Thể thức của Thông báo của UBND Thị trấn Trường Sơn Thể thức của Tờ trình bao gồm các thành phần sau: 1 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨ
Trang 1DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Trong hoạt động của các cơ quan, công tác soạn thảo văn bản là một trong những mặt không thể thiếu, soạn thảo văn bản để phục vụ các yêu cầu về quản
lý, điều hành cơ quan một cách khoa học, có hiệu quả và đúng pháp luật Nhận thức được tầm quan trọng đó, UBND Thị trấn Trường Sơn đã rất quan tâm đến công tác văn thư nhờ vậy mà hoạt động thông tin bằng văn bản của cơ quan đã hoạt động có hiệu quả tốt.
Để cũng cố thêm những kiến thức đã được học và nhằm kiếm thêm kinh nghiệm từ thực tế, được sự đồng ý của thầy cô giáo bộ môn lưu trữ nhà trường, tôi xin được về thực tập tại UBND Thị trấn Trường Sơn.
Tuy nhiên, đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ còn hạn chế chắc chắn
sẽ còn nhiều thiếu sót, rất mong thầy cô giáo trong khoa lưu trữ cùng lãnh đạo
cơ quan chỉ bảo tận tình cho tôi để báo cáo hoàn thành và giúp tôi có thêm nhiều kinh nghiệm cả về thực tiễn lẫn lý luận nhằm góp phần vào công tác văn thư sau này.
Xin chân thành cảm ơn UBND Thị trấn Trường Sơn đã tạo điều kiện giúp
đỡ tôi, đồng cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Tuyết Mai đã hướng dẫn tận tình, giúp tôi hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Trường Sơn, ngày 25 tháng 05 năm 2016
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Vân Anh
PHẦN 1
Trang 3CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÔNG BÁO
TẠI UBND THỊ TRẤN TRƯỜNG SƠN
1.1 Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo Thông báo tại UBND Thị trấn Trường Sơn
1.1.1 Khái niệm Thông báo của UBND Thị trấn Trường Sơn
Thông báo thường được sử dụng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân biết, hoặc để thực hiện Các thông tin này thường là các thông tin để quản lý hoặc các vấn đề, các sự việc khác của cơ quan (thông tin trong thông báo không có tính pháp lý, chỉ có tính truyền đạt)
Căn cứ vào tính chất, nội dung của thông tin trong thông báo, người ta chia thông báo ra làm 2 loại:
- Thông báo nội bộ: Chỉ phổ biến trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị, mức độ phổ biến thông tin có giới hạn, mặc dù các thông tin này không phải là thông tin mật
- Thông báo thường: Không giới hạn đối tượng tiếp cận thông tin, có thể phổ biến rộng rãi
1.1.2 Thể thức của Thông báo của UBND Thị trấn Trường Sơn
Thể thức của Tờ trình bao gồm các thành phần sau:
1) Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải, tại ô số 01 trên sơ đồ các thành phần thể thức văn bản (sau đây goi tắt là sơ đồ)
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đối với Thông báo của UBND thị trấn
là tên của UBND thị trấn ban hành văn bản (không có tên cơ quan chủ quản)
Trình bày bên trái, phía trên cùng, trang đầu tiên của văn bản, cụ thể:
ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN ………
Trang 4Tên cơ quan ban hàn văn bản trình bày bằng loại chữ in hoa, cỡ 12-13, kiểu chữ đứng đậm
3) Số và ký hiệu văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, được đánh liên tục cho văn bản đầu tiên ngày 01/01 đến văn bản cuối cùng ngày 31/12 hàng năm
Do số lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND thị trấn không nhiều (dưới 500 văn bản) nên tất cả các văn bản hành chính được đánh số chung cho văn bản ban hành đầu năm (ngày 01/01) đến văn bản cuối cùng ( ngày 31/12) hành văn
Ký hiệu của Thông báo bao gồm chữ viết tắt tên loại Thông báo (TB) và chữ viết tắt tên cơ quan là UBND
Ví dụ: Số: …/BC-UBND
Số và ký hiệu của văn bản trình bày dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
và canh giữa theo tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số và ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng 4) Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản do UBND thị trấn ban hành là tên gọi chính thức của phường đó
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với
những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ: Hải Phòng, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 trên sơ đồ
Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
5) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là Thông báo
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung được canh giữa văn bản, tên loại trình bày ở trên, trích yếu trình bày ở dưới
Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
6) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, khi trình bày nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
Trang 5- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa đúng theo quy định viết hoa trong văn bản hành chính
7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Báo cáo của UBND thị trấn được ký thay mặt tập thể nên phải ghi chữ viết tắt
“TM.” vào trước tên “UBND”
- Trường hợp Phó chủ tịch ký vào văn bản thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chữ “Chủ tịch”
Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản của UBND thị trấn, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác
TM UBND CHỦ TỊCH
(dấu, chữ ký)
Nguyễn Văn A
TM UBND
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
(dấu, chữ ký)
Nguyễn Văn A
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b trên sơ đồ bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c trên sơ đồ
8) Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu là thành phần thể thức nhằm xác nhận tính chân thực, giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành cho văn bản
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản
3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
Trang 6công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, cụ thể:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tô chức hoặc tên của phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
9) Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và
có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Đối với Thông báo, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
1.1.3 Mẫu Thông báo của UBND thị trấn Trường Sơn
Trang 7ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN………
Số: /TB-….(1)… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc … (2)… , ngày … tháng … năm 20… THÔNG BÁO Về việc ………….(3)…………
……… ………
………(4)………
……… ………
………
……… ………
………
……… ………
………
………./
Nơi nhận: - Như trên; - ………;
- Lưu: VT, … ./
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (5)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức.
(2) Địa danh.
(3) Trích yếu nội dung Thông báo
(4) Nội dung của Thông báo
(5) Quyền hạn, chức vụ của người ký
1.1.4 Văn phong trong soạn thảo Thông báo của UBND thị trấn
Trang 8Văn phong trong soạn thảo Thông báo là dạng ngôn ngữ tiếng việt văn học, tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính
Văn phong trong soạn thảo đảm bảo các đặc điểm như: Tính khách quan; tính chính xác, rõ ràng; tính khuôn mẫu; tính phổ thông đại chúng; tính lịch sự nhã nhặn, trang trọng
Đảm bảo các yêu cầu về từ ngữ, ngữ pháp; các quy định về viết hoa trong tiếng Việt,
Luận chứng sử dụng để viết Thông báo chủ yếu là dùng sự việc, số liệu và từ thực tế của cơ quan, đơn vị
1.2 Quy trình xây dựng và ban hành Thông báo của UBND thị trấn Trường Sơn.
Thông báo là văn bản mang tính thông tin điều hành để thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết công viêc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, ghi chép của cơ quan
Quy trình xây dựng và ban hành Thông báo của UBND thị trấn có thể được khái quát như sau:
1.2.1 Chuẩn bị soạn thảo Thông báo
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo)
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có nhiệm vụ:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì, có mấy mục đích, tính chất của văn bản, giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)?
+ Xác định trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Trích yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ
đề của văn bản
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Thông tin cần thu thập là các thông tin pháp lý
và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác nhau Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác
1.2.2 Xây dựng dự thảo Thông báo
- Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề
Trang 9cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến
để hoàn chỉnh bản thảo
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo
1.2.3 Duyệt Thông báo
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo
- Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư duyệt thể thức và thủ tục pháp lí
- Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình duyệt
Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số thì việc thông qua do tập thể quyết định
1.2.4 Hoàn thiện Thông báo
Chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản theo yêu cầu và gợi ý của người duyệt văn bản Không tự ý thay đổi nội dung văn bản nếu chưa được sự đồng ý của người duyệt Kiểm tra lại cả về nội dung và hình thức, thể thức văn bản và in văn bản
1.2.5 Trình ký và ban hành Thông báo
Trước khi trình lên người có thẩm quyền ký văn bản, cán bộ soạn thảo cần kiểm tra lại văn bản xem còn sai sót hoặc do lỗi in ấn (mực in quá đậm làm nhoè chữ hoặc quá nhạt làm mờ chữ, mất chữ, giấy đặt lệch )
Trình lên đúng người có thầm quyền ký văn bản, đối với văn bản có nội dung quan trọng cần có hồ sơ trình ký
Văn bản sau khi đó có chữ ký của người có thẩm quyền văn bản sẽ được nhân bản theo đúng số lượng và thời hạn; đóng dấu và chuyển cho cơ quan đơn vị có liên quan
PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÔNG BÁO
Trang 10TẠI UBND THỊ TRẤN TRƯỜNG SƠN 2.1 Giới thiệu chung về UBND Thị trấn Trường Sơn
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thị trấn Trường Sơn.
Thị trấn Trường Sơn là một trong 17 đơn vị hành chính thuộc huyện An Lão có diện tích tự nhiên là 395,83ha, phía Đông giáp với quận Kiến An, phía nam giáp với xã Thái Sơn, phía tây giáp các xã An Thắng, An Tiến thuộc huyện An Lão Thị trấn được chia làm 4 tổ dân phố, là một thị trấn trẻ, đang trong quá trìnhđô thị hóa nhanh, trên địa bàn có nhiều dự án lớn của huyện và thành phố,có nhiều công trình xây dựng và tỉ
lệ dân nhập cư rất cao.Có 2 tuyến giao thông quan trọng là tỉnh lộ 360 và tỉnh lộ 357 chạy qua địa bàn thị trấn, phía bắc thị trấn tiếp giáp với 01 tuyến đường thủy nội địa sông Lạch Tray
Hình 2.1.1 : Bản đồ về vị trí địa lý của Thị trấn Trường Sơn.
2.1.1.1.Tình hình dân cư.
Toàn thị trấn có dân số là 2045 hộ gồm 6782 nhân khẩu, phần lớn là dân tộc Kinh, không theo tôn giáo Số lao động đến từ địa phương khác để tạm trú trên địa bàn khoảng gần 1000 nhân khẩu Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên là 1,2%, biến động về dân cư không lớn