Quy trình tổ chức cuộc họp

Quy trình tổ chức một cuộc họpĐể chuẩn bị cho một cuộc họp, người tổ chức phải xác định được: - Mục đích cuộc họp là gì?. - Những gì về mặt cơ sở vật chất cần phải chuẩn bị ?... Chương

Quy trình tổ chức một cuộc họp

Để chuẩn bị cho một cuộc họp, người tổ chức phải xác định được:

- Mục đích cuộc họp là gì?

- Ai sẽ tham dự?

- Tổ chức cuộc họp khi nào và ở đâu?

- Thông báo mời họp như thế nào?

- Có tài liệu hội họp?

- Các nội dung nên sắp xếp theo thứ tự nào?

- Những gì về mặt cơ sở vật chất cần phải chuẩn bị

?

Chương trình một cuộc họp thường có các nội dung sau đây:

- Nội dung chính;

- Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc;

- Thời gian giải lao;

- Tên người chủ toạ;

- Tên người điều khiển chương trình(nếu có);

- Tên các chủ đề sẽ trình bày,tên người trình bày;

- Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung;

- Tính chất mỗi phần( ra quyết định,thông báo, lấy ý kiến…)và cách thức triển khai ( thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày…)

- Tên người ghi biên bản cuộc họp;

- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan

+Tài liệu cần gửi đi trước cùng giấy mời họp (những tài liệu cần có sự nghiên cứu kĩ lưỡng nên được in ấn đủ số lượng, thông qua ý kiến lãnh đạo, gửi đến

trước cùng với giấy mời cho các thành viên dự họp để họ có thời gian đọc ,

nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến tham gia)

+ Tài liệu phát tại chỗ khi họp

Chuẩn bị cơ sở vật chất và các phương tiện

phục vụ cuộc họp.

+ Chuẩn bị phòng họp

+ Phải bố trí chỗ ngồi cho phù hợp với từng loại hình cuộc họp.

+ Chuẩn bị trà nước, tiếp tân, ăn nhẹ, ăn trưa( nếu có)

+ Lên danh sách những người trực tiếp phục vụ bảo đảm cho cuộc họp được tiến hành tốt.

Giai đoạn thực hiện các công việc điều hành cuộc họp.

- Đón đại biểu

- Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận

- Ghi biên bản

- Bế mạc

Giai đoạn các công việc sau cuộc họp:

- Bảo đảm cho biên bản được biên tập đầy đủ,

rõ ràng,chính xác và đưa lãnh đạo thông qua.

- Sao gửi biên bản cuôc họp và những tài liệu kèm theo biên bản cho những thành viên

vắng mặt tại cuộc họp.

- So sánh kết quả thực tế của cuộc họp với mục đích được đề ra khi chuẩn bị

- Thanh toán các chi phí

- Đối chiếu tổng chi phí với dự toán

- Rút kinh nghiệm/.

Tập nói trước đám đông

– Không nói nhỏ quá, nhanh quá

– Giọng run run, hụt hơi thường không gây

ấn tượng nơi đồng nghiệp

– Nói chậm rãi, lên giọng xuống giọng, nhấn mạnh ở những điểm bạn cho là quan

trọng cần truyền đạt đến đồng nghiệp

Nếu có ý kiến phản bác, không nên căng thẳng Hãy luôn nhớ rằng cái đầu “mát

mẻ” sẽ giúp bạn có những lập luận chắc chắn để bảo vệ ý kiến của mình, và hơn nữa nó làm cho bạn thân thiện hơn trong mắt đồng nghiệp.