HỌP CUỐI NĂM 2015 VÀ ĐỀ RA PHƯƠNG HƯỚNG QUÝ I NĂM 2016 I Công ty TNHH điện tử TIẾN ĐẠT TRƯỚC NGÀY HỌP Chuẩn bị phòng họp - Địa điểm phòng họp: Lầu 3, phòng E1-1, đường Võ Nguyên Giáp, phường Phú Thứ, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ - Thời gian họp: 9h30, ngày tháng 12 năm 2015 - Diện tích phòng họp: khoảng 30m2 + Hệ thống cửa gồm cửa lớn vào, cửa sổ lớn + Hệ thống đèn chiếu sáng dãy đèn + Hệ thống quạt hút: quạt hút trân đạt đầu cuối phòng họp + Hệ thống máy điều hòa: máy đặt đầu cuối phòng họp + Hệ thống cây: chậu vừa đặt vào góc tường sau ghế lảnh đạo, chậu nhỏ đặt phần kính mờ bàn họp + Hệ thống chiếu: màng hình lớn 100 inch âm tường đặt cuối phòng đối diện với ghế lảnh đạo + Bàn gổ chữ nhật: đặt phòng họp Số lượng: Kích thước 600x200x700 (cm) Mặt bàn dày 70mm + Ghế: số lượng 20 Gồm ghế lảnh đạo đặt đầu bàn họp ghế đạt dọc theo bên bàn họp, mỏi bên Kích thước: 650x765x1070÷1030 (mm) Thân ghế đệm Loại ghế xoay, có bánh xe Chân, tay ghế nhựa Trang trí phòng họp - Trang bị máy chiếu hình máy chiếu phòng cho dễ quan sát, ghế tựa xoay - Đặt hoa kế bên chỗ đứng tổng giám đốc hình - Tổng giám đốc thư ký ngồi chủ trì hợp cổ đông ngồi dọc theo hai bên - Dọc bên trái chỗ ngồi trưởng phòng, dọc bên phải chỗ ngồi cổ đông Gồm tất trưởng phòng; nhân sự, kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng, hành chính, quản lý chất lượng, giám sát nhân viên Lập danh sách thông báo mời họp STT Họ tên Đồng Thiện Thứ Giám Đốc Võ Thị Kim Chi Thư kí Chức vụ Nguyễn Minh Luân Nguyễn Mẫn Nhân Huỳnh Tấn Đạt Lê Thành Nhân Lê Hoàng Duy Khang Trưởng phòng nhân Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng hành Trưởng phòng chăm sóc khách hàng Giám sát nhân viên Và số khách mời cổ đông - Thông báo mời họp phải gửi tới địa thường trú chức vụ công ty để nắm rõ thời gian hợp Thông báo mời họp gửi đến tất cá nhân có quyền dự họp chậm 03 ngày làm việc trước hợp bắt đầu Chương trình nghị Thời gian 9h30-9h40 9h40-9h50 9h50-10h10 10h10-10h30 10h30-10h40 10h40-11h 11h-11h20 11h20-11h40 11h40-11h45 Công việc Đón khách mời Tuyên bố lí Phòng nhân báo cáo năm cũ đưa đề xuất năm Phòng kinh doanh báo cáo năm cũ đưa đề xuất năm Giải lao Phòng hành báo cáo năm cũ đưa đề xuất năm Phòng chăm sóc khách hàng báo cáo năm cũ đưa đề xuất năm Tổng kế họp Thu dọn Gửi tài liệu chương trình họp cho thành viên mời dự họp để nghiên cứu trước -Tài liệu chương trình họp gửi cho cá nhân, đơn vị mời họp để nghiên cứu trước -Thời gian gửi tài liệu chương trình gửi thời gian sớm (trước ngày diễn họp) Lập khâu chuẩn bị - Tổ chức vệ sinh phòng họp - Chuẩn bị tài liệu cho họp - Soạn thư mời trình duyệt - Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ - Khăn phủ bàn - Máy chiếu,laptop, chiếu , Tivi - Nhắc tham gia hợp trước 60 phút II TRONG NGÀY HỌP Kiểm tra địa điểm họp vào trước khai mạc - Đến trước họp bắt đầu để kiểm tra lại tất bàn ghế, đèn, máy lạnh, ổ cắm điện, điện -Chuẩn bị nước suối bàn họp định trước -Giờ nghỉ giải lao từ 10h30 – 10h40 phục vụ bánh ăn vặt Chuẩn bị tờ chương trình, tài liệu khác phòng cần thiệt Ghi lại email , lời nhắn qua điện thoại gọi đến việc xin phép không tới dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp - Các vấn đền xin vắng mặt buổi họp phải báo trước ngày trước ngày diễn họp phải chấp thuận Ban Giám Đốc - Các cá nhân, đơn vị vi phạm bị khiển trách trước công ty trừ trường họp ý muốn Ban Giám Đốc xem xét đồng ý trước họp Chuẩn bị sẵn sàng giấy viết để ghi biên chọn chỗ thuận tiện Chuẩn bị cho chủ tọa tài liệu cần thiết có yêu cầu Ghi biên họp Nội dung họp: - Báo cáo ngắn gọn tài công ty - Thảo luận đóng góp ý kiến thực nhiệm vụ dự án - Chủ trì họp tiếp thu ý kiến, giải đáp thắc mắc trưởng phòng, cổ đông công ty - Ghi lại ý tưởng lưu ý biểu đồ minh họa - Thư ký ghi lại biên họp - Bế mạc họp Sau họp - Gửi lời cảm ơn đến người tham gia họp - Thu xếp bàn ghế, hoàn trả lại trang thiết bị cho đơn vị chức - Kiểm tra lại điện, nước, quét dọn phòng họp - Thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo: nhắn nhở vấn đề cần thiết,thư cảm ơn, hợp đồng với đối tác -Thu thập hồ sơ, tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp - Thanh toán chi phí : thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí họp./ Trân trọng cảm ơn ... năm cũ đưa đề xuất năm Tổng kế họp Thu dọn Gửi tài liệu chương trình họp cho thành viên mời dự họp để nghiên cứu trước -Tài liệu chương trình họp gửi cho cá nhân, đơn vị mời họp để nghiên cứu trước... gửi tài liệu chương trình gửi thời gian sớm (trước ngày diễn họp) Lập khâu chuẩn bị - Tổ chức vệ sinh phòng họp - Chuẩn bị tài liệu cho họp - Soạn thư mời trình duyệt - Chuẩn bị nước uống, đồ ăn... khách mời cổ đông - Thông báo mời họp phải gửi tới địa thường trú chức vụ công ty để nắm rõ thời gian hợp Thông báo mời họp gửi đến tất cá nhân có quyền dự họp chậm 03 ngày làm việc trước hợp