Quy trình văn bản đi đến, quản lý hồ sơ tài liệu

Chương QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Quy trình văn Đi - Đến Quy trình văn đến - Kiểm tra văn (btap) - Đăng ký văn đến (sodangky) - Chuyển giao văn đến (vb) - Lưu văn đến (vande, tenvb) Lưu ý tài liệu điện tử Quy trình văn - Kiểm tra văn - Đóng dấu quan dấu mức độ (nếu có) - Đăng ký vao sổ văn - Làm thủ tục chuyển giao - Lưu văn Lưu ý tài liệu điện tử I Quản lý văn – đến Quy trình văn đến - Kiểm tra hồ sơ văn - Đăng ký văn đến - Chuyển giao văn đến - Lưu văn đến Quy trình quản lí tài liệu điện tử Quy trình văn - Kiểm tra văn - Đóng dấu quan dấu mức độ (nếu có) - Đăng ký vao sổ văn - Làm thủ tục chuyển giao - Lưu văn Quy trình quản lí tài liệu điện tử Lập hồ sơ HS tập văn có liên quan vấn đề, việc (hay người) hình thành q trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại VB, tác giả, Tgian - Các loại hồ sơ doanh nghiệp Phân theo nội dung hồ sơ chia thành - Hồ sơ ngun tắc - Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp - Hồ sơ nhân - Hồ sơ đối tác, khách hàng - Hồ sơ kế tốn - Hồ sơ kỹ thuật - Hồ sơ sản phẩm… Phân theo tính chất hồ sơ chia thành - Hồ sơ mật - Hồ sơ quan trọng - Hồ sơ thường sử dụng - Hồ sơ khơng quan trọng (có thể bỏ sau giải cơng việc) - Phương pháp lập hồ sơ - Tập hợp văn - Sắp xếp văn - Viết tiêu đề hồ sơ II QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU Vai trò quản lí hồ sơ tài liệu 1.1 Quản lý hồ sơ ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức - Quản lý HS – TL tập trung VP • Quản lý tập trung giúp giảm trùng lắp hồ sơ thiết bị, tiết kiệm thời gian xếp phân phối theo u cầu có nhân viên chun trách thực Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu phòng ban - Theo vần, mẫu tự - Theo số hồ sơ - Kết hợp chữ số - Theo nội dung chủ để - Theo địa danh - Theo thời gian 2.1 Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự Dựa theo tên hồ sơ, tài liệu xếp theo trật tự từ A đến Z (Ví dụ Hồ sơ Công ty A xếp trước hồ sơ Công ty B, Hồ sơ nhân viên Kim Anh xếp trước hồ sơ nhân viên N V Báu…) Tiếp (2.1….) • Ưu điểm • Khơng cần tạo thư mục con, tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ sơ Dễ hiểu nhanh chóng • Nhược điểm • - Có thể có nhiều hồ sơ mang tên Ví dụ… • - Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ bảo quản nhiều vị trí khác Ví dụ… 2.2 Sắp xếp theo số hồ sơ Các hồ sơ sau lập hồn chỉnh ghi số hồ sơ, vào số hồ sơ xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 pháp lý, hồ sơ số 02 nhân sự… Hoặc tài liệu theo số tài liệu Ví dụ: Hợp đồng số 01 với Cơng ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp đồng số 03 với CDE… Tiếp (2.2….) Ưu điểm - Mở rộng vơ hạn hệ thống lưu trữ Ví dụ cơng ty thời có hồ sơ 20 khách hàng lưu trữ theo số Năm sau tăng thêm 100 khách hàng hồ sơ khách hàng dễ dàng mở rộng - Bảo mật thơng tin Nhược điểm - Tốn thời gian cơng sức để tạo thư mục cho hồ sơ - Khó tra tìm (nếu số thứ tự hồ sơ, tài liệu khơng chuẩn) 2.3.Kết hợp chữ số Cho phép nhận dạng hai tham số lúc Ví dụ hóa đơn công ty Xuân Hạ lưu mã XH – 01, XH – 02 … số hồ sơ dành riêng cho “hóa đơn” công ty có nhiều hồ sơ thường dùng chữ số có hiệu quy ước sãn Ví dụ Fin – 200 hồ sơ liên quan đến tài chính, … Tiếp (2.3…) Ưu điểm - Hồ sơ, tài liệu nội dung, mộ vấn đề bảo quản tập trung - Bảo mật thơng tin hồ sơ - Phù hợp lưu trữ doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh Nhược điểm Tốn nhiều thời gian cơng sức để thiết kế hệ thống 2.4 Sắp xếp theo đề tài, chủ đề Tài liệu xếp theo chủ đề đònh trước Sau chủ đề phân thành nhóm nhỏ (ví dụ Ví dụ nhóm hồ sơ họp đồng lưu toàn hợp đồng liên quan đến hoạt động công ty Nhóm hồ sơ nhân bao gồm tất hồ sơ cán nhân viên công ty Nhóm hồ sơ dự án bào gồm dự án A, dự án B, dự án C…) Tiếp (2.4…) Ưu điểm Thuận lơiï cho việc mở rộng hữu ích chủ đề xác định rõ ràng Việc truy cập dễ dàng quen thuộc với đề tài Nhược điểm - Đòi hỏi thư mục - Tạo nhóm tài liệu lớn chứa nhiều mục có nhiều chủ đề liên quan 2.5 Sắp xếp theo địa danh Cách áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh đòa phương khác nhau… Ví dụ tất thông tin khách hàng thò trường khu vực miền nam công ty lưu hồ sơ mang ký hiệu miền nam, công ty có đặt số chi nhanh TP HCM, Cần Thơ, Khánh Hòa có hồ sơ mang tên “TP HCM, Cần Thơ, Khánh Hòa Tiếp (2.5…) • Ưu điểm • - Đơn giản dễ hiểu phố biến cho việc quản lý chi nhánh, văn • • • • phòng đại diện, sở trực thuộc tổ chức - Dễ truy lục biết địa điểm Nhược điểm - Đòi hỏi người sử dụng phải có am hiểu định khu vực địa lý có liên quan - Cần có thư mục hỗ trợ 2.6 Theo trình tự thời gian Thường dùng cho loại hồ sơ đòi hỏi có theo dõi diễn biến tiến độ cho báo cáo, kế hoạch tổng kết phục vụ mục đich so sánh dự báo Các hồ sơ phân chia theo ngày, tuần tháng năm vv tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ • Hệ thống thường kết hợp với phương pháp phân loại khác, chẳng hạn hồ sơ phân loại theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ Tiếp (2.6…) Ưu điểm Cho phép cập nhật tiến độ cơng việc Nhược điểm Chỉ có tác dụng phối hợp với phương án phân loại khác Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu - Vĩnh viễn - Khơng thời hạn - Hiệu lực văn - Có thơi hạn + Thời hạn lưu trữ 70 năm; + Thời hạn lưu trữ 20 năm; + Thời hạn lưu trữ 15 năm; + Thời hạn lưu trữ 10 năm; + Thời hạn lưu trữ năm [...]... dựa vào tên hồ sơ Dễ hiểu nhanh chóng • Nhược đi m • - Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên Ví dụ… • - Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí khác nhau Ví dụ… 2.2 Sắp xếp theo số hồ sơ Các hồ sơ sau khi đã lập hồn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ vào số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ sơ số 02 là nhân sự… Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu Ví dụ:... việc quản lý hồ sơ • Đảm bảo cung cấp thơng tin hợp thời • Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu quả • Có thể dễ dàng tìm hồ sơ • Thuận lợi cho việc chuyển giao thơng tin hồ sơ khi cần thiết 1.3.Ngun tắc quản lý hồ sơ • Tính thống nhất • Tiện lợi, dễ kiểm sốt, kiểm tra • Tính an tồn thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ • Tính bảo mật, thơng tin được quản lý chặt chẽ • Coi hồ sơ tài liệu là tài. .. phòng ban - Theo vần, mẫu tự - Theo số hồ sơ - Kết hợp giữa chữ và số - Theo nội dung chủ để - Theo địa danh - Theo thời gian 2.1 Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự Dựa theo tên của hồ sơ, tài liệu sắp xếp theo trật tự từ A đến Z (Ví dụ Hồ sơ của Công ty A xếp trước hồ sơ của Công ty B, Hồ sơ nhân viên Kim Anh xếp trước hồ sơ của nhân viên N V Báu…) Tiếp (2.1….) • Ưu đi m • Khơng cần tạo thư mục con, có... 01, XH – 02 … trong số hồ sơ dành riêng cho “hóa đơn” các công ty có nhiều hồ sơ thường dùng các chữ số có các hiệu quy ước sãn Ví dụ Fin – 200 là hồ sơ liên quan đến tài chính, … Tiếp (2.3…) Ưu đi m - Hồ sơ, tài liệu về một nội dung, mộ vấn đề được bảo quản tập trung - Bảo mật được thơng tin trong hồ sơ - Phù hợp lưu trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh Nhược đi m Tốn nhiều thời gian... phận dẫn đến khó quản lý chung • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật • Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời - Quản lý HS – TL tập trung tại VP • Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo u cầu do có nhân viên chun trách thực hiện 2 Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu tại các phòng... tính khoa học • Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ hoạt động của cơ quan 1.4 Tổ chức quản lý HSTL - Quản lý HS-TL theo bộ phận Ưu đi m + Tránh được sự trì hỗn khơng cần thiết + Dễ dàng thực hiện + Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác Nhược đi m Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận • Nhân viên thực hiện khơng có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều cơng việc khác nhau trong văn phòng • Khơng... Hợp đồng số 03 với CDE… Tiếp (2.2….) Ưu đi m - Mở rộng vơ hạn hệ thống lưu trữ Ví dụ một cơng ty hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ theo số Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì hồ sơ khách hàng có thể dễ dàng mở rộng - Bảo mật thơng tin Nhược đi m - Tốn thời gian cơng sức để tạo thư mục cho các hồ sơ - Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu khơng chuẩn) 2.3.Kết hợp giữa chữ... 2.4 Sắp xếp theo đề tài, chủ đề Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề đònh trước Sau đó từng chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ hơn (ví dụ Ví dụ như nhóm hồ sơ họp đồng sẽ lưu toàn bộ các hợp đồng liên quan đến hoạt động của công ty Nhóm hồ sơ nhân sự bao gồm tất cả hồ sơ của cán bộ nhân viên trong công ty Nhóm hồ sơ dự án trong đó bào gồm dự án A, dự án B, dự án C…) Tiếp (2.4…) Ưu đi m Thuận lơiï cho... có hồ sơ mang tên “TP HCM, Cần Thơ, Khánh Hòa Tiếp (2.5…) • Ưu đi m • - Đơn giản dễ hiểu phố biến cho việc quản lý các chi nhánh, văn • • • • phòng đại diện, cơ sở trực thuộc tổ chức - Dễ truy lục nếu biết được địa đi m Nhược đi m - Đòi hỏi người sử dụng phải có am hiểu nhất định về khu vực địa lý có liên quan - Cần có một thư mục con hỗ trợ 2.6 Theo trình tự thời gian Thường dùng cho các loại hồ sơ. .. hoạch tổng kết phục vụ mục đich so sánh hoặc dự báo Các hồ sơ có thể phân chia theo ngày, tuần tháng năm vv tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ • Hệ thống này thường được kết hợp với phương pháp phân loại khác, chẳng hạn hồ sơ được phân loại theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ Tiếp (2.6…) Ưu đi m Cho phép cập nhật tiến độ cơng việc Nhược đi m Chỉ có tác dụng nếu phối