quy trình tổ chức cuộc họp trong quản trị hành chính văn phòng

Chương TỔ CHỨC CUỘC HOP I Công việc chuẩn bị Mục đích họp - Họp để trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin + Thu thập thông tin + Trao đổi thông tin - Họp để kiểm soát công việc + Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu + Xác định nguồn lực cần thiết để thực hoạt động + Đặt tiêu cho tất công việc có liên quan Nguyên tắc tổ chức họp - Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công - Họp tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan việc thực chức nhiệm vụ quan - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đê cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân việc phân công xử lý công việc - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp loại họp việc tổ chức họp cách hợp lý Không nên tổ chức họp nếu: - Không có mục đích rõ ràng - Không cần ý kiến tập thể - Có thể làm cách khác tốt - Chỉ đến định kỳ phải họp - Vắng nhân vật - Chi phí cho họp cao lợi ích mang lại - Không họp chẳng hại gì? Việc chuẩn bị người tổ chức 2.1 Lập kế hoạch họp * Xác định mục tiêu yêu cầu họp Khi tổ chức họp, cần xác định - Tại phải tổ chức họp này? - Cuộc họp có ý nghĩa ntn cquan? - Nếu không tổ chức có ảnh hưởng tới hoạt động chung? - => xác định mục tiêu rõ ràng tượng họp vô nghĩa không * Xác định nội dung công việc - Nội dung công họp gì? - Hãy bước đê thực công việc giao + Bước 1: Tìm hiểu thông tin liên quan đến nội dung công việc + Bước 2: Liệt kê công việc phải làm theo thứ tự ( quan trọng thời gian) + Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân kinh phí cho hoạt động + Bước 4: Chọn phương pháp thực với công việc BT *Xác định họp tổ chức đâu, - Công việc thực đâu? Hội trường quan hay thuê hội trường - Cuộc họp tổ chức (bắt đầu kết thúc) - Ai điều hành, chuẩn bị, ( phân công người thực công việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản…) => Xác định yếu tố thuận lợi cho công việc chuẩn bị điều hành * Dự trù kinh phí cho hoạt động • Để tổ chức họp, người quản trị cần vào quy mô yêu cầu tổ chức để lập dự toán kinh phí • Kinh phí trang trí • Kinh phí phục vụ • Kinh phí ăn, uống • Các khỏan Kinh phí khác 2.2 Lập chương trình họp - Chương trình họp mô tả nội dung diễn họp - Từng nội dung diễn họp phải xác định thời gian người đảm nhận cách cụ thể - Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề định hướng họp - Khi xây dựng chương trình cho họp người quản trị dùng bảng Một chương trình họp thường có thông tin sau: - Nội dung - Địa điểm, thời gian bắt đầu kết thúc - Thời gian giải lao (nếu có) - Tên người chủ tọa, tên người điều khiển - Tên chủ đề trình bày, tên người trình bày - Thời gian dự kiến cho nội dung - Tính chất phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…) - Tên người ghi biên họp Đối với họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần có nghi lễ Chương trình họp Mục Nội dung công việc Người thực Thời gian 4 BT Việc chuẩn bị thư ký văn phòng 3.1 Viết thư mời • Công văn, thư mời họp phải có nội dung • Thời gian họp • Địa điểm họp • Nội dung họp • Những yêu cầu người tham dự; • Giấy mời họp phải gửi tới người tham dự trước ngày 3.2 Chuẩn bị tài liệu • Nếu họp để lấy ý kiến đóng góp cho văn chuẩn bị ban hành cần chuẩn bị dự thảo • Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng kỷ luật cho nhân cần phải chuẩn bị văn có liên quan đến trình công tác cá nhân • Cuộc họp mà cần có phát biểu thủ trưởng soạn thảo phát biểu trước, thực công việc cần chao đổi hỏi trước thủ trưởng để rõ ý thủ trưởng 3.3 Sắp xếp phòng họp Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất họp, người tổ chức phòng nhỏ nhiều người phòng lớn, họp quan trọng phải tổ chức phòng kín Không nên bố trí phòng họp nơi nóng nực hay lạnh ồn ào, chật chội thiếu ánh sáng II Diễn biến họp - Chánh văn phòng (thư ký) người mở đầu, nói lý họp, Điều hành họp thường thủ trưởng quan - Thư ký ghi biên họp, xác định hình thức ghi phù hợp - Cuộc họp tổ chức giờ, không nên đợi người tham dự 1 Giới thiệu đại biểu chương trình *Giới thiệu đại biêủ Trước giới thiệu cần kiểm tra có mặt đại biểu + Danh sách đại biểu lấy từ phận mời phận tiếp đón + Giới thiệu theo trật tự Giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ xác Chú ý đến thứ tự đại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ vị trí đại biểu hội nghị ) Không nên giới thiệu sai tên chức danh học hàm đại biểu, * Giới thiệu chương trình họp + Thời gian nghỉ giải lao họp kết thúc + Các thành viên nghe + Các xung đột giải nào? + Các chủ đề giải nào? + Mong đợi thành viên + Những chủ đề lưu hành nội * Đọc báo cáo, tham luận - Đọc báo cáo, tham luận văn - Trình chiếu nội dung báo cáo, tham luận + Sử dụng trang thiết bị + Các hình ảnh hỗ trợ Điều hành thảo luận Trong họp, tránh khỏi chuyện tranh luận gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn Người điều hành không nên e ngại điều Người chủ trì giỏi người tránh nhắc đến xung đột, mà người khéo léo kích thích xung đột, đồng thời biết cách dừng xung đột lúc Xung đột dẫn đến tranh luận, tranh luận dẫn đến định đắn * Điều hành họp cần lưu ý - Điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước - Lắng nghe ý kiến trình bày họp - Tập trung vào chủ đề chương trình - Làm rõ ý kiến - Vận dụng trí tuệ tập thể - Khuyến khích người phát biểu (nếu ndung cần thiết) - Tập trung vào ý kiến, vào người nói 3 Cần lưu ý đối tượng Đối tượng chệch vấn đề Đối tượng bàn lùi Đối tượng gió chiều che chiều Đối tượng chống đối Đối tượng kiến Ứng phó với quan điểm cá nhân Đoán trước khả bất đồng hay xung đột xảy trình thảo luận tranh cãi, sử dụng kỹ thuật để loại bỏ xung đột đóng vai trò trọng tài hoà giải cần * Ứng xử với câu hỏi - Câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc - Câu hỏi vượt khả - Câu hỏi trả lời - Câu hỏi vòng vo - Chuyển câu hỏi Khi tổ chức họp người điều hành không nên bỏ qua câu hỏi thành viên đặt 4 Ghi biên • • • • • • • • • • Ghi biên cần có thông tin như: Thời gian-địa điểm họp Thành phần dự họp Tổng số người dự họp: Chủ toạ gồm Thư ký họp (đoàn thư ký) Các báo cáo họp Thảo luận họp Kết thúc họp Kết luận Kết luận III.Công việc sau họp - Đánh giá họp + Điều hiệu quả? + Điều cần phải cải thiện? - Nhận xét, câu hỏi, lời phê bình quan điểm để nâng cao chất lượng tài liệu - Giám sát hoạt động sau + Lập hồ sơ + Hoàn thiện văn [...]... Sắp xếp phòng họp Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở phòng kín Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng II Diễn biến cuộc họp - Chánh văn phòng (thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc họp, Điều hành cuộc họp thường... chức cuộc họp người điều hành không nên bỏ qua các câu hỏi do các thành viên đặt ra 4 Ghi biên bản • • • • • • • • • • Ghi biên bản cần có các thông tin như: Thời gian-địa điểm cuộc họp Thành phần dự họp Tổng số người dự họp: Chủ toạ gồm Thư ký cuộc họp (đoàn thư ký) Các báo cáo trong cuộc họp Thảo luận trong cuộc họp Kết thúc cuộc họp Kết luận 1 Kết luận III.Công việc sau cuộc họp - Đánh giá cuộc họp. ..Chương trình cuộc họp Mục Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian 1 2 4 4 5 6 BT 3 Việc chuẩn bị của thư ký văn phòng 3.1 Viết thư mời • Công văn, hoặc thư mời họp phải có các nội dung • Thời gian cuộc họp • Địa điểm cuộc họp • Nội dung cuộc họp • Những yêu cầu đối với người được tham dự; • Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự trước 3 ngày 3.2 Chuẩn bị tài liệu • Nếu là cuộc họp để lấy... đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc Xung đột sẽ dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ dẫn đến quy t định đúng đắn * Điều hành cuộc họp cần lưu ý - Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước - Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp - Tập trung vào các chủ đề chương trình - Làm rõ những ý kiến mới - Vận dụng trí tuệ tập thể - Khuyến khích người phát biểu (nếu ndung... (theo chức vụ hoặc vị trí của đại biểu trong hội nghị ) Không nên giới thiệu sai tên và chức danh hoặc học hàm của đại biểu, * Giới thiệu chương trình cuộc họp + Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc + Các thành viên sẽ được nghe những gì + Các xung đột sẽ được giải quy t như thế nào? + Các chủ đề sẽ giải quy t như thế nào? + Mong đợi những gì ở mỗi thành viên + Những chủ đề chỉ được lưu hành. .. - Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp - Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi người tham dự 1 Giới thiệu đại biểu và chương trình *Giới thiệu đại biêủ Trước khi giới thiệu cần kiểm tra sự có mặt của các đại biểu + Danh sách đại biểu lấy từ bộ phận mời và bộ phận tiếp đón + Giới thiệu theo một trật tự Giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ và chính xác Chú ý đến thứ... dự trước 3 ngày 3.2 Chuẩn bị tài liệu • Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một văn bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự thảo • Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng hoặc kỷ luật cho một các nhân thì cần phải chuẩn bị các văn bản có liên quan đến quá trình công tác của cá nhân đó • Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng thì soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện... chỉ được lưu hành nội bộ * Đọc báo cáo, bản tham luận - Đọc báo cáo, tham luận bằng văn bản - Trình chiếu nội dung báo cáo, tham luận + Sử dụng trang thiết bị + Các hình ảnh hỗ trợ 2 Điều hành thảo luận Trong mỗi cuộc họp, không thể tránh khỏi chuyện tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn Người điều hành không nên e ngại điều đó Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc đến xung... hiện chính kiến Ứng phó với các quan điểm cá nhân Đoán trước các khả năng bất đồng hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận như tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần * Ứng xử với các câu hỏi - Câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc - Câu hỏi vượt quá khả năng - Câu hỏi không thể trả lời ngay - Câu hỏi vòng vo - Chuyển câu hỏi Khi tổ chức. .. Điều gì hiệu quả? + Điều gì cần phải cải thiện? - Nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu - Giám sát các hoạt động sau đó + Lập hồ sơ + Hoàn thiện các văn bản