Quy trình văn bản đi đến, quản lý hồ sơ tài liệu

Quy trình văn bản đi - Kiểm tra văn bản - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ nếu có - Đăng ký vao sổ văn bản - Làm thủ tục chuyển giao - Lưu văn bản Lưu ý tài liệu điện tử... Quy trình văn

Chương 3

QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU

TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

I Quy trình văn bản Đi - Đến

1 Quy trình văn bản đến

- Kiểm tra văn bản (btap)

- Đăng ký văn bản đến (sodangky)

- Chuyển giao văn bản đến (vb)

- Lưu văn bản đến (vande, tenvb)

Lưu ý tài liệu điện tử

2 Quy trình văn bản đi

- Kiểm tra văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)

- Đăng ký vao sổ văn bản

- Làm thủ tục chuyển giao

- Lưu văn bản

Lưu ý tài liệu điện tử

I Quản lý văn bản đi – đến

2 Quy trình văn bản đi

- Kiểm tra văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có)

- Đăng ký vao sổ văn bản

- Làm thủ tục chuyển giao

- Lưu văn bản

Quy trình quản lí tài liệu điện tử

3 Lập hồ sơ

HS là một tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do

có những điểm giống nhau

về hình thức như cùng loại

VB, cùng tác giả, cùng Tgian

- Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp

Phân theo nội dung hồ sơ chia thành

Phân theo tính chất hồ sơ chia thành

II QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU

1 Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu

1.1 Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ

• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.

• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ

• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi cần thiết

1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ

• Tính thống nhất

• Tiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm tra

• Tính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ

• Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽ

• Coi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan

• Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa học

• Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ hoạt động của cơ quan.

• Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện

nhiều công việc khác nhau trong văn phòng

• Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung

• Những tài liệu quan trọng khó bảo mật

• Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời

- Quản lý HS – TL tập trung tại VP

• Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết

bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do

có nhân viên chuyên trách thực hiện

2 Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban.

- Theo vần, mẫu tự

- Theo số hồ sơ

- Kết hợp giữa chữ và số

- Theo nội dung chủ để

- Theo địa danh

- Theo thời gian

2.1 Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự

Dựa theo tên của hồ sơ, tài liệu sắp xếp theo trật tự từ A đến

Z (Ví dụ Hồ sơ của Công ty A xếp trước hồ sơ của Công ty B, Hồ sơ nhân viên Kim Anh xếp trước hồ sơ của nhân viên N V Báu…)

• - Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên Ví dụ…

• - Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí

khác nhau Ví dụ…

2.2 Sắp xếp theo số hồ sơ

Các hồ sơ sau khi đã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ vào

số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ sơ số

02 là nhân sự…

Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu Ví dụ: Hợp đồng

số 01 với Công ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp đồng

số 03 với CDE…

- Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ sơ

- Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không chuẩn)

2.3.Kết hợp giữa chữ và số

Cho phép nhận dạng hai tham số cùng lúc Ví dụ hóa đơn của công ty Xuân Hạ có thể lưu mã là XH – 01, XH – 02

… trong số hồ sơ dành riêng cho “hóa đơn” các công ty có

nhiều hồ sơ thường dùng các chữ số có các hiệu quy ước sãn

Ví dụ Fin – 200 là hồ sơ liên quan đến tài chính, …

Tiếp (2.3…)

Ưu điểm

- Hồ sơ, tài liệu về một nội dung, mộ vấn đề được bảo quản tập trung

- Bảo mật được thông tin trong hồ sơ

- Phù hợp lưu trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh

Nhược điểm

Tốn nhiều thời gian công sức để thiết kế hệ thống

2.4 Sắp xếp theo đề tài, chủ đề

Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề định trước Sau đó từng chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ hơn (ví dụ Ví dụ như nhóm hồ sơ họp đồng sẽ lưu toàn bộ các hợp đồng liên quan đến hoạt động của công ty Nhóm hồ sơ nhân sự bao gồm tất cả hồ sơ của cán bộ nhân viên trong công ty Nhóm hồ sơ dự án trong đó bào gồm dự án A, dự án B, dự án C…)

Tiếp (2.4…)

Ưu điểm

Thuận lơiï cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề được xác định rõ ràng Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đã quen thuộc với các đề tài

Nhược điểm

- Đòi hỏi một thư mục con

- Tạo ra một nhóm tài liệu lớn chứa rất nhiều những mục có nhiều chủ đề liên quan

2.5 Sắp xếp theo địa danh

Cách này áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

ở các địa phương khác nhau… Ví dụ tất cả các thông tin về khách hàng và thị trường của khu vực miền nam của công ty sẽ được lưu trong hồ sơ mang ký hiệu miền nam, hoặc công

ty có đặt một số chi nhanh tại TP HCM, Cần Thơ, Khánh Hòa thì sẽ có hồ sơ mang tên “TP HCM, Cần Thơ, Khánh Hòa

2.6 Theo trình tự thời gian

Thường dùng cho các loại hồ sơ đòi hỏi có sự theo dõi về diễn biến và tiến độ hoặc cho các báo cáo, kế hoạch tổng kết phục vụ mục đich so sánh hoặc dự báo Các hồ sơ có thể phân chia theo ngày, tuần tháng năm vv tùy theo số lượng tài liệu được lưu

trữ

• Hệ thống này thường được kết hợp với phương pháp phân loại khác, chẳng hạn hồ sơ được phân loại theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ

3 Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu

- Vĩnh viễn

- Không thời hạn

- Hiệu lực văn bản

- Có thơi hạn

+ Thời hạn lưu trữ 70 năm;

+ Thời hạn lưu trữ 20 năm;

+ Thời hạn lưu trữ 15 năm;

+ Thời hạn lưu trữ 10 năm;

+ Thời hạn lưu trữ 5 năm.