BÁO cáo THỰC tập văn bản QUẢN lý NHÀ nước và kỹ THUẬT SOẠN THẢO văn bản

BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ UBND Ủy ban nhân dân Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quan, công tác soạn thảo văn mặt thiếu, soạn thảo văn để phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành quan cách khoa học, có hiệu pháp luật Nhận thức tầm quan trọng đó, UBND Thị trấn Trường Sơn quan tâm đến công tác văn thư nhờ mà hoạt động thông tin văn quan hoạt động có hiệu tốt Để cố thêm kiến thức học nhằm kiếm thêm kinh nghiệm từ thực tế, đồng ý thầy cô giáo môn lưu trữ nhà trường, xin thực tập UBND Thị trấn Trường Sơn Tuy nhiên, có nhiều cố gắng trình độ hạn chế chắn nhiều thiếu sót, mong thầy cô giáo khoa lưu trữ lãnh đạo quan bảo tận tình cho để báo cáo hoàn thành giúp có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn lẫn lý luận nhằm góp phần vào công tác văn thư sau Xin chân thành cảm ơn UBND Thị trấn Trường Sơn tạo điều kiện giúp đỡ tôi, đồng cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Tuyết Mai hướng dẫn tận tình, giúp hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Sơn, ngày 25 tháng 05 năm 2016 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Vân Anh Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÔNG BÁO TẠI UBND THỊ TRẤN TRƯỜNG SƠN 1.1 Cơ sở lý luận công tác soạn thảo Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn 1.1.1 Khái niệm Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn Thông báo thường sử dụng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho quan, đơn vị cá nhân biết, để thực Các thông tin thường thông tin để quản lý vấn đề, việc khác quan (thông tin thông báo tính pháp lý, có tính truyền đạt) Căn vào tính chất, nội dung thông tin thông báo, người ta chia thông báo làm loại: - Thông báo nội bộ: Chỉ phổ biến nội quan, đơn vị, mức độ phổ biến thông tin có giới hạn, thông tin thông tin mật - Thông báo thường: Không giới hạn đối tượng tiếp cận thông tin, phổ biến rộng rãi 1.1.2 Thể thức Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn Thể thức Tờ trình bao gồm thành phần sau: 1) Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ : “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Quốc hiệu trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải, ô số 01 sơ đồ thành phần thể thức văn (sau goi tắt sơ đồ) Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn 2) Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn Thông báo UBND thị trấn tên UBND thị trấn ban hành văn (không có tên quan chủ quản) Trình bày bên trái, phía cùng, trang văn bản, cụ thể: Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ………………… Tên quan ban hàn văn trình bày loại chữ in hoa, cỡ 12-13, kiểu chữ đứng đậm 3) Số ký hiệu văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, đánh liên tục cho văn ngày 01/01 đến văn cuối ngày 31/12 hàng năm Do số lượng văn ban hành hàng năm UBND thị trấn không nhiều (dưới 500 văn bản) nên tất văn hành đánh số chung cho văn ban hành đầu năm (ngày 01/01) đến văn cuối ( ngày 31/12) hành văn Ký hiệu Thông báo bao gồm chữ viết tắt tên loại Thông báo (TB) chữ viết tắt tên quan UBND Ví dụ: Số: …/BC-UBND Số ký hiệu văn trình bày tên quan, tổ chức ban hành văn canh theo tên quan, tổ chức ban hành văn Số ký hiệu văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng 4) Địa danh ngày tháng năm ban hành văn Địa danh ghi văn UBND thị trấn ban hành tên gọi thức phường Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành, phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, ví dụ: Hải Phòng, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số sơ đồ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu 5) Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn Thông báo Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Tên loại trích yếu nội dung canh văn bản, tên loại trình bày trên, trích yếu trình bày Tên loại trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ : 6) Nội dung văn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, trình bày nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa theo quy định viết hoa văn hành 7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: Báo cáo UBND thị trấn ký thay mặt tập thể nên phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên “UBND” - Trường hợp Phó chủ tịch ký vào văn phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chữ “Chủ tịch” Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn UBND thị trấn, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác TM UBND TM UBND CHỦ TỊCH KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (dấu, chữ ký) (dấu, chữ ký) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b sơ đồ chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký.Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c sơ đồ 8) Dấu quan, tổ chức Dấu thành phần thể thức nhằm xác nhận tính chân thực, giá trị pháp lý hiệu lực thi hành cho văn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, cụ thể: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tô chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn 9) Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định - Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Đối với Thông báo, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1.3 Mẫu Thông báo UBND thị trấn Trường Sơn ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN…………………… Số: /TB-….(1)… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (2)… , ngày … tháng … năm 20… THÔNG BÁO Về việc ………….(3)………… ………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………(4)…………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………./ Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (5) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức (2) Địa danh (3) Trích yếu nội dung Thông báo (4) Nội dung Thông báo (5) Quyền hạn, chức vụ người ký Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1.4 Văn phong soạn thảo Thông báo UBND thị trấn Văn phong soạn thảo Thông báo dạng ngôn ngữ tiếng việt văn học, tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp văn lĩnh vực hoạt động pháp luật hành Văn phong soạn thảo đảm bảo đặc điểm như: Tính khách quan; tính xác, rõ ràng; tính khuôn mẫu; tính phổ thông đại chúng; tính lịch nhã nhặn, trang trọng Đảm bảo yêu cầu từ ngữ, ngữ pháp; quy định viết hoa tiếng Việt, Luận chứng sử dụng để viết Thông báo chủ yếu dùng việc, số liệu từ thực tế quan, đơn vị 1.2 Quy trình xây dựng ban hành Thông báo UBND thị trấn Trường Sơn Thông báo văn mang tính thông tin điều hành để thực thi văn quy phạm pháp luật để giải công viêc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, ghi chép quan Quy trình xây dựng ban hành Thông báo UBND thị trấn khái quát sau: 1.2.1 Chuẩn bị soạn thảo Thông báo Đây bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi chất lượng gồm nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đối với văn có nội dung quan trọng, trường hợp cần thiết pháp luật quy định soạn thảo văn quy phạm pháp luật phải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo) - Đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có nhiệm vụ: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần văn Trong cần xác định văn ban hành nhằm mục đích gì, có mục đích, tính chất văn bản, giới hạn văn (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)? + Xác định trích yếu nội dung văn bản: Việc xác định hình thức văn sử dụng cần vào mục đích, tính chất nội dung cần văn hóa; vào chức hình thức văn thẩm quyền ban hành quan để lựa chọn hình thức văn phù hợp Trích yếu nội dung phải ngắn gọn phản ánh chủ đề văn + Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung vấn đề cần văn hoá Thông tin cần thu thập thông tin pháp lý thông tin thực tế từ nguồn khác với nhiều phương pháp khác Thông tin cần thu thập đầy đủ, xử lí xác 1.2.2 Xây dựng dự thảo Thông báo Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN - Viết thảo: Trên sở đề cương xây dựng, cá nhân đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung văn xác định Ở khâu phải sử dụng câu, từ, cụm từ để diễn đạt ý đề cương đồng thời đảm bảo cho văn tạo thành thể thống trọn vẹn hình thức nội dung Sau soạn thảo xong phải kiểm tra tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt văn - Xin ý kiến góp ý cho thảo: Văn có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo - Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) hoàn chỉnh dự thảo 1.2.3 Duyệt Thông báo - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo - Cán Văn phòng phụ trách công tác văn thư duyệt thể thức thủ tục pháp lí - Nếu văn có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình duyệt Đối với văn thuộc thẩm quyền tập thể mà việc thông qua phải tập thể thảo luận định theo đa số việc thông qua tập thể định 1.2.4 Hoàn thiện Thông báo Chỉnh sửa hoàn thiện văn theo yêu cầu gợi ý người duyệt văn Không tự ý thay đổi nội dung văn chưa đồng ý người duyệt Kiểm tra lại nội dung hình thức, thể thức văn in văn 1.2.5 Trình ký ban hành Thông báo Trước trình lên người có thẩm quyền ký văn bản, cán soạn thảo cần kiểm tra lại văn xem sai sót lỗi in ấn (mực in đậm làm nhoè chữ nhạt làm mờ chữ, chữ, giấy đặt lệch ) Trình lên người có thầm quyền ký văn bản, văn có nội dung quan trọng cần có hồ sơ trình ký Văn sau có chữ ký người có thẩm quyền văn nhân theo số lượng thời hạn; đóng dấu chuyển cho quan đơn vị có liên quan Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN PHẦN THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÔNG BÁO TẠI UBND THỊ TRẤN TRƯỜNG SƠN 2.1 Giới thiệu chung UBND Thị trấn Trường Sơn 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND Thị trấn Trường Sơn Thị trấn Trường Sơn 17 đơn vị hành thuộc huyện An Lão có diện tích tự nhiên 395,83ha, phía Đông giáp với quận Kiến An, phía nam giáp với xã Thái Sơn, phía tây giáp xã An Thắng, An Tiến thuộc huyện An Lão Thị trấn chia làm tổ dân phố, thị trấn trẻ, trìnhđô thị hóa nhanh, địa bàn có nhiều dự án lớn huyện thành phố,có nhiều công trình xây dựng tỉ lệ dân nhập cư cao.Có tuyến giao thông quan trọng tỉnh lộ 360 tỉnh lộ 357 chạy qua địa bàn thị trấn, phía bắc thị trấn tiếp giáp với 01 tuyến đường thủy nội địa sông Lạch Tray Hình 2.1.1 : Bản đồ vị trí địa lý Thị trấn Trường Sơn 2.1.1.1.Tình hình dân cư Toàn thị trấn có dân số 2045 hộ gồm 6782 nhân khẩu, phần lớn dân tộc Kinh, không theo tôn giáo Số lao động đến từ địa phương khác để tạm trú địa bàn khoảng gần 1000 nhân Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 1,2%, biến động dân cư không lớn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 10 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.1.1.2.Tình hình kinh tế [tham khảo tài liệu Là địa bàn ven đô, giáp ranh với quận Kiến An, trước xã nông,phần lớn diện tích đất nông nghiệp từ năm 2000 đến nay, số công ty, nhà xưởng lớn xây dựng địa bàn công ty TNHH SaoVàng,công ty Jhcos Việt Nam, nhà máy bia Habeco Hải Phòng thu hút 4000 lao động củađịa phương lao động từ nơi khác đến góp phần làm thay đổi đáng kể cấu kinh tế nơi đây.Cơ cấu ngành nghề dịch chuyển từ sản xuất nông nghiệp sang công nghiệp, xây dựngvà dịch vụ Trên địa bàn có 46 doanh nghiệp lớn, vừa nhỏ hoạt động với lĩnh vực sản xuất hàng may mặc, giày dép để xuất khẩu, nhà máy sản xuất bia, nhà máy giấy, nhà máy thức ăn gia súc, sản xuất bao bì, xí nghiệp chăn nuôi xưởng gỗ công nghiệp.Ngoài có 659 hộ kinh doanh cá thể, có 67 hộ làm công nghiệp, 305 hộ làm thương mại, hộ làm xây dựng, 148 hộ làm dịch vụ lưu trú – ăn uống, vận tải gồm 36 hộ dịch vụ khác 100 hộ Về sản xuất nông nghiệp(Số liệu tháng đầu năm 2015): tổng diện tích gieo cấy 53ha, suất lúa trung bìnhđạt 68,5 tạ/ha/ năm, đứng tốp đầu suất lúa huyện An Lão Tổng diện tích nuôi trồng thủy hải sản 18,6 ha, tổng đàn trâu bò 80 con, đàn lợn 1460 con, đàn gia cầm 15.105 Trong điều kiện kinh tế giới nước có nhiều biến động, suy thoái, nhiều doanh nghiệp phải hoạt động cầm chừng tạm dừng hoạtđộng tình hình kinh tế thị trấn ổn định.Cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo hướng tích cực: Nông,lâm, thủy sản: 11,4 %; Công nghiệp, xây dựng: 54,2%;Dịch vụ:34,4%.Thu nhập bình quân đầu ngườiđạt 25.000.000 đồng 2.1.1.3 Đặc điểm văn hóa – xã hội [tham khảo tài liệu Do có chuyển dịch tích cực cấu kinh tế nên đời sống người dân địa phương nâng lên cách rõ rệt Năm 2007 từ xã Trường Sơn thành lập thành thị trấn Trường Sơn ngày nay, nhiên văn hóa, phong tục tập quán mang đậm nét văn hóa làng quê Những nét đẹp văn hóa cộng đồng gắn bó, giúp đỡ lẫn sản xuất canh tác,sinh hoạt văn hóa văn nghệ cồng đồng,bảo tồn di tích lịch sử, mái đình,lễ hội làng quê không bị mai mà ngày lan tỏa mạnh mẽ gìn giữ 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND Thị trấn Trường Sơn Chức UBND Thị trấn Trường Sơn: Ủy ban nhân dân thị trấn có chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng chăm lo đời sống nhân dân địa bàn Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp Pháp luật tôn trọng chấp hành nghiêm chỉnh địa phương, phát huy quyền làm chủ nhân dân lao động, động viên người công dân làm tròn nghĩa vụ nhà nước Nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban nhân dân Thị trấn Trường Sơn: - Tổ chức tuyền truyền, giáo dục Pháp luật, giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 11 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN - Tổ chức thực tốt phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật, tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật * Vài nét Văn phòng UBND Thị trấn: Văn phòng UBND thị trấn tổ chức theo quy định pháp luật, văn phòng quan chuyên môn, máy giúp việc UBND, Chủ tịch UBND - Về chức văn phòng: Văn phòng UBND có chức tham mưu tổng hợp, giúp UBND tổ chức hoạt động chung UBND; tham mưu, giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ đạo, điều hành UBND, Chủ tịch UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND, Chủ tịch UBND - Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng: Trình UBND chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, sáu tháng năm UBND Đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn việc thực chương trình, kế hoạch công tác UBND Chủ tịch UBND; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp quan chuyên môn theo quy định pháp luật Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Trình UBND quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng UBND Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công UBND Chủ tịch UBND; theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn quan chuyên môn trước trình UBND Chủ tịch tỉnh xem xét, định Phối hợp với quan chuyên môn trình UBND ban hành tiêu chuẩn chức danh quy định chung Giúp UBND Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ công tác với quan khác với nhân dân Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND, Chủ tịch UBND; văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước cấp có liên quan Giúp UBND theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn quan chuyên môn Thực việc công bố văn quy phạm pháp luật UBND, trực tiếp quản lý việc xuất phát hành theo quy định pháp luật 10 Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 12 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 11 Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn Văn phòng quan chuyên môn nghiệp vụ văn phòng; công tác tin học hoá quản lý hành theo quy định pháp luật 12 Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng UBND theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND 13 Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND, Chủ tịch UBND; bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động UBND, Chủ tịch UBND tổ chức có liên quan theo quy định UBND 14 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý Văn phòng UBND 15 Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND 16 Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND giao Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Phù Liễn: CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH CÔNG AN PHÓ CHỦ TỊCH KHỐI KHỐI VĂN HÓA- XÃ HỘI KINH TẾ QUÂN SỰ VĂN PHÒNG THỐNG KÊ 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn 2.2.1 Các loại Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn ban hành - Thông báo chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng bậc lương - Thông báo kết họp (hội nghị giao ban ) - Thông báo nhiệm vụ giao - Thông báo thông tin nhiệm vụ quản lý 2.2.2 Thể thức Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 13 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THỊ TRẤN …………………(2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc (1) Số: /TB-….(3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… THÔNG BÁO Về việc ………….(5)………… ………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………(6)…………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………./ Nơi nhận:(9) - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7) (Chữ ký, dấu)(8) Họ tên Ghi chú: (1) Quốc hiệu, tiêu ngữ (2) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức (3) Số kí hiệu Thông báo (4) Địa danh ngày tháng, năm ban hành Thông báo (5) Trích yếu nội dung Thông báo (6) Nội dung Thông báo (7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (8) Dấu quan, tổ chức (9) Nơi nhận Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 14 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn Tổng hợp Dự thảo Lấy ý kiến tình hình văn Trình duyệt thủ trưởng tình hình Ban hành văn ký văn Kiểm tra, Tổ chức đôn đốc thực QUY TRÌNH TÓM TẮT: Bước Soạn thảo: - Tổng hợp tình hình; nắm bắt số liệu - Viết dự thảo Bước Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo: hay nhiều lần - Hoặc hội thảo góp ý trực tiếp; - Đóng góp cách viết giấy - Chỉnh lý, trình dự thảo lên lãnh đạo Bước Thẩm định Bước Trình duyệt ký: Bước Công bố Bước Gửi, lưu trữ 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm Văn phương tiện dùng để ghi lại truyền đạt lại thông tin đời sống xã hội Nó giữ vai trò quan trọng thiếu hoạt động đời sống người Trong lĩnh vực đời sống xã hội, có tính chất đặc điểm khác văn thể hình thức khác Hình thức văn tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành Chính yếu tố thể thức văn trình bày theo quy định nhà nước tạo nên hình thức văn bản, phản ánh tính chất đặc điểm văn nhà nước góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 15 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Đối với cán bộ, công chức nói chung, cán xã nói riêng, việc soạn thảo văn trách nhiệm công việc hàng ngày Những người tham gia vào trình soạn thảo ban hành văn phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cấp trước pháp luật văn mà soạn thảo ban hành 2.3.2 Nhược điểm Tình trạng văn sai thể thức xảy phần ký hiệu văn bản, nơi nhận văn bản, kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn chưa theo quy định… Nguyên nhân chủ yếu số cán bộ, công chức trình soạn thảo văn chưa ý đến thể thức văn chưa thực nghiêm việc kiểm tra văn ký trước ban hành theo quy định Chính phủ 2.3.3 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo Thông báo UBND Thị trấn Trường Sơn Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo văn quản lý văn UBND Thị trấn Trường Sơn (1)- Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn (2)- Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn (3)- Tiêu chuẩn hóa văn (4)- Nâng cao trình độ cán soạn thảo Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán bộ, công chức Đối với cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 16 BÁO CÁO THỰC TẬP VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN PHẦN KẾT LUẬN - Qua thời gian thực tập UBND Thị trấn Trường Sơn, nhìn chung, UBND Thị trấn Trường Sơn thực quy trình soạn thảo văn theo văn hướng dẫn quan cấp trên, ban hành theo thẩm quyền, trình bày khoa học, rõ ràng, đầy đủ yêu cầu Ngoài ra, cán làm công tác văn phòng có trình độ chuyên môn nên nắm vững quy trình thực soạn thảo văn thể thức loại văn quan ban hành Tuy nhiên, vài hạn chế nhỏ cần quan tâm khắc phục như: quy trình nhân gửi chưa hợp lý, đôi lúc bỏ qua vài quy trình soạn thảo, cần bổ sung thêm số máy móc để đảm bảo tốt công việc đại hóa văn phòng Nguyễn Thị Vân Anh - 14V-207A 17