KẾ HOẠCH CUỘC HỌP BÀN VỀ VIỆC ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN MẶT HÀNG TIVI LCD FULL HD CHUẨN 8K CỦA CÔNG TY TIẾN ĐẠT TRONG NĂM TỚI I - TRƯỚC CUỘC HỌP Chuẩn bị phòng họp: - - Vì họp mang tính chất quan trọng, có bàn luận tính toán cần ý kiến đóng góp, sau thống định với nên cần có không gian tập trung Giờ họp 9h30 đến khoảng 11h sáng phòng họp công ty Hình minh họa: Lập danh sách người dự họp: - Tổng giám đốc: Là người chủ trì họp, có ý kiến cao có quyền định vấn đề đặt Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm lắng nghe báo cáo, xác minh tính minh bạch xác thực báo cáo đưa đề xuất để người bàn luận Thư ký: Là người ghi chép lại toàn cảnh họp, ghi chép lại ý kiến, bàn luận định người kết họp Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Vì họp bàn việc tung sản phẩm Tivi năm tới, nên cần đánh giá lại khả kinh doanh công ty Xét lợi nhuận đạt cố lại tiềm tới định đầu tư phát triển - - - - - Phó giám đốc phụ trách tài chính: Báo cáo tình hình lực tài thời gian vừa qua công ty, công ty đà phát triển hay thua lỗ, từ đưa kế hoạch đầu tư Trưởng Phòng Kỹ thuật: Là người tìm hiểu công nghệ, dây truyền sản xuất sản phẩm Tivi Trưởng Phòng Maketing : Là người vạch chiến lược quảng cáo, tìm hiểu thị trường tìm hướng cho sản phẩm Tivi LCD Full HD chuẩn 8K Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm báo cáo khoảng thu chi, tính toán Cũng ước tính chịu trách nhiệm chi khoản phí cần thiết Trưởng ban quản lý dự án: Quản lý tiến độ thực dự án Lập chương trình nghị trình chủ tọa thông qua Lập chương trình nghị với mục tiêu rõ ràng họp (Là họp bàn việc đầu tư phát triển mặt hàng Công ty) Với họp gồm ai, có trách nhiệm gì? Những người cần phải báo cáo, phát biểu người cần phải đưa ý kiến (Có chuẩn bị phần 2) Cuối thống ý kiến đưa định Liên hệ cá nhân, đơn vị có liên quan để chuẩn bị tài liệu đưa trình bày Lập kế hoạch thông báo cho cá nhân, đơn vị có liên quan đến họp trước đến ngày để kịp chuẩn bị báo cáo, đề xuất tài liệu có liên quan đến họp Đặc biệt đơn vị thi công để kịp xếp thời gian soạn thảo kế hoạch để trình trước họp Nhằm đưa họp đạt đến mục đích cuối Gởi tài liệu chương trình họp cho thành viên mời dự họp để nghiên cứu trước Các thành viên mời dự họp chuẩn bị trước tài liệu liên quan triển khai trước từ đến ngày Nhằm đảm bảo nội dụng họp triển khai cách xác, vấn đề họp đưa giải triệt để Chuẩn bị trà nước, tiếp tân phận phục vụ Khâu chuẩn bị trà nước, tiếp tân phải chuẩn bị trước buổi đến ngày Loại nước uống, loại bánh trái dùng họp , số lượng loại dựa vào số lượng thành viên họp Ngoài phải chuẩn bị máy in để in ấn tài liệu, chuẩn bị quạt máy máy lạnh, máy chiếu để đáp ứng nhu cầu họp II - TRONG NGÀY HỌP - Kiểm tra địa điểm vào trước khai mạc: Địa điểm họp phòng họp công ty Vì thời gian họp 9h30 đến khoảng 11h, để đảm bảo họp diễn giờ, cần phải kiểm tra lại phòng họp trước tiếng Kiểm tra lại bàn họp, số ghế thành viên, máy móc có liên quan (Máy tính, máy in, máy chiếu, đèn, quạt, máy lạnh v.v…) - Xem xét lại việc trà nước, định nghỉ thích hợp: Có xếp tiếp tân chuẩn bị sẵng nước suối bánh trái bàn họp Giờ nghỉ 11h, họp diễn căng thẳng, tổ chức nghỉ khoảng 15 phút để thành viên lấy lại tập trung có thời gian để chuẩn bị thêm tài liệu liên quan (nếu cần) - Chuẩn bị tờ tường trình, tài liệu khác phòng cần thiết: Các tài liệu liên quan chuẩn bị trước họp, phát sinh thêm tài liệu cần thiết nên cần kiểm tra lại trước họp - Ghi lại lời báo, lời nhắn qua điện thoại việc xin phép không tới dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp: Các trường hợp vắng mặt kiểm tra báo cáo lại với chủ tọa trước diễn họp 15 phút Nhằm đảm bảo chủ tọa có cách xữ lý có diễn thuyết, báo cáo thay - - Điện thoại liên hệ trực tiếp với chủ tọa họp (tổng giám đốc) xem ông chuẩn bị sẵng sàng chưa: Cũng nhầm để nhắc nhở họp quan trọng diễn không nhắc ông quên mất, họp có ý nghĩa quan trọng có ảnh hưởng đến tầm vóc công ty, nên việc sơ suất diễn Nếu ông chưa chuẩn bị sẵng sàng tốt nên hoãn dời họp để đảm bảo việc diễn họp thành công tốt đẹp - Chuẩn bị sẵng sàng giấy viết chọn chỗ ngồi thuận tiện: Vì họp diễn thời gian dài, chi tiết họp quan trọng nên bỏ lỡ tình tiết xảy ra, việc hết giấy ghi thiếu viết không nên có Ngoài ra, chỗ ngồi thuận tiện để đảm bảo vừa theo dõi hết họp vừa xữ lý tình bất ngờ quan trọng Thường nên chọn ngồi gần cửa vào, ngồi sau người để thuận tiện di chuyển, lắng nghe ý kiến, ghi chép - Treo bảng nhỏ trước phòng họp để báo cho khách mời biết địa điểm nơi họp Việc chọn phòng họp có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết thành công họp, nên chắn người biết địa điểm họp để tránh tình trạng nhầm lẫn Việc chuẩn bị bảng nhỏ để ghi (đánh dấu) phòng họp chi tiết quan trọng thể tỉ mỉ, chỉnh chu công tác chuẩn bị - Chuẩn bị cho chủ tọa tài liệu cần thiết có yêu cầu, tài liệu quan trọng hướng công ty hạng mục cần đề xuất phải chuẩn bị trước cho chủ tọa Để có nhìn tổng quan chiến lược, sản phẩm có định đắn - Ghi biên họp: họp có tính chất quan trọng nên biên họp cần phải ghi chép kỹ lưỡng, đảm bảo chi tiết xác đánh giá chất lượng chuyên môn, đáp ứng mục đính để dẫn đến họp III - KẾT THÚC CUỘC HỌP - Thu thập hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm: Các tài liệu hồ sơ có liên quan đến họp giữ lại, để đảm bảo chi tiết quan trọng không bị bỏ qua Ngoài ra, văn phòng phẩm để chuẩn bị cho họp cần giữ lại để sử dụng sau, mục đích lưu văn thư - Thảo số công văn, thư từ theo lệnh lãnh đạo gửi cho cá nhân, quan có liên quan: Sau họp, chủ tọa thành viên thống chiến lược phát triển Công ty năm tới, từ cần phải có công văn gửi đến phòng bang để thực Văn đạo Phòng kế toán-tài chuẩn bị vốn để - - triển khai chiến lược mới, văn đạo Phòng hành báo cáo tình hình triển khai định công ty Gửi lời cám ơn tới số người tham dự họp: Không quên làm thư cảm ơn giấy cảm ơn gửi đến cá nhân, tổ chức tham gia họp Có lời khen tặng đánh giá cao ý kiến đóng góp họp, từ thúc đẩy tinh thần phấn đấu, cố gắng cống hiến cho công ty Lập hồ sơ họp: Sau thu thập hồ sơ, tài liệu, dùng hồ sơ, tài liệu để củng cố lại trình họp, từ lập hồ sơ hoàn chỉnh họp