Đang tải... (xem toàn văn)
II. Các bước tổ chức hội nghị của Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng 1. Lập kế hoạch hội nghị Bộ phận hành chính Ngân hàng Vietcombank họp nội bộ lập kế hoạch tổng quát trước khi bắt tay vào các hoạt động cụ thể xoay quanh nội dung: Tên cuộc họp: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015 Mục đích hội nghị: Hội nghị khách hàng đóng một vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững và sự thông hiểu cần thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng Thành phần tham gia: các khách hàng cá nhân thân thiết trong năm 2015 với sự tham dự của 200 khách hàng tiêu biểu đại diện cho hơn 150 ngàn khách hàng cá nhân thân thiết của Vietcombank Đà Nẵng
I Giới thiệu ngân hàng Vietcombank Trụ sở chính: 198 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội Các mốc lịch sử, thành tựu Ngân hàng Vietcombank từ thành lập đến nay: 1962 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trước đây, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), thành lập thức vào hoạt động ngày 01/4/1963, với tổ chức tiền thân Cục Ngoại hối (Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) Ngày 01/04/1963, thức khai trương hoạt động NHNT ngân hàng đối ngoại độc quyền 1995 NHNT Tạp chí Asia Money – Tạp chí Tiền tệ uy tín Châu Á - bình chọn Ngân hàng hạng Việt Nam 1996 Thành lập VPĐD Paris (Pháp) Moscow (Cộng hòa Liên bang Nga) 2003 Vietcombank Nhà nước trao tặng Huân chương Độc lập hạng Ba 2008 12/2008, Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen cho Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam theo Quyết định số 1697/QĐ-TTg có thành tích việc thực biện pháp kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, đáp ứng nhu cầu vốn cho phát triển sản xuất, xuất khẩu, đảm bảo an sinh xã hội 2010 10/2010, Vietcombank doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp lớn Việt Nam ngân hàng nộp thuế lớn Việt Nam thuộc khối tài chính, ngân hang 2011 10/4/2011, Vietcombank trao biểu trưng Top Ten “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2011” Đây năm thứ liên tiếp Vietcombank nhận danh hiệu 2013 Ngày 31/03/2013, Vietcombank thức mắt hệ thống nhận diện thương hiệu mới, khẳng định thay đổi toàn diện hình ảnh chất lượng hoạt động, khẳng định tâm Vietcombank tiếp tục đổi phát triển bền vững, giữ vững vị nước bước vươn xa trường quốc tế Ngày 01/04/2013, Vietcombank long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 50 năm ngày thành lập đón nhận Huân chương Độc lập Hạng Nhất Đảng, Nhà nước trao tặng 2014 Ngày 17/06/2014, Lễ công bố kết bình chọn “50 công ty kinh doanh hiệu Việt Nam” năm 2014 (Top 50) Tạp chí Nhịp cầu Đầu tư tổ chức, Vietcombank vinh dự nhận danh hiệu “Top 50 công ty kinh doanh hiệu Việt Nam năm liên tiếp (2013 – 2014) Ngày 08/09/2014, lễ trao giải “Ngân hàng tốt năm 2014” cho quốc gia khu vực châu Á - Thái Bình Dương Tạp chí Alpha Southeast Asia (Alpha SEA) tổ chức Bangkok, Thái Lan, Vietcombank trao tặng giải thưởng: “Ngân hàng tốt Việt Nam năm 2014” (Best Bank in Vietnam 2014); “Ngân hàng cung cấp dịch vụ Tài trợ thương mại tốt Việt Nam năm 2014” (Best Trade Finance Bank in Vietnam 2014); “Ngân hàng cung cấp dịch vụ ngoại hối tốt Việt Nam năm 2014 cho doanh nghiệp định chế tài chính” (Best FX Bank for Corporates and FIs) Theo bình chọn tạp chí Nikkei Asian Review tháng 11/2014, Vietcombank ngân hàng Việt Nam bình chọn Top 100 công ty đáng quan tâm khu vực Asean II Các bước tổ chức hội nghị Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng Lập kế hoạch hội nghị Bộ phận hành Ngân hàng Vietcombank họp nội lập kế hoạch tổng quát trước bắt tay vào hoạt động cụ thể xoay quanh nội dung: Tên họp: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015 Mục đích hội nghị: Hội nghị khách hàng đóng vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững thông hiểu cần thiết doanh nghiệp khách hàng Thành phần tham gia: khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015 với tham dự 200 khách hàng tiêu biểu đại diện cho 150 ngàn khách hàng cá nhân thân thiết Vietcombank Đà Nẵng Địa điểm, thời gian tổ chức: Khách sạn Novotel – ngày 25/09/2015 Các công việc cần chuẩn bị cho họp: Thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến người Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét cách toàn diện, thực cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, đó, nhóm lại thành nhóm nhỏ • Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách • Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… • Tổ lễ tân: đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường • Tổ thư ký: gồm 2-3 người ghi biên họp - Kinh phí: 243.620.000 vnđ - Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận hành trụ sở 140-142 Lê Lợi Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị (1) Xác định mục đích, nội dung, tên hội nghị để quy định thành phần tham dự Mục đích hội nghị: + Nhằm thăm dò ý kiến khách hàng, liên kết thu hút khách hàng tiềm với kiện hội nghị khách hàng doanh nghiệp + Vietcombank nhấn mạnh số tính chất muốn tỏ lòng cảm ơn, thuyết phục khách hàng tiềm đến với doanh nghiệp mình, quảng bá sản phẩm dịch vụ, phát triển định hướng chiến lược kinh doanh thông qua ý kiến trực tiếp khách hàng + Thông qua đó, Hội nghị khách hàng 2015 hy vọng trở thành dịp nảy sinh nhiều ý tưởng đột phá, làm khởi sắc tranh tài đem đến cấu hoạt động hiệu cho Vietcombank Tên hội nghị: Hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết năm 2015 Thành phần tham dự: lựa chọn 200 khách hàng cá nhân tiêu biểu đại diện, người sàng lọc theo nhiều tiêu chí Ngân hàng Vietcombank (2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị Hội nghị khách hàng hoạt động thường niên Ngân hàng Vietcombank, thường tổ chức vào dịp cuối năm cũ đầu năm Năm 2015 Vietcombank Đà Nẵng đinj tổ chức hội nghị vào tháng 09/2015 để tránh thời điểm quan trọng tổ chức hội nghị khác công ty (3) Chọn địa điểm tổ chức Với số lượng khách tham dự không cao lại có tầm quan trọng vô lớn ảnh hưởng đến uy tín đẳng cấp, Ngân hàng Vietcombank lựa chọn Khách sạn Novotel địa điểm tổ chức Hội nghị Được lựa chọn từ tháng 06/2016, Khách sạn Novotel nằm tọa lạc khu vực phía Tây sông Hàn trung tâm Thành Phố Đà Nẵng, Novotel khách sạn cao miền Trung sở hữu đặc điểm phù hợp để tổ chức Hội nghị: rộng rãi, thoáng mát, dịch vụ, tiện nghi đầy đủ (4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho nội dung hội nghị Stt Nội dung công việc Lập kế hoạch tổ chức hội nghị - Xác định nội dung hội nghị, 1.1 liên lạc báo cáo viên - Xác định số lượng khách mời, đại biểu Người/đơn vị thực Nội dung Tài liệu hướng dẫn, Thời gian Stt Nội dung công việc Người/đơn vị thực Lập tờ trình xin phép Ban 1.2 Tờ trình (có dự giám đốc trù kinh phí) Vietcombank Đà nẵng 1.3 1.4 Kí duyệt, Phê duyệt Ban giám đốc đóng dấu Lên kế hoạch chi tiết phân Các phòng ban công công việc (nếu có) chức Chuẩn bị hội nghị 2.1 Xin tạm ứng, phê duyệt Phòng kế toán Thuê phòng hội nghị trọn gói Phòng Hành (máy chiếu, loa, tiệc đãi ) – Tổng hợp 2.2 Hỏi ý kiến phòng kế toán kinh phí dự trù Trước 15 ngày so với buổi tổ chức hội nghị 50% kinh phí dự trù Đến kiểm tra vệ sinh, kiểm tra điều hòa, điện – Tổng hợp Novotel 2.4 Chuẩn bị giấy mời, đưa giấy mời Theo phân công 2.5 Đặt lẵng hoa (nếu có) chương trình hội nghị dẫn, Thời gian Khách sạn Đặt phòng cho khách 2.6 Tài liệu hướng Phòng Hành 2.3 Photo tài liệu, văn phòng phẩm, Nội dung Phòng Hành – Tổng hợp Shop hoa Lyly Liên lạc báo cáo Theo phân công viên lấy tài liệu Hóa đơn Chuẩn bị phong bì, bảng kê 2.7 ký nhận, danh sách khách mời, nội dung Thư ký hội nghị chương trình Triển khai hội nghị 3.1 Giới thiệu đại biểu, chương trình Chủ trì hội nghị Lấy nội dung từ thư ký hội nghị Stt Nội dung công việc Người/đơn vị thực 3.2 Ghi chép biên hội nghị Tổng hợp báo cáo 4.1 Biên hội nghị Thư ký hội nghị 4.2 Tiến hành toán Theo phân công 4.3 4.4 Nội dung Tài liệu hướng dẫn, Thời gian Thư ký hội nghị Hóa đơn đỏ (>200)1 tuần sau HĐ bán lẻ ([...]... Carpenter Bế mạc chương trình: 10h30 – 10h45 Ban lãnh đạo Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng lên phát biểu bế mạc chương trình (3) Ghi biên bản Tổ thư ký cùng được sắp xếp vào những vị trí có thể quan sát toàn bộ chương trình để luôn bám sát, theo dõi ghi biên bản hội nghị Sau khi kết thúc Hội nghị, ban thư ký hoàn chỉnh các biên bản và trình lên lãnh đạo xem xét, sau đó gửi Hội đồng quản trị (4) Tổng kết hội... biên bản hội nghị, sao gởi các đơn vị liên quan - Tổ hậu cần + Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận ) Ban tổ chức + Theo dõi thực hiện các quyết định sau hội nghị khách hàng + Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị khách hàng sau Bộ phận hành chính trụ sở chính 140-142 Lê Lợi (Bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức) họp tổng kết, rút kinh nghiệm + Thanh toán các khoản tiền,... người điều hành hội nghị tiến hành điều hành trình tự theo chương trình hội nghị đề ra: Thời gian diễn ra chương trình khai tiệc nhẹ: 08h30 Hình 2.5 Ban giám đốc Vietcombank Đà Nẵng cùng với ông Thân Đức Nam - Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, ông Phùng Tấn Viết - Phó Chủ tịch UBND TP Đà Nẵng, ông Võ Minh - Giám đốc NHNN TP Đà Nẵng Thời gian diễn ra chương trình khai tiệc đối thoại với khách hàng: 08h30-9h30... tham dự hội nghị - Thức ăn và đồ uống khá ngon miệng, không phải đợi lâu, các khách hàng rất hài lòng 6 Nhân sự - MC dẫn chương trình rất lưu loát, ứng xử linh hoạt, thu hút khán giả tập trung vào chương trình - Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy xuất hiện đúng với lịch trình, biểu diễn có hấp dẫn và nhiệt tình - Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP hầu như không có ai đến... Lê Diệp nâng ly chúc mừng khách hàng Thời gian diễn ra chương trình bốc thăm may mắn: 09h30 – 10h00 Hình 2.8 Khách hàng may mắn nhất với voucher nghỉ dưỡng tại The Nam Hai Hình 2.9 Khách hàng may mắn với voucher nghỉ dưỡng tại Hyatt Regency Thời gian diễn ra chương trình múa đương đại: 10h10 – 10h15 Hình 2.10 Múa đương đại Thời gian diễn ra chương trình ca nhạc: 10h15 – 10h30 Hình 2.11 Nữ ca sĩ Filipino... Tổng kết hội nghị Kết thúc chương trình, Ban lãnh đạo Ngân hàng Vietcombank đọc báo cáo tổng kết và bế mạc Hội nghị nhấn mạnh kết quả đã đạt được trong hội nghị và đọc lời cảm ơn khách hàng đã đồng hành cùng Ngân hàng trong suốt thời gian qua 4 Các công việc sau hội nghị khách hàng cá nhân thân thiết Vietcombank năm - - 2015 Tổ thư ký + Hoàn thiện các văn kiện + Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị + Hoàn chỉnh... các đơn vị liên quan III Đánh giá chương trình hội nghị khách hàng của Ngân hàng Vietcombank Đà Nẵng 1 Lên kế hoạch - Toàn bộ quá trình thực hiện hội nghị đúng theo kế hoạch - Các hoạt động khá là đa dạng, không làm cho khách thấy chán - Thiết kế màu sắc, phong cách của hội nghị rất phù hợp với hình ảnh công ty 2 Địa điểm - Địa điểm thuê được rất phù hợp cho việc tổ chức hội nghị của công ty - Treo... đẹp, lịch sự, chuyên nghiệp và rất phù hợp với hội nghị 7 Tổ chức thực hiện - Việc đón khách tương đối chu đáo, quy trình đón khách hợp lý, khách tham dự có dễ dàng tìm được chỗ của mình - Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời khá tốt - Trò chơi được khách hưởng ứng nhiều, góp phần truyền tải hình ảnh của công ty - Tặng quà sau chương trình tương đối không bị lộn xộn, khách hang rất hài lòng... rất dễ nhìn thấy 3 Set up, trang trí - Không gian tổng thể khá hoàn hảo, đẹp mắt - Lắp đặt và trang trí sân khấu đẹp, phù hợp với tiêu chí của công ty đề ra - Chỗ đậu xe khá tiện lợi cho khách, Toilet thuận tiện cho khách sử dụng… 4 Kỹ thuật - Hệ thống âm thanh ánh sáng trong quá trình hội nghị diễn ra khá là thông suốt không gặp trục trặc - Thiết bị trình chiếu set up khá tốt, không bị ngắt giữa chừng,... chương trình tương đối không bị lộn xộn, khách hang rất hài lòng 8 Điều phối sự kiện, giải quyết rủi ro - Mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân sự khá hợp lý, không có chỗ nào trục trặc - Cho chạy thử, tổng duyệt nhiều lần trước khi hội nghị chính thức bắt đầu - Thời gian bắt đầu hội nghị, thời gian kết thúc hội nghị, thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy ... thưởng… • Tổ lễ tân: đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường • Tổ thư ký: gồm 2-3 người ghi biên họp - Kinh phí: 243 .620.000 vnđ - Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận hành trụ sở 14 0-1 42 Lê... - Thức ăn đồ uống ngon miệng, đợi lâu, khách hàng hài lòng Nhân - MC dẫn chương trình lưu loát, ứng xử linh hoạt, thu hút khán giả tập trung vào chương trình - Chương trình biểu diễn ca sĩ, nhóm. .. nhận ) Ban tổ chức + Theo dõi thực định sau hội nghị khách hàng + Chuẩn bị thông tin cho hội nghị khách hàng sau Bộ phận hành trụ sở 14 0-1 42 Lê Lợi (Bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức) họp tổng kết,