Tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả

Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian

ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP Nội dung chính Nội dung chính  Tại sao phải điều hành một cuộc họp? Tại sao phải điều hành một cuộc họp?  Các chức năng của một cuộc họp Các chức năng của một cuộc họp  Các kiểu họp Các kiểu họp  Chuẩn bò cho một cuộc họp Chuẩn bò cho một cuộc họp  Đònh nghóa mục tiêu Đònh nghóa mục tiêu  Con người Con người  Bài thuyết trình Bài thuyết trình  Chủ tọa Chủ tọa  Điều hành cuộc họp Điều hành cuộc họp  Thời gian trình bày Thời gian trình bày  Kết thúc cuộc họp Kết thúc cuộc họp Tại sao phải vận hành cuộc họp? Tại sao phải vận hành cuộc họp?  Các cuộc họp là lãng Các cuộc họp là lãng phí thời gian quý báu phí thời gian quý báu và tiền. và tiền.  Các cuộc họp là đầy Các cuộc họp là đầy dẫy các vấn đề, tranh dẫy các vấn đề, tranh cãi, mâu thuẩn và nếu cãi, mâu thuẩn và nếu có chỉ là một ít sự đồng có chỉ là một ít sự đồng thuận và giải pháp. thuận và giải pháp.  Các giải pháp cho các Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận qua cuộc họp và thảo luận nhóm nhóm  Một cuộc họp vẫn tốt hơn là Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội điện thoại, máy fax, hội nghò bằng video, máy vi nghò bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một các cá nhân làm việc một mình mình Tại sao phải vận hành cuộc họp? Tại sao phải vận hành cuộc họp?  Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nõi mà bầu khơng khí và văn hố của tổ chức là nõi mà bầu khơng khí và văn hố của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” “Bạn là một thành viên của tập thể”  Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một cơng ty đầu tin rằng mình đang làm việc cho một cơng ty tẻ nhạt, kém cỏi và khơng biết q trọng thời gian tẻ nhạt, kém cỏi và khơng biết q trọng thời gian Các chức năng của một cuộc họp Các chức năng của một cuộc họp Sự hình thành nhóm C h i a s e õ k i e á n t h ư ù c , k i n h n g h i e ä m , s ư ï đ a ù n h g i a ù , v a ø c a ù c t r u y e à n t h o á n g d a â n g i a n C o â n g v i e ä c t a ä p t h e å v a ø s ư ï đ o ù n g g o ù p c a ù n h a â n Ra các quyết đònh quyết đoán và cam kết T r a n h đ a á u Đ ư ù c t í n h c u û a l a õ n h đ a ï o v a ø n h o ù m / c o â n g v i e ä c n h o ù m Các kiểu họp Các kiểu họp  Hội nghò Hội nghò  Hội đồng Hội đồng  y ban y ban  Thường xuyên Thường xuyên  Điều đình, thỏa thuận Điều đình, thỏa thuận  Động viên Động viên  Ra quyết đònh Ra quyết đònh  Hàng ngày Hàng ngày  Hàng tuần hoặc hàng tháng Hàng tuần hoặc hàng tháng  Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Chuẩn bò cho một cuộc họp Chuẩn bò cho một cuộc họp  “ “ Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ” họp ”  “ “ Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất bại .” bại .” Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp  Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp. được điều gì thông qua cuộc họp.  Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ chức sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hõn rất nhiều. quả hõn rất nhiều. Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp  Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này. thảo luận này.  Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp. hoạch công việc cho phù hợp. Lịch trình cuộc họp một cách chi Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể: tiết và cụ thể:  Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt! cách sáng suốt!  Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp. Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.  Lên danh sách những người tham dự và khách Lên danh sách những người tham dự và khách mời. mời. . Tại sao phải điều hành một cuộc họp? Tại sao phải điều hành một cuộc họp?  Các chức năng của một cuộc họp Các chức năng của một cuộc họp  Các kiểu họp. hành cuộc họp Điều hành cuộc họp  Thời gian trình bày Thời gian trình bày  Kết thúc cuộc họp Kết thúc cuộc họp Tại sao phải vận hành cuộc họp? Tại sao