0

văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng

33 1,128 2
  • văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Tài liệu liên quan

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 28/05/2016, 01:22

Chương VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I Khái quát hệ thống văn - Khái niệm văn Văn sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (ký hiệu) từ chủ thể đến chủ thể khác, nhằm thỏa mãn yêu cầu mục đích định - Chức văn - Các loại văn + Văn QPPL + Văn hành + Văn kinh doanh + Văn chuyên môn II Soạn thảo văn hành Y/c soạn văn hành 1 Ngôn ngữ + Ngắn gọn + Dễ hiểu + Chính xác + Khuôn mẫu + Khách quan + Lịch • 1.2 Xưng hô văn • + Khi soạn thảo văn gửi lên cấp trên, quan soạn thảo phải ghi đầy đủ tên quan • + Văn gửi đơn vị trực thuộc quan cấp dưới, quan soạn thảo xưng hô cách chung chung • + Văn gửi ngang cấp (đối tác) xưng hô văn bản, quan soạn thảo cần ghi đầy đủ tên quan, sau lần xưng hô đầu sử dụng “chúng tôi” • + Xưng hô cá nhân văn sử dụng từ tôi, ông, bà + Đối với thư từ mang tính xã giao sử dụng từ ngài, quý ông, quý bà, 1.3 Thể thức văn hành Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn hành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo qui định Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP Kỹ thuật soạn thảo văn - Quốc hiệu - Cơ quan ban hành - Số ký hiệu văn - Địa danh ngày tháng ban hành văn - Tên loại trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Nơi nhận văn - Chữ ký dấu văn Soạn thảo văn hành • 2.1 Soạn thảo định • Khái niệm • - Quyết định văn quan dùng để định quy định vấn đề chủ trương sách, chế độ thể lệ tổ chức nhân thuộc phạm vi thẩm quyền quan Quyết định loại văn thông dụng, nhiều quan, tổ chức, ban hành Các loại định • Quyết định tăng lương; • Quyết định khen thưởng; • Quyết định kỷ luật; • Quyết định thành lập phòng ban; • Quyết định bổ nhiệm; • Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; • Quyết định phê duyệt dự án Cấu trúc định + Phần cư:ù gồm pháp lý thực tế Căn pháp lý văn quan nhà nước quy định nội dung định Căn thực tế điều kiện hay tình hình thực tiễn làm sở để ban hành định + Phần điều khoản Các điều khoản phụ thuộc vào ndung QĐ (quyết định tối thiểu phải có hai điều) Các điều khoản định phải trình bày ngắn gọn, cô đọng theo trình tự định - Công văn đề nghị cần đưa đề nghị cụ thể, đề nghị cụ thể nhanh chóng giải đáp Không nên diễn giải dài dòng mà nên trình bày lý đề nghị Sau trình bày vấn đề chi tiết mà quan, đơn vị muốn đề nghị, cuối thư đưa đề nghị muốn giải Ví dụ:Công văn đ/nghị xin kinh phí sửa chữa Tham khảo– Congvanmau:/D • - Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục Muốn người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần đề nghị, trình bày cho người giải công văn thấy ý kiến đề nghị cần thiết • VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị quan, người soạn thảo phải trình bày ý: + Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc + Số lượng trang thiết bị cần có (trình bày trực tiếp công văn có phụ lục kèm + Số tiền để mua sắm + Đề nghị khác co • - Công văn đề nghị cần thiết phải có giọng dứt khoát (nhất loại công văn đề nghị thực công việc) • - Công văn đề nghị luôn phải trình bày cách lịch 2.2.2 Soạn thảo công văn trả lời Mở đầu (đi thẳng vào đề) có cách : 1) Trả lời công văn số … 2) Xác nhận nhận vb vấn đề gì, xin trả lời 3) Phúc đáp công văn số Nội dung : Trả lời trực tiếp vấn đề hỏi theo thứ tự vấn đề nêu công văn đề nghị Phần chưa đủ rõ, chưa trả lời – cần nêu rõ lý hẹn trả lời Kết thúc : – Bằng câu xã giao : Sẵn sàng trả lời vấn đề chưa rõ SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ VD: TrảĐỂ lờiTRẢ công LỜI văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp khách…) văn phòng - Nếu đồng ý duyệt số tiền duyệt theo đề nghị ủy ban - Nếu không đồng ý cần trình bày rõ lý + Hết kinh phí + Không có kế hoạch đầu năm + Hoặc lý + Có thể hướng giải đê VP thực Tham – Congvanmau:/D VD: Trả lời công văn VP đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị quan, - Nếu đồng ý: đồng ý trang thiết bị (số lượng trang thiết bị, số tiền) - Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, sao? + Không có kinh phí + Trang thiết bị không phù hợp + Công việc không cần thiết có trang thiết bị + Chờ xin tính toán phân bổ lại + Nội quy quan quy định không mua sắm Tham – Congvanmau:/D 2.2.3 Công văn đạo Mở đầu Nói rõ mục đích, lý công việc cần phải làm, cần triển khai thực Nội dung 1) Nêu yêu cầu cần đạt 2) Nêu nhiệm vụ 3) Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng) Kết thúc : Yêu cầu triển khai tổ chức thực báo cáo kết cho cấp lãnh đạo Soạn thảo công văn đạo, người soạn thảo phải hiểu rõ nội dung đạo quy trình công việc VD: Công văn đạo chủ tịch UBND phường A việc kiểm tra hoạt động văn hóa địa bàn phường, người soạn thảo phải nêu được: - Nội dung kiểm tra - Quy trình kiểm tra - Địa điểm kiểm tra - Thời gian kiểm tra - Xử lý có…(các hinh thức) Tham – Congvanmau:/D 2.3 Soạn thảo thông báo • * Khái niệm • - Thông báo văn có tính chất thông tin : • - Về hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội • - Thông tin nhanh định quan nhà nước, tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý biết để thi hành • - Thông tin khác mà người có liên quan cần biết •Nội dung loại thông báo - Thông báo kết hội nghị họp + Ngày họp, thành phần người chủ trì + Tóm tắt nội dung họp, hội nghị + Các nghị hội nghị có - Thông báo truyền đạt định, thị + Nhắc lại tên văn cần truyền đạt + Tóm tắt nội dung văn chủ trương, sách + Yêu cầu quán triệt triển khai thực - Thông báo nhiệm vụ giao + Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ giao + Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ + Nêu biện pháp cần áp dụng để triển khai thực - Thông báo thông tin hoạt động quan + Thông báo tăng lương + Thông báo thay đổi nhân + Thông báo tuyển dụng nhân sự… * Những (yêu cầu) vấn đề cần lưu ý viết thông báo - Phần mở đầu thông báo không cần nói lý văn khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung vấn đề cần thông báo - Trình bày thông tin cần thông báo - Kết thúc nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc - Nếu thông báo dài cần chia thành mục, phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt 2.4 Soạn thảo Báo cáo - Khái niệm: Báo cáo loại văn thuật lại, kể lại vụ việc, vấn đề người cho đối tượng biết - Đặc điểm báo cáo : Thuật lại, kể lại, đánh giá việc từ đề phương hướng, biện pháp giải vấn đề nêu - Yêu cầu chung báo cáo : Trung thực, xác, đầy đủ • - Bố cục báo cáo • Phần I : Mở đầu • - Những điểm công tác, nhiệm vụ giao • - Nêu hoàn cảnh khó khăn, thuận lợi kết • Phần II : Nội dung • - Kiểm điểm việc làm • - Những việc chưa làm • - Nguyên nhân • - Đánh giá – kết • Phần III : Kết thúc • - Mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực • - Kiến nghị, đề nghị hỗ trợ, giúp đỡ cấp (Tham khao - Báo cáo mau:/D) Soạn thảo báo cáo đơn giản • Đối với công việc đơn giản cần viết báo cáo công việc sau kết thúc với ý sau : • - Phần mở đầu : Nêu nhiệm vụ giao thuận lợi, khó khăn thực nhiệm vụ • - Phần nội dung : Thống kê công việc làm, ưu điểm, thiếu sót, nhận xét rút kinh nghiệm • - Những đề nghị, kiến nghị (nếu có) [...]... thi hành 2.2 Soạn thảo công văn • - Khái niệm • - Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với nhiều cơ quan : • - Các loại công văn : • + Công văn đề nghị, yêu cầu • + Công văn trả lời, phúc đáp • + Công văn chỉ đạo, hướng dẫn • + Công văn đôn đốc, nhắc nhở • + Công văn mời họp… - Yêu cầu soạn thảo công văn + Về thể thức + Bố cục + Hiểu nội dung công việc. .. vấn đề được nêu trong công văn đề nghị Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu rõ lý do và hẹn trả lời Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ VD: TrảĐỂ lờiTRẢ công LỜI văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa các phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp khách…) của văn phòng - Nếu đồng... mua sắm + Đề nghị khác nếu co • - Công văn đề nghị cũng cần thiết phải có giọng dứt khoát (nhất là loại công văn đề nghị thực hiện công việc) • - Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày một cách lịch sự 2.2.2 Soạn thảo công văn trả lời Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách : 1) Trả lời công văn số … 2) Xác nhận đã nhận được vb về vấn đề gì, xin trả lời 3) Phúc đáp công văn số Nội dung : Trả lời trực tiếp.. .Soạn thảo quyết định thành lập cơ quan, văn phòng đại diện - Căn cứ + Thẩm quyền của bộ phận, cơ quan… + Kế hoạch, nhu cầu của cơ quan đơn vị + Theo đề nghị của người có chức năng - Điều khoản + Điều khoản thành lập cơ quan, văn phòng + Điều khoản quy định chức năng của cơ quan, văn phòng + Quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, văn phòng + Bộ phận thực hiện Soạn thảo quyết định bổ... phục Muốn vậy người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần đề nghị, trình bày cho người giải quyết công văn thấy rằng các ý kiến đề nghị là cần thiết • VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải trình bày được các ý: + Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc + Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực tiếp trong công văn hoặc có phụ lục kèm... rõ các nội dung chỉ đạo và quy trình công việc VD: Công văn chỉ đạo của chủ tịch UBND phường A về việc kiểm tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn phường, người soạn thảo phải nêu được: - Nội dung kiểm tra - Quy trình kiểm tra - Địa điểm kiểm tra - Thời gian kiểm tra - Xử lý nếu có…(các hinh thức) Tham – Congvanmau:/D 2.3 Soạn thảo thông báo • * Khái niệm • - Thông báo là văn bản có tính chất thông... hành Soạn thảo quyết định khen thưởng - Căn cứ + Thẩm quyền thủ trưởng cơ quan + Căn cứ biên bản hội đồng thi đua khen thưởng - Nội dung + Điều khoản công nhận danh hiệu lao động + Điều khoản khen thưởng thể hiện bằng vật chất + Các bộ phận thi hành Soạn thảo quyết định kỷ luật - Căn cứ + văn bản quy định về việc kỷ luật cán bộ + Xét tính chất và mức độ vi phạm của ông bà + Theo đề nghị của trưởng phòng. .. và phân bổ lại + Nội quy cơ quan quy định không mua sắm Tham – Congvanmau:/D 2.2.3 Công văn chỉ đạo Mở đầu Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện Nội dung 1) Nêu yêu cầu cần đạt được 2) Nêu nhiệm vụ 3) Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng) Kết thúc : Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp lãnh đạo Soạn thảo công văn chỉ đạo, người soạn thảo. .. công việc (vấn đề) Ví dụ: PĐT Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa Quản trị kinh doanh đến thực tập Phòng Đtạo Trường cần gửi tới Cty các thông tin như: - Số lượng sv thực tập - Thời gian thực tập - Nội dung thực tập - Ý nghĩa và yêu cầu của đợt thực tập đối với sv 2.2.1 Soạn thảo công văn đề nghị • Mở đầu • Trình bày mục đích, lý do... dài cần chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt 2.4 Soạn thảo Báo cáo - Khái niệm: Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một vụ việc, một vấn đề hoặc về một người cho một đối tượng biết - Đặc điểm của báo cáo : Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra - Yêu cầu chung của một báo cáo : Trung thực, chính xác, đầy
- Xem thêm -

Xem thêm: văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng, văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng, văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng, - Các loại văn bản, II. Soạn thảo văn bản hành chính, Soạn thảo văn bản hành chính, Soạn thảo quyết định kỷ luật, Yêu cầu soạn thảo công văn + Về thể thức + Bố cục + Hiểu nội dung công việc (vấn đề). Ví dụ: PĐT Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa Quản trị kinh doanh đến thực tập. Phòng Đtạo Trườn, Soạn thảo công văn trả lời, người soạn thảo phải hiểu rõ văn bản đề nghị để trả lời, Soạn thảo công văn chỉ đạo, người soạn thảo phải hiểu rõ các nội dung chỉ đạo và quy trình công việc

Mục lục

Xem thêm