọn cách khôn ngoan 5.2.4 Về phƣơng diện ngƣời (People) 196 Văn phòng đại phải đủ yếu tố bản: ngƣời, tài sản trang thiết bị công nghệ Có trang bị kỹ thuật đại ngƣời đƣợc đào tạo bản, chủ động áp dụng công nghệ công tác đại thành công Do đó, đại hóa cần tập trung cho ngƣời Con ngƣời đối tƣợng văn phòng đại, phải tập trung đào tạo ngƣời để tự ngƣời thay đổi thói quen, nâng cao lực tham mƣu, chủ động làm tốt công tác phục vụ tảng lấy tăng suất lao động hiệu công việc làm mục tiêu phấn đấu Hiện nay, việc trang bị sở vật chất kỹ thuật tƣơng đối đáp ứng yêu cầu công việc văn phòng theo hƣớng đại, với trợ giúp công nghệ thông tin Vấn đề quan trọng phải tổ chức, xếp lại máy, phân công lao động hợp lý, giao việc phải gắn với kiểm tra để phát huy nhân tố ngƣời Đó mục tiêu tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, động, linh hoạt hiệu sở cải tiến định mức hợp lý, tiến Xây dựng văn phòng đại phải đồng từ xuống, trụ sở quan đơn vị sở trực thuộc Văn phòng đại phải hƣớng đến mục tiêu khắc phục tình trạng lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí quản lý điều hành nhằm bảo đảm công việc trôi chảy, có chất lƣợng hiệu Nhân viên văn phòng đại phải đƣợc tạo điều kiện tối đa để phát huy tính sáng tạo, tìm kiếm giải pháp tối ƣu để đạt hiệu cao nhất; tập trung thời gian công sức hoàn thành tốt nhiệm vụ thân văn phòng Mỗi ngƣời phải đƣợc đào tạo lại để chuyển dần cách thức làm việc theo thói quen dựa dẫm, trông chờ giao việc sang chế độ chuyên gia trực tuyến tránh nhiều tầng nấc trung gian Cần nhanh chóng ban hành quy định, quy tắc xử sự, chế độ trách nhiệm văn phòng đại Cũng cần phải tiêu chuẩn hoá thủ tục, mẫu giấy tờ hành gọn nhẹ vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành nhân viên, đối tác khách hàng sử dụng điện Xây dựng văn phòng đại phải dựa tảng cải cách hành chính; giúp cho công việc quan đƣợc giải nhanh chóng xác, đƣờng lối sách, nguyên tắc chế độ Làm đầu mối cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Văn phòng đại phải giúp cho lãnh đạo Công ty thoát ly công việc hành chính, vụ Ăn mặc đồng phục gọn gàng, tác phong lịch thiệp, xếp chỗ làm việc cho ngƣời độc lập, có không gian làm việc riêng không gian mở; bảo đảm cho không gian văn phòng thoáng đãng, thẩm mỹ, hạn chế loại dây kỹ thuật chằng chịt Nhân viên phải thực tốt 5S, phải biết phân tích mô tả công việc theo SWOT, tiết kiệm chi phí Cần khắc phục thói quen, rào cản thực hiệ công tác đại hóa Lực cản tâm lý e ngại đổi mới, sợ xây dựng văn phòng đại sinh nhiều 197 việc Đổi mà nặng việc mong muốn Kỳ thực, chất văn phòng đại phải làm để việc hơn, nhƣng công việc phải mang lại hiệu nhiều Văn phòng đại phải khắc phục đƣợc sức ì mặt tâm lý, phải chuyển nhân viên văn phòng vụ sang chuyên nghiệp, hoạch định đƣợc công việc Nhân viên văn phòng đại phải ngƣời tham mƣu trực tiếp, phải ý thức đƣợc công việc, không đổ lỗi cho hoàn cảnh, hiểu chia sẻ đƣợc công việc với lãnh đạo; biết phạm vi quyền hạn đến đâu làm tốt phạm vi Thói quen làm việc nhân viên nói chung nhân viên văn phòng lâu theo lối thụ động, có sai bảo làm Khi làm dựa dẫm, thiếu lĩnh, tự tin Sức ì phát sinh từ cách thức phân công chồng chéo, giao nhiệm vụ khép kín tạo tâm lý bàng quan, chuyện ngƣời biết, việc ngƣời làm Văn phòng làm việc theo lối đơn tuyến, ngƣời kiêm nhiệm nhiều việc, phải tổ chức để ngƣời biết làm nhiều việc để thay lẫn cần thiết Văn phòng đại phải phục vụ tốt hệ thống hiên lớn mạnh, khách hàng tăng nhanh hang ngày Phải lên án thật mạnh lối sống ích kỷ, thờ ơ, vô cảm, nói hay làm dở, thấy đồng nghiệp khó khăn không hỗ trợ Cần phải xây dựng ý thức trách nhiệm cộng đồng, lên án ngƣời hay đổ lỗi, hứa hẹn mà không làm Văn hoá doanh nghiệp, nội quy lao động, quy chế quản lý nhƣ quy trình, quy phạm Công ty ban hành từ lâu quy định cụ thể việc cần làm, việc cần tránh nhƣng phát huy tác dụng chƣa đƣợc nhƣ mong muốn Muốn xây dựng văn phòng đại cần phải có nhìn sâu xa, lâu dài phải ngƣời tâm xoá bỏ lực cản, cải tiến công việc Ðƣơng nhiên, muôn phải vai trò quản lý, điều hành kiên lãnh đạo tổ chức khâu tổ chức thực lãnh đạo văn phòng Những nội dung quan trọng mà lãnh đạo, quản lý văn phòng cần quan tâm thực bao gồm: a Nguyện vọng nhu cầu nhân viên (Workforce demand/ expectation) Abraham Maslow nhà tâm lý học ngƣời Mỹ, gốc Nga Năm 1943 bắt đầu nghiên cứu lý thuyết thang bậc nhu cầu Đầu tiên ông chia nhu cầu ngƣời thành bậc, đến năm 1970 chia thành bậc, sau nhà kinh tế học đại giới thiệu thuyết ông thƣờng bậc Theo ông, hành vi ngƣời phụ thuộc vào động bên trong, động bên đƣợc hình thành từ nhu cầu ngƣời Maslow cho hành vi ngƣời bắt nguồn từ nhu cầu nhu cầu ngƣời đƣợc xếp theo thứ tự ƣu tiên từ thấp tới cao Theo tầm quan trọng, cấp bậc nhu cầu đƣợc xếp thành năm bậc sau: 198 Maslow chia nhu cầu thành hai cấp: cấp cao cấp thấp Nhu cầu cấp thấp nhu cầu sinh học nhu cầu an ninh/an toàn Nhu cầu cấp cao bao gồm nhu cầu xã hội, tôn trọng, tự thể Sự khác biệt hai loại nhu cầu cấp thấp đƣợc thỏa mãn chủ yếu từ bên nhu cầu cấp cao lại đƣợc thỏa mãn chủ yếu từ nội ngƣời Ứng dụng Lý thuyết hoạt động quản trị Thuyết cấp bậc nhu cầu Maslow có ẩn ý quan trọng nhà quản trị muốn lãnh đạo nhân viên điều quan trọng bạn phải hiểu ngƣời lao động bạn cấp độ nhu cầu Từ hiểu biết cho phép bạn đƣa giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu ngƣời lao động đồng thời bảo đảm đạt đến mục tiêu tổ chức - Đối với nhu cầu sinh lý: Trả lƣơng tốt công bằng, cung cấp bữa ăn trƣa, ăn giờ, ca miễn phí; đảm bảo phúc lợi…… - Đối với nhu cầu an toàn: Bảo đảm điều kiện làm việc thuận lợi, bảo đảm công việc đƣợc trì ổn định chăm sóc sức khoẻ tốt cho nhân viên(an toàn tính mạng, thu nhập, công việc ….) - Nhu cầu liên kết, chấp nhận: Ngƣời lao động cần đƣợc tạo điều kiện làm việc theo nhóm, đƣợc tạo hội để mở rộng giao lƣu phận, khuyến khích ngƣời tham gia ý kiến phục vụ phát triển doanh nghiệp tổ chức, hoạt động vui chơi, giải trí kỷ niệm kỳ nghỉ khác - Nhu cầu tôn trọng: Ngƣời lao động cần đƣợc tôn trọng nhân cách, phẩm chất, tôn trọng giá trị ngƣời Do đó, cần có chế sách khen ngợi, tôn vinh thành công phổ biến kết thành đạt cá nhân cách rộng rãi Đồng 199 thời, ngƣời lao động cần đƣợc cung cấp kịp thời thông tin phản hồi, đề bạt nhân vào vị trí công việc có mức độ phạm vi ảnh hƣởng lớn - Nhu cầu tự thể hiện: Nhà quản lý cần cung cấp hội phát triển mạnh cá nhân, ngƣời lao động cần đƣợc đào tạo phát triển, cần đƣợc khuyến khích tham gia vào trình cải tiến doanh nghiệp tổ chức đƣợc tạo điều kiện để họ tự phát triển nghề nghiệp Nhƣ vậy, Nhà quản lý cần nghiên cứu tìm hiểu cụ thể nhu cầu nhân viên có biện pháp hữu hiệu để đáp ứng, nghĩa họ cần biết “chiều” nhân viên cách hợp lý có dụng ý c Cải tiến công tác quản lý nhân văn phòng (HRM) Việc lựa chọn đắn mô hình quản trị nhân lực để phù hợp với hoàn cảnh công ty việc đơn giản Ngƣời quản lý công ty phải biết rõ công ty thiếu cần để chọn cho công ty mô hình quản trị nhân lực phù hợp Sau số mô hình quản trị nhân lực đại : *Mô hình quản trị nhân lực Michigan Mô hình đƣợc goi mô hình liên kết Devanne/Fombrun/Tychi thuộc trƣờng phái quản trị nhân lực Michigan Sơ đồ mô hình: Chức năng: Tuyển dụng nhân lực; Đánh giá nhân lực; Định mức lƣơng bổng Phát triển nhân lực; Cơ sở: Thành tích công việc; Kiểm tra chiến lƣợc, hệ thống cấu tổ chức để quản lý ngƣời Trong trình tuyển chọn nhân lực, đáp ứng đƣợc yêu cầu tổ chức đƣợc tuyển dụng Thành lao động nhân viên đƣợc ghi nhận kiểm nghiệm trình đánh giá nhân lực Kết đánh giá sở xác định mức lƣơng, khen thƣởng phát triển nhân lực 200 Điểm yếu: Công tác quản trị thụ động, tầm nhìn tổ chức không đƣợc quan tâm * Mô hình quản trị nhân lực Harvard Đề xuất Beer HW DO năm 1984, ngƣời lao động chịu tác động yếu tố: Chế độ làm việc;Các dòng di chuyên nhân lực;Mức lƣơng bổng Mô hình quản trị nhân lực Harvard tập trung chủ yếu vào mối quan hệ ngƣời với ngƣời, coi trọng vấn đề giao tiếp, tạo động lực vai trò lãnh đạo.Mô hình lấy ngƣời làm trung tâm, coi hài lòng ngƣời tảng, dựa ảnh hƣởng cá nhân, chế độ làm việc, lƣơng bổng dòng di chuyển lao động * Mô hình quản trị nhân lực Nhật Bản 201 Có nhân tố sở cho việc quản trị nhân lực tổ chức sản xuất Nhật Bản: Công nhân đa kỹ với cấp bậc trình độ định; Nghiên cứu cải tiến nhằm nâng cao chất lƣợng hạ giá thành sản phẩm; Tạo thống ngƣời lao động doanh nghiệp Nội dung mô hình đƣợc biểu lĩnh vực sau :  Chính sách tuyển dụng - Tập trung vào tính thích nghi với văn hóa công ty ứng viên → có lợi cho mối quan hệ việc làm lâu dài hai bên - Với công ty Nhật Bản, họ coi trọng việc tuyển dụng ứng viên nội có chỗ làm việc trống đƣợc tạo thăng tiến → Tuyển dụng hƣớng vào mối quan hệ công việc nhiệm vụ cụ thể - Với công ty lớn, xuất phát từ nhu cầu liên kết công ty, sách tuyển dụng đặc biệt ý tới việc đẩy mạnh thống nhằm tạo không khí gia đình sở tin cậy lẫn - Việc tuyển dụng thống đẩy mạnh tinh thần đồng đội giải số vấn đề giao tiếp nhƣ tiền quản lý - Trong thời điểm tuyển dụng, việc đánh giá kỹ xã hội quan trọng kiến thức ứng viên  Thăng tiến thù lao - Sự thăng tiến nghề nghiệp chậm dựa sở đánh giá giai đoạn dài, không mang tính thức với ngƣời lao động - Hệ thống NENKO thăng tiến: + Dựa thâm niên đƣợc sử dụng rộng rãi Nhật Bản + Lƣơng khởi điểm thấp, lƣơng cao thâm niên cao + Làm giảm sức ép công nhân xuất công ty + Hƣớng tới việc thực thay đổi bên thịu trƣờng lao động hấp dẫn mức lƣơng xuất phát thấp + Chấp nhận tách rời trách nhiệm bảng lƣơng, thiên vị việc đề sáng kiến tham gia vào trình sáng tạo → Làm cho ngƣời lao động gắn bó dài lâu với công ty  Chính sách làm việc đào tạo - Chế độ tuyển dụng dài hạn với thiếu vắng mô tả công việc rõ ràng thúc đẩy hình thành chế độ làm việc nhóm : + Ngƣời lao động đạt đƣợc khả truyền đạt nhanh tối thiểu hóa chi phí kinh doanh + Đạt đƣợc thống nhất, thay đổi thƣờng xuyên công việc 202 + Kích thích mối quan hệ không thức hòa đồng nhanh chóng + Giúp đạt suất cao trao đổi thông tin nhanh làm sở cho đổi + Kích thích công nhân đạt đƣợc kiến thức chung trình sản xuất kiến thức bao quát - Những công nhân cao tuổi ngƣời cố vấn cho đồng nghiệp đƣợc tuyển dụng → phát khiếm khuyết chi tiết sản phẩm điều chỉnh lại → nâng cao chất lƣợng công việc, thúc đẩy sáng tạo - Đào tạo thực nội công ty làm hạn chế khả di chuyển ngƣời lao động sang công ty khác - Chế độ làm việc dài hạn phù hợp với dạng đào tạo có tính đặc thù riêng cho công ty không thích ứng với thị trƣờng lao động bên  Tham gia vào việc định - Khi nhà quản lý tham gia vào việc định, họ đƣa đề xuất nhằm hoàn thiện trình sản xuất, cách thức làm cho công nghệ phù hợp với điều kiện có - Quá trình định kích thích tham gia nhà quản ý vào thay đổi doanh nghiệp, nâng cao ý thức gắn bó với doanh nghiệp Mô hình quản trị nhân lực tổng thể định hướng viễn cảnh - Là mô hình quản trị nhân lực mà hệ thống sách biện pháp quản trị nhân lực hƣớng tới hình ảnh rõ ràng tƣơng lai - Lợi ích: đƣợc quyền tham gia trình triển khai, áp dụng đánh giá thành tôn tổ chức - Các mục tiêu, chiến lƣợc công cụ quản trị nhân lực khởi nguồn từ tôn tổ chức, đồng thời quan tâm tới lợi ích khách hàng, nhân viên, môi trƣờng xung quanh - Mô hình đƣợc miêu tả gồm: + Bốn chức quản trị nhân lực tổng quát: tuyển dụng, đánh giá, định mức, phát triển nhân lực + Bốn nhóm đƣợc hƣởng lợi ích: cổ đông, khách hàng, cộng đồng, nhân viên + Ba hƣớng tiện ích thời gian: định hƣớng viễn cảnh, chiến lƣợc, tác nghiệp - Mô hình đƣa thành phần: + Viễn cảnh doanh nghiệp tổng thể sỏ quan trọng + Mô hình tổng thể tuyển dụng, đánh giá nhân lực, thù lao phát triển nhân lực định hƣớng viễn cảnh + Trao đổi thông tin, hợp tác đánh giá hiệu tổ chức mang tính liên kết 203 * Tuyển dụng nhân lực tổng thể: - Mục tiêu: tuyển lựa nhân viên có trình độ học vấn, khả phù hợp với yêu cầu công việc giữ vai trò nhóm làm việc - Nguyên tắc đổi có vai trò quan trọng để vƣợt qua đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho ngƣời lao động phấn đấu, phát triển nghề nghiệp - Ƣu tiên tuyển dụng nhân lực nội - Tuyển dụng nhân lực phải đáp ứng yêu cầu: + Phối kết hợp tối ƣu nguồn lực nhân + Khuyến khích ứng viên tin cậy lẫn nhau, không phân biệt đối xử + Ngƣời đƣợc lựa chọn phải có ý thức tốt môi trƣờng có hiểu biết viễn cảnh doanh nghiệp + Thực tốt điều kiện hợp đồng lao động + Đảm bảo giữ bí mật thông tin cá nhân ứng viên + Phục vụ lợi ích nhân viên, cổ đông, khách hàng xã hội - Cơ sở tuyển chọn: khả cá nhân, chuyên môn, giao tiếp, lãnh đạo Ví dụ, việc tuyển chọn vị trí lãnh đạo phận đối ngoại: + Khả cá nhân: tính hiếu học, tính cố gắng; liêm chính; khả chịu đựng + Khả chuyên môn: tri thức chuyên môn; mua bán giỏi; nhanh trí; có nhìn tổng quát + Khả giao tiếp: vai trò ngƣời hƣớng dẫn; vai trò phụ trợ; tính lạc quan thực tế + Khả lãnh đạo: hoạch định mục tiêu; giải vấn đề, quản trị nguồn tài nguyên * Đánh giá nhân lực tổng thể: - Gồm mục tiêu chính: + Động viên nhân viên: cách khen thƣởng + Phát triển nhân lực: khai thác tối ƣu khả năng, tiềm nhân viên cách nâng cao tay nghề huấn luyện ứng xử - Khi đánh giá nhân lực tổng thể cần trọng: + Về chất lƣợng: đánh giá mục đích, phƣơng pháp + Về số lƣợng: đánh giá tổng thể chu kỳ hàng năm cách làm việc hàng ngày + Về thời gian: đánh giá thành khứ tiềm tƣơng lai 204 + Về mặt liên quan tới nhóm hƣởng lợi ích: tự đánh giá ngƣời khác đánh giá → Đánh giá phải theo hƣớng viễn cảnh doanh nghiệp - Việc đánh giá nhân tổng thể đƣợc thực qua mô hình 360 gồm bậc đánh giá: + Bậc 1: Tự đánh giá: ngƣời tự đánh giá nhận khuyết điểm dễ dàng chấp nhận yêu cầu thay đổi tác phong làm việc + Bậc 2: Đƣợc đánh giá qua cấp trực tiếp: thực cách cởi mở có tính xây dựng với nhân viên + Bậc 3: Giám định cấp gián tiếp: đánh giá kỹ nhân viên + Bậc 4: Đƣợc đánh giá thuộc cấp (nếu có chức lãnh đạo): lời khuyến nghị nhân viên đƣờng lối lãnh đạo với cấp + Bậc 5: Đƣợc đánh giá đồng nghiệp: độ khách quan xác cao +Bậc 6: Đánh giá khách hàng bên bên doanh nghiệp * Thù lao phúc lợi tổng thể - Mục tiêu tạo công cho tất bên - Việc ấn định thù lao phúc lợi nhằm: + Hƣớng tới viễn cảnh doanh nghiệp + Liên kết chức quản trị nhân lực + Đảm nhận đánh giá thành tích thƣờng kỳ - Để tiến tới mục tiêu công thù lao, phúc lợi cần tiến hành nhiều bƣớc khác * Phát triển nhân lực tổng thể - Tạo cho nhân viên có điều kiện đảm nhiệm công việc giúp cho họ đạt đƣợc kỳ vọng xã hội cá nhân, đạt đƣợc thoải mái tự do, tạo điều kiện có đƣợc cân học tập, làm việc nghỉ ngơi - Từng nhân viên chịu trách nhiệm từ thân, sau cấp trực tiếp, cấp gián tiếp - Cấp trực tiếp đóng viên trò huấn luyện viên 205 - Cấp gián tiếp giữ vai trò ngƣời đứng đầu - Lãnh lạo doanh nghiệp ngƣời ủng hộ - Trƣởng phận nhân có vai trò xây dựng phát triển mô hình, ngƣời điều phối tƣ vấn trƣc tiếp Mô hình quản trị nhân lực Việt Nam Ở Việt Nam có mô hình quản trị nhân lực: Khu vực hành nghiệp; Trong doanh nghiệp nhà nƣớc; Trong khu vực không thuộc sở hữu nhà nƣớc Mô hình quản trị nhân lực Việt Nam đƣợc phát triển sở điều chỉnh mô hình quản trị nguồn nhân lực đại học Michiganvào điều kiện Việt Nam dựa ý tƣởng sau: - Quản trị nguồn nhân lực đƣợc thực nhƣ chiến lƣợc chức - Ba nhóm chức năng: thu hút, đào tạo-phát triển trì nguồn nhân lực có tầm quan trọng nhƣ nhau, có mối quan hệ chặt trẽ ảnh hƣởng trực tiếp lẫn nhau, phục vụ cho mục tiêu quản trị nguồn nhân lực - Yếu tố huy mô hình sứ mạng mục tiêu doanh nghiệp Từ sứ mạng, mục tiêu doanh nghiệp có sứ mạng, mục tiêu quản trị nguồn nhân lực Từ mục tiêu quản trị nguồn nhân lực có hoạt động chức tƣơng ứng 206 -Hệ thống quản trị nguồn nhân lực có mối quan hệ chặt trẽ, đồng với văn hóa chế tổ chức, chịu tác động mạnh mẽ yếu tố môi trƣờng vĩ mô nhƣ hệ thống trị, pháp luật; mức độ phát triển kinh tế- xã hội; trình độ công nghệ-kỹ thuật, điều kiện tự nhiên Đặc biệt, từ chế kinh doanh văn hóa dân tộc nói chung, doanh nghiệp có chế tổ chức văn hóa tổ chức riêng, tác động lẫn phối hợp với quản trị nguồn nhân lực để tạo lên hình ảnh, phong cách riêng cho doanh nghiệp Nhƣ vậy, mô hình nguồn nhân lực có ba nhóm chức thành phần: Thu hút, đào tạo – phát triển trì nguồn nhân lực Từ mục tiêu quản trị nguồn nhân lực có sách, thủ tục hoạt động tƣơng ứng tuyển dụng, đào tạo – phát triển trì nguồn nhân lực Mô hình nhấn mạnh ba nhóm hoạt động chức có mối quan hệ qua lại, quan hệ huy Mỗi số ba nhóm chức nguồn nhân lực có quan hệ chặt trẽ trực tiếp ảnh hƣởng đến hai chức lại, tạo thành chân kiềng khép kín, phục vụ cho mục tiêu quản trị nhân lực c Cải tiến qui trình công việc hành văn phòng (Workflow) Workflow theo tiếng Việt có nghĩa luồng làm việc Workflow mô hình có khả lặp lại đƣợc có độ tin cậy cao Nó hoạt động dựa tài nguyên đƣợc tổ chức cách có hệ thống, đƣợc định nghĩa sẵn vai trò, khối lƣợng, nguồn lƣợng luồng thông tin vào tiến trình công việc tiến trình công việc đƣợc tổng hợp thành tài liệu nhƣ đƣợc học hỏi tiến trình công việc khác Các workflow đƣợc thiết kế để đạt đƣợc mục đích xử lý công việc theo trình tự, quy luật nhƣng trình biến đổi vật lý, trình cung cấp dịch vụ trình xử lý thông tin Workflow trình tự động hóa công việc, phần toàn Trong trình đó, tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ đƣợc truyền từ đối tƣợng tham gia sang đối tƣợng khác để hành động tuân theo tập hợp quy tắc định Trong nhiều năm qua, việc cải cách hành quan, tổ chức doanh nghiệp đƣợc triển khai thực nhƣng hiệu đem lại khiêm tốn thiếu hoàn thiện chuẩn xác phần mềm tin học đƣợc sử dụng hệ thống mạng nội Tuy nhiên, doanh nghiệp giải vấn đề việc sử dụng hệ thống tự động hóa quy trình doanh nghiệp Các hệ thống tự động hóa quy trình doanh nghiệp hãng Microsoft, IBM cung cấp giải pháp ƣu Việt cho mô hình văn phòng không giấy tờ, tăng khả giám sát, hiệu suất làm việc cao, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp - Hệ thống phê duyệt quản lý mua hàng E-Purchase, có nhu cầu mua hàng hóa (thiết bị, văn phòng phẩm, quảng cáo tiếp thị…), nhân viên tự vào hệ thống để làm from điện tử, sau hệ thống tự động xác định yêu cầu thuộc phòng ban chủng loại nào, hạn mức phê duyệt, ngân sách chuyển đến cấp lãnh đạo phù hợp để lấy ý kiến phê duyệt thông qua chữ ký điện tử, đồng thời cung cấp 207 chứng từ liên quan hỗ trợ cấp lãnh đạo việc định phê duyệt Bên cạnh đó, hệ thống E-Purchase kết nối với hệ thống quản lý tài sản hệ thống kế toán để đồng hóa việc quản lý thông tin, tạo nên quy trình liên kết phận (Bộ phận yêu cầu mua hàng, phận mua hàng, phận kế toán phận quản lý tài sản) Bằng cách này, nhà quản trị quản lý chi tiết yêu cầu mua hàng phòng ban - Hệ thống phê duyệt quản lý công tác – E-Business Trip giúp nhà quản trị quản lý chi tiết mục đích chuyến công tác, thời gian làm việc, địa điểm làm việc chi phí nhân viên hay cấp quản lý công ty Hệ thống hỗ trợ phận hành việc xếp, đặt chỗ, đƣa quy định, tiêu chuẩn công tác, kiểm soát thông tin đối tác liên kết với công ty nhƣ quản lý cách chi tiết rõ ràng chi phí cho toàn chuyến công tác - Hệ thống quản lý ngày phép E-Request for Leave dùng để quản lý ngày phép, đơn xin nghỉ phép nhân viên, giúp phòng nhân phận quản lý kiểm soát chặt chẽ khoa học ngày nghỉ phép nhân viên nhƣ đơn giản hóa việc tính lƣơng (chi trả ngày phép thƣờng thông qua bảo hiểm xã hội) Hệ thống giúp tiết kiệm tối đa chi phí chuyển hồ sơ xin nghỉ phép chi nhánh trụ sở công ty (đơn xin nghỉ phép, giấy tờ liên quan đến toán BHXH), giúp việc phân bố bố trí nhân phòng ban, văn phòng đƣợc hiệu hơn, cho phép nhân viên nhà quản trị biết đƣợc thông tin nghỉ phép chi tiết, từ nhân viên chủ động theo dõi quyền lợi nhu cầu nghỉ phép - Hệ thống phê duyệt, thẩm định thay form phê duyệt cứng (hard copy), tăng tốc độ xử lý quy trình nhằm đảm bảo đáp ứng dịch vụ cam kết (Service Level Agreement) phòng ban, mở rộng trở nên linh động môi trƣờng làm việc, tiết kiệm chi phí luân chuyển tài liệu; theo dõi, thống kê hiệu suất làm việc nhân viên nhƣ cung cấp khả giám sát toàn công việc tức thời cho nhà quản trị Ngoài ra, Workflow Automation có chức khác nhƣ Document Storing – Hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quan hệ khách hàng – Hỗ trợ doanh nghiệp công tác chăm sóc khách hàng, IT Help desk – phục vụ công tác hỗ trợ thao tác máy móc văn phòng cho nhân viên, Company Notice Board – Chuyển tải thông báo, tin nhắn đến phòng ban cách nhanh chóng nhất, Resource Management – Giúp quản lý tài nguyên chung công ty (thiết bị, văn phòng, nhân sự) Team Room – cung cấp diễn đàn cho toàn nhân viên chia sẻ thông tin toàn công ty Workflow đem lại hiệu bất ngờ cho doanh nghiệp sử dụng hệ thống Những vấn đề khiến cho nhà quản lý lẫn nhân viên phải mệt mỏi đau đầu hàng đống giấy tờ bàn làm việc, hàng chồng công văn hồ sơ dày cộp, vô số tin tức dài dằng dặc bảng thông báo, tờ nhắc việc lớn nhỏ dán chi chít trƣớc mắt, ram giấy để photo kế hoạch công việc hay giao ban… Nhờ đó, nhà quản trị doanh nghiệp tăng cƣờng khả giám sát công việc, theo dõi nhận đƣợc báo cáo tức thời, linh động phát triển, hiệu chỉnh tích hợp ứng dụng Hệ thống giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý quy trình, chuẩn hóa quy trình làm việc nhằm đem lại hiệu kinh doanh dịch vụ cao nhƣng tiết kiệm nhiều chi phí 208 Các doanh nghiệp nhận đƣợc hiệu cao nhanh chóng việc giảm thiểu chi phí phát sinh (tiền điện thoại, giấy photocopy, mực in ấn, giấy nhắc việc, văn phòng phẩm, bàn tủ dùng lƣu trữ công văn, hồ sơ…) phiền toái việc truyền đạt thông tin thiếu xác phận 5.3 Thực hành - Văn phòng nhƣ đƣợc gọi văn phòng đại ? - Hiểu nhƣ đại hóa văn phòng ? - Tại phải đại hóa văn phòng ? - Những nội dung đại hóa văn phòng ? 209