Quy trình tổ chức cuộc họp

Quy trình tổ chức họp Để chuẩn bị cho họp, người tổ chức phải xác định được: - Mục đích họp gì? - Ai tham dự? - Tổ chức họp đâu? - Thông báo mời họp nào? - Có tài liệu hội họp? - Các nội dung nên xếp theo thứ tự nào? - Những mặt sở vật chất cần phải chuẩn bị ? Chương trình họp thường có nội dung sau đây: Nội dung chính; - Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; - Thời gian giải lao; - Tên người chủ toạ; - Tên người điều khiển chương trình(nếu có); - Tên chủ đề trình bày,tên người trình bày; - Thời gian dự kiến cho nội dung; - Tính chất phần( định,thông báo, lấy ý kiến…)và cách thức triển khai ( thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày…) - Tên người ghi biên họp; - Chuẩn bị tài liệu có liên quan +Tài liệu cần gửi trước giấy mời họp (những tài liệu cần có nghiên cứu kĩ lưỡng nên in ấn đủ số lượng, thông qua ý kiến lãnh đạo, gửi đến trước với giấy mời cho thành viên dự họp để họ có thời gian đọc , nghiên cứu chuẩn bị ý kiến tham gia) + Tài liệu phát chỗ họp - Chuẩn bị sở vật chất phương tiện phục vụ họp + Chuẩn bị phòng họp + Phải bố trí chỗ ngồi cho phù hợp với loại hình họp + Chuẩn bị trà nước, tiếp tân, ăn nhẹ, ăn trưa( có) + Lên danh sách người trực tiếp phục vụ bảo đảm cho họp tiến hành tốt Giai đoạn thực công việc điều hành họp - Đón đại biểu - Khai mạc, triển khai phát biểu thảo luận - Ghi biên - Bế mạc Giai đoạn công việc sau họp: - Bảo đảm cho biên biên tập đầy đủ, rõ ràng,chính xác đưa lãnh đạo thơng qua - Sao gửi biên cuôc họp tài liệu kèm theo biên cho thành viên vắng mặt họp - So sánh kết thực tế họp với mục đích đề chuẩn bị - Thanh tốn chi phí - Đối chiếu tổng chi phí với dự tốn - Rút kinh nghiệm/ Tập nói trước đám đơng – Khơng nói nhỏ quá, nhanh – Giọng run run, hụt thường không gây ấn tượng nơi đồng nghiệp – Nói chậm rãi, lên giọng xuống giọng, nhấn mạnh điểm bạn cho quan trọng cần truyền đạt đến đồng nghiệp Nếu có ý kiến phản bác, không nên căng thẳng Hãy nhớ đầu “mát mẻ” giúp bạn có lập luận chắn để bảo vệ ý kiến mình, làm cho bạn thân thiện mắt đồng nghiệp ... cho thành viên dự họp để họ có thời gian đọc , nghiên cứu chuẩn bị ý kiến tham gia) + Tài liệu phát chỗ họp - Chuẩn bị sở vật chất phương tiện phục vụ họp + Chuẩn bị phòng họp + Phải bố trí chỗ... việc sau họp: - Bảo đảm cho biên biên tập đầy đủ, rõ ràng,chính xác đưa lãnh đạo thông qua - Sao gửi biên cuôc họp tài liệu kèm theo biên cho thành viên vắng mặt họp - So sánh kết thực tế họp với...Chương trình họp thường có nội dung sau đây: Nội dung chính; - Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; - Thời gian giải lao; - Tên người chủ toạ; - Tên người điều khiển chương trình( nếu có);