văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng

Thể thức của văn bản hành chính Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các hành phần bổ sung tro

I Khái quát hệ thống văn bản

- Khái niệm văn bản

Văn bản là sản phẩm và phương tiện của

hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một

chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định.

- Chức năng văn bản

- Các loại văn bản

+ Văn bản QPPL

+ Văn bản hành chính + Văn bản kinh doanh + Văn bản chuyên môn

II Soạn thảo văn bản hành chính

1 Y/c đối với soạn văn bản hành chính

• 1.2 Xưng hô trong văn bản

• + Khi soạn thảo văn bản gửi lên cấp trên, cơ quan soạn

thảo phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình

• + Văn bản gửi các đơn vị trực thuộc và các cơ quan

cấp dưới, cơ quan soạn thảo chỉ xưng hô một cách

chung chung

• + Văn bản gửi ngang cấp (đối tác) khi xưng hô trong văn bản, cơ quan soạn thảo cần ghi đầy đủ tên cơ quan, sau lần xưng hô đầu có thể sử dụng “chúng tôi”

• + Xưng hô cá nhân trong văn bản thì sử dụng từ tôi, ông, bà

+ Đối với các thư từ mang tính xã giao sử dụng từ

ngài, quý ông, quý bà, tôi

1.3 Thể thức của văn bản hành chính

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các

hành phần bổ sung trong những trường hợp cụ

thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

theo qui định tại Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP

Kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Quốc hiệu

- Cơ quan ban hành

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa danh ngày tháng ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Nơi nhận văn bản

- Chữ ký và dấu trong văn bản

2 Soạn thảo văn bản hành chính

• 2.1 Soạn thảo quyết định

Các loại quyết định

• Quyết định tăng lương;

• Quyết định khen thưởng;

Cấu trúc của quyết định

+ Phần căn cư:ù gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực

Soạn thảo quyết định thành lập cơ quan, văn phòng đại diện

- Căn cứ

+ Thẩm quyền của bộ phận, cơ quan…

+ Kế hoạch, nhu cầu của cơ quan đơn vị

+ Theo đề nghị của người có chức năng

- Điều khoản

+ Điều khoản thành lập cơ quan, văn phòng

+ Điều khoản quy định chức năng của cơ quan, văn phòng + Quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, văn phòng

+ Bộ phận thực hiện

Soạn thảo quyết định bổ nhiệm cán bộ

+ Điều khoản bổ nhiệm cán bộ

+ Điều khoản trách nhiệm quyền hạn

+ Điều khoản thi hành

Quyết định tăng bậc lương

+ Điều khoản tăng bậc lương

+ Điều khoản thi hành

Soạn thảo quyết định khen thưởng

- Căn cứ

+ Thẩm quyền thủ trưởng cơ quan

+ Căn cứ biên bản hội đồng thi đua khen thưởng

- Nội dung

+ Điều khoản công nhận danh hiệu lao động

+ Điều khoản khen thưởng thể hiện bằng vật chất+ Các bộ phận thi hành

Soạn thảo quyết định kỷ luật

2.2 Soạn thảo công văn

• - Khái niệm.

• - Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với nhiều cơ quan :

• - Các loại công văn :

• + Công văn đề nghị, yêu cầu

• + Công văn trả lời, phúc đáp

• + Công văn chỉ đạo, hướng dẫn

• + Công văn đôn đốc, nhắc nhở

• + Công văn mời họp…

- Yêu cầu soạn thảo công văn

+ Về thể thức+ Bố cục

+ Hiểu nội dung công việc (vấn đề) Ví dụ: PĐT Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa Quản trị kinh doanh đến thực tập Phòng Đtạo Trường cần gửi tới Cty các thông tin như:

2.2.1 Soạn thảo công văn đề nghị

- Công văn đề nghị cần đưa ra những đề nghị cụ thể, đề nghị

càng cụ thể càng nhanh chóng được giải đáp

Không nên diễn giải dài dòng mà nên trình bày lý do đề nghị Sau đó trình bày những vấn đề chi tiết mà cơ quan, đơn vị

muốn đề nghị, cuối thư đưa ra đề nghị muốn được giải quyết Ví

dụ:Công văn đ/nghị xin kinh phí sửa chữa Tham khảo– Congvanmau:/D

• - Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục Muốn

vậy người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần đề nghị, trình bày cho người giải quyết công văn thấy

rằng các ý kiến đề nghị là cần thiết

• VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm trang

thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải trình bày được các ý:

+ Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc

+ Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực tiếp

trong công văn hoặc có phụ lục kèm

+ Số tiền để mua sắm

+ Đề nghị khác nếu co

• - Công văn đề nghị cũng cần thiết phải có

giọng dứt khoát (nhất là loại công văn đề nghị

thực hiện công việc).

• - Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày

một cách lịch sự

2.2.2 Soạn thảo công văn trả lời

Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách :

1) Trả lời công văn số …

2) Xác nhận đã nhận được vb về vấn đề gì, xin trả lời

3) Phúc đáp công văn số

Nội dung :

Trả lời trực tiếp vấn đề được hỏi theo thứ tự vấn

đề được nêu trong công văn đề nghị

Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu

rõ lý do và hẹn trả lời

Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả

lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ

SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ ĐỂ TRẢ LỜI

VD: Trả lời công văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa các phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp khách…) của văn phòng

- Nếu đồng ý sẽ duyệt số tiền là bao nhiêu hoặc duyệt

theo đề nghị của ủy ban

- Nếu không đồng ý cần trình bày rõ lý do

VD: Trả lời công văn của VP đề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan,

- Nếu đồng ý: đồng ý các trang thiết bị nào (số

lượng trang thiết bị, số tiền)

- Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, vì sao?

+ Không có kinh phí

+ Trang thiết bị không phù hợp.

+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị + Chờ xin tính toán và phân bổ lại

+ Nội quy cơ quan quy định không mua sắm.

Tham – Congvanmau:/D

2.2.3 Công văn chỉ đạo

Soạn thảo công văn chỉ đạo, người soạn thảo phải

hiểu rõ các nội dung chỉ đạo và quy trình công việc

VD: Công văn chỉ đạo của chủ tịch UBND phường A về

việc kiểm tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn

phường, người soạn thảo phải nêu được:

- Nội dung kiểm tra

- Quy trình kiểm tra

- Địa điểm kiểm tra

- Thời gian kiểm tra

- Xử lý nếu có…(các hinh thức)

Tham – Congvanmau:/D

2.3 Soạn thảo thông báo

• * Khái niệm.

• - Thông báo là văn bản có tính chất thông tin :

• - Về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội

• - Thông tin nhanh những quyết định của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý biết để thi hành

• - Thông tin khác mà người có liên quan cần biết

•Nội dung chính của từng loại thông báo

- Thông báo về kết quả hội nghị cuộc họp.

+ Ngày giờ họp, thành phần người chủ trì

+ Tóm tắt nội dung cuộc họp, hội nghị

+ Các nghị quyết của hội nghị nếu có

- Thông báo truyền đạt một quyết định, chỉ thị.

+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt

+ Tóm tắt nội dung của văn bản của chủ trương, chính sách

+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện

- Thông báo về những nhiệm vụ được giao.

+ Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao + Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện

- Thông báo một thông tin trong hoạt động của

cơ quan.

+ Thông báo tăng lương

+ Thông báo thay đổi nhân sự

+ Thông báo tuyển dụng nhân sự…

* Những (yêu cầu) vấn đề cần lưu ý khi viết

một thông báo.

- Phần mở đầu thông báo không cần nói lý do

như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo

- Trình bày thông tin cần thông báo.

- Kết thúc nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.

- Nếu thông báo dài cần chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt

2.4 Soạn thảo Báo cáo

- Khái niệm: Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một vụ

việc, một vấn đề hoặc về một người cho một đối tượng biết.

- Đặc điểm của báo cáo : Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc từ đó

đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

- Yêu cầu chung của một báo cáo : Trung thực, chính xác, đầy

đủ.

• - Bố cục của báo cáo

• Phần I : Mở đầu.

• - Những điểm công tác, nhiệm vụ được giao.

• - Nêu hoàn cảnh khó khăn, thuận lợi và kết quả

• Phần II : Nội dung.

• - Kiểm điểm những việc đã làm được.

• - Những việc chưa làm được.

• - Nguyên nhân.

• - Đánh giá – kết quả

• Phần III : Kết thúc.

• - Mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện

• - Kiến nghị, đề nghị sự hỗ trợ, giúp đỡ của cấp trên (Tham khao - Báo cáo mau:/D)

Soạn thảo báo cáo đơn giản

• Đối với những công việc đơn giản thì chỉ cần viết báo cáo về công việc đó sau khi đã kết thúc với các

ý chính sau đây :

• - Phần mở đầu : Nêu nhiệm vụ được giao và

thuận lợi, khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ ấy.

• - Phần nội dung : Thống kê công việc đã làm, ưu

điểm, thiếu sót, nhận xét rút kinh nghiệm.

• - Những đề nghị, kiến nghị (nếu có).